Apostila 4 - Classificação, Indexação e Catalogação de Documentos

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AT 1
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S
U
M
Á
R
IO
3 UNIDADE 1 – Introdução
5 UNIDADE 2 – A Ciência da Informação
6 2.1 A importância da CI para os documentos e arquivos e técnicas de suporte
8 2.2 Fontes e recursos informacionais
9 2.3 As responsabilidades do profissional da Biblioteconomia e arquivística sobre a memória
11 UNIDADE 3 – Dos Documentos aos Arquivos
11 3.1 O que é um documento
11 3.2 Elementos característicos dos documentos
12 3.3 O que é um arquivo
14 3.4 Importância e finalidade dos arquivos
15 3.5 Tipos de arquivos
16 3.6 A diferença entre arquivos, bibliotecas e museus
19 UNIDADE 4 – Classificação de Documentos
19 4.1 A classificação de documentos
21 4.2 Três vertentes classificatórias 
22 UNIDADE 5 – Métodos de Classificação de Documentos
23 5.1 Alfabético
24 5.2 Geográfico
24 5.3 Ideográfico
26 5.4 Numérico
27 5.5 Alfanumérico
27 5.6 Classificação Decimal de Dewey (CDD)
29 5.7 Classificação Decimal Universal (CDU)
31 5.8 Classificação facetada
32 5.9 Classificação bibliográfica de Bliss
32 5.10 As contribuições de Brown
33 5.11 Library of Congress
33 5.12 Ranganathan e as cinco leis da Biblioteconomia
40 UNIDADE 6 – Indexação e Catalogação
40 6.1 Indexação
42 6.2 Catalogação
43 6.3 Os repositórios digitais
45 REFERÊNCIAS
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UNIDADE 1 – Introdução
Evolutivamente, o homem, mesmo que 
inconsciente num primeiro estágio, procu-
rou registrar e armazenar seus feitos desde 
a Antiguidade, que podemos exemplificar 
com os desenhos encontrados nas caver-
nas e gradativamente veio utilizando outros 
meios como as tábuas de argila, os pergami-
nhos, entre outros.
Armazenar o conhecimento registrado 
em suportes informacionais, a fim de asse-
gurar a guarda e a memória de sua história 
para as gerações futuras é algo inerente ao 
ser humano.
Essa evolução é percebida desde as bi-
bliotecas da Antiguidade, com os tabletes 
de argila, o papiro, o pergaminho, até che-
garmos ao papel. Cada período foi marcado 
por características próprias, originadas, so-
bretudo, pelas tecnologias disponíveis (BET-
TENCOURT, 2014, p. 15).
Da Biblioteca de Alexandria até as moder-
nas bibliotecas do século XXI, o caminho foi 
longo, muitas foram as mudanças. Aqueles 
conceitos de “lugar de memória” e “templo 
do saber”, como assinala Bettencourt (2014), 
nortearam os princípios fundadores das bi-
bliotecas nacionais, surgidas no século XVIII, 
como fatores de constituição da identidade 
nacional. Elas também estavam inseridas 
numa perspectiva herdeira das concepções 
iluministas e dos ideais da Revolução Fran-
cesa.
Mas não é sobre bibliotecas que quere-
mos nos debruçar no momento e sim enten-
der o que são documentos, arquivos, quais 
os tipos de classificação, como pesquisar, 
onde podemos chegar, o que é importante 
preservar, porque é importante a memória, 
enfim, os conceitos que permeiam a Biblio-
teconomia.
Esse caminho passa necessariamente por 
definirmos e conceituarmos arquivo, relacio-
nar com a Ciência da Informação, entender o 
que é memória, fazer essas inter-relações.
Vamos começar pela Ciência da Informa-
ção, fontes e recursos informacionais, sua 
importância e técnicas de suporte.
Uma unidade será reservada para definir 
documentos e seus elementos característi-
cos, arquivos, sua importância e finalidade, 
os tipos existentes e as diferenças entre ar-
quivos/bibliotecas e museus.
Na próxima unidade trataremos da classi-
ficação de documentos e algumas vertentes 
classificatórias.
Métodos de classificação de documentos 
com ênfase nos Sistemas de Classificação 
Decimal de Dewey (CDD), Sistema de Classifi-
cação Universal (CDU) e as cinco leis de Ran-
ganathan terão momentos específicos, dada 
sua importância para a Biblioteconomia.
Por fim, trataremos da indexação e cata-
logação e dos repositórios digitais.
Ressaltamos em primeiro lugar que embo-
ra a escrita acadêmica tenha como premissa 
ser científica, baseada em normas e padrões 
da academia, fugiremos um pouco às regras 
para nos aproximarmos de vocês e para que 
os temas abordados cheguem de maneira 
clara e objetiva, mas não menos científicos. 
Em segundo lugar, deixamos claro que este 
módulo é uma compilação das ideias de vá-
rios autores, incluindo aqueles que conside-
4 54
ramos clássicos, não se tratando, portanto, 
de uma redação original e tendo em vista o 
caráter didático da obra, não serão expres-
sas opiniões pessoais.
Ao final do módulo, além da lista de refe-
rências básicas, encontram-se muitas ou-
tras que foram ora utilizadas, ora somente 
consultadas e que podem servir para sanar 
lacunas que por ventura surgirem ao longo 
dos estudos.
4 55
UNIDADE 2 – A Ciência da Informação
Não há caminho mais adequado para ini-
ciarmos os estudos deste módulo do que 
passarmos pela Ciência da Informação que 
possui estreitas relações com a Biblioteco-
nomia.
A Ciência da Informação é aquela que in-
vestiga as propriedades e o comportamen-
to da informação, as forças que governam o 
fluxo de informação e os meios de proces-
sar a informação para ótima acessibilidade 
e uso. O processo inclui a origem, a disse-
minação, a coleta, a organização, o armaze-
namento, a recuperação, a interpretação e 
o uso da informação. O campo está relacio-
nado com Matemática, Lógica, Linguística, 
Psicologia, Tecnologia da Computação, Pes-
quisa Operacional, Artes Gráficas, Comu-
nicação, Biblioteconomia, Administração e 
algumas outras áreas (SHERA; CLEVELAND, 
1977 apud FONSECA, 2005).
Do ponto de vista paradigmático, a Ci-
ência da Informação vai de um paradigma 
físico, em que focaliza o tratamento e a or-
ganização da informação para alimentar sis-
temas computacionais, para um cognitivo, 
em que o objetivo continua sendo focalizar 
o tratamento e a organização da informa-
ção, porém, os processos se baseiam no pa-
radigma psicológico para satisfazer os usu-
ários individuais, chegando a um paradigma 
social, em que os processos são baseados 
no contexto social/ cultural, objetivando a 
construção da informação contextualizada 
(CAPURRO, 2003).
Num outro viés, podemos tratar a Ciência 
da Informação pelo seu lado tecnológico e/
ou da informática e sua interdisciplinarida-
de com a Biblioteconomia, Documentação, 
Arquivologia, Museologia, Jornalismo, Co-
municação e Educação.
Desde meados do século XX, com acen-
tuado uso agora no século XXI, não há como 
o Bibliotecário/arquivista esquecer a pre-
sença marcante das novas Tecnologias da 
Informação e Comunicação, que trazem os 
mais variados tipos de suporte documental. 
É uma época que exige conhecimento, com-
petência, métodos e meios de produção, 
utilização e conservação física especiais. E 
estes profissionais precisam estar sempre 
atentos!
A Ciência da Informação se dedica ao es-
tudo e desenvolvimento dos fundamentos 
e técnicas de planejamento, construção, 
gestão, uso e evolução dos sistemas de 
descrição, catalogação, ordenação, classi-
ficação, armazenamento, comunicação e 
recuperação dos documentos criados pelo 
homem para testemunhar, conservar e 
transmitir seu saber e seus atos, a partir de 
seu conteúdo, com a finalidade de garantir 
sua conservação em informação capaz de 
gerar novo conhecimento (ESTEBAN NA-
VARRO; GARCIA MARCO, 1995 apud NASCI-
MENTO, 2002, p. 27).
Como se observa e tomando por base 
o pensamento de Albuquerque (2006), a 
verdade é que falar sobre conceito de do-
cumento é tentar transitar por entre áreas 
que, ao longo do tempo, modificaram, am-
pliaram e restringiram seu sentido, adap-
tando-o e definindo-o de acordo com suas 
perspectivas.
Particularmente para este curso, vamos 
seguir os caminhos da Arquivologia e Biblio-
teconomia.
6 7
2.1 A importância da CI para 
os documentos e arquivos e 
técnicas de suporte
Segundo Rousseau e Couture (1994), a 
informática, entendida como a “técnica que 
permite a produção e o tratamento acele-
rado da informação por meio de operações 
eletrônicas e mecânicas”, tem hoje nos ar-
quivos marcada presença.
As tecnologias eletrônicas da informa-
ção aumentaramque depende muito da inter-
pretação do classificador.
Custo das tabelas.
Não é publicada em português.
Necessidade de pessoal treinado 
e capacitado para seu uso.
CDU
Permitir a organização e acesso 
a documentos e informação pelo 
seu conteúdo.
Infinitamente expansível e quan-
do novas subdivisões são intro-
duzidas, elas não precisam alte-
rar o ordenamento dos números.
Publicada em português.
Uniformização Internacional da 
Informação.
Simplicidade do uso das tabelas.
Apenas 2 volumes.
Custo das tabelas.
Necessidade de pessoal treinado 
e capacitado para seu uso.
5.8 Classificação facetada
Segundo Duarte (2010), a classificação 
facetada trata-se de um tipo de classificação 
capaz de identificar características comuns a 
diversas categorias de um assunto, organi-
zando-o em partes denominadas de facetas. 
Envolve dois processos diferenciados, po-
rém complementares: a análise de assunto 
em facetas e a síntese dos elementos cons-
tituintes do mesmo, sendo, portanto, aplicá-
vel a qualquer que seja área do conhecimen-
to.
Nos sistemas facetados, a divisão do as-
sunto é realizada sempre em cadeia, na qual 
Fonte: Andrade; Bruna; Sales (2011, p. 40).
32 33
determinado assunto vai se dividindo sub-
classes até as variações se esgotarem. Des-
se modo, tal tipo de classificação contribui na 
construção de estruturas semânticas, a par-
tir do momento em que organiza o conheci-
mento por meio de mapeamento de áreas 
tendo como início a modelagem de uma es-
trutura semântica.
O termo da “análise facetada” foi introdu-
zido primeiramente em discussões da clas-
sificação bibliográfica na década de 1930 
por Ranganathan, para denotar a técnica 
de separar os vários elementos de assuntos 
complexos com relação a um jogo de concei-
tos fundamentais abstratos. É definida na 
literatura da área como uma técnica na qual 
conceitos são decompostos em classes ele-
mentares, ou facetas, que formam grupos 
homogêneos mutuamente exclusivos (DU-
ARTE, 2010).
Sugere-se, caso haja interesse, leitura 
integral do artigo que pode ser encontra-
do em www.brapci.ufpr.br/download.php?-
dd0=10579
5.9 Classificação bibliográfi-
ca de Bliss
A classificação bibliográfica de Henry 
Evelyn Bliss, bibliotecário do College of City 
of New York, apresenta uma estrutura se-
gundo o “consenso científico e educacional”, 
seguindo uma ordem de implicação da ideia 
de evolução (SOUZA, 2006).
O esquema de Bliss adotou a divisão dos 
conhecimentos humanos conforme o con-
ceito educacional da época de sua constru-
ção (1940), reunindo-os em quatro grandes 
grupos: Filosofia, Ciência, História, Tecno-
logia e Arte. O esquema de Bliss inicia pela 
Filosofia, revelando a sua importância no 
contexto científico-educacional, seguida da 
Ciência. Destaca a História como classe prin-
cipal e termina a sequência com Tecnologia 
e Arte. Observa-se que Filosofia, História 
e Arte são consideradas grandes áreas, no 
mesmo nível de Ciência e Tecnologia
Segundo pesquisas de Pereira et al. 
(2009), seu sistema foi apontado como um 
dos melhores desenvolvimentos de classes 
encontrado em classificações bibliográficas, 
tendo como uma de suas principais caracte-
rísticas, a possibilidade de classificações al-
ternativas.
Em suma, a classificação de Bliss dá liber-
dade ao classificador, porém, infelizmente, 
seu sistema não apresenta explicações nem 
exemplos de sua aplicação, tornando-o de 
difícil aprendizado.
5.10 As contribuições de 
Brown
James Duff Brown nasceu em Edimbur-
go, na Escócia, concluiu seus estudos com 
doze ou treze anos, após sua formação, de-
dicou sua vida à leitura, particularmente, 
em Biblioteconomia, Música e Literatura. 
Trabalhou para vários editores e livrarias de 
bibliotecas, logo começou a trabalhar como 
assistente na Biblioteca Mitchaell Glasgow. 
Ele criou dois sistemas de classificação que 
não servia para coleções grandes, por serem 
muito rígido: “Quinn-Brown Classification” 
e “Adjustable Classification” (PEREIRA et al., 
2009).
Posteriormente, idealizou um sistema de 
classificação intitulado de “Subject Classi-
fication” – classificação por assuntos – que 
teve sua primeira publicação em 1906 consi-
derada, na época, um bom sistema de classi-
ficação, sendo usado em muitas bibliotecas 
inglesas por vários anos, na qual introduziu 
o livre acesso às estantes (BARBOSA, 1969).
32 33
Na época ,Brown chegou a ser reconhe-
cido como Dewey da Inglaterra, pois tinha 
energia surpreendente, mostrava-se com-
prometido e interessado em todos os as-
pectos da biblioteca e da Biblioteconomia, 
foi um dos primeiros a escrever livros sobre 
Biblioteconomia e o criador do único sistema 
de classificação do país.
A partir desta posição, foi reconhecido e 
prestigiado no mundo das bibliotecas e da 
Biblioteconomia, pois no final do século XIX 
e no início do XX na Inglaterra, deu contri-
buição muito importante para a área da Bi-
blioteconomia, principalmente devido a sua 
classificação de assuntos que foi subsídio 
para evolução de outros sistemas (PEREIRA 
et al., 2009).
5.11 Library of Congress
Criada em fins do século XIX, mais exata-
mente em 24 de abril de 1800, a Library of 
Congress, ou Biblioteca do Congresso (Esta-
dos Unidos – EUA), foi inaugurada com uma 
coleção de 3.000 volumes. Os livros, que an-
tes eram ordenados por tamanho, em 1892, 
já estavam divididos em 18 classes, basea-
das nas classificações de Francis Bacon, com 
adaptação de Diderot e d’Alembert. Em 1815, 
fora adquirida a coleção de Thomas Jeffer-
son, constituindo assim, a nova biblioteca.
