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<p>T u d o s o b r e a n o v a v e r s ã o d e s t a p o d e r o s a f e r r a m e n t a</p><p>Eduardo Moraz</p><p>T R E I N A M E N T O P R Á T I C O E M</p><p>B</p><p>O</p><p>O</p><p>K</p><p>S</p><p>TREIN</p><p>A</p><p>M</p><p>EN</p><p>TO</p><p>PRÁ</p><p>TICO</p><p>EM</p><p>O novo Microsoft Excel 2007</p><p>Neste livro você encontrará um guia completo para usar os novos recursos</p><p>da mais recente versão do Microsoft Excel. Além disso, terá acesso a um guia</p><p>profissional voltado para o mercado de trabalho e ideal para quem atua nas</p><p>áreas de administração, vendas, engenharia, finanças, bancos, publicidade, pro-</p><p>gramação, entre outras.</p><p>Nas páginas deste livro você aprenderá de maneira prática e descomplicada</p><p>a usar os mais importantes recursos oferecidos por esta ferramenta indispen-</p><p>sável no dia-a-dia de trabalho, incluindo:</p><p>• Criação de gráficos</p><p>• Edição de planilhas</p><p>• Inserção e remoção de planilhas</p><p>• Uso de diferentes tipos de dados</p><p>• Formatação de dados</p><p>• Localização e substituição de dados</p><p>• Cálculos em planilhas</p><p>• Cálculo de média e autosoma</p><p>• Inclusão de fórmulas no Excel</p><p>• Classificação simples de dados</p><p>• Filtragem simples de dados</p><p>excelexcel</p><p>Conheça</p><p>os novos</p><p>recursos da</p><p>versão 2007</p><p>do Excel!</p><p>Untitled-1 1Untitled-1 1 08/02/2007 15:01:5108/02/2007 15:01:51</p><p>Eduardo Moraz</p><p>T R E I N A M E N T O P R Á T I C O E M</p><p>excel</p><p>iniciais.indd 1iniciais.indd 1 8/2/2007 17:51:578/2/2007 17:51:57</p><p>© 2007 by Digerati Books</p><p>Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 9.610 de 19/02/1998.</p><p>Nenhuma parte deste livro, sem autorização prévia por escrito da editora,</p><p>poderá ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios emprega-</p><p>dos: eletrônicos, mecânicos, fotográfi cos, gravação ou quaisquer outros.</p><p>Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)</p><p>(Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)</p><p>Diretor Editorial</p><p>Luis Matos</p><p>Assistência Editorial</p><p>Monalisa Neves</p><p>Erika Sá</p><p>Preparação dos originais</p><p>Ricardo Dino de Freitas</p><p>Revisão</p><p>Eduardo Moreira</p><p>Projeto Gráfi co</p><p>Daniele Fátima</p><p>Diagramação</p><p>Rogério Chagas</p><p>Daniele Fátima</p><p>Capa</p><p>Laboratório do Livro</p><p>Universo dos Livros Editora Ltda.</p><p>Rua Tito, 1.609</p><p>CEP 05051-001 • São Paulo/SP</p><p>Telefone: (11) 3648-9090 • Fax: (11) 3648-9083</p><p>www.universodoslivros.com.br</p><p>e-mail: editor@universodoslivros.com.br</p><p>Conselho Administrativo: Alessandro Gerardi, Alessio Fon Melozo,</p><p>Luis Afonso G. Neira, Luis Matos e William Nakamura.</p><p>M832t Moraz, Eduardo.</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007 / Eduardo</p><p>Moraz. –– São Paulo : Digerati Books, 2007.</p><p>128 p.</p><p>ISBN 978-85-60480-15-9</p><p>1. Excel (Programa de computador).</p><p>2. Planilhas eletrônicas. I. Título.</p><p>CDD 005.3</p><p>iniciais.indd 2iniciais.indd 2 8/2/2007 17:52:038/2/2007 17:52:03</p><p>Sumário</p><p>Capítulo 1</p><p>Introdução ................................................................... 5</p><p>Iniciando o Excel 2007 .........................................................................6</p><p>Capítulo 2</p><p>A tela do Excel 2007 .................................................... 9</p><p>A área de trabalho .............................................................................10</p><p>Capítulo 3</p><p>Arquivos e compatibilidade ....................................... 21</p><p>Visualizando as extensões de arquivos ...........................................22</p><p>O formato de arquivos do Excel 2007 ..............................................25</p><p>O Excel 2007 e o formato Adobe PDF ..............................................30</p><p>Arquivos temporários ....................................................................... 34</p><p>Histograma ........................................................................................ 34</p><p>Segurança de documentos ...............................................................36</p><p>Capítulo 4</p><p>Pasta de trabalho/planilhas ....................................... 39</p><p>Disposição de uma planilha ............................................................. 40</p><p>Seleção de células ............................................................................ 40</p><p>Alça de preenchimento .................................................................... 44</p><p>Ajustando o tamanho de linhas e colunas ...................................... 46</p><p>Inserindo, removendo e renomeando planilhas ............................. 48</p><p>Capítulo 5</p><p>Dados em planilhas .................................................... 51</p><p>Tipos de dados ...................................................................................52</p><p>Localização e substituição de dados ................................................62</p><p>Exclusão e inserção de linhas ou colunas .......................................66</p><p>Desfazendo e refazendo ações (Undo/Redo) ..................................69</p><p>Capítulo 6</p><p>Cálculos em planilhas ................................................. 71</p><p>Média e soma automáticas ...............................................................72</p><p>AutoSoma (Sum) ...............................................................................75</p><p>Fórmulas no Excel .............................................................................78</p><p>iniciais.indd 3iniciais.indd 3 8/2/2007 17:52:038/2/2007 17:52:03</p><p>Mensagens de erros em fórmulas ................................................... 83</p><p>Referências entre células contendo fórmulas ................................ 84</p><p>Geração rápida de gráfi cos ...............................................................89</p><p>Capítulo 7</p><p>Funções, ordenação</p><p>e classificação simples de dados ................................ 93</p><p>Funções e sintaxe em outro idioma ................................................ 94</p><p>Estrutura de funções ........................................................................ 94</p><p>Ordenação simples de dados .........................................................104</p><p>Congelamento de painéis ................................................................107</p><p>Filtragem simples de dados ............................................................109</p><p>Capítulo 8</p><p>Geração de gráficos ..................................................113</p><p>Tipos de gráfi cos ............................................................................. 114</p><p>Exibição de gráfi cos no Microsoft PowerPoint ..............................126</p><p>iniciais.indd 4iniciais.indd 4 8/2/2007 17:52:038/2/2007 17:52:03</p><p>Capítulo 1</p><p>Introdução</p><p>cap01.indd 5cap01.indd 5 8/2/2007 15:32:508/2/2007 15:32:50</p><p>6</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Iniciando o Excel 2007</p><p>A inicialização do programa é feita normalmente pelo menu do</p><p>botão Iniciar na seção Todos os programas no grupo Microsoft Offi ce.</p><p>Na Figura 1.1, temos a presença dos programas da nova versão, bem</p><p>como alguns dos aplicativos da versão anterior selecionados para</p><p>serem mantidos durante a instalação.</p><p>Figura 1.1: Ao selecionar a opção para manter os programas da versão anterior,</p><p>eles também são listados no grupo Microsoft Offi ce.</p><p>Atalhos para cada um dos programas podem ser colocados na</p><p>área de trabalho e posteriormente arrastados para a barra de ini-</p><p>cialização rápida (Quick Launch) do Windows XP. Se os atalhos não</p><p>forem criados automaticamente na área de trabalho, basta proceder</p><p>da seguinte maneira para cada um dos programas:</p><p>1. Abra o menu Iniciar > Todos os programas > Microsoft Offi ce.</p><p>Posicione o ponteiro sobre Microsoft Offi ce Excel 2007 (Beta).</p><p>2. Abra o menu rápido com o botão auxiliar do mouse. Clique</p><p>sobre Copiar (Figura 1.2).</p><p>Figura 1.2: Após clicar sobre o comando Copiar no menu rápido.</p><p>cap01.indd 6cap01.indd 6 8/2/2007 15:32:518/2/2007 15:32:51</p><p>7</p><p>Introdução</p><p>3. Posicione o ponteiro do mouse sobre qualquer local livre da</p><p>área de trabalho do Windows. Abra novamente o menu rápido e</p><p>clique em Colar. O atalho será depositado na área de trabalho como</p><p>mostra a Figura 1.3.</p><p>Figura 1.3: Clique sobre o comando Colar com o ponteiro do mouse</p><p>sobre a área de trabalho. O atalho será criado no Desktop do Windows.</p><p>Ao ser iniciado, ocasionalmente será apresentada</p><p>teclando Enter ou clicando em outra célula qualquer da pla-</p><p>nilha. Desta forma, o Excel interpreta o Enter ou o clique em outra</p><p>célula como o término da aquisição de dados e os armazena na pla-</p><p>nilha seguindo uma lógica apropriada a qual demonstraremos nos</p><p>procedimentos a seguir:</p><p>1. Em uma planilha em branco, em qualquer célula da primeira pla-</p><p>nilha da pasta de trabalho (Sheet1), digite os números 01123456789,</p><p>considerando este ser um número de telefone, com o código DDD</p><p>incluído.</p><p>2. Tecle Enter ao fi nal da digitação. Observe a remoção automáti-</p><p>ca do primeiro numeral (zero) na célula, defi nindo o número digitado</p><p>como 1123456789.</p><p>A remoção automática do algarismo zero deve-se ao fato do Ex-</p><p>cel trabalhar basicamente com três tipos de dados: números, datas</p><p>e textos. Números e datas, quando corretamente digitados, podem</p><p>ser usados para a realização de operações matemáticas. Demais va-</p><p>lores como textos são considerados pelo programa – salvo exceções</p><p>– apenas meras informações e são usados geralmente como títulos</p><p>de identifi cação para demais dados. Apesar de a diferenciação ser</p><p>simples, existem casos em que dados numéricos podem ser inter-</p><p>pretados como dados textuais, não passíveis de cálculos.</p><p>No caso da inserção do dado sugerido, o programa interpretou o</p><p>algarismo zero como um número inteiro eliminando-o, por conside-</p><p>rá-lo desnecessário por se tratar de um valor nulo. No entanto, por</p><p>se tratar de um número de telefone, o programa não pode simples-</p><p>mente excluir algarismos os quais pode interpretá-los como nulos.</p><p>Para tanto, é necessário especifi car ao programa sobre o valor in-</p><p>serido não ser de fato numérico, mas sim uma linha de texto con-</p><p>tendo caracteres numéricos. A especifi cação correta do dado a ser</p><p>cap05.indd 52cap05.indd 52 8/2/2007 15:53:218/2/2007 15:53:21</p><p>53</p><p>Dados em planilhas</p><p>inserido ao Excel pode ser realizada de diferentes maneiras, como</p><p>veremos a seguir:</p><p>• Usando o apóstrofo: ao digitar um apóstrofo (‘) antes do núme-</p><p>ro (‘01123456789), a interpretação do Excel será a de inserção de</p><p>um valor de informação. O apóstrofo neste caso funciona como</p><p>um comando para que o programa interprete o dado inserido</p><p>como texto e não como valor numérico. Ao término da digitação, o</p><p>apóstrofo é removido. Ao usarmos a notação numérica precedida</p><p>por um apóstrofo, um pequeno triângulo na cor verde é exibido no</p><p>canto superior esquerdo da célula, indicando a notação de texto</p><p>como dado da célula, como mostra a Figura 5.1. Note, porém, nes-</p><p>te caso, que a célula não se encontra selecionada;</p><p>Figura 5.1: A notação de um valor numérico com a adição de um apóstrofo</p><p>especifi ca ao Excel que se trata apenas de um dado textual.</p><p>Ao ser selecionada a célula, um pequeno ícone de advertência é</p><p>exibido. Ao posicionar o apontador sobre o ícone, uma tarja de aviso</p><p>é exibida, informando sobre o valor inserido na célula ser formatado</p><p>como texto ou precedido por um apóstrofo (o que causa o efeito de</p><p>formatação como texto). Veja a Figura 5.2.</p><p>Figura 5.2: Tarja de aviso informando sobre o tipo de formato de dado inserido na célula.</p><p>Observação: o termo formatação aplicado aos tipos de dados</p><p>não se refere a elementos de estilização visual ou quaisquer</p><p>outros ornamentos como cores, espessura de linhas de bordas</p><p>e outros. Neste caso específi co, a formatação está relacionada</p><p>à designação do tipo de dado inserido em uma célula do Ex-</p><p>cel: Dados numéricos passíveis de cálculos, dados de datas,</p><p>cap05.indd 53cap05.indd 53 8/2/2007 15:53:218/2/2007 15:53:21</p><p>54</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>com suas propriedades específi cas, ou dados de texto, como</p><p>os números inseridos após o apóstrofo são interpretados pelo</p><p>programa, como vimos nos procedimentos anteriores.</p><p>Ao clicar sobre o ícone, opções para a formatação do dado inse-</p><p>rido são exibidas. Conforme mostra a Figura 5.3.</p><p>Figura 5.3: Opções para formatação do dado inserido na célula.</p><p>A seguir as características das opções de formatação:</p><p>• Number Stored As a Text (Número Armazenado como Texto):</p><p>é a opção corrente após a digitação do valor com o apóstrofo.</p><p>Indica que o número armazenado está sendo interpretado pelo</p><p>programa como um valor de texto. Assim, cálculos não serão rea-</p><p>lizados se a célula for incluída em uma fórmula e algarismos nulos</p><p>(zeros) não serão desprezados pelo Excel;</p><p>• Convert To Number (Converter para Número): converte o va-</p><p>lor para o inverso das propriedades da opção anterior. O valor</p><p>passa a ser considerado pelo programa como um número e as-</p><p>sim sua respectiva célula poderá ser incluída em fórmulas para</p><p>cálculos, se necessário. Valores nulos inseridos na célula, após a</p><p>conversão, serão desprezados pelo programa;</p><p>• Help on This Error (Ajuda para Este Erro): apesar da inserção</p><p>de um valor após o apóstrofo para interpretação do Excel do dado</p><p>inserido como texto não se constituir necessariamente um erro, o</p><p>menu apresenta a opção para ajuda, exibindo um texto explicativo</p><p>sobre as operações de conversão de formato de dados. A marca</p><p>triangular inserida na célula, após a inserção do apóstrofo é, na ver-</p><p>dade, descrita pelo Excel como uma marca de erro. No entanto, na</p><p>produção de uma planilha qualquer, os dados inseridos em uma</p><p>coluna contendo números de telefones corretamente interpretados</p><p>pelo programa não se constituirão em erros no sentido prático;</p><p>• Ignore Error (Ignorar Erro): o comando permite o reconheci-</p><p>mento do dado inserido como texto, e elimina o sinal de erro em</p><p>cap05.indd 54cap05.indd 54 8/2/2007 15:53:218/2/2007 15:53:21</p><p>55</p><p>Dados em planilhas</p><p>célula, exibindo o triângulo verde. Embora não atrapalhe qual-</p><p>quer operação, o comando não é aconselhável, pois a marca do</p><p>triângulo pode evidenciar, visualmente, que determinada célula</p><p>contém um valor propositalmente convertido;</p><p>• Edit in Formula Bar (Editar na Barra de Fórmulas): transporta o</p><p>valor da célula para a barra de fórmulas para edição. O comando</p><p>é útil apenas em valores em que seus operadores necessitem ser</p><p>modifi cados para a composição ou aperfeiçoamento de fórmulas;</p><p>• Error Checking Options (Opções de Checagem de Erros): abre</p><p>a caixa de opções de confi gurações gerais do Excel para che-</p><p>cagem de erros, permitindo confi gurar as modalidades de erros</p><p>que deverão ser notifi cadas ao usuário. Em condições normais de</p><p>operação, estas opções não devem ser alteradas.</p><p>A seguir, continuemos com as demais formas de inserção de valo-</p><p>res numéricos para que sejam interpretados como textos no Excel.</p><p>• Usando um hífen: o hífen no caso de valores numéricos no</p><p>Excel é um caractere auxiliar, indicando ao programa se tratar de</p><p>um valor de texto. A presença do hífen impede o Excel de consi-</p><p>derar o dado como um valor numérico inteiro. Neste caso, não é</p><p>exibido o triângulo verde, sugerindo um possível erro de inserção</p><p>de dados na célula (Figura 5.4);</p><p>Figura 5.4: Hífen usado para formatação de dados</p><p>numéricos como texto, sem marcas de erro.</p><p>• Alterando a formatação da célula: células podem ser formata-</p><p>das para que os zeros à esquerda não sejam removidos. Também</p><p>podem ser formatadas para que sempre considerem os valores</p><p>inseridos como textuais. Veremos as propriedades da formatação</p><p>de células envolvendo a formatação de dados, posteriormente;</p><p>Valores numéricos normais (passíveis de cálculos) podem ser</p><p>digitados no Excel normalmente. Porém algumas restrições devem</p><p>ser observadas:</p><p>• Números em fórmulas/funções: se o dado numérico a ser in-</p><p>serido na célula for utilizado em fórmulas, funções ou em qual-</p><p>cap05.indd 55cap05.indd 55 8/2/2007 15:53:218/2/2007 15:53:21</p><p>56</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>quer outra operação de cálculo, os mesmos não deverão ser di-</p><p>gitados junto a letras. Por exemplo, se a coleta de idade de um</p><p>grupo de pessoas é efetuada e em seguida deseja-se obter a mé-</p><p>dia de idade de todos os integrantes do grupo, as idades deverão</p><p>ser digitadas nas células considerando apenas os números, sem</p><p>quaisquer outras notações; (Exemplo: 18 anos, o dado inserido</p><p>deverá</p><p>ser apenas 18). Isto se deve porque ao digitarmos valores</p><p>números junto a valores de texto, o programa não conseguirá</p><p>estabelecer a diferenciação dos caracteres passíveis de cálculos</p><p>e dos caracteres a serem desprezados. O programa realizará o</p><p>cálculo usando todo o conteúdo inserido na célula.</p><p>Tomemos como exemplo a digitação do dado: 4 itens, na célula</p><p>A1 de uma planilha e na célula A2 o dado 6 itens. Consideremos ser</p><p>necessária a soma dos dois valores, ou seja, A1+A2, o que totalizaria</p><p>10 itens. Devido à presença da palavra “itens” nas células, o Excel se</p><p>encontraria impossibilitado de realizar a operação. Ao tentar realizar</p><p>a operação, o programa retornaria uma mensagem de erro, repre-</p><p>sentada pela notação #VALUE!, mostrada na Figura 5.5.</p><p>Figura 5.5: Impossibilidade de realização da soma entre as</p><p>duas células: dois tipos diferentes de formato de dados.</p><p>• Inserção de datas: para inserção de datas, o formato mundial-</p><p>mente utilizado para este tipo de valor deverá ser usado, com</p><p>adaptações de acordo com o país em operação. O Brasil utiliza</p><p>o formato de data DD/MM/AA ou DD/MM/AAAA. Ao digitar en-</p><p>tão uma data no Excel, como 10 de dezembro de 2006, o forma-</p><p>to a ser utilizado deverá ser 10/12/06 ou 10/12/2006. Apesar das</p><p>versões em idioma em inglês do Excel considerarem o formato</p><p>de data padrão como MM/DD/AA ou MM/DD/AAAA, usado nos</p><p>Estados Unidos e Canadá, o Excel interpreta corretamente a no-</p><p>tação brasileira sem a necessidade de modifi cações em parâme-</p><p>tros de confi gurações. No entanto, se necessário, as modifi ca-</p><p>ções podem ser aplicadas através dos atributos de formatação de</p><p>células, como veremos posteriormente.</p><p>cap05.indd 56cap05.indd 56 8/2/2007 15:53:218/2/2007 15:53:21</p><p>57</p><p>Dados em planilhas</p><p>Note que ao entrar com uma data em um dos formatos mencio-</p><p>nados, o Excel deverá convertê-los para DD/MM/AAAA ou MM/DD/</p><p>AAAA, ou seja, considerando quatro algarismos para o ano. Este é</p><p>um padrão que também poderá ser modifi cado através das confi gu-</p><p>rações de formatação de células.</p><p>Se outros separadores forem usados para a inserção de dados,</p><p>os mesmos serão automaticamente convertidos para a notação com</p><p>barras, de acordo com as Figuras 5.6 e 5.7.</p><p>Figura 5.6: Tentativa de inserção de data usando hífen como separador. Ao teclar Enter...</p><p>Figura 5.7: ... a data é automaticamente convertida para o formato DD/MM/AAAA.</p><p>A identifi cação de valores inseridos em células interpretados no</p><p>Excel como valores numéricos ou valores de textos é fácil de ser</p><p>executada. Valores de texto, não passíveis de cálculos, são alinha-</p><p>dos à esquerda da célula. Valores numéricos, utilizados para opera-</p><p>ções matemáticas em fórmulas ou funções, são alinhados à direita.</p><p>Na Figura 5.8, a largura da coluna foi aumentada para permitir me-</p><p>lhor visualização do alinhamento dos valores.</p><p>Figura 5.8: Formato de valores indicados nas células</p><p>através da disposição do alinhamento.</p><p>Edição de dados</p><p>Como comentamos, a inserção de dados numa planilha é feita célula</p><p>por célula, digitando os valores desejados (números ou textos), teclan-</p><p>do Enter ou passando para a próxima célula que se deseja preencher.</p><p>cap05.indd 57cap05.indd 57 8/2/2007 15:53:218/2/2007 15:53:21</p><p>58</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Durante a inclusão de dados, podem acontecer erros de digitação</p><p>que podem ser corrigidos imediatamente como em qualquer editor</p><p>de texto através da tecla Backspace para apagar o caractere errado e,</p><p>eventualmente, efetuar a correção. Por exemplo, suponha estar escre-</p><p>vendo, na célula A1, a palavra “nome” mas, ao digitar, percebeu ter es-</p><p>crito nomw: se você ainda não fi nalizou a entrada de dados e o cursor</p><p>ainda está piscando na célula, basta apertar a tecla Backspace para</p><p>apagar a letra w e digitar um e em seu lugar para, só então, teclar En-</p><p>ter. É preciso lembrar, porém, que este tipo de correção só pode ser</p><p>efetuado enquanto a célula estiver no modo de edição de conteúdo,</p><p>ou seja, enquanto ainda estamos digitando, pois quando fi nalizamos</p><p>a entrada de dados numa célula, seu conteúdo é armazenado na pla-</p><p>nilha e, para corrigi-lo, será preciso voltar para a célula em questão e</p><p>ativar novamente o modo de edição de conteúdo. Nos procedimentos</p><p>a seguir, veremos como executar a edição de dados em células.</p><p>1. Em uma planilha em branco, digite Exxcel na célula A1.</p><p>2. Tecle Enter deslocando a seleção para a célula A2.</p><p>3. Clique sobre a célula A1 selecionando-a, e execute a correção</p><p>através de um dos seguintes métodos:</p><p>• Com a célula A1 ativa, pressione a tecla F2, na parte superior</p><p>do seu teclado; será ativado o modo de edição, que nos permitirá</p><p>alterar o conteúdo da célula como em qualquer outro editor de</p><p>textos. Clique com o mouse entre as duas letras repetidas (x).</p><p>Pressione Backspace para apagar o x à esquerda ou Delete para</p><p>apagar o x à direita. Tecle Enter para fi nalizar a correção.</p><p>• Execute clique duplo no local da célula onde se encontra o</p><p>erro. Proceda normalmente com a correção teclando Enter após</p><p>a edição.