Alpa - Manual Coupa pptx

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ALPARGATAS – APP Alpa’s Procurement Portal
Manual Requisitante S2O
MANUAL DO REQUISITANTE
COMO CRIAR E ANALISAR UMA REQUISIÇÃO NO COUPA 
Seja bem-vindo(a). Esse manual foi construído para você e aqui você encontrará 
orientações de como utilizar a nova plataforma Coupa para criar e analisar uma requisição 
de compra.
OLÁ, REQUISITANTE!
BEM VINDO AO COUPA
O Coupa é uma Plataforma de E-Procurement que será utilizada para processos de Suprimentos desde a Requisição, 
passando por fluxo de aprovações, processos de negociação/sourcing, criando pedidos e contratos e gerando relatórios 
analíticos a partir dos documentos e processos. 
Acesse o Coupa via Google 
Chrome!
Para criar os eventos de compras da 
Alpargatas no Coupa, você precisa 
acessar no link 
https://alpargatas.coupahost.com
1
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da Alpargatas!
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2
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
I INTRODUÇÃO
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
I FUNCIONALIDADES DO PEDIDO
IV CARRINHO
IV DELEGAÇÃO DE AUSÊNCIA 
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
I INTRODUÇÃO
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV DELEGAÇÃO DE AUSÊNCIA
I FUNCIONALIDADES DO PEDIDO
IV CARRINHO
INTRODUÇÃO AO COUPA
Antes de aprender a criar uma requisição no Coupa, é importante conhecermos alguns ícones e linguagens da 
ferramenta. As próximas páginas tem o objetivo de esclarecer essa “nova” linguagem.
O Coupa é a nova plataforma de compras da Alpargatas e será usada pela área de Procurement para 
negociação com fornecedores, realização de leilões (RFx), cotações, criação de contratos e emissão de 
pedidos.
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
I INTRODUÇÃO
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV DELEGAÇÃO DE AUSÊNCIA
I FUNCIONALIDADES DO PEDIDO
IV CARRINHO
COMPLEMENTAR – ICONES COUPA
GLOSSÁRIO COUPA – ÍCONES
Ícone de ação com a função de apagar uma requisição. Só é possível deletar uma requisição se o status da mesma 
estiver em “rascunho”
Ícone de ação com a função de reenviar notificação da requisição aos envolvidos na mesma . (ex: aprovadores)
Ícone de ação com a função de enviar um modelo de e-mail da requisição para o usuário requisitante
Ícone de ação com a função de criar uma cópia da requisição. Funcionalidade que permite ao requisitante criar uma 
requisição copiando as informações de outra já existente.
Ícone de ação com a função de editar/atualizar a requisição
Impressão de Pedido de Compras 
Fechamento de Suave de Pedido (possibilidade de reabertura do pedido)
Abertura de Pedido (após fechamento suave)
Fechamento total do Pedido (sem possibilidade de abertura).
GLOSSÁRIO
GLOSSÁRIO COUPA – CAMPOS REQUISIÇÃO - CABEÇALHO
Campo obrigatório para inserir a justificativa da requisição/compra
Campo obrigatório para selecionar o tipo de compra que está sendo solicitada
Campo deverá ser preenchido apenas para requisições que após a negociação for 
convertidas em contrato, preenchimento realizado APENAS pelo comprador. 
O Campo deverá ser preenchido apenas para requisições de compras de moeda 
estrangeira (importação), preenchimento realizado APENAS pelo comprador. 
Campo obrigatório, onde o requisitante deverá informar para qual diretoria aquela 
compra será realizada.
Campo obrigatório, onde o requisitante deverá informar para qual organização de 
compras a compra será realizada - ALPA ou AFAB
Campo obrigatório, onde o requisitante deverá escolher qual grupo de comprador 
irá realizar a compra
Campo utilizado para direcionar a aprovação da requisição de compra em casos de 
rateio, estoque e/ou compras centralizadas. 
