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AULA 2 GESTÃO DE SUPRIMENTOS HOSPITALARES Profª Joy Ganem Longhi 2 INTRODUÇÃO A gestão da aquisição ou a função de compras atualmente possui papel estratégico nos negócios em face do volume de recursos financeiros envolvidos (Gestão de Compras em Farmácia Hospitalar, 2012). Colocar em prática os quesitos relacionados a seguir auxilia a desenvolver uma gestão de compras adequada, que atenda às necessidades da instituição hospitalar e seus clientes (Gestão de Compras em Farmácia Hospitalar, 2012): • Obter produtos e serviços na quantidade correta • Os produtos adquiridos devem ter qualidade e menor custo • Garantir que a entrega seja feita corretamente • Desenvolver e manter boa relação com os fornecedores Abastecer adequadamente o serviço de saúde com produtos adequados e que garantam qualidade, produtividade, satisfação dos pacientes e prestação de serviços pela equipe hospitalar pode ser considerado um dos principais desafios da administração de uma organização de saúde (Wolker; Costa; Peterlini, 2019). TEMA 1 – COMPRA É a função responsável pela obtenção do material no mercado fornecedor, interno ou externo, pela mais correta tradução das necessidades em termos de fornecedor / requisitante (Almeida, 2011). Comprar é buscar o atendimento às necessidades de produtos e serviços conforme os requisitos de qualidade estabelecidos pelo processo produtivo, no tempo correto, com os melhores preços e condições de pagamento (Reinhardt Filho, 2014). Comprar em horas inadequadas, em quantidades superiores ou inferiores, geram custos para as organizações, por isso, o sistema de gerenciamento de compras deve ser eficiente (Rodrigues et al., 2010). O processo de compras é um dos mais importantes da cadeia logística, pois seu objetivo é providenciar os produtos necessários para que o hospital possa funcionar adequadamente. Para isso é preciso planejar as quantidades corretas, bem como fazer as compras em tempo apropriado para que sejam vantajosas à instituição (Souza et al., 2013). 3 O ciclo de compras inicia com a elaboração do pedido do suprimento e termina com seu respectivo pagamento, o que demonstra que a atividade extrapola o setor de compras, envolvendo outros setores (Melo et al., 2016). O processo de compras inclui a compra e a organização da movimentação de entrada de produtos, incluindo o planejamento de recursos, a localização de fonte de fornecimento, a negociação, a colocação de pedidos, o transporte de saída, o recebimento e inspeção, armazenagem e manuseio, assim como, a garantia de qualidade (Brandalise; Pertile; Bortoli, 2009). Garantir a compra e a disponibilidade de todos os produtos necessários e adequados a cada tipo de atendimento / procedimento exige integração e trabalho conjunto entre as equipes que atendem diretamente o paciente e as equipes que realizam as compras, para que não exista desperdício de material e dinheiro e também para que a assistência não seja prejudicada (Lohn; Tortorella, 2019). Os hospitais realizam suas aquisições de diferentes modos, dependendo de sua fonte mantenedora. As instituições privadas estabelecem suas diretrizes com foco nas necessidades, adequando-se a sua capacidade. A aquisição pode ser feita por meio de pesquisas de preço, contrato de fornecimento com fornecedores previamente selecionado ou adotando normas particulares estabelecida pela instituição para assegurar competitividade e transparência nas negociações. Os hospitais geridos pela administração pública definem as formas de aquisição de modo a atender as normas e leis vigentes (Gestão de Compras em Farmácia Hospitalar, 2012). Cada organização realiza essas funções segundo suas normas internas, de modo geral, controladas pela administração superior. Nas empresas particulares, dependendo de sua complexidade, existem diferentes graus de controle do processo