Apostila de Serviço de Secretaria

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OSTENSIVO EPM-003
APOSTILA DA DISCIPLINA DE SERVIÇO DE
SECRETARIA E COMUNICAÇÕES 
(SECOM)
MARINHA DO BRASIL
ESCOLA DE APRENDIZES-MARINHEIROS DE SANTA CATARINA
2022
OSTENSIVO EPM-003
SERVIÇO DE SECRETARIA E COMUNICAÇÕES 
(SECOM)
MARINHA DO BRASIL
ESCOLA DE APRENDIZES-MARINHEIROS DE SANTA CATARINA
2022
OSTENSIVO - I -
OSTENSIVO EPM-003
FINALIDADE: DIDÁTICA
ATO DE APROVAÇÃO
Aprovo, para emprego nas Escolas de Aprendizes-Marinheiros, a publicação EPM-003 – SERVIÇO DE
SECRETARIA E COMUNICAÇÕES para o Curso de Formação de Marinheiros.
 Florianópolis, SC.
Em 15 de setembro de 2022.
ANDRÉ LUIZ VILELA DE ASSIS
Capitão de Fragata
Comandante
ASSINADO DIGITALMENTE
Esta publicação foi elaborada cumprindo as normas do EMA-411 (Manual de Publicações da Marinha).
OSTENSIVO - II -
OSTENSIVO EPM-003
FOLHA DE REGISTRO DE ALTERAÇÕES
NÚMERO DA
MODIFICAÇÃO
EXPEDIENTE QUE A
DETERMINOU E
RESPECTIVA DATA
PÁGINA (S)
ALTERADA (S)
DATA DA
INTRODUÇÃO
RUBRICA DO
OFICIAL QUE A
INSERIU
OSTENSIVO - III -
OSTENSIVO EPM-003
ÍNDICE
PÁGINAS
Folha de Rosto ………………………………………………………………………………………………………………………………….. I
Ato de Aprovação …………………………………………………………………………………………………………………………….. II
Folha de Registro de Alterações ……………………………………………………………………………………………………….. III
Índice …………………………….…………………………………………………………………………………………………………………. IV
Introdução ……………………...………………………………………………………………….……………………………………………. VII
CAPÍTULO 1 - ACESSO ÀS INFORMAÇÕES FÍSICAS E DIGITAIS
1.1 Aspectos Básicos de Segurança do Material Sigiloso ……………………………........................…….. 1-1
1.2 Armazenamento de Documentos Sigilosos em Meio Eletrônico ou Digital ...……………………… 1-2
1.3 Acesso …………………………………….……………………………..…………………………………………………………. 1-3
1.4 Credenciamento ……………………………………………………………………………………………………………….. 1-3
1.5 Comprometimento e Comunicação sobre Comprometimentos ………………………………………... 1-4
CAPÍTULO 2 – IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
2.1 Normas sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha (NODAM) e
Manual Técnico de Produção de Documentos da MB (MatDoc) ………………………………………..
2-1
2.2 Documento ……………………………………………………………………………………………………………………….. 2-1
2.3 Grupos de Documentos …………………………………………………………………………………………………….. 2-1
2.4 Composição dos Documentos Administrativos ………………………………………………………………….. 2-4
2.5 Classificação dos Documentos Administrativos …………………………………………………………………. 2-4
2.6 Reprodução de “DA” Sigiloso …………………………………………………………………………………………….. 2-5
2.7 Extratos de “DA” Sigiloso ………………………………………………………………………………………………….. 2-6
2.8 Marcações de Precedência, Sigilo e Informação Pessoal …………….……………………………………… 2-6
2.9 Anexos Sigilosos ………………………………………………………………………………………………………………... 2-7
2.10 Termo de Classificação de Informação (TCI) ………………………………………………………………………. 2-7
2.11 Mensagens utilizadas na MB e suas Classificações …………………………………………………………….. 2-7
2.12 Gestão de Documentos …………………………………………………………………………………………………….. 2-9
2.13 Fases da Gestão de Documentos ………………………………………………………………………………………. 2-10
2.14 Classificação de Documentos …………………………………………………………………………………………….. 2-11
OSTENSIVO - IV -
OSTENSIVO EPM-003
2.15 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) ……………………………………….. 2-11
2.16 Arquivamento na OM ……………………………………………………………………………………………………….. 2-12
2.17 Lista de Verificação Anual (LVA) ………………………………………………………………………………………... 2-12
2.18 Assinatura …………………………………………………………………………………………………………………………. 2-13
CAPÍTULO 3 - TAREFAS NO SERVIÇO DE SECRETARIA
3.1 Tramitação de Expedientes Físicos ……………………………………………………………………………………. 3-1
3.2 Sistema de Gerência de Documentos Eletrônicos na Marinha (SiGDEM) …………………………... 3-1
3.3 Registro e Transmissão de Documentos e Comentários …………………………………………………….. 3-1
3.4 Expedição e Recebimento …………………………………………………………………………………………………. 3-2
3.5 Pesquisar Documentos no SiGDEM …………………………………………………………………………………... 3-2
3.6 Procedimentos para Utilização do SISPOSTAL ……………………………………………………………………. 3-2
3.7 Correio Eletrônico ……………………………………………………………………………………………………………... 3-5
3.8 Assinatura Eletrônica ………………………………………………………………………………………………………… 3-5
3.9 Autenticação Digital ………………………………………………………………………………………………………….. 3-7
3.10 Elaboração do “DA” Digital ……………………………………………………………………………………………….. 3-8
3.11 Trâmite ……………………………………………………………………………………………………………………………... 3-8
3.12 Segurança …………………………………………………………………………………………………………………………. 3-8
3.13 Distribuição por Meio Eletrônico ………………………………………………………………………………………. 3-9
3.14 Arquivamento …………………………………………………………………………………………………………………… 3-9
ANEXOS
A Referências Bibliográficas …………………………………………………………………………………………………. A-1
B Modelo e Forma Gráfica do Ofício …………………………………………………………………………………….. B-1
C Modelo e Forma Gráfica do Ofício Externo ……………………………………………………………………….. C-1
D Modelo e Forma Gráfica da Portaria …………………………………………………………………………………. D-1
E Modelo e Forma Gráfica do Requerimento ……………………………………………………………………….. E-1
F Modelo e Forma Gráfica da Ordem de Serviço ………………………………………………………………….. F-1
G Modelo e Forma Gráfica da Comunicação Padronizada …………………………………………………….. G-1
H Modelo e Forma Gráfica do Atestado ……………………………………………………………………………….. H-1
I Modelo e Forma Gráfica da Ordem Interna ………………………………………………………………………. I-1
OSTENSIVO - V -
OSTENSIVO EPM-003
J Modelo da Papeleta de Encaminhamento …………………………………………………………………………. J-1
K Modelo do Termo de Classificação de Informação ……………………………………………………………. K-1
L Modelo de Mensagens Transmitidas e Recebidas …………………………………………………………….. L-1
OSTENSIVO - VI -
OSTENSIVO EPM-003
INTRODUÇÃO
1 – PROPÓSITO
Esta apostila tem o propósito de apresentar os conteúdos da disciplina de SECOM do Curso de
Formação de Marinheiros (C-FMN).
Os conceitos e princípios aqui apresentados permitem a formulação didática do Serviço de
Secretaria e Comunicações (SECOM), com o enfoque principal sobre a SGM-105 - (6ª Revisão) NORMAS
SOBRE DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA E ARQUIVAMENTO DA MARINHA (NODAM) e no MANUAL
TÉCNICO DE PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS DA MB (MaTDoc). 
2 - DESCRIÇÃO
Esta publicação está dividida em três capítulos, assim distribuídos:
No capítulo 1 – Acesso às informações físicas e digitais;
No capítulo 2 – Identificação de documentos administrativos; e
No capítulo 3 – Tarefas no serviço de secretaria.
3 - EDIÇÃO
Esta publicação foi revisada em 22/03/2022 pelo SO-RM1-FN-ES LUCIANO RAMOS GOMES,
coordenador da disciplina na EAMSC. A revisão Pedagógica foi realizadapelo CT (T) MAIKEL OLIVEIRA DA
SILVA e pela 1ºTen (RM2-T) RENATA THAIS SEGALA DOLZAN, pedagogos da EAMSC.
Esta publicação foi editada na ESCOLA DE APRENDIZES-MARINHEIROS DE SANTA CATARINA.
4 - DIREITOS DE EDIÇÃO
Reservados para as ESCOLAS DE APRENDIZES-MARINHEIROS. Proibida a reprodução total ou parcial,
sob qualquer forma ou meio.
5 - CLASSIFICAÇÃO
Esta publicação é classificada, de acordo com o EMA-411 (Manual de Publicações da Marinha) em:
Publicação da Marinha do Brasil, não controlada, ostensiva, didática e manual. 