</p><p>• Com a célula A1 selecionada, seu conteúdo é exibido na barra</p><p>de fórmulas, como mostra a Figura 5.9. Clique no local onde se</p><p>encontra o erro na barra de fórmulas e execute a edição. Tecle</p><p>Enter para fi nalizar.</p><p>Figura 5.9: Correção do conteúdo da célula via barra de fórmulas.</p><p>cap05.indd 58cap05.indd 58 12/2/2007 17:25:2812/2/2007 17:25:28</p><p>59</p><p>Dados em planilhas</p><p>O uso da barra de fórmulas no Excel é bastante comum para alte-</p><p>rar não só os valores digitados, mas também algumas características</p><p>da aparência dos dados. Na verdade, a barra de fórmulas permite</p><p>trabalhar com o conteúdo de uma célula como se faz em aplicativos</p><p>de edição de texto, como o Microsoft Word, por exemplo. Veja um</p><p>exemplo prático:</p><p>1. Em uma célula qualquer da planilha, digite o seguinte texto:</p><p>Universo dos Livros – Microsoft Excel 2007 e tecle Enter.</p><p>2. Execute clique duplo sobre a linha de divisão da coluna para</p><p>melhor visualização do conteúdo da célula.</p><p>3. Selecione novamente a célula com o texto digitado. Observe o</p><p>conteúdo da célula na barra de fórmulas Figura 5.10.</p><p>Figura 5.10: Conteúdo da célula na barra de fórmulas: largura da coluna ajustada.</p><p>4. Posicione o apontador do mouse à esquerda da letra E na pa-</p><p>lavra “Excel” na barra de fórmulas. Arraste o mouse sobre o trecho</p><p>Excel 2007. Agora apenas parte do conteúdo da célula está selecio-</p><p>nado Figura 5.11.</p><p>Figura 5.11: Seleção de parte do conteúdo da célula na barra de fórmulas.</p><p>5. Tecle Ctrl + B, para aplicar o estilo negrito ao trecho selecio-</p><p>nado do conteúdo da célula. Finalize a ação teclando Enter. A dis-</p><p>posição do dado na célula agora se encontrará como mostrado na</p><p>Figura 5.12.</p><p>Figura 5.12: Estilo negrito aplicado a alguns caracteres do conteúdo da célula.</p><p>cap05.indd 59cap05.indd 59 8/2/2007 15:53:228/2/2007 15:53:22</p><p>60</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Em alguns casos pode se tornar mais rápido digitar novamente</p><p>todo o conteúdo do que corrigir parte dele; para substituir por com-</p><p>pleto o conteúdo de uma célula, faça o seguinte:</p><p>1. Clique na célula com o conteúdo que deve ser substituído, ati-</p><p>vando-a.</p><p>2. Apenas digite o novo conteúdo, sem se importar com o que</p><p>já estava escrito. O novo valor, quando digitado, apaga automatica-</p><p>mente o antigo.</p><p>3. Tecle Enter quando terminar a digitação.</p><p>Os dados digitados nas células podem ser também excluídos,</p><p>deixando limpa a célula na qual se encontravam. Veja como apagar</p><p>o conteúdo de uma ou mais células nos procedimentos a seguir:</p><p>1. Digite os seguintes dados em uma planilha em branco:</p><p>• Na célula A1, digite Nome;</p><p>• Na célula A2, digite Telefone;</p><p>• Na célula A3, digite Endereço</p><p>Observação: usamos a tecla Enter até o momento para encerrar</p><p>a digitação de dados em uma célula. Ao usar a tecla Enter, a sele-</p><p>ção passa para a célula abaixo. Para que a seleção avance para a</p><p>célula à direita, a tecla de seta para a direita pode ser usada.</p><p>A disposição dos dados deverá estar como se encontra na Figura</p><p>5.13.</p><p>Figura 5.13: Dados inseridos na</p><p>planilha.</p><p>2. Selecione o conteúdo da célula A1 (Nome) e tecle Ctrl + B, apli-</p><p>cando o estilo negrito aos caracteres da palavra na célula.</p><p>3. Considerando a necessidade de apagarmos todo o conteúdo</p><p>inserido, selecione o intervalo de células A1:A3 arrastando o mouse</p><p>cap05.indd 60cap05.indd 60 8/2/2007 15:53:228/2/2007 15:53:22</p><p>61</p><p>Dados em planilhas</p><p>compreendendo o espaço das células a serem removidas. Caso não</p><p>exista qualquer outro conteúdo na planilha, não há problemas se</p><p>outras células forem selecionadas, como mostra a Figura 5.14.</p><p>Figura 5.14: Seleção compreendendo o intervalo de células</p><p>a ser excluído e também outras células sem conteúdo.</p><p>4. Tecle Delete para remoção de todo o conteúdo.</p><p>O procedimento exclui somente os valores contidos nas células,</p><p>e não seus atributos de formatação, isto é, as células às quais forem</p><p>aplicados estilos de formatação (negrito, itálico, alteração do tama-</p><p>nho da fonte etc.) manterão essas características. Para verifi car esta</p><p>propriedade, digite uma palavra qualquer na célula A1. Como nos</p><p>procedimentos anteriores, o valor Nome recebeu o estilo negrito, a</p><p>célula incorporou a propriedade em seus atributos de formatação.</p><p>No Excel, os estilos de formatação de textos e números são associa-</p><p>dos às células e não ao seu conteúdo.</p><p>Se desejar limpar todo o conteúdo da(s) célula(s) selecionada(s),</p><p>incluindo estilos de formatação e todos os demais elementos, pro-</p><p>ceda da seguinte forma:</p><p>1. Repita os procedimentos de inserção de valores como os des-</p><p>critos nas operações anteriores. Aplique o estilo negrito para o valor</p><p>inserido na célula A1.</p><p>2. Selecione o intervalo de células A1:A3 com o arraste do mouse.</p><p>3. Na Smart Tag Editing, clique sobre a seta do botão Clear (Lim-</p><p>par), abrindo um menu de opções. Clique sobre a opção Clear For-</p><p>mats (Limpar Formatos). Veja a Figura 5.15.</p><p>Figura 5.15: Excluindo os atributos de formatação da célula via Smart Tag de edição.</p><p>cap05.indd 61cap05.indd 61 8/2/2007 15:53:228/2/2007 15:53:22</p><p>62</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>O estilo negrito será removido do conteúdo da célula A1. Apague</p><p>o atual conteúdo da célula A1. Digite qualquer outro conteúdo na</p><p>célula, assegurando-se de que o estilo negrito não voltará a ser au-</p><p>tomaticamente aplicado.</p><p>Localização e substituição de dados</p><p>Em planilhas contendo poucos dados, evidentemente a locali-</p><p>zação de determinada entrada pode ser realizada sem problemas</p><p>utilizando as barras de rolagem horizontal e vertical, associadas ao</p><p>recurso de aproximação pelo controle deslizante e seus respecti-</p><p>vos botões na parte inferior direita da área de trabalho do Excel.</p><p>Entretanto, estes não são elementos sufi cientes para providenciar</p><p>a localização de dados em planilhas extensas. Em algumas delas a</p><p>busca manual por valores é praticamente inviável, devido ao tempo</p><p>necessário para sua execução.</p><p>O recurso de localização e substituição de dados em planilhas no</p><p>Excel funciona tal como a localização e substituição de palavras no</p><p>processador de textos Word, como veremos a seguir.</p><p>1. Considerando o exemplo da planilha da Figura 5.16, temos um</p><p>documento com 72 entradas na Plan1 (Sheet1), no Excel.</p><p>Figura 5.16: Planilha contendo razoável quantidade de dados.</p><p>Observação: a planilha usada no exemplo pode ser baixada</p><p>através do endereço:</p><p>cap05.indd 62cap05.indd 62 8/2/2007 15:53:228/2/2007 15:53:22</p><p>63</p><p>Dados em planilhas</p><p>http://www.cgu.gov.br/sfc/gestao_publica/ug_auditadas/Uni-</p><p>Gestoras/MAgric.xls</p><p>Se o documento não estiver disponível, qualquer outra planilha</p><p>poderá ser usada para evidenciar as operações de localização ou</p><p>substituição de dados. Se preferir, entre com seus próprios dados</p><p>em uma planilha em branco, para executar os procedimentos.</p><p>2. Consideremos a necessidade de encontrar a sigla INCRA, na</p><p>planilha específi ca da Figura 5.16 ou qualquer outro valor em uma</p><p>outra planilha qualquer. Clique sobre o botão Find&Select (Encon-</p><p>trar e Selecionar) na Smart Tag Editinge. Em seguida clique em Find</p><p>(Figura 5.17). Se preferir tecle Ctrl + F. Será aberta a caixa Find and</p><p>Replace (Localizar e Substituir), como mostra a Figura 5.18.</p><p>Figura 5.17: Ao clicar sobre a opção Find do botão Find&Select...</p><p>Figura 5.18: ... será aberta a caixa de localização e substituição (Find and Replace).</p><p>cap05.indd 63cap05.indd 63 8/2/2007 15:53:228/2/2007 15:53:22</p><p>64</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>3. Digite no campo Find What (Localizar o que) a sigla INCRA,</p><p>ou o termo a ser encontrado, dependendo da planilha utilizada. Em</p><p>seguida, clique em Find All.</p><p>4. A caixa listará todas as ocorrências da sigla (ou do termo), in-</p><p>formando o documento, a planilha, a célula e o conteúdo referentes</p><p>ao critério de busca. Na Figura 5.19, por exemplo, temos a ocorrên-</p><p>cia da sigla INCRA na célula D18 da planilha. Neste exemplo, apenas</p><p>uma ocorrência do critério de pesquisa inserido foi localizada.</p><p>Figura 5.19: Lista de todas as ocorrências do termo a ser localizado: indicação</p><p>do local incluindo a célula onde a ocorrência se encontra (seta).</p><p>5. Antes de prosseguirmos com as demais opções para localização</p><p>e substituição de dados, vejamos a lista de ocorrências de um deter-</p><p>minado valor inserido em várias células na planilha. No caso da Figura</p><p>5.20, usando a planilha disponível no endereço da Web citado ante-</p><p>riormente, temos a lista de todas as ocorrências da sigla CEPLAC.</p><p>Figura 5.20: Lista de todas as ocorrências do termo a ser localizado: neste exemplo,</p><p>o número de ocorrências compreende 15 entradas distintas na planilha.</p><p>cap05.indd 64cap05.indd 64 8/2/2007 15:53:238/2/2007 15:53:23</p><p>65</p><p>Dados em planilhas</p><p>6. Note que cada uma das referências de ocorrência é exibida no</p><p>formato de links. Isto signifi ca que ao clicar sobre a referência dese-</p><p>jada, o Excel exibirá o local da referência na planilha. Experimente,</p><p>por exemplo, clicar sobre a aba da planilha 2 ou 3. Não é necessário</p><p>fechar a caixa Find and Replace. Em seguida, clique sobre qualquer</p><p>referência de célula na coluna Cell da caixa. Nas Figuras 5.21 e 5.22, a</p><p>referência da linha 41, referente à célula D41 foi selecionada na caixa</p><p>Find and Replace. O local é indicado na área de trabalho principal.</p><p>Figura 5.21: Ao clicar sobre a referência na caixa Find and Replace...</p><p>Figura 5.22: ... o local será indicado na área de trabalho do Excel.</p><p>7. O botão Find Next; (Localizar Próximo) na caixa Find and Re-</p><p>place, permite ao programa apontar as demais ocorrências do cri-</p><p>tério na planilha. A cada clique sobre o botão, a próxima ocorrência</p><p>será destacada. Não é necessário usar o botão Find all (Localizar</p><p>Tudo), como pré-requisito para a utilização do botão Find Next.</p><p>8. A guia Replace (Substituir), quando aberta, apresenta um se-</p><p>gundo campo denominado Replace with (Substituir Por), usado</p><p>para a substituição de qualquer termo a ser encontrado no campo</p><p>Find what (Localizar o que). Por exemplo, se for necessário substi-</p><p>tuir todas as ocorrências da sigla CEPLAC por INCRA na planilha de</p><p>exemplo, (ou quaisquer outros termos referentes a dados de quais-</p><p>quer outras planilhas), basta entrar com os critérios tal como mostra</p><p>a Figura 5.23 e clicar em Replace All (Substituir Tudo).</p><p>Figura 5.23: Critérios de localização e substituição: todas as ocorrências</p><p>com a sigla CEPLAC serão substituídas por INCRA.</p><p>cap05.indd 65cap05.indd 65 8/2/2007 15:53:238/2/2007 15:53:23</p><p>66</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Os botões Find Next e Replace podem ser usados respectiva-</p><p>mente para encontrar a próxima ocorrência do termo defi nido no</p><p>campo Find what e substituí-lo pelo termo do campo Replace with.</p><p>Desta forma, não ocorrerá a substituição de todos os termos na pla-</p><p>nilha, conforme a operação executada pelo botão Replace All.</p><p>9. Clique sobre o botão Close para encerrar as operações de lo-</p><p>calização ou substituição.</p><p>Exclusão e inserção</p><p>de linhas ou colunas</p><p>A exclusão de linhas e/ou colunas no Excel providencia não ape-</p><p>nas o apagamento dos dados contidos em células, mas também a al-</p><p>teração da estrutura da planilha. A exclusão pode ser particularmen-</p><p>te útil em situações de ordenamento de dados em planilhas, em que</p><p>entradas desnecessárias devem ser completamente eliminadas.</p><p>A exclusão de uma coluna pode ser executada da seguinte</p><p>maneira:</p><p>1. Considerando uma planilha com dados inseridos nas coluna A e</p><p>B, clique sobre o título da coluna A para selecioná-la (Figura 5.24).</p><p>Figura 5.24: Seleção da coluna via clique sobre seu respectivo título (A).</p><p>2. Clique sobre a seta do botão Delete da Smart Tag Cells (Célu-</p><p>las), abrindo o menu de opções. Clique em Delete Sheet Columns</p><p>(Remover Colunas da Planilha), como mostra a Figura 5.25.</p><p>cap05.indd 66cap05.indd 66 8/2/2007 15:53:238/2/2007 15:53:23</p><p>67</p><p>Dados em planilhas</p><p>Figura 5.25: A opção na Smart Tag se refere ao comando Excluir</p><p>do menu Editar nas versões anteriores do Excel.</p><p>3. Os dados da coluna A serão apagados e os dados da coluna B</p><p>serão automaticamente deslocados para a coluna A, como mostra a</p><p>Figura 5.26.</p><p>Figura 5.26: Deslocamento dos dados da coluna B após a remoção da coluna A:</p><p>não apenas os dados, mas sim a coluna inteira foi removida.</p><p>A exclusão de linhas ocorre praticamente da mesma forma. Basta</p><p>selecionar a linha desejada com um clique sobre sua numeração e</p><p>usar a opção Delete Sheet Rows (Remover Linhas da Planilha) no</p><p>menu do botão Delete da Smart Tag Cells.</p><p>Por uma questão de organização do Excel, quando uma linha ou</p><p>coluna é excluída, as linhas e colunas sucessivas são reorganizadas</p><p>e seu nome continua respeitando a seqüência de números e letras</p><p>crescente. Isto signifi ca que ao excluirmos a linha 2, por exemplo, a</p><p>linha 3 e todo seu conteúdo serão deslocadas para cima e passarão</p><p>a se chamar 2.</p><p>cap05.indd 67cap05.indd 67 8/2/2007 15:53:238/2/2007 15:53:23</p><p>68</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>A opção Delete, existente no menu rápido, acionado através do</p><p>menu auxiliar do mouse, também executa a remoção de linhas e</p><p>colunas, desde que se encontrem selecionadas inteiramente. Na Fi-</p><p>gura 5.27, a disposição da opção Delete no menu rápido. Repare que</p><p>a coluna se encontra inteiramente selecionada.</p><p>Figura 5.27: Função de deleção da coluna via menu rápido:</p><p>a coluna precisa estar completamente selecionada.</p><p>Caso a coluna ou linha não se encontre inteiramente selecionada,</p><p>a opção Delete exibirá uma pequena caixa de opções como mostra-</p><p>da na Figura 5.28.</p><p>Figura 5.28: Caixa de opções para deleção de elementos da planilha, acionada</p><p>pelo menu rápido quando a seleção não inclui toda a coluna ou linha.</p><p>cap05.indd 68cap05.indd 68 8/2/2007 15:53:238/2/2007 15:53:23</p><p>69</p><p>Dados em planilhas</p><p>Desfazendo e refazendo</p><p>ações (Undo/Redo)</p><p>Ao cometer erros em qualquer tipo de procedimento, não é ne-</p><p>cessário recomeçar o trabalho. O Excel permite desfazer e refazer</p><p>ações com facilidade. Consideremos como exemplo, que todos os</p><p>dados de uma planilha foram selecionados e acidentalmente a te-</p><p>cla Delete/Del foi acionada. A planilha é perdida da pasta de traba-</p><p>lho, mas é possível recuperá-la sem a necessidade de nova entrada</p><p>de dados. Em geral, basta clicar sobre a seta do comando Desfazer</p><p>(Undo), localizada na barra de ferramentas de acesso rápido ou ape-</p><p>nas teclar Ctrl+ Z. Uma ação desfeita pode ser refeita através das</p><p>teclas Ctrl + Y ou através do botão correspondente na barra.</p><p>Uma lista das ações desfeitas encontra-se disponível na seta do</p><p>botão do comando desfazer, como mostra a Figura 5.29.</p><p>Figura 5.29: Os comandos para desfazer (Undo) e refazer (Redo)</p><p>na barra de ferramentas de acesso rápido.</p><p>cap05.indd 69cap05.indd 69 8/2/2007 15:53:248/2/2007 15:53:24</p><p>cap05.indd 70cap05.indd 70 8/2/2007 15:53:248/2/2007 15:53:24</p><p>Capítulo 6</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>cap06.indd 71cap06.indd 71 8/2/2007 16:00:508/2/2007 16:00:50</p><p>72</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Média e soma automáticas</p><p>Alguns cálculos apresentam alto nível de automatização no Ex-</p><p>cel, sendo desnecessária qualquer outra ação para a visualização</p><p>de resultados. Eles são prontamente exibidos na barra de status do</p><p>programa. É o caso da obtenção da média aritmética e da soma de</p><p>valores inseridos em células.</p><p>Nos procedimentos a seguir, executaremos a inserção de valores</p><p>em células, considerando uma suposta lista de mercadorias. Duran-</p><p>te os procedimentos, aplicaremos a notação monetária ideal, para</p><p>que o Excel execute a interpretação adequada dos dados. Na lista,</p><p>estará a discriminação do item em uma coluna e seu respectivo valor</p><p>em outra.</p><p>É imprescindível que a notação monetária no Excel seja inserida</p><p>usando o botão específi co (descrito nos procedimentos) e jamais</p><p>executada através da digitação manual. Assim, o programa poderá</p><p>interpretar dados numéricos monetários de maneira adequada.</p><p>1. Em uma planilha em branco, digite na célula A1 a palavra Pro-</p><p>duto. Na célula B1, digite Preço.</p><p>2. Entre com os dados de itens e preços conforme mostre a Fi-</p><p>gura 6.1.</p><p>Figura 6.1: Planilha contendo lista de mercadorias e seus respectivos preços.</p><p>3. Para melhor aspecto de destaque dos títulos e organização da</p><p>planilha, selecione em conjunto as células A1 e B1 (Produto e Pre-</p><p>ço). Clique sobre os botões Bold e Italic na Smart Tag Font (Figura</p><p>6.2). Os parâmetros de formatação Bold e Italic referem-se respec-</p><p>tivamente à aplicação dos estilos Negrito e Itálico para caracteres</p><p>selecionados. Se preferir, tecle Ctrl + B para aplicar o estilo Negrito</p><p>e Ctrl + I para o estilo Itálico.</p><p>cap06.indd 72cap06.indd 72 8/2/2007 16:00:548/2/2007 16:00:54</p><p>73</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>Figura 6.2: Os botões para a aplicação de estilos negrito e itálico na Smart Tag Font.</p><p>4. Temos agora a planilha com os valores inseridos, porém a no-</p><p>tação monetária não está presente nos números digitados na coluna</p><p>referente aos preços (B). Selecione o intervalo de células referente a</p><p>todos os valores que tiverem relação com os preços (células A2:A6).</p><p>Clique sobre o botão Accounting Number Format (Estilo Moeda), na</p><p>Smart Tag Number, como mostra a Figura 6.3. Repare que a notação</p><p>adequada, incluindo a unidade monetária brasileira foi inserida aos</p><p>valores selecionados.</p><p>Figura 6.3: Através do botão Estilo Moeda (Accounting Number Format),</p><p>a notação monetária adequada é aplicada aos valores selecionados.</p><p>Observação: a notação monetária padrão para esta versão do</p><p>Excel é referente a dólares norte-americanos. Durante o pro-</p><p>cesso de instalação, o Offi ce 2007 poderá reconhecer a versão</p><p>do sistema operacional e seu respectivo idioma, confi gurando</p><p>cap06.indd 73cap06.indd 73 8/2/2007 16:00:548/2/2007 16:00:54</p><p>74</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>automaticamente suas opções de notações monetárias para</p><p>o país correspondente à versão instalada do sistema opera-</p><p>cional. Neste caso, nenhum ajuste deverá ser efetuado para</p><p>adequar a notação monetária. Caso seja necessária a modifi -</p><p>cação da moeda para a perfeita aplicação da notação monetá-</p><p>ria correspondente, clique sobre a seta do botão Accounting</p><p>Number Format. Serão exibidas por padrão três opções: Por-</p><p>tuguese (Brazil), $ English (U.S.) e € Euro (€ 123) (Figura 6.4).</p><p>Caso a notação monetária desejada não esteja na lista, clique</p><p>sobre o botão de extensão da Smart Tag Number. Mantendo</p><p>a opção Accounting selecionada no painel Category, selecio-</p><p>ne a opção desejada através do menu desdobrável Symbol</p><p>(Figura 6.5).</p><p>Figura 6.4: Lista rápida contendo as opções brasileira, norte-americana e européia.</p><p>Figura 6.5: Lista disponível na caixa de formatação de células,</p><p>aberta ao clicar sobre o botão de extensão da Smart Tag Number.</p><p>5. Selecione ou mantenha selecionado o intervalo de células B2:B6</p><p>e observe as informações na barra de status do Excel (Figura 6.6).</p><p>cap06.indd 74cap06.indd 74 8/2/2007 16:00:548/2/2007 16:00:54</p><p>75</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>Figura 6.6: Selecionando os valores temos o cálculo de média e soma dos dados</p><p>sem a inserção de fórmulas ou execução de operações específi cas.</p><p>Automaticamente, sem a inserção de</p><p>fórmulas ou operadores,</p><p>temos respectivamente:</p><p>Average (Média): corresponde à média dos valores da coluna;</p><p>Count (Contagem): corresponde ao número de células com da-</p><p>dos selecionadas na coluna;</p><p>Sum (Soma): corresponde à soma de todos os valores seleciona-</p><p>dos na coluna.</p><p>Mantenha a planilha usada como exemplo para os procedimen-</p><p>tos anteriores aberta ou salva, para as considerações dos tópicos a</p><p>seguir.</p><p>AutoSoma (Sum)</p><p>Apesar da praticidade da exibição do resultado de cálculos de</p><p>soma e média na barra de status (como vimos nos procedimentos an-</p><p>teriores), alguns inconvenientes podem ser observados: Os resulta-</p><p>dos não são inseridos em uma célula da planilha e, assim, não podem</p><p>ser usados para a demonstração do valor obtido ou serem utilizados</p><p>cap06.indd 75cap06.indd 75 8/2/2007 16:00:548/2/2007 16:00:54</p><p>76</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>para novos cálculos, exceto – evidentemente – se forem inseridos ma-</p><p>nualmente em um local qualquer, indicado por um título específi co.</p><p>Embora não supere a defi ciência da criação de um título especí-</p><p>fi co para a identifi cação de resultados, o recurso AutoSoma realiza</p><p>não apenas a soma de valores selecionados informando o resulta-</p><p>do em uma célula específi ca, mas também poderá calcular funções</p><p>simples, porém muito úteis como médias, contagens, máximas, mí-</p><p>nimas e outras.</p><p>O processo de obtenção de cálculos do recurso é simples: ao ser</p><p>selecionado o intervalo de células desejado, a AutoSoma realizará a</p><p>inserção automática de uma fórmula de acordo com a função deseja-</p><p>da, considerando os valores das células. Nos procedimentos a seguir,</p><p>poderemos demonstrar com detalhes o processo. Este será nosso</p><p>primeiro contato com a estrutura de fórmulas usada no Excel.</p><p>1. Considerando a planilha usada nos procedimentos anteriores,</p><p>clique sobre a célula posterior à exibição do último valor de preço</p><p>inserido selecionando-a. Veja a Figura 6.7.</p><p>Figura 6.7: A célula selecionada acomodará o resultado da operação de soma.</p><p>2. Clique sobre o botão AutoSoma (Sum), na Smart Tag Editing.</p><p>Se preferir, tecle Alt + =. Veja a Figura 6.8.