Obs: Preenchimento a partir de Gerente
GLOSSÁRIO
GLOSSÁRIO COUPA – CAMPOS REQUISIÇÃO - LINHA
Campo que irá indicar qual item deverá ser comprado - pesquisa por 
nome ou código SAP
Campo que irá indicar qual será o fornecedor - Pesquisa por nome, Cod. 
SAP. Caso não haja fornecedor definido, selecionar “Indeterminado”
Campo utilizado para informar qual é o orçamento disponível para 
realizar a compra ou preço de referência
Campo utilizado para informar qual será a quantidade solicitada
Campo utilizado para informar qual será a modalidade de frete 
negociada com o fornecedor. Preenchimento pelo requisitante apenas 
em compras de quebra de política e delegadas.
Campo utilizado para informar qual será o prazo de pagamento 
negociado com o fornecedor. Preenchimento pelo requisitante apenas 
em compras de quebra de política e delegadas.
Campo utilizado para indicar a data de necessidade do material/serviço.
Campo deverá ser usado nos casos onde o fornecedor fatura com mais 
de duas casas decimais. reenchimento pelo requisitante apenas em 
compras de quebra de política e delegadas.
GLOSSÁRIO
GLOSSÁRIO COUPA – CAMPOS REQUISIÇÃO - LINHA
Campo utilizado para quando houver frete destacado na Nota Fiscal.
Campo utilizado para compras de serviço, deverá ser preenchido com 
uma breve explicação do serviço pelo requisitante
Campo para preenchimento do código de imposto de acordo com 
negociação com fornecedor. Preenchimento pelo requisitante apemas 
em compras de quebra de política e delegadas.
Campo utilizado para informar para qual planta o material/serviço foi 
cadastrado e está expandido. 
Campo utilizado para especificar qual será a utilização/finalidade do 
material/serviço, indicado pelo requisitante.
Campo utilizado para definir onde o centro logístico (planta Alpa) onde 
material deverá ser entregue ou onde o serviço deve ocorrer.
GLOSSÁRIO
GLOSSÁRIO COUPA – CAMPOS PEDIDO DE COMPRA - CABEÇALHO
Campo indica o status de integração do pedido no SAP, sempre que houver algum 
erro de integração deverá ser tratado pelo responsável pelo pedido. 
Campo indica o status das NFs que foram lançadas ao pedido de compras após o 
registro da NF e programação de pagamento no SAP
Campo indica se fornecedor abriu o email do pedido enviado via Coupa. 
Campo indica se fornecedor confirmou o pedido enviado via Coupa. 
GLOSSÁRIO
GLOSSÁRIO COUPA – CAMPOS PEDIDO DE COMPRA - LINHA
Campo indica o status da linha do pedido. 
Campo indica se houve recebimento parcial/total da linha do pedido. 
GLOSSÁRIO – TIPOS DE REQUISIÇÃO
Contrato
Delegada por 
valor 
Delegada por 
essência
Direcionada Emergencial Normal
Quebra de 
política
Exclusiva
Fat. Direto - 
MATEC 
Masterplan
Compras feitas 
através de um 
contrato ou 
catálogo (não 
requer 
aprovação) 
Compras 
realizadas 
diretamente 
pela área 
requisitante 
obedecendo o 
limite de 
R$ 80.000 para 
Sede
R$ 1.000 para 
as Fábricas (por 
ano/por 
fornecedor)
Compras de 
exceção 
previstas em 
política que 
podem ser 
realizadas 
diretamente pela 
área requisitante 
Quando há o 
direcionament
o da compra 
para um 
fornecedor
Compras 
urgentes que 
devem ser 
priorizadas pois 
colocamem 
risco a operação 
Compra onde 
haverá 
concorrência e 
seleção de 
fornecedor 
em conjunto 
com a área de 
Procurement.
Compras acima 
de R$ 80.000 
Sede
R$ 1.000 
Fábricas ou 
negociações
em que não 
houve o 
envolvimento 
da área de 
Procurement.