OSTENSIVO - VII -
OSTENSIVO EPM-003
CAPÍTULO 1
ACESSO ÀS INFORMAÇÕES FÍSICAS E DIGITAIS
1.1 – ASPECTOS BÁSICOS DE SEGURANÇA DO MATERIAL SIGILOSO
As medidas de segurança do material sigiloso englobam a manutenção da segurança e da
salvaguarda (proteção) desse material. São baseadas em dois fundamentos: Segurança Orgânica e
Mentalidade de Segurança. Sem um destes fundamentos, a segurança não existe. A Mentalidade
de Segurança é construída pela Educação de Segurança e fortalecida pelo contínuo adestramento
do pessoal.
1.1.1 - SEGURANÇA ORGÂNICA
 Compreende um conjunto de medidas voltadas à prevenção e a obstrução das ações ou
ocorrências adversas de qualquer natureza que comprometam a salvaguarda de materiais
sigilosos.
1.1.2 - MENTALIDADE DE SEGURANÇA
É o fator mais importante para a Segurança das Comunicações Navais. De nada
adiantarão rigorosos procedimentos de segurança, caso seus executores não tenham uma perfeita
compreensão da necessidade e da importância deles. Para isso, é necessário que exista uma forte
Mentalidade de Segurança. 
A impregnação de uma Mentalidade de Segurança para ser alcançada demanda um
longo e contínuo trabalho de conscientização, constando do ensino de formação, especialização e
aperfeiçoamento, bem como do adestramento das Organizações Militares (OM). Deve haver uma
constante doutrinação por parte dos responsáveis pela segurança em seus diversos níveis. 
1.1.3 – ASPECTOS BÁSICOS NO TRATO DO MATERIAL SIGILOSO
No trato de material sigiloso, devem ser observados os seguintes aspectos básicos:
a) Toda autoridade responsável pelo trato de informações, documentos, materiais,
áreas, instalações ou sistemas de informação digital sigilosos providenciará que o pessoal, sob
suas ordens, conheça integralmente as medidas de segurança estabelecidas, zelando pelo seu fiel
cumprimento. 
b) Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de informações constantes de
documentos, materiais, áreas, instalações ou sistemas de informação digital de natureza
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sigilosa fica, automaticamente, responsável pela preservação do seu sigilo, mediante a assinatura
do Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo (TCMS).
1.2 - ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS EM MEIO ELETRÔNICO OU DIGITAL
Para armazenamento em meio eletrônico ou digital de documento com informação
classificada em qualquer grau de sigilo, é obrigatória a utilização de sistema de tecnologia da
informação atualizado de forma a prevenir ameaças de quebra de segurança. 
1.2.1 - USO OBRIGATÓRIO DE RECURSOS CRIPTOLÓGICOS
As mídias para armazenamento poderão estar integradas a equipamentos conectados à
internet, desde que por canal de comunicação seguro e com níveis de controle de acesso
adequados ao tratamento da informação classificada, admitindo-se também a conexão a redes de
computadores internas, desde que seguras e controladas.
Todos os documentos sigilosos, para serem armazenados em meio eletrônico ou digital,
devem ser, obrigatoriamente, criptografados, utilizando-se os recursos em vigor da Marinha do
Brasil (MB) e observando-se as normas e os procedimentos previstos pela DGMM. 
1.2.2 – MEIO ELETRÔNICO OU DIGITAL PARA DOCUMENTOS ULTRASSECRETOS
O meio de armazenamento eletrônico ou digital de documentos ultrassecretos deve ser,
preferencialmente, removível e não magnético, como os discos ópticos, observando-se o uso de
criptografia. No caso do armazenamento desses documentos diretamente em
microcomputadores, estes deverão estar:
a) isolados de qualquer rede;
b) localizados em compartimento fechado e de acesso restrito; e
c) protegidos pelas medidas de segurança física e lógica previstas nas normas da DGMM.
O meio de armazenamento eletrônico ou digital contendo documento ultrassecreto será
tratado como material controlado.
1.2.3 – MEIO ELETRÔNICO OU DIGITAL PARA DOCUMENTOS SECRETOS E RESERVADOS
O meio de armazenamento eletrônico ou digital de documentos secretos ou reservados
deve ser, preferencialmente, removível, observando-se o uso de criptografia. No caso do
armazenamento desses documentos diretamente em microcomputadores, estes deverão estar:
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OSTENSIVO EPM-003
a) localizados em compartimento fechado e de acesso restrito; e
b) protegidos pelas medidas de segurança física e lógica previstas nas normas da
DGMM.
1.3 – ACESSO
1.3.1- GENERALIDADES
O controle de acesso é uma ferramenta importante para a salvaguarda da informação
sigilosa. Desta forma, o acesso a essa informação deverá ser limitado ao menor número possível
de pessoas, a fim de tornar mais efetiva esta segurança. Adicionalmente, cuidados especiais com
as áreas e instalações sigilosas contribuirão para restringir o acesso e, consequentemente,
aumentar sua segurança.
1.3.2 - CONCESSÃO DE ACESSO
O acesso a material sigiloso será fornecido:
a) ao militar, servidor civil, prestador de serviço ou agente público que possuir
necessidade de conhecer e credencial de segurança dentro do período de validade e de categoria
correspondente ou superior ao grau de sigilo da informação acessada; ou
b) qualquer pessoa, física ou jurídica, mediante o cumprimento das Normas para o
Serviço de Informações ao Cidadão no Âmbito da MB (SIC-MB).
1.4 – CREDENCIAMENTO
1.4.1 - Credencial de Segurança 
A Credencial de Segurança é atribuída exclusivamente pelo Titular de OM e deve se ater
ao princípio fundamental da necessidade de conhecer.
A Credencial de Segurança, que pode ser limitada no tempo, é classificada nas categorias
de ultrassecreto, secreto e reservado e permite que seu possuidor, caso tenha necessidade de
conhecer os assuntos sigilosos, possa ter acesso a material sigiloso de grau de sigilo igual ou
inferior à categoria dessa credencial.
Cabe ao titular da OM adotar as providências necessárias para que o pessoal a ele
subordinado conheça as normas e observe as medidas e os procedimentos de segurança para
tratamento de informações classificadas em qualquer grau de sigilo.
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OSTENSIVO EPM-003
1.5 - COMPROMETIMENTO E COMUNICAÇÃO SOBRE COMPROMETIMENTOS
O comprometimento é a perda de segurança resultante de acesso não autorizado. Poderá
ocorrer em diversas situações, como eliminação incorreta de cópias, extravio,furto, roubo, acesso
ou reprodução indevidos, naufrágio, fotografia etc., o que pode colocar em risco a segurança de
pessoas, instituições ou mesmo de uma nação, dependendo da natureza e extensão do
comprometimento. 
1.5.1- Comunicações sobre comprometimento
Qualquer pessoa que tenha conhecimento de extravio de informação sigilosa ou
controlada deverá participar o fato imediatamente ao seu superior.
1.5.2 - Ações imediatas do titular da OM
O Titular da OM, ao tomar conhecimento do comprometimento do material sigiloso,
deve, imediatamente, iniciar os procedimentos de:
a) comunicação da ocorrência às OM responsáveis;
b) verificação do nível de comprometimento;
c) correção de eventuais vulnerabilidades de segurança descobertas;
d) apuração de responsabilidades; e 
e) encaminhamento de Informe ao Centro de Inteligência da Marinha (CIM).
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OSTENSIVO EPM-003
CAPÍTULO 2
IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
2.1 - NORMAS SOBRE DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA E ARQUIVAMENTO NA MARINHA
(NODAM) e MANUAL TÉCNICO DE PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS DA MB (MaTDoc). 
A NODAM (SGM-105 - 6ª Revisão) é uma publicação elaborada pela Secretaria-Geral da
Marinha (SGM) e tem a finalidade de estabelecer procedimentos, no âmbito da MB, sobre a
documentação administrativa, enfocando os aspectos da sua elaboração, tramitação e gestão.
O MANUAL TÉCNICO DE PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS DA MB (MaTDoc) é organizado de
forma a oferecer detalhamento sobre a elaboração de cada tipo de documento administrativo da
MB, com orientações e modelos a serem seguidos. 
2.2 - DOCUMENTO
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. Há dois tipos
de documentos: o físico e o digital.
2.2.1 - Documento Físico
Registro de uma informação ou conjunto de informações em meio físico e a ele
inseparavelmente ligado.
2.2.2 - Documento Digital
Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de
sistema computacional.
2.3. - GRUPOS DE DOCUMENTOS
Os documentos de interesse da MB, conforme estabelecido em Portaria do Comandante da
Marinha (CM), que aprova diretrizes sobre a Documentação da Marinha, estão enquadrados nos
seguintes grupos:
- Documentos Administrativos;
- Documentos Operativos;
- Publicações; e
- Documentos Especiais.
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OSTENSIVO EPM-003
2.3.1 – DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (DA)
Visam a divulgar normas, transmitir ordens e decisões, esclarecer situações, declarar
direitos, especificar materiais e estabelecer procedimentos técnicos. 
Subdividem-se nos seguintes tipos:
- Normativos;
- Correspondência; e
- Declaratórios.
