Métodos e técnicas de arquivo e protocolo

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<p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 1/29</p><p>Métodos e técnicas de arquivo e</p><p>protocolo</p><p>O que é arquivo?</p><p>A palavra arquivo pode ser utilizada para uma série de designações,</p><p>conforme veremos a seguir:</p><p>Conjunto de documentos guardados, como: papéis oficiais,</p><p>manuscritos, cartas etc.</p><p>Móvel que serve para guardar documentos.</p><p>Local em que os documentos deverão ser conservados.</p><p>Órgão governamental ou institucional que tem o objetivo de</p><p>guardar e conservar a documentação.</p><p>Por que o arquivo é</p><p>importante para a</p><p>organização?</p><p>Porque permite a localização rápida e eficiente das informações</p><p>requeridas, proporcionando maior agilidade nos processos, bem como em</p><p>processos decisórios.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 2/29</p><p>Além disso, conforme o Artigo 830 da Consolidação das Leis do</p><p>Trabalho (CLT), alguns documentos devem ser arquivados em suas vias</p><p>originais. Observe o que diz o texto da lei: Art. 830 - O documento oferecido</p><p>para prova só será aceito se estiver no original ou em certidão.</p><p>As organizações são obrigadas a</p><p>manter diversos documentos em</p><p>arquivos para fins de</p><p>comprovação das obrigações</p><p>relativas ao emprego, quando</p><p>ocorre a fiscalização trabalhista</p><p>(Ministério do Trabalho e</p><p>Emprego) e previdenciária</p><p>(Previdência Social).</p><p>Classificação dos arquivos</p><p>Arquivos apresentam diferentes características e são classificados em</p><p>quatro categorias distintas:</p><p>Quanto à natureza da sua entidade criadora</p><p>Quanto aos seus estágios de evolução</p><p>Quanto à extensão da sua atenção</p><p>Quanto à natureza do seu acervo</p><p>Natureza da sua entidade criadora</p><p>As entidades podem ser divididas em:</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 3/29</p><p>Pública</p><p>Quando o arquivo pertence a instituições governamentais.</p><p>Institucional</p><p>Quando o arquivo pertence a instituições de educação, igrejas,</p><p>sociedades, organizações sem fins lucrativos etc.</p><p>Comercial</p><p>Quando o arquivo pertence a empresas e corporações com fins</p><p>lucrativos.</p><p>Pessoal</p><p>Quando o arquivo pertence a grupos familiares ou a uma</p><p>pessoa física.</p><p>Estágio de evolução dos arquivos</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 4/29</p><p>Arquivo corrente</p><p>Também chamado de “arquivo de movimento”, consiste na</p><p>conservação da documentação consultada com mais frequência</p><p>e deve ser mantido em local de fácil acesso.</p><p>O arquivo de uma consultoria de</p><p>RH, por exemplo, deve</p><p>disponibilizar todas as pastas de</p><p>seus clientes, organizadas pelo</p><p>nome da razão social, de</p><p>preferência em ordem alfabética, a</p><p>fim de facilitar a consulta.</p><p>Arquivo intermediário</p><p>É a guarda da documentação proveniente do arquivo corrente,</p><p>mas que foram deixando de ser utilizados com frequência.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 5/29</p><p>Arquivo morto</p><p>Corresponde ao local em que ficam armazenados os documentos</p><p>que estão desatualizados ou que são de uso esporádico. Em uma</p><p>organização, tais documentos são conservados em função da</p><p>sua temporalidade, ou seja, do prazo necessário para o</p><p>arquivamento dos documentos.</p><p>Documentos relativos à folha de</p><p>pagamento devem ser arquivados</p><p>pelo prazo de 05 ou 10 anos, por</p><p>exemplo.</p><p>Extensão da atenção dos arquivos</p><p>No que se refere à extensão, os arquivos podem ser classificados</p><p>como setorial e central.</p><p>O arquivo setorial cumpre</p><p>as funções de um arquivo</p><p>corrente. Exemplo: Arquivo do</p><p>setor de RH de uma empresa</p><p>comercial.</p><p>O arquivo central cumpre</p><p>a função de receber os</p><p>documentos de diversos órgãos</p><p>que integram uma instituição.