Quando 
apenas um 
fornecedor 
poderá 
fornecer um 
item ou 
prestar um 
serviço
Compras de 
faturamento 
direto da 
MATEC para o 
projeto 
Masterplan
Importante: O tipo de Requisição é um dos fatores para a construção da cadeia de aprovação.
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
I INTRODUÇÃO
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV DELEGAÇÃO DE AUSÊNCIA
I FUNCIONALIDADES DO PEDIDO
IV CARRINHO
TELA INCIAL DO COUPA
Atividade recente – 
Mostra lista de atividades 
recentes especificamente 
do comprador bem como 
seus status. 
Página Inicial do Coupa - 
onde serão visualizadas as 
atividades do comprador.
1
2
3
Possibilidade de alteração de 
idioma dentro da 
ferramenta.
Para Fazer - mostra as 
atividades que estão 
pendentes em seu nome. Carrinho – atalho para o 
requisitante revisar o 
carrinho da requisição
6
65
4
2
4
3
1
“Sininho”: Ícone que informa 
caso hajam atividades 
pendentes e notificações. 
Quando o “sininho” estiver 
com um alerta, significa que 
há novas atividades 
pendentes ou notificações.
5
TELA INICIAL DO COUPA
6 7 10 128 9 13 1411
Fornecedores - aba de 
acesso a todos os 
fornecedores cadastrados 
no sistema.
10
11 Contratos – aba de acesso a 
todos os contratos 
cadastrados no sistema.
6
Requisições/Solicitações - 
aba de acesso às 
requisições do sistema. 
7 8
Aquisição – aba de acesso 
aos eventos de sourcing 
do sistema.
Pedidos - aba de acesso a 
todos os pedidos do 
sistema
Comunidade – aba de 
acesso a um recurso 
online para clientes e 
parceiros se 
comunicarem e 
colaborarem entre si e 
com a Coupa.
9
Item – aba de acesso a 
todos os itens (materiais e 
serviços) do sistema.
Relatórios – aba de acesso 
aos relatórios padrões do 
Coupa.
Configuração – Possibilita a 
configuração de acordo com 
o perfil do usuário.
12 13 14
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
I INTRODUÇÃO
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV DELEGAÇÃO DE AUSÊNCIA
I FUNCIONALIDADES DO PEDIDO
IV CARRINHO
CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO – INTRODUÇÃO
Para iniciar a criação de uma Requisição de Compra no Coupa, o sistema te permite seguir através de 03 opções. São elas:
PESQUISAR CARRINHONAVEGADOR
OBS: Para visualizar o campo do navegador, clique no pesquisar. 
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
I INTRODUÇÃO
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I FUNCIONALIDADES DO PEDIDO
IV CARRINHO
 Pesquisar: Opção de criação de uma requisição a partir de materiais/serviços já negociados a partir de um Contrato ou Catálogo.
(Ex: requisições de consumo de contrato para itens já contratados.) 
CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO – PESQUISAR
1
Procure pelo material/serviço, 
digitando a palavra chave ou código 
SAP no campo indicado e selecione 
o item da lista sugerida pelo Coupa. 
O sistema irá identificar se há 
algum contrato existente para este 
item, em caso positivo, o nome do 
fornecedor e as informações do 
contrato serão mostradas.
*Caso já tenha iniciado uma 
requisição previamente as 
informações serão salvas no 
carrinho e o requisitante poderá 
clicar direto no carrinho para 
continuar a requisição. 
1
OBS: Quando as informações são salvas no carrinho, elas ficarão lá até o requisitante enviar a requisição para aprovação ou “Salvar para mais tarde”, que irá limpar o carrinho e salvar a 
requisição antiga como um rascunho.
 Pesquisar: Opção de criação de uma requisição a partir de materiais/serviços já negociados a partir de um Contrato ou Catálogo.
(Ex: requisições de consumo de contrato para itens já contratados.) 
CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO – PESQUISAR
Para comparar os materiais/serviços. 
