Material complementar - Funções administrativas

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GESTÃO ORGANIZACIONAL 
Professora Maíra Medeiros – Turma MAMB SUB 4V 
 
FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS 
 
Mas afinal, o que faz o administrador? Quais as funções que exerce no seu cotidiano? Desde 
meados do século XX, tornou-se prática comum definir a administração em termos de suas 
quatro funções específicas: planejamento, organização, direção e controle. Parte da nossa 
definição de administração fala do alcance de objetivos organizacionais através do 
planejamento, da organização, da direção e do controle. Assim, a administração é o processo de 
planejar, organizar, dirigir e controlar os esforços dos membros da organização e de utilizar 
todos os recursos e competências organizacionais disponíveis para alcançar objetivos 
organizacionais previamente estabelecidos. 
O conjunto de ações focadas no planejamento, na organização, na direção e no controle forma 
o que passaremos a chamar de processo administrativo: o conjunto de funções inerentes ao 
papel do administrador. Processo significa uma sequência de atividades, tarefas ou passos que 
sucedem em um fluxo no sentido de alcançar uma meta ou objetivo. É uma maneira planejada 
e sistemática de fazer as coisas. É um meio, método ou maneira de conduzir certas atividades 
tendo em vista algo a ser cumprido ou alcançado. 
Dentro dessa perspectiva, a administração é um processo conduzido por administradores nos 
vários níveis organizacionais. Assim, as funções administrativas – planejamento, organização, 
direção e controle – recebem o nome de processo administrativo. 
 
Figura 1 – O processo administrativo como um ciclo repetitivo de eventos (CHIAVENATO, 2016, p. 87) 
Cada uma das funções administrativas lida com uma base de atuação própria e diferente, como 
mostra a Figura 1. Mas todas as funções administrativas convergem fortemente para uma 
mesma finalidade: desempenho adequado para alcançar objetivos e oferecer resultados na 
forma de entrega de produtos, serviços e satisfação do cliente. E atrás disso tudo, 
competitividade e sustentabilidade. 
 
Planejamento 
O planejamento define o que a organização pretende fazer no futuro e como deve fazê-lo. Por 
esta razão, o planejamento é a primeira função administrativa que define os objetivos para o 
desempenho organizacional futuro e decide sobre as tarefas e recursos necessários para 
alcançá-los adequadamente. 
Mediante o planejamento, o administrador pode se orientar através dos objetivos visados e das 
ações necessárias para alcançá-los, baseando-se em métodos ou lógica e não ao acaso. O 
planejamento produz planos que se baseiam em objetivos e nos melhores procedimentos para 
alcançá-los adequadamente. Assim, planejar envolve solução de problemas e tomada de 
decisões quanto a alternativas para o futuro. 
O planejamento é, portanto, o processo de estabelecer objetivos e o curso de ação adequado 
para alcançá-los da melhor maneira possível. 
 
Organização 
A função administrativa de organizar visa estabelecer os meios e recursos necessários para 
possibilitar a execução do planejamento e reflete como a organização tenta executar os planos. 
A organização é a função administrativa relacionada com a divisão do trabalho, arranjo e 
alocação de tarefas, agrupamento de equipes ou departamentos e alocação dos recursos 
necessários nas equipes e nos departamentos. 
É, portanto, o processo de arranjar e alocar o trabalho, estabelecer a autoridade e os recursos 
entre os membros de uma organização para que eles possam alcançar os objetivos 
organizacionais. É, portanto, o processo de engajar as pessoas em um trabalho conjunto de uma 
maneira estruturada para alcançar objetivos comuns. 
 
Direção 
Representa a colocação em marcha daquilo que foi planejado e organizado. Para tanto, a direção 
é a função administrativa que envolve o uso de influência para ativar e motivar as pessoas a 
alcançarem os objetivos organizacionais. Ela envolve influenciação, comunicação e motivação 
das pessoas para desempenhar tarefas essenciais. 
A direção, portanto, é o processo de influenciar e orientar as atividades relacionadas com as 
tarefas dos diversos membros da equipe ou da organização como um todo. 
 
 
Controle 
Representa acompanhamento, monitoração e avaliação do desempenho organizacional para 
verificar se as coisas estão acontecendo de acordo com o que foi planejado, organizado e 
dirigido. Controle é a função administrativa relacionada com a monitoração das atividades a fim 
de manter a organização no caminho adequado para o alcance dos objetivos e permitindo as 
correções necessárias para atenuar os desvios. 
O controle é, portanto, o processo de assegurar que as atividades atuais estejam em 
conformidade com as atividades planejadas. 
 
No conjunto, as quatro funções administrativas formam o processo administrativo. Isso significa 
que, basicamente, o administrador deve saber planejar, organizar, dirigir e controlar as 
atividades da empresa – ou da área, departamento ou, ainda, da equipe – afim de alcançar os 
objetivos previamente estabelecidos. O ideal seria que o administrador alcançasse igual balanço 
em todas essas quatro funções. Todavia, alguns administradores são excelentes planejadores; 
outros, muito bons organizadores; há também aqueles que sabem dirigir bem; e os que são 
ótimos controladores. Afinal, nada é perfeito neste mundo. Além disso, cada função 
administrativa depende do nível de atuação do administrador, como mostra a Figura 2. 
 
 
Figura 2 – O processo administrativo nos três níveis organizacionais (CHIAVENATO, 2011, p. 18) 
 
Em cada nível organizacional, as atividades do administrador são diferentes. Na medida em que 
sobe na hierarquia, o administrador tem uma função gradativamente mais ampla e abrangente, 
enquanto as atividades mais físicas e concretas são substituídas por aspectos mais abstratos, 
conceituais e virtuais. 
No nível operacional, o administrador elabora planos operacionais focados no dia a dia da 
empresa, desenha cargos e tarefas por meio de métodos e processos de operação, dirige através 
da supervisão de pessoas e equipes e aplica controles operacionais para avaliação do 
desempenho individual ou grupal dos subordinados. 
No nível intermediário, o administrador elabora planos táticos e decide sobre alocação de 
recursos (financeiros, materiais e humanos) em sua área ou unidade, desenha o perfil 
departamental, estrutura órgãos e equipes e fixa regras e procedimentos de trabalho, dirige as 
pessoas através de liderança e motivação e utiliza controles para avaliar o desempenho do 
departamento (área). 
No nível institucional, o administrador elabora o planejamento estratégico para alcançar 
objetivos organizacionais, define a estrutura organizacional da empresa, cuida da direção global 
e das políticas gerais do negócio e define os controles globais e a avaliação do desempenho 
global da empresa. Neste nível, há o relacionamento não somente com os shareholders 
(conselho de administração, que representa os acionistas e investidores da organização), mas 
com os stakeholders, isto é, os públicos estratégicos ou partes interessadas que se relacionam 
direta ou indiretamente com a organização. 
 
 
REFERÊNCIAS 
CHIAVENATO, I. Administração para não administradores: a gestão de negócios ao alcance de 
todos. 2. ed. Barueri, SP: Manole, 2011. 
CHIAVENATO, I. Fundamentos da administração: planejamento, organização, direção e controle 
para incrementar competitividade e sustentabilidade. Rio de Janeiro: Elsevier, 2016.