Após a mudança de prédio, em 1897, os bi-
bliotecários sentiram a necessidade de criar 
um novo sistema de classificação que com-
portasse o crescente acervo.
Designados por John Russel Young, então 
diretor da entidade, James Hanson e Char-
les Martel tomaram por guia a Classificação 
Expansiva de Cutter, “introduzindo grandes 
modificações, especialmente quanto à no-
tação” (PIEDADE, 1977, p.118). A partir deste 
planejamento em linhas gerais, cada classe 
foi entregue a diversos especialistas, deri-
vando daí, as pequenas diferenças que ocor-
rem de uma classe para outra.
As classes são publicadas independente-
mente umas das outras, e cada uma tem seu 
próprio índice, sofrendo revisões e acrésci-
mos, conforme a expansão do acervo, publi-
cadas quadrimestralmente no L.C. Classifi-
cation: Addition and changes.
Em sua estrutura, a ordem alfabética é 
frequentemente utilizada. Na notação, a 
classificação é mista, contendo letras mai-
úsculas, e algarismos arábicos, de 1 a 9.999, 
precedidos por um ponto, chamada de nú-
meros-de-Cutter, por ser semelhante as co-
nhecidas Author marks, projetadas por Cut-
ter.
A Classificação da Library of Congress ba-
seou-se em 21 classes principais, represen-
tadas de A-Z, exceto pelas letras I, O, N, X e 
Y, deixadas para futuras expansões, sendo 
igualmente adotada por diversas bibliotecas 
dos EUA e no mundo.
O sistema da Biblioteca do Congresso tem 
a flexibilidade para classificar qualquer tipo 
de material, é muito detalhado, bastante 
enumerativo, porém recorrente à síntese, 
quando aplicada suas inúmeras tabelas au-
xiliares. É um esquema prático, para aqueles 
que acreditam em soluções simples (PEREI-
RA et al., 2009).
5.12 Ranganathan e as cin-
co leis da Biblioteconomia
Shiyali Ramamrita Ranganathan (1892-
1972), matemático indiano que se tornou 
bibliotecário, foi um dos estudiosos que mais 
contribuiu para a teoria da Biblioteconomia 
no século XX, especialmente na área da clas-
sificação de assunto.
34 35
Na sociedade de castas da Índia, a família 
de Ranganathan pertencia aos Brâmanes 
(topo da pirâmide, formada por sacerdotes, 
magos, religiosos e filósofos – as pessoas 
encarregadas de realizar os sacrifícios e ritu-
ais sagrados).
Ranganathan era extremamente religio-
so, vegetariano e admirador de Gandhi. Gra-
duou-se em Matemática na Universidade de 
Madras em 1916. Tornou-se, então, profes-
sor de Matemática, exercendo essa ativida-
de durante sete anos em três dasfaculdades 
da Universidade de Madras.
Também politizado, lutava pela melhoria 
de condições de trabalho de sua classe e, 
como professor, preocupava-se com o ensi-
no e a pesquisa em seu país.
Iniciou uma campanha visando a melhoria 
das condições da biblioteca da Universidade 
de Madras. Assim, quando em 1924 vagou 
o cargo de bibliotecário desta Universidade, 
foi praticamente levado por seus colegas a 
candidatar-se ao cargo, que acabou por acar-
retar uma profunda mudança em sua vida e 
na própria área da Biblioteconomia.
Um dos requisitos do cargo era que o bi-
bliotecário que assumisse deveria estudar 
Biblioteconomia na Grã-Bretanha. Em 1924, 
ingressou na Escola de Biblioteconomia na 
College University, em Londres para espe-
cializar-se. Inicia um caminho de estudos e 
observações que o levou a entender o que 
era na verdade o complexo mundo da Biblio-
teconomia, mundo que se colocava entre 
aquele que produzia e registrava o conheci-
mento e aquele que necessitava de informa-
ção/conhecimento contido nos documentos 
(CAMPOS, 2004).
Seu sistema de Classificação de Dois Pon-
tos (Colon Classification), publicado em 
1933, surgiu de sua insatisfação com os sis-
temas de Classificação Decimal de Dewey 
(CDD) e Classificação Decimal Universal 
(CDU). Depois de constatar que a maioria dos 
assuntos tratados em cinco periódicos dife-
rentes era formada de assuntos compostos, 
Ranganathan projetou sua Classificação de 
Dois Pontos, também conhecida como Clas-
sificação em Facetas ou Classificação Analíti-
co-Sintética. Baseado nesta evidência, criou 
um sistema quase matemático, estruturan-
do o conhecimento de maneira que os assun-
tos compostos sinteticamente surgissem a 
partir de conceitos “elementares”. Rangana-
than publicou seis edições desse sistema e 
faleceu em 1972, quando sua sétima versão 
estava para ser publicada (LIMA, 2004).
As cinco leis de Ranganathan
1. Os livros são para usar.
2. A cada leitor seu livro.
3. A cada livro seu leitor.
4. Poupe o tempo do leitor.
5. A biblioteca é um organismo em 
crescimento.
Como diz Targino (2010, p. 122), por de-
trás de aparente ingenuidade, os enuncia-
dos propagados por Ranganathan são, em 
sua essência, os precursores de quaisquer 
movimentos liderados por profissionais bi-
bliotecários, hoje ditos da linha de frente.
Em 1928, cada dia mais envolvido com as 
questões biblioteconômicas, e cada vez mais 
preocupado com os princípios que poderiam 
nortear as atividades do profissional da in-
formação, conta Ranganathan que, em uma 
noite em que colocou de lado todas as outras 
34 35
tarefas para concentrar-se nestas questões, 
encontra-se com seu antigo professor de 
Matemática, Edward B. Ross, a quem devia 
“todo o seu ser intelectual e por quem tinha 
grande afeição” (Satija) e expõe as suas an-
gústias. Edward B. Ross, por essa relação 
estreita com Ranganathan, acaba por acom-
panhá-lo em sua nova esfera de trabalho. 
Dialogando com Ranganathan em um dado 
momento enuncia – “Diga, livros são para 
serem usados, diga que isso é a sua primeira 
lei”. Assim, a enunciação das outras quatro 
leis (a cada leitor o seu livro, a cada livro o seu 
leitor, poupe o tempo do leitor, a biblioteca é 
um organismo em crescimento) foi automá-
tica e a apresentação e divulgação das leis 
foram iniciadas naquele ano em vários cur-
sos e eventos na Índia (CAMPOS, 2004).
Em 1931, publica a primeira edição do livro 
“As Cinco Leis da Biblioteconomia”, no mes-
mo ano em que, a partir de seus esforços, 
foi criado o primeiro Curso de Bibliotecono-
mia na Índia. Atualmente, estas Cinco Leis 
permeiam e são consideradas como base 
para todas as atividades biblioteconômicas, 
como:
 seleção e aquisição;
 administração de bibliotecas;
 recuperação de informação;
 classificação e indexação;
 atendimentos aos usuários, entre ou-
tros.
E “como Leis Fundamentais em qualquer 
outra disciplina, as Cinco Leis são simples e 
podem, mesmo, aparecer como sendo tri-
viais” (RANGANATHAN, FIVE LAWS). Mas 
são elas que permitem que o profissional 
possa compreender de uma forma mais 
abrangente a função de sua profissão, den-
tro de um contexto social, que permite defi-
nir critérios e princípios de ação que vão des-
de o posicionamento ético deste profissional 
até a escolha de métodos e técnicas para o 
seu fazer diário.
Campos (2004) analisa as cinco leis sem 
vinculá-las a uma atividade específica da Bi-
blioteconomia, mas de uma visão ética, so-
cial e profissional que os envolvidos devem 
ter como princípios de ação no exercício de 
sua profissão. Além desta perspectiva, ela 
constrói seu texto tomando por princípio o 
“Método Científico em Espiral” (Rangana-
than, Prolegomena), no qual ele discute o 
processo do conhecimento como uma espiral 
em eterno desenvolvimento, onde uma dada 
ação interfere na ação subsequente e assim 
sucessivamente. Assim, cada lei desencade-
ará a próxima lei fazendo com que ocorra um 
processo cíclico e dinâmico.
Vejamos:
1ª LEI – Os livros são para 
serem usados
Nesta primeira lei, Ranganathan discute 
questões que irão envolver a democratiza-
ção da informação, pois o que faz com que a 
instituição biblioteca exista é o fato do ho-
mem, ao desvendar o mundo, ao trocar ex-
periências sobre suas descobertas e ao co-
municar estas descobertas e avanços para 
possibilitar a transmissão de conhecimento, 
elabora registros, inscrições. Estes devem 
estar organizados, armazenados e preserva-
dos para propiciar a transmissão de conheci-
mento para a geração futura.
Nesta medida, a biblioteca é a organização 
que tem por função organizar, tratar e dis-
seminar as informações contidas nestes re-
gistros visando sua difusão e criando meios 
36 37
para a propagação do saber. Atualmente, 
mais do que nunca, o bibliotecário deve ser o 
grande dinamizador, pois deve propiciar que 
os livros/documentos/informações possam 
ser utilizados, e não para serem somente 
armazenados. Se até o século dezenove, o 
número de literatura era relativamente pe-
queno – o que transformava, na maioria das 
vezes, o próprio produtor de conhecimento 
em usuário, pois o acesso ao conhecimento 
era possibilitado a poucos, e os bibliotecá-
rios eram grandes estudiosos e por vezes 
produtores também de conhecimento, nos 
tempos atuais, com o volume cada dia maior 
de literatura, com esse caos documentário, 
e a impossibilidade de se acompanhar todas 
as transformações das diversas áreas de 
conhecimento, o bibliotecário deve desen-
volver mecanismos para que as informações 
possam ser divulgadas, possam ser demo-
cratizadas.
Mas, aponta Ranganathan, que para de-
mocratizar o uso da informação, é necessá-
rio empreender esforços políticos visando a 
educação irrestrita. Nem todos podem ter 
acesso à informação, não porque não este-
jam interessados, mas porque a desconhe-
cem. Este era um fato constante na Socie-
dade Indiana, onde uma grande maioria não 
tinha acesso ao conhecimento registrado, o 
que até hoje ainda é uma realidade não ape-
nas naquela Sociedade, mas também para 
uma grande maioria de indivíduos de nossa 
Sociedade. Assim, todo homem tem o direito 
de ser um leitor em potencial, o que acaba le-
vando-o ao enunciado da 2ª Lei.
2ª LEI – A cada leitor o seu 
livro
Possibilitar que cada leitor obtenha o seu 
livro é, antes de tudo, afirmar que todo ho-
mem deve ter acesso ao conhecimento. Ran-
ganathan afirma que a educação de um povo 
é uma vontade política (RANGANATHAN, 
FIVE LAWS).
Esta lei propicia a discussão do bibliote-
cário como educador, apresentando as di-
ferenças sociais, políticas e econômicas do 
mundo em geral, discutindo o papel dos paí-
ses dominadores e dominados, e como esses 
fatores influenciarão questões que envol-
vem o acesso à informação.
O papel do bibliotecário é também de 
conscientização da importância de uma polí-
tica educacional em seu país e sensibilização 
dos políticos e da sociedade, de uma maneira 
geral, da importância deste acesso à infor-
mação.
Na segunda lei, Ranganathan propõeque se realizem campanhas envolvendo as 
bibliotecas públicas e os meios de comuni-
cação. Estas ações permitirão que todos in-
discriminadamente possam se beneficiar do 
conhecimento registrado e organizado na 
instituição biblioteca. O importante aqui é 
permitir a acessibilidade à informação – na-
quele momento, o livro –, a cada leitor/usuá-
rio, seja ele real ou virtual.
Mas, como indiano, inserido em suas tradi-
ções, e como um grande observador das ne-
cessidades humanas, sabia que nem todos 
necessitavam da mesma informação, que o 
princípio da diferença era o que permitia aos 
homens estarem em cadeias evolutivas di-
versas ou em estados socioculturais diferen-
tes, pois nem tudo é interesse de todos, cada 
indivíduo tem as suas necessidades. Na área 
da Biblioteconomia, é imprescindível defen-
der essas diferenças. O que acaba por levá-lo 
a enunciar a 3ª lei.
3ª LEI – Para cada livro o 
36 37
seu leitor
Nesta terceira lei, Ranganathan apresen-
ta o livro/documento como um veículo de 
comunicação/transporte que permite que 
um ou vários indivíduos apresentem as ob-
servações, descobertas e questionamentos 
sobre os fenômenos e ocorrência do mundo 
que o(s) cerca(m).
Nesta perspectiva de autoria coexistem, 
também, leitores diferentes. Cada pessoa, 
devido à sua formação, suas crenças e vi-
sões de mundo, possuem necessidades di-
ferentes e é necessário que o bibliotecário 
– como um profissional que está preocupado 
em fornecer a informação adequada para o 
usuário certo – tenha como princípio de ação 
a diferença, para que possa servir como um 
elemento facilitador entre cada usuário e o 
livro/documento/informação adequados.
Assim, como vimos anteriormente, na 
segunda lei, a biblioteca deve ter um papel 
social, possibilitando condições de acesso 
à informação. Com a enunciação da terceira 
lei, podemos dizer que o bibliotecário deve 
perceber as necessidades de cada usuário, 
respeitar as suas diferenças individuais.
Ranganathan propõe então: res-
peito aos diferentes tipos de usuá-
rios (diferença etária, cultural, so-
cial, psicológica, educacional, entre 
outras), e para usuários diferentes, 
diferentes bibliotecas e diferentes 
formas de organização dos acervos.
Atualmente, estas questões são apre-
sentadas na literatura da área através dos 
conceitos de canais e linguagens diferentes 
para cada necessidade do usuário, ou dito 
de outra forma, sobre a questão do reempa-
cotamento de informações. Mas ao dirigir o 
“olhar” para a organização dos acervos, para 
atender a usuários diferentes, está intrinse-
camente visando também recuperar infor-
mação, pois a biblioteca não é um depósito, 
existe um tempo de recuperação; o homem 
atual precisa estar informado sobre a evo-
lução do conhecimento de sua área de inte-
resse em menor tempo possível. O que leva 
Ranganathan a enunciar a 4ª lei.
4ª LEI – Poupe o tempo do 
leitor
O bibliotecário, além de ser um dinamiza-
dor, deve ser um agilizador de informação. A 
coleção deve ser organizada visando às pos-
sibilidades de recuperação.
A partir desta lei, Ranganathan discute 
questões ligadas à organização/recupera-
ção do acervo: métodos, técnicas e instru-
mentos adequados que possam atender à 
necessidade dos usuários, possibilitando 
que as informações contidas nos documen-
tos possam chegar ao usuário em menor 
tempo possível.
Vejamos os questionamentos pro-
postos por Campos:
Por que Ranganathan estava tão preocu-
pado com o tempo do leitor?
Por que a necessidade de criação de ins-
trumentos adequados a populações especí-
ficas de usuários?