Basta marcar com um flag os itens 
desejados no campo “comparar”. Como 
demonstrado na figura ao lado.
2
É possível filtrar os itens por Fornecedor, 
Categoria e Faixa de preço. Após escolher 
o filtro clicar em “Ir” para realizar a 
pesquisa.
CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO – PESQUISAR
Comparação dos itens apenas por preço 
e descrição. Vide figura ao lado
Para uma comparação mais minuciosa, 
clique em “comparação detalhada”. Vide 
figura ao lado.
Após a escolha do item/serviço, clique 
em “adicionar ao carrinho” para 
continuar com a requisição. Após esse 
passo siga para o tópico “revisão do 
carrinho” no manual do requisitante. 
(Slide 30)
3
2.2
2.1
2.1
2.2
3
CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO – PESQUISAR
Depois de selecionar os itens, o 
requisitante deve revisar o carrinho. 
Clique no campo “carrinho” 
localizado na parte de cima da tela 
inicial do Coupa do lado direito, 
como demonstrado na figura ao 
lado.
4
Em seguida clique em “revisar 
carrinho”. Após esse passo siga 
para o tópico “revisão do carrinho” 
no Manual do Requisitante.
5
4
5
CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO – CARRINHO
Clicar em “carrinho”
1
Clicar em Adicionar Linha
2
2
1
Após esse passo siga para o 
tópico “revisão do carrinho” no 
manual do requisitante. (Slide 
30)
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
I INTRODUÇÃO
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I FUNCIONALIDADES DO PEDIDO
IV CARRINHO
CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO – NAVEGADOR
 Navegador: Opção de criação de uma requisição a partir de um item/serviço por uma categoria/commodity.
Clique no Botão do navegador, 
vide figura ao lado.
Após clicar no botão de 
navegador, escolha a 
área/commodity desejada.
2
2
Clique na barra de pesquisa
1
3
OBS: Quando as informações são salvas no carrinho, elas ficarão lá até o requisitante enviar a requisição para aprovação ou “Salvar para mais tarde” o que irá limpar o carrinho e salvar a 
requisição antiga como um rascunho.
CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO – NAVEGADOR
 Navegador: É o modelo de criação de uma requisição a partir de um item/serviço por uma categoria/commodity.
OBS: Quando as informações são salvas no carrinho, elas ficarão lá até o requisitante enviar a requisição para aprovação ou “Salvar para mais tarde” o que irá limpar o carrinho e salvar a 
requisição antiga como um rascunho.
Após selecionar o item/serviço 
desejado, clique em adicionar 
ao carrinho.
4
Depois de clicar em adicionar ao 
carrinho, vai aparecer o botão 
de revisar carrinho, clique para 
dar sequência ao processo. 
Conforme figura ao lado. 
Após essepasso siga para o 
tópico “revisão do carrinho” no 
manual do requisitante. (Slide 
30)
5 4
5
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
I INTRODUÇÃO
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I FUNCIONALIDADES DO PEDIDO
IV CARRINHO
REVISAR CARRINHO – INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
Para revisar o carrinho da requisição no Coupa, siga os passos a baixo.
Informe o departamento da solicitação, a 
organização de compras e o comprador 
responsável pela compra da sua 
requisição. 
Selecione o tipo de requisição (próximo 
slide com mais detalhes, em caso de 
dúvida). 
No cabeçalho da Requisição, identifique 
o seu departamento e o endereço de 
faturamento.
2
1
3
“Aprovador custo": o requisitante deve 
informar quando irá realizar um rateio ou 
uma compra para estoque e não irá 
direcionar aprovação para o fluxo 
padrão. 
*Aprovador válido a partir de supervisor.
4
1
2
3
4
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
I INTRODUÇÃO
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I FUNCIONALIDADES DO PEDIDO
IV CARRINHO
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I INTRODUÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
REVISAR CARRINHO – ITENS DO CARRINHO
Após preenchimento do cabeçalho da requisição, você deverá 
seguir com o preenchimento das linhas conforme abaixo:
Preencha as informações necessárias. Lembrando que os campos 
que possuem * em vermelho são obrigatórios. 