</p><p>Figura 6.8: Ao clicar sobre o botão, a estrutura da fórmula para a operação</p><p>de soma será apresentada na célula previamente selecionada.</p><p>cap06.indd 76cap06.indd 76 8/2/2007 16:00:548/2/2007 16:00:54</p><p>77</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>A célula será preenchida com uma fórmula com a seguinte sintaxe:</p><p>=SUM(B2:B6)</p><p>O Excel irá realizar a soma de todos os valores incluídos no in-</p><p>tervalo de células B2 até B6. Note na Figura 6.8, a borda tracejada</p><p>com efeito de animação. Ela envolve as células com o conteúdo a</p><p>ser calculado.</p><p>3. Tecle Enter para confi rmar a execução do cálculo. O resultado</p><p>é prontamente exibido na célula B7 (Figura 6.9).</p><p>Figura 6.9: Resultado do cálculo da AutoSoma.</p><p>A célula B7 sempre exibirá o resultado da soma dos valores conti-</p><p>dos no intervalo estipulado na fórmula. Ao selecionar a célula, a sinta-</p><p>xe completa da fórmula é exibida na barra de fórmulas (Figura 6.10).</p><p>Figura 6.10: Resultado do cálculo da AutoSoma: respectiva fórmula exibida</p><p>na barra de fórmulas ao ser mantida selecionada a célula com o resultado.</p><p>Atualização de resultados</p><p>A realização de cálculos no Excel não considera valores fi xos e</p><p>sim aqueles referentes às células contendo valores (corretamente</p><p>cap06.indd 77cap06.indd 77 8/2/2007 16:00:548/2/2007 16:00:54</p><p>78</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>inseridos), permitindo a atualização de cálculos todas às vezes em</p><p>que as células forem alteradas.</p><p>A atualização de resultados de cálculos pode ser claramente</p><p>exemplifi cada aplicando os procedimentos a seguir:</p><p>1. Considerando a planilha usada nos exemplos anteriores, al-</p><p>tere o valor de qualquer uma das células do intervalo B2:B6. No</p><p>exemplo da Figura 6.11, o valor da célula B3 (R$ 698,00) foi alterado</p><p>para R$ 715,65. Note que para a alteração, basta entrar com os no-</p><p>vos algarismos, sem apagar a notação monetária.</p><p>Figura 6.11: Valor original da célula modifi cado. Ao ser inserido um novo valor...</p><p>2. Tecle Enter e observe o resultado da célula B7, automatica-</p><p>mente atualizado (Figura 6.12).</p><p>Figura 6.12: ... a atualização do cálculo ocorre automaticamente.</p><p>Desta forma, uma vez inserida uma fórmula, não será necessária</p><p>sua redigitação quando os valores da planilha forem alterados.</p><p>Fórmulas no Excel</p><p>Como já comentamos, a execução de operações matemáticas</p><p>no Excel é realizada através de fórmulas. Mesmo as operações pre-</p><p>defi nidas apresentam fórmulas padronizadas geradas pelo próprio</p><p>programa, para a execução dos cálculos. O mesmo ocorre com as</p><p>cap06.indd 78cap06.indd 78 8/2/2007 16:00:558/2/2007 16:00:55</p><p>79</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>operações sem predefi nição, ou seja, realizadas inteiramente pelo</p><p>usuário. Neste caso, a inserção de células requer a observação de al-</p><p>gumas regras, esclarecidas logo a seguir, sobre a inserção de dados</p><p>corretos, para que o Excel possa interpretá-los adequadamente.</p><p>Estes são os principais pontos a serem observados quanto às</p><p>fórmulas no Excel:</p><p>• Fórmulas devem ser sempre iniciadas com o sinal de igual (=),</p><p>seguido pela referência à célula contendo o primeiro valor do cál-</p><p>culo. Em seguida, deverá ser inserido o operador matemático.</p><p>Depois, o segundo valor e assim sucessivamente;</p><p>• Espaços entre os caracteres da fórmula não devem ser inseri-</p><p>dos;</p><p>• Os operadores matemáticos básicos aceitos pelo Excel são:</p><p>+</p><p>-</p><p>*</p><p>/</p><p>Soma</p><p>Subtração</p><p>Multiplicação</p><p>Divisão</p><p>Tabela 6.1.</p><p>Alguns exemplos de fórmulas comuns, frequentemente utilizadas</p><p>em operações corriqueiras no Excel:</p><p>Fórmula Operação</p><p>=A1*A2</p><p>=A1/C1</p><p>=D8*15%</p><p>=(B2+C2+D2)/3</p><p>=D3-(D3*10%)</p><p>Multiplica o valor da célula A1 pelo valor</p><p>contido em A2.</p><p>Divide o valor de A1 pelo valor da célula C1.</p><p>Calcula 15% do valor contido em D8.</p><p>Soma os valores das células B2, C2 e D2 e</p><p>divide o resultado por 3.</p><p>Calcula 10% do valor em D3 e subtrai o</p><p>resultado ao próprio valor em D3.</p><p>Tabela 6.2.</p><p>cap06.indd 79cap06.indd 79 8/2/2007 16:00:558/2/2007 16:00:55</p><p>80</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>A operação em fórmulas é iniciada da esquerda para a direita. Po-</p><p>tências são executadas primeiro. Em seguida, as multiplicações e di-</p><p>visões. Por último, são feitas as somas e subtrações. Evidentemente,</p><p>uma fórmula não precisa necessariamente conter potências, multipli-</p><p>cações etc., mas se todos estes elementos estiverem contidos em uma</p><p>fórmula específi ca, esta será a ordem de execução das operações.</p><p>Em uma operação como 10+3*4 (dez mais três vezes quatro), o</p><p>programa primeiramente efetuará a multiplicação (3*4=12), soman-</p><p>do em seguida o resultado (12) ao número 10, obtendo o resultado</p><p>fi nal 22.</p><p>Se a execução da soma antes da multiplicação for forçada como</p><p>no caso da sintaxe (10+3)*4, obteremos o resultado 52, pois o Excel</p><p>realizará primeiramente a soma dos algarismos entre parênteses,</p><p>para depois realizar a multiplicação do resultado por 4. Ou seja:</p><p>(10+3) = 13</p><p>13*4 = 52</p><p>Exemplifi quemos estas considerações na prática no Excel, apli-</p><p>cando os procedimentos a seguir:</p><p>1. Em uma planilha em branco, digite os dados como mostrados</p><p>na Figura 6.13.</p><p>Figura 6.13: Valores inseridos nas células, sem notação</p><p>monetária ou qualquer outro aspecto de formatação.</p><p>2. Selecione a célula A5. Digite a fórmula =A1+A2*A3 (Figura 6.14).</p><p>Figura 6.14: Fórmula inserida na célula A5.</p><p>cap06.indd 80cap06.indd 80 8/2/2007 16:00:558/2/2007 16:00:55</p><p>81</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>3. Tecle Enter executando o cálculo da fórmula, obtendo o re-</p><p>sultado 68 na célula A4. Este resultado se deve à operação de mul-</p><p>tiplicação primeiramente realizada (5*12=60) e em seguida a soma</p><p>(60+8=68). A disposição da planilha deverá estar como mostra a</p><p>Figura 6.15.</p><p>Figura 6.15: Resultado do cálculo na célula A4.</p><p>Continue com os procedimentos:</p><p>4. Ative a célula A6 e digite a fórmula =(A1+A2)*A3. As duas fór-</p><p>mulas usam valores contidos nas mesmas células (A1, A2 e A3). No</p><p>entanto, diferem-se por causa dos parênteses. Neste caso, os parên-</p><p>teses realizam a soma (8+5=13) antes da multiplicação (13*12=156).</p><p>Note o papel determinante dos parênteses nesta situação: qualquer</p><p>expressão matemática escrita entre os parênteses será executada</p><p>antes de qualquer outra. Veja as Figuras 6.16 e 6.17.</p><p>Figura 6.16: Fórmula inserida...</p><p>Figura 6.17: ... o resultado de seu cálculo.</p><p>cap06.indd 81cap06.indd 81 8/2/2007 16:00:558/2/2007 16:00:55</p><p>82</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Ao ser inserida uma fórmula, as células de referência para os cál-</p><p>culos podem ser informadas através de cliques do mouse. Esta é</p><p>uma função particularmente útil em situações em que seja necessá-</p><p>ria a agilização do processo, sem a digitação manual dos endereços</p><p>das células para compor a fórmula. Vejamos como inserir a fórmula</p><p>executando a referência das células via mouse:</p><p>1. Considerando a planilha dos procedimentos anteriores, clique</p><p>sobre a célula A6, selecionando-a. Pressione e mantenha pressio-</p><p>nada a tecla Ctrl. Clique sobre a célula A4. Desta forma, obtemos a</p><p>seleção em conjunto das células A4 e A6.</p><p>2. Tecle Del para eliminar o conteúdo das células selecionadas.</p><p>3. Na célula A5, inicie a inserção de uma fórmula, adicionando o</p><p>sinal de igual =. Nossa intenção será a de reescrever a fórmula apa-</p><p>gada, sem a necessidade de especifi cação de células via teclado.</p><p>4. Clique sobre a célula A1. Na fórmula, a referência à célula sele-</p><p>cionada será indicada: o nome da célula é exibido na fórmula em cor</p><p>azul. Uma borda tracejada, com efeito de animação é exibida com</p><p>alças na cor azul, nos cantos da célula (Figura 6.18).</p><p>Figura 6.18: Referência da célula na composição da fórmula.</p><p>5. Digite o operador matemático que representa soma, introdu-</p><p>zindo o caractere +.</p><p>6. Clique sobre a célula A2, introduzindo, até o momento, a sinta-</p><p>xe =A1+A2, conforme mostra a Figura 6.19.</p><p>cap06.indd 82cap06.indd 82 8/2/2007 16:00:558/2/2007 16:00:55</p><p>83</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>Figura 6.19: Segunda célula da fórmula introduzida via clique do mouse.</p><p>7. Digite o caractere de asterisco *, como operador de multiplica-</p><p>ção. Clique sobre a célula A3. A referência da célula A3 deverá ser</p><p>evidenciada na cor lilás na célula, como mostra a Figura 6.20.</p><p>Figura 6.20: Inserção do último valor para a fórmula: sintaxe completa.</p><p>8. Tecle Enter fi nalizando a sintaxe da fórmula e exibindo o resul-</p><p>tado (68) correto na célula A5.</p><p>Mensagens de erros em fórmulas</p><p>Naturalmente fórmulas podem apresentar erros de diversos tipos.</p><p>Alguns são facilmente corrigíveis, bastando ações simples como au-</p><p>mentar o tamanho da largura das células para exibição adequada do</p><p>resultado, ou alterar as referências das células que fazem parte das</p><p>fórmulas no caso de valores nulos ou em células inexistentes. Seja</p><p>qual for o erro, o Excel exibirá uma mensagem em formato de códi-</p><p>go. A seguir vamos conhecer os mais comuns, com suas respectivas</p><p>medidas para correção:</p><p>Significado Correção</p><p>###########</p><p>Mensagem</p><p>de Erro</p><p>A largura da coluna não é</p><p>sufi ciente para exibir o re-</p><p>sultado do cálculo.</p><p>Aumentar a largura da colu-</p><p>na que contém a fórmula até</p><p>que o resultado seja exibido.</p><p>cap06.indd 83cap06.indd 83 8/2/2007 16:00:558/2/2007 16:00:55</p><p>84</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Tabela 6.3.</p><p>Observação: as mensagens de erro descritas na tabela refe-</p><p>rem-se à versão 2007 Beta do Excel em língua inglesa.</p><p>Veremos as considerações à cerca das funções no Excel, a partir</p><p>do próximo capítulo.</p><p>Referências entre células</p><p>contendo fórmulas</p><p>Comentamos no tópico Atualização de Resultados, o fato de o Ex-</p><p>cel realizar cálculos através da consideração dos valores referentes</p><p>Significado Correção</p><p>#DIV/0!</p><p>#N/A</p><p>#NAME?</p><p>#NÚM!</p><p>#REF!</p><p>#VALUE!</p><p>Mensagem</p><p>de Erro</p><p>A fórmula usa como divisor</p><p>uma célula em branco ou o</p><p>conteúdo é zero. Não é pos-</p><p>sível dividir por zero.</p><p>Um dos argumentos neces-</p><p>sários para a execução de</p><p>uma função está faltando.</p><p>No caso das funções, indi-</p><p>ca que o nome da função</p><p>está errado.</p><p>Um dos valores numéricos</p><p>usados na fórmula não é</p><p>válido ou foi digitado incor-</p><p>retamente.</p><p>Na fórmula há uma referên-</p><p>cia a uma célula que não</p><p>existe.</p><p>Um dos valores que a fór-</p><p>mula está tentando calcular</p><p>não é um número válido.</p><p>Verifi car as referências às</p><p>células na fórmula.</p><p>Verifi car a sintaxe da função</p><p>usada.</p><p>Verifi car o nome correto da</p><p>função.</p><p>Checar todos os valores nu-</p><p>méricos da fórmula.</p><p>Verifi car as referências às</p><p>células na fórmula.</p><p>Checar se o conteúdo das</p><p>células foi digitado de ma-</p><p>neira correta. Não é possí-</p><p>vel misturar letras e núme-</p><p>ros em células usadas para</p><p>cálculos em fórmulas.</p><p>cap06.indd 84cap06.indd 84 12/2/2007 17:26:3112/2/2007 17:26:31</p><p>85</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>nas células e não apenas valores fi xos. Isto signifi ca a possibilidade</p><p>de realização de cálculos usando fórmulas para qualquer valor inse-</p><p>rido, possibilitando total fl exibilidade na obtenção de resultados. Em</p><p>outras palavras, podemos utilizar uma planilha contendo fórmulas</p><p>para cálculos específi cos a qualquer momento, bastando atualizar</p><p>os valores contidos em suas células. Assim, não há necessidade da</p><p>produção de uma nova planilha para realização de operações.</p><p>Nos procedimentos a seguir, demonstraremos a funcionalidade</p><p>das referências entre células contendo fórmulas, considerando uma</p><p>planilha fi ctícia destinada ao controle de pagamento de uma equipe</p><p>de vendas. Na planilha será considerada a identifi cação de cada um</p><p>dos vendedores, o montante de vendas, a remuneração fi xa de cada</p><p>membro da equipe, uma porcentagem equivalente a uma comissão</p><p>sobre as vendas e fi nalmente, o valor total a pagar para cada um dos</p><p>indivíduos.</p><p>Inicie os procedimentos, inserindo os dados sugeridos na Figura</p><p>6.21 em um documento em branco no Excel.</p><p>Figura 6.21: Insira os dados conforme mostra a fi gura.</p><p>Continue com os procedimentos para alteração da planilha, adi-</p><p>cionando alguns elementos para melhor visualização e inserindo de-</p><p>mais valores:</p><p>1. Na célula C2, é apresentado o montante fi xo referente ao salário</p><p>de cada um dos vendedores. Como o valor deve ser igual para todos</p><p>os membros da equipe de vendas, vamos adicioná-lo para o restante</p><p>dos nomes inseridos. Não é necessária a digitação manual do valor</p><p>nas demais células da coluna C. Posicione o ponteiro do mouse</p><p>sobre a alça de preenchimento e arraste até a célula C6 executando</p><p>o preenchimento automático, assim como mostram as Figuras 6.22</p><p>e 6.23.</p><p>cap06.indd 85cap06.indd 85 8/2/2007 16:00:568/2/2007 16:00:56</p><p>86</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Figura 6.22: Ao arrastar a alça de preenchimento...</p><p>Figura 6.23: ... o valor é repetido nas demais células.</p><p>2. Selecione o intervalo A1:E1. Clique sobre o botão Bold (Ne-</p><p>grito), na Smart Tag Font. Se preferir, apenas tecle Ctrl + B (Figura</p><p>6.24). Desta forma, os dados inseridos nas células da primeira linha,</p><p>compondo os títulos, serão destacados.</p><p>Figura 6.24: Aplicando o estilo Negrito às células de títulos na planilha.</p><p>3. Mantendo o intervalo selecionado, clique sobre o botão Cen-</p><p>ter (Centralizar) na Smart Tag Alignment (Alinhamento). Na versão</p><p>testada do programa, esta ação não apresentou teclas de atalho. Na</p><p>Figura 6.25, o local do botão Centralizar na Smart Tag.</p><p>Figura 6.25: Botões de alinhamento. No destaque, o botão Centralizar.</p><p>cap06.indd 86cap06.indd 86 8/2/2007 16:00:568/2/2007 16:00:56</p><p>87</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>4. Apesar da notação numérica inserida nas células do intervalo</p><p>B2:B6 considerarem dígitos após a vírgula, os valores ainda não se</p><p>apresentam adequadamente formatados para a notação monetá-</p><p>ria. Selecione o intervalo e clique sobre o botão Accounting Num-</p><p>ber Format (Estilo Moeda), na Smart Tag Number, como mostra a</p><p>Figura 6.26. Repare que a notação adequada, incluindo a unidade</p><p>monetária brasileira, foi inserida aos valores selecionados.</p><p>Figura 6.26: Notação monetária devidamente</p><p>aplicada aos valores do intervalo de células.</p><p>Observação: se, após a aplicação do estilo de moeda, uma ou</p><p>mais células fi carem preenchidas</p><p>com o caractere #, signifi ca</p><p>que a célula está pequena demais para exibir todo o valor. Para</p><p>resolver este problema, aumente a largura da coluna até que o</p><p>valor seja corretamente exibido.</p><p>5. Considerando um valor de 5% de comissão para cada um dos</p><p>vendedores, digite a fórmula =B2*5% na célula D2. A fórmula apre-</p><p>sentará o resultado do cálculo de 5% do valor contido na célula B2.</p><p>Sua referência é destacada no momento da digitação da fórmula,</p><p>como mostra a Figura 6.27. Ao teclar Enter, temos o resultado do</p><p>cálculo na célula, como mostra a Figura 6.28.</p><p>Figura 6.27: Digitação da fórmula e exibição da referência da célula envolvida.</p><p>cap06.indd 87cap06.indd 87 8/2/2007 16:00:568/2/2007 16:00:56</p><p>88</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Figura 6.28: Resultado do cálculo de porcentagem.</p><p>6. Assim como fi zemos com a alça de preenchimento quanto ao</p><p>valor de salário fi xo nas células da coluna C (no passo número 1), va-</p><p>mos preencher as demais células da coluna D com a fórmula recém</p><p>inserida, sem a necessidade de digitá-la manualmente. Selecione a</p><p>célula D2 e arraste a alça de preenchimento até a célula D6. A pla-</p><p>nilha deverá se encontrar agora, como mostra a Figura 6.29. Note</p><p>a entrada dos valores referentes às porcentagens a cada um dos</p><p>vendedores nas células da coluna D.</p><p>Figura 6.29: Planilha após a inserção dos cálculos de porcentagem para cada vendedor.</p><p>7. Considerando que o total a ser pago a cada um dos vendedores</p><p>seja a soma da remuneração fi xa com a comissão de vendas, adi-</p><p>cione a fórmula =C2+D2 na célula E2. A digitação da fórmula exibe</p><p>as referências das células envolvidas, o cálculo a ser executado, a</p><p>soma dos valores das células da coluna C com as células da coluna</p><p>D (Figura 6.30).</p><p>Figura 6.30: Digitação da fórmula e exibição da referência das células envolvidas.</p><p>cap06.indd 88cap06.indd 88 8/2/2007 16:00:568/2/2007 16:00:56</p><p>89</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>8. Ao teclar Enter, temos o valor total. Use a alça de seleção para</p><p>o cálculo dos totais das demais células, lembrando-se de selecionar,</p><p>primeiramente, a célula E2. Após a inserção dos valores, temos a</p><p>planilha na disposição mostrada na Figura 6.31.</p><p>Figura 6.31: Cálculos de totais efetuados na planilha.</p><p>Tudo o que fi zemos até o momento foi montar uma planilha para</p><p>cálculo de valores para a folha de pagamento da equipe de vende-</p><p>dores. Considerando a necessidade de adicionar mais vendedores</p><p>e/ou alterar valores dos indivíduos já cadastrados, não precisamos</p><p>montar outra planilha. Basta realizar as modifi cações necessárias no</p><p>próprio documento. Desta forma, a referência entre células usada no</p><p>mecanismo do Excel permitirá atualizações e alterações com enor-</p><p>me facilidade.</p><p>Geração rápida de gráficos</p><p>Evidentemente, assim como nas versões anteriores, o Excel</p><p>possui recursos para a geração de gráfi cos contando com todos os</p><p>elementos de formatação necessários para a projeção de dados da</p><p>maneira mais interativa possível.</p><p>O projeto da versão 2007 objetiva a realização de operações no</p><p>programa com a menor quantidade possível de cliques de mouse.</p><p>Isto se aplica também à geração de um gráfi co rápido como pode-</p><p>mos observar a seguir:</p><p>1. Considere a planilha formulada nos procedimentos anteriores.</p><p>2. Selecione o intervalo de células A1:B7. Neste exemplo, o inter-</p><p>valo corresponde às células com os nomes dos vendedores e seus</p><p>respectivos valores correspondentes às vendas efetuadas.</p><p>cap06.indd 89cap06.indd 89 8/2/2007 16:00:568/2/2007 16:00:56</p><p>90</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>3. Clique sobre a aba Insert (Inserir), abrindo a seção das Smart</p><p>Tags correspondentes (Figura 6.32).</p><p>Figura 6.32: Conjunto das Smart Tags da aba Insert.</p><p>Na imagem, o intervalo A1:B7 encontra-se selecionado.</p><p>4. A Smart Tag responsável pela inserção de gráfi cos é denomi-</p><p>nada Charts (Gráfi cos) (Figura 6.33). Nela, estão os diferentes tipos</p><p>de gráfi cos comumente usados para a demonstração visual de da-</p><p>dos. A opção Other Charts apresenta um quadro com outros tipos</p><p>disponíveis. Comentaremos sobre a inserção de gráfi cos com maio-</p><p>res detalhes, posteriormente. Clique sobre o botão da seta do tipo</p><p>Pie (Torta). Em seguida, clique sobre a opção Exploded Pie in 3-D</p><p>(Pizza Fatiada em Três Dimensões). Veja a Figura 6.34.</p><p>Figura 6.33: Ao clicar sobre o botão de extensão da Smart Tag (seta),</p><p>é aberto o quadro de inserção de gráfi cos contendo todas as opções disponíveis.</p><p>Figura 6.34: O consagrado tipo de gráfi co pizza e seus subtipos.</p><p>cap06.indd 90cap06.indd 90 8/2/2007 16:00:568/2/2007 16:00:56</p><p>91</p><p>Cálculos em planilhas</p><p>O gráfi co será rapidamente gerado na área da planilha, contendo</p><p>uma legenda baseada na cor de cada uma das fatias referentes a</p><p>cada um dos vendedores, como mostra a Figura 6.35. Note as linhas</p><p>de referência indicando as células usadas para a projeção dos dados</p><p>correspondentes (intervalo A1:B7).</p><p>Figura 6.35: Disposição da planilha com o gráfi co inserido.</p><p>O gráfi co poderá ser arrastado para uma área livre da planilha (em</p><p>sua seção inferior neste exemplo) se houver a intenção de preservá-</p><p>lo. Para excluí-lo, clique sobre sua área interna e pressione Delete.</p><p>cap06.indd 91cap06.indd 91 8/2/2007 16:00:578/2/2007 16:00:57</p><p>cap06.indd 92cap06.indd 92 8/2/2007 16:00:578/2/2007 16:00:57</p><p>Capítulo 7</p><p>Funções, ordenação e</p><p>classificação simples de dados</p><p>cap07.indd 93cap07.indd 93 8/2/2007 16:03:568/2/2007 16:03:56</p><p>94</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Funções e sintaxe em outro idioma</p><p>Por se tratar de uma versão Beta e em inglês, o Excel 2007 oferece</p><p>funções predefi nidas com nomes em língua inglesa ocasionalmente</p><p>incompatíveis com funções inseridas em língua portuguesa em ver-</p><p>sões nacionais do programa. Para a realização de cálculos usando fun-</p><p>ções complexas, pode ser necessário observar o signifi cado de cada</p><p>um dos termos associados a cada uma das funções, consultando suas</p><p>diretrizes de funcionamento através do recurso de ajuda do programa.</p><p>Planilhas contendo funções para cálculos confeccionadas em versões</p><p>nacionais do Excel, ocasionalmente não serão capazes de execução</p><p>correta de cálculos, retornando mensagens de erro de sintaxe. A adap-</p><p>tação da nomenclatura das funções neste caso torna-se impreterível</p><p>caso seja usada a versão Beta 2007 em língua inglesa e se erros de</p><p>sintaxe nas operações forem detectados. A condição inversa também</p><p>deverá ser observada, ou seja, planilhas contendo funções confeccio-</p><p>nadas na versão Beta 2007, ocasionalmente também poderão não se</p><p>encontrar funcionais em versões nacionais do programa.</p><p>Para nos familiarizarmos com a inserção de funções no Excel e</p><p>suas respectivas estruturas, examinaremos algumas considerações</p><p>sobre funções simples de modo prático. Veremos também como</p><p>executar ações simples para o ordenamento de dados.