Enfim, por que a existência de todo um 
aparado complexo?
Porque todo usuário tem o direito de aces-
so à informação atualizada no seu campo de 
interesse, em menor tempo possível. Esta 
lei evidencia que, para que as atividades do 
38 39
bibliotecário possam funcionar satisfatoria-
mente, é necessário que este profissional de 
informação não se comporte como um mero 
repassador de informação/documento, acei-
tando métodos e técnicas estabelecidos, 
mas criando em seu fazer diário instrumen-
tos e formas de ação mais adequados ao Sis-
tema de Informação no qual está inserido. 
Mas que se comporte como pesquisador e 
pensador do seu fazer, tendo a disposição e 
a coragem para, se for necessário, pesquisar 
novas técnicas, novos métodos e novos ins-
trumentos que possibilitem um atendimen-
to mais eficaz ao seu usuário.
Para isso, é preciso desenvolver e, tam-
bém quando for o caso, introduzir princípios 
novos para as atividades de Administração 
de Bibliotecas, de Seleção, de Disseminação 
de Informação, de Catalogação, de Serviço 
de Referência, de Classificação, entre outros.
Ranganathan apresenta então nesta lei, 
uma série de discussões a respeito destas 
atividades, sempre incentivando o profis-
sional da informação a ter a coragem de criar 
novas formas de organização, e de quebrar 
paradigmas já estabelecidos. Ele dá o exem-
plo quando propõe um novo método classifi-
catório para possibilitar maior hospitalidade 
– entrada de novos assuntos na Tabela – nos 
esquemas de Classificação e, consequente-
mente, estar mais acessível à evolução do 
conhecimento e à criação de novos assun-
tos, o que até então não era possível nos 
Esquemas vigentes. Toda esta organização 
é necessária porque visa a atender ao cres-
cimento constante do acervo, pois a bibliote-
ca não é mais uma organização estática, ela 
é dinâmica, o que acaba por levar Rangana-
than a enunciar a 5ª lei.
5ª LEI – A biblioteca é uma 
organização em crescimen-
to
O homem através dos séculos, ao conhe-
cer novas técnicas, novos instrumentos, ao 
desvendar a natureza, sentiu a necessida-
de de comunicar as suas descobertas e para 
isso registrou. É principalmente na biblioteca 
que estão esses registros; ela é a depositária 
do conhecimento humano. Portanto, a bi-
blioteca é uma organização em crescimento, 
pois a produção de conhecimento é um ato 
contínuo e dinâmico do ser humano.
Para que a instituição Biblioteca possa 
acompanhar esse crescimento, fazem-se 
necessários bibliotecários com postura mais 
dinâmica e criativa, pois novos assuntos sur-
gem, bem como novos usuários com caracte-
rísticas diversas. Isto exige a todo momento, 
um repensar sobre as práticas e instrumen-
tos utilizados e sobre as atividades realiza-
das.
Assim, se é verdade que o homem elabora 
registros para comunicar suas descobertas, 
é necessário que esses registros possam ser 
usados, como diz Ranganathan – os livros 
são para uso. E isso nos leva a um movimento 
contínuo, na enunciação das leis, pois uma é 
necessária porque as outras existem. Esse é 
o Método Científico apresentado por Ranga-
nathan e caracterizado pelo movimento sem 
fim em espiral.
Campos (2004) explica subjacente a to-
das as leis que podemos observar o seguinte:
Ranganathan nos leva a todo mo-
mento a um movimento do pensar 
que preconiza e discute a postura 
do bibliotecário, como um profissio-
nal que tem por função possibilitar 
o acesso à informação. Informação 
38 39
que não deve ser encarada como 
uma entidade que somente carrega 
bits e bytes, mas como uma das pos-
sibilidades do ser humano de obten-
ção de conhecimento sobre o mundo 
que o cerca, podendo assim, iniciar 
o processo de transformação social, 
econômica, e por que não, ética.
O profissional que atua nesta área deve 
ter bastante discernimento e visão do seu 
papel, que não é o de somente repassador de 
informação, mas de uma pessoa que deve ter 
a postura de um educador, que se preocupa 
com a qualidade da informação que repassa, 
de como repassa e para quem repassa, pois 
o conhecimento registrado em qualquer veí-
culo informativo tem um papel social, que na 
maioria das vezes, para não afirmar sempre, 
pode ser transformador.
Assim, quando enunciadas as Cinco Leis 
da Biblioteconomia, elas se restringiam ao 
contexto da Biblioteca. Hoje, com o desen-
volvimento das atividades biblioteconômi-
cas, elas podem ser perfeitamente aplicadas 
em todos os Serviços de Informação,que 
envolvem as atividades de profissionais que 
estão entre o produtor de conhecimento e 
o necessitador de informação. Atualmen-
te, elas poderiam até ser aplicadas ao Setor 
Quaternário, setor em que o objeto dinami-
zador é a informação, cuja disseminação leva 
em conta critérios visando a análise do poder 
de transformação/paralização, libertação/
manipulação, entendimento/ignorância, 
que acabam por exigir um repensar constan-
te dos profissionais que lidam com a infor-
mação quanto à sua postura ética. Uma ética 
que preconiza a revitalização dos valores, de 
novos e de velhos valores que devem ser re-
pensados.
Tamanha foi a importância de sua inven-
ção, que estas leis são aplicadas hoje em dia 
em bibliotecas e centros documentais do 
mundo todo (CAMPOS, 2004).
40 4140
UNIDADE 6 – Indexação e Catalogação
6.1 Indexação
Segundo consta nas orientações do Ar-
quivo Nacional (2012), as instituições arqui-
vísticas devem ter como maior finalidade 
“o pleno acesso à informação”. Para que se 
cumpra este objetivo, seu acervo deve estar 
organizado, ou seja, ter sido objeto de pro-
cessamento técnico, que engloba atividades 
de recolhimento, tratamento técnico, pre-
servação, divulgação, controle de acesso e 
uso de seu patrimônio arquivístico.
Dentre as atividades que compreendem o 
tratamento técnico do acervo permanente, 
destacam-se duas essenciais à recuperação 
da informação: a descrição e a indexação. É 
por meio delas que o usuário pode fazer uso 
dos instrumentos de pesquisa para o acesso 
aos documentos (VIANA et al. 2013).
A maior instituição arquivística do país, 
o Arquivo Nacional do Brasil, adota a des-
crição multinível, ou seja, a representação 
dos elementos e informações contidos nos 
documentos, levando-se em consideração 
a estrutura de organização de um acervo e 
integrando-o em diferentes níveis e em re-
lações horizontais e verticais (ARQUIVO NA-
CIONAL, 2005).
Mas o que vem a ser indexação?
Indexação é um processo subjetivo que 
visa à recuperação da informação. A partir 
dela é possível a elaboração de índices. Nos 
sistemas informatizados de recuperação da 
informação, “uma indexação de qualidade 
assegura uma recuperação mais precisa” 
(SOUZA, 2009, p. 7).
De acordo com a Associação Brasileira de 
Normas Técnicas (1992, p. 2), “NBR 12676: 
métodos para análise de documentos: de-
terminação de seus assuntos e seleção de 
termos de indexação”, a indexação compre-
ende três estágios: 
exame do documento e estabele-
cimento do assunto de seu conteú-
do; identificação dos conceitos pre-
sentes no assunto; tradução desses 
conceitos nos termos de uma lingua-
gem de indexação.
Em linguagem mais simples, Ribeiro 
(2006) explica que a indexação é a operação 
que consiste em descrever e caracterizar um 
documento com o auxílio de representações 
dos conceitos contidos nesses documentos, 
isto é, em transcrever para linguagem do-
cumental os conceitos depois de terem sido 
extraídos dos documentos por meio de uma 
análise dos mesmos. A indexação permite 
uma pesquisa eficaz das informações conti-
das no acervo documental.
A indexação conduz ao registo dos con-
ceitos contidos num documento de uma 
forma organizada e facilmente acessível, 
mediante a constituição de instrumentos de 
pesquisa documental como índices e catá-
logos alfabéticos de matérias. A informação 
contida num documento é representada por 
um conjunto de conceitos ou combinações 
de conceitos. 
A indexação processa-se em duas fa-
ses: 
a) Reconhecimento dos conceitos que 
contêm informação: 
- apreensão do conteúdo total do do-
cumento; 
40 4141
- identificação dos conceitos que re-
presentam esse conteúdo; 
- seleção dos conceitos necessários 
para uma pesquisa posterior. 
b) Representação dos conceitos em lin-
guagem documental com o auxílio dos ins-
trumentos de indexação: 
- servem ao indexador para indexar o 
documento; 
- servem ao utilizador para recuperar a 
informação; 
- contribuem para a uniformidade e 
consistência da indexação (RIBEIRO, 
2006).
Ao atribuir um descritor [isto é, um termo 
de indexação] a um documento, o indexador 
declara que tal descritor possui alto grau de 
relevância para o conteúdo do documento; 
quer dizer, ele declara que o significado do 
descritor está fortemente associado a um 
conceito incorporado ao documento, e que 
é adequado à área temática do documento 
(LANCASTER, 2004, p. 11).
O mesmo autor afirma que neste proces-
so, o responsável pela indexação deve estar 
atento a três perguntas: Do que trata o do-
cumento? Por que foi incorporado ao acer-
vo? Quais de seus aspectos serão de interes-
se para os usuários?
Segundo Rubi e Fujita (2003, p. 67), o in-
dexador tem a função primordial de compre-
ender a leitura ao realizar uma análise con-
ceitual que represente, adequadamente, o 
conteúdo de um documento para que ocorra 
correspondência com o assunto pesquisa-
do pelo usuário. No entanto, para que essa 
correspondência aconteça, a adoção de uma 
política de indexação torna-se imprescindí-
vel, pois ela será norteadora de princípios e 
critérios que servirão de guia na tomada de 
decisões para otimização do serviço e racio-
nalização dos processos.
Essa política deve levar em conta três fa-
tores: as características e objetivos da or-
ganização, que determinam o serviço ofe-
recido; a identificação dos usuários, para 
o atendimento de suas necessidades; e os 
recursos humanos, materiais e financeiros 
disponíveis na instituição, que norteiam o 
funcionamento do sistema de informações, 
suas especificidades e limitações (CARNEI-
RO, 1985, p. 221 apud VIANA et al., 2013).
Assim como as informações sobre su-
porte, forma de escrita, espécie e gênero, o 
termo de indexação representa um ponto 
de acesso, ou seja, um “elemento de infor-
mação, termo ou código que, presente em 
unidades de descrição, serve à pesquisa, 
identificação ou localização de documentos” 
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, 
p.17).
Quando a espécie documental puder ser 
recuperada sem danos por outro ponto de 
acesso, deve-se evitá-la como termo de in-
dexação. Se o arranjo documental for temá-
tico, não se recomenda a atribuição de um 
termo de indexação igual ao título do nível 
hierárquico, em respeito ao princípio da não 
repetição de informação em descrições hie-
rarquicamente relacionadas (CONSELHO NA-
CIONAL DE ARQUIVOS, 2006).
Sendo vários os critérios para normali-
zação e referências, assim sugerimos que 
acessem o documento em http://www.aca-
demia.edu/6036734/Manual_b%C3%A-
1sico_para_indexa%C3%A7%C3%A3o_
de_documentos_arquiv%C3%ADsticos
A título de exemplo e, no caso, à polí-
tica de indexação no Arquivo Nacional 
42 4342
temos:
a) Uso de maiúsculas:
Além dos nomes próprios, as letras maiús-
culas são utilizadas na primeira letra do ter-
mo, seja ele principal, subdivisão ou o com-
plemento: Exemplos: Babosa (Planta); Brasil 
– Economia.
b) Adjetivos:
Não devem ser utilizados como termos de 
indexação.
c) Advérbios:
Não devem ser utilizados como termos de 
indexação.
d) Verbos:
Não devem ser utilizados como termos de 
indexação.
e) Flexão de gênero e número:
Nos casos nos quais existam os dois gêne-
ros, aconselha-se o uso do termo no mascu-
lino.
De acordo com o Instituto Português 
de Qualidade (1992), responsável pela “NP 
4036: tesauros monolíngues: diretivas para 
a sua construção e desenvolvimento”, a es-
colha entre singular e plural depende da no-
ção que o conceito exprime. Os descritores 
podem ser divididos em duas categorias ge-
rais: entidades concretas e abstratas.
Viana et al. (2013) ponderam que as re-
comendações propostas partem de uma 
abordagem interdisciplinar, que conjuga a 
Biblioteconomia e o tratamento técnico de 
documentos arquivísticos e destacam que:
a qualidade da indexação depen-
de da hospitalidade da linguagem 
de indexação utilizada. Esta deve 
admitir livremente novos termos 
ou mudanças na terminologia, bem 
como atender a novas necessidades 
dos usuários. Uma política de atua-
lização frequenteé considerada es-
sencial (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE 
NORMAS TÉCNICAS, 1992, p. 4).
6.2 Catalogação
Segundo Mey (1995), a origem da palavra 
catálogo vem do grego, kata (de acordo com, 
sob, em baixo ou parte) e logos (razão), de 
forma que catálogo significa de acordo com 
a razão.
Para Dias (1967, p.1), “Catálogo, no seu 
sentido mais amplo, é uma relação de livros 
correspondente a uma coleção pública ou 
privada”, e, Mey (1995, p. 9), o define como: 
um canal de comunicação estruturado, que 
veicula mensagens contidas nos itens, e 
sobre os itens, de um ou vários acervos, 
apresentando-as sob forma codificada e or-
ganizada, agrupadas por semelhanças aos 
usuários desse(s) acervo(s).
Ou seja, em um catálogo estão impres-
sas as informações necessárias para que o 
material de uma biblioteca seja encontrado, 
sem, no entanto, seguindo o raciocínio de 
Mey (1995), ser uma mera lista na qual estão 
apenas ordenados os materiais do acervo, 
ele é um instrumento mediador da transfe-
rência da informação contida no documen-
to, retirada pelo profissional para o usuário, 
preservando sua característica principal: de 
acordo com o perfil da instituição, de seus 
pesquisadores e dos recursos disponíveis, 
ter dados precisos sobre a recuperação e 
localização do item no acervo (ALBUQUER-
QUE, 2006).
O catálogo também contém informações 
que outras bibliotecas utilizam para manter 
42 4343
uma relação de cooperatividade, necessi-
tando, para tanto, de regras que possam tor-
nar mais fácil o trabalho dos bibliotecários, já 
que um material poderá ser compartilhado 
por outras bibliotecas. Sendo assim, há a ne-
cessidade da elaboração de códigos para que 
o trabalho feito nos catálogos seja sistemati-
zado e universal.
Segundo Dias (1967, p. 74), são os códi-
gos, os instrumentos da catalogação que 
permitem disciplinar a complexa operação 
de elaborar os catálogos de uma biblioteca. 