Campo utilizado para compras de serviço, deverá ser 
preenchido com uma breve explicação do serviço. 
4
Após preencher os campos da linha do item/serviço, clique em 
salvar. Vide figura ao lado.
8
Os campos 1,2,3 e 5 devem ser preenchidos apenas para compras 
que não envolvem a área procurement).
3
8
1 2
4 5
76
Campo deverá ser preenchido com a utilização do material 
(destinação final do material/serviço que será adquirido).
6
Campo deverá ser preenchido com a planta Alpa em que o 
material ser entregue ou serviço será executado. 
7
REVISAR CARRINHO – ITENS DO CARRINHO
Clique no Faturamento. Vide figura ao lado.9
Preencha o elemento de custo e clique em 
escolher
9.1
9.1
Para requisições com apenas um objeto coletor seguir passo à passo: 
9
REVISAR CARRINHO – ITENS DO CARRINHO
Clique no Faturamento. Vide figura ao lado.9
Preencha os elementos de custo e clique em 
salvar
9.1
Para requisições com rateiro, seguir passo à passo: 
9
9.1
A
B
Os rateios pode ser feitos:
 Por valor
 Por Percentual
A
B
REVISAR CARRINHO – ITENS DO CARRINHO
Clique no Faturamento. Vide figura ao lado.9
Para requisições com carga de rateiro, seguir passo à passo: 
9
10
Clique em Importar/exportar cobrança
10
REVISAR CARRINHO – ITENS DO CARRINHO
Após clicar em Importar/exportar cobrança: 
Para requisições com rateiro, seguir passo à passo: 
Clique em download, escolha a opção de CSV 
para Excel. Vide figura ao lado. Você fará 
download de um arquivo de excel que deverá 
ser preenchido conforme abaixo.
11
11
No arquivo de carga você irá encontrar as colunas 
abaixo, vide figura. 
• Valor: preenchimento com valor que será alocado 
por linha.
Ou 
• Porcentagem: preenchimento com o percentual que 
será alocado por linha.
• Período de orçamento e notas de faturamento: 
devem ser deixados em branco, pois não sem 
aplicam ao ambiente Alpa.
• Cat. Cont: Deverá ser preenchido de acordo com o 
objeto de custo (Centro de Custo, PAP e etc.).
• Cen. Log: Se aplica apenas para estoque, para os 
demais objetos preencher conforme abaixo. 
• Obj. Col. : Deverá ser preenchido com o objeto de 
custo (Centro de Custo, PAP e etc.) 
12
12
REVISAR CARRINHO – ITENS DO CARRINHO
Após o preenchimento do arquivo, você deve clicar em salvar no 
excel. 
Para requisições com rateiro, seguir passo à passo: 
Volte ao Coupa, clique em procurar, nesse momento o coupa irá 
buscar o arquivo no seu computador, localize o arquivo de carga 
e clique abrir.
13
13Após esse processo, o rateio será carregado e você deverá clicar 
em salvar.
14
Caso tenha algum erro de preenchimento ou incompatibilidade de 
versão do arquivo o coupa irá mostrar em tela o erro. 
14
REVISAR CARRINHO – ITENS DO CARRINHO
Para requisições com rateiro, seguir passo à passo: 
13
Caso tenha algum erro de preenchimento ou incompatibilidade de 
versão do arquivo, o coupa irá mostrar em tela o erro. 
Você poderá cancelar a carga, fazer os ajustes necessários e seguir 
com o passo a passo de importação do arquivo novamente. 
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I INTRODUÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
REVISAR CARRINHO – ENVIO PARA APROVAÇÃO
É possível adicionar manualmente 
aprovadores clicando em 
“Adicionar”.
9
No campo “Comentários” é possível enviar uma 
comunicação a um usuário específico digitando @nome, 
depois clicando em adicionar comentário.