</p><p>Estrutura de funções</p><p>Para aplicarmos uma função precisamos, como comentamos, di-</p><p>gitá-la corretamente em uma célula da planilha. A estrutura inicial de</p><p>uma sintaxe é indicada com um sinal de igual (=), tal como vimos em</p><p>fórmulas, seguido pelo nome da função e por um parêntese aberto.</p><p>Todos estes elementos devem ser dispostos sem espaços.</p><p>Após a abertura do parêntese, os argumentos devem ser especifi -</p><p>cados. Geralmente, os argumentos são referências às células da pla-</p><p>nilha contendo valores a serem analisados e calculados pela função.</p><p>Quando a sintaxe da função estiver completa, ou seja, quando in-</p><p>serimos todos os argumentos necessários, basta fechar o parêntese</p><p>e teclar Enter para que o cálculo seja executado. Neste momento,</p><p>se algum erro for detectado durante a inserção da função, o Excel</p><p>exibirá uma mensagem específi ca, variando de acordo com o tipo de</p><p>erro e a função utilizada.</p><p>cap07.indd 94cap07.indd 94 8/2/2007 16:03:578/2/2007 16:03:57</p><p>95</p><p>Funções, ordenação e classifi cação simples de dados</p><p>Em procedimentos anteriores, empregamos a funcionalidade do</p><p>botão de AutoSoma para a obtenção de resultados em uma planilha.</p><p>A seguir, examinaremos novamente</p><p>a condição sintática das funções</p><p>de média, valor máximo e valor mínimo de forma prática.</p><p>1. Considerando a planilha utilizada nos procedimentos do capí-</p><p>tulo anterior, digite as informações para Maior Salário, Menor Salário</p><p>e Salário Médio das células D8, D9 e D10, consecutivamente assim</p><p>como mostra a Figura 7.1.</p><p>Figura 7.1: Texto inserido nas células.</p><p>2. Na célula E8, digite a função =MAX(E2:E6). Durante a digitação</p><p>da função, um pequeno quadro de auxílio para a sintaxe do nome da</p><p>função poderá ser ocasionalmente exibido. Para completar a digi-</p><p>tação do nome da função, poderá ser executado um clique sobre o</p><p>nome correspondente, inserindo-o corretamente na célula (Figura</p><p>7.2). A Figura 7.3, apresenta a função já inserida, sua indicação de</p><p>referências das células envolvidas, e a sintaxe completa da função</p><p>tanto na célula como na barra de fórmulas.</p><p>Figura 7.2: Quadro para auxílio de inserção do nome</p><p>da função exibido durante a digitação manual.</p><p>cap07.indd 95cap07.indd 95 8/2/2007 16:03:578/2/2007 16:03:57</p><p>96</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Figura 7.3: Sintaxe completa da função exibida na célula (junto às referências das células</p><p>envolvidas). A barra de fórmulas também apresenta a sintaxe completa da função.</p><p>3. Tecle Enter para a realização do cálculo e exibição do resultado.</p><p>A função utilizada neste procedimento é equivalente à função de-</p><p>nominada MÁXIMO ou MAXIMO (sem acento) usada em versões</p><p>nacionais do Excel. A sintaxe é a mesma para todas as versões do</p><p>programa, (com exceção apenas quando o idioma é diferente).</p><p>4. Na célula E9, entre com a função =MIN(E2:E6). Esta é a função</p><p>equivalente à sintaxe =MÍNIMO(E2:E6) em versões nacionais. Ao</p><p>teclar Enter, será exibido o resultado referente ao valor do menor</p><p>salário disponível na planilha.</p><p>5. Na célula E10, para o cálculo da média salarial dos valores dis-</p><p>poníveis, entre com a função =AVERAGE(E2:E6), sendo o termo</p><p>AVERAGE, equivalente à função de nome MÉDIA (com ou sem acen-</p><p>to) em versões nacionais do Excel. Mais uma vez, ocasionalmente</p><p>poderá ser exibido o quadro de auxílio de sintaxe, conforme mostra</p><p>a Figura 7.4. A Figura 7.5 mostra a disposição dos valores calculados</p><p>na planilha, a partir da inserção das funções para cálculo de valor</p><p>máximo, mínimo e médio referente aos salários disponíveis. Na fi -</p><p>gura, os valores inseridos nas células receberam o estilo negrito de</p><p>formatação, para melhor destaque visual (intervalo D8:E10).</p><p>Figura 7.4: Quadro para auxílio de inserção do nome da função</p><p>de média (AVERAGE) exibido durante a digitação manual.</p><p>cap07.indd 96cap07.indd 96 8/2/2007 16:03:578/2/2007 16:03:57</p><p>97</p><p>Funções, ordenação e classifi cação simples de dados</p><p>Figura 7.5: Disposição da planilha com os valores referentes ao maior salário, menor</p><p>salário e média salarial. As células selecionadas receberam o atributo negrito.</p><p>A função IF (Se)</p><p>A função IF (Se) é geralmente utilizada em conjunto com outras</p><p>funções ou fórmulas e permite a montagem de estruturas comple-</p><p>xas para a realização condicional de operações. Usando a função IF,</p><p>podemos, na prática, solicitar ao Excel a execução de determinados</p><p>cálculos, apenas se uma condição predefi nida for detectada.</p><p>Na prática, a função é também utilizada na informática, como um</p><p>operador condicional em estruturas de programação. Códigos em</p><p>programas determinam rotinas condicionais através de sintaxes in-</p><p>cluindo o IF como um termo inicial associado a outro complementar</p><p>determinando o fl uxo das instruções do programa.</p><p>Voltando à aplicação da função no Excel, vamos exemplifi car sua</p><p>característica condicional através dos procedimentos a seguir.</p><p>Na planilha recém-trabalhada, consideremos a necessidade de</p><p>informar ao Excel sobre uma premiação a ser paga aos vendedo-</p><p>res. Se as vendas de determinado vendedor excederem o valor de</p><p>R$ 3.500,00, uma comissão de 2% sobre o total vendido deverá ser</p><p>paga. A estrutura condicional neste caso pode ser sistematizada da</p><p>seguinte maneira:</p><p>Se o total de vendas for maior ou igual a R$ 3.500,00 então será</p><p>somado ao salário do vendedor um acréscimo de 2% sobre o total</p><p>vendido. Caso a condição não seja verifi cada, o vendedor receberá o</p><p>valor corrente, disponível na coluna rotulada na planilha como Total.</p><p>cap07.indd 97cap07.indd 97 8/2/2007 16:03:578/2/2007 16:03:57</p><p>98</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Para aplicar a lógica de condição ao Excel através da função IF,</p><p>realize os procedimentos a seguir:</p><p>1. Clique sobre a célula F1 e digite Total com prêmio, rotulando a</p><p>coluna das células a receberem o total com a premiação estipulada</p><p>pela condição. Ajuste a largura da coluna, se necessário.</p><p>2. Na célula F2, digite a fórmula =IF(B2>=3500;E2+(2%*B2);E2).</p><p>Pressione Enter. Se a notação numérica do valor inserido na célula</p><p>não incorporar automaticamente o R$, mantenha a célula seleciona-</p><p>da e clique sobre o botão Accounting Number Format (Estilo Moe-</p><p>da) na Smart Tag Number. Lembre-se que esta Smart Tag encontra-</p><p>se no grupo Home. O valor inserido na célula F3 deverá considerar</p><p>o acréscimo de 2% referente ao vendedor, por este ter excedido a</p><p>condição estipulada de R$ 3.500,00. Neste caso, a planilha deverá se</p><p>encontrar como mostra a Figura 7.6.</p><p>Figura 7.6: Valor de premiação atribuído ao primeiro vendedor da planilha.</p><p>Na barra de fórmulas, a função IF.</p><p>3. Usando a alça de preenchimento, aplique a função condicional</p><p>para as demais células da coluna. Na Figura 7.7 as linhas em desta-</p><p>que mostram apenas os valores condizentes aos vendedores que se</p><p>encaixam no critério condicional estipulado pela função.</p><p>Figura 7.7: Através da alça de preenchimento, a função</p><p>é automaticamente aplicada às demais células da coluna.</p><p>cap07.indd 98cap07.indd 98 8/2/2007 16:03:578/2/2007 16:03:57</p><p>99</p><p>Funções, ordenação e classifi cação simples de dados</p><p>A função IF obedece às regras de sintaxe das demais funções, ou</p><p>seja, inicia-se pelo sinal de igual, em seguida o nome da função e,</p><p>enfi m, abre-se o parêntese para iniciar a função. A diferença entre</p><p>esta e as demais funções está basicamente nos argumentos reque-</p><p>ridos, que neste caso são três:</p><p>• IF – O teste lógico, ou seja, qual condição deve ser respeita-</p><p>da para que o cálculo seja realizado. Em nosso exemplo, o Excel</p><p>deve verifi car se o valor vendido é três mil e quinhentos reais ou</p><p>mais e só se isso for verdadeiro deverá proceder com o cálculo;</p><p>• Então – O que fazer se o teste lógico for verdadeiro? Qual é a</p><p>série de cálculos ou o resultado a ser exibido se o teste lógico sa-</p><p>tisfazer a condição estipulada? No nosso exemplo, se as vendas</p><p>forem de três mil e quinhentos reais ou mais, deverá ser somado</p><p>2% do valor vendido ao salário do vendedor;</p><p>• Senão – O que fazer se o teste lógico for falso? Esta é a infor-</p><p>mação sobre como o Excel deverá agir caso a condição defi nida</p><p>pelo usuário não seja respeitada. Na fórmula, se as vendas não al-</p><p>cançarem três mil e quinhentos reais, o salário deve permanecer</p><p>o mesmo, sem acréscimos, ou seja, o mesmo valor apresentado</p><p>na célula à esquerda deverá ser repetido.</p><p>A fórmula contendo a função, neste caso, pode ser interpretada</p><p>da seguinte maneira:</p><p>=IF(B2>=3500;E2+(2%*B2);E2)</p><p>SE (IF) o valor das vendas (que está na célula B2) for MAIOR ou</p><p>IGUAL a 3500, ENTÃO some ao salário (que está na célula E2) 2%</p><p>sobre as vendas (2%*B2), SENÃO mantenha o salário da célula E2.</p><p>Funções IF (Se) e AND (E):</p><p>Estabelecendo mais de uma condição</p><p>Se houver a necessidade de estabelecimento de mais de uma</p><p>condição para a realização de cálculos em fórmulas, a função IF por</p><p>si não será sufi ciente. Nestes casos, para que mais de um teste ló-</p><p>gico seja executado, é preciso recorrer ao emprego de uma função</p><p>lógica denominada E. Nesta versão em inglês do Excel, o nome da</p><p>função é descrito como AND e, associado à função IF, permite ao</p><p>condicionamento múltiplo conforme demonstraremos.</p><p>cap07.indd 99cap07.indd 99 8/2/2007 16:03:578/2/2007 16:03:57</p><p>100</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Consideremos</p><p>uma planilha contendo dados referentes à freqüên-</p><p>cia e desempenho de alunos. Os dois fatores condicionais para a</p><p>determinação da aprovação de cada um dos alunos serão a nota</p><p>fi nal e a quantidade de faltas. Sistematizando as ações de condicio-</p><p>namento, podemos dizer que, SE (IF) o aluno atingiu a nota mínima</p><p>necessária para aprovação E (AND) o número de faltas se encontrar</p><p>dentro do limite de ausências tolerado, então o aluno obterá a apro-</p><p>vação. Do contrário, caso o número de faltas tenha sido demasiado</p><p>alto e/ou o aluno não alcançou a nota mínima, haverá a reprovação.</p><p>Em um novo documento do Excel, criaremos nossa planilha si-</p><p>mulando o aproveitamento de alunos, para demonstrar operações</p><p>usando a associação entre as funções IF (SE) e AND (E).</p><p>1. Em um novo documento do Excel, crie uma planilha assim</p><p>como mostra a Figura 7.8.</p><p>Figura 7.8: Dados inseridos na planilha.</p><p>2. Selecione em conjunto os numerais das linhas 1 e 2 da pla-</p><p>nilha. Na Smart Tag Cells, clique sobre o botão de seta em Insert.</p><p>Clique em seguida em Insert Sheet Rows (Inserir Linhas na Planilha)</p><p>(Figura 7.9).</p><p>Figura 7.9: Com as duas primeiras linhas selecionadas, clique em Insert Sheet Rows.</p><p>3. Serão adicionadas duas novas linhas acima dos dados já inse-</p><p>ridos na planilha. Clique sobre a célula A1 e digite um título. Na su-</p><p>cap07.indd 100cap07.indd 100 8/2/2007 16:03:588/2/2007 16:03:58</p><p>101</p><p>Funções, ordenação e classifi cação simples de dados</p><p>gestão da Figura 7.10, foi usado um tamanho de fonte 16. Na fi gura,</p><p>a largura da coluna já se encontra ajustada.</p><p>Figura 7.10: Título inserido na planilha, com a coluna ajustada.</p><p>4. Selecione novamente em conjunto as duas primeiras linhas</p><p>da planilha. Clique sobre a seta do botão Merge & Center (Mesclar</p><p>e Centralizar) na Smart Tag Alignment (Alinhamento). Em seguida,</p><p>clique em Merge Cells (Mesclar Células). Veja a Figura 7.11. A dispo-</p><p>sição da planilha após a operação, deverá se encontrar semelhante</p><p>ao mostrado na Figura 7.12.</p><p>Figura 7.11: O comando para mesclagem de células no Excel 2007.</p><p>Figura 7.12: Disposição do título da planilha após a mesclagem de células.</p><p>cap07.indd 101cap07.indd 101 8/2/2007 16:03:588/2/2007 16:03:58</p><p>102</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Observação: se após a operação de mesclagem o título permane-</p><p>cer oculto, utilize os demais botões de alinhamento na Smart Tag</p><p>Alignment ou utilize uma nova opção de mesclagem a partir do</p><p>menu da seta do botão Merge & Center (Mesclar e Centralizar).</p><p>5. Antes de tudo, iremos calcular a média fi nal de cada aluno,</p><p>fornecida pela média aritmética entre as notas do 1º e 2º bimestre.</p><p>Na célula E4, digite a fórmula =AVERAGE(C4:D4).</p><p>Ao teclar Enter, ocasionalmente poderá ser exibido um pequeno</p><p>triângulo verde no canto superior esquerdo da célula. O triângulo</p><p>revela um aviso do programa indicando a possibilidade de erros na</p><p>fórmula. Ao selecionar novamente a célula E4, um ícone contendo</p><p>um ponto de exclamação será exibido. Posicione o ponteiro do mou-</p><p>se sobre o ícone. Uma tarja de aviso será exibida com a informação</p><p>The formula in this cell refers to a range that has additional num-</p><p>bers adjacent to it (A fórmula nesta célula refere-se a um intervalo</p><p>que possui números adicionais adjacentes a ela) (Figura 7.13).</p><p>Neste caso trata-se de um aviso do Excel informando que, ao efe-</p><p>tuar o cálculo da média, não foram incluídos os valores da coluna B.</p><p>Porém neste caso específi co, a operação não se constitui em um</p><p>erro por considerarmos apenas a média das notas dos valores das</p><p>colunas C e D. A mensagem de erro pode ser desconsiderada.</p><p>Figura 7.13: Alerta do programa para a possibilidade de erro na fórmula.</p><p>A mensagem pode ser desconsiderada.</p><p>6. Após teclar Enter obtendo a média da primeira nota, use a alça</p><p>de preenchimento para a inserção automática dos demais valores.</p><p>Ocasionalmente, os triângulos verdes com a mesma mensagem de</p><p>erro poderão ser exibidos. A disposição da planilha agora, contendo</p><p>os valores referentes a todas as médias, deverá se encontrar como</p><p>mostra a Figura 7.14.</p><p>cap07.indd 102cap07.indd 102 8/2/2007 16:03:588/2/2007 16:03:58</p><p>103</p><p>Funções, ordenação e classifi cação simples de dados</p><p>Figura 7.14: Valores das demais médias inseridas através da alça de preenchimento.</p><p>7. A coluna rotulada como Status será a responsável por nos in-</p><p>formar a condição do aluno em aprovado ou reprovado. Na célula</p><p>F4, digite a fórmula</p><p>=IF(AND(E4>=6;B4</p><p>Na coluna A, podemos observar a disposição dos</p><p>nomes fora da ordem alfabética.</p><p>Figura 7.16: Disposição da planilha: nomes fora de ordem alfabética.</p><p>2. Selecione o intervalo A1:A7. Não há problema em manter na</p><p>seleção a célula referente ao rótulo Nome. Na Smart Tag Editing do</p><p>grupo Home, clique sobre a seta do botão Sort & Filter (Ordenar e</p><p>Filtrar). Em seguida, clique em Sort A to Z (Ordenar A para Z). (Fi-</p><p>gura 7.17).</p><p>Figura 7.17: O comando refere-se ao ordenamento crescente, A para Z.</p><p>3. Será exibida uma caixa de mensagem com duas opções de-</p><p>nominada Sort Warning (Aviso de Ordenamento) (Figura 7.18). A</p><p>informação da caixa mostra que o programa detectou dados adja-</p><p>centes e pertencentes ao intervalo de células selecionado. Como</p><p>tais dados não foram selecionados, a ordem será aplicada apenas</p><p>ao intervalo indicado pela seleção, ou seja, serão considerados ape-</p><p>cap07.indd 105cap07.indd 105 8/2/2007 16:03:598/2/2007 16:03:59</p><p>106</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>nas os valores constantes nas células do intervalo A1:A7. Na caixa,</p><p>estão disponíveis duas opções: Expand the selection (Expandir a</p><p>Seleção) e Continue with the current selection (Continuar com a</p><p>seleção atual). Para entendermos a necessidade da correta seleção</p><p>para o ordenamento, clique sobre a opção Continue with the cur-</p><p>rent selection. Clique em Sort.</p><p>Figura 7.18: As opções de ordenamento permitem expandir a seleção</p><p>considerando os demais valores adjacentes ou manter a seleção atual.</p><p>Na planilha agora, temos os nomes em ordem alfabética, porém,</p><p>devido à opção escolhida na caixa Sort Warning, os demais valores</p><p>sobre o total de vendas, o valor do salário fi xo, comissão, total e total</p><p>com premiação não foram modifi cados. Isto signifi ca que os valores</p><p>na realidade não correspondem aos respectivos vendedores. Veja a</p><p>Figura 7.19.</p><p>Figura 7.19: Ordenação realizada com sucesso na coluna A.</p><p>Os nomes agora estão em ordem alfabética. Devido a não expansão</p><p>da seleção, os demais valores não foram ordenados.</p><p>Para reverter esta situação, vamos realizar novamente o proce-</p><p>dimento realizando a expansão da seleção, sugerida na caixa Sort</p><p>Warning. Continue com os procedimentos:</p><p>cap07.indd 106cap07.indd 106 8/2/2007 16:03:598/2/2007 16:03:59</p><p>107</p><p>Funções, ordenação e classifi cação simples de dados</p><p>4. Tecle Ctrl + Z para desfazer a última ação realizada. A disposi-</p><p>ção dos nomes na coluna A retornará a seu estado original.</p><p>5. Selecione novamente apenas o intervalo A1:A7.</p><p>6. Clique novamente sobre o comando Sort A to Z na seta do</p><p>botão Sort & Filter.</p><p>7. Na caixa de mensagem Sort Warning, selecione ou mantenha</p><p>selecionada a opção Expand the selection. Clique em OK.</p><p>A ordenação agora encontra-se correta, com os demais dados</p><p>quanto aos valores de salário e demais, adequadamente correspon-</p><p>dentes a cada um dos vendedores (Figura 7.20).</p><p>Figura 7.20: Ordenação realizada com sucesso em todas as colunas da planilha,</p><p>graças à expansão da seleção feita na caixa Sort Warning.</p><p>Evidentemente, a ordenação correta dos dados pode ser aplicada</p><p>sem a necessidade de marcar a opção de expansão da seleção na</p><p>caixa de mensagem. Basta selecionar as células corretamente, antes</p><p>da operação de ordenação.</p><p>Congelamento de painéis</p><p>Em uma planilha contendo grande quantidade de dados, a(s)</p><p>linha(s) destinada(s) aos títulos de cada uma das colunas permane-</p><p>ce oculta quando seções inferiores são visualizadas. Se a planilha</p><p>conta com grande quantidade de títulos, pode haver a necessidade</p><p>de constante rolagem da tela para as seções superior ou inferior,</p><p>para a correta referência de onde novos dados devem ser inseridos,</p><p>removidos e/ou fórmulas aplicadas.</p><p>cap07.indd 107cap07.indd 107 8/2/2007 16:03:598/2/2007 16:03:59</p><p>108</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Para facilitar as operações de manipulação de dados em planilhas</p><p>deste tipo, o recurso de congelamento de painéis torna-se particular-</p><p>mente útil, como demonstraremos em um exemplo prático a seguir.</p><p>Usaremos uma planilha simples, para demonstrar a funcionalidade</p><p>do recurso, porém os procedimentos aqui usados podem ser aplica-</p><p>dos para planilhas de qualquer nível de complexidade. Note na Figura</p><p>7.21, a disposição da planilha e seus vários títulos. A planilha contém</p><p>mais de dez registros, sendo necessário o deslocamento para baixo,</p><p>utilizando a barra de rolagem para a visualização dos dados em se-</p><p>ção inferior. Procure reproduzir a planilha com qualquer quantidade</p><p>de registros excedendo o número de 10 com os dados que desejar.</p><p>Mantenha apenas os títulos da primeira linha, conforme a fi gura.</p><p>Figura 7.21: Planilha contendo mais de dez registros: o congelamento de painéis</p><p>permitirá a visualização dos títulos durante a busca na seção inferior.</p><p>1. Clique sobre a aba do grupo de Smart Tags View (Visualizar).</p><p>2. Na Smart Tag Window (Janela), clique sobre o botão Freeze</p><p>Panes (Congelar Painéis), como mostra a Figura 7.22.</p><p>Figura 7.22: As opções para congelamento de painéis.</p><p>cap07.indd 108cap07.indd 108 8/2/2007 16:03:598/2/2007 16:03:59</p><p>109</p><p>Funções, ordenação e classifi cação simples de dados</p><p>São exibidas as seguintes opções:</p><p>• Freeze Panes (Congelar Painéis): mantém linhas e colunas visí-</p><p>veis enquanto a barra de rolagem é usada para acessar as seções</p><p>inferior e superior do resto da planilha, a partir da célula selecio-</p><p>nada atualmente;</p><p>• Freeze Top Row (Congelar Linha de Topo): mantém a primeira</p><p>linha da planilha visível enquanto a barra de rolagem é usada para</p><p>acessar as seções inferior e superior do resto da planilha;</p><p>• Freeze First Column (Congelar Primeira Coluna): mantém a pri-</p><p>meira coluna da planilha visível enquanto a barra de rolagem é usa-</p><p>da para acessar as seções inferior e superior do resto da planilha.</p><p>3. Para o nosso exemplo, clique sobre a segunda opção Freeze</p><p>Top Row (Congelar Linha de Topo).</p><p>Uma linha divisória (no destaque na fi gura) é inserida entre a pri-</p><p>meira linha da planilha e o restante do conteúdo. Ao usar a barra de</p><p>rolagem para baixo, a seção inferior será visualizada, junto à primei-</p><p>ra linha da planilha (Figura 7.23).</p><p>Figura 7.23: Opção de congelamento de linha de topo:</p><p>rolagem com a primeira linha visível.</p><p>Para cancelar o congelamento, retorne ao botão Freeze Panes e</p><p>clique em Unfreeze Panes (Descongelar Painéis).</p><p>Filtragem simples de dados</p><p>Em planilhas contendo grande número de registros como ca-</p><p>dastros de clientes ou relação de itens de um controle de estoque,</p><p>comumente é necessária a visualização apenas de certos dados</p><p>pertinentes, relativos a um critério pré-defi nido. Por exemplo, va-</p><p>mos supor ser necessário visualizar todos os clientes residentes</p><p>na cidade de Salvador em uma planilha contendo um cadastro</p><p>com mais de 5000 nomes. A busca visual por cada um dos clien-</p><p>cap07.indd 109cap07.indd 109 8/2/2007 16:03:598/2/2007 16:03:59</p><p>110</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>tes, apesar de possível, torna-se inviável por consumir tempo pre-</p><p>cioso. Neste caso, no Excel 2007, basta usar o recurso de fi ltra-</p><p>gem de dados, tão fácil de ser aplicado, quanto em suas versões</p><p>anteriores.</p><p>Considerando a planilha trabalhada no tópico anterior, vamos</p><p>manter a hipótese comentada: a de ser necessária a listagem de</p><p>todos os clientes residentes na cidade de Salvador. Proceda da se-</p><p>guinte forma:</p><p>1. Mantenha uma célula qualquer selecionada, desde que não es-</p><p>teja em branco.</p><p>2. Retorne ao grupo de Smart Tags Home. Na Smart Tag Editing,</p><p>clique sobre o botão Sort & Filter (Ordenar e Filtrar). Clique em Filter</p><p>(Figura 7.24).