A racionalização das normas de catalogar 
sempre foi a preocupação dominante dos 
bibliotecários de todos os tempos. Por sua 
vez, a catalogação em uma biblioteca tem a 
finalidade de representar um item, tornan-
do visíveis suas características e levando em 
consideração as características do usuário e 
da instituição.
Mey (1995, p. 05) define catalogação 
como: o estudo, preparação e organização 
de mensagens codificadas, com base em 
itens existentes ou passíveis de inclusão em 
um ou vários acervos, de forma a permitir in-
terseção entre as mensagens contidas nos 
itens e as mensagens internas dos usuários.
A catalogação consiste em não só identi-
ficar, mas também dar diferentes escolhas 
para o pesquisador de encontrar o material 
necessário. A catalogação deve cumprir suas 
funções com as seguintes características: 
“integridade, clareza, precisão, lógica e con-
sistência” (MEY, 1995, p.07).
Essas características, para serem execu-
tadas com eficiência, dependem do profis-
sional responsável por realizar um serviço no 
qual não omita nenhum detalhe que venha 
prejudicar a recuperação do item documen-
tário pelo usuário (ALBUQUERQUE, 2006).
Para a realização da representação des-
critiva de um documento não ser uma tare-
fa aleatória, existem regras e códigos que 
devem ser seguidos para a padronização do 
processo de catalogação. Assim, o uso de um 
código que esteja em consonância com os 
objetivos e metas internacionais de catalo-
gação se faz necessário.
Na história da catalogação, a normaliza-
ção da forma de se elaborar catálogos só foi 
dar um grande salto no século XIX, no qual, 
paralelamente ao crescimento do material 
informacional, deu-se o desenvolvimento de 
muitos trabalhos que tratavam de dar os pri-
meiros passos rumo ao desenvolvimento de 
regras que normalizariam a elaboração dos 
catálogos e definiria o desenvolvimento da 
catalogação. A sistematização do catálogo 
de forma universal virá a resolver o proble-
ma se estes deixarem de ser listas e passa-
rem a ser parte essencial na busca por infor-
mações quanto ao acervo de uma biblioteca, 
ou seja, auxiliando na consulta e na pesquisa 
(DIAS, 1967).
6.3 Os repositórios digitais
Segundo o Instituto Brasileiro de Infor-
mação em Ciência e Tecnologia (IBICT), os re-
positórios digitais (RDs) são bases de dados 
on-line que reúnem de maneira organizada 
a produção científica de uma instituição ou 
área temática. Os RDs armazenam arqui-
vos de diversos formatos. Ainda, resultam 
em uma série de benefícios tanto para os 
pesquisadores quanto às instituições ou 
sociedades científicas, proporcionam maior 
visibilidade aos resultados de pesquisas e 
possibilitam a preservação da memória cien-
tífica de sua instituição. Os RDs podem ser 
institucionais ou temáticos. Os repositórios 
institucionais lidam com a produção científi-
ca de uma determinada instituição. Os repo-
44 4544
sitórios temáticos com a produção científica 
de uma determinada área, sem limites insti-
tucionais.
Viana et al. (2005, p. 3) definem reposi-
tórios digitais como “uma forma de armaze-
namento de objetos digitais que tem a ca-
pacidade de manter e gerenciar material por 
longos períodos de tempo e prover o acesso 
apropriado”.
Os repositórios digitais, também deno-
minados pela comunidade científica como 
e-prints, surgiram como alternativas ao tra-
dicional sistema de comunicação científica 
(KURAMOTO, 2006).
Observam-se algumas categorias de re-
positórios digitais de acesso livre, como o 
caso do repositório digital temático que 
pode ser entendido como aquele que arma-
zena documentos científicos por área do co-
nhecimento.
No Brasil há repositórios temáticos que 
podem ser acessados por meio do Diálogo 
Científico (DICI) do IBICT. Esses repositórios 
foram classificados a partir da tabela de áre-
as do conhecimento do Conselho Nacional 
de Desenvolvimento Científico e Tecnológi-
co (CNPq) que foi dividida em nove grandes 
áreas e suas subáreas (VIANA; MÁRDERO 
ARELLANO, 2006).
Também existe o repositório digital insti-
tucional que segundo Lynch (2003 apud LEI-
TE; COSTA, 2006, p. 213) 
é um conjunto de serviços que a 
universidade oferece aos membros 
de sua comunidade, visando ao ge-
renciamento e disseminação dos 
materiais digitais criados pela insti-
tuição e pelos membros de sua co-
munidade.
Enfim, o uso de repositórios digitais de 
acesso livre seja para a comunidade acadê-
mica ou não, apresenta-se como uma nova 
ferramenta para disseminação da comunica-
ção científica nas diversas áreas do conheci-
mento (PETINARI, 2008).
44 4545
REFERÊNCIAS
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DE BIBLIOTECAS DIGITAIS, 3., 2005, São 
Paulo. Anais...
52 AT
	UNIDADE 1 – Introdução
	UNIDADE 2 – A Ciência da Informação
	2.1 A importância da CI para os documentos e arquivos e técnicas de suporte
	2.2 Fontes e recursos informacionais
	2.3 As responsabilidades do profissional da Biblioteconomia e arquivística sobre a memória
	UNIDADE 3 – Dos Documentos aos Arquivos
	3.1 O que é um documento
	3.2 Elementos característicosdos documentos
	3.3 O que é um arquivo
	3.4 Importância e finalidade dos arquivos
	3.5 Tipos de arquivos
	3.6 A diferença entre arquivos, bibliotecas e museus
	UNIDADE 4 – Classificação de Documentos
	4.1 A classificação de documentos
	4.2 Três vertentes classificatórias	
	UNIDADE 5 – Métodos de Classificação de Documentos
	5.1 Alfabético
	5.2 Geográfico
	5.3 Ideográfico
	5.4 Numérico
	5.5 Alfanumérico
	5.6 Classificação Decimal de Dewey (CDD)
	5.7 Classificação Decimal Universal (CDU)
	5.8 Classificação facetada
	5.9 Classificação bibliográfica de Bliss
	5.10 As contribuições de Brown
	5.11 Library of Congress
	5.12 Ranganathan e as cinco leis da Biblioteconomia
	UNIDADE 6 – Indexação e Catalogação
	6.1 Indexação
	6.2 Catalogação
	6.3 Os repositórios digitais
	REFERÊNCIASmuito a capacidade da 
sociedade de gerar, reunir, recuperar, exa-
minar e utilizar dados com objetivos os mais 
variados, apresentando ainda a vantagem 
do acesso à informação a distância e a van-
tagem de nos ajudar a eliminar dados/in-
formações redundantes, supérfluas, irre-
levantes (DURANTI, 1994 apud BELLOTO, 
2004).
Enfim, o documento em meio ‘informáti-
co’ traz a possibilidade da densidade máxi-
ma da informação em um mínimo de supor-
te, do qual a mensagem, naturalmente, terá 
de passar por reconstrução legível por má-
quina para ser entendida. Entretanto, den-
tro da peculiaridade do documento arqui-
vístico, os especialistas chamam a atenção 
dos bibliotecários/arquivistas para o fato de 
que todo o processamento que se dê à in-
formação arquivística não pode se afastar 
dos princípios teóricos básicos da arquivísti-
ca, refletindo sempre o princípio da proveni-
ência e a organicidade na ordenação interna 
dos fundos (TALLAFIGO, 1994 apud BELLO-
TO, 2004). 
Isto, mesmo em se admitindo a já não cen-
tralização material e formal dos documen-
tos, tal como se apresentavam anterior-
mente na forma tradicional da organização 
arquivística. Nesta, campeava o suporte pa-
pel, a informação formalmente padronizada 
e a obediência estrita e material ao princípio 
da proveniência. Ora, a informática vem mu-
dar sensivelmente estas verdades, porque 
separa a informação do suporte reconhe-
cível, já que este é um sistema informático. 
Trata-se, portanto, de documentos virtuais 
(CARUCCI, 1994 apud BELLOTO, 2004) e as-
sim sendo compreendidos e tratados.
Lembremos que são vários os meios de 
guarda de documentos de arquivo, dentre 
eles o papel, CD, disquete e a microfilma-
gem, no entanto, ocorre, eventualmente, a 
necessidade de se alterar o suporte de de-
terminados documentos, de forma a garan-
tir o acesso e a preservação dos mesmos. 
Assim dentre as principais técnicas de atu-
alização de arquivo (mudança de suporte) 
teremos a microfilmagem e a digitalização.
Utilizando o fax ou Scanner, consegui-
mos digitalizar a maioria dos documentos 
que precisam ser preservados em arquivo. 
Esta é uma maneira de ter uma cópia de se-
gurança e também economia de espaço.
6 7
Segundo várias empresas que oferecem 
este tipo de serviço, a Digitalização de Do-
cumentos é o processo de conversão de do-
cumentos físicos em formato digital. Este 
processo dinamiza extraordinariamente o 
acesso e a disseminação das informações 
entre os funcionários e colaboradores, com 
a visualização instantânea das imagens de 
documentos.
É indicado para empresas que possuem 
documentos que precisam ser consultados 
e administrados de forma rápida e organi-
zada.
Dentre as vantagens e benefícios da 
Digitalização de Documentos, teremos:
 facilidade de acesso e de distribuição 
dos documentos;
 redução de tempo das atividades que 
requerem a análise de documentos;
 redução de custo com recuperação e 
duplicação;
 preservação do arquivo físico;
 integração de dados ativos e históri-
cos.
Microfilmagem é uma técnica que permi-
te criar uma cópia do documento em forma-
to micrográfico (microfilme ou microficha), 
mas que exige equipamentos especiais 
para a leitura que são as leitoras de microfil-
me ou leitoras de microfichas.
 Uma vantagem e justificativa para o uso 
da microfilmagem se refere à economia de 
espaço, pois o microfilme nada mais é do 
que uma imagem de forma reduzida, em 
formato de rolo com as devidas etiquetas 
de identificação e que pode ser guardado 
em gavetas específicas.
Sua validade legal está na Lei nº 5433/68 
e Decreto nº 1799/96, ou seja, lhe conferem 
o mesmo valor legal do documento original.
Outra vantagem dos microfilmes é a 
8 9
questão da segurança, por se tratar de um 
material fotográfico, além de permitir re-
produções com rapidez e baixo custo, o ar-
quivo microfilmado, devido ao pequeno vo-
lume, permite o seu acondicionamento em 
caixas forte (arquivo de segurança), prote-
gido de sinistros (essa cópia de segurança 
deverá, obrigatoriamente, estar em local 
separado da cópia de trabalho).
Para a adoção da microfilmagem, de-
ve-se considerar vários elementos, tais 
como, custo/benefício, vantagens e des-
vantagens de sua utilização como instru-
mento tecnológico para auxiliar não só na 
preservação dos originais, mas também na 
garantia da segurança do acervo e agilizar 
a utilização. Para que o serviço de Microgra-
fia seja implantado com eficiência/eficácia, 
faz-se necessário antes de tudo a organi-
zação arquivística dos documentos, com a 
utilização de catálogos (eletrônicos ou ma-
nuais) para a organização destes, bem como 
a implantação de critérios para a avaliação e 
seleção do acervo (LOPES, 2004).
A microfilmagem apresenta para a pre-
servação dos documentos vantagens in-
contestáveis, mas em relação ao acesso 
existem alguns problemas, que podem ser 
considerados graves, tais como a questão 
de que somente podem ser utilizados em 
locais onde se possua equipamento espe-
cífico, sua leitura é morosa, existem dificul-
dades de manuseio dos documentos e as 
cópias têm qualidade inferior ao original.
Por esta razão é que sistemas híbridos 
que conjugam a Micrografia com os atuais 
sistemas eletrônicos para armazenamento 
de documentos vêm cada vez mais sendo 
utilizados, pois, a utilização de meios eletrô-
nicos para guarda de documentos ainda não 
é totalmente segura (LOPES, 2004).
Guarde...
Informática documentária é o conjunto 
de aplicações da informática à documenta-
ção, técnica que se refere às intervenções 
da informática nas diversas fases de produ-
ção e utilização de documentos: produção 
de textos, difusão pelo editor, gestão pela 
biblioteca, análise e indexação para cons-
tituição de bases de dados bibliográficos e 
para difusão seletiva, e softwares para a 
pesquisa nestas bases de dados (DEWEZE, 
1994 apud ARAÚJO, 2003).
2.2 Fontes e recursos infor-
macionais
Definir fonte de informação é algo muito 
complexo devido a gama de tipos de mate-
riais que são fontes, de todo modo, o que 
sabemos é que tanto as fontes quanto os 
recursos informacionais influenciam nosso 
conhecimento e aprendizado. 
Que a informação é um elemento impor-
tantíssimo para que as atividades profissio-
nais estejam incorporadas na evolução que 
acelera a universalidade do conhecimento, 
é óbvio, e tão importante quanto, é saber-
mos que existem vários tipos de fontes e 
recursos informacionais, quais suas carac-
terísticas, escopo, abrangência e uso, entre 
outros fatores.
Existem fontes e recursos informacio-
nais orais, impressos, digitais e multimídia. 
Cada qual apresenta sua função, diferen-
cia-se pelo seu conteúdo e principalmen-
te pelo público-alvo a qual é direcionado 
(UFSC, 2010).
Segundo a página na Internet de trocas 
de informações e discussões em sala de aula 
da Universidade Federal de Santa Catarina, 
as fontes e recursos informacionais podem 
8 9
ser primárias, secundárias e terciárias.
As fontes primárias são aquelas perti-
nentes ao produto de informação elabora-
do pelo autor, por exemplo, artigos, livros, 
relatórios científicos, patentes, disserta-
ções, teses.
Diferencia-se de fontes secundárias que 
revelam a participação de um segundo au-
tor, produtor como no caso das bibliogra-
fias, os dicionários e as enciclopédias, as 
publicações ou periódicos de indexação e 
resumos, os artigos de revisão, catálogos, 
entre outros.
Assim, as fontes de informação secundá-
rias são aquelas que remetem a fontes de 
informação primária, tais como: arquivos; 
Bases de dados; Bibliotecas; Bibliografias; 
Dicionários; Editoras; Enciclopédias; Filmes 
e vídeos; Indicadores e Índices; Normas téc-
nicas, enquanto as fontes terciárias podem 
ser mencionadas como as bibliografias de 
bibliografias, os catálogos de catálogos de 
bibliotecas, diretórios, entre outros.
As fontes impressas evoluíram ou algu-
mas já nasceram eletrônicas, e cada vez 
mais, torna-se difícil separar por catego-
rias. Assim temos os Catálogos Públicos de 
Acesso em Linha(original do inglês Online 
Public Access Catalogues – conhecidos 
como OPAC) e os catálogos coletivos (do in-
glês Collective Online Public Access Cata-
logues – COPAC’s), ambientes de interação 
por computadores como videoconferências 
por computador e os diretórios de endere-
ços URL, as bibliotecas virtuais e digitais de-
vido a Internet possibilitar a convergência 
de mídias e simultaneidade (comunicação 
síncrona e assíncrona). (http://bib-ci.wiki-
dot.com/start).