Selecionar o aprovador desejado, 
escolher a sua posição dentro da 
cadeia de aprovação e clicar em 
“Adicionar”.
Importante: a adição de 
aprovadores na cadeia não 
modifica ou anula a cadeia 
original definida pela requisição
No campo Histórico é possível evidenciar as mudanças em 
cima da requisição e os responsáveis por essas mudanças.
Após preencher todos os campos necessários para criação da requisição, clicar no botão “Enviar para aprovação” para dar continuidade no processo.
9
9.1
9.1
REVISAR CARRINHO – ENVIO PARA APROVAÇÃO
Após envio da requisição para aprovação, irá aparecer uma confirmação de envio em verde, vide figura abaixo.
Atenção, verifique se a sua requisição foi 
enviada para aprovação com sucesso. 
Sempre que a requisição for enviada, vai 
aparecer a mensagem “A requisição nº xxx 
foi enviada para aprovação.” em verde. 
Caso ela não apareça, o requisitante deverá 
voltar à requisição e revisá-la. 
10 10
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV DELEGAÇÃO DE AUSÊNCIA
I INTRODUÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
Opção 2: Caso queira consultar 
outra requisição, clique na aba 
“Solicitações”.
CONSULTAR /ANALISAR REQUISIÇÃO
Passo a passo de como consultar/analisar suas requisições.
Opção 1: Vá para a tela “Home” do 
Coupa. Clique na seta para expandir 
sua pesquisa e achar sua 
requisição.
1
2
2
1
CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
No ícone
o requisitante pode criar relatórios a 
partir das “views” criadas 
anteriormente. Os relatórios podem 
ser configurados para serem 
enviados por e-mail ao requisitante. 
No final do manual está a orientação 
mais detalhada para tal ação.
É possível criar/exibir views para 
facilitar a visão/busca das 
requisições desejadas. A 
funcionalidade “avançado” ao lado 
também permite a criação de filtros 
que facilitam a busca. No final do 
manual está a orientação mais 
detalhada para tal funcionalidade.
É possível criar filtros avançados, 
para facilitar a sua busca. No final do 
manual está a orientação detalhada 
para tal ação.
3.1
3
3
CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
Clique na requisição desejada para 
acessá-la.
Também é possível exportar essas 
views para excel e csv. Basta clicar 
no botão “exportar para”, vide 
figura ao lado. Caso o arquivo seja 
muito grande, ele será enviado por 
e-mail.
4
Status das 
Requisições
Descrição
Rascunho
Requisição criada que ainda não foi enviada 
para aprovação.
Aprovação 
pendente
Requisição enviada e pendente de 
aprovação.
Solicitado Requisição finalizada e pedido gerado.
Ação de 
comprador 
pendente
Algum campo da Requisição obrigatório 
precisa ser preenchido, nesse caso algum 
comprador deverá atuar na requisição.
4
5 5
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I INTRODUÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
Para consultar/analisar uma PO a partir da página inicial do Coupa, siga os passos abaixo. 
Clique em Pedidos, vide figura ao 
lado.
Acesse o pedido desejado 
clicando no número do PO em 
azul. 
2
1
1
2
Para consultar/analisar uma PO a partir de uma requisição, siga os passos abaixo. 
Clique no link do pedido em azul para 
consultar o pedido dentro da 
requisição, vide figura ao lado.
Entre na aba solicitações no Coupa, depois selecione a requisição que esteja com “solicitado” para visualizar o desejado.
Verifique os dados do pedido de 
compras no Coupa.
É possível visualizar a impressão da PO 
do fornecedor
CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
1
2
1
3
2
3
CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
Verifique os dados do pedido de compras no 
Coupa.
É possível visualizar a impressão da PO do 
fornecedor
4
6
6
4
Antes de enviar o pedido ao fornecedor 
verifique o campo Status de Integração
5
5
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I INTRODUÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
PEDIDO – FUNCIONALIDADES DO PEDIDO: ENVIAR
Após verificar as informações do Pedido de Compra é possível enviar o pedido ao fornecedor
1
Selecione o pedido desejado.2
Entre na aba de “pedidos”, vide 
figura ao lado.