</p><p>Figura 7.24: A fi ltragem pode ser executada pelo</p><p>mesmo botão usado para ordenar dados.</p><p>3. Serão exibidos botões para abertura de menus desdobráveis</p><p>em cada uma das colunas a partir de cada uma das células servindo</p><p>como títulos na planilha. Cada um dos títulos poderá funcionar como</p><p>um critério de fi ltragem. Para o nosso exemplo, como desejamos</p><p>fi ltrar os dados para visualizar todos os clientes residentes na cidade</p><p>de Salvador, abra o menu desdobrável do rótulo</p><p>a tela de boas-</p><p>vindas, com as opções mostradas na Figura 1.4 e automaticamente</p><p>marcadas por padrão.</p><p>Figura 1.4: A tela de boas-vindas traz opções de privacidade, possibilitando</p><p>o uso da ajuda on line, downloads automáticos de atualizações e envio</p><p>de informações para aperfeiçoamento do programa.</p><p>As opções são:</p><p>• Get On Line Help (Obtenha ajuda on line): quando marcada,</p><p>permite ao mecanismo de ajuda do Offi ce 2007 recorrer a do-</p><p>cumentos da web mantidos pelos sites de suporte da Microsoft,</p><p>desde que o computador esteja conectado à internet;</p><p>• Keep your system running (Mantenha seu sistema rodando):</p><p>permite a execução automática e periódica de downloads de atua-</p><p>lização para o pacote Offi ce;</p><p>• Make Offi ce Better (Permita melhorias no Offi ce): para que in-</p><p>formações sobre a confi guração do sistema e mensagens de erro</p><p>cap01.indd 7cap01.indd 7 8/2/2007 15:32:518/2/2007 15:32:51</p><p>8</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>possam ser enviadas on line para a Microsoft, com o objetivo de</p><p>estabelecimento de estatísticas sobre os problemas mais comuns</p><p>e posterior aperfeiçoamento dos programas Microsoft Offi ce.</p><p>Com exceção da última opção, é recomendável manter todas as</p><p>demais acionadas. Ao clicar em OK, será exibida uma tela para a ati-</p><p>vação dos recursos do programa, com a opção de execução da ope-</p><p>ração via on line. São exibidas duas opções sendo apenas a ativação</p><p>via internet disponível, devido à característica Beta do programa. Na</p><p>Figura 1.5, a disposição da tela de ativação.</p><p>Figura 1.5: Com a única opção disponível marcada, certifi que-se de que</p><p>o computador encontra-se conectado à internet e clique em Next (próximo).</p><p>Certifi que-se de que o computador encontra-se conectado à in-</p><p>ternet e em seguida clique em Next; (próximo). A confi rmação da</p><p>ativação será exibida em uma tela como mostra a Figura 1.6.</p><p>Figura 1.6: Tela de confi rmação de ativação do programa.</p><p>O botão Go Online Now permite ao programa de navegação aces-</p><p>sar as páginas da Microsoft referentes ao Offi ce 2007. Para que os</p><p>recursos de ativação passem a vigorar, clique em Close para fechar a</p><p>janela e sair do programa. Em seguida, execute-o novamente.</p><p>O Excel 2007 agora encontra-se pronto para ser usado.</p><p>cap01.indd 8cap01.indd 8 8/2/2007 15:32:518/2/2007 15:32:51</p><p>Capítulo 2</p><p>A tela do Excel 2007</p><p>cap02.indd 9cap02.indd 9 8/2/2007 15:42:258/2/2007 15:42:25</p><p>10</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>A área de trabalho</p><p>Ao iniciar o Excel 2007, sua área de trabalho é apresentada de</p><p>forma extremamente diferenciada de todas as versões anteriores. A</p><p>nova interface conta com menor quantidade de menus, responsáveis</p><p>pela abertura de painéis para o acesso às funções do programa.</p><p>O conceito do projeto da nova interface para os programas do</p><p>Offi ce prioriza o acesso direto com menor quantidade de cliques do</p><p>mouse para a obtenção do comando ou operação desejado. Tarefas</p><p>como modifi car atributos de formatação de planilhas, geração de</p><p>gráfi cos, e várias outras ações são realizadas com maior facilidade.</p><p>A seguir, uma descrição geral da tela inicial do Excel e seus prin-</p><p>cipais elementos (Figura 2.1).</p><p>Figura 2.1: A disposição da tela inicial do Excel 2007 apresenta</p><p>diversos elementos fora do padrão das versões anteriores.</p><p>A – Botão do offi ce (Offi ce Button): na versão 2007, o acesso aos</p><p>comandos referentes ao menu Arquivo (File) foi substituído pelo bo-</p><p>tão do Offi ce. Ao posicionar o ponteiro sobre o botão ou qualquer</p><p>elemento de um dos painéis contendo comandos, é exibida uma</p><p>breve descrição das funções do local apontado. Ao manter o pontei-</p><p>ro por alguns instantes sobre o botão do Offi ce, temos a descrição</p><p>conforme mostra a Figura 2.2.</p><p>cap02.indd 10cap02.indd 10 8/2/2007 15:42:258/2/2007 15:42:25</p><p>11</p><p>A tela do Excel 2007</p><p>Figura 2.2: Descrições de elementos do botão do Offi ce e dos painéis são exibidas ao</p><p>deixar o ponteiro sobre o local desejado por alguns instantes.</p><p>Ao clicar sobre o botão do Offi ce, é exibida uma janela contendo</p><p>várias opções de comandos, bem como a lista dos arquivos abertos</p><p>recentemente. Veremos as seguintes opções:</p><p>• New (Novo): a inicialização de uma nova apresentação pode</p><p>ser feita através de um clique sobre o comando New, ou através</p><p>das teclas de atalho Ctrl + N. Ao utilizar as teclas de atalho, uma</p><p>nova apresentação em branco se encontrará disponível, pronta</p><p>para receber a inserção de conteúdos. Ao ser usado o comando</p><p>New, uma nova janela será aberta contendo uma lista de diferen-</p><p>tes tipos de documentos predefi nidos dividida em três seções,</p><p>como mostra a Figura 2.3.</p><p>Figura 2.3: Ao iniciar um novo documento através do comando New disponível no</p><p>botão do Offi ce, uma janela com uma lista de documentos predefi nidos é exibida.</p><p>Na seção esquerda, encontra-se a lista de documentos predefi ni-</p><p>dos, sendo a primeira opção referente a um documento em branco.</p><p>cap02.indd 11cap02.indd 11 8/2/2007 15:42:268/2/2007 15:42:26</p><p>12</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Ao selecionar cada uma das opções, uma miniatura de exemplo</p><p>da disposição do documento e seus subtipos (quando disponíveis)</p><p>é exibida na seção central. A seção direita permite a previsualiza-</p><p>ção do tipo de documento escolhido. Os documentos disponíveis</p><p>incluem não apenas opções de diferentes tipos de apresentações,</p><p>mas também modelos para a criação de diagramas, confecção de</p><p>certifi cados e outros.</p><p>Nem todos os tipos predefi nidos estão atualmente disponíveis na</p><p>lista e alguns deles necessitam o prévio download de arquivos adi-</p><p>cionais a partir de sites da Microsoft. Ao clicar sobre uma opção in-</p><p>disponível, o programa efetuará automaticamente o acesso à página</p><p>referente, desde que o computador se encontre conectado à internet.</p><p>Ao selecionar o tipo desejado, clique em Create para que a área de</p><p>trabalho seja exibida com o formato do documento selecionado.</p><p>Observação: no jargão da informática, é comum a atribuição</p><p>para o termo documento a arquivos de textos gerados no pro-</p><p>cessador Word. O termo também é aplicado aos arquivos re-</p><p>ferentes a um programa específi co. Portanto, uma planilha do</p><p>Microsoft Excel ou um arquivo contendo gráfi cos vetoriais de-</p><p>senvolvido no CorelDRAW! ou no Macromedia Freehand, bem</p><p>como uma imagem tratada no Adobe Photoshop, também são</p><p>comumente chamados de documentos.</p><p>A abertura de arquivos, padrão do Windows XP, permite selecio-</p><p>nar o local onde um ou mais documentos a serem abertos se encon-</p><p>tram. A presença da pasta denominada Trusted Templates refere-se</p><p>a documentos de modelo do Offi ce. Os arquivos desta pasta não de-</p><p>vem ser eliminados, evitando a perda das confi gurações do modelo</p><p>normal de documentos do programa.</p><p>• Save (Salvar): permite a gravação no disco rígido do documen-</p><p>to ativo. Se o documento estiver sendo salvo pela primeira vez,</p><p>uma janela será exibida para especifi cação do nome do arquivo,</p><p>o local aonde o mesmo deverá ser salvo, e o formato de arquivo</p><p>a ser adotado para permitir a compatibilidade com versões ante-</p><p>riores do Excel ou a outros programas. O comando também pode</p><p>ser executado a partir das teclas de atalho Ctrl + S, abrindo a res-</p><p>pectiva janela se o documento estiver sendo salvo pela primeira</p><p>vez. Se o documento já se encontrar salvo a partir de uma ses-</p><p>são de trabalho anterior, as alterações serão gravadas. Se uma</p><p>cap02.indd 12cap02.indd 12 8/2/2007 15:42:268/2/2007 15:42:26</p><p>13</p><p>A tela do Excel 2007</p><p>sessão de trabalho é encerrada sem a utilização do comando de</p><p>salvamento, uma caixa de mensagem será exibida, perguntando</p><p>se as alterações deverão ser salvas;</p><p>• Save As (Salvar Como): permite a gravação do documento ati-</p><p>vo no disco rígido, especifi cando o tipo de formato de arquivo</p><p>a ser salvo. Ao posicionar o ponteiro do mouse sobre a seta do</p><p>botão, é aberta uma lista para acesso rápido para cada um dos</p><p>modos de salvamento, como mostra a Figura 2.4. Mais detalhes</p><p>sobre salvamento e formatos de arquivos serão tratados nos pró-</p><p>ximos capítulos;</p><p>Figura 2.4: A lista de</p><p>correspondente.</p><p>Neste caso, Cidade.</p><p>4. No quadro inferior, serão exibidos todos os nomes de todas as</p><p>cidades constantes na planilha. Todos os itens estão juntos a quadri-</p><p>nhos de verifi cação. Desmarque todos os quadrinhos, exceto aquele</p><p>correspondente à cidade de Salvador (Figura 7.25).</p><p>cap07.indd 110cap07.indd 110 8/2/2007 16:04:008/2/2007 16:04:00</p><p>111</p><p>Funções, ordenação e classifi cação simples de dados</p><p>Figura 7.25: Aplicando o critério de fi ltragem. Ao desmarcar as opções,</p><p>o Excel exibirá apenas os registros relativos ao item remanescente.</p><p>5. Clique em OK. A planilha exibirá todos os registros de clientes</p><p>provenientes da cidade de Salvador. No exemplo usado, foi detecta-</p><p>do apenas um registro, como mostra a Figura 7.26.</p><p>Figura 7.26: Resultado da fi ltragem após sua aplicação.</p><p>6. Para remover o critério de fi ltragem, clique sobre o ícone de</p><p>fi ltragem do rótulo previamente usado como critério, e no menu</p><p>desdobrável, clique em Clean Filter from XXX (Limpar Filtragem de</p><p>XXX onde XXX é o nome do critério estabelecido para a fi ltragem).</p><p>Neste caso, o rótulo Cidade. (Figura 7.27).</p><p>Figura 7.27: Removendo o critério de fi ltragem.</p><p>cap07.indd 111cap07.indd 111 8/2/2007 16:04:008/2/2007 16:04:00</p><p>112</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>7. A visualização da planilha voltará a mostrar todos os registros.</p><p>Para sair do modo de fi ltragem, clique novamente sobre o botão</p><p>Sort & Filter. Em seguida, clique em Filter. A visualização da planilha</p><p>retornará ao normal, sem a presença dos menus desdobráveis nos</p><p>títulos das células da primeira linha.</p><p>Mais de um critério de fi ltragem pode ser estipulado, bastando</p><p>selecioná-los em seus respectivos títulos. Por exemplo, podemos</p><p>listar todos os clientes residentes no mesmo CEP na cidade de São</p><p>Paulo. Primeiro, seleciona-se um dos critérios (o número do CEP) e</p><p>em seguida, a cidade, ambos no modo de fi ltragem em seus respec-</p><p>tivos menus desdobráveis. Não há limite de critérios a serem estabe-</p><p>lecidos nos procedimentos de fi ltragem no Excel.</p><p>cap07.indd 112cap07.indd 112 8/2/2007 16:04:008/2/2007 16:04:00</p><p>Capítulo 8</p><p>Geração de gráficos</p><p>cap08.indd 113cap08.indd 113 8/2/2007 16:08:238/2/2007 16:08:23</p><p>114</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Tipos de gráficos</p><p>Ao contrário do que se pode imaginar em primeira instância, os</p><p>diferentes tipos de gráfi cos existem não apenas por fundamentos</p><p>estéticos, mas sim devido ao fato de que cada tipo possui proprieda-</p><p>des mais adequadas a determinados tipos de dados a serem exibi-</p><p>dos. No Capítulo 6, geramos um gráfi co rápido contendo os valores</p><p>referentes apenas a dois títulos (nomes dos vendedores e o total de</p><p>vendas de cada um). Vamos tentar realizar o mesmo procedimento</p><p>para a geração de um gráfi co em formato de pizza, incluindo todos</p><p>os dados da tabela, exceto as células contendo os valores para Maior</p><p>Salário, Menor Salário e a Média Salarial.</p><p>1. Com a planilha aberta, selecione o intervalo de células A7:F7.</p><p>2. Abra o grupo de Smart Tags Insert. Na Smart Tag Charts, cli-</p><p>que sobre o botão Pie. Clique em qualquer tipo disponível no menu</p><p>(Figura 8.1).</p><p>Figura 8.1: As opções para gráfi cos no formato Pizza ou Torta (Pie).</p><p>Como resultado, obtivemos o mesmo gráfi co gerado nos proce-</p><p>dimentos do tópico Gerando um gráfi co rápido (Capítulo 6), onde os</p><p>dados praticamente não são exibidos além do nome dos vendedo-</p><p>res e uma representação colorida do montante vendido. Isto se deve</p><p>não apenas ao tipo de gráfi co escolhido, mas também aos elemen-</p><p>tos de formatação do gráfi co, que neste caso não foram aplicados</p><p>com maior cuidado. No entanto, a característica de geração rápida</p><p>de gráfi cos não foi perdida, bastando apenas escolher o tipo correto.</p><p>No caso da planilha em questão, temos seis títulos diferentes, re-</p><p>presentando seis diferentes séries de dados. Para a acomodação de</p><p>grande quantidade de séries de dados, é recomendável a utilização</p><p>cap08.indd 114cap08.indd 114 8/2/2007 16:08:238/2/2007 16:08:23</p><p>115</p><p>Geração de gráfi cos</p><p>de um gráfi co comparativo com espaçamento útil sufi ciente para a</p><p>exibição destes dados. Sendo assim, vamos repetir o procedimento,</p><p>selecionando um tipo diferente:</p><p>3. Clique sobre qualquer área dentro dos limites do quadro do grá-</p><p>fi co e tecle Delete para removê-lo. Gráfi cos podem ter seus layouts</p><p>modifi cados sem ser necessário gerá-los novamente, mas por hora,</p><p>vamos substituí-lo a partir do início dos procedimentos.</p><p>4. Mantendo o intervalo de células selecionado, certifi que-se de</p><p>visualizar as Smart Tags do grupo Insert. Clique sobre o botão de</p><p>extensão da Smart Tag Charts. Será aberto o painel Insert Chart com</p><p>demais opções de gráfi cos como mostra a Figura 8.2. Clique sobre a</p><p>opção 3-D Clustered Column (Colunas agregadas em 3 dimensões).</p><p>Figura 8.2: As opções para gráfi cos exibidas a partir da extensão da Smart Tag Charts.</p><p>5. Clique em OK. O gráfi co será automaticamente gerado com</p><p>o novo tipo e uma tarja contendo novas abas para Smart Tags au-</p><p>xiliares será exibida. No painel de Smart Tag Chart Styles (Estilos</p><p>de Gráfi cos), clique sobre o botão de seta inferior do lado direito</p><p>(Figura 8.3).</p><p>cap08.indd 115cap08.indd 115 8/2/2007 16:08:238/2/2007 16:08:23</p><p>116</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Figura 8.3: Ao clicar sobre o botão de extensão da galeria de estilos de gráfi co (seta)...</p><p>Figura 8.4: ... são exibidas as opções aplicáveis ao gráfi co recém-inserido.</p><p>6. Serão exibidas as opções para modifi cação do estilo do gráfi -</p><p>co. Para o exemplo, clique sobre a opção Style 42, como mostra a</p><p>Figura 8.4.</p><p>A disposição do gráfi co agora deverá ser semelhante ao mostra-</p><p>do na Figura 8.5.</p><p>Figura 8.5: Novo tipo de gráfi co aplicado aos dados, com estilo modifi cado.</p><p>cap08.indd 116cap08.indd 116 8/2/2007 16:08:248/2/2007 16:08:24</p><p>117</p><p>Geração de gráfi cos</p><p>A sua área útil pode ser redimensionada, ou arrastada para uma</p><p>nova posição na planilha através do mouse. Note, porém, que se o</p><p>quadro do gráfi co for diminuído, as informações presentes nas sé-</p><p>ries de dados poderão parecer confusas.</p><p>Para modifi car o tipo de gráfi co em um gráfi co já pronto, selecio-</p><p>ne sua área, clique sobre a tarja Chart Tool. Em seguida, na Smart</p><p>Tag Type, clique sobre Change Chart Type. O painel Change Chart</p><p>Type será novamente exibido (Figura 8.6). Clique sobre o novo tipo</p><p>de gráfi co desejado no painel.</p><p>Figura 8.6: Um gráfi co já inserido poderá ter seu tipo modifi cado a qualquer momento</p><p>através do botão Change Chart Type (Modifi car Tipo de Gráfi co).</p><p>Observação: nem todos os tipos de gráfi cos compartilham as</p><p>mesmas propriedades, por ocasionalmente não serem ade-</p><p>quados à demonstração de dados presentes em uma planilha.</p><p>Ao selecionarmos, por exemplo, a categoria Stock (Ações), na</p><p>seção esquerda do painel de tipos de gráfi cos e clicarmos em</p><p>um de seus subtipos com o presente gráfi co na planilha, uma</p><p>caixa de mensagem será exibida, informando ser necessária a</p><p>inserção de dados específi cos arranjados como maior preço,</p><p>menor preço e preço de fechamento de sessão. A caixa ainda</p><p>recomendará a utilização de datas ou nomes para a série de</p><p>dados relativas às ações.</p><p>cap08.indd 117cap08.indd 117 8/2/2007 16:08:248/2/2007 16:08:24</p><p>118</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Formatando gráficos</p><p>Como vimos nos procedimentos anteriores, os gráfi cos podem</p><p>ser inseridos por meio de layouts prontos através de uma galeria de</p><p>estilos presente no Excel. A fl exibilidade na criação de gráfi cos, no</p><p>entanto, permite a formatação detalhada de praticamente todos os</p><p>aspectos envolvendo a adição ou supressão de legendas, a modifi -</p><p>cação de cores e demais atributos.</p><p>Retornando ao primeiro gráfi co elaborado, em formato de pizza</p><p>(também chamado formato torta), vamos realizar alguns procedi-</p><p>mentos de formatação da seguinte maneira:</p><p>1. Com o gráfi co presente na planilha, clique sobre sua área para</p><p>selecioná-lo.</p><p>2. Clique em uma das fatias da torta. Verifi que a presença de al-</p><p>ças</p><p>de seleção no formato de pequenas esferas transparentes em</p><p>todas as fatias, como mostra a Figura 8.7.</p><p>Figura 8.7: Alças de seleção sobre os elementos do gráfi co.</p><p>3. Com o ponteiro do mouse sobre qualquer uma das fatias, man-</p><p>tendo a seleção das mesmas, clique com o botão auxiliar do mouse</p><p>abrindo o menu rápido. Em seguida, clique sobre a opção Add Data</p><p>Labels Adicionar Etiquetas de Dados. (Figuras 8.8 e 8.9).</p><p>Figura 8.8: Ao clicar sobre a opção...</p><p>cap08.indd 118cap08.indd 118 8/2/2007 16:08:248/2/2007 16:08:24</p><p>119</p><p>Geração de gráfi cos</p><p>Figura 8.9: ... as informações relativas ao montante de vendas serão exibidas.</p><p>4. Posicione o ponteiro do mouse sobre o valor inserido na fatia</p><p>de cor roxa. Com o mouse sobre a numeração, no formato de uma</p><p>seta quadrilateral, clique exibindo a barra I. Arraste a barra I sobre o</p><p>valor selecionando-o. Abra o grupo de Smart Tags Home. Na Smart</p><p>Tag Font, clique sobre a seta do botão Font Color e selecione a cor</p><p>branca para as fontes do valor inserido na fatia do gráfi co (Figuras</p><p>8.10 e 8.11).</p><p>Figura 8.10: Os dados das séries de informações adicionados às fatias do gráfi co...</p><p>Figura 8.11: ... podem receber atributos de formatação em suas fontes.</p><p>cap08.indd 119cap08.indd 119 8/2/2007 16:08:248/2/2007 16:08:24</p><p>120</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>5. Clique sobre o texto de legenda na seção direita do quadro do</p><p>gráfi co. As alças de seleção deverão ser exibidas como mostra a</p><p>Figura 8.12.</p><p>Figura 8.12: Seleção da legenda do gráfi co.</p><p>6. Tecle Delete para remover a legenda. Com a remoção, a área</p><p>útil do quadro do gráfi co contou com maior espaço livre, logo, o grá-</p><p>fi co adquiriu automaticamente aumento em suas dimensões. Clique</p><p>novamente sobre qualquer uma das fatias do gráfi co. Com o menu</p><p>rápido aberto, clique sobre a opção Format Data Labels (Formatar</p><p>Etiquetas de Dados) (Figura 8.13).</p><p>Figura 8.13: Acessando as opções para a formatação das etiquetas de dados do gráfi co.</p><p>7. Na caixa homônima serão exibidas as opções para formatação</p><p>das etiquetas de informações de dados no gráfi co (Figura 8.14). Em</p><p>Label Contains (Conteúdo das Etiquetas), podemos determinar a dis-</p><p>posição das informações selecionando o que deverá ser mostrado.</p><p>cap08.indd 120cap08.indd 120 8/2/2007 16:08:258/2/2007 16:08:25</p><p>121</p><p>Geração de gráfi cos</p><p>Figura 8.14: As opções para a formatação das etiquetas de dados do gráfi co.</p><p>As opções são:</p><p>• Series Name (Nome da Série): fornece a informação referente</p><p>ao título dos dados mostrados. Caso a opção seja ativada neste</p><p>caso, teremos nas informações das etiquetas, Total de Vendas.</p><p>Como no caso deste gráfi co a informação já se encontra disponível</p><p>no título do mesmo, a opção poderá ser mantida desmarcada;</p><p>• Category Name (Nome da Categoria): é referente ao eixo das</p><p>categorias do gráfi co. Neste exemplo específi co, refere-se ao</p><p>nome de cada um dos vendedores. Mantenha a opção marcada;</p><p>• Value (Valor): refere-se ao valor associado a cada uma das ca-</p><p>tegorias. No exemplo, refere-se ao valor do montante vendido.</p><p>Mantenha marcada a opção;</p><p>• Percentage (Porcentagem): a porcentagem referente a cada</p><p>valor poderá ser exibida mantendo-se marcada esta opção. De</p><p>forma alternada, junto ao valor ou em notação individual. Para o</p><p>exemplo, mantenha-a desativada;</p><p>• Show Leader Lines (Mostrar Linhas de Segmento): as linhas de</p><p>segmento embora não sejam sempre esteticamente adequadas</p><p>em gráfi cos, realizam a indicação das categorias e seus valores à</p><p>seção correspondente do gráfi co. No caso do exemplo, as linhas</p><p>foram automaticamente aplicadas para alguns dos elementos, mas</p><p>cap08.indd 121cap08.indd 121 8/2/2007 16:08:258/2/2007 16:08:25</p><p>122</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>podem ser ocultas desmarcando-se a caixa da opção. Para este</p><p>exemplo, mantenha a opção marcada. O botão Reset Label Text</p><p>retorna à confi guração de opções padronizada do programa.</p><p>Em Label Position (Posição da Etiqueta), é possível determinar</p><p>a posição das etiquetas no centro (Center), próximo à seção interna</p><p>da borda fi nal de cada fatia (Inside End) próximo à seção externa da</p><p>borda fi nal de cada fatia (Outside End) ou manter o ajuste automáti-</p><p>co executado pelo próprio programa que determinará o melhor local</p><p>para a posição da etiqueta (Best Fit). Para o exemplo, mantenha esta</p><p>opção marcada. Para a modifi cação manual através do arraste do</p><p>mouse das etiquetas para melhor posicionamento, assegure-se de</p><p>desmarcar primeiro esta opção selecionando qualquer outra.</p><p>Se a legenda for mantida no gráfi co, as cores indicativas dos ele-</p><p>mentos poderão ser incorporadas a cada uma das etiquetas desde</p><p>que a opção Include legend key in labelseja esteja acionada. Dife-</p><p>rentes tipos de separadores poderão ser escolhidos no menu desdo-</p><p>brável Separator. Para o exemplo, mantenha a opção desmarcada.