</p><p>Exemplo: O arquivo único de</p><p>diversas filiais de uma matriz.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 6/29</p><p>Natureza do acervo</p><p>Chamamos de acervo o conjunto de bens que integram um patrimônio.</p><p>No caso dos arquivos, podemos dizer que o acervo é constituído pelo</p><p>conjunto de documentos que nele estão armazenados. O acervo pode ser</p><p>dividido em:</p><p>Métodos de arquivamento</p><p>Os principais métodos de arquivamento de documentos são:</p><p>alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.</p><p>Arquivo especial – É a</p><p>conservação de vários formatos</p><p>de documentos, como: Compact</p><p>Disc (CD), slides, filmes,</p><p>fotografias etc.</p><p>Arquivo especializado –</p><p>Também conhecidos como</p><p>arquivos técnicos. Consiste na</p><p>conservação de documentos de</p><p>um campo específico, como o</p><p>arquivo de uma empresa</p><p>contábil, por exemplo.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 7/29</p><p>Alfabético</p><p>Nesse método o elemento principal a ser considerado é o nome,</p><p>e as pastas são dispostas em ordem alfabética.</p><p>O método alfabético é mais utilizado por empresas de menor</p><p>porte, pois pode causar cansaço visual, devido à variedade de</p><p>grafia dos nomes em um grande volume de documentos.</p><p>Regras do método alfabético</p><p>Primeiramente, é preciso definir as regras de ordenação,</p><p>seguindo dois critérios diferentes, que podem ser o de letra por</p><p>letra ou o de palavra por palavra.</p><p>Exemplo:</p><p>Critério letra por letra Critério palavra por palavra</p><p>Martins, Nara Martins, Nara</p><p>Monte Alegre, Amanda Monte Alegre, Amanda</p><p>Monteiro, Pedro Monte Sinai, Cássio</p><p>Montenegro, Paulo Monteiro, Pedro</p><p>Monte Sinai, Cássio Montenegro, Paulo</p><p>Após definir o critério de ordenação, é preciso estabelecer as</p><p>regras de alfabetação. Vejamos as principais:</p><p>Em nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome</p><p>e depois o prenome.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 8/29</p><p>Se o colaborador se chama João</p><p>da Silva, na etiqueta da pasta vai</p><p>constar como Silva, João Pereira</p><p>da.</p><p>Considera-se como único nome os sobrenomes ligados por hífen.</p><p>Se o colaborador se chama José</p><p>Castro-Maia, na etiqueta da pasta</p><p>vai constar como Castro-Maia,</p><p>José.</p><p>Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São</p><p>seguem a regra anterior, sendo considerados como um único</p><p>nome.</p><p>Se a colaboradora se chama</p><p>Patrícia Santa Rosa, na etiqueta</p><p>da pasta vai constar como Santa</p><p>Rosa, Patrícia.</p><p>As abreviaturas de prenomes possuem precedência em casos de</p><p>sobrenomes iguais.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 9/29</p><p>Entre dois colaboradores com o</p><p>mesmo sobrenome (vamos supor</p><p>que seja Souza) ordena-se</p><p>primeiro o que tiver seu prenome</p><p>abreviado pela primeira letra.</p><p>Nesse caso a ordem será:</p><p>Souza, J.</p><p>Souza, Augusto.</p><p>Os sobrenomes como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são</p><p>considerados como parte do sobrenome.</p><p>Entre dois colaboradores com o</p><p>mesmo sobrenome (vamos supor</p><p>que seja Marques) mas com</p><p>sobrenomes finais (Neto e Filho),</p><p>aplica-se a primeira regra.</p><p>Nesse caso a ordem será:</p><p>Marques Neto, André.</p><p>Marques Filho, Thiago.</p><p>Repare que os sobrenomes finais</p><p>(Neto e Filho) não foram</p><p>considerados na ordenação</p><p>alfabética por serem considerados</p><p>parte do sobrenome.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac</p><p>RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 10/29</p><p>Os títulos como mestre, doutor, ministro não são considerados</p><p>para fins de alfabetação, mas são colocados entre parênteses ao</p><p>final de cada nome.</p><p>Exemplos:</p><p>Doutor Fernando Alves, Mestre</p><p>Gustavo Oliveira.