Noções de--Arquivologia (Teoria)

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Aula 01
Esquadrão ADM - Noções de
Arquivologia (Teoria)
Autor:
Thállius Moraes, Adriane Fauth
16 de Junho de 2023
 
 
ARQUIVOLOGIA 
 
CONCEITOS INTRODUTÓRIOS DE 
ARQUIVOLOGIA 
 
Origem dos Arquivos 
 
A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da antiga Grécia arché, atribuída ao 
palácio dos magistrados, evoluindo para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. 
 
Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo, palavra de origem latina, que no 
sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. 
 
Paes (2006) e Schellenberg (2006) coadunam da mesma opinião, afirmando que a origem do termo 
arquivo é proveniente do termo grego archeion, que reporta ao setor de documentos ou depósitos de 
documentos originais. De uma forma geral, as definições que perme
para percebê-los como depósitos de documentos variados, relacionados aos seus produtores. 
 
A palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion (depósitos de documentos da antiga Grécia), 
e está de arché (palácios dos magistrados). Alguns defendem a tese de que a palavra arquivo é de 
Renato Valentini) 
 
Breve Histórico e Evolução dos Conceitos de Arquivo 
 
As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como depósitos de documentos e 
papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. 
Estabeleciam ou reivindicavam direitos. 
 
Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos para museus e bibliotecas. Daí surge 
à ideia de arquivo administrativo e arquivo histórico. 
 
Arquivologia 
funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na 
produção, 
 
A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda as funções dos 
arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios e 
técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos 
arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usuários, suas ferramentas, 
enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos funcionais. 
Thállius Moraes, Adriane Fauth
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ARQUIVOLOGIA 
Conceitos 
Documentos é toda e qualquer informação produzida por pessoas ou instituições independentes dos 
tipos de suporte. Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser 
utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e 
pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Documento é o registro de uma 
informação independente da natureza do suporte que a contém sob determinadas circunstâncias, 
podendo ter ou adquirir características de documentos arquivísticos. Geralmente um documento 
possui uma ou mais assinaturas que possuem validade legal. Um documento impresso, por exemplo, 
poderá ser custodiado por uma biblioteca, mas sob determinadas circunstâncias, poderá adquiri ou ter 
características de documentos arquivísticos. (DBTA. 2005). Além de que todo documento é uma fonte 
de informação como por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a 
medalha, o file, o disco, a fita magnética, etc. 
Documentos de Arquivo 
Documentos de arquivo são todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou 
jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de 
informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando 
os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função 
pela qual são produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza 
do suporte ou formato. 
Entretanto os Documentos de Arquivo de acordo com seus diversos elementos, formas e 
conteúdo, podem ser caracterizados segundo o gênero a espécie e a natureza do assunto. 
 
O documento de Arquivo deve seguir naquilo que foi proposto, decidindo a ação que foi tomada. 
Porém a informação necessária para documentar uma transação, caracteriza-se pela sua: autenticidade, 
que garante a sua conservação que permanece intacta, sem qualquer alteração; a fidedignidade, sendo 
dignos de crédito, representando-se de modo fiel as transações, atividades ou fatos que atesta 
Integridade, que permanece com o seu conteúdo completo e inalterado. Outra característica é a 
Utilização, que é feitada através da sua localização, recuperação, apresentação e interpretação no 
contexto das funções e atividades da organização dentro do arquivo. 
 
Conceitos de Arquivo 
 
Em primeiro lugar, devemos então definir o que é a própria Arquivologia. E essa definição será feita 
pelo Dicionário de Terminologia Arquivística, que assim afirma: 
arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, 
 
 
Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os arquivos e seus documentos: suas atividades, 
seus processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de 
documentos funcionais. 
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ARQUIVOLOGIA 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
 
 
Passando então pela definição da disciplina, temos que definir o seu objeto de estudo: os arquivos. 
A palavra arquivo é um termo polissêmico, com quatro significados. São eles: 
 
1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas 
funções; 
 
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc); 
 
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos; 
 
4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade 
de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc). 
 