</p><p>8. Clique em Close. A disposição do gráfi co até o momento deve-</p><p>rá se encontrar próximo ao mostrado na Figura 8.15.</p><p>Figura 8.15: Disposição do gráfi co após os procedimentos.</p><p>9. Clique sobre a etiqueta contendo o título do gráfi co. Posicione</p><p>o ponteiro do mouse sobre qualquer uma das linhas de seleção até</p><p>que o ponteiro seja exibido no formato de uma seta quadrilateral.</p><p>Arraste a etiqueta do título para a esquerda. Com a etiqueta ainda</p><p>selecionada, posicione o ponteiro sobre os caracteres até que a bar-</p><p>ra I seja exibida. Arraste o mouse sobre os caracteres selecionan-</p><p>cap08.indd 122cap08.indd 122 8/2/2007 16:08:258/2/2007 16:08:25</p><p>123</p><p>Geração de gráfi cos</p><p>do-os e, em seguida digite Vendas 2007. Aplique demais atributos</p><p>de formatação ao título se desejar. Clique em qualquer local fora da</p><p>etiqueta de título para sair do modo de edição.</p><p>10. Com a área do gráfi co selecionada com um clique sobre</p><p>seu quadro, abra o menu desdobrável e clique sobre a opção For-</p><p>mat Chart Area (Formatar Área do Gráfi co). Mantendo a opção Fill</p><p>(Preen chimento) acionada na seção esquerda, clique sobre a opção</p><p>Gradient Fill (Preenchimento Degradê). Abra o menu desdobrável</p><p>Preset Colors (Cores Predefi nidas) e selecione a opção Ocean, como</p><p>mostra a Figura 8.16. Mantenha as demais opções sem alteração.</p><p>Clique em Close. A disposição do gráfi co agora deverá se encontrar</p><p>semelhante ao mostrado na Figura 8.17.</p><p>Figura 8.16: Preenchimentos incluindo o tipo degradê (Gradient)...</p><p>cap08.indd 123cap08.indd 123 8/2/2007 16:08:258/2/2007 16:08:25</p><p>124</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Figura 8.17: ... podem ser aplicados à área do gráfi co.</p><p>As propriedades de formatação são aplicáveis a cada um dos ele-</p><p>mentos do gráfi co, cada um deles contando com suas propriedades</p><p>específi cas. Cada uma das fatias, por exemplo, podem receber dife-</p><p>rentes cores com preenchimentos sólidos ou de diferentes tipos de</p><p>dégradé. Como exemplo, vamos alterar a cor de preenchimento da</p><p>fatia de cor roxa:</p><p>1. Clique sobre a fatia a ser alterada selecionando todas as fatias</p><p>do gráfi co. Clique novamente para que apenas a fatia desejada seja</p><p>selecionada. As alças de seleção deverão ser exibidas como mostra</p><p>a Figura 8.18.</p><p>cap08.indd 124cap08.indd 124 8/2/2007 16:08:258/2/2007 16:08:25</p><p>125</p><p>Geração de gráfi cos</p><p>Figura 8.18: Seleção individual da fatia a ser alterada no gráfi co.</p><p>2. No menu rápido, clique sobre a opção Format Data Point (For-</p><p>matar Ponto de Dados). Na caixa homônima, clique sobre a opção</p><p>Fill (Preenchimento) na seção esquerda. Clique em Solid Fill na se-</p><p>ção direita. Abra o menu desdobrável Color. Selecione a cor deseja-</p><p>da (Figura 8.19).</p><p>Figura 8.19: Nova cor de preenchimento sólido sendo aplicado à fatia selecionada.</p><p>3. Repita os procedimentos para cada uma das fatias do gráfi co,</p><p>se desejar.</p><p>cap08.indd 125cap08.indd 125 8/2/2007 16:08:258/2/2007 16:08:25</p><p>126</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Exibição de gráficos</p><p>no Microsoft PowerPoint</p><p>Planilhas de cálculos em ambientes corporativos geralmente são</p><p>exibidas em uma apresentação de slides gerada por um programa es-</p><p>pecífi co em um computador conectado</p><p>a um dispositivo de exibição</p><p>denominado DataShow. No Microsoft Offi ce, o programa responsável</p><p>pela criação, manipulação e exibição de slides é o PowerPoint.</p><p>Embora o próprio PowerPoint possua vários recursos para a com-</p><p>posição de objetos gráfi cos, a integração entre os programas do pa-</p><p>cote consegue minimizar o trabalho do usuário, permitindo a inser-</p><p>ção de gráfi cos gerados no Excel em slides do PowerPoint de forma</p><p>simples e rápida, conforme mostram os passos a seguir.</p><p>1. Com o Microsoft PowerPoint acionado em segundo plano ou</p><p>minimizado na barra de tarefas do Windows, clique sobre o quadro</p><p>da área de qualquer gráfi co presente na área de trabalho do Excel.</p><p>2. Tecle Ctrl + C ou através do menu rápido, clique sobre a opção</p><p>Copy (Copiar). Um botão homônimo também se encontra disponível</p><p>na Smart Tag Clipboard (Área de Transferência) no grupo de Smart</p><p>Tags Home.</p><p>3. Pressione e mantenha pressionada a tecla Alt. Tecle Tab até</p><p>selecionar o ícone do programa PowerPoint. Libere a tecla Alt.</p><p>4. Em um slide em branco ou com o layout adequado para a in-</p><p>serção de objetos gráfi cos na área de trabalho do PowerPoint, tecle</p><p>Ctrl + V. O gráfi co será colado no slide. As teclas Ctrl + V são atalhos</p><p>para o comando Paste (Colar), disponível na Smart Tag Clipboard no</p><p>PowerPoint e para o comando homônimo presente no menu rápido.</p><p>5. Utilize o arraste do mouse sobre as alças de seleção do gráfi co</p><p>para redimensioná-lo e reposicioná-lo no slide.</p><p>A Smart Tag Clipboard possui a opção Paste Special (Colar Espe-</p><p>cial) a partir do botão Paste. Ao usar a opção, será exibida uma caixa</p><p>homônima para a escolha do formato de arquivo de como o gráfi co</p><p>deverá ser colado.</p><p>cap08.indd 126cap08.indd 126 8/2/2007 16:08:268/2/2007 16:08:26</p><p>127</p><p>Geração de gráfi cos</p><p>Diferentes formatos de arquivos permitem diferentes níveis de</p><p>edição e, caso o gráfi co necessite ser trabalhado em maiores deta-</p><p>lhes é necessário o uso de outros aplicativos (editores de imagens,</p><p>programas para edição de gráfi cos vetoriais etc). Como não será o</p><p>caso no PowerPoint – pois as edições necessárias foram realizadas</p><p>todas no Excel – a opção poderá ser desprezada. Porém, em casos</p><p>de necessidade de edição aprofundada do gráfi co, utilize a opção</p><p>Colar Especial ou Paste Special do programa de destino. Em segui-</p><p>da, selecione o tipo de formato de arquivo a ser aplicado ao gráfi co.</p><p>Na Figura 8.20, temos a caixa Paste Special do PowerPoint e as</p><p>opções para a seleção do tipo de arquivo a ser atribuído ao gráfi co</p><p>a ser colado.</p><p>Figura 8.20: A opção de colagem especial em aplicativos para a construção de gráfi cos</p><p>vetoriais e tratamento de imagens permite atribuir diferentes tipos de arquivos</p><p>para o gráfi co, possibilitando sua edição.</p><p>cap08.indd 127cap08.indd 127 8/2/2007 16:08:268/2/2007 16:08:26</p><p>T u d o s o b r e a n o v a v e r s ã o d e s t a p o d e r o s a f e r r a m e n t a</p><p>Eduardo Moraz</p><p>T R E I N A M E N T O P R Á T I C O E M</p><p>B</p><p>O</p><p>O</p><p>K</p><p>S</p><p>TREIN</p><p>A</p><p>M</p><p>EN</p><p>TO</p><p>PRÁ</p><p>TICO</p><p>EM</p><p>O novo Microsoft Excel 2007</p><p>Neste livro você encontrará um guia completo para usar os novos recursos</p><p>da mais recente versão do Microsoft Excel. Além disso, terá acesso a um guia</p><p>profissional voltado para o mercado de trabalho e ideal para quem atua nas</p><p>áreas de administração, vendas, engenharia, finanças, bancos, publicidade, pro-</p><p>gramação, entre outras.</p><p>Nas páginas deste livro você aprenderá de maneira prática e descomplicada</p><p>a usar os mais importantes recursos oferecidos por esta ferramenta indispen-</p><p>sável no dia-a-dia de trabalho, incluindo:</p><p>• Criação de gráficos</p><p>• Edição de planilhas</p><p>• Inserção e remoção de planilhas</p><p>• Uso de diferentes tipos de dados</p><p>• Formatação de dados</p><p>• Localização e substituição de dados</p><p>• Cálculos em planilhas</p><p>• Cálculo de média e autosoma</p><p>• Inclusão de fórmulas no Excel</p><p>• Classificação simples de dados</p><p>• Filtragem simples de dados</p><p>excelexcel</p><p>Conheça</p><p>os novos</p><p>recursos da</p><p>versão 2007</p><p>do Excel!</p><p>Untitled-1 1Untitled-1 1 08/02/2007 15:01:5108/02/2007 15:01:51</p><p>acesso rápido aos modos de salvamento</p><p>a partir da seta do botão Save As (Salvar Como).</p><p>• Print (Imprimir): assim como a opção Save As, apresenta uma</p><p>lista a partir da seta de seu botão para acesso rápido aos modos</p><p>de impressão e visualização de impressão. O comando usa as te-</p><p>clas Ctrl + P como atalho. Ao ser acionado neste modo, apresenta</p><p>prontamente a janela de impressão para as confi gurações de pági-</p><p>na, seleção e propriedades da impressora e demais atributos;</p><p>• Prepare (Preparar): apresenta uma lista com várias opções</p><p>para aplicação de propriedades ao documento. As opções permi-</p><p>tem, entre outras operações, acionar a checagem de compatibi-</p><p>lidade de arquivos, inspecionar o documento para verifi cação de</p><p>erros, encriptá-lo, defi nir e restringir permissões defi nindo aces-</p><p>sos para leitura, cópia, impressão etc;</p><p>• Send (Enviar): apresenta opções para envio do documento via</p><p>e-mail ou por fax, usando um serviço compatível;</p><p>cap02.indd 13cap02.indd 13 12/2/2007 17:23:3612/2/2007 17:23:36</p><p>14</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>• Publish (Publicar): permite a publicação do documento entre</p><p>três opções distintas: a criação de um blog, a publicação do docu-</p><p>mento em um servidor dedicado específi co para a contenção de</p><p>documentos e, a criação de um site com sincronização automática,</p><p>permitindo que as alterações realizadas no documento original se-</p><p>jam implementadas no documento publicado (sincronização);</p><p>• Close (Fechar): encerra a sessão de trabalho;</p><p>• Botão Excel Options (Opções do Excel): permite acessar as</p><p>opções do programa para alteração de modos de exibição, idio-</p><p>ma padrão, modifi cação do esquema de cores da área de traba-</p><p>lho, confi gurações de salvamento (manual ou automático), modi-</p><p>fi cação e implementação de teclas de atalho, gerenciamento de</p><p>plug-ins e diversos outros parâmetros;</p><p>• Botão Exit Excel (Sair do Excel): encerra tanto a sessão de</p><p>trabalho, bem como fecha o programa. Se as últimas alterações</p><p>não tiverem sido salvas, uma caixa de confi rmação será exibida</p><p>com a possibilidade de salvá-las, especifi cando o local indicado</p><p>para armazenamento do arquivo, caso este esteja sendo salvo</p><p>pela primeira vez.</p><p>B – Barra de ferramentas de acesso rápido (Quick Access Tool-</p><p>bar): armazena botões de atalho por padrão trazendo os comandos</p><p>para salvar, desfazer e refazer ações. A barra possui um pequeno</p><p>botão de seta. Quando aberto, permite a inserção ou supressão de</p><p>botões para personalização da barra (Figura 2.5).</p><p>Figura 2.5: O botão de seta da barra de ferramentas de acesso rápido permite defi nir</p><p>quais serão os botões de atalho a serem exibidos, permitindo a personalização.</p><p>Para personalizar a barra, basta clicar marcando ou desmarcando</p><p>as opções contidas na lista. Na Figura 2.5, temos a disposição da</p><p>barra em seu modo padrão. Na Figura 2.6, temos a personalização</p><p>da barra, contendo os botões da visualização padrão, além de ata-</p><p>lhos para os comandos de abertura de documentos e classifi cação</p><p>decrescente de dados.</p><p>cap02.indd 14cap02.indd 14 8/2/2007 15:42:268/2/2007 15:42:26</p><p>15</p><p>A tela do Excel 2007</p><p>Figura 2.6: Barra modifi cada contando agora com botões para a abertura</p><p>de documentos e classifi cação decrescente de dados em uma tabela (planilha).</p><p>C – Barra de títulos: a barra de títulos apresenta o nome da pasta</p><p>de trabalho aberta ou em uso. Se a pasta não possuir um nome, a</p><p>descrição Book1, Book2 (e assim sucessivamente), será exibida. O</p><p>nome da pasta é atribuído ao ser salvo pela primeira vez, na janela</p><p>Salvar como (Save As), acionada pelo comando homônimo no bo-</p><p>tão do Offi ce ou quando for ser salvo pela primeira vez utilizando o</p><p>comando Save, em suas respectivas teclas de atalho ou através do</p><p>botão de atalho presente na barra de ferramentas de acesso rápido</p><p>(item B). Uma pasta de trabalho é um arquivo composto por três</p><p>planilhas de dados distintas; (Sheet1, Sheet2 e Sheet3). A pasta, no</p><p>entanto, poderá conter apenas uma ou mais planilhas, conforme a</p><p>proposta do projeto de manipulação/exibição de dados.</p><p>Observação: apesar de o vocábulo Book, do inglês, signifi car</p><p>Livro, a notação dada pela Microsoft em versões brasileiras do</p><p>Excel, atribui o termo Book a uma Pasta de trabalho, contendo</p><p>uma ou mais planilhas de cálculos.</p><p>D – Botões de controle da janela: controlam a visualização da</p><p>janela do Excel. Suas funções são respectivamente minimizar, res-</p><p>taurar, maximizar ou fechar o programa. Ao clicar sobre o botão de</p><p>fechamento, no formato de um X, o Excel será encerrado e apre-</p><p>sentará uma caixa de mensagem para o salvamento de quaisquer</p><p>alterações ainda não salvas.</p><p>E – Menus de acionamento dos painéis (Smart Tags): ao contrário</p><p>das versões anteriores, os menus disponíveis no Excel não abrem</p><p>listas de comandos específi cos e sim agrupam painéis contendo os</p><p>comandos no formato de botões e caixas de entrada. Cada painel</p><p>é denominado Smart Tag. O menu principal, denominado Home é</p><p>exibido por padrão todas as vezes que o programa for iniciado. Ao</p><p>clicar sobre cada um dos menus, seus respectivos comandos serão</p><p>apresentados no formato de diferentes painéis (Smart Tags), cada</p><p>um correspondente a seu próprio menu. Ao clicar sobre o menu</p><p>Fórmulas, por exemplo, serão exibidos os painéis (Smart Tags) re-</p><p>cap02.indd 15cap02.indd 15 8/2/2007 15:42:278/2/2007 15:42:27</p><p>16</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>ferentes à inserção e manipulação de fórmulas para a realização de</p><p>cálculos nas planilhas, como mostra a Figura 2.7.</p><p>Figura 2.7: Disposição dos comandos referentes ao menu Fórmulas. Diferente das</p><p>versões anteriores, as listas de opções foram substituídas por painéis (Smart Tags)</p><p>com comandos via botões e caixas de entrada.</p><p>Painéis não fornecem todas as funções em seções únicas. Muitos</p><p>contam com um pequeno botão de seta na parte inferior do lado</p><p>direito, para abertura de seções de extensão, no formato das janelas</p><p>tradicionais, como as encontradas nas versões anteriores.</p><p>Na Figura 2.8 por exemplo, temos o local da seta de extensão do</p><p>painel de formatação de células incluindo os atributos de fontes do</p><p>menu Home (Principal). Na Figura 2.9, temos a disposição da janela</p><p>aberta através de um clique sobre o botão de seta.</p><p>Figura 2.8: Local do botão de extensão do painel (seta).</p><p>Figura 2.9: Extensão do painel aberta, (botão seta) que mostra janela de confi guração</p><p>de parâmetros para as células, aberta na opção fontes (caracteres).</p><p>cap02.indd 16cap02.indd 16 8/2/2007 15:42:278/2/2007 15:42:27</p><p>17</p><p>A tela do Excel 2007</p><p>F – Botão de ajuda: o mecanismo de ajuda do Excel 2007 não</p><p>apresenta os assistentes no formato de fi guras animadas como o</p><p>clip. Ao clicar sobre o botão, uma nova janela será aberta, contendo</p><p>uma lista para a explicação de procedimentos comuns e um campo</p><p>para inserção de perguntas. Para utilização da ajuda on line, contan-</p><p>do com conteúdos provenientes de sites da Microsoft, clique sobre</p><p>o botão Offl ine no lado direito na base da janela e em seguida sobre</p><p>a opção Show content from Offi ce Online.</p><p>G – Painéis de comandos: botões de atalho (Smart Tags) e acio-</p><p>namento das seções de extensão (janelas de confi guração).</p><p>H – Barra de fórmulas: sua função é exibir o conteúdo da célula</p><p>ativa ou digitar um novo conteúdo, que pode ser um texto, um valor</p><p>numérico, uma função ou uma fórmula matemática. A barra é par-</p><p>ticularmente útil nas operações de análise de estrutura de uma pla-</p><p>nilha de cálculos, pois quando digitamos uma fórmula numa célula</p><p>qualquer da planilha, a célula exibirá o resultado do cálculo e não</p><p>a fórmula que o gerou. Para ver a fórmula será necessário selecio-</p><p>nar a célula e observar a barra de fórmulas. No exemplo da Figura</p><p>2.10, podemos observar o conteúdo de números nas células A1 e B1</p><p>enquanto o resultado da soma dos dois valores (A1+B1) é mostra-</p><p>do na célula C1 (selecionada). A barra de fórmulas então mostra o</p><p>resultado da soma dos dois valores. Com a célula C1 selecionada, a</p><p>barra de fórmulas nos informa que o valor contido naquela célula foi</p><p>obtido</p><p>através das soma dos valores contidos nas células A1 e B1.</p><p>Na barra de fórmulas, encontra-se o botão Inserir Função (In-</p><p>sert Function) para a utilização de funções de cálculos predefi ni-</p><p>das do Excel.</p><p>Figura 2.10: Funcionamento da barra de fórmulas. Indicação da célula a conter</p><p>o resultado (C1), da soma dos valores inseridos nas células A1 e B1 (C1=A1+B1).</p><p>I – Área da planilha: no centro da janela de trabalho encontra-</p><p>se a planilha, ou seja, o local onde iremos entrar com os dados e</p><p>realizar os cálculos necessários. Uma planilha nada mais é do que</p><p>uma tabela, dividida em retângulos chamados células. Ao ser inicia-</p><p>do, o Excel disponibiliza uma pasta de trabalho (Book), composta de</p><p>três planilhas em branco, totalmente independentes. Estas planilhas</p><p>cap02.indd 17cap02.indd 17 8/2/2007 15:42:278/2/2007 15:42:27</p><p>18</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>são chamadas de Sheet1, Sheet2 e Sheet3. É possível executar a</p><p>exclusão de planilhas desnecessárias ou acrescentar outras, confor-</p><p>me o tipo de projeto de manipulação de dados a ser desenvolvido.</p><p>Também é possível modifi car o nome de cada uma das planilhas,</p><p>permitindo fácil identifi cação de acordo com a função atribuída para</p><p>cada uma delas. Para não haver sobrecarga de elementos visuais na</p><p>área de trabalho, as planilhas são exibidas uma por vez na área de</p><p>trabalho. Para alternar a visualização entre cada uma das planilhas,</p><p>basta clicar sobre a respectiva aba da planilha desejada. A planilha</p><p>acionada no momento, visível na área de trabalho, será exibida com</p><p>sua respectiva aba na cor branca. Na seção esquerda ao lado do</p><p>conjunto de abas das planilhas, há quatro botões para a navegação</p><p>entre as planilhas da pasta de trabalho; (ver item a seguir).</p><p>J – Controle de planilhas: os quatro botões na seção esquerda</p><p>das abas das planilhas permitem, respectivamente, ir para a primeira</p><p>planilha da pasta, ir para a planilha anterior à planilha atual, ir para</p><p>a planilha sucessiva ou caso necessite acessar a última planilha da</p><p>pasta. O botão da extrema direita da seção de abas permite adicio-</p><p>nar planilhas (Insert Worksheet). A ação também pode ser executa-</p><p>da pelas teclas de atalho Shift + F11.</p><p>K – Barras de rolagem: as barras servem para percorrer a tela</p><p>possibilitando a visualização de seções ocultas da planilha. As barras</p><p>são particularmente úteis em situações onde uma planilha de dados</p><p>é demasiada extensa em suas seções horizontais e/ou verticais.</p><p>L – Extensão da barra de fórmulas: possibilita aumentar a área</p><p>de visualização de fórmulas inseridas, no caso de funções comple-</p><p>xas com notações extensas.</p><p>M – Controle deslizante de aproximação zoom: diferenciado das</p><p>versões anteriores, a visualização da área de trabalho pode ser apro-</p><p>ximada ou reduzida através do deslocamento do controle deslizante</p><p>ou por seus botões de aumento (+); e diminuição (-), permitindo a</p><p>adequação da visualização da área, principalmente em situações em</p><p>que seja necessária a modifi cação da resolução do monitor. A nume-</p><p>ração do lado do controle indica o nível de Zoom aplicado.</p><p>N – Botão de modos de visualização: Alterna entre os modos de</p><p>visualização Normal, Page Layout View (Aparência da Página) e Page</p><p>cap02.indd 18cap02.indd 18 8/2/2007 15:42:278/2/2007 15:42:27</p><p>19</p><p>A tela do Excel 2007</p><p>Brake Preview (Pré-visualização de Quebra de Página). As opções</p><p>além do modo normal permitem, respectivamente, previsualizar a</p><p>página para a impressão e especifi car as seções a serem cortadas</p><p>caso seja necessário. O corte, refere-se à posição onde a impressão</p><p>deverá incluir ou excluir uma parte da planilha no caso de documen-</p><p>tos extensos.</p><p>No capítulo seguinte, comentaremos algumas considerações so-</p><p>bre os tipos de arquivos usados pelo Excel e sua atual compatibili-</p><p>dade com versões anteriores.</p><p>cap02.indd 19cap02.indd 19 8/2/2007 15:42:278/2/2007 15:42:27</p><p>cap02.indd 20cap02.indd 20 8/2/2007 15:42:288/2/2007 15:42:28</p><p>Capítulo 3</p><p>Arquivos e compatibilidade</p><p>cap03.indd 21cap03.indd 21 8/2/2007 15:43:318/2/2007 15:43:31</p><p>22</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Visualizando as extensões de arquivos</p><p>Nos sistemas operacionais atuais como todas as versões do</p><p>Windows e do Mac -OS (sistemas operacionais dos computadores</p><p>Macintosh), os arquivos gerenciados pelo computador possuem ex-</p><p>tensões de identifi cação para suas respectivas associações a seus</p><p>programas de origem e/ou programas que possam manipular tais</p><p>arquivos. As extensões no geral são formadas por três (ocasional-</p><p>mente dois ou quatro) caracteres posteriores ao nome do arquivo</p><p>separados por um ponto (.). O formato de arquivo padrão com sua</p><p>respectiva extensão, no caso do Microsoft Excel em todas as suas</p><p>versões até a 2003, apresenta a sintaxe a seguir:</p><p>nome do arquivo.extensão</p><p>O nome do arquivo é um nome qualquer digitado pelo usuário no</p><p>momento de seu primeiro salvamento, acrescido automaticamente</p><p>da extensão .xls (desde que o tipo de arquivo a ser salvo seja o pa-</p><p>drão, sem modifi cações), apresentando a notação:</p><p>nome do arquivo.xls</p><p>As extensões permitem, por exemplo, a abertura de um docu-</p><p>mento do Excel a partir de um clique sobre o próprio arquivo, desde</p><p>que este se encontre corretamente identifi cado e seja compatível</p><p>com o programa. Como é o caso dos arquivos com extensão xls. Um</p><p>arquivo desta extensão, quando acionado, abrirá automaticamente</p><p>o programa Excel desde que corretamente associado ao sistema</p><p>operacional. A associação é automática e padronizada em sistemas</p><p>cujas informações de associação de arquivos não tenham sido pre-</p><p>viamente alteradas pelo usuário.</p><p>Outra forma de abrir um documento é, através do botão do</p><p>Offi ce, a partir da opção Open (Abrir) e a escolha do local onde o</p><p>documento se encontra.