</p><p>Nesse caso a ordem será:</p><p>Alves, Fernando (Doutor)</p><p>Oliveira, Gustavo (Mestre)</p><p>Numérico</p><p>Para cada documento é atribuído um número ou código no qual</p><p>serão organizados. Nesse método as pastas podem ser dispostas</p><p>por números em ordem cronológica, como 0001, 0002, por</p><p>exemplo, ou pelo número de matrícula do empregado.</p><p>O método numérico costuma ser</p><p>usado para arquivar informações</p><p>confidenciais.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 11/29</p><p>Geográfico</p><p>Aqui o local é o principal elemento a ser considerado em um</p><p>documento.</p><p>A ordem das pastas se dá pelo nome do estado, cidade ou bairro.</p><p>Este método é o mais indicado</p><p>para organizações que possuem</p><p>várias filiais.</p><p>Ideográfico</p><p>Nesse método, separa-se os documentos por assunto, permitindo</p><p>a localização do documento desejado.</p><p>Exemplo de organização de pastas por setores: finanças,</p><p>estoque, pessoal e etc.</p><p>Classificação de documentos</p><p>O que é documento?</p><p>Documentos são declarações escritas que têm a finalidade de</p><p>comprovar algum fato. O primeiro passo para organizar um arquivo é</p><p>identificar os documentos tendo seus elementos como referência.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 12/29</p><p>Por que é importante</p><p>classificar os documentos?</p><p>Para dar maior visibilidade às atividades da organização. Para tanto,</p><p>são criadas categorias relacionadas às funções e aos setores da empresa;</p><p>este processo é chamado de plano de classificação.</p><p>Para melhor visualizar esse processo, vamos pensar no plano de</p><p>classificação de um setor de departamento pessoal. As pastas desse setor</p><p>poderiam ser subdivididas nas seguintes categorias: jurídico, administrativo</p><p>e colaboradores, encargos e folha de pagamento.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 13/29</p><p>Tipos de documentos quanto à natureza dos</p><p>assuntos</p><p>No que se refere à natureza dos assuntos, os documentos podem ser</p><p>divididos em ostensivos e sigilosos.</p><p>Documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não é</p><p>prejudicial à organização.</p><p>Documentos sigilosos são aqueles de conhecimento restrito e</p><p>subdividem-se em quatro categorias:</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 14/29</p><p>Ultrassecreto</p><p>É quando o assunto do documento exige um excepcional grau de</p><p>segurança, sendo de conhecimento exclusivo das pessoas</p><p>intimamente ligadas ao seu manuseio.</p><p>Exemplo: planejamento financeiro</p><p>e orçamentário de uma empresa.</p><p>Secreto</p><p>É quando o assunto do documento requer um alto grau de</p><p>segurança, sendo de conhecimento de pessoas autorizadas para</p><p>tal.</p><p>Exemplo: relatórios sobre</p><p>negociações para expansão de</p><p>uma empresa.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 15/29</p><p>Confidencial</p><p>É quando o assunto do documento não exige um alto grau de</p><p>segurança, porém, ainda assim deve ser de conhecimento de</p><p>pessoas autorizadas.</p><p>Exemplo: Relatórios de avaliação</p><p>de desempenho dos</p><p>colaboradores.</p><p>Reservado</p><p>É quando o assunto do documento não exige um alto grau de</p><p>segurança, porém, ainda assim não deve ser do conhecimento de</p><p>pessoas externas à organização.</p><p>Exemplo: Mapa de ações sobre o</p><p>planejamento estratégico da</p><p>organização.</p><p>Recebimento</p><p>O profissional de RH recebe um grande número de documentos no</p><p>cotidiano de trabalho. Para sua segurança, toda a documentação recebida</p><p>deve ser protocolada.</p><p>O que é protocolo?</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 16/29</p><p>É um documento emitido para comprovar a entrega e/ou o recebimento</p><p>de determinado documento. A seguir, veja um exemplo de preenchimento de</p><p>protocolo de correspondência.</p><p>Formas de recebimento de documentações</p><p>Clique ou toque para visualizar o conteúdo.