2.3 As responsabilidades do 
profissional da Biblioteco-
nomia e arquivística sobre 
a memória
Seremos breves, mas vocês terão muito 
tempo para refletir sobre a responsabilida-
de que lhes é imputada acerca da importân-
cia da memória para o ser humano.
Memória é uma herança nossa do passa-
do, é intencional, é quase ditatorial!
Robert (1990, p. 137 apud JARDIM, 1995, 
p. 4) infere que 
os arquivos constituem a memória 
de uma organização qualquer que 
seja a sociedade, uma coletividade, 
uma empresa ou uma instituição, 
com vistas a harmonizar seu fun-
cionamento e gerar seu futuro. Eles 
existem porque há necessidade de 
uma memória registrada. 
Nesse sentido, os bibliotecários e os ar-
quivistas devem contar com o apoio de his-
toriadores “para trabalharem a definição 
mesma de arquivos como lugar de elabora-
ção e de conservação da memória coletiva”.
Rousseau e Couture (1994, p. 37) tam-
bém não são menos contundentes: “o ar-
quivista tem o mandato de definir o que 
constituirá a memória de uma instituição 
ou de uma organização”. Isso é sério, prin-
cipalmente no momento do desbaste e/ou 
descarte.
Portanto, devemos perceber que muito 
além de cuidar da manutenção de um arqui-
vo, colocar os documentos/livros em seus 
devidos lugares e respectivas ordens, para 
além daquela função de “guardador de pa-
péis velhos”, o bibliotecário/ arquivista na 
10 1110
contemporaneidade tem uma missão auda-
ciosa, desafiante e nobre: fazer-se guardião 
e preservador da memória que de individual 
passa a coletiva.
10 1111
UNIDADE 3 – Dos Documentos aos Arquivos
3.1 O que é um documento
De acordo com o Arquivo Nacio-
nal (1995, p. 11):
 documento é toda informação regis-
trada em um suporte material, suscetível 
de ser utilizada para consulta, estudo, 
prova e pesquisa, pois comprovam fatos, 
fenômenos, formas de vida e pensamen-
tos do homem numa determinada época 
ou lugar;
 documentos de arquivo são todos 
os documentos que, produzidos e/ou 
recebidos por uma pessoa física ou jurí-
dica, pública ou privada, no exercício de 
suas atividades, constituem elementos 
de prova ou de informação. Formam um 
conjunto orgânico, refletindo as ativida-
des a que se vinculam, expressando os 
atos de seus produtores no exercício de 
suas funções.
Para Martins (1998), um documen-
to pode ser entendido como a unidade 
constituída pela informação (elemento 
referencial ou dado) e seu suporte (ma-
terial, base), produzida em decorrência 
do cumprimento de uma atividade.
Entende-se por documentos de arqui-
vo, os documentos “produzidos e/ou acu-
mulados organicamente no decorrer das 
atividades de uma pessoa, família, insti-
tuição pública ou privada” (RONCAGLIO; 
SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004).
Os documentos são criados uns após 
os outros, em decorrência das necessi-
dades sociais e legais da sociedade e do 
próprio desenvolvimento da vida pessoal 
ou institucional. Por essa razão, o docu-
mento arquivístico contém informações 
de natureza administrativa ou técnica e 
tem como característica marcante a ori-
ginalidade, ou seja, não tem importância 
em si mesmo, mas no conjunto de docu-
mentos do qual faz parte.
Um documento pode ser Simples (ofí-
cio, relatório, ficha de atendimento) ou 
Composto (Processo) e devido às organi-
zações desenvolverem diversas ativida-
des de acordo com suas atribuições, os 
documentos acabam por refletirem es-
sas atividades, uma vez que fazem parte 
do conjunto de seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de do-
cumentos produzidos e acumulados, bem 
como são diferentes os formatos, as es-
pécies, e os gêneros em que se apresen-
tam dentro de um Arquivo, que veremos 
mais adiante. 
3.2 Elementos característi-
cos dos documentos
Por mais variados que sejam, os docu-
mentos costumam apresentar elementos 
característicos comuns: suporte, forma, 
formato, gênero, espécie, tipo e contex-
to de produção. Para maior clareza, veja-
mos algumas definições técnicas e exem-
plos oferecidos por Gonçalves (1998):
a) Suporte: é material sobre o qual as 
informações são registradas. Exemplos: 
fita magnética, filme de nitrato, papel.
b) Forma: estágio de preparação e de 
transmissão de documentos. Exemplos: 
12 13
original, cópia, minuta, rascunho.
c) Formato: configuração física de 
um suporte, de acordo com a natureza e 
o modo como foi confeccionado. Exem-
plos: caderno, cartaz, dispositivo, folha, 
livro, mapa, planta, rolo de filme.
d) Gênero: configuração que assume 
um documento de acordo com o sistema 
de signos utilizados na comunicação de 
seu conteúdo. Exemplos: documentação 
audiovisual, documentação fonográfica, 
documentação iconográfica, documen-
tação textual.
e) Espécie: configuração que assume 
um documento de acordo com a disposi-
ção e a natureza das informações nele 
contidas. Exemplos: boletim, certidão, 
declaração, relatório.
f) Tipo: configuração que assume uma 
espécie documental, de acordo com a ati-
vidade que a gerou. Ex.: boletim de ocor-
rência, certidão de nascimento, declara-
ção de bens, imposto de renda, relatórios 
de atividades.
3.3 O que é um arquivo
De acordo com o art. 2º da lei nº 
8.159/91, arquivos são: 
[...] conjuntos de documentos pro-
duzidos e recebidos por órgãos pú-
blicos, instituições de caráter público 
e entidades privadas, em decorrên-
cia do exercício de atividades espe-
cíficas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da infor-
mação ou a natureza dos documen-
tos.
Paes (2004) define arquivo como sen-
do 
a acumulação ordenada dos do-
cumentos, em sua maioria textuais, 
criados por uma instituição ou pes-
soa, no curso de sua atividade, e pre-
servados para a consecução de seus 
objetivos, visando à utilidade que 
poderão oferecer no futuro.
Por sua vez, Prado (1992) diz que ar-
quivo é “a reunião de documentos con-
servados, visando à utilidade que pode-
rão oferecer futuramente”, destacando 
que, “para ser funcional, um arquivo deve 
ser planejado, instalado, organizado e 
mantido de acordo com as necessidades 
inerentes aos setores” e que, “para re-
alizar o trabalho de arquivamento, o ar-
quivista precisa conhecer a natureza do 
arquivo que lhe será entregue”.
Nessa linha de definições, para o Dicio-
nário Brasileiro de Terminologia Arquivís-
tica, a Arquivologia, também chamada de 
Arquivística, “é a disciplina que estuda as 
funções do arquivo e os princípios e téc-
nicas a serem observados na produção, 
organização, guarda, preservação e utili-
zação dos arquivos”.
Os arquivos como instituição tiveram 
origem na antiga civilização grega. Nos 
séculos V e IV a.C., os atenienses guarda-
vam seus documentos de valor no templo 
da mãe dos deuses (Metroon). O impera-
dor Justiniano ordenou que se reservasse 
um prédio público no qual o magistrado 
pudesse guardar os documentos, esco-
lhendo alguém que os mantivesse sob 
custódia. A finalidade era a de impedir a 
adulteração e propiciar as condições ne-
cessárias para que pudessem ser encon-
trados rapidamente (SCHELLENBERG, 
2006).
12 13
Segundo Fraiz (1994), em sua gêne-
se dos arquivos, foi somente a partir da 
segunda metade do século XVI que os 
arquivos evoluíram em função da espe-
cialização de diferentes órgãos gover-
namentais e administrativos para con-
solidar o poder monárquico absoluto, 
surgindo, então, os arquivos do Estado. 
Entretanto, foi somente no século XVII 
que a noção de arquivos públicos come-
çou a receber algumas implicações, pois, 
até então, não existia diferenciação en-
tre a ideia de arquivos públicos e arqui-
vos privados no sentidocontemporâneo 
da teoria arquivística.
Ou seja, foi a partir da Revolução Fran-
cesa que se reconheceu definitivamente 
a importância dos documentos para a so-
ciedade. Esse reconhecimento resultou 
em três importantes realizações no cam-
po arquivístico:
a) Criação de uma administração na-
cional e independente dos arquivos.
b) Proclamação do princípio de acesso 
do público aos arquivos.
c) Reconhecimento da responsabilida-
de do Estado pela conservação dos docu-
mentos de valor, do passado.
Desse modo, o século XIX trouxe tam-
bém a preocupação com o resgate da me-
mória, influenciada pelo romantismo jun-
tamente ao processo de constituição das 
nacionalidades. Assim, é neste século 
que se evidencia a criação de várias ins-
tituições de memória, bibliotecas e mu-
seus. No entanto, é preciso lembrar que a 
inclusão dos arquivos privados, inclusive 
dos arquivos pessoais, na definição geral 
de arquivos, apareceu somente no século 
XX e sua valorização pode ter coincidido 
com a constituição do indivíduo (FRAIZ, 
1994). 
Portanto, é fato que estes arquivos 
privados constituem um precioso bem 
cultural na medida em que agregam sig-
nificativo patrimônio documental e cul-
tural (SVICERO, 2013).
Ao longo da história, a conceituação 
de arquivo mudou em conformidade com 
as mudanças políticas e culturais que as 
sociedades ocidentais viveram; tanto por 
isso, os arquivos são um reflexo da socie-
dade que o produz e o modo de interpre-
tá-lo também acompanha as mudanças 
que ocorrem. Fatores tais como a finali-
dade dos arquivos ou os suportes utiliza-
dos já foram considerados como defini-
dores do arquivo e, hoje, não o são mais.
Menne-Haritz (1994, p. 530 apud RO-
DRIGUES, 2006), por exemplo, aponta o 
surgimento dos documentos eletrônicos 
como o evento que permitiu ao arquivis-
ta entender que o que o motiva a avaliar 
os documentos não são problemas de 
espaço ou custo para o armazenamento, 
mas, segundo a autora, é a redundância 
de informações. Assim, não há uma con-
ceituação de arquivo que seja definitiva.
Alguns autores, como Rousseau e Cou-
ture (1994, p. 284), têm definido arquivo 
como um conjunto de informações, e não 
como um conjunto de documentos. Mes-
mo que não haja dúvidas de que arquivo é 
um conjunto de informações, entende-se 
que o termo informação não é esclarece-
dor quando se deseja conceituar arquivo.
Entende-se que a informação arqui-
vística não prescinde do seu suporte, 
mesmo que ele não seja passível de leitu-
ra a olho nu. Dentre outras justificativas 
14 15
para isso, tem-se que a Autenticidade da 
informação arquivística depende de um 
conjunto de referências dentre as quais 
estaria o suporte que contém a informa-
ção (RODRIGUES, 2006).
Guarde...
 De origem latina (archivum), em seu 
sentido antigo identifica o lugar de guar-
da de documentos e outros títulos.
 É a acumulação ordenada dos docu-
mentos, em sua maioria textuais, criados 
por uma instituição ou pessoa, no curso 
de sua atividade, e preservados para a 
consecução de seus objetivos, visando a 
utilidade que poderão oferecer no futu-
ro.
 Em se tratando de ambiente escolar, 
seria o conjunto, rigorosamente organi-
zado, de documentos e informações que 
comprovem, sem equívocos, a identida-
de e os fatos relativos à escolaridade de 
cada aluno e do conjunto de alunos da 
instituição escolar e evidenciam, ao mes-
mo tempo, os aspectos de organização e 
ação da escola, referentes ao processo 
de educação e ensino vivenciado pelos 
alunos, ao longo do todo o período de 
funcionamento da instituição (arquivo 
escolar).
3.4 Importância e finalidade 
dos arquivos
A importância do arquivo para uma 
instituição está ligada ao aumento ex-
pressivo do volume de documentos que a 
mesma utiliza no exercício de suas ativi-
dades e a necessidade de se estabelece-
rem critérios de guarda e de eliminação 
de documentos, quando estes já não são 
mais úteis para a organização. A adoção 
de técnicas arquivísticas adequadas per-
mite não apenas a localização eficiente 
da informação desejada, mas também a 
economia de recursos para a instituição 
(JUSPODIVM, 2013).
A principal finalidade dos arquivos é 
servir à administração, qualquer que seja 
ela, mas tem outras. Vejamos:
 guarda dos documentos que circu-
lam na instituição, utilizando para isso 
técnicas que permitam um arquivamento 
ordenado e eficiente;
 garantir a preservação dos docu-
mentos, utilizando formas adequadas de 
acondicionamento, levando em conside-
ração temperatura, umidade e demais 
aspectos que possam danificar os mes-
mos;
 atendimento aos pedidos de consul-
ta e desarquivamento de documentos 
pelos diversos setores da instituição, de 
forma a atender rapidamente a demanda 
pelas informações ali depositadas.
Quanto às suas funções, o arquivo é o 
instrumento principal para servir de con-
trole à ação administrativa de qualquer 
empresa pública ou privada. Sua função 
básica é a guarda e a conservação dos 
documentos, visando a sua utilização fu-
tura, presente e passada.
Para alcançar estes objetivos, é 
necessário que o arquivo disponha 
dos seguintes requisitos: 
 contar com pessoal qualificado e em 
número suficiente;
 estar instalado em local apropriado;
 dispor de instalações e materiais 
14 15
adequados;
 utilizar sistemas racionais de arqui-
vamento, fundamentados na teoria ar-
quivística moderna;
 contar com normas de funcionamen-
to;
 contar com dirigente qualificado, 
preferencial, mas não obrigatoriamente, 
até pela escassez dos mesmos, formado 
em arquivologia.
No entendimento de Paes (2004): “a 
principal finalidade dos arquivos é servir 
a administração, constituindo-se, com o 
decorrer do tempo, em base do conhe-
cimento da história”. Ela destaca ainda 
que a “função básica do arquivo é tornar 
disponível as informações contidas no 
acervo documental sob sua guarda”. Ob-
serva-se, portanto, que o arquivamento 
não consiste apenas em guardar docu-
mentos, mas em servir de fonte de pes-
quisa para toda a administração (além de 
outras pessoas ou institutos a quem pos-
sa interessar), sendo base para eventu-
ais tomadas de decisões.
Por se constituírem em instrumentos 
das atividades institucionais e pessoais, 
os documentos de arquivos são fontes 
primordiais de informação e prova para 
as conclusões relativas a estas ativida-
des, sua criação, manutenção, eliminação 
e modificação (JUSPODIVM, 2013), disso 
decorrem algumas características fun-
damentais, tais como a autenticidade, a 
naturalidade, o inter-relacionamento, a 
unicidade e a legalidade.