</p><p>Por padrão, o sistema operacional Windows XP não traz a infor-</p><p>mação das extensões de arquivos em seu gerenciador de arquivos,</p><p>o Windows Explorer (não confundir com o navegador de páginas da</p><p>Web Internet Explorer). A associação é neste caso visual, por meio de</p><p>ícones indicando o programa associado, como no caso da Figura 3.1.</p><p>Na Figura, temos arquivos associados ao programa Excel, como tam-</p><p>cap03.indd 22cap03.indd 22 8/2/2007 15:44:018/2/2007 15:44:01</p><p>23</p><p>Arquivos e compatibilidade</p><p>bém outros arquivos associados ao programa de editoração eletrônica</p><p>Adobe InDesign, reconhecíveis por seus respectivos ícones. Repare a</p><p>ausência das respectivas extensões dos arquivos em seus nomes.</p><p>Figura 3.1: Por padrão no Windows XP, as extensões de arquivos não são exibidas.</p><p>No entanto, é possível atribuir a exibição das extensões dos for-</p><p>matos de arquivos no Windows, a partir de um procedimento sim-</p><p>ples, como mostramos a seguir:</p><p>1. Abra o gerenciador de arquivos Windows Explorer e acesse</p><p>uma pasta qualquer.</p><p>2. Abra o menu Ferramentas > Opções de pasta.</p><p>3. Na janela homônima, abra a guia Modo de exibição (Figura 3.2).</p><p>Figura 3.2: A janela Opções de pasta permite atribuir</p><p>a visualização das extensões de arquivos.</p><p>cap03.indd 23cap03.indd 23 8/2/2007 15:44:018/2/2007 15:44:01</p><p>24</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>4. Arraste o mouse sobre a barra de rolagem vertical do painel</p><p>Opções avançadas até visualizar a opção Ocultar as extensões dos</p><p>tipos de arquivos conhecidos (Figura 3.3). Desmarque a opção.</p><p>Figura 3.3: Desmarque a opção Ocultar as extensões dos tipos de arquivos</p><p>conhecidos para a exibição das extensões dos arquivos.</p><p>5. Se desejar que a propriedade de exibição de extensão de ar-</p><p>quivos seja aplicada para todas as pastas do computador, clique so-</p><p>bre o botão Aplicar a todas as pastas no painel Modos de exibição</p><p>de pasta (Figura 3.4).</p><p>Figura 3.4: Clique sobre o botão indicado para permitir a visualização</p><p>da extensão dos arquivos em todas as pastas do computador.</p><p>6. Clique sobre o botão Aplicar. Em seguida, clique em OK, fe-</p><p>chando a janela Opções de pasta.</p><p>cap03.indd 24cap03.indd 24 8/2/2007 15:44:018/2/2007 15:44:01</p><p>25</p><p>Arquivos e compatibilidade</p><p>De volta ao exemplo mostrado previamente</p><p>na Figura 3.1, temos</p><p>agora na Figura 3.5, a exibição dos arquivos da pasta com suas res-</p><p>pectivas extensões. Os arquivos com a extensão .xls referem-se a</p><p>documentos do Excel, enquanto os arquivos com extensão .indd re-</p><p>ferem-se ao programa de editoração eletrônica Adobe InDesign.</p><p>Figura 3.5: Exibição das extensões dos arquivos</p><p>atribuída a todas as pastas do computador.</p><p>O formato de arquivos do Excel 2007</p><p>Como comentamos, a extensão .xls é referente ao Excel até sua</p><p>versão 2003. Na versão 2007, o formato padrão para salvamento de</p><p>arquivos é denominado .xlsx. Isto signifi ca que, ao salvar um docu-</p><p>mento qualquer, esta será a extensão do arquivo incluída por padrão.</p><p>A principal diferença entre a nova extensão .xlsx e .xls no caso</p><p>do Excel, bem como nos outros programas do Offi ce 2007 (os de-</p><p>mais programas do pacote Offi ce também apresentam extensões</p><p>de arquivos diferentes de suas versões anteriores), está na tecno-</p><p>logia supostamente implementada pela Microsoft, para possibilitar</p><p>maior compressão de documentos, signifi cando arquivos de tama-</p><p>nho reduzido. Por ter sido desenvolvido a partir de uma combinação</p><p>entre a arquitetura de arquivos do tipo XML e com propriedades de</p><p>arquivos tipo ZIP, o novo formato apresenta a proposta de maior</p><p>compressão dos dados, permitindo a redução no tamanho em bytes</p><p>de documentos complexos possuindo, no caso do Excel, gráfi cos</p><p>complexos e demais elementos visuais.</p><p>cap03.indd 25cap03.indd 25 8/2/2007 15:44:018/2/2007 15:44:01</p><p>26</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Observação: XML acrônimo para Extended Markup Langua-</p><p>ge ou Linguagem de marcação estendida, é uma linguagem de</p><p>páginas extensível e personalizável, de caráter universal, possi-</p><p>bilitando a troca de informações de forma estruturada através</p><p>da Internet. Permite aos programadores o transporte de dados</p><p>de um servidor para outro de forma organizada. ZIP, Sistema</p><p>popular de compactação de software que possibilita a trans-</p><p>missão de gráfi cos, aplicações multimídia e outros arquivos</p><p>grandes por meio de FTP e outros sistemas de transferência de</p><p>informações na Internet.</p><p>A compatibilidade entre as diferentes versões do programa e</p><p>seus arquivos, na prática, não oferece qualquer complicação aos</p><p>usuários, mas alguns pontos devem ser observados para assegurar</p><p>o intercâmbio entre documentos. Vejamos quais:</p><p>• .xls no Excel 2007: assegurando a compatibilidade com docu-</p><p>mentos criados em versões anteriores, o Excel 2007 é capaz de</p><p>abrir arquivos no formato .xls sem alterações de layout (aparên-</p><p>cia), graças a um conversor de arquivos implementado no progra-</p><p>ma. Ao abrir um .xls de uma versão anterior no Excel 2007, será</p><p>exibida na barra de título a notação Compability Mode (Modo</p><p>de Compatibilidade), indicando a ativação do conversor. Esta é</p><p>uma função normal do programa, e não requer qualquer outra</p><p>atenção especial. No entanto, o modo de compatibilidade sugere</p><p>a presença de um documento aberto fora do tipo de extensão de</p><p>arquivo padrão da nova versão. Na Figura 3.6, temos a notação</p><p>do Modo de Compatibilidade na barra de títulos, em um docu-</p><p>mento do tipo .xls, aberto no Excel 2007.</p><p>Figura 3.6: A indicação do Modo de Compatibilidade é exibida</p><p>todas as vezes que um arquivo .xls for aberto no Excel.</p><p>• .xlsx em versões anteriores: se um documento .xlsx, eviden-</p><p>temente criado no Excel 2007, for aberto em uma versão anterior</p><p>do programa, será possível editá-la perfeitamente sem qualquer</p><p>problema, desde que o Offi ce 2007 se encontre instalado no com-</p><p>putador onde o arquivo foi aberto com a versão anterior. Neste</p><p>caso, o conversor de arquivos atuará não apenas na versão 2007,</p><p>cap03.indd 26cap03.indd 26 8/2/2007 15:44:028/2/2007 15:44:02</p><p>27</p><p>Arquivos e compatibilidade</p><p>mas também em qualquer outra versão presente no sistema. Se</p><p>o computador não possui a versão 2007 instalada e se houver a</p><p>tentativa de abertura de um arquivo com extensão xlsx em uma</p><p>versão anterior, a operação não poderá ser concluída. Neste caso,</p><p>a alternativa será a de salvar um arquivo trabalhado no Excel 2007</p><p>em uma extensão compatível com a versão anterior, possibilitan-</p><p>do assim sua abertura. É o que mostraremos no tópico a seguir.</p><p>Salvando em diferentes formatos</p><p>Para compatibilizar um documento do Excel 2007 para qualquer</p><p>outra versão, não são necessárias operações complicadas ou a uti-</p><p>lização de plug-ins externos de qualquer ordem. Basta especifi car</p><p>a extensão adequada do arquivo, a partir do comando Salvar As</p><p>(Salvar Como).</p><p>Supondo ser necessário o salvamento de um documento do</p><p>Excel de forma a torná-lo compatível com as versões 97, 2000, XP e</p><p>2003, proceda da seguinte maneira:</p><p>1. Clique sobre o botão do Offi ce.</p><p>2. Posicione o ponteiro sobre a seta do botão Save As (Salvar</p><p>Como).</p><p>3. Clique sobre a opção Excel 97-2003 Workbook (Pasta de Traba-</p><p>lho do Excel 97-2003), como mostra a Figura.3.7.</p><p>Figura 3.7: Opção para compatibilizar o documento a versões anteriores do Excel.</p><p>cap03.indd 27cap03.indd 27 8/2/2007 15:44:028/2/2007 15:44:02</p><p>28</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>4. A janela Save As (Salvar Como) será exibida e no menu des-</p><p>dobrável Save as Type (Salvar como Tipo), automaticamente se en-</p><p>contrará selecionada a opção Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Basta</p><p>nomear o arquivo (se o mesmo estiver sendo salvo pela primeira</p><p>vez), especifi car o local para o armazenamento e clicar em Save. Não</p><p>é necessário digitar a extensão do arquivo em seu nome.</p><p>Salvando um documento como modelo</p><p>Uma pasta de trabalho contendo elementos que se tornarão co-</p><p>muns a outras pastas pode ser salva como um modelo para utilização</p><p>futura. Isto signifi ca que sua estrutura será a mesma para todos os de-</p><p>mais trabalhos, bastando apenas adicionar ou substituir os dados pro-</p><p>prietários de cada uma das planilhas. Pastas de trabalho salvas como</p><p>modelos podem providenciar bom nível de padronização para futuras</p><p>composições em planilhas, no caso de ambientes corporativos.</p><p>Em versões anteriores do Excel, o salvamento de modelos utiliza</p><p>a extensão .xlt, substituída pela extensão .xltx no Excel, 2007.</p><p>Para salvar uma pasta de trabalho qualquer como modelo, a op-</p><p>ção correspondente para modelos compatíveis com versões ante-</p><p>riores do Excel é Excel 97-2003 Template (*.xlt) e Excel Template</p><p>(*.xltx) para modelos compatíveis com a versão 2007, selecionada</p><p>no menu desdobrável Save as Type (Salvar como Tipo) da caixa Sal-</p><p>var Como (Save As), como mostra a Figura 3.8.</p><p>Figura 3.8: As opções para salvamento de pastas de trabalho como modelos.</p><p>O formato de arquivo Binary Workbook</p><p>Com o lançamento do Microsoft Offi ce 2007, muita atenção foi</p><p>focada sobre o novo formato de arquivo padrão para os programas</p><p>do pacote, utilizando a tecnologia de arquitetura aberta XML. Po-</p><p>rém, há mais um tipo de formato de arquivo a ser considerado no</p><p>Excel, caso o programa seja utilizado para a produção de planilhas</p><p>eletrônicas contendo grandes volumes de dados. Trata-se do forma-</p><p>to binário de extensão .xlsb. Assim como a arquitetura Open XML,</p><p>cap03.indd 28cap03.indd 28 8/2/2007 15:44:028/2/2007 15:44:02</p><p>29</p><p>Arquivos e compatibilidade</p><p>o formato xlsb possui inteira compatibilidade com o Excel, com a</p><p>conveniente característica de otimização em velocidade de abertura</p><p>de documentos contendo pastas de trabalho com volume de dados</p><p>muito grande. Apesar dos outros formatos suportarem praticamen-</p><p>te qualquer volume de dados, a extensão xlsb é a que oferece maior</p><p>velocidade na abertura de arquivos.</p><p>Em condições normais de utilização, arquivos de formato binário</p><p>podem ser dispensados no momento de salvar uma pasta de traba-</p><p>lho. Mas no caso de projetos envolvendo grandes volumes de da-</p><p>dos, a utilização do formato xlsb deverá ser considerado, para per-</p><p>mitir maior agilidade nos processos não apenas de abertura, mas</p><p>também de salvamento de arquivos. Para salvar pastas de trabalho</p><p>em formato binário, a opção mostrada na Figura 3.9 poderá ser uti-</p><p>lizada a partir do botão do Offi ce. A opção também</p><p>está disponível</p><p>através do menu desdobrável da caixa Save As.</p><p>Figura 3.9: A opção para salvamento de pastas de trabalho no formato xlsb.</p><p>Outros formatos</p><p>Se arquivos produzidos no Excel 2007 necessitarem ser abertos</p><p>em outros aplicativos, ou condições específi cas para os arquivos</p><p>produzidos se encontrarem estabelecidas, vários outros formatos</p><p>podem ser escolhidos para o salvamento, bastando especifi car a ex-</p><p>tensão desejada a partir do menu desdobrável Save as Type (Salvar</p><p>como Tipo), disponível na janela Save As. Vejamos algumas opções</p><p>de salvamento para outros formatos:</p><p>• .xlsm e xltxm: documentos no formato XML produzidos no Ex-</p><p>cel podem receber macros. Macros são instruções de programa-</p><p>cap03.indd 29cap03.indd 29 8/2/2007 15:44:028/2/2007 15:44:02</p><p>30</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>ção para a automação de tarefas, criadas a partir de rotinas grava-</p><p>das pelo próprio programa, ou pela digitação de códigos de pro-</p><p>gramação na linguagem Visual Basic (VBA). Arquivos contendo</p><p>macros em documentos XML deverão receber a extensão .xlsm,</p><p>para que o programa reconheça o formato de arquivo como um</p><p>documento do Excel no formato XML contendo macros. A exten-</p><p>são xltxm refere-se a documentos com as mesmas propriedades,</p><p>salvos como modelos;</p><p>• .xlt: formato referente a um arquivo binário do Excel a ser usa-</p><p>do como modelo;</p><p>• .htm ou html: Hyper Text Mark Up Language (Linguagem de</p><p>Marcação de Hiper Texto): formato reconhecível por browsers de</p><p>navegação como o Internet Explorer ou o Mozilla Firefox. Ao salvar</p><p>um documento com esta extensão, ele poderá ser publicado na</p><p>Internet para visualização do mesmo utilizando um navegador.</p><p>Formatos gráficos</p><p>É possível salvar planilhas do Excel em vários formatos gráfi cos</p><p>diferentes, como o bmp, o jpg e o png. Cada um dos formatos ofe-</p><p>rece vantagens e desvantagens de acordo com a proposta de utili-</p><p>zação dos arquivos. No caso do formato .gif por exemplo, temos a</p><p>limitação de suporte a apenas 256 cores, sendo indicado para de-</p><p>senhos com elementos gráfi cos de menor complexidade e imagens</p><p>em branco e preto.</p><p>O Excel 2007 e o formato Adobe PDF</p><p>PDF é o acrônimo para Portable Document Format ou Formato de</p><p>Documento Portátil, desenvolvido pela Adobe Systems. Documen-</p><p>tos PDF podem conter textos, gráfi cos, imagens, fotos e serem exibi-</p><p>dos em qualquer computador contando com um sistema operacio-</p><p>nal atualizado (ambiente gráfi co) e um visualizador de arquivos deste</p><p>formato. Em geral, o visualizador usado em computadores Windows</p><p>é o programa Adobe Acrobat Reader. Alguns sistemas operacionais</p><p>possuem recursos próprios para visualização de arquivos em PDF.</p><p>A vantagem de utilização do PDF está na possibilidade de exi-</p><p>bição de documentos sem a necessidade da existência de um pro-</p><p>grama específi co para a abertura dos mesmos. Isto signifi ca, por</p><p>exemplo, que gráfi cos vetoriais produzidos em um programa como</p><p>cap03.indd 30cap03.indd 30 8/2/2007 15:44:028/2/2007 15:44:02</p><p>31</p><p>Arquivos e compatibilidade</p><p>o CorelDRAW, imagens tratadas em um programa como o Adobe</p><p>Photoshop, textos produzidos no Apple Pages, apresentações pro-</p><p>duzidas no PowerPoint ou planilhas eletrônicas desenvolvidas no</p><p>Excel podem ser exibidas através de um arquivo PDF sem a neces-</p><p>sidade da presença destes programas. Desta forma, um PDF pode</p><p>ser gerado após a confecção do documento, e levado a outro com-</p><p>putador para exibição bastando neste último se encontrar o Adobe</p><p>Acrobat Reader.</p><p>Documentos PDF raramente permitem modifi cações/edições e</p><p>mesmo quando há a possibilidade de operações de modifi cação de</p><p>conteúdo através das ferramentas de versões autorizadas e legíti-</p><p>mas do Adobe Acrobat Distiller, (o visualizador e gerador de PDFs da</p><p>Adobe Systems), ainda assim as possibilidades de edição se apre-</p><p>sentam com várias limitações. Esta é uma propriedade referente a</p><p>uma relativa segurança dos documentos PDF, os quais não podem</p><p>ser facilmente modifi cados. Assim, o formato é altamente indicado e</p><p>recomendado para a distribuição eletrônica de documentos.</p><p>Visualizar um documento PDF em qualquer caso não representa</p><p>qualquer problema para o usuário. No entanto, a complexidade dos</p><p>fatores relevantes ao formato aumenta no momento de gerá-lo. Em</p><p>computadores Apple rodando o sistema operacional Mac OS-X,</p><p>em todos os programas contando com funções para impressão, é</p><p>possível selecionar uma opção para a geração de um arquivo no</p><p>formato PDF a qualquer momento, sem afetar seu formato original.</p><p>No caso da plataforma Windows, se um programa específi co não</p><p>traz em suas opções a possibilidade de geração de documentos no</p><p>formato PDF, a utilização de plug-ins (também chamados de add ins</p><p>ou componentes adicionais) específi cos é necessária ou a instalação</p><p>do Adobe Acrobat Distiller.</p><p>O projeto original do Offi ce 2007 foi apresentado de forma a in-</p><p>corporar um gerador de arquivos PDF próprio, ou seja, diretamente</p><p>a partir de qualquer um dos programas do pacote através do botão</p><p>do Offi ce > Save As (seta do botão). No entanto, a versão testa-</p><p>da para os procedimentos deste livro, mesmo incorporando a mais</p><p>recente atualização da Microsoft no momento de sua edição, não</p><p>possibilitou a geração de PDFs.</p><p>Ao clicar sobre a seta do botão Save As, a única opção disponível</p><p>referente à geração de PDFs é um comando descrito como Find add-</p><p>ins for other formats disponível nos programas Word e PowerPoint.</p><p>Porém, em nenhum dos programas há menções para salvamento de</p><p>cap03.indd 31cap03.indd 31 8/2/2007 15:44:038/2/2007 15:44:03</p><p>32</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>arquivos no formato PDF. No caso do Excel, a opção Finda dd ins for</p><p>other formats foi suprimida do botão do Offi ce, e a lista de tipos dis-</p><p>poníveis não inclui o formato PDF nas opções do menu desdobrável</p><p>Save as type (Salvar como tipo), da caixa Save As. (Salvar como).</p><p>Além do formato PDF, existem outros com características simila-</p><p>res, como o XPS e XML, também incompatíveis – ao menos a esta</p><p>versão do Excel – por enquanto.</p><p>O formato XPS ou XML Paper Specification</p><p>O tipo de arquivo XPS ou XML Paper Specifi cation (Especifi ca-</p><p>ção XML para documentos impressos) é um formato eletrônico de</p><p>aparência fi xa (layout fi xo) nos moldes do tipo PDF, com a proprieda-</p><p>de de preservar a formatação do documento para sua distribuição. O</p><p>formato possui propriedades semelhantes ao PDF, providenciando</p><p>difi culdades para modifi cações/edições do documento.</p><p>Embora estejam disponíveis na Web vários plug-ins em caráter</p><p>shareware e alguns poucos freewares para a geração de PDFs em</p><p>versões anteriores do Excel, a compatibilidade destes componentes</p><p>não é assegurada com a versão 2007. A instalação destes plug-ins</p><p>pode ocasionar funcionamento impróprio do programa.</p><p>Por se tratar ainda de uma versão em desenvolvimento (Beta), o</p><p>pacote Offi ce pode vir ainda a incorporar a geração de documentos</p><p>PDF e XPS em sua versão fi nal de distribuição aos consumidores. Para</p><p>maiores informações, contate um consultor Microsoft credenciado.</p><p>Modificando a extensão padrão</p><p>Apesar da extensão padrão do Excel 2007 ser xlsx, é possível</p><p>confi gurar o programa para o salvamento em xls sem a necessidade</p><p>de especifi cação da extensão no menu desdobrável Save as a type</p><p>(Salvar como tipo) da janela Save as. Basta efetuar os seguintes pro-</p><p>cedimentos:</p><p>1. Clique sobre o botão do Offi ce e em seguida sobre o botão</p><p>Excel Options.</p><p>2. Será aberta a janela homônima, como mostra a Figura 3.10.</p><p>cap03.indd 32cap03.indd 32 8/2/2007 15:44:038/2/2007 15:44:03</p><p>33</p><p>Arquivos e compatibilidade</p><p>Figura 3.10: As opções do Excel, acionadas a partir do botão do Offi ce.</p><p>3. Clique sobre a opção Save.</p><p>4. Abra o menu desdobrável Save fi les in this format (Salvar ar-</p><p>quivos neste formato) e selecione a extensão desejada. No exemplo</p><p>da Figura 3.11, está sendo selecionado o tipo xls, padrão de arquivos</p><p>compatíveis com as versões anteriores do Excel.</p><p>Figura 3.11: Atribuindo a extensão .xls como padrão para salvamento de arquivos.</p><p>cap03.indd 33cap03.indd 33 8/2/2007 15:44:038/2/2007 15:44:03</p><p>34</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>As opções também permitem a modifi cação do local de armaze-</p><p>namento padrão para documentos do Excel através da especifi ca-</p><p>ção do caminho de pastas para o local desejado no campo Default</p><p>fi le location; (Local padrão para salvamento de arquivos).</p><p>A janela de opções também pode ser acionada através do botão</p><p>Tools (Ferramentas), na janela Salvar como; (Save As). Basta clicar</p><p>em General Options.</p><p>Para retornar à extensão padrão xlsx, basta repetir os procedi-</p><p>mentos, selecionando a opção Excel Workbook (*.xlsx) (Pasta de</p><p>Trabalho do Excel) para restaurar o programa às suas confi gurações</p><p>de salvamento originais.</p><p>Arquivos temporários</p><p>Os documentos criados pelo Excel, como também os do pacote</p><p>Offi ce 2007, utilizam-se da geração de arquivos temporários para a</p><p>exibição dos documentos defi nitivos, principalmente quando estão</p><p>abertos na área de trabalho. Em várias situações, os documentos tem-</p><p>porários são mantidos visíveis nas pastas onde foram armazenados.</p><p>Esta é uma função normal do programa e não deve ser considerada</p><p>como defeito. Os arquivos temporários em geral são exibidos em no-</p><p>tações confusas, obedecendo a uma sintaxe iniciada com ~$.</p><p>É extremamente recomendável a não remoção de arquivos tem-</p><p>porários mesmo quando as pastas de trabalho se encontrarem de-</p><p>fi nitivamente editadas e o programa fechado. A eliminação de tais</p><p>arquivos pode comprometer a exibição de apresentações prontas.</p><p>No entanto não é necessária a movimentação dos arquivos tempo-</p><p>rários para uma pasta destinada a outro computador, mídia de arma-</p><p>zenamento, ou transmissão eletrônica dos documentos via e-mail,</p><p>Ftp, ou qualquer outro programa de comunicação ou transferência</p><p>de arquivos utilizando a Internet.</p><p>Se a opção para visualização de arquivos ocultos não se encon-</p><p>trar devidamente confi gurada nas opções de pastas do Windows, os</p><p>arquivos temporários não serão exibidos.</p><p>Histograma</p><p>O histograma é uma simples lista das pastas de trabalho recente-</p><p>mente mais usadas e visível na parte direita das opções do botão do</p><p>cap03.indd 34cap03.indd 34 8/2/2007 15:44:038/2/2007 15:44:03</p><p>35</p><p>Arquivos e compatibilidade</p><p>Offi ce. Quando acionado, permite a abertura de uma apresentação</p><p>com um simples clique sobre seu nome. O histograma é descrito</p><p>como Recent Documents. Cada um dos arquivos possui um ícone</p><p>de fi xação (pin). Ao ser acionado, o pin mantém o nome na lista,</p><p>mesmo que novos documentos sejam abertos, evitando que os no-</p><p>mes sejam substituídos.</p><p>Na Figura 3.12, temos a lista de documentos recentemente abertos</p><p>em diferentes sessões de trabalho do Excel. Os documentos estão</p><p>desmarcados. Para marcar um documento para que o mesmo não</p><p>seja excluído da lista quando novos documentos forem abertos (subs-</p><p>tituídos), clique sobre o ícone do pin, como mostra a Figura 3.13.