2.3.1.1 – “DA” NORMATIVOS
Destes documentos, apenas os abaixo relacionados serão tratados por estas Normas:
INSTRUÇÃO
NORMATIVA
(IN)
A IN é expedida, no âmbito da MB, exclusivamente pelo CM, em
virtude de competência regimental ou delegada, para estabelecer
instruções e procedimentos de caráter geral necessário à execução
de normas, leis, decretos e regulamentos.
INSTRUÇÃO
PERMANENTE
(INST)
É o DA normativo pelo qual o EMA, os ODS, o GCM, as
Organizações Militares Orientadoras Técnicas (OMOT) e as OM
com atribuições de Diretoria Especializada (DE) estabelecem
normas e procedimentos sobre assuntos de sua competência, para
toda a MB.
NORMA PERMANENTE
(NORM)
É o DA normativo pelo qual os Almirantes, em cargo de Comando,
Direção ou Chefia, bem como os Oficiais Superiores Comandantes
de Força estabelecem normas e procedimentos que serão
cumpridos pelas OM que lhes são subordinadas.
ORDEM INTERNA (OI)
É o DA normativo pelo qual os titulares de OM estabelecem
normas e procedimentos no âmbito interno de suas OM.
PORTARIA (Port)
É o DA expedido em virtude de competência regimental ou
delegada, para a institucionalização de políticas, diretrizes, planos,
programas, projetos e para validar as seguintes atividades:
- criação de OM;
- aprovação de Regulamento, Regimentos Internos, Normas,
Organizações Administrativas e de Combate, trabalhos, distintivos
e estandartes de OM;
- incorporação, desincorporação e baixa de navios;
- alteração de denominação;
- ativação e desativação de OM;
- delegação de competência; e
- nomeação, designação, promoção, aposentadoria, exoneração,
punição (exceto militares) e determinação de
tarefas, salvo se em âmbito exclusivo de uma OM.
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OSTENSIVO EPM-003
2.3.1.2 - “DA” DE CORRESPONDÊNCIA
 A MB utiliza os seguintes Documentos Administrativos de Correspondência:
CARTA
Forma de correspondência utilizada, na Administração Pública, em
comunicações sociais. Utilizada para transmitir informações, realizar
solicitações ou fazer convites. A Carta somente deverá ser utilizada em
endereçamentos extra-MB.
CIRCULAR
É o DA de correspondência por meio do qual os Almirantes, em cargo
de Comando, Direção ou Chefia, e os Oficiais Superiores Comandantes
de Força promovem alterações de DA Normativos, exceto Portarias, ou
divulgam assuntos de caráter temporário que devam ser do
conhecimento de elevado número de OM.
COMUNICAÇÃO
PADRONIZADA
É o documento por meio do qual os Elementos Organizacionais (EOrg)
tratam de assuntos de rotina, sejam eles dentro da própria OM ou
envolvendo OM distintas. Quando a comunicação envolver o titular da
OM, como origem ou como destinatário, deve ser empregado o Ofício.
COMUNICAÇÃO
PADRONIZADA DE
PROCESSOS
JUDICIAIS
(CPPJ)
É o documento de âmbito interno da MB, por meio do qual as Centrais
de Processos Judiciários (CPJ) encaminharão documentos relativos a
processos judiciais para prestação de informações e/ou cumprimento
de decisões judiciais. A CPPJ destina-se, portanto, a dispensar
tratamento expedido e prioritário a assuntos de justiça, sendo a mesma
classificada como URGENTE.
DESPACHO
É o DA de correspondência utilizado, exclusivamente, no âmbito interno
da MB, em continuação ao Ofício.
OFÍCIO
É o DA de correspondência por meio do qual o CM e os Titulares de OM
correspondem-se entre si, podendo ser assinado por delegação de
competência por outro oficial ou servidor assemelhado.
OFÍCIO EXTERNO
É o documento pelo qual o CM e os Titulares de OM se correspondem
com autoridades e entidades extra-MB a respeito de assunto técnico ou
administrativo, de caráter exclusivamente oficial, podendo ser assinado
por delegação de competência por outro oficial ou servidor
assemelhado.
MEMORANDO
É o DA de correspondência mediante o qual o CM e os Titulares de OM
transmitem aos seus subordinados ordens, decisões e recomendações
de caráter sucinto e que impliquem cumprimento imediato.
REQUERIMENTO
É o DA de correspondência mediante o qual uma pessoa se dirige a uma
autoridade para pleitear direitos previstos na legislação.
 
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2.3.1.3 - “DA” DECLARATÓRIOS
A MB utiliza os seguintes Documentos Administrativos Declaratórios:
ATESTADO
É o DA declaratório pelo qual os Titulares de OM ou autoridade
delegada comprovam, a pedido, um fato ou situação de que
tenham conhecimento.
CERTIDÃO
É o DA declaratório mediante o qual os Titulares de OM
declaram a existência de fatos com base em documentos
existentes na OM.
ORDEM DO DIA
É o DA declaratório mediante o qual o CM e os Titulares de OM
exaltam datas históricas ou fatos significativos.
ORDEM DE SERVIÇO
É o DA declaratório por meio do qual o CM e os Titulares de OM
registram:
- direitos e obrigações do pessoal, relativos a direitos
pecuniários, citações meritórias, alterações de função,
alterações de cargo (militar e servidor) e credenciamento para
efeito de segurança;
- ratificação de atos de subordinados;
- puniçõesimpostas a Oficiais e Suboficiais; e
- designação de pessoal para funções em âmbito interno.
PARECER
É o DA pelo qual especialistas emitem opinião fundamentada
sobre determinado assunto.
TERMO
É o DA lavrado por pessoa especificamente autorizada – em
alguns casos, por mais de uma – com a finalidade de relatar
fatos, inventariar bens ou documentos, escriturar resultados de
inspeções e vistorias ou descrever formalmente qualquer outra
situação.
2.4 - COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Os DA são compostos pelas seguintes partes básicas:
Cabeçalho;
Texto;
Assinatura; e
Cópias (ou Distribuição).
2.5 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (DA)
O DA é classificado quanto ao âmbito, à precedência e ao acesso.
2.5.1 - ÂMBITO
Classifica-se em Interno ou Externo.
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OSTENSIVO EPM-003
a) Interno - Tramita exclusivamente entre organizações da MB.
b) Externo - Tramita entre organizações da MB e entidades extra-MB.
2.5.2 - PRECEDÊNCIA
O DA poderá ter um dos seguintes graus de precedência: urgente, especial ou rotina.
a) Urgente - O DA exige ação ou conhecimento imediato do recebedor.
b) Especial - A tramitação do DA especial possui prioridade sobre a tramitação do DA de
rotina. Esse grau de precedência somente será atribuído ao DA de âmbito interno.
c) Rotina - o DA que não se enquadra nas situações anteriores. É atribuída à maioria dos
DA.
2.5.3 - ACESSO
Quanto ao acesso, a classificação do DA seguirá o disposto na Lei nº 12.527/2011,
regulamentada pelo Decreto nº 7.724/2012, e na legislação referente à salvaguarda de dados,
informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do
Estado, no âmbito da Administração Pública Federal e nas Normas para a Salvaguarda de Materiais
Controlados, Informações, Documentos e Materiais Sigilosos na Marinha (EMA-414), no âmbito da
MB. 
Em termos de acesso, os DA podem ser:
a) Informação Pessoal;
b) Ostensivos; e 
c) Sigilosos: 
 I) ULTRASSECRETO (U) 
 II) SECRETO (S) 
 III) RESERVADO (R)
2.6 – REPRODUÇÃO DE “DA” SIGILOSO
A reprodução do todo ou de parte de DA sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do original e
dependerá de autorização da autoridade expedidora, em conformidade com as normas em vigor.
2.7 – EXTRATOS DE “DA” SIGILOSO
Poderão ser elaborados extratos de DA sigiloso, aos quais serão atribuídos graus de sigilo
iguais ou inferiores àquele atribuído ao DA sigiloso original, dependendo do conteúdo transcrito.
Estes extratos, levando-se em conta a possível reclassificação de sigilo, serão elaborados mediante
autorização:
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- Documentos Ultrassecretos
 Dependem de permissão da autoridade classificadora;
- Documentos Secretos
 Dependem de permissão da autoridade classificadora ou de autoridade hierarquicamente
superior; e
- Documentos Reservados
 Serão elaborados sob responsabilidade das autoridades destinatárias, exceto quando
expressamente vedado no próprio documento.
2.8 – MARCAÇÕES DE PRECEDÊNCIA, SIGILO E INFORMAÇÃO PESSOAL
 No cabeçalho, serão apostas abaixo da indicação de “CÓPIA” e acima da marcação de
páginas em continuação, quando houver, e acima da marcação do NUP / numeração de páginas,
no rodapé, quando houver.
a) somente precedência ou sigilo - a marcação será aposta em todas as páginas do
documento, de forma centralizada, no cabeçalho e no rodapé, a aproximadamente 1,0 cm das
margens superior e inferior da folha.
b) sigilo e precedência - no caso de um DA necessitar das duas marcações, a da precedência
será aposta abaixo da marcação do grau de sigilo.