A
2
1
PEDIDO – FUNCIONALIDADES DO PEDIDO: ENVIAR
Após verificar as informações do Pedido de Compra é possível enviar o pedido ao fornecedor
Após clicar em Exibição da 
impressão do fornecedor para 
visualizar a PO.
Clique em email, vide figura ao lado.
3
4
4
Caso o pedido tenha sido gerado através do 
comprador, este enviará o pedido.
Para compras de contrato, delegada e quebra de 
política é de responsabilidade do requisitante o 
envio
PEDIDO – FUNCIONALIDADES DO PEDIDO: ENVIAR
Após verificar as informações do Pedido de Compra é possível enviar o pedido ao fornecedor
Após clicar em email, abrirá uma 
opção para inclusão de um ou mais 
emails separados por ponto e 
virgula (;).
Após preenchimento do email (s), 
clique em enviar, vide figura ao lado.
5
6
5
6
PEDIDO – FUNCIONALIDADES DO PEDIDO: SOLICITAR ALTERAÇÃO
Solicitar alteração – Após verificar os dados da PO é possível solicitar alterações, caso precise alterar/editar alguma informação.
1
Selecione o pedido desejado.2
Entre na aba de “pedidos”, vide 
figura ao lado.
A
2
1
PEDIDO – FUNCIONALIDADES DO PEDIDO: SOLICITAR ALTERAÇÃO
Clique em Solicitar alteração, vide 
figura ao lado.
3
Solicitar alteração – Após verificar os dados da PO é possível solicitar alterações, caso precise alterar/editar alguma informação.
A
3
PEDIDO – FUNCIONALIDADES DO PEDIDO: SOLICITAR ALTERAÇÃO
4
Verifique a cadeia de 
aprovação e seus 
responsáveis.
5
Edite os campos desejados. 
Lembrando que os campos 
com * em vermelho são 
obrigatórios.
Demais campos necessários 
também deverão ser 
preenchidos.
É possível adicionar 
manualmente aprovadores 
clicando em “Adicionar”.
6
4
6
5
7 8 9
7 Clique caso queira cancelar 
o pedido.
OBS: Ao cancelar um 
pedido, a requisição 
atrelada a ele não poderá 
mais ser utilizada. Será 
necessário criar nova 
requisição. 
Clique para salvar sua 
solicitação de alteração.
8
Clique em Enviar solicitação de alteração 
para enviá-la para aprovação.
9
Verifique se a sua solicitação de alteração 
no Pedido de Compra foi enviada com 
sucesso. Sempre que o Pedido de Compra 
for enviado vai aparecer uma faixa verde 
com a mensagem de “A solicitação de 
alteração para o pedido de compra xxx foi 
enviada para aprovação, vide figura ao 
lado.
10
10
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I INTRODUÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC) 
COMPLEMENTAR – CRIAÇÃO DE VIEWS
Para criar uma views, siga os passos abaixo. Serve para todos os módulos que possuem o campo EXIBIR. 
Clique na seta ao lado de 
Exibir, vide figura ao lado.
1
Clique em Criar exibição, vide 
figura ao lado.
2
2
1
COMPLEMENTAR – CRIAÇÃO DE VIEWS
Para criar uma views, siga os passos abaixo. Serve para todos os módulos que possuem o campo EXIBIR. 
Escolha um nome para a sua views.3
Selecione a visibilidade da views, ou seja, 
quem vai visualizar a views criada por 
você.
4
É possível configurar uma condição, para quando ela ocorrer, as informações possam ser visualizadas na pagina inicial do Coupa. Lembrando que não é obrigatório criar uma condição.
3
4
COMPLEMENTAR – CRIAÇÃO DE VIEWS
Para criar uma views, siga os passos abaixo. Serve para todos os módulos que possuem o campo EXIBIR. 