</p><p>Figura 3.12: Ao acionar o pin de fi xação da apresentação na lista...</p><p>Figura 3.13: ... ela será mantida no histograma, mesmo após</p><p>a abertura de outras pastas de trabalho.</p><p>Note, porém, que se uma apresentação for removida de seu lo-</p><p>cal original, uma caixa de mensagem será exibida, informando a im-</p><p>possibilidade de abertura do arquivo. Neste caso, a apresentação</p><p>deverá ser aberta manualmente a partir do botão Open (teclas de</p><p>atalho Ctrl + O) e da especifi cação do local onde a apresentação se</p><p>encontra (caso não tenha sido apagada) (Figura.3.14).</p><p>Figura 3.14: Caixa de mensagem exibida caso um documento</p><p>tenha sido apagado ou movido para outro local.</p><p>cap03.indd 35cap03.indd 35 12/2/2007 17:24:1312/2/2007 17:24:13</p><p>36</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Segurança de documentos</p><p>Uma pasta de trabalho pode ser protegida contra a leitura por</p><p>pessoas não autorizadas ou contra alterações em dados (edição). As</p><p>duas proteções podem ser usadas ao mesmo tempo se necessário.</p><p>É importante ressaltar que as senhas utilizadas devem ser mantidas</p><p>em local seguro. Caso não seja possível inserir as senhas corretas,</p><p>as ações de leitura e edição do documento da pasta de trabalho não</p><p>serão possíveis.</p><p>A atribuição de senhas pode ser executada da seguinte maneira:</p><p>1. Mantenha a pasta de trabalho a ser protegida aberta.</p><p>2. Abra a janela Save As (Salvar Como).</p><p>3. Clique sobre o botão Tools (Ferramentas) em seguida sobre a</p><p>opção General Options (Opções Gerais) (Figura.3.15).</p><p>Figura 3.15: Acessando as opções para atribuição de senhas à pasta de trabalho.</p><p>4. Digite a senha para abertura do documento no campo Pas-</p><p>sword to open. A mesma senha ou uma diferente pode ser adiciona-</p><p>da ao campo Password to modify para alteração do documento. Os</p><p>campos são independentes, isto é, as senhas podem ser atribuídas</p><p>tanto para leitura e/ou modifi cação (Figura.3.16).</p><p>Figura 3.16: Campos para a inserção das senhas.</p><p>cap03.indd 36cap03.indd 36 8/2/2007 15:44:048/2/2007 15:44:04</p><p>37</p><p>Arquivos e compatibilidade</p><p>5. Clique em OK. Caixas de confi rmação serão exibidas para cada</p><p>uma das senhas, como mostram as Figuras 3.17 e 3.18.</p><p>Figura 3.17: Nas caixas de confi rmação...</p><p>Figura 3.18: ... tanto a senha para leitura como para gravação deverão ser confi rmadas.</p><p>6. De volta à janela Save As, salve a pasta de trabalho normal-</p><p>mente. Se necessário, confi rme o salvamento sobre o arquivo já</p><p>existente, na caixa de mensagens.</p><p>Ao salvar o documento durante uma sessão de trabalho, será</p><p>ocasionalmente exibida uma caixa de mensagem alertando para a</p><p>possibilidade de conversão do arquivo para o formato XML. Segun-</p><p>do a Microsoft, o formato permite maior segurança nos algoritmos</p><p>de encriptação de um documento protegido por senha. Para a con-</p><p>versão automática do arquivo para o formato XML (Offi ce Open XML</p><p>Format), clique em Yes na caixa de mensagem. É importante ressal-</p><p>tar, porém, que a compatibilidade de documentos no formato XML é</p><p>de maior restrição, se comparado com a extensão de arquivos .ppt.</p><p>Observação: a utilização de senhas em documentos difi culta</p><p>as ações de leitura e alteração, porém não garante totalmente</p><p>a segurança de documentos. Através de programas especiais</p><p>para o hacking de senhas, usuários não autorizados podem</p><p>eventualmente conseguir acesso aos dados dos documentos.</p><p>cap03.indd 37cap03.indd 37 8/2/2007 15:44:048/2/2007 15:44:04</p><p>38</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Para retirar as senhas de um documento, repita os procedimen-</p><p>tos, apagando os campos para a inserção de senhas, após acessar o</p><p>documento inserindo as senhas previamente confi guradas.</p><p>cap03.indd 38cap03.indd 38 8/2/2007 15:44:048/2/2007 15:44:04</p><p>Capítulo 4</p><p>Pasta de trabalho/planilhas</p><p>cap04.indd 39cap04.indd 39 8/2/2007 15:47:068/2/2007 15:47:06</p><p>40</p><p>Treinamento Prático de Excel 2007</p><p>Disposição de uma planilha</p><p>Cada planilha do Excel é dividida em células, criadas pela interse-</p><p>ção de linhas com colunas. Cada linha é numerada sequencialmente</p><p>na parte esquerda da janela, enquanto as colunas são identifi cadas</p><p>por letras do alfabeto em ordem crescente. No total, podemos con-</p><p>tar com 65.536 linhas e 256 colunas, resultando em 16.777.216 célu-</p><p>las. Como sabemos, o alfabeto não possui 256 caracteres, portanto</p><p>para nomear cada uma das 256 colunas do Excel, usou-se a seguinte</p><p>notação: as colunas de 27 a 52 são chamadas AA, AB, AC e assim</p><p>por diante até AZ. As 26 colunas sucessivas são chamadas BA, BB,</p><p>BC até BZ e as últimas 22 vão de IA até IV. Teremos, assim, as linhas</p><p>1, 2, 3... 65.563 e as colunas A, B, C...IV.</p><p>As células das planilhas também são identifi cadas de maneira</p><p>unívoca usando as coordenadas da coluna e da linha na qual se en-</p><p>contram. Por exemplo, a célula localizada na coluna E e na linha 9, é</p><p>chamada E9. O nome da célula ativa, ou seja, que se encontra sele-</p><p>cionada no momento, é exibido na extremidade esquerda da barra</p><p>de fórmulas.</p><p>Seleção de células</p><p>Ao ser iniciado um novo documento, a primeira célula (A1) da pri-</p><p>meira planilha (Sheet1), da pasta de trabalho, aparece destacada por</p><p>uma</p><p>borda preta e espessa. A borda indica que a célula se encontra</p><p>selecionada ou ativa. Neste caso, a célula está pronta para receber</p><p>dados. Para selecionar outra célula qualquer da planilha, basta po-</p><p>sicionar o ponteiro do mouse sobre a célula desejada e clicar com o</p><p>botão do mouse. A borda de seleção será movida para a nova célula,</p><p>cuja respectiva identifi cação é mostrada na barra de fórmulas.</p><p>Enquanto o ponteiro do mouse se encontrar na área de células</p><p>da planilha, ele será exibido no formato de uma pequena cruz. Este</p><p>ícone é denominado seletor.</p><p>Ao ser executado clique duplo no interior de qualquer célula, a exi-</p><p>bição do seletor será modifi cada para uma barra I, indicando o aciona-</p><p>mento do modo de edição da célula. A barra vertical intermitente é o</p><p>cursor responsável pela inserção de dados. Veja a Figura 4.1.</p><p>cap04.indd 40cap04.indd 40 8/2/2007 15:47:068/2/2007 15:47:06</p><p>41</p><p>Pasta de trabalho/planilhas</p><p>Figura 4.1: Célula em modo de edição: pronta para a inserção de dados.</p><p>É possível também selecionar um intervalo de células, ou seja,</p><p>um grupo de células simultaneamente: posicione o ponteiro do</p><p>mouse sobre a primeira célula a ser selecionada, clique e, mantendo</p><p>o botão do mouse pressionado, arraste até a última célula do grupo</p><p>que deseja selecionar. As células selecionadas serão destacadas pe-</p><p>las bordas de seleção e com uma cor mais escura, com exceção da</p><p>primeira, que permanecerá branca. Na Figura 4.2, temos o intervalo</p><p>de seleção compreendido pelas células A5 até D10. Neste caso, a</p><p>notação do intervalo selecionado é A5:D10.</p><p>Figura 4.2: Intervalo de seleção compreendido pelas células A5 até D10.</p><p>A notação para o intervalo é A5:D10.</p><p>Para selecionar células não adjacentes, clique sobre a primeira</p><p>célula a ser selecionada. Pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl.</p><p>Clique sobre as demais células a serem selecionadas. Na Figura 4.3,</p><p>foram selecionadas as células B1, C5, D2, E4 e F7.</p><p>Todas as células selecionadas apresentam tonalidades mais es-</p><p>curas, com exceção da última. Mesmo estando ativa, a última célula</p><p>permaneceu na cor branca, com as bordas diferenciadas.</p><p>cap04.indd 41cap04.indd 41 8/2/2007 15:47:078/2/2007 15:47:07</p><p>42</p><p>Treinamento Prático de Excel 2007</p><p>Figura 4.5: Seleção de todas as células de uma coluna através</p><p>de clique sobre a denominação da coluna desejada.</p><p>Figura 4.3: Intervalo de seleção compreendido por células não-adjacentes.</p><p>Durante o desenvolvimento ou edição de uma planilha, pode ser</p><p>necessário selecionar todas as células de uma determinada linha ou</p><p>coluna para, por exemplo, defi nir de uma só vez a formatação do</p><p>texto de todos os valores apresentados no intervalo selecionado.</p><p>Para selecionar todas as células de uma linha, basta clicar sobre seu</p><p>número correspondente. Por exemplo, ao clicar sobre o número 3,</p><p>correspondente à terceira linha da planilha, todas as células da linha</p><p>serão selecionadas, como mostra a Figura 4.4.</p><p>Figura 4.4: Seleção de todas as células de uma linha através</p><p>de clique sobre a numeração da linha desejada.</p><p>Da mesma forma, para selecionar todas as células de uma coluna</p><p>qualquer, basta clicar sobre a letra da coluna em questão: por exem-</p><p>plo, clicando sobre a letra correspondente à coluna B, selecionare-</p><p>mos todas as células, como mostra a Figura 4.5.</p><p>cap04.indd 42cap04.indd 42 8/2/2007 15:47:078/2/2007 15:47:07</p><p>43</p><p>Pasta de trabalho/planilhas</p><p>Para selecionar um grupo de linhas ou colunas, basta posicionar</p><p>o ponteiro sobre a primeira linha ou coluna a ser selecionada e ar-</p><p>rastar o mouse sobre as demais linhas ou colunas mantendo o botão</p><p>pressionado. Veja a Figura 4.6.</p><p>Figura 4.7: Arraste do mouse efetuado a partir da numeração da linha 2 até a linha 7.</p><p>Também é possível executar a seleção de grupos de linhas/co-</p><p>lunas não adjacentes. Clique sobre o número da primeira linha ou</p><p>denominação da primeira coluna a ser selecionada e com a tecla Ctrl</p><p>pressionada, clique sobre as outras linhas ou colunas na planilha. Na</p><p>Figura 4.8, temos as colunas A, C e E selecionadas por este método.</p><p>Na Figura 4.9, linhas não adjacentes selecionadas.</p><p>Figura 4.6: Arraste do mouse efetuado a partir da coluna D até a coluna G.</p><p>A mesma operação é válida para a seleção de linhas, bastando</p><p>arrastar o mouse sobre a numeração desejada, conforme mostra a</p><p>Figura 4.7.</p><p>Figura 4.8: Tanto colunas como linhas podem ser selecionadas...</p><p>cap04.indd 43cap04.indd 43 8/2/2007 15:47:078/2/2007 15:47:07</p><p>44</p><p>Treinamento Prático de Excel 2007</p><p>Figura 4.9: ... através de cliques sobre suas denominações</p><p>mantendo-se a tecla Ctrl pressionada.</p><p>Alça de preenchimento</p><p>A alça de preenchimento permite a rápida cópia do conteúdo de</p><p>uma célula para um intervalo de células adjacentes e também per-</p><p>mite a criação de listas de valores predefi nidos como dias da sema-</p><p>na, meses, números ou quaisquer outros valores seqüenciais. Nos</p><p>procedimentos a seguir, veremos algumas propriedades da alça de</p><p>preenchimento.</p><p>1. Em uma planilha em branco, clique na célula A1. Digite um tex-</p><p>to qualquer. Tecle Enter ao fi nalizar a inserção do texto. Ative nova-</p><p>mente a célula A1 com o seletor. Se preferir, use as teclas de seta</p><p>para posicionar a moldura de seleção sobre a célula. Neste caso es-</p><p>pecífi co, basta pressionar a tecla de seta para cima.</p><p>2. Com a célula A1 selecionada, posicione o seletor sobre o pe-</p><p>queno quadrado preto localizado na extremidade inferior direita da</p><p>borda de seleção (Figura 4.10). O ícone do seletor será exibido no</p><p>formato de uma cruz conforme mostra a Figura 4.11.</p><p>Figura 4.10: Ao posicionar o seletor sobre o local indicado pela seta...</p><p>Figura 4.11: ... o ponteiro do mouse será exibido no formato de uma cruz.</p><p>cap04.indd 44cap04.indd 44 8/2/2007 15:47:078/2/2007 15:47:07</p><p>45</p><p>Pasta de trabalho/planilhas</p><p>3. A cruz é referente à ativação da alça de preenchimento. Man-</p><p>tendo o botão do mouse pressionado, arraste-o até alcançar a célula</p><p>A8. O conteúdo da célula A1 será copiado a todas as outras células</p><p>do percurso do mouse, conforme mostra a Figura 4.12.</p><p>Figura 4.12: Conteúdo copiado a partir da célula A1 com a alça de preenchimento.</p><p>As demais opções de preenchimento automático selecionáveis</p><p>para a alça de preenchimento são:</p><p>• Copy Cells (Cópia de Células): para a cópia normal do conteúdo</p><p>de uma célula para todas as outras preenchidas pela alça. O</p><p>conteúdo é copiado normalmente, sem alterações;</p><p>• Fill Formatting Only (Preencher Apenas com Formatação): co-</p><p>pia apenas os atributos de formatação de uma célula para as ou-</p><p>tras onde a alça de preenchimento seja arrastada. Os parâmetros</p><p>de formatação incluem cores de borda das células e de caracte-</p><p>res dos valores, além de planos de fundo e outros elementos de</p><p>estilização visual. Esta opção não altera os valores das células;</p><p>• Fill Without Formatting (Preencher Sem Formatar): copia o</p><p>conteúdo sem aplicar elementos de formatação. Se a célula origi-</p><p>nal possui elementos de estilização visual, os mesmos não serão</p><p>aplicados às demais células preenchidas pela alça. Apenas seu</p><p>respectivo valor inserido será copiado ao intervalo.</p><p>Seqüências numéricas também podem ser aplicadas em células</p><p>através da alça de preenchimento, bastando entrar com o primei-</p><p>ro valor na primeira célula, e executar o arraste mantendo a tecla</p><p>Ctrl pressionada. A operação de preenchimento com a alça também</p><p>pode ser executada em diferentes direções, preenchendo colunas</p><p>para cima e linhas para a direita e esquerda. Na Figura 4.13, a alça de</p><p>preenchimento foi arrastada a partir do valor inserido na célula B10</p><p>até a célula F10 com a tecla Ctrl pressionada. Desta forma, as células</p><p>do intervalo receberam valores em incremento de 1.</p><p>cap04.indd 45cap04.indd 45 8/2/2007 15:47:088/2/2007 15:47:08</p><p>46</p><p>Treinamento Prático de Excel 2007</p><p>Figura 4.13: Alça de preenchimento deslocada ao longo da linha a partir</p><p>da célula B10: mantendo-se a tecla Ctrl pressionada, o incremento</p><p>aos valores é automaticamente adicionado.</p><p>Observação: a funcionalidade da alça</p><p>de preenchimento no</p><p>Excel não se limita apenas a valores numéricos seqüenciados,</p><p>como os mostrados nos procedimentos anteriores. Ao ser in-</p><p>serido um valor textual de convenção de medida de tempo</p><p>como os dias da semana ou meses do ano, o programa poderá</p><p>preencher as células restantes com os valores subseqüentes.</p><p>Por exemplo, se em uma célula é digitado janeiro, e a alça é</p><p>usada, os meses subseqüentes do ano serão inseridos automa-</p><p>ticamente. O mesmo vale para os dias da semana. Na versão</p><p>testada, porém, esta funcionalidade não foi detectada, mesmo</p><p>usando as notações em inglês. Isto se deve à característica Beta</p><p>do programa. Por se tratar de um aplicativo ainda em desenvol-</p><p>vimento, é grande a possibilidade de o recurso ser completa-</p><p>mente implementado na versão comercial defi nitiva.</p><p>Ajustando o tamanho</p><p>de linhas e colunas</p><p>Um dos ajustes efetuado com maior freqüência nas planilhas do</p><p>Excel é a alteração do tamanho de linhas e colunas, que pode ser fei-</p><p>to rapidamente usando o mouse. Por padrão, as colunas têm largura</p><p>para exibir aproximadamente oito caracteres no formato padrão do</p><p>Excel (fonte Arial, tamanho 10); é possível aumentar essa largura</p><p>para exibir até 255 caracteres de texto.</p><p>Já a altura pré-defi nida das linhas é de 12,27 pontos tipográfi cos</p><p>(cada ponto é o equivalente a pouco mais de 1/3 de milímetro) e</p><p>pode ser entendido em até 409,5 pontos.</p><p>Para ajustar a largura de uma coluna ou a altura de uma linha com</p><p>o auxílio do mouse, proceda da seguinte forma:</p><p>cap04.indd 46cap04.indd 46 8/2/2007 15:47:088/2/2007 15:47:08</p><p>47</p><p>Pasta de trabalho/planilhas</p><p>1. Posicione o ponteiro do mouse entre o cabeçalho da coluna</p><p>que deseja ampliar e o da coluna à sua direita, por exemplo, para</p><p>aumentar a largura da coluna A, posicione o ponteiro do mouse na</p><p>divisa entre as letras A e B, que correspondem, respectivamente, às</p><p>colunas A e B da planilha, conforme mostra a Figura 4.14.</p><p>Figura 4.14: Ajustando a largura das colunas.</p><p>2. O ponteiro é exibido no formato de uma seta bilateral. Pres-</p><p>sione e mantenha pressionado o botão do mouse arrastando-o no</p><p>sentido desejado (esquerda para reduzir a largura ou direita para</p><p>aumentar a largura).</p><p>Execute o mesmo procedimento para as linhas. Posicione o pon-</p><p>teiro do mouse entre o cabeçalho da linha a ser ampliada ou redu-</p><p>zida e arraste o mouse no sentido desejado (para cima para reduzir</p><p>a altura da linha ou para baixo para aumentá-la), por exemplo, se</p><p>quiser aumentar a largura da linha 1, posicione o ponteiro do mouse</p><p>entre o número 1 e o número 2, correspondentes, respectivamente,</p><p>às linhas 1 e 2 da planilha, em seguida, clique e arraste para baixo até</p><p>obter a altura desejada, liberando o botão do mouse em seguida.</p><p>A largura de uma coluna pode ser expandida no exato espaço de</p><p>exibição de dados inseridos através de clique duplo sobre sua linha</p><p>de divisão. Na Figura 4.15, por exemplo, temos os dados inseridos</p><p>na coluna D. O título da coluna, correspondente aos nomes dos téc-</p><p>nicos, está visível, mas os respectivos nomes não.</p><p>Figura 4.15: Dados inseridos na coluna: Título visível, mas não o conteúdo.</p><p>cap04.indd 47cap04.indd 47 8/2/2007 15:47:088/2/2007 15:47:08</p><p>48</p><p>Treinamento Prático de Excel 2007</p><p>Basta posicionar o ponteiro sobre a linha de divisão da coluna,</p><p>como mostra a Figura 4.16. Ao executar clique duplo, com o pontei-</p><p>ro do mouse exibido no formato de uma seta bilateral, a largura será</p><p>automaticamente ajustada, conforme mostra a Figura 4.17.</p><p>Figura 4.16: Ao executar clique duplo sobre a linha de divisão da coluna...</p><p>Figura 4.17: ... sua largura será automaticamente ajustada.</p><p>Inserindo, removendo e</p><p>renomeando planilhas</p><p>Como comentamos anteriormente, uma pasta de trabalho por pa-</p><p>drão é um documento do Excel contendo três planilhas, denomina-</p><p>das Sheet1, Sheet2 e Sheet3, em notação inglesa para esta versão</p><p>do programa. As notações Sheet equivalem à notação Plan, abrevia-</p><p>ção de Planilha em versões em português do Excel.</p><p>A pasta de trabalho, todavia, pode conter mais ou menos plani-</p><p>lhas, conforme o necessário. Se a presença das duas outras plani-</p><p>lhas é desnecessária e apenas uma é sufi ciente para compor todo o</p><p>documento, a remoção das demais pode ser realizada facilmente da</p><p>seguinte maneira:</p><p>1. Posicione o ponteiro do mouse sobre a aba da denominação da</p><p>planilha a ser removida.</p><p>2. Clique com o botão auxiliar do mouse abrindo menu rápido.</p><p>Clique sobre a opção Delete, conforme mostra a Figura 4.18.</p><p>cap04.indd 48cap04.indd 48 8/2/2007 15:47:088/2/2007 15:47:08</p><p>49</p><p>Pasta de trabalho/planilhas</p><p>Figura 4.18: Excluindo a planilha da pasta de trabalho.</p><p>Observação: a remoção de planilhas deve ser realizada com</p><p>cuidado. A operação conforme os procedimentos anteriormen-</p><p>te citados não abre caixas de confi rmação e tampouco move a</p><p>planilha para a lixeira do Windows, ou seja, a exclusão da plani-</p><p>lha é permanente. Uma vez removida, seu conteúdo não poderá</p><p>ser recuperado.</p><p>A inserção de planilhas pode ser executada da mesma forma a par-</p><p>tir da opção Insert (Inserir) no menu rápido. Ao clicar sobre a opção,</p><p>uma caixa homônima será exibida conforme mostra a Figura 4.19. Na</p><p>caixa, é possível selecionar, além de um documento normal de pla-</p><p>nilha do Excel (Worksheet), uma janela especial para a composição</p><p>de gráfi cos Chart e demais documentos contendo macros. Modelos</p><p>prontos de planilhas padronizadas do Excel podem ser selecionadas</p><p>a partir da guia Spreadsheet Solutions. Para o exemplo, selecione a</p><p>opção Worksheet na guia General e clique em OK .</p><p>Figura 4.19: A inserção de planilhas na pasta de trabalho possibilita a inclusão</p><p>de documentos com macros e/ou modelos de planilhas prontas.</p><p>cap04.indd 49cap04.indd 49 8/2/2007 15:47:088/2/2007 15:47:08</p><p>50</p><p>Treinamento Prático de Excel 2007</p><p>Os títulos das abas de identifi cação de planilhas na pasta de tra-</p><p>balho podem ser modifi cados. Ao invés das notações Sheet1 e as-</p><p>sim consecutivamente, denominações personalizadas podem ser</p><p>atribuídas. Esta é uma função particularmente útil quando se deseja</p><p>identifi car cada uma das planilhas relacionadas às atividades de um</p><p>contexto em comum. Como exemplo, na Figura 4.20, temos uma</p><p>pasta de trabalho relativa a uma suposta empresa, apresentando</p><p>três planilhas distintas: uma direcionada aos proventos de cada um</p><p>dos funcionários, a outra com o total de pagamentos efetuados em</p><p>um determinado período de tempo, e fi nalmente uma planilha dedi-</p><p>cada a exibir o estado (status), do estoque de itens comercializados</p><p>pela empresa.</p><p>Figura 4.21: Ao arrastar as abas das planilhas...</p><p>Figura 4.20: Planilhas renomeadas na pasta de trabalho: identifi cação</p><p>das operações relacionadas em cada uma das abas.</p><p>Para renomear a aba de uma planilha, posicione o ponteiro sobre</p><p>a aba a ser renomeada, abra o menu rápido e clique sobre a opção</p><p>Rename. O conteúdo da aba entrará no modo de edição. Digite o</p><p>novo nome e em seguida tecle Enter.</p><p>A ordem de exibição das abas na área de trabalho pode ser altera-</p><p>da, se necessário. Basta arrastar com o mouse a aba corresponden-</p><p>te para a nova posição. Na Figura 4.21, o arraste da aba Proventos</p><p>está sendo executado para a posição da aba Total pgtos. Ao liberar o</p><p>botão do mouse, temos a nova disposição de exibição das abas das</p><p>planilhas, conforme mostra a Figura 4.22.</p><p>Figura 4.22: ... é possível modifi car a ordem de exibição.</p><p>cap04.indd 50cap04.indd 50 8/2/2007 15:47:088/2/2007 15:47:08</p><p>Capítulo 5</p><p>Dados em planilhas</p><p>cap05.indd 51cap05.indd 51 8/2/2007 15:53:208/2/2007 15:53:20</p><p>52</p><p>Treinamento Prático em Excel 2007</p><p>Tipos de dados</p><p>Geralmente, as células de uma planilha recebem dados peque-</p><p>nos; entre os mais freqüentes temos: nomes, números de telefone,</p><p>números de contas bancárias, CEPs, siglas de estados, nomes de</p><p>cidades, quantias de dinheiro, peças em estoque, datas e horários.</p><p>Como já vimos, para inserir dados numa célula, é preciso ativá-la</p><p>clicando sobre a mesma, digitar os valores desejados e fi nalizar a</p><p>inserção</p>