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 c) Informação Pessoal - no canto superior direito, abaixo da marcação de precedência,
quando houver, e usando a expressão “(nos termos da Lei no 12.527/2011, regulamentada pelo
Dec. no 7.724/2012)”.
 
2.9 – ANEXOS SIGILOSOS
O DA que contiver anexos sigilosos será classificado com o grau de sigilo igual ou superior
ao maior grau indicado nesses anexos.
2.10 – TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO (TCI)
O TCI é o formulário que formaliza a decisão de classificação, desclassificação,
reclassificação ou redução do prazo de sigilo de informação classificada em qualquer grau de
sigilo.
O DA sigiloso deverá ser formalizado, especificamente, por meio de TCI, de acordo com o
modelo contido na publicação EMA-414.
O TCI deverá ser criado no Sistema de Gerência de Documentos Eletrônicos da Marinha
(SiGDEM), conforme anexo K.
2.11 - MENSAGENS UTILIZADAS NA MB E SUAS CLASSIFICAÇÕES
2.11.1 - CONCEITUAÇÃO
Na MB, a Mensagem é o elemento básico de transmissão, pelo Sistema de Comunicação da
Marinha (SISCOM), de uma informação, ordem ou outro tipo de comunicação, do remetente até o
destinatário, com formatação própria, caracterizado pela concisão e pela rapidez em seu
encaminhamento, não admitindo, doutrinariamente, possuir anexo.
2.11.2 - CLASSIFICAÇÃO
As mensagens são classificadas segundo o encaminhamento, o assunto, a linguagem, a
forma, o sigilo e a precedência.
a) QUANTO AO ENCAMINHAMENTO
As mensagens são classificadas, quanto ao encaminhamento, nas seguintes classes: 
I) Classe A - Mensagens que transitam exclusivamente entre autoridades da MB.
II) Classe B - Mensagens que transitam totalmente, ou em parte, por estações não
pertencentes à MB.
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OSTENSIVO EPM-003
b) QUANTO AO ASSUNTO
I) Oficial - Pelo SISCOM, somente deverão ser encaminhadas mensagens oficiais. No
entanto, em casos excepcionais, o Comandante de uma OM poderá autorizar a transmissão de
mensagens particulares.
II) Particular - Elas receberão, nas estações, prioridade inferior a qualquer mensagem
oficial e em nenhuma hipótese poderá comprometer ou retardar o tráfego desta última. Terão
precedência ROTINA e sigilo OSTENSIVO. Não poderão conter indicações sobre posição dos navios
e aeronaves da MB, ponto em que se acham destino, data de partida ou chegada, natureza da
comissão que desempenham ou outro qualquer elemento que possa comprometer o serviço da
MB ou a sua segurança.
III) Avisos de Serviço - São mensagens especiais, trocadas entre estações, que tratam
exclusivamente do tráfego de mensagens. 
IV) Nota de Serviço - É uma mensagem trocada entre Oficiais e que trata exclusivamente
sobre assunto de serviço.
c) QUANTO À LINGUAGEM
I) Linguagem Clara - Será a normalmente utilizada nas mensagens sobre assuntos de
caráter ostensivo, encaminhadas por qualquer meio. Poderá ser utilizada, também, nas
mensagens sobre assuntos sigilosos.
II) Linguagem Criptológica - A linguagem criptológica será utilizada nas mensagens sobre
assuntos sigilosos. Será obrigatória nas mensagens que tratam de assuntos sigilosos.
d) QUANTO À FORMA
I) Completa - As mensagens trafegarão no SISCOM, normalmente, em sua forma
completa.
II) Abreviada - Geralmente empregada nas mensagens encaminhadas pelas Redes de
Comunicações utilizadas em Operações Navais.
e) QUANTO AO SIGILO
As mensagens, na MB, quanto ao sigilo dos assuntos de que tratam, podem ser sigilosas ou
não-sigilosas (OSTENSIVAS). As mensagens sigilosas podem ser classificadas nos seguintes graus:
ULTRASSECRETO (U) SECRETO (S)
RESERVADO (R)
f) Quanto à Precedência
INSTANTÂNEA (Z)
MENSAGENS OPERATIVASEMERGÊNCIA (Y)
IMEDIATA (O)
PREFERENCIAL (P) MENSAGENS ADMINISTRATIVAS
ROTINA (R)
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OSTENSIVO EPM-003
A precedência indica a prioridade relativa com que a mensagem deve ser manipulada,
transmitida e entregue, em relação a outras mensagens. 
PREFERENCIAL (P) – É utilizada para mensagens de qualquer assunto que requeiram um
encaminhamento prioritário, em relação às demais mensagens sobre assuntos de rotina para
mensagens que exijam seu conhecimento rápido, por parte dos endereçados de ação.
A Mensagem PREFERENCIAL é a mais altaprecedência que pode ser atribuída às
Mensagens Administrativas.
Exemplos: mensagens que tratem de movimentação de tropas ou navios, de planos de voo
ou de transporte de suprimento e equipamentos essenciais.
ROTINA (R) - É a precedência que deve ser atribuída à maioria das mensagens expedidas
por qualquer dos meios de comunicações. É a precedência normal para as Mensagens
Administrativas.
Exemplos: mensagens que tratem sobre inspeção de saúde de militar para reengajamento,
solicitação de uso de instalações esportivas de determinada OM.
2.11.3 – MODELOS DE MENSAGENS
Os modelos de mensagens transmitidas e recebidas, por meio do Sistema de Gerência de
Documentos Eletrônicos da Marinha (SiGDEM), estão constantes no anexo L.
2.12 - GESTÃO DE DOCUMENTOS
2.12.1 - DEFINIÇÃO 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente.
2.13 – FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), as fases da gestão de
documentos são: produção, utilização e destinação. 
2.13.1 – PRODUÇÃO 
Esta fase corresponde à produção dos documentos em razão da execução das atividades
de um órgão ou entidade. A produção do DA, bem como seus apensos, é realizada, a princípio,
pelo Elemento Organizacional diretamente incumbido do assunto da OM que, após o estudo de
uma situação ou de um documento recebido, prepara um novo DA em resposta à demanda
existente. 
Vale ressaltar que, no caso de um DA físico, este deverá ser produzido, no mínimo, em
duas vias originais sendo uma para compor o arquivo da OM e a(s) outra(s) para ser(em)
enviada(s) ao(s) destinatário(s). 
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OSTENSIVO EPM-003
A produção do DA digital, em virtude de suas especificidades, seguirá as determinações
contidas no Capítulo 4 da SGM-105 (6ª Revisão). 
O DA será submetido à apreciação das autoridades da OM, seguindo a cadeia hierárquica e
suas respectivas normas internas até a aprovação final e assinatura pela autoridade competente. 
2.13.2 - UTILIZAÇÃO
Esta fase diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua
função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite. E compreende o
encaminhamento, a circulação e o controle do DA no âmbito interno da OM; seu
acompanhamento poderá ser observado na trilha de auditoria do SiGDEM. 
2.13.3 - DESTINAÇÃO 
Implica decidir quais documentos devem ser conservados, quais devem ser eliminados e
por quanto tempo devem ser mantidos por razões administrativas, legais ou fiscais. Envolve as
atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. 
2.14 - CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Classificação é a organização dos documentos de acordo com um código ou plano de
classificação, com o objetivo de reunir os documentos que tratam de um mesmo assunto, como
forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas à produção, ao
uso, à avaliação, à seleção, à eliminação, à transferência, ao recolhimento e acesso a esses
documentos. 
A classificação é a etapa mais importante do processo da gestão documental, devendo ser
implementada quando da/do: 
a) produção: a tarefa de classificar documentos exige do produtor do documento o
conhecimento quanto ao uso dos documentos produzidos; e 
b) recebimento e registro: a Unidade Protocolizadora (UP), ao receber um documento,
deve registrá-lo com o Código de Classificação inserido pelo produtor. Caso o documento seja
recebido sem a devida classificação, a UP deve atribuir um código correspondente ao assunto de
que trata o documento. 
2.15 - TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS (TTDD) 
É instrumento complementar ao Código de Classificação, também aprovado pelo Arquivo
Nacional. A TTDD determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o
recolhimento ou a eliminação de documentos e é organizada conforme exemplo a seguir: 
 
OSTENSIVO - 2 - 10 - REV. 6
OSTENSIVO EPM-003
TTDD - ATIVIDADES-MEIO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL
Código 
Descritor do 
Código 
Prazo de Guarda 
Destinação
Final 
Observações Fase
Corrente 
Fase
Intermediária 
016.1 
Planejamento 
do mapeamento 
de processos 
5 anos 9 anos
Guarda
Permanente
Eliminar, após 2
anos, os
documentos cujas
informações se
encontram
recapituladas ou
consolidadas em
outros. 
016.2 
Execução e
acompanhamento 
5 anos 9 anos Eliminação -
2.15.1 - DISPONIBILIDADE DOS CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO/TTDD
Estão disponíveis nas páginas da intranet da DPHDM e da DAdM, bem como no site do
Arquivo Nacional (internet).
