Processo de Compras SCSU

Prévia do material em texto

MS Soluções em Processo de Negócios 
Rua Domingos de Moraes, 348, cj. 39 mezanino 
Vila Mariana – S.P. 
Tel.: (11) 3996 - 6303 
Tel.: (11) 7310 - 8343 
www.msspn.com.br 
 
 
Documentação dos Processos de Compras 
Modelos 
Compras SCSU....................................................................................................................................................... 2
Processo de Compras SCSU 
Documentação dos procedimentos de compras Página 2 
 
Processo de Compras 
 
Índice 
1. Solicitação de Compra de Suprimentos (S.C.S.U) ......................................................................................... 4 
2. S.C.SU. (Solicitação de compra de suprimento)............................................................................................. 4 
3. 1 Cotação ....................................................................................................................................................... 4 
4. Recebe a S.C.SU. preenchida e assinada...................................................................................................... 4 
5. Acessa diretório e salva a nova S.C.SU. com o número sequencial.............................................................. 4 
6. Recebe S.C.SU. imprime e encaminha para aprovações .............................................................................. 5 
7. Aprovação da solicitação ................................................................................................................................ 5 
8. É até R$ 1.000,00? ......................................................................................................................................... 6 
9. É acima de R$ 3.000,00?................................................................................................................................ 6 
10. 2º Cotação.................................................................................................................................................... 6 
11. Encaminha à Diretoria para aprovação......................................................................................................... 6 
12. Recebe e analisa a S.C.SU.......................................................................................................................... 6 
13. Devolve a S.C.SU. ao Depto. de Compras .................................................................................................. 7 
14. Recebe a S.C.SU. ....................................................................................................................................... 7 
15. A S.C.SU. foi aprovada? ............................................................................................................................. 8 
16. Informa o requisitante sobre a reprovação da S.C.SU. ................................................................................ 8 
17. Arquiva a S.C.SU. ........................................................................................................................................ 8 
18. Final. .............................................................................................................................................................. 9 
19. A S.C.SU. é acima de R$ 3.000,00?............................................................................................................. 9 
20. 2º Cotação..................................................................................................................................................... 9 
21. Cria a O.F. - Ordem de Fornecimento .......................................................................................................... 9 
22. Envia a OF ao fornecedor e ao recebimento de mercadoria ........................................................................ 9 
23. Recebimento de mercadoria ....................................................................................................................... 10 
24. Final ........................................................................................................................................................... 10 
Compras SCSU 
Documentação dos procedimentos de compras Página 3 
Laboratório Laboratório Laboratório
Compras Compras Compras
Diretoria Diretoria Diretoria
RIDF RIDF RIDF
+
S.C.SU.
(Solicitação de
compra de
suprimento)
2
Solicitação de
Compra de
Suprimentos
(S.C.S.U)
1
Recebe S.C.SU
autorizada
Aprovação da
solicitação
7
Recebe a
S.C.SU.
preenchida e
assinada
�
Compradora
4
�
Recebe S.C.SU.
imprime e
encaminha para
aprovações
�
Administrativa
divisional
6
�
1 Cotação
Compras 1ª cotacao 
3
Acessa diretório
e salva a nova
S.C.SU. com o
número
sequencial
�
Compradora
5
�
2º Cotação
Compras 2ª cotacao
20
RIDF
23 24
É até R$
1.000,00?
8
Encaminha à
Diretoria para
aprovação
�
Superv. Compras
11
�
Recebe e analisa
 a S.C.SU.
�
Diretor 
12
�
Devolve a
S.C.SU. ao 
Depto. de
Compras
�
Diretor 
13
�
Recebe a 
S.C.SU.
�
Compradora
14
�
A S.C.SU. foi 
aprovada?
15
Envia a OF ao
fornecedor e ao
RIDF
�
Compradora
22
�
Informa o
requisitante
sobre a
reprovação da
S.C.SU.
�
Compradora
16
�
Arquiva a 
S.C.SU.
�
Compradora
17
�
18
Cria a O.F. -
Ordem de
Fornecimento
�
Compradora
21
�
É acima de R$
3.000,00?
9
2º Cotação
Compras 2ª cotacao
10
A S.C.SU. é
acima de R$
3.000,00?
19
Não
Sim
Não
Sim
Sim
Não
Sim
Não
 
Processo de Compras SCSU 
Documentação dos procedimentos de compras Página 4 
 
1. Solicitação de Compra de Suprimentos (S.C.S.U) 
Inicio 
Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos Elaborado por: Marcelo Szmuszkowicz – 
MS Soluções em Processos de Negócios 
 
Aprovado por: Presidente 
 
Data da elaboração: 20/ Setembro / 2007 
 
Data da aprovação: 01/ Outubro / 2007 
Comentário Áreas envolvidas: 
a) Laboratório; 
b) Compras; 
c) Diretoria; 
d) Recebimento de mercadoria. 
 