</p><p>(javascript:;) (javascript:;) (javascript:;)</p><p>javascript:;</p><p>javascript:;</p><p>javascript:;</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 17/29</p><p>Correspondência</p><p>Consiste no meio de comunicação escrita entre pessoas. Esta</p><p>comunicação pode se dar por carta comercial, circular, declaração,</p><p>memorando e ofício.</p><p>As informações necessárias à identificação da origem e destino de</p><p>cartas são:</p><p>(objetos/envelope.png)</p><p>Toque para ampliar a</p><p>imagem</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteudo_presencialidade/09_metd_tec_arquiv_procol/objetos/envelope.png</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 18/29</p><p>Correio eletrônico</p><p>Mais conhecido como e-mail, é um serviço disponível na Internet</p><p>que permite enviar e receber mensagens e anexar documentos virtuais.</p><p>Cuidados importantes ao redigir um e-</p><p>mail:</p><p>E-mails também são documentos,</p><p>portanto, deve-se atentar ao uso de</p><p>uma linguagem culta, apropriada e</p><p>concisa.</p><p>O assunto do e-mail deve transmitir de</p><p>forma objetiva o que a mensagem</p><p>procura informar.</p><p>A fim de evitar erros de digitação,</p><p>sempre revise sua mensagem antes</p><p>de enviá-la.</p><p>Malote</p><p>É um serviço de coleta, transporte e entrega de documentos que</p><p>ocorre com certa regularidade. Algumas empresas fazem uso de meios</p><p>próprios para sua realização e outras utilizam os serviços de malote dos</p><p>correios.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 19/29</p><p>Distribuição</p><p>A distribuição de documentos é uma atividade comum em várias</p><p>organizações. Mesmo que suas rotinas possam ser diferentes de uma</p><p>empresa para a outra, geralmente as atividades de distribuição são:</p><p>Preparar e a ficha de protocolo em duas vias.</p><p>Acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento</p><p>carimbado.</p><p>Encaminhar o documento ao seu setor de destino.</p><p>Registra os dados da ficha de protocolo para as fichas de</p><p>procedência e de assunto; correspondendo ao controle da</p><p>documentação que passa pelos serviços de protocolo.</p><p>Tramitação</p><p>Podemos chamar de tramitação de documentos toda a movimentação</p><p>que ocorre no âmbito organizacional ou fora dela.</p><p>Hoje, com a chegada dos softwares de gestão ERP (Enterprise</p><p>Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em</p><p>português), a tramitação de documentos ocorre de forma mais segura e ágil.</p><p>Além de evitar extravios, os arquivos digitais permitem, de modo geral,</p><p>a rápida localização de diferentes documentos, por meio de instrumentos de</p><p>busca, facilitando a gestão documental nas corporações.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 20/29</p><p>Gestão documental é o conjunto de</p><p>normas e procedimentos que permitem a</p><p>tramitação, produção, avaliação, uso e</p><p>arquivamento de documentos</p><p>de uma</p><p>organização.</p><p>Expedição</p><p>O que é expedir?</p><p>É o ato de distribuir, entregar, enviar ou despachar algo.</p><p>No âmbito empresarial, as rotinas de expedição de documentos são</p><p>frequentes e isso envolve as seguintes atividades:</p><p>Receber a correspondência a ser distribuída para outros</p><p>setores.</p><p>Verificar a falta (ou não) de folhas ou anexos nas</p><p>correspondências a serem enviadas.</p><p>Numerar e complementar os documentos originais e cópias</p><p>com informações referentes à data.</p><p>Separar documentos originais das cópias.</p><p>Expedir documentações pelos correios, malotes ou em mãos.</p><p>Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 21/29</p><p>A expedição de documentos externos à</p><p>organização precisa seguir com</p><p>documentos envelopados, sendo que</p><p>devem ser encaminhados com o recibo</p><p>para identificação da empresa e setor a</p><p>que se destinam.</p><p>Temporalidade</p><p>Conforme o nome já diz, temporalidade é um estado provisório,</p><p>temporário ou de interinidade. No que se refere a documentações, é preciso</p><p>observar a tabela de temporalidade, que é um instrumento pelo qual se</p><p>determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo, pois</p><p>alguns documentos devem ser conservados na organização por longos</p><p>prazos de tempo.