2.15.2 - AVALIAÇÃO, ELIMINAÇÃO, TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO
Os procedimentos para avaliar os conjuntos documentais e proceder com a destinação
(eliminação, transferência ou recolhimento), bem como a formação das subcomissões de
avaliação estão previstos nas NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA (SGM-503).
2.16 - ARQUIVAMENTO NA OM 
Os documentos recebidos e expedidos, bem como seus anexos e apensos, serão
arquivados na SECOM da OM, reunidos em arquivos sob o mesmo código de classificação,
conforme o previsto na TTDD, sequencialmente e por espécie, dentro do ano, respeitando-se seus
respectivos números de ordem. 
2.16.1 - DOCUMENTOS SIGILOSOS E DE INFORMAÇÃO PESSOAL 
O tratamento dos documentos classificados em grau de sigilo deve seguir as disposições
das NORMAS PARA A SALVAGUARDA DE MATERIAIS CONTROLADOS, INFORMAÇÕES,
DOCUMENTOS E MATERIAIS SIGILOSOS NA MARINHA (EMA-414). 
No caso do DA contendo Informação Pessoal, o seu tratamento deverá seguir os mesmos
moldes do DA do grau de sigilo reservado. 
OSTENSIVO - 2-11 - REV. 6
OSTENSIVO EPM-003
2.17 - LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL (LVA) 
 Consiste na relação de documentos, de um mesmo tipo, que se encontram em vigor. 
A LVA se destina a divulgar os documentos que devem permanecer em uma coletânea,
dela fazendo parte e, por isso, não lhe cabe a finalidade de cancelar qualquer documento, mesmo
que nela não tenha sido relacionado. 
A OM, ao disponibilizar a LVA, em sua página na intranet, deverá fazer as respectivas
atualizações sempre que ocorrerem alterações nos documentos nelas mencionados. As OM que
não dispuserem de página na intranet deverão manter as LVA atualizadas na página na intranet
de seus respectivos COMIMSUP. 
2.18 – ASSINATURA
Todo documento só existe após ter sido assinado pelo responsável ou por autoridade por
ele delegada. Os tipos ou modalidades de assinaturas previstas são:
- Interinamente;
- Por delegação de competência (Por ordem); e
- No impedimento.
2.18.1 - DOCUMENTO ASSINADO INTERINAMENTE
Quando uma autoridade estiver no exercício de cargo ou função em caráter interino, os
documentos por ela assinados terão, logo após a denominação oficial do cargo, a palavra
“Interino”, conforme exemplo a seguir: 
2.18.2 - ASSINATURA “POR DELEGAÇÃO DE COMPETÊNCIA”
a) Compete ao Titular da OM decidir sobre a necessidade de delegar competência a
subordinados, para assinar documentos “Por ordem:”.
O documento de delegação definirá as espécies de DA que poderão ser assinadas nesta
modalidade e estabelecerá as restrições julgadas convenientes.
b) Qualquer DA assinado “Por delegação de competência” produzirá o mesmo efeito
daquele assinado pela autoridade delegante.
OSTENSIVO - 2 - 12 - REV. 6
OSTENSIVO EPM-003
c) A redação do texto empregará linguagem compatível com a posição hierárquica de quem
está assinando, em relação à autoridade destinatária.
d) Nos documentos de âmbito interno, a assinatura será precedida do termo “Por ordem:”,
digitada ou carimbada logo abaixo do texto, no mesmo alinhamentodo parágrafo, conforme o
exemplo a seguir:
e) Nos documentos de âmbito externo, não será usado o termo “Por ordem:”, que será
substituído pelo “Incumbiu-me”, a ser inserido no início do texto, apondo somente o nome/posto/
cargo de quem assina, conforme o exemplo a seguir:
Observação: Para aqueles documentos destinados à autoridade de maior precedência o
termo “Incumbiu-me” será substituído pelo “Na ausência”, conforme o exemplo a seguir:
f) A assinatura “Por delegação de competência” não será usada quando o DA:
- tratar de comunicação sobre a aplicação de pena disciplinar, salvo se imposta pelo
signatário, por delegação;
OSTENSIVO - 2-13 - REV. 6
OSTENSIVO EPM-003
- envolver apreciação sobre atos ou trabalhos de competência da autoridade de escalão
mais elevado;
- implicar decisão sobre assunto que venha firmar doutrina;
- estiver redigido em termos imperativos ou que exprimam ordem ou determinação, se for
dirigido à autoridade hierarquicamente superior a quem assina “Por ordem:”; e
- for encaminhado ao CM, ao CEMA, aos demais Almirantes de Esquadra ou à autoridade
superior na cadeia de comando, exceto para DA que tratem de assuntos de rotina.
2.18.3 - ASSINATURA NO IMPEDIMENTO
Na ausência, prevista ou imprevista, da autoridade incumbida da assinatura, todo
documento que não possa aguardar o regresso dessa autoridade será assinado por seu substituto
legal, desde que não existam restrições administrativas, devendo ser observadas as regras a
seguir:
a) A linguagem do texto será compatível com a posição hierárquica de quem está
assinando, em relação a quem ele é dirigido.
b) Nos documentos de âmbito interno, a assinatura será precedida do termo “No
impedimento de:”, admitindo-se nos casos imprescindíveis, abreviá-lo para “No impto. de:”, uma
linha acima do nome e do parágrafo, digitada ou carimbada logo abaixo do texto, conforme o
exemplo a seguir:
c) Nos documentos de âmbito externo, não será usado o termo “No impedimento de:” que
será substituído pelo “Incumbiu-me” a ser inserido no início do texto, apondo somente o
nome/posto/cargo de quem assina, conforme o exemplo a seguir:
OSTENSIVO - 2 - 14 - REV. 6
OSTENSIVO EPM-003
Observação: Para aqueles documentos destinados à autoridade de maior precedência o
termo “Incumbiu-me” será substituído pelo “Na ausência”, conforme o exemplo a seguir:
d) A assinatura no impedimento pode ser utilizada em documento que trate de ato,
decisão, apreciação ou aplicação de medidas da alçada da autoridade incumbida da assinatura,
desde que, considerando o tempo em que essa autoridade permanecerá ausente, a conveniência
do serviço assim exigir;
e) Compete ao Titular da OM estabelecer, por meio de Ordem Interna (OI) ou Portaria, as
situações em que não será utilizada assinatura no impedimento, fixando claramente os casos em
que será aguardado o regresso da autoridade responsável;
f) Para assinatura no impedimento, serão obedecidas as substituições eventuais previstas
na Organização da OM; e
g) No âmbito interno em caso da assinatura no impedimento ocorrer na ausência da
autoridade que assina “Por ordem”, a escrituração dos documentos ocorrerá conforme o exemplo
a seguir:
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OSTENSIVO EPM-003
2.18.4 – REGRAS GERAIS 
Para documentos com mais de uma assinatura (Pareceres, Relatórios, Atas, entre outros), a
disposição será do mais antigo para o mais moderno, da esquerda para a direita e de cima para
baixo, e poderá ter seu espaçamento reduzido para otimização dos espaços no documento,
conforme os exemplos a seguir:
2.18.5 - RUBRICA
A rubrica da autoridade responsável pela assinatura será usada nos casos a seguir:
- Nas páginas - Quando possuir mais de uma página, a autoridade rubricará todas as
páginas que antecedem aquela onde colocará sua assinatura, na parte superior direita de cada
página, acima da primeira linha do texto, não sendo necessário escriturar data, nome, posto ou
cargo; e 
- Nas cópias - A rubrica poderá, também, ser colocada nas cópias, no lugar destinado à
assinatura.
2.18.6 - CÓPIAS AUTENTICADAS
A juntada de documento, quando decorrente de disposição legal, poderá ser feita por
cópia autenticada, dispensada nova conferência com o documento original. A autenticação poderá
ser feita mediante cotejo da cópia com o original, pelo próprio servidor a quem o documento deva
ser apresentado.
Será permitido o uso de cópias autenticadas, visando desobrigar as autoridades de assinar
ou rubricar todas as cópias dos documentos que expedem. 