2. S.C.SU. (Solicitação de compra de suprimento) 
Subprocesso 
 3. 1 Cotação 
Subprocesso 
 
 4. Recebe a S.C.SU. preenchida e assinada 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Recebe a SCSU preenchida. 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 No Departamento de Compras. 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Após ter sido enviada pela divisão. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para iniciar o procedimento de compra de 
suprimentos. 
 
5 - Como fazer / How ? 
 Acessa o outlook e verifica se recebeu e-mail de 
uma S.C.SU. 
 
Cargo responsável Compradora (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de entrada SCSU (Solicitação de Compra de Suprimento) 
(Mapa de Relação de documentos ) 
Relação de documentos referenciados SCSU (Solicitação de Compra de Suprimento) 
(Mapa de Relação de documentos ) 
 
Compras SCSU 
Documentação dos procedimentos de compras Página 5 
 
5. Acessa diretório e salva a nova S.C.SU. com o número sequencial 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Acessa diretório e salva a nova SCSU com o 
número sequencial. 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 Na pasta na rede. 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Assim que recebeer a SCS por e- mail. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para registrar a SCSU e permitir o controle. 
 
5 - Como fazer / How ? 
 Acessa a pasta de formulários na rede e salva a 
SCSU com o número sequencial + 1. 
Cargo responsável Compradora (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de saída SCSU (Solicitação de Compra de Suprimento) 
(Mapa de Relação de documentos ) 
Relação de documentos referenciados SCSU (Solicitação de Compra de Suprimento) 
(Mapa de Relação de documentos ) 
 
6. Recebe S.C.SU. imprime e encaminha para aprovações 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Recebe S.C.SU. imprime e encaminhapara 
aprovações. 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 Na própria divisão. 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Assim que receber a S.C.SU. do Departamento 
de Compras com o número sequencial. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para encaminhar para as aprovações. 
 
5 - Como fazer / How ? 
 Acessa o outlook e verifica os e-mail's recebidos, 
imprime a S.C.SU. numerada e colhe as assinaturas 
devidas. 
Cargo responsável Administrativa divisional (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de entrada SCSU (Solicitação de Compra de Suprimento) 
(Mapa de Relação de documentos ) 
Relação de documentos referenciados SCSU (Solicitação de Compra de Suprimento) 
(Mapa de Relação de documentos ) 
 
Processo de Compras SCSU 
Documentação dos procedimentos de compras Página 6 
7. Aprovação da solicitação 
Subprocesso 
 8. É até R$ 1.000,00? 
Tomada de Decisão 
 9. É acima de R$ 3.000,00? 
Tomada de Decisão 
 10. 2º Cotação 
Subprocesso 
11. Encaminha à Diretoria para aprovação 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Encaminha para a diretoria financeira para 
aprovação. 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 Na diretoria financeira. 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Quando a S.C.SU. retornar com o valor de 
referência acima de R$ 1.000,00; e este não estiver 
assinado pelo diretor financeiro. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para aprovação da diretoria financeira. 
 
5 - Como fazer / How ? 
 Envia a S.C.SU. via malote ou pessoalmente à 
diretoria financeira para assinatura. 
Cargo responsável Superv. Compras (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de saída SSG Solicitação de Serviços Gerais (Mapa de 
Relação de documentos ) 
Relação de documentos referenciados SSG Solicitação de Serviços Gerais (Mapa de 
Relação de documentos ) 
 
12. Recebe e analisa a S.C.SU. 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Recebe e analisa a S.C.SU. 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 Na diretoria. 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Quando a S.C.SU. estiver assinada pelo diretor 
da divisão e o mesma for maior que R$ 1.000,00. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para verificar a real necessidade da aquisição e 
autorizar ou não a compra. 
 
 
Compras SCSU 
Documentação dos procedimentos de compras Página 7 
5 - Como fazer / How ? 
 Verifica a S.C.SU. com o valor de referência, 
condições de pagamentos e aprova ou não a 
compra. 
Cargo responsável Diretor (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de entrada Mapa de Cotações (Mapa de Relação de 
documentos ) 
Relação de documentos referenciados Mapa de Cotações (Mapa de Relação de 
documentos ) 
 
13. Devolve a S.C.SU. ao Depto. de Compras 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Devolve a S.C.SU. ao Departamento de 
Compras. 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 No Departamento. 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Após aprovação ou não da S.C.SU. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para dar continuidade ao processo de compra ou 
arquivamento do mesmo. 
 