</p><p>Os documentos trabalhistas, por exemplo, devem ser guardados pelo</p><p>prazo mínimo de 05 anos, contados da data do pagamento ao empregado</p><p>ou 02 anos da rescisão contratual. Já os documentos de FGTS devem ser</p><p>guardados por 30 anos, no mínimo.</p><p>Tabela de temporalidade</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 22/29</p><p>Documentos</p><p>Prazo de</p><p>guarda</p><p>Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho,</p><p>Aviso Prévio e Pedido de Demissão</p><p>02 anos</p><p>Cadastro Geral de Empregados e</p><p>Desempregados (CAGED) – a contar da data da</p><p>postagem</p><p>03 anos</p><p>Acordo de compensação, acordo de</p><p>prorrogação de horas, atestado médico,</p><p>autorização para descontos não previstos em</p><p>lei, cartões, fichas ou livros de ponto,</p><p>comprovante de entrega da comunicação de</p><p>dispensa (CD), documentos relativos a créditos</p><p>tributários (IR etc.), documentos relativos às</p><p>eleições da CIPA, guias de recolhimento de</p><p>contribuição sindical, assistencial e</p><p>confederativa, mapa anual de acidentes do</p><p>trabalho, recibo de 13º salário, recibo de abono</p><p>de férias, recibo de adiantamento do 13º salário,</p><p>recibo de entrega do requerimento seguro-</p><p>desemprego (SD), recibo de gozo de férias,</p><p>recibos de adiantamento, recibos de</p><p>pagamento, relação de contribuição sindical,</p><p>assistencial e confederativa, solicitação da 1ª</p><p>parcela do 13º salário, solicitação de abono de</p><p>férias e vale-transporte.</p><p>05 anos</p><p>Documentos sujeitos à fiscalização do</p><p>INSS/RFB (folha de pagamento, recibo e ficha</p><p>de salário-família, atestados médicos relativos a</p><p>afastamento por incapacidade ou salário-</p><p>maternidade etc.)</p><p>05 ou 10 anos,</p><p>conforme o</p><p>caso</p><p>PIS/PASEP – a contar da data prevista para seu</p><p>recolhimento e salário-educação</p><p>10 anos</p><p>Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e</p><p>comprovação de entrega do PPP ao trabalhador</p><p>20 anos</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 23/29</p><p>Documentos</p><p>Prazo de</p><p>guarda</p><p>Dados obtidos nos exames médicos</p><p>(admissional, periódico, de retorno ao trabalho,</p><p>mudança de função e demissional), incluindo</p><p>avaliação clínica e exames complementares, as</p><p>conclusões e as medidas aplicadas (contados</p><p>após o desligamento do trabalhador)</p><p>20 anos</p><p>Dados obtidos no Programa de Prevenção de</p><p>Riscos Ambientais (PPRA)</p><p>20 anos</p><p>Documentos relativos ao FGTS 30 anos</p><p>Livros de atas da CIPA, livros de inspeção do</p><p>trabalho, contrato de trabalho e livros ou fichas</p><p>de registro de empregados RAIS.</p><p>Indeterminado</p><p>Dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e rurais</p><p>pela Constituição Federal, há também o direito de ingressar com ação</p><p>trabalhista quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho, com</p><p>prazo prescricional de:</p><p>02 anos contados da data da extinção do contrato.</p><p>05 anos e retroativamente, contados da data de ingresso da</p><p>ação.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 24/29</p><p>Todo empregado demitido tem</p><p>direito de ingressar com</p><p>reclamatória trabalhista junto à</p><p>Justiça do Trabalho, no prazo</p><p>máximo de até 02 (dois) anos, a</p><p>partir da data da demissão e,</p><p>ainda, tem o direito de solicitar</p><p>que a revisão seja retroativa aos</p><p>últimos 05 (cinco) anos.</p><p>Tipos de arquivo</p><p>O acervo de uma organização é constituído, basicamente, de dois tipos</p><p>de arquivo: o físico e o eletrônico.</p><p>Arquivo físico</p><p>Conforme o conceito de arquivo, é o armazenamento de</p><p>documentos como: papéis oficiais, manuscritos, cartas, entre outros.</p><p>O local físico em que os documentos impressos são armazenados é</p><p>um exemplo de arquivo físico.