Entende-se por cópia autenticada aquela que não foi assinada ou rubricada pela
autoridade expedidora, porém foi legitimada por pessoa autorizada a fazê-lo.
a) poderão usar Cópias Autenticadas:
I) os Almirantes; e
II) os Titulares de OM que, comprovadamente, expedem elevada quantidade de
documentos;
OSTENSIVO - 2 - 16 - REV. 6
OSTENSIVO EPM-003
b) As cópias autenticadas conterão, opcionalmente, no local destinado à assinatura, um
carimbo (chancela reproduzindo a assinatura da autoridade);
c) Toda cópia autenticada será legitimada por pessoa autorizada que – abaixo da
assinatura, em seguida à expressão “Autenticado por:” – aporá sua rubrica sobre o nome,
posto/categoria funcional e função, digitados ou sob a forma de carimbo, conforme os exemplos a
seguir:
d) As demais páginas, se existirem, serão rubricadas pelo responsável pela autenticação;
e) A cópia endereçada à OM cujo titular seja mais moderno poderá, a critério da
autoridade expedidora, ser autenticada por pessoa autorizada a fazê-lo, devendo ser cumprido
procedimento já fixado anteriormente;
f) A cópia reprográfica do documento efetivamente assinado poderá ser autenticada como
cópia fiel do documento original. Neste caso, todas as páginas serão rubricadas por pessoa
autorizada, sobre o nome, posto e a função, digitados ou sob a forma de carimbo.
g) O DA só poderá ser autenticado após a assinatura do documento original pela
autoridade expedidora. A autenticação confere autenticidade e legitimidade de autoria a um DA,
assegurando que a cópia do documento transmitido corresponde, exatamente, ao DA
originalmente assinado, que será arquivado na SECOM da OM de origem.
h) Uso vedado de cópias autenticadas às cópias dos DA a seguir deverão ser assinadas e
rubricadas de próprio punho pela autoridade expedidora: que compõem processos judiciais; que
divulguem concessão de benefícios, passíveis de serem utilizados em Processos de Prestação de
Contas; e que não tratem de assuntos de rotina, encaminhados, em meio físico, ao CM, ao CEMA,
aos demais Almirantes de Esquadra ou à autoridade superior na cadeia de comando.
OSTENSIVO - 2-17 - REV. 6
OSTENSIVO EPM-003
2.18.7 - RECONHECIMENTO DE FIRMA
Na relação dos órgãos e das entidades dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municípios com o cidadão, fica dispensada a exigência do reconhecimento de firma,
devendo o agente administrativo, confrontando a assinatura com aquela constante do documento
de identidade do signatário ou estando este presente e assinando o documento diante do agente,
lavrar sua autenticidade no próprio documento; autenticação de cópia de documento, cabendo ao
agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade,
exceto se existir dúvida fundada quanto à autenticidade ou previsão legal.
OSTENSIVO - 2 - 18 - REV. 6
OSTENSIVO EPM-003
CAPÍTULO 3 
TAREFAS NO SERVIÇO DE SECRETARIA
3.1 – TRAMITAÇÃO DE EXPEDIENTES FÍSICOS
 Os Documentos Administrativos que tramitam pelos diversos Elementos Organizacionais
(EOrg) deverão ser registrados no “Livro deControle de Entrada e Saída de Expedientes”. Esta
regulamentação deve estar em Ordem Interna nas respectivas OM. 
3.2 – SISTEMA DE GERÊNCIA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA MARINHA (SiGDEM)
Atual sistema de gerência de documentos homologado pela Marinha que permite o
gerenciamento de parte da gestão documental dos DA, contemplando os seguintes recursos para
a elaboração e controle de DA: criação, formação de processos, captura, classificação, assinatura
digital, estabelecimento de privilégios de acesso, pesquisa/recuperação por
temas/números/datas, distribuição em rede, circulação em rede para comentários e aprovação,
registro de alterações, segurança e autenticidade, a inclusão de documentos digitalizados e o
arquivamento e recuperação segura de DA.
 Os procedimentos para utilização do SiGDEM são estabelecidos em manual próprio,
distribuído pela DAdM às OM que possuem o referido sistema.
3.3 - REGISTRO E TRANSMISSÃO DE DOCUMENTOS E COMENTÁRIOS
Quando de sua confecção, nos setores em forma de minuta, os documentos deverão ser
feitos no Sistema de Gerência de Documentos Eletrônicos da Marinha (SiGDEM), onde será
atribuído o grau de sigilo e precedência. Após isto, a minuta deverá tramitar digitalmente pelos
setores (Encarregado(s) de Divisão(ões), Chefe(s) de Departamento(s), Imediato/Vice-Diretor e
Titular da OM), em que, após aprovada pelo Titular da OM, será enviada para o Serviço de
Secretaria e Comunicações (SECOM), com a indicação de “Documento Aprovado”.
Ao receber a minuta aprovada, a SECOM verificará se está tudo correto. Após a verificação,
o documento será impresso para assinatura física e digital do Titular da OM. Se o documento for
sigiloso, deverá ser cifrado no Programa MBNet para o envio às OM de destino.
Caso seja necessário deixar algum recado sobre as minutas dos documentos a serem
transmitidos, por ocasião de sua tramitação entre os setores envolvidos, deverá ser feito no
campo “COMENTÁRIO”, constante do programa SiGDEM.
OSTENSIVO - 3 - 1 - REV.6
OSTENSIVO EPM-003
A redação dos principais Documentos Administrativos (DA) está sob a responsabilidade
dos respectivos Titulares de OM, bem como os demais Elementos Organizacionais das OM
(Oficiais e Servidores Civis Assemelhados) no exercício de suas funções administrativas.
3.4 - EXPEDIÇÃO E RECEBIMENTO 
Na expedição dos DA digitais, além dos procedimentos estabelecidos no Manual Técnico
de Produção de Documentos da MB (MaTDoc), serão observados, quando for o caso, os
procedimentos emanados pela DGMM e DCTIM.
a) Os DA expedidos e recebidos deverão, entre OM, tramitar obrigatoriamente entre as
SECOM.
b) A responsabilidade pela “confirmação da entrega” de DA por meio eletrônico será
sempre da OM de origem. Portanto, as CE deverão ser expedidas com a opção “Opções de
Entrega” assinalada na seção “Opção de Envio”, “Aviso de Recebimento” do sistema de correio
eletrônico utilizado.
3.5 – PESQUISAR DOCUMENTOS NO SiGDEM
A fim de auxiliar na captura do documento arquivístico dentro do arquivo digital, deverá
ser observado o procedimento recomendado da “palavra-chave” e do código da TTDD
(temas/números/datas).
 
3.6 – PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DO SISPOSTAL
3.6.1 – EXPEDIÇÃO 
Todo documento que for enviado para outra OM da MB, pelo Centro Postal da Marinha
(CPM), deverá ser registrado no SISPOSTAL, que consiste na colocação de uma etiqueta com
código de barras, no canto superior direito do envelope. Após o registro no sistema, será impressa
uma papeleta, em duas vias, na qual constarão todos os documentos inseridos. Uma via, após o
recibo pelo Centro de Concentração Postal (CCP), ficará arquivada na OM destinatária para
consultas posteriores.
3.6.2 - USO DE ETIQUETA
É permitido usar etiquetas de endereçamento, nos DA de âmbito interno, centralizadas
na parte frontal dos envelopes ou no verso dos DA, que dispensam o uso de envelopes.
OSTENSIVO - 3 - 2 - REV.6
OSTENSIVO EPM-003
A fim de reaproveitar envelopes, a etiqueta poderá ser colocada em cima do sobrescrito
e de etiquetas anteriores. Por convenção, deverá ser considerada a parte lisa do envelope como a
sua frente.
3.6.3 - USO DO SOBRESCRITO EM “DA” DE ÂMBITO INTERNO
a) O DA ostensivo, expedido mediante Serviço Controlado, deverá usar envelope sem
sobrescrito, caso seja necessário usar lápis grafite, grampeador, exceto o DA que contiver, em
anexo, valores em cheque. Neste caso, obedecerá às mesmas regras determinadas para DA
Reservado, exceto quanto ao carimbo de sigilo e duplo envelope.
Quando o DA não for transportado por Serviço Controlado, será acondicionado em
envelope simples, colado, escriturando-se, no centro da parte frontal, o nome e o endereço
completo da OM destinatária e, no verso, o nome e endereço completo da OM remetente.
b) O DA com sigilo RESERVADO que for expedido, usando Serviço Controlado, será
acondicionado em envelope simples, colado, escriturando-se, no centro da parte frontal, o nome
da OM destinatária e, sob este, os dados referentes ao DA contido. Quando for necessário, poderá
ser utilizada fita plástica gomada para lacrar o envelope, o qual possuirá, na frente e no verso, o
carimbo do grau de sigilo, aposto horizontalmente na extremidade superior direita, à distância
aproximada de 1 cm da borda.
Exemplo: 
SECRETARIA-GERAL DA MARINHA
Of nº 345/2017, da DAdM, c/Anexos A e B.
Quando não for transportado por Serviço Controlado, esse envelope será colocado em
novo envelope, que não conterá qualquer marcação que indique o grau de sigilo do conteúdo. 
Conterá o mesmo sobrescrito do envelope interno, descrito acima. 
c) “DA” com sigilo Ultrassecreto ou Secreto 
- o envelope externo não conterá qualquer marcação que indique o grau de sigilo do
conteúdo. Conterá sobrescrito elaborado sob a mesma forma já descrita, sem qualquer carimbo
de grau de sigilo; 
- o envelope interno conterá sobrescrito com os mesmos dados do externo,
recebendo o carimbo do grau de sigilo, conforme descrito na alínea b, e será lacrado. Como lacre,
OSTENSIVO - 3 - 3 - REV.6
OSTENSIVO EPM-003
poderá ser utilizada uma fita plástica gomada, passada sobre as aberturas do envelope. Estas
aberturas devem estar coladas e conter o carimbo da OM, sobreposto da rubrica do Encarregado
do SECOM; e 
- o recibo destinado ao controle da expedição e custódia dos DA Ultrassecretos ou
Secretos conterá, necessariamente, indicação sobre o remetente, o destinatário e o número ou
outro indicativo que identifique o DA.