Selecionar nas colunas disponíveis quais 
os dados você quer que apareça na sua 
views. Para isso, basta arrastar os itens 
desejados, da coluna “disponíveis” para a 
coluna “selecionadas”.
5
5
COMPLEMENTAR – CRIAÇÃO DE VIEWS
Para criar uma views, siga os passos abaixo. Serve para todos os módulos que possuem o campo EXIBIR. 
É possível escolher um campo da 
“Colunas selecionadas” e classificar por 
ordem crescente ou decrescente.
6
Após criar a views desejada, clique em 
salvar.
7
6
7
Em “Exibir” é possível visualizar as visões 
criadas e disponíveis para uso.
9
Confirmação de que a sua visão foi 
criada com sucesso: vai apareceruma 
faixa verde com a mensagem de 
“Exibir criados”, vide figura ao lado.
COMPLEMENTAR – CRIAÇÃO DE VIEWS
9
8
8
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I INTRODUÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
COMPLEMENTAR – SCHEDULE E-MAILS
Clique no ícone .1
2 Escolha um nome para o 
relatório programado.
3 Selecione o(s) usuário(s) 
desejados para receber esse 
relatório.
4 Selecione a frequência de 
recebimento deste relatório. 
Opções disponíveis: Diário, 
semanal ou mensal.
5 Selecione o tipo de 
documento do relatório 
desejado e clique em salvar. 
1
3
2
4
5
6
Verifique se o seu relatório foi 
criada com sucesso. Sempre 
que o relatório for criado vai 
aparecer uma faixa verde com 
a mensagem de “x foi criado 
com êxito”, vide figura ao 
lado.
6
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV ICONES COUPA
I INTRODUÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
COMPLEMENTAR – FILTRO AVANÇADO 
1 Clique no botão 
“Avançado”, vide figura ao 
lado. 
2 Escolha o campo desejado 
para pesquisa.
3 Escolha a condição 
desejada.
4 Escreva o texto desejado 
para pesquisa.
5 Depois de selecionar os 
campos necessários, clique 
em “Pesquisar”, vide figura 
ao lado.
1
2 3 4
5
ÍNDICE
01 INTRODUÇÃO AO COUPA
02 GLOSSÁRIO
03 TELA INICIAL DO COUPA
04 CRIAÇÃO DE REQUISIÇÃO
II PESQUISAR
III NAVEGADOR
05 REVISÃO DO CARRINHO
06 CONSULTAR / ANALISAR REQUISIÇÃO
07 CONSULTAR / ANALISAR PEDIDO
08 COMPLEMENTAR
I CRIAÇÃO DE VIEWS
II AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS
III FILTRO AVANÇADO
IV DELEGAÇÃO DE AUSÊNCIA
I INTRODUÇÃO
II ITENS DO CARRINHO
III ENVIO PARA APROVAÇÃO
I INFORMAÇÕES GERAIS (CABEÇALHO RC)
COMPLEMENTAR – DELEGAÇÃO DE AUSÊNCIA 
1 Clique no seu nome, após 
clicar em configurações.
1
1
2 Em Configurações, clicar na 
aba Agentes.
2
3 Em Agentes, você poderá 
selecionar a 
desativação/notificação.
4 Para criar a delegação, clicar 
em Criar. 3
4
COMPLEMENTAR – DELEGAÇÃO DE AUSÊNCIA 
5 Clique na opção Aprovação, 
as demais opção não se 
aplicam ao ambiente Alpa.
5
6
6 Preencha com o nome do 
usuário para quem você irá 
delegar. 
77 Preencha com a data de 
inicio e fim da delagação
8 Preencha com o motivo da 
delegação. 
8
99 Clique em salvar, após isso a 
delegação irá acontecer na 
data inicial apontada por 
você. 
Importante: Não é necessário excluir ou realizar qualquer ação após o período final de delegação. 
OBRIGADO
www.procurementgarage.com www.coupa.com