</p><p>Arquivo eletrônico</p><p>É o conjunto de documentos armazenados em softwares de</p><p>gestão ou em pastas virtuais. Exemplos: sistemas que armazenam</p><p>documentos como registros do e-Social, declarações do CAGED,</p><p>planilhas eletrônicas, documentos digitalizados etc.</p><p>e-Social</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 25/29</p><p>É um sistema do governo federal que visa unificar o envio de</p><p>informações pelo empregador em relação aos seus empregados.</p><p>Esta ferramenta possibilita o recolhimento unificado dos tributos de</p><p>Imposto de Renda, Contribuição Previdenciária (INSS), Fundo de</p><p>Garantia por Tempo de Serviço, entre outros.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 26/29</p><p>O que muda com o e-Social?</p><p>Serão exigidas novas</p><p>informações de empregados e</p><p>empregadores: O registro de</p><p>qualquer colaborador novo será</p><p>obrigatório e deverá ser</p><p>realizado individualmente.</p><p>Todo e qualquer acontecimento</p><p>dentro da empresa deverá ser</p><p>comunicado aos órgãos</p><p>governamentais mediante envio</p><p>das informações.</p><p>A empresa deverá manter as</p><p>informações do e-Social</p><p>atualizadas, pois qualquer</p><p>esquecimento de registros</p><p>como: alteração de cargo ou</p><p>admissão retroativa, poderão</p><p>causar problemas de retificação</p><p>das folhas de pagamento que já</p><p>foram fechadas, no primeiro</p><p>caso, e não consistência das</p><p>folhas posteriores, no segundo.</p><p>As informações enviadas</p><p>deverão ter a assinatura digital</p><p>do empregador, chamada de e-</p><p>CNPJ, que é o Certificado Digital</p><p>para Pessoa Jurídica.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 27/29</p><p>Para saber mais sobre o</p><p>assunto, acesse os sites</p><p>governamentais do e-Social e do</p><p>Ministério do Trabalho (CAGED).</p><p>Sabe-se que a informatização no (e para o) trabalho é uma forte</p><p>tendência no mundo corporativo. O uso de softwares possibilita a otimização</p><p>dos processos, além de economizar espaço, tempo e dinheiro, sendo uma</p><p>solução sustentável no que diz respeito à impressão e descarte de papéis,</p><p>contribuindo para a preservação do meio ambiente. Nesse contexto, devido</p><p>à frequente implementação dos sistemas de gestão nas organizações,</p><p>surgiu a Certificação Digital.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 28/29</p><p>O Certificado Digital é um documento</p><p>eletrônico que serve para</p><p>validar</p><p>juridicamente uma assinatura realizada</p><p>em documentos eletrônicos, permitindo a</p><p>ausência física do seu signatário.</p><p>Qual a finalidade da Certificação Digital?</p><p>Não só serve para aumentar a segurança nas transações realizadas</p><p>pela internet, mas também para otimizar o tempo do empregador, permitindo</p><p>maior agilidade no desempenho de suas atribuições.</p><p>Acesse o site do Instituto</p><p>Nacional da Tecnologia da</p><p>Informação para saber mais</p><p>sobre como funciona a</p><p>Certificação Digital.</p><p>20/03/24, 07:52 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo</p><p>https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10857832-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 29/29</p><p>Qual o futuro do arquivo físico?</p><p>Apesar de vivermos em uma sociedade virtual, o arquivo físico ainda</p><p>se faz necessário, não somente em função de sua temporalidade, mas por</p><p>possuir valor legal e fiscal, como o caso dos documentos de Imposto de</p><p>Renda e escritura de bens imóveis, por exemplo.</p><p>Além disso, documentos que tratam sobre a vida funcional de</p><p>colaboradores nunca devem ser descartados, mesmo quando eles já não</p><p>fazem mais parte da empresa, pois eles podem procurar a organização</p><p>futuramente em busca de documentos para fins de aposentadoria etc.</p><p>O arquivo físico não tende a desaparecer tão rapidamente nas</p><p>organizações, logo, os documentos impressos devem ser bem conservados</p><p>para que tenham uma longa vida útil.</p>