3.6.4 - USO DO SOBRESCRITO EM “DA” DE ÂMBITO EXTERNO 
O sobrescrito do envelope para um DA de âmbito externo conterá, na frente, a descrição
do DA, o nome da autoridade destinatária e seu endereço completo e, no verso, o nome e o
endereço completo da OM expedidora. 
Exemplos (frente do envelope): 
Ofício nº 1200/2017, do Comandante da Marinha. 
A Sua Excelência o Senhor 
(NOME) 
Ministro de Estado da Saúde 
Esplanada dos Ministérios - Bloco G 70058-000 -
Brasília - DF 
Ofício nº 306/2017, da Diretoria de Administraçãoda Marinha. 
Ao Senhor 
(NOME) 
Secretário do Tesouro Nacional 
Esplanada dos Ministérios, Bloco P, Anexo A 70048-900 -
Brasília - DF 
Quando o DA de âmbito externo for sigiloso ou de informação pessoal, será sempre
acondicionado em envelope duplo, cuja escrituração se fará, no que couber, de forma similar à
prevista para os DA de âmbito interno.
OSTENSIVO - 3 - 4 - REV.6
OSTENSIVO EPM-003
3.7 - CORREIO ELETRÔNICO
É o Serviço de Tecnologia da Informação que tem como propósito principal oferecer aos
usuários da MB um recurso eletrônico para troca de informações na RECIM. Quando utilizado para
comunicação interpessoal, assume caráter não oficial. Ao ser utilizado entre caixas-postais SECOM,
para transmissão e recepção de documentos, assume caráter oficial.
A DGMM e a DCTIM estabelecem quais os sistemas de correio eletrônico e quais os
procedimentos em vigor na MB.
3.8 - ASSINATURA ELETRÔNICA
É o conjunto de dados sob forma eletrônica, ligados ou logicamente associados a outros
dados eletrônicos, utilizado como método de comprovação da autoria.
A Legislação Federal classificou as assinaturas eletrônicas em três tipos. A MB utiliza:
a) tipo II - assinatura eletrônica avançada:
- está associada ao signatário de maneira unívoca;
- utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado
nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo; e
- está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação
posterior é detectável.
Para este tipo de assinatura, a MB, por meio da DCTIM, disponibiliza o Orion. Os arquivos
digitais podem utilizar esse recurso para trâmite pelo SiGDEM.
Devido ao seu formato, os documentos assinados com o Orion não podem ser acessados
extra-MB, bem como não é possível sobrepor outros tipos de assinatura eletrônica. Neste caso,
em face dessa limitação, é obrigatório que uma via original seja impressa em papel, com a
assinatura de próprio punho da autoridade expedidora, para ser arquivada na SECOM da OM de
origem.
b) tipo III - assinatura eletrônica qualificada:
- utiliza certificado digital, nos termos do disposto na Medida Provisória no 2.200-
2/2001.
O procedimento de assinar digitalmente exige o uso de um certificado digital gerado por
uma infraestrutura de chaves públicas de confiança. Conforme o estabelecido na legislação atual,
apenas a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira) possui a confiança inequívoca do
Estado brasileiro.
OSTENSIVO - 3 - 5 - REV.6
OSTENSIVO EPM-003
O DA com assinatura digital deverá conter, na parte básica destinada à assinatura e abaixo
do cargo da autoridade expedidora, a expressão “ASSINADO DIGITALMENTE”, mantendo-se o
tamanho e tipo de fonte utilizada nos demais campos, grafada em letras maiúsculas e delimitada
por bordas simples, seguindo a representação gráfica do exemplo abaixo:
 (NOME)
 Almirante de Esquadra
 Secretário-Geral
 
3.8.1- CERTIFICADO DIGITAL
O certificado digital ICP-Brasil funciona como uma identidade virtual que permite a
identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios
eletrônicos. Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora - AC
que, seguindo regras estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, associa uma entidade
(pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas. O certificado digital da ICP-Brasil,
além de personificar o cidadão na rede mundial de computadores, garante, por força da legislação
atual, validade jurídica aos atos praticados com o seu uso.
A Portaria Normativa nº 17/MD, de 13 de abril de 2018, estabeleceu as normas de
funcionamento da Autoridade Certificadora de Defesa - AC Defesa. Nessa estrutura, o Serviço de
Identificação da Marinha (SIM) atua como um Agente de Registro Remoto (ARR). A AC Defesa tem
como finalidade emitir e fornecer certificados digitais para o Ministério da Defesa (MD), bem
como para a MB, Exército Brasileiro (EB) e Força Aérea Brasileira (FAB).
Além da AC Defesa, os DA podem ser assinados digitalmente com certificados emitidos
por qualquer outra Autoridade Certificadora autorizada e credenciada pelo ICP-Brasil (ex.:
SERPRO).
Os documentos nato-digitais assinados com certificado digital possuem validade jurídica,
não havendo necessidade de serem impressos e assinados fisicamente. Qualquer reprodução em
papel de um documento nato-digital com assinatura digital é considerada uma cópia simples com
valor apenas informativo.
O DA, após receber a assinatura digital, não poderá sofrer alterações.
OSTENSIVO - 3 - 6 - REV.6
ASSINADO DIGITALMENTE
OSTENSIVO EPM-003
3.8.2 - FORMATO DE ARQUIVO DIGITAL
Os documentos nato-digitais, assinados com certificado ICP-Brasil, deverão ser
produzidos em formato PDF/A, conforme o preconizado pela Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos (CTDE), do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
O formato PDF/A atende à produção dos documentos textuais e imagéticos paginados,
permitindo manter sua forma fixa e conteúdo estável, garantindo a preservação digital de longo
prazo.
Os anexos, apêndices e adendos dos DA poderão ser assinados por um ou mais
elementos organizacionais responsáveis por sua elaboração.
3.9 - AUTENTICAÇÃO DIGITAL
De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, o documento digitalizado destinado a se
equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato
perante pessoa jurídica de direito público deverá ser assinado digitalmente com certificação digital
no padrão ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e
de seus metadados.
A autenticação digital pode ser utilizada para que documentos físicos digitalizados
possam compor processos eletrônicos ou facilitar a apresentação de subsídios, sem a necessidade
de dispor de todos os procedimentos para encaminhar documentos físicos, economizando tempo
e recursos.
Por se tratar de cópia autenticada, o original físico deve ser preservado na OM de
origem.
O DA só poderá ser autenticado após a assinatura do documento original pela autoridade
expedidora, assegurando que o arquivo transmitido corresponde, exatamente, ao DA assinado
originalmente, que será arquivado na SECOM da OM de origem.
A via encaminhada para assinatura física da autoridade expedidora já deverá conter a
identificação do autenticador.
Os subordinados dessas autoridades, que possuírem delegação de competência para
assinar “Por ordem:”, também poderão fazer uso de autenticação digital.
No DA autenticado digitalmente, logo abaixo do CARGO da autoridade expedidora,
deverão ser acrescentados o NOME, POSTO e CARGO do autenticador. Logo abaixo do CARGO,
deverá ser acrescentada a expressão “AUTENTICADO DIGITALMENTE", mantendo-se o tamanho e
OSTENSIVO- 3 - 7 - REV.6
OSTENSIVO EPM-003
tipo de fonte utilizada nos demais campos, grafada em letras maiúsculas e delimitada por bordas
simples seguindo-se a representação gráfica do exemplo abaixo:
(NOME)
Almirante de Esquadra
Secretário-Geral
(NOME)
Capitão de Corveta
Assistente
 
3.10 - ELABORAÇÃO DO “DA” DIGITAL
A produção de documentos digitais obedecerá ao estabelecido no Manual Técnico de
Produção de Documentos da MB (MaTDoc). 
3.11 - TRÂMITE
Para o uso do SiGDEM, devem ser observados os procedimentos específicos estabelecidos
no manual de operação do Sistema, sendo que cada OM definirá como será executado o trâmite
interno do DA digital.
3.12 - SEGURANÇA
A gestão dos DA obedecerá ao contido no EMA-414, DGMM-0510 e a outros
procedimentos divulgados pelo Setor DGMM e DCTIM.
Destaca-se, em especial, estar previsto nas publicações citadas que:
a) poderá tramitar por meio eletrônico qualquer DA independentemente do seu grau de
sigilo. Contudo, a transmissão de DA ULTRASSECRETO por meio eletrônico só será permitida em
casos extremos os quais requeiram tramitação e solução imediata, atendendo ao princípio da
oportunidade e tempestividade;
b) os DA sigilosos serão, obrigatoriamente, criptografados após serem assinados
digitalmente:
OSTENSIVO - 3 - 8 - REV.6
AUTENTICADO DIGITALMENTE
OSTENSIVO EPM-003
- os DA com grau de sigilo RESERVADO levarão apenas uma cifra;
- os DA com grau de sigilo SECRETO e ULTRASSECRETO serão duplamente cifrados,
após compactados; e
c) não deverão ser tramitados e mantidos DA sigilosos em texto claro, nas redes locais das
OM, nem nas unidades de disco rígido (Hard Disk) das estações de trabalho. O trâmite interno de
DA sigiloso deverá ser realizado de acordo com as normas específicas vigentes.