5 - Como fazer / How ? 
 Envia por malote ou pessoalmente ao 
Departamento de Compras a S.C.SU. assinada. No 
caso da S.C.S. não assinada devolve com a palavra 
"Cancelada" no corpo da mesma. 
Cargo responsável Diretor (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de saída SSG Solicitação de Serviços Gerais (Mapa de 
Relação de documentos ) 
Relação de documentos referenciados SSG Solicitação de Serviços Gerais (Mapa de 
Relação de documentos ) 
 
14. Recebe a S.C.SU. 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Recebe a S.C.SU. 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 No Departamento de Compras. 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Após ser devolvida pelo Departamento 
Financeiro aprovada ou não. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para executar a compra ou arquivamento. 
 
5 - Como fazer / How ? 
 Receber a S.C.SU. por malote ou pessoalmente. 
Processo de Compras SCSU 
Documentação dos procedimentos de compras Página 8 
Cargo responsável Compradora (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de entrada SSG Solicitação de Serviços Gerais (Mapa de 
Relação de documentos ) 
Relação de documentos referenciados SSG Solicitação de Serviços Gerais (Mapa de 
Relação de documentos ) 
 
15. A S.C.SU. foi aprovada? 
Tomada de Decisão 
 16. Informa o requisitante sobre a reprovação da S.C.SU. 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Informa o requisitante sobre a reprovação da 
S.C.SU. 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 No corpo da S.C.SU. 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Quando o diretor devolver a S.C.SU. reprovada. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para que o requisitante tome as devidas 
providências. 
 
5 - Como fazer / How ? 
 Envia e-mail ou realiza um contato telefônico 
informando o requisitante sobre a reprovação da 
S.C.SU. 
Cargo responsável Compradora (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de saída Ordem de Fornecimento (Mapa de Relação de 
documentos ) 
Relação de documentos referenciados Ordem de Fornecimento (Mapa de Relação de 
documentos ) 
 
17. Arquiva a S.C.SU. 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Arquiva a S.C.SU. 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 Na pasta " S.C.SU. Reprovada" no armário do 
Departamento de Compras. 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Assim que a divisão for informada sobre a 
reprovação da S.C.SU. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para controle e auditoria. 
 
5 - Como fazer / How ? 
 Arquiva a S.C.SU. na pasta "S.C.SU. 
Reprovada"; no armário do Departamento de 
Compras SCSU 
Documentação dos procedimentos de compras Página 9 
Compras. 
Cargo responsável Compradora (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de saída Ordem de Fornecimento (Mapa de Relação de 
documentos ) 
Relação de documentos referenciados Ordem de Fornecimento (Mapa de Relação de 
documentos ) 
 
18. Final 
Final 
19. A S.C.SU. é acima de R$ 3.000,00? 
Tomada de Decisão 
 20. 2º Cotação 
Subprocesso 
21. Cria a O.F. - Ordem de Fornecimento 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Cria a Ordem de Fornecimento (O.F). 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 Na pasta de Ordem de Fornecimento. 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Após a escolha do fornecedor. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para autorizar a entrega do material/ serviço. 
 
5 - Como fazer / How ? 
 Preencher a Ordem de Fornecimento com os 
dados do fornecedor do material e as condições de 
pagamento. 
Cargo responsável Compradora (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de saída Ordem de Fornecimento (Mapa de Relação de 
documentos ) 
Relação de documentos referenciados Ordem de Fornecimento (Mapa de Relação de 
documentos ) 
 
22. Envia a OF ao fornecedor e ao RECEBIMENTO DE MERCADORIA 
 Descrição dos procedimentos 
Descrição dos procedimentos 1 - O que fazer / What ? 
 Envia a Ordem de Fornecimento ao fornecedor 
com cópia para o requisitante e ao recebimento de 
mercadoria. 
 
2 - Onde fazer / Where ? 
 No outlook. 
Processo de Compras SCSU 
Documentação dos procedimentos de compras Página 10 
 
3 - Quando fazer / When ? 
 Após preenchimento da Ordem de Fornecimento. 
 
4 - Porque fazer / Why ? 
 Para autorizar a entrega do material/ serviço. 
 
5 - Como fazer / How ? 
 Envia a Ordem de Fornecimento por e-mail 
protegido ao fornecedor e ao recebimento de 
mercadoria. 
Cargo responsável Compradora (Organograma) 
 Relação de documentos 
Documentos de saída Ordem de Fornecimento (Mapa de Relação de 
documentos ) 
Relação de documentos referenciados Ordem de Fornecimento (Mapa de Relação de 
documentos ) 
 
23. RECEBIMENTO DE MERCADORIA 
Subprocesso 
 24. FinalFinal