Atividade 1 UC 02 - Vadson Lemos

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<p>SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL</p><p>(SENAC EAD)</p><p>VADSON CLAUDIO DE MACEDO LEMOS</p><p>ELABORAR, ORGANIZAR E CONTROLAR DOCUMENTOS</p><p>DA ORGANIZAÇÃO</p><p>Atividade I</p><p>Brasília</p><p>2024</p><p>Atividade 1</p><p>Organização e controle de fluxo de documentos</p><p>Contexto</p><p>A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com mais de dez filiais em</p><p>todo o estado. Essa academia tem se destacado no mercado em razão de sua administração,</p><p>havendo diversos setores, dentre eles o de RH. O RH é um dos setores que mais utiliza</p><p>documentos nas suas operações, por exemplo:</p><p> Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa</p><p> Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e uniformes da</p><p>empresa</p><p> Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias</p><p> Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais</p><p>Atualmente, não basta apenas organizar os documentos empresariais nas empresas, é necessário</p><p>também gerenciar e controlar os fluxos desses documentos. Sabendo disso, a academia Saúde e</p><p>Vida solicitou seu auxílio para gerenciar e controlar esses fluxos.</p><p>Atividade</p><p>Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de documento do setor</p><p>de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que serão utilizados. Além disso, justifique sua</p><p>resposta quanto aos métodos de arquivamentos e aos tipos de arquivos escolhidos para a</p><p>organização dos documentos da academia.</p><p>Tipo Método de arquivamento Justificativa</p><p>Planilhas de controle de entrada e</p><p>de saída do expediente da empresa:</p><p>Método de</p><p>Cronológico Tipo de Arquivo: Digital</p><p>(ativo)</p><p>O método cronológico permite que</p><p>as planilhas de controle sejam</p><p>organizadas</p><p>com base nas datas de entrada e</p><p>saída do expediente da empresa.</p><p>Elas devem ser arquivadas</p><p>digitalmente em um sistema de</p><p>gerenciamento de documentos,</p><p>garantindo fácil acesso e</p><p>atualização frequente. Manter essas</p><p>planilhas como arquivos ativos</p><p>permitirá que sejam</p><p>consultadas e atualizadas de forma</p><p>ágil.</p><p>Controle de distribuição de EPIs e</p><p>uniformes da empresa: Método de</p><p>Arquivamento</p><p>Alfanumérico Tipo de Arquivo: Físico</p><p>(ativo/inativo)</p><p>O método alfanumérico permite</p><p>organizar o controle de distribuição</p><p>de EPIs e</p><p>uniformes com base em uma</p><p>combinação de letras e números,</p><p>como códigos de identificação</p><p>dos colaboradores. Recomenda-se</p><p>utilizar pastas físicas individuais para</p><p>cada colaborador,</p><p>armazenando-as em um local de</p><p>fácil acesso. Inicialmente, essas</p><p>pastas devem ser mantidas</p><p>como arquivos ativos para</p><p>acompanhamento das distribuições.</p><p>Após o término do uso ou</p><p>desligamento do colaborador, as</p><p>pastas podem ser movidas para um</p><p>arquivo inativo,</p><p>mantendo-as por um período</p><p>determinado.</p><p>Folhas de pagamento, décimo</p><p>terceiro salário e férias: Método de</p><p>Arquivamento</p><p>Alfabético Tipo de Arquivo: Digital</p><p>(ativo/inativo)</p><p>O método alfabético é adequado</p><p>para organizar as folhas de</p><p>pagamento, décimo</p><p>terceiro salário e férias em ordem</p><p>alfabética pelo nome dos</p><p>colaboradores. Esses documentos</p><p>devem ser arquivados digitalmente</p><p>em um sistema de gerenciamento de</p><p>documentos,</p><p>garantindo fácil acesso e</p><p>atualização. Mantê-los como</p><p>arquivos ativos permite consultas e</p><p>atualizações frequentes, enquanto,</p><p>após um período determinado,</p><p>podem ser movidos para</p><p>um arquivo inativo.</p><p>Pastas dos colaboradores com</p><p>fichas-registro e documentos</p><p>pessoais</p><p>Numérico Tipo de Arquivo: Físico</p><p>(ativo/inativo)</p><p>O método numérico permite atribuir</p><p>um número de identificação único</p><p>para cada</p><p>colaborador. Sugere-se o uso de</p><p>pastas físicas individuais para</p><p>armazenar as fichas-registro e</p><p>documentos pessoais dos</p><p>colaboradores. As pastas devem ser</p><p>organizadas numericamente,</p><p>facilitando a localização.</p><p>Inicialmente, as pastas devem ser</p><p>mantidas como arquivos ativos para</p><p>acesso e atualização frequente.</p><p>Após o desligamento do colaborador</p><p>ou ao término da</p><p>necessidade de retenção, as pastas</p><p>podem ser movidas para um arquivo</p><p>inativo ou descartadas</p><p>de acordo com as políticas de</p><p>retenção de documentos da</p><p>empresa.</p>