O recurso criptológico a ser utilizado para DA sigiloso deverá ser aquele compatível com o
grau de sigilo e em consonância com as orientações expedidas pela DCTIM quanto à definição dos
recursos a serem utilizados para cada caso.
Na expedição dos DA digitais, além dos procedimentos estabelecidos nesta publicação,
serão observados, quando for o caso, os procedimentos emanados pela DGMM e DCTIM.
3.13 - DISTRIBUIÇÃO POR MEIO ELETRÔNICO
É o conjunto de procedimentos adotados pela MB para divulgação de informações de
qualquer tipo, utilizando-se de recursos de Tecnologia de Informação.
3.14 - ARQUIVAMENTO
As OM deverão arquivar, devidamente impressos e assinados, todos os documentos
assinados eletronicamente via Orion.
Os DA assinados por meio da ICP-Brasil, por serem nato-digitais e possuírem validade
jurídica incontestável, serão arquivados diretamente no formato digital.
Após seu trâmite na OM, os arquivos digitais dos DA poderão ser arquivados pelas SECOM
utilizando-se do software de compactação padronizado para uso pela MB.
 
OSTENSIVO - 3 - 9 - REV.6
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO A
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BRASIL. Marinha do Brasil. DCTIMARINST 30-07 – Políticas de Emprego de Correio Eletrônico na MB.
Diretoria de Comunicações e Tecnologia da Informação da Marinha. Rio de Janeiro: 2010.
_______. Marinha do Brasil. DGMM-0500 - Manual de Comunicações da Marinha (RES). 2ª Rev. Diretoria-
Geral do Material da Marinha. Rio de Janeiro: 2006.
________. Marinha do Brasil. EMA-414 - Normas para Salvaguarda de Material Controlado, Dados,
Informações, Documentos e Materiais Sigilosos na Marinha. 1ª Rev./Mod.1. Estado-Maior da Armada.
Brasília: 2013.
________. Marinha do Brasil. SGM-105 - Normas sobre Documentos Administrativos e Arquivamento na
Marinha. (NODAM). 6ª Rev. Secretaria-Geral da Marinha. Brasília: 2021.
________. Marinha do Brasil. Manual Técnico de Produção de Documentos da MB (MatDoc) – Diretoria de
Administração da Marinha. Rio de Janeiro: 2021.
________. Presidência da República. Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que Regulamenta a Lei nº
12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação - LAI). Dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso
XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º art. 37 e no § 2º do art. 216, da Constituição Federal.
OSTENSIVO - A-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO B
MODELO DE OFÍCIO
OSTENSIVO - B-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
FORMA GRÁFICA/MODELO DE OFÍCIO
OSTENSIVO - B-2 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO C
MODELO DE OFÍCIO EXTERNO
OSTENSIVO - C-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
FORMA GRÁFICA/MODELO DE OFÍCIO EXTERNO
OSTENSIVO - C-2 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO D
MODELO DE PORTARIA
OSTENSIVO - D-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
FORMA GRÁFICA/MODELO DE PORTARIA
OSTENSIVO - D-2 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO E
MODELO DE REQUERIMENTO
OSTENSIVO - E-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
FORMA GRÁFICA/MODELO DE REQUERIMENTO
OSTENSIVO - E-2 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO F
MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO
OSTENSIVO- F-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
FORMA GRÁFICA/MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO
OSTENSIVO - F-2 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO G
MODELO DE COMUNICAÇÃO PADRONIZADA
OSTENSIVO - G-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
FORMA GRÁFICA/MODELO DE COMUNICAÇÃO PADRONIZADA
OSTENSIVO - G-2 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO H
MODELO DE ATESTADO
OSTENSIVO - H-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
FORMA GRÁFICA/MODELO DE ATESTADO
OSTENSIVO - H-2 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO I
MODELO DE ORDEM INTERNA
OSTENSIVO - I-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
FORMA GRÁFICA/MODELO DE ORDEM INTERNA
OSTENSIVO - I-2 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO J
MODELO DE PAPELETA DE ENCAMINHAMENTO (SC)
OSTENSIVO - J-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO K
MODELO DO TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO
OSTENSIVO - K-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
ANEXO L
MODELO DE MENSAGEM (RECEBIDA)
OSTENSIVO - L-1 - 
OSTENSIVO EPM-003
MODELO DE MENSAGEM (TRANSMITIDA)
OSTENSIVO - L-2 - 
	Esta publicação foi elaborada cumprindo as normas do EMA-411 (Manual de Publicações da Marinha).
	1.1 – ASPECTOS BÁSICOS DE SEGURANÇA DO MATERIAL SIGILOSO
	1.1.1 - SEGURANÇA ORGÂNICA
	1.1.2 - MENTALIDADE DE SEGURANÇA
	1.1.3 – ASPECTOS BÁSICOS NO TRATO DO MATERIAL SIGILOSO
	1.2 - ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS EM MEIO ELETRÔNICO OU DIGITAL
	1.2.1 - USO OBRIGATÓRIO DE RECURSOS CRIPTOLÓGICOS
	1.2.3 – MEIO ELETRÔNICO OU DIGITAL PARA DOCUMENTOS SECRETOS E RESERVADOS
	1.3 – ACESSO
	1.3.1- GENERALIDADES
	1.3.2 - CONCESSÃO DE ACESSO
	1.4 – CREDENCIAMENTO
	1.4.1 - Credencial de Segurança
	1.5 - COMPROMETIMENTO E COMUNICAÇÃO SOBRE COMPROMETIMENTOS
	1.5.1- Comunicações sobre comprometimento
	1.5.2 - Ações imediatas do titular da OM
	IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
	2.2 - DOCUMENTO
	2.2.1 - Documento Físico
	2.3. - GRUPOS DE DOCUMENTOS
	2.3.1 – DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (DA)
	2.3.1.1 – “DA” NORMATIVOS
	2.3.1.2 - “DA” DE CORRESPONDÊNCIA
	A MB utiliza os seguintes Documentos Administrativos de Correspondência:
	2.3.1.3 - “DA” DECLARATÓRIOS
	2.4 - COMPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
	2.5 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (DA)
	2.5.1 - ÂMBITO
	2.5.2 - PRECEDÊNCIA
	2.5.3 - ACESSO
	2.6 – REPRODUÇÃO DE “DA” SIGILOSO
	2.7 – EXTRATOS DE “DA” SIGILOSO
	2.8 – MARCAÇÕES DE PRECEDÊNCIA, SIGILO E INFORMAÇÃO PESSOAL
	No cabeçalho, serão apostas abaixo da indicação de “CÓPIA” e acima da marcação de páginas em continuação, quando houver, e acima da marcação do NUP / numeração de páginas, no rodapé, quando houver.
	c) Informação Pessoal - no canto superior direito, abaixo da marcação de precedência, quando houver, e usando a expressão “(nos termos da Lei no 12.527/2011, regulamentada pelo Dec. no 7.724/2012)”.
	
	2.9 – ANEXOS SIGILOSOS
	2.10 – TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO (TCI)
	2.11 - MENSAGENS UTILIZADAS NA MB E SUAS CLASSIFICAÇÕES
	2.11.1 - CONCEITUAÇÃO
	2.11.2 - CLASSIFICAÇÃO
	f) Quanto à Precedência
	2.11.3 – MODELOS DE MENSAGENS
	2.12 - GESTÃO DE DOCUMENTOS
	2.12.1 - DEFINIÇÃO
	2.14 - CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
	2.17 - LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL (LVA)
	Consiste na relação de documentos, de um mesmo tipo, que se encontram em vigor.
	2.18 – ASSINATURA
	CAPÍTULO 3
	TAREFAS NO SERVIÇO DE SECRETARIA
	3.1 – TRAMITAÇÃO DE EXPEDIENTES FÍSICOS
	3.2 – SISTEMA DE GERÊNCIA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA MARINHA (SiGDEM)
	3.3 - REGISTRO E TRANSMISSÃO DE DOCUMENTOS E COMENTÁRIOS
	3.6 – PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DO SISPOSTAL
	3.6.1 – EXPEDIÇÃO
	3.6.2 - USO DE ETIQUETA
	3.6.4 - USO DO SOBRESCRITO EM “DA” DE ÂMBITO EXTERNO
	3.7 - CORREIO ELETRÔNICO
	3.10 - ELABORAÇÃO DO “DA” DIGITAL
	
	FORMA GRÁFICA/MODELO DE OFÍCIO EXTERNO
	FORMA GRÁFICA/MODELO DE PORTARIA
	FORMA GRÁFICA/MODELO DE REQUERIMENTO
	FORMA GRÁFICA/MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO
	FORMA GRÁFICA/MODELO DE COMUNICAÇÃO PADRONIZADA
	FORMA GRÁFICA/MODELO DE ATESTADO
	FORMA GRÁFICA/MODELO DE ORDEM INTERNA