 
Atenção: 
 
Assim, quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o contexto é quem vai determinar qual 
destes significados está sendo empregado. Dificilmente este assunto será pedido em provas para 
cargos de nível médio. O importante é que vocês se atentem para o fato da polissemia do termo para 
que não tenham dúvidas quando responder as questões. 
 
Outros Conceitos sobre ARQUIVO 
 
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho 
Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo é 
suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas 
 
 
O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em conjunto com a 
Associação dos Arquivistas Franceses define arquivos como sendo 
qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha 
23). 
 
Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados: 
 
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em 
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ARQUIVOLOGIA 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que 
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
 
Fragmentação do conceito de Arquivo: 
 O documento pode tanto ser produzido quanto recebido pela pessoa no decorrer de suas 
atividades; 
 A pessoa pode ser tanto pessoa físicaquanto pessoa jurídica; 
 São acumulados no curso das atividades dessas pessoas, servindo inclusive de prova das 
transações por elas realizadas. Não são documentos colecionados. 
 Sua finalidade primeira é servir aos usuários da informação, constituindo prova e atestando 
ações; 
 São dotados de organicidade. 
 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
 
Portanto, se considerarmos o conceito apresentado, chegamos às seguintes conclusões: 
1) Arquivo é um conjunto de documentos; 
2) Não apenas as empresas têm arquivo. As pessoas físicas também acumulam documento ao 
longo de sua vida e formam seus arquivos; 
3) Cada documento comprova alguma atividade realizada pela entidade acumuladora; 
4) Os documentos são registrados nos mais diversos suportes (ou materiais), e não apenas em 
papel. 
 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
 
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos: 
Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, 
organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus 
sucessores para efeitos futuros. 
 
Agora que já definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua função, que é tornar disponíveis os seus 
documentos, devemos saber o que são os documentos do arquivo. 
 
O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para 
termos um documento, são necessários dois elementos: 
 
 Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir. 
 
 Suporte: é o material físico onde está inserida a informação. 
 
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples: 
 
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ARQUIVOLOGIA 
INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO 
Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. 
Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o 
plástico, a película, etc. 
 
Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa 
compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, consequência de 
uma ação referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): 
 
-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por 
 
 
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A 
empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si não será considerada documento de arquivo, 
uma vez que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa. 
 
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será documento de 
arquivo, pois é consequência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição de 
periódico. 
 
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, 
testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. 
 
No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma 
assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que 
fará isso. Em resumo, para que um documento pertença a um arquivo, são necessários esses dois 
elementos: 
 
Assim, já sabemos o que é um documento, o que é um documento de arquivo e o que pode ser um 
arquivo. Vamos então diferenciar o arquivo das outras unidades de informação que podem existir em 
uma instituição. 
 
Importância do arquivo 
 
A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de 
documentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades a necessidade de se estabelecerem 
critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a 
organização. A adoção de técnicas arquivistas adequadas permite não apenas a localização eficiente 
da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição. 
 
Finalidade do arquivo 
 
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 
 
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ARQUIVOLOGIA 
1 Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que 
permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 
 
2 Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de 
acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que 
possam danificar os mesmos; 
 
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos 
setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali 
depositadas; 
 
Além destas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como a expedição 
da correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestão 
documental da instituição. 
 
Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: 
 
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente; 
b. estar instalado em local apropriado; 
c. dispor de instalações e materiais adequados; 
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; 
e. contar com normas de funcionamento; 
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia. 
 
arquivos é servir a administração, 
constituindo-
 
 
Função do Arquivo Finalidade do Arquivo 
as informações contidas no acervo documental 
 
administração, constituindo-se, com o decorrer 
do tempo, em base do conhecimento da 
 
 
Características Básicas que Distinguem os Arquivos 
 
 Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera 
arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 
 
 Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações 
realizadas. 
 
 Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. 
 
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