UE6 - GESTAO - DIARIO DE BORDO E TOR

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<p>UE06: DIÁRIO DE</p><p>BORDO E TOR</p><p>Diário de Bordo</p><p>Saber o que fazer é o primeiro passo para fazê-lo, não é? Pois o esquema de padronização da Ambev já</p><p>cuidou da melhor maneira para que isso aconteça.</p><p>Cada função tem seu Diário de Bordo, ou Agenda de Rotina, uma lista de atividades que devem ser executadas</p><p>durante o período de trabalho, com a frequência, o tempo estimado e os dias específicos para reuniões. Com</p><p>um Diário de Bordo atualizado é possível alcançar os resultados previstos. Porém, o principal ganho com a</p><p>ferramenta é ajudar o funcionário a realizar todas as suas atividades diariamente, ou seja, é mais uma forma de</p><p>organizar e gerenciar a rotina.</p><p>O treinamento do Diário de Bordo é realizado no momento em que o funcionário assume a função, garantindo</p><p>que ele entenda “o que” e “como” fazer.</p><p>Experiência que traz melhorias</p><p>A rotina do Diário de Bordo foi construída pelos próprios funcionários durante a execução das tarefas no</p><p>dia a dia do CDD. Ela foi implementada como processo após a revisão anual.</p><p>Todos os anos há um processo de revisão dos materiais, em que são convidadas pessoas da prática em</p><p>campo tanto da Ambev como de empresas parceiras. O objetivo é criar e/ou atualizar a lista de atividades</p><p>de cada função.</p><p>Execução</p><p>As atividades do seu Diário de Bordo podem ser</p><p>delegadas para sua equipe. Porém, para garantir a</p><p>execução, o responsável continua sendo o dono do</p><p>Diário. É importante não perder a frequência, nem a</p><p>qualidade na execução.</p><p>Verificação</p><p>Essa fase é essencial! Afinal, não adianta numerar, ter</p><p>escrito, acumular formulários e não verificar. Por isso</p><p>é importante que o líder estabeleça uma rotina de</p><p>check para verificar a consistência do cumprimento</p><p>do Diário de Bordo da sua equipe. Selecione alguma</p><p>atividade e pergunte para o funcionário como ele a</p><p>executa e com qual frequência. Ou ainda, observe os</p><p>quadros de IC, IV e ANS, e cheque as consequências</p><p>que são dadas pelo funcionário quando ele encontra</p><p>uma não-conformidade durante a execução de seu</p><p>Diário de Bordo.</p><p>Resultados</p><p>sustentáveis são</p><p>consequência de uma</p><p>rotina bem executada</p><p>Guia Rápido | DPO 01</p><p>SAIBA MAIS</p><p>UE06: DIÁRIO DE</p><p>BORDO E TOR</p><p>TOR</p><p>Termo de Referência (TOR) é uma pauta padronizada</p><p>para as reuniões na Ambev, com os principais</p><p>assuntos que devem ser abordados, os fóruns, quem</p><p>deve estar presente e o tempo que cada reunião</p><p>deve ter. Se a reunião for muito curta, isso vai</p><p>mostrar a falta de qualidade dela, mas se for muito</p><p>extensa terá falta de objetividade. Cada reunião deve</p><p>ter, obrigatoriamente, um plano de ação para que o</p><p>que for discutido nela já saia com um dono e com o</p><p>prazo para resolução.</p><p>O TOR é elaborado em 13 partes. No cabeçalho,</p><p>deve vir logo o nome da reunião, seguido pelos</p><p>objetivos dela. Abaixo, três colunas apresentam quem</p><p>é o dono da reunião, quais os participantes e o local</p><p>onde ela vai acontecer. A duração e a frequência com</p><p>que devem acontecer ficam em seguida. As regras</p><p>das reuniões costumam ser comuns, por isso já tome</p><p>nota e cuide para cumpri-las:</p><p>• Horários devem ser respeitados;</p><p>• Apenas uma pessoa deve falar por vez;</p><p>• Ideias devem ser desafiadas e não as pessoas;</p><p>• O que você disse que faria tem que ser</p><p>cumprido;</p><p>• Planos de ação eletrônicos devem ser</p><p>atualizados durante a reunião;</p><p>• É necessário foco, limitando-se à agenda;</p><p>Depois das regras, a “pauta” da reunião ainda inclui um</p><p>conteúdo, o produto final e os indicadores da reunião.</p><p>As reuniões ocupam uma boa parte do Diário</p><p>de Bordo, mas para que elas funcionem bem</p><p>e apresentem resultados, elas precisam ser</p><p>estruturadas da maneira correta.</p><p>• Os participantes precisam estar preparados</p><p>para a reunião;</p><p>• Um substituto deve ser definido para comandar</p><p>as reuniões quando o titular não puder;</p><p>• A ordem na sala deve ser mantida e conferida</p><p>ao final da reunião.</p><p>Reuniões transformam</p><p>análises, discussões e</p><p>pensamentos em ações que</p><p>produzem resultados.</p><p>É preciso entender se a atividade foi feita e se a reunião anterior trouxe o objetivo esperado. As pessoas</p><p>precisam conseguir relacionar a execução da rotina com os indicadores, o que significa que além da realização,</p><p>a checagem também analisa a qualidade das atividades realizadas.</p><p>02 Guia Rápido | DPO</p><p>Check Ação</p><p>Execução do Diário de Bordo pelo líder 2 atividades do diário de bordo devem ser</p><p>discutidas em entrevistas, avaliando se o funcionário</p><p>o executou de forma correta e se isso gerou alguma</p><p>ação de melhoria do resultado.</p><p>Check de resultados Verificar nos quadros e através de entrevistas se as</p><p>ações do DB estão melhorando o desempenho</p><p>do departamento</p><p>Exemplo de TOR:</p><p>TOR - BOOK DE ATAS</p><p>1. Nome da reunião</p><p>Matinal de Logística</p><p>2. Objetivos</p><p>Realizar follow diário dos principais ICs e IVs da Logística e desdobrar desafios/prioridades do dia.</p><p>3. Dono 4. Participantes 5. Local</p><p>GOD</p><p>1. GOD</p><p>2. Coordenador e Sup. de Distribuição</p><p>3. Coordenador e Sup. de Armazém</p><p>4. Supervisor de Controle</p><p>5. Analista de Rota (Exceto: Quartas</p><p>e Sextas)</p><p>6. Gerentes / Coord. da</p><p>Transportadora e Oper. Armazém</p><p>7. Supervisor da Transportadora e</p><p>Oper. Armazém</p><p>8. Supervisor Frota</p><p>9. Técnico de Puxado</p><p>10. Técnico de Segurança Ambev;</p><p>Transportadora</p><p>Sala de Logística</p><p>6. Duração 7. Frequência</p><p>30 minutos Diária</p><p>8. Regras</p><p>1. Respeite os outros: comece no horário, termine no horário, apenas um falando de cada vez</p><p>2. Desafie ideais, não pessoas</p><p>3. Cumpra com o que você disse que faria</p><p>4. Chegue preparado: 40% preparação, 10% reunião, 50% acompanhamento</p><p>5. Atualize os planos de ação eletrônicos durante a reunião</p><p>6. Foco: limite-se à agenda</p><p>7. Defina um substituto para comandar as reuniões com eficiência quando o titular não estiver presente</p><p>8. Antes de sair da sala, verifique se tudo está no local certo e não deixe qualquer sujeira. Viva o 5S!</p><p>9. Conteúdo 10. Produto final 11. Indicadores</p><p>Resultados do último dia conforme</p><p>Gestão à Vista Padrão</p><p>Resultados do último dia conforme</p><p>Gestão à Vista Padrão</p><p>Dashboard de Indicadores - DPO</p><p>(Gestão à Vista Padrão)</p><p>12. Agenda 13. Quem</p><p>1. Apresentar relatos de incidentes</p><p>2. Apresentar os resultados de Distribuição do último dia</p><p>3. Apresentar os resultados de Armazém do último dia</p><p>4. Apresentar os resultados de Controle do último dia</p><p>5. Reconhecer os bons resultados e entender a causa principal dos indicadores</p><p>abaixo da meta</p><p>6. Fazer follow do Plano de Ação</p><p>7. Definir as ações prioritárias para o dia</p><p>8. Grito de Guerra</p><p>1. Técnico de Segurança</p><p>2. COD</p><p>3. COA</p><p>4. Sup. Controle</p><p>5. GOD</p><p>6. GOD</p><p>7. GOD</p><p>8. GOD</p><p>CAPA</p><p>Guia Rápido | DPO 03</p><p>UE06: DIÁRIO DE</p><p>BORDO E TOR</p><p>Reunião matinal de logística, reunião de segurança, reunião matinal de distribuição, reunião de ponta pé, reunião</p><p>de resultados... Todo o time Ambev se reúne, em todas as áreas, a todo momento. Mas também é preciso</p><p>revisar se a rotina está sendo útil e, principalmente, cumprida.</p><p>Revisão de Rotina</p><p>A reunião de revisão de rotina confere se tudo o que foi planejado está sendo cumprido. Isso é feito de uma</p><p>maneira bem simples:</p><p>Se os números forem diferentes, é porque estamos</p><p>falhando em algum momento na rotina. Precisamos</p><p>identificar quais são as rotinas e padrões que não são</p><p>cumpridos e corrigi-los de forma preventiva, fazendo</p><p>sempre o check se os resultados evoluíram.</p><p>comparados</p><p>aos</p><p>números</p><p>reais</p><p>números</p><p>planejados</p><p>04 Guia Rápido | DPO</p><p>Reuniões</p><p>UE06: DIÁRIO DE</p><p>BORDO E TOR</p>