São características dos arquivos:
a) O arquivo possui essência funcio-
nal/administrativa, constituindo-se na 
maioria das vezes de um único exemplar 
ou de um limitado número de cópias.
b) Conteúdo exclusivamente formado 
por documentos produzidos e/ou rece-
bidos por uma entidade, família, setor, 
repartição, pessoa, organismo ou insti-
tuição.
c) Tem origem no desempenho das ati-
vidades que o gerou (servindo de prova).
d) Possui caráter orgânico, ou seja, re-
lação entre documentos de arquivo per-
tencentes a um mesmo conjunto (um do-
cumento possui muito mais valor quando 
está integrado ao conjunto a que per-
tence do que quando está desagregado 
dele) (EDITORA JUSPODIVM, 2011).
Em outro momento do curso, falare-
mos dos diversos princípios relativos às 
áreas que estamos estudando, mas já 
podemos adiantar que os princípios ar-
quivísticos estabelecem três caracterís-
ticas intrínsecas ao arquivo que podem 
ser assim designadas: a singularidade do 
produtor do arquivo, a filiação dos docu-
mentos às ações que promovem a missão 
definida e a dependência dos documen-
tos dos seus pares (RODRIGUES, 2006, p. 
107).
3.5 Tipos de arquivos
Do mesmo modo que existem vários ti-
pos de documentos, existem vários tipos 
de Arquivos, tudo depende dos objetivos 
e competências das entidades que os 
produzem.
Se pensarmos no formato, espécie 
e gênero, teremos:
a) Formato: é a configuração física 
de um suporte de acordo com a sua na-
16 17tureza e o modo como foi confeccionado. 
Exemplos: formulários, ficha, livro, ca-
derno, planta, folha, cartaz, microficha, 
rolo, tira de microfilme, mapa.
b) Espécie: é a configuração que as-
sume um documento de acordo com a 
disposição e a natureza das informações 
nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, 
carta, ofício, proposta, diploma, atesta-
do, requerimento, organograma.
c) Gênero: configuração que assume 
um documento de acordo com o siste-
ma de signos utilizado na comunicação 
de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual 
(filmes); fonográfico (discos, fitas); ico-
nográfico (obras de arte, fotografias, 
negativos, slides, microformas); textual 
(documentos escritos de uma forma ge-
ral); tridimensionais (esculturas, objetos, 
roupas); magnéticos/informáticos (dis-
quetes, CD-ROM).
d) Tipo de documento: é a confi-
guração que assume um documento 
de acordo com a atividade que a gerou. 
Exemplos: ata de posse, boletim de no-
tas e frequência de alunos, regimento de 
departamento, processo de vida funcio-
nal, boletim de atendimento de urgência, 
prontuário médico, tabela salarial.
Se pensarmos nas entidades cria-
doras/mantenedoras os arquivos 
podem ser classificados em:
 públicos (federal, estadual, munici-
pal);
 institucionais (escolas, igrejas socie-
dades, clubes, associações);
 comerciais (empresas, corporações, 
companhias); e,
 pessoais (fotos de família, cartas, 
originais de trabalhos, entre outros).
Arquivo especial é outro nome dado 
para os arquivos que guardam e organi-
zam documentos cujas informações são 
registradas em suportes diferentes de 
papel, discos, filmes e fitas. Estes podem 
fazer parte de um arquivo mais completo.
Existem aqueles que guardam docu-
mentos gerados por atividades muito es-
pecializadas como os Arquivos Médicos, 
de Imprensa, de Engenharia, Literários e 
que muitas vezes precisam ser organiza-
dos com técnicas e com materiais espe-
cíficos. São conhecidos como Arquivos 
Especializados (MARTINS, 1998).
Os arquivos públicos e privados serão 
apresentados em outro momento.
3.6 A diferença entre arqui-
vos, bibliotecas e museus
Podemos dizer que existem três ór-
gãos de documentação: um arquivo pro-
priamente dito, a Biblioteca e o Museu.
Enquanto no Arquivo temos uma 
cumulação ordenada dos documentos, 
em sua maioria textuais, criados por uma 
instituição ou pessoa, no curso de sua 
atividade, e preservados para a conse-
cução de seus objetivos, visando à utili-
dade que poderão oferecer no futuro; na 
Biblioteca temos conjuntos de materiais, 
em sua maioria impressos, dispostos or-
denadamente para estudo, pesquisa e 
consulta; os Museus são instituições de 
interesse público criada com a finalidade 
de conservar, estudar e colocar à disposi-
ção do público conjuntos de peças e obje-
16 17
tos de valor cultural (PAES, 2004).
As diferenças básicas entre os mate-
riais de biblioteca e de arquivo referem-
-se precipuamente ao modo pelo qual se 
originaram e ao modo pelo qual entraram 
para as respectivas custódias. Os arqui-
vos têm estreito vínculo com as ativida-
des funcionais de um órgão do governo 
ou de qualquer outra entidade. Seu valor 
cultural pode ser considerado secundário 
ou acidental. O material de uma bibliote-
ca visa primordialmente a fins culturais – 
estudo, pesquisa e consulta.
Os arquivos são órgãos receptores, 
enquanto as bibliotecas são colecionado-
res. Os materiais de biblioteca são adqui-
ridos principalmente a partir de compras 
e doações, ao passo que os arquivos são 
produzidos ou recebidos por uma admi-
nistração para o cumprimento de funções 
específicas. Jamais serão colecionadores 
como a biblioteca e sua qualidade própria 
de arquivo, só se conserva integralmente 
enquanto a forma e a inter-relação natu-
ral forem mantidas. Uma biblioteca não 
deve recolher documentos oficiais, mas 
há controvérsias.
Além disso, há significativa distinção 
quanto aos métodos empregados em um 
e outro caso. Ao apreciar o valor dos do-
cumentos expedidos por um órgão oficial 
ou privado, o arquivista não o faz toman-
do por base partes do material. Não exa-
mina e conclui quanto ao valor de uma 
simples peça avulsa como uma carta, um 
relatório ou qualquer outro documento. 
Faz o seu julgamento em relação às de-
mais peças, isto é, em relação à inteira 
documentação, resultante da atividade 
que a produziu. O bibliotecário, ao con-
trário, avalia o material a ser adquirido 
por sua instituição como peças isoladas. 
Por isso, os arquivistas não podem ar-
ranjar seus documentos de acordo com 
esquemas predeterminados de classifi-
cação de assunto.
O bibliotecário, no arranjo de seu mate-
rial, que consiste em peças avulsas, pode 
empregar qualquer sistema de classifica-
ção. O principal objetivo de um sistema 
é reunir materiais idênticos, mas o valor 
de determinada peça não estará neces-
sariamente perdido se não for classifica-
do em determinado lugar. O mesmo não 
ocorre no arquivo: uma vez que as peças 
tenham sido retiradas do seu contexto 
inicial, destruiu-se muito do seu valor de 
prova. Daí surgiu o princípio da proveni-
ência, pelo qual os documentos são agru-
pados pelas suas origens. O arquivista 
deve estabelecer uma classificação dita-
da pelas circunstâncias originais de cria-
ção. O princípio da proveniência resultou 
de experiências desastrosas ocorridas na 
Europa, quando se tentou o emprego de 
diversos esquemas de classificação.
Outra diferença que pode ser destaca-
da é a de os materiais de biblioteca exis-
tirem via de regra em numerosos exem-
plares, ao passo que os documentos de 
arquivos existem em um único exemplar 
ou em limitado número de cópias.
Pode-se dizer que a Biblioteconomia 
trata de documentos individuais e a ar-
quivística, de conjuntos de documentos 
(http://www.rccg.vo6.net).
Vejamos no quadro abaixo um panora-
ma dos problemas, métodos e desenvol-
vimento das áreas específicas de Biblio-
teconomia, Arquivologia e Museologia.
18 1918
Biblioteconomia Arquivologia Museologia
Problema Análise da literatura 
científica.
Comprovação da 
origem.
Sentido histórico e 
estético.
Método Ênfase no conteúdo/
assunto.
Ênfase na autentici-
dade/função.
Ênfase no objeto/
informações intrínse-
cas e extrínsecas.
Desenvolvimento Técnico-científico. Jurídico-administra-
tivo. Artístico-cultural.
18 1919
UNIDADE 4 – Classificação de Documentos
Classificação, num conceito geral, é o 
ato de classificar; separar por semelhan-
ças ou diferenças; dividir. Também po-
demos dizer que é ordenar, organizar. O 
termo classificar também vem de reunir, 
agrupar coisas ou ideias semelhantes, ou 
seja, pertencentes à mesma classe (SOU-
ZA, 2009).
Classificar o conhecimento é algo tão 
antigo quanto o surgimento da humani-
dade e significa ação ou efeito de classi-
ficar. Como método foi empregado no iní-
cio de seu surgimento de diversas formas 
na proporção em que o conhecimento se 
desenvolvia (ANDRADE; BRUNA; SALES, 
2011).
Para a Biblioteconomia, a classificação 
segundo Lago (2009, p.15):
é o agrupamento de documen-
tos semelhantes, distribuídos em 
classes e representados por símbo-
los (números, letras, sinais gráficos) 
dentro de um determinado sistema 
de classificação, seja CDD, CDU. As-
sim, os documentos de um assunto 
deverão estar reunidos num mesmo 
local.
A classificação está presente em todo 
lugar, o ser humano classifica tudo que 
possui semelhança e separa tudo que 
possui diferença, é um processo mental 
habitual do homem que facilita a compre-
ensão e o conhecimento (SILVA, 2012).
Entende-se por classificação, o pro-
cesso pelo qual se torna possível dispor 
de uma forma ordenada, um determina-
do conjunto de elementos, de modo a fa-
cilitar a sua posterior identificação, loca-
lização e consulta (RIBEIRO, 2006).
Por outras palavras, é um método que 
permite ordenar os vários elementos de 
um conjunto de acordo com as suas se-
melhanças e diferenças, agrupando o 
que é semelhante e separando o que é 
diferente.
De modo geral, os sistemas de classifi-
caçõessão conjuntos artificiais de signos 
uniformes que permitem a comunicação 
entre a linguagem natural dos usuários 
e a unidade de informação, eles são uti-
lizados para figurar o conteúdo dos do-
cumentos, por isso alguns autores os 
definem como sistemas simbólicos insti-
tuídos com intuito de facilitar a comuni-
cação (ANDRADE; BRUNA; SALES, 2011).
4.1 A classificação de docu-
mentos
Classificar significa dividir elementos 
em grupos, reunir coisas, assuntos e se-
res de acordo com cada característica em 
comum ou incomum, analisando as dife-
renças e semelhanças entre os grupos. 
Segundo Piedade (1983, p. 16), “classifi-
car é dividir em grupos ou classes, segun-
do as diferenças e semelhanças”.
No entendimento de Gonçalves (1998) 
– de maneira geral – o objetivo da classi-
ficação é, basicamente, dar visibilidade 
às funções e às atividades do organismo 
produtor do arquivo, deixando claras as 
ligações entre os documentos. Ela infe-
re que a classificação é, antes de tudo, 
lógica: a partir da análise do organismo 
20 21
produtor de documentos de arquivo, são 
criadas categorias, classes genéricas, 
que dizem respeito às funções/ativida-
des detectadas (estejam elas configu-
radas ou não em estruturas específicas, 
como departamentos, divisões, entre 
outros).
A classificação é geralmente traduzida 
em esquema no qual a hierarquia entre 
as classes e subclasses aparece repre-
sentada espacialmente. Esse esquema é 
chamado “plano de classificação”.
Quanto à ordenação, seu objetivo bá-
sico é facilitar e agilizar a consulta aos 
documentos, pois, mesmo no que se re-
fere a uma mesma atividade, e em re-
lação a um mesmo tipo documental, os 
documentos atingem um volume signifi-
cativo. A adoção de um ou mais critérios 
de ordenação para uma série documental 
permite evitar, em princípio, que, para a 
localização de um único documento, seja 
necessária a consulta de dezenas ou cen-
tenas de outros.
O procedimento técnico de classifica-
ção alcança, portanto, os tipos documen-
tais (identifica-os e articula-os entre si), 
mas considera, sobretudo, a forma e as 
razões que determinaram sua existência 
(como e por quê foram produzidos). Já a 
ordenação aborda os tipos documentais 
especialmente do ponto de vista das 
consultas que lhes forem feitas.
Também Ribeiro (2006) fala que na 
classificação de documentos em arqui-
vos, pode-se distinguir dois aspectos dis-
tintos: 
1) A classificação como ato mental; 
que pressupõe uma divisão intelectual e 
sistemática de um conjunto de documen-
tos em grupos e subgrupos. 
2) A disposição material e física des-
ses grupos; colocando-se os documentos 
numa ordem previamente estabelecida e 
de acordo com o sistema de classificação 
concebido para o efeito. 
Na classificação, as operações de des-
crição de conteúdo de um documento 
consistem na determinação do seu as-
sunto principal e eventualmente, um ou 
dois assuntos secundários que se tradu-
zem pelo termo mais apropriado figuran-
do num dos tipos classificatórios. 
As linguagens classificatórias (deci-
mal, CDU, e outras) são instrumentos 
de trabalho muito importantes e que se 
encontram ligados às necessidades do 
funcionamento dos arquivos, bibliote-
cas, centros e serviços de documenta-
ção. Permitem representar de maneira 
sintética o assunto de um documento e 
reagrupar as obras nas prateleiras por 
afinidade de conteúdo (RIBEIRO, 2006).
As classificações devem envolver todo 
o conhecimento, pois existem diversos 
documentos com variados assuntos de 
qualquer área do conhecimento. Uma bi-
blioteca, por exemplo, deve utilizar o sis-
tema de classificação mais apropriado, 
um sistema que se atualize com os novos 
assuntos surgidos, afinal de contas, a bi-
blioteca sempre foi e será um organismo 
em crescimento (SILVA, 2012).
De acordo com Ranganathan, sobre o 
qual falaremos em detalhes mais adian-
te, (2009, p. 254) “é necessário que a 
classificação seja abrangente, envolven-
do todo o saber passado e presente”.
Para Silva (2012), as classificações 
20 21
têm o objetivo de identificar o assunto do 
documento, para que ele possa ser posto 
em local determinado nas estantes, jun-
to com outros documentos com assuntos 
semelhantes. Facilitando assim, a busca 
do livro pelo bibliotecário e pelo usuário 
da biblioteca, evitando perda de tempo. 
É uma atividade tecnicista específica do 
profissional bibliotecário que se encarre-
ga de classificar os acervos das bibliote-
cas.
4.2 Três vertentes classifica-
tórias 
Segundo estudos de Pereira et al. 
(2009), as classificações podem ser defi-
nidas em três níveis: social, filosóficas e 
bibliográficas.
A classificação social é aquela intrín-
seca ao ser humano, fazendo parte de 
sua natureza. É algo que constitui a per-
sonalidade de uma pessoa, atuando dia-
riamente para a organização mental dela. 
Por isso, elas podem classificar apenas o 
que lhe interessam.
A classificação filosófica é uma classi-
ficação mais elaborada e sofisticada, vol-
tada para a definição e hierarquização do 
conhecimento humano.
Já a classificação bibliográfica, preocu-
pa-se com a organização e a disposição 
física de documentos, visando com isso, 
a sua recuperação. Busca ordenar, para 
arquivar e ter acesso ao documento em 
estantes ou nos arquivos. “Todas as teo-
rias da classificação bibliográfica buscam 
promover uma classificação sistemáti-
ca, lógica que reflita crítica e sistemati-
camente sobre os elementos de ligação 
que servem para a reunião de conceitos” 
(ARAÚJO, 2006, p.122).
Grandes nomes da classificação como 
Brown, Bliss, Ranganathan e Dewey fo-
ram de suma importância e colaboração 
para as classificações mais utilizadas em 
nossos dias, como a da Library of Con-
gress, Classificação Decimal de Dewey 
(CDD) e a Classificação Decimal Universal 
(CDU).
Para se acompanhar a evolução e o 
surgimento das novas ciências e tecno-
logias, faz-se necessário uma boa classi-
ficação para uma posterior indexação e 
finalmente uma representação à altura 
do assunto proposto no material classi-
ficado, para que ele seja facilmente en-
contrado tanto pelo profissional da in-
formação como pelo usuário, e para este 
objetivo ser alcançado gradativamen-
te Brown, Bliss, Ranganathan, Dewey, 
Otlet, La Fontaine e tantos outros deram 
a sua importante contribuição (PEREIRA 
et al., 2009).
22 2322
UNIDADE 5 – Métodos de Classificação de 
Documentos
Apesar de termos explicado por diversos 
autores a definição, conceitos, objetivos e 
importância da classificação de documentos, 
ainda falta muito, afinal de contas, são várias 
as possibilidades e os métodos de classifica-
ção que vieram evoluindo ao longo dos tem-
pos. Sejam métodos para arquivo ou para bi-
bliotecas, eles têm muito a contribuir para a 
organização desses espaços.
Em se tratando de documentos de arqui-
vo, rapidez e eficiência são duas das condi-
ções para quem trabalha com eles, princi-
palmente porque uma segunda ou terceira 
pessoa pode estar precisando desses docu-
mentos, por exemplo, para contar seu tempo 
de serviços com vistas à aposentadoria, cor-
reto?! Por isso, esses documentos precisam 
estar dispostos de maneira lógica e racional.
A essa ação, de buscar e utilizar um docu-
mento, chamamos de recuperação. As for-
mas de recuperação de uma determinada 
informação, contida em documentos arqui-
vados, é extremamente importante; quanto 
mais ágeis forem os recursos para encontrar 
o documento procurado tanto mais eficiente 
será considerado o sistema de recuperação 
adotado.
Por esta razão, os documentos devem ser 
sistematicamente dispostos nos arquivos e 
de tal forma ordenados, que permitam o uso 
de indicadores para facilitar as buscas. Tais 
indicadores de localização são obtidos tanto 
com a utilização de letras como de número, 
constituindo-se nos chamados métodos de 
arquivamento.
Um arquivo jamais deverá ter uma organi-
zação pessoal; deverá ser racional e simples, 
perfeitamente escriturado e organizado 
de forma que – em qualquer época – outras 
pessoasque vierem a lidar com ele, imedia-
tamente tenham condições de entendê-lo e 
manuseá-lo com rapidez (FEIJÓ, 1988).
A natureza dos documentos e a estrutu-
ra da organização são determinantes para a 
escolha do método de arquivamento. Méto-
do é, por assim dizer, um plano de disposição 
de documentos objetivando facilitar tanto a 
guarda como a consulta.
Os métodos de arquivamento podem ser 
básicos e/ou padronizados, conforme a ta-
bela abaixo:
BÁSICOS
Alfabético
Geográfico
Numérico
Simples
Cronológico
Ideográfico
Alfabético
Enciclopédico
Dicionário
Numérico
Duplex
Decimal
Unitermo ou indexa-
ção coordenada
22 2323
Também podemos dividir os métodos de 
arquivamento em dois grandes sistemas: di-
reto e indireto.
 Sistema direto é aquele em que a bus-
ca do documento é feita diretamente no lo-
cal onde se acha guardado.
 Sistema indireto é aquele em que, 
para se localizar o documento, necessita-se 
antes consultar um índice ou um código. É o 
caso da utilização de fichários.
Entre os métodos mais comumente 
utilizados para se organizar arquivos 
ou fichários temos:
a) Método alfabético (organiza a partir de 
nomes).
b) Método numérico, que se divide em: 
numérico simples (organiza por um número 
relativo ao documento), cronológico (organi-
za por data) ou dígito-terminal.
c) Método geográfico (pelo local de pro-
dução).
d) Método ideográfico (pelo assunto do 
documento).
5.1 Alfabético
O método que utiliza um nome existente 
no documento para organizá-lo de forma al-
fabética, utilizando-se desse mesmo nome 
para localizar o referido documento, quando 
necessário. A ordenação alfabética utiliza 
todas as letras do nome, a fim de diferenciar 
os documentos que começam com as mes-
mas letras.
O método alfabético é um método direto, 
pois não exige a adoção de índice para que o 
documento seja localizado. Sua busca se dá 
diretamente no documento.
Consiste em ordenar a documentação em 
rigorosa ordem alfabética, ou seja, é utilizado 
quando o elemento principal a ser considera-
do é o nome, pode ser chamado de sistema 
direto, pois a pesquisa é feita diretamente 
no arquivo por ordem alfabética, devendo 
ser respeitadas as regras de alfabetação. 
Este método é bastante rápido, direto e de 
fácil utilização.
É importante destacar que neste método 
as letras K, W e Y, já deverão ser convenien-
temente consideradas, pois entram na com-
posição de nomes de origem estrangeira e já 
fazem parte oficialmente do nosso alfabeto. 
A posição correta que ocupam é a seguinte: 
...f, j, k, l,..., t, u, v, w, x, y, z.
A desvantagem do método alfabético é 
a alta incidência de erros de arquivamento 
quando o volume de documentos é muito 
grande, devido ao cansaço visual e à varieda-
de de grafia dos nomes.
a.1 Regras de Alfabetação:
O arquivamento de nomes obedece a al-
gumas regras, sendo estas as principais:
1- Palavra por palavra, letra por le-
PADRONIZADOS
Variadex
Automático
Soudex
Mneumônico
Rôneo
24 25
tra, até o final de cada palavra.
Exemplo: Laurita Mendes Garcia
 Lurdes de Jesus Pinheiro
 Mércia Aparecida Campos
2- Nos nomes de pessoas físicas, con-
sidera-se o último sobrenome e depois 
o prenome.
Exemplo: 
Estela Rodrigues Magalhães
Guilherme Souza Assis de Andrade
José Carlos Valverde Magalhães
Arquiva-se: 
Andrade, Guilherme Sousa Assis de
Magalhães, Estela Rodrigues
Magalhães, José Carlos Valverde
3- Sobrenomes Compostos de um 
substantivo e um adjetivo ou ligados 
por hífen não se separam.
Exemplo: 
Eduardo Castelo Branco
Gabriela Sanches Vila-Lobos
Rômulo João Monte Verde
Arquiva-se: 
Castelo Branco, Eduardo
Monte Verde, Rômulo João
Vila-Lobos, Gabriela Sanches
4- Os artigos e preposições, tais 
como a, o, de, d’, e, um, uma, não são 
considerados.
Exemplo: 
Bruno Honório de Freitas
Letícia Cristina d’ Andrade
Arquiva-se: 
Andrade, Letícia Cristina d’
Freitas, Bruno Honório de
5.2 Geográfico
Os documentos são classificados e agru-
pados com base nas divisões geográficas/
administrativas do globo: países, regiões, 
províncias, distritos, cidades, vilas, aldeias, 
bairros, freguesias, ruas e outros critérios 
geográficos e de localização.
Este sistema é combinado com outros 
sistemas classificativos, como por exemplo; 
o alfabético, o numérico ou o decimal, com 
vista a um melhor acondicionamento e loca-
lização dos documentos e a sua informação.
O sistema de classificação geográfica re-
sulta do fato de haver necessidade de locali-
zar fatos ou pessoas num espaço geográfico 
determinado, como por exemplo; as coleções 
ou séries filatélicas que normalmente são 
agrupadas por localidades, países, regiões 
e outros critérios relacionados com estes. É 
muito utilizado em museus etnográficos e de 
arte popular (RIBEIRO, 2006).
É o caso, por exemplo, de uma instituição 
que possua diversas filiais e que, em seu ar-
quivo intermediário, organize os documen-
tos separando-os por cidade, quando estas 
pertencerem ao mesmo Estado em que está 
localizada a filial. Neste caso, estará sendo 
utilizado o método geográfico. Recomenda-
-se que, em caso de organização de nomes 
de cidades, esta seja feita iniciando-se pela 
capital e, em seguida, por ordem alfabética 
das demais cidades (PAES, 2004).
5.3 Ideográfico
A classificação ideológica, também desig-
nada como ideográfica, metódica ou analíti-
ca baseia-se, fundamentalmente, na divisão 
de assuntos, ideias, conceitos e outras divi-
sões, sendo os documentos referentes a um 
mesmo assunto ou objeto de conhecimento, 
ordenados segundo um conceito chave ou 
24 25
ideia de agrupamento, colocando-se a se-
guir, de forma alfabética. Isto é: o método 
ideográfico é aquele que separa os docu-
mentos por assunto e uma vez identifica-
dos os assuntos, estes podem ser aplicados 
levando-se em consideração seus nomes ou 
números a eles atribuídos.
Este sistema parte da análise de um as-
sunto e divide-o em grupos e subgrupos com 
características cada vez mais particulares e 
restritas exigindo um certo controle e disci-
plina devido à grande variedade de palavras 
com significados análogos.
Para aplicar este sistema, é necessário 
elaborar um instrumento de trabalho que 
sirva de orientação para a classificação de 
assuntos nos arquivos e que se designa nor-
malmente por classificador ou listagem por 
assuntos. O classificador deve ser elabora-
do respeitando um determinado número de 
regras, tais como, evitar as abstrações (por 
abrangerem matérias demasiado vastas) e 
afastar a utilização de palavras com signifi-
cados análogos, colocando-se na lista uma 
remissiva para a palavra-chave que está se 
utilizando.
Para que o trabalho fique completo, de-
ve-se submeter a listagem a uma cuidadosa 
avaliação pelos usuários do arquivo, de for-
ma a poder introduzir os melhoramentos ne-
cessários que permitam a recuperação dos 
documentos arquivados. Ressalte-se ser um 
instrumento que deve ser periodicamente 
revisto e atualizado, e deve refletir a estru-
tura interna do organismo.
As principais vantagens atribuídas a este 
sistema classificativo resultam do fato de se 
poder ter uma visão global dos assuntos que 
são abordados na documentação, permitir 
o agrupamento dos documentos de acordo 
com o seu conteúdo, ser extensível até ao 
infinito e de ser altamente flexível (RIBEIRO, 
2006).
Vejamos no quadro abaixo algumas possí-
veis classificações pelo método ideográfico:
Alfabético 
dicionário
Alfabético 
enciclopédico
Usando método DUPLEX 
OU DECIMAL
Abono
Compra de material
Contas a pagar
Contas a receber
Controle de estoque
Demissão de pessoal
Férias
Salários
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
MATERIAL
Compra de material
Controle de estoque
PESSOAL
Abono
Demissão de pessoal
Férias
Salários
1- FINANCEIRO
1-1 Contas a pagar
1-2 Contas a receber
2- MATERIAL
2-1 Compra de material
2-2 Controle de estoque
3- PESSOAL
3-1 Abono
3-2 Demissão de pessoal
3-3 Férias
3-4 Salários
A fim de facilitar o arquivamento, o méto-
do ideográfico poderá ser utilizado a partir 
de códigos atribuídosa cada assunto, caso 
em que estarão presentes os métodos DU-
PLEX ou DECIMAL. Em ambos os casos, os 
assuntos serão organizados em títulos ge-
rais, dentro dos quais estarão presentes, de 
forma hierarquizada, os assuntos específi-
26 27
cos, a exemplo do método enciclopédico. A 
diferença básica entre os métodos duplex e 
o decimal reside no fato de que, enquanto o 
método duplex permite a criação de infinitas 
classes, o método decimal limita a criação 
das classes a 10.
5.4 Numérico
O recurso numérico é um excelente indi-
cador de localização de documentos arqui-
vados.
A numeração de matrícula nada mais é do 
que uma metodologia de recuperação de do-
cumentos utilizados no método numérico.
A numeração da matrícula permite uma 
utilização sequencial indefinida, ou inter-
mitente, não tem regras fixas, podendo ser 
utilizada a forma que mais convier à organi-
zação do arquivo, bastando que ao idealizar 
seu uso, seja definida que tipo de sequência 
numérica será adotada.
A numeração de matrícula irá definir a 
respectiva posição sequencial do arquiva-
mento, facilitando enormemente o encontro 
rápido da documentação desejada.
Se pensarmos em ambiente escolar, por 
exemplo, lembramos, inicialmente, que uma 
quantidade significativa de alunos matricu-
la-se anualmente nas instituições de ensino.
Este método então poderá ser:
a) Numérico Simples – é obedecida a or-
dem de entrada no arquivo, pela numeração 
atribuída ao documento ou do próprio, sem 
preocupação com a ordem alfabética, de-
vendo ter um índice alfabético remissivo.
Exemplo:
Amanda Florêncio dos Santos - Matrí-
cula nº 00234 (PASTA 008)
Bernardo Nunes Moraes - Matrícula nº 
02732 (PASTA nº 091)
Ruth Dias Teixeira - Matrícula nº 04569 
(PASTA nº 153)
b)) Numérico Cronológico – neste mé-
todo deve ser levado em consideração, es-
pecificamente a data e ano do documento.
Exemplo:
1. Ofício nº 34 de 20/02/07 e Ofício nº 
41 de 13/03/07 - Arquiva-se na Pasta de 
Ofícios do ano de 2007 por ordem de data.
2. Diário de Classe do ano letivo de 
2003 - Arquiva-se no arquivo permanente 
na Pasta de Diários de Classe - 2003.
3. Pasta de Gustavo Queiroz Botelho 
concluinte do Ensino Fundamental em de-
zembro de 1997 - Arquiva-se no arquivo 
permanente na Pasta de alunos concluin-
tes ou que interromperam seus estudos 
na instituição de ensino - 1997.
Segundo Ribeiro (2006), a classificação 
numérica utiliza a sequência natural dos nú-
meros inteiros para ordenar os elementos 
de um conjunto de documentos. Este siste-
ma de classificação é utilizado em conjunto 
com outros sistemas, normalmente, com o 
sistema alfabético, para que se possam ar-
quivar ou recuperar os documentos. Esta 
combinação pode ser traduzida em ficheiros 
remissivos, ordenados alfabeticamente, ou 
mediante a utilização de meios informáticos 
que permitirão a localização dos documen-
tos para posterior utilização.
Embora apresente vantagens como o 
fato de permitir a classificação de um modo 
indefinido e sem interrupções; possibilitar 
a detecção imediata da falta de um proces-
so ou documento pela ausência do número 
sequencial correspondente, já que se torna 
26 27
mais fácil ler números do que letras e per-
mitir uma arrumação dos documentos ou 
processos de forma rápida e expedita, tem 
a desvantagem de se tornar muito difícil a 
localização de um documento ou processo 
quando se lança erradamente um número.
5.5 Alfanumérico
A classificação alfanumérica resulta da 
combinação dos sistemas de classificação 
alfabética e numérica. Baseia-se, na atribui-
ção de um número ou conjuntos de números 
a uma determinada classe alfabética para 
posterior arquivamento e localização (RIBEI-
RO, 2006).
Este sistema misto permite diminuir subs-
tancialmente o risco de erro no arquivamen-
to dos documentos e processos, já que es-
tes são localizados pelo número atribuído à 
classe, procurando-se a seguir, na sequência 
alfabética. A probabilidade de erro fica assim 
restringida ao espaço compreendido pela 
classe.
Exemplo:
O nº 1 corresponde à classe compreen-
dida entre: Aa – Al.
O nº 2 corresponde à classe compreen-
dida entre: Am – Az.
O nº 3 corresponde à classe compreen-
dida entre: Ba – Bl.
O nº 4 corresponde à classe compreen-
dida entre: Bm – Bz.
O nº 5 corresponde à classe compreen-
dida entre: Ca – Cl.
O nº 6 corresponde à classe compreen-
dida entre: Cm – Cz.
E assim sucessivamente...
Se quisermos localizar um processo re-
ferente a Costa, José Gonçalves, temos de 
o procurar no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta 
classe encontra-se arquivado por ordem al-
fabética (RIBEIRO, 2006).
5.6 Classificação Decimal de 
Dewey (CDD)
Do ponto de vista de finalidade, as classi-
ficações CDD e CDU são classificações docu-
mentárias, utilizadas para organizar docu-
mentos em bibliotecas, com a finalidade de 
recuperar a informação (EDUVIRGES, 2011).
Enquanto a CDD surgiu necessariamen-
te para ser utilizada em bibliotecas, a CDU 
surgiu para o uso bibliográfico. Vejamos pri-
meiro a CDD para em seguida discorrermos 
sobre a CDU.
É de uma pesquisa bibliográfica realiza-
da por Andrade, Bruna e Sales (2011), que 
teve como objetivos mostrar a usabilidade 
dos sistemas de classificação CDU e CDD nos 
centros informacionais, e sua representa-
tividade na recuperação da informação que 
extraímos informações concisas e claras so-
bre as classificações em tela: CDD e CDU.
A CDD foi criada pelo bibliotecário Melvin 
Dewey, com base na classificação de Har-
ris e foi a primeira classificação bibliográfi-
ca propriamente dita, pois utiliza números 
arábicos. É a classificação mais utilizada no 
mundo, editado em várias línguas, mas suas 
línguas oficiais são o espanhol e o inglês.
A ideia de Dewey era organizar os livros 
do conhecimento humano em apenas dez 
classes. Na sua primeira edição, ela iniciou 
com 42 páginas e recebeu o nome em inglês 
de A Classification and subjetc index for 
cataloging and arranging the book and 
pamplets of a library, e passou a se chamar 
28 29
de Classificação Decimal Dewey a partir da 
décima sexta edição (EDUVIRGES, 2011).
A Classificação Decimal de Dewey – (CDD) 
– ou DDC (sigla em inglês) é sem dúvida um 
dos mais importantes inventos da humani-
dade. Ao buscarmos embasamento teórico 
para essa afirmação, o mais próximo que 
chegamos foi encontrar a Classificação dos 
Seres Vivos, na 32º posição no que se refere 
a grandes feitos da humanidade (ANDRADE; 
BRUNA; SALES, 2011).
No entanto, para as autoras acima, parece 
muito simples a comprovação do raciocínio, 
sendo necessário apenas pensar por alguns 
segundos em todas as informações que são 
produzidas, e imaginar o que seriam de todas 
elas e de toda a humanidade, caso não hou-
vesse um acesso rápido ao que se deseja. 
Sem a classificação bibliográfica perdería-
mos a maior parte do nosso tempo procuran-
do algo que nos valha. Diga-se de passagem, 
que elas não ressaltam apenas a importância 
da classificação de Dewey, mas de todos os 
sistemas de classificação bibliográficos, es-
pecialmente a CDD e CDU. 
A classificação Decimal de Dewey foi de-
senvolvida em 1876 por Melvil Dewey, atual-
mente é o sistema de classificação bibliográ-
fica mais utilizado em todo o mundo, desde 
sua criação até os dias atuais passou por vá-
rias edições, sendo a de 2011 a mais atual, 
que corresponde a 23º edição. 
A 2º edição foi publicada em 1885, com 
o nome Decimal Classification and Relative 
Índex, desta vez com indicação de respon-
sabilidade, mas somente na sua 16º edição, 
a obra passa a ser denominada de Dewey 
Decimal Classification (DDC), conhecida em 
português como Classificação Decimal de 
Dewey (CDD).
Desde sua primeira edição até os dias atu-
ais, a CDD sofreu várias alterações, tanto no 
que diz respeito ao aumento do número de 
classe, quanto à revisão das mesmas.
Segundo Piedade (1983, p. 89), a ordem 
das classes segue um pensamento lógico:
O homem começou a pensar e a 
procurar uma explicação para sua 
existência, e assim surgiu a Filoso-
fia; incapazde desvendar o misté-
rio, imaginou a existência de um ser 
supremo que o havia criado, surge a 
Religião; multiplicando-se o homem 
passa a viver em sociedade e vêm as 
Ciências Sociais; sente necessidade 
de se comunicar com os companhei-
ros e cria línguas; passa então a in-
vestigar os segredos da natureza e 
temos as Ciências Puras; de posse 
desse conhecimento procura deles 
tirar proveito aparecendo as Ciên-
cias Aplicadas; e agora, já sentindo 
capaz de criar, dá origem às Artes e à 
Literatura; finalmente a História que 
conta tudo que passou.
Dewey dividiu o conhecimento humano 
em 9 classes, e reservou uma classe para 
reunir obras relacionadas a assuntos gerais, 
para isso usou uma notação com números 
decimais.
As classes principais são:
000 Generalidades.
100 Filosofia e disciplinas relacionadas.
200 Religião.
300 Ciências Sociais.
400 Línguas.
500 Ciências Puras.
600 Tecnologia (Ciências Aplicadas).
700 Artes, Recreação e Artes Cênicas.
28 29
800 Literatura (Belas Letras).
900 Geografia. Biografia. História.
As classes possuem 9 subdivisões em 
classes menores, e cada divisão possui 9 
seções. A CDD conta com tabelas auxiliares. 
São elas:
Tabela 1 – Subdivisões standard (aplicá-
veis a qualquer tabela principal).
Tabela 2 – Áreas (aplicáveis a qualquer 
tabela principal).
Tabela 3 – Subdivisões para literaturas 
individuais (subdivide a classe 800).
Tabela 4 – Subdivisões para línguas indi-
viduais (subdivide a classe 400).
Tabela 5 – Grupos raciais, étnicos, nacio-
nais (utilizadas somente quando o sistema 
determina). 
Tabela 6 – Línguas (utilizadas somente 
quando o sistema determina). 
Tabela 7 – Pessoas (utilizadas somente 
quando o sistema determina). 
As tabelas auxiliares, como o próprio nome 
sugere, permitem um maior detalhamento 
do assunto. O índice é parte integrante da 
CDD, ele está ordenado alfabeticamente, é 
chamado de índice relativo “porque relaciona 
todos os aspectos de determinados assun-
tos que possam pertencer a outras classes” 
(BLATTMANN, 2002).
5.7 Classificação Decimal 
Universal (CDU)
A Classificação Decimal Universal (CDU) é 
um mecanismo preestabelecido como ins-
truções, com a finalidade de ser utilizada 
pelo profissional da informação no auxílio 
na identificação do assunto no documento, 
independente do suporte nas quais as infor-
mações estão inseridas e conseguintes, clas-
sificar o documento utilizando as regras des-
critas na mesma. Conforme Souza (2010), 
a CDU é compreendida como uma 
linguagem de indexação e de recu-
peração de todo o conhecimento 
registrado e na qual cada assunto é 
simbolizado por um código baseado 
nos números arábicos. 
Dessa forma, evidencia-se a necessidade 
de meios de padronização e direcionamento 
na recuperação da informação universal sob 
todo o conhecimento científico. 
Os belgas Paul Otlet e Henri La Fontaine, 
após várias pesquisas no intuito de criar um 
meio de controle e identificação bibliográ-
fica, criaram o Manual Du Repertoire Biblio-
graphique Universal, desenvolvida a partir 
da 19° edição da CDD e fora publicada em 
1904 a 1907, conhecida como Classificação 
de Bruxelas. Somente em 1927, a segunda 
edição fora publicada com o título Classifica-
tion Decimale Universelle em edição france-
sa e, em 1933, publicaram a Edição – Padrão 
Internacional – descrita como Máster Refe-
rence File. Em 1934 a 1948, foi publicada a 
3° edição em alemão. A CDU encontra-se na 
língua inglesa que é a oficial, na francesa, ita-
liana, portuguesa e alemã. A primeira edição 
média na língua portuguesa foi publicada em 
1976, pelo Instituto Brasileiro de Informação 
e Tecnologia-IBCT, no entanto, a segunda 
parte, já fora publicada em 2005 (ANDRADE; 
BRUNA; SALES, 2011; EDUVIRGES, 2011).
A responsabilidade da manutenção e ad-
ministração da CDU mundialmente é a UDC 
Consortium e atualmente no Brasil é IBICT 
– membro da Federação Internacional de 
Documentação. A CDU quando atualizada, 
corrigida ou alterada, é publicada através da 
30 31
Extensions and corrections to the UDC- E&C. 
A notação da CDU é mista, pois contém si-
nais, símbolos, números decimais, sinais grá-
ficos e letras, visto que, quando estabelecido 
o código e ordenação, é determinável a clas-
sificação do documento. A CDU é compos-
ta pelas tabelas principais ou sistemáticas, 
essa tabela comporta todo o conhecimento 
científico, sendo dividida em 10 classes prin-
cipais de 0 a 9, e a classe 4 se encontra vaga, 
pois fora transferida para classe 8, em 1964. 
Cada classe é subdividida em 10 seções, e as 
mesmas são novamente desdobradas em 10 
subclasses. Vejamos como são apresenta-
das as 10 classes: 
0. Generalidades. 
1. Filosofia. 
2. Religião. 
3. Ciências Sociais. 
4. Vaga. 
5. Ciências Puras. 
6. Ciências Aplicadas. 
7. Artes. Recreação. Diversão. Esportes.
8. Linguística. Literatura. 
9. História, Geografia. Biografias.
A CDU contém as tabelas auxiliares, que 
permitem a construção de números com-
postos, ou seja, a atribuição de um número 
extraído de determinada localidade para unir 
aos números das tabelas principais, especifi-
cando a determinação do assunto do item.
As tabelas auxiliares dividem-se da 
seguinte forma:
 auxiliares de relação, adição ou coorde-
nação na qual o sinal é o +, liga dois ou mais 
assuntos consecutivos formando um núme-
ro composto;
 extensão consecutiva, o sinal é /, a barra 
oblíqua liga dois ou mais assuntos seguidos e 
consecutivos e também locais e épocas;
 a relação, o sinal é: dois pontos, ideia de 
dependência em uma relação, limitando os 
assuntos ligados;
 colchetes ou sinal de agrupamento [ ] 
que indica intercalação para a alteração à or-
dem de citação dos assuntos e não há altera-
ção à ordem de arquivamento;
 dois pontos duplos ou sinal de ordena-
ção indica relação fixa à ordem dos números, 
sem a intervenção dos termos. 
E há as auxiliares independentes, que são 
utilizadas separadamente ou em qualquer 
número da CDU, sendo elas as auxiliares de 
língua, forma, lugar, raça e tempo, em que os 
símbolos e suas funções respectivamente 
são: = indica língua, (0/09) a forma na qual o 
documento se apresenta, (1/9) indica lugar 
ou aspecto geográfico, (=...) raça” “indica da-
tas, períodos, tempo cronológico em geral.
E por último, as auxiliares dependentes 
que são utilizadas sempre ligadas a um nú-
mero da CDU, a subdivisão alfabética A/Z 
que é utilizada em Biografias, Filosofia, Músi-
ca, Pintura e Literatura; propriedade -02 em 
que qualifica o assunto; materiais -03 que 
representam materiais ou objetos de fabri-
cação; pessoas -05 que aumenta a especifi-
cidade do assunto; asteriscos que indica sím-
bolo criado que não consta na CDU. Ainda se 
tem as auxiliares especiais ou analíticas, nas 
quais são: a analítica de ponto. 01/.09 que re-
presenta atividades. Processos, instalações; 
e a analítica de traço representada por -1/-9 
indica componentes; analítica de apóstrofo 
‘0/9’ que possui a função enumerativa e in-
tegrativa. Por fim, o índice alfabético com-
plementa a estrutura da CDU. 
Existem duas ordens para a organização e 
30 31
processamento técnico da formação e apli-
cação do código, a ordem de citação ou ho-
rizontal que os elementos são combinados 
para a formação do número de classificação 
e a ordem vertical ou intercalação que pos-
sui uma ordem a seguir para o arquivamen-
to dos itens nas estantes. E há presença dos 
seguintes símbolos: → (seta) que significa 
ver também e o subdividir como (ANDRADE; 
BRUNA; SALES, 2011).
Ambas CDD e CDU possuem pontos positi-
vos e negativos, conforme mostra o quadro 
abaixo:
Sistema Aspectos positivos Aspectos negativos
CDD
Permitir a organização e acesso 
a documentos e informação pelo 
seu conteúdo.
A inteligência da CDD está na es-
colha de números decimais para 
suas categorias; isto permite que 
o sistema seja ao mesmo tempo 
puramente numérico e infinita-
mente hierárquico.
Uniformização Internacional da 
Informação.
Possibilidade de haver classifica-
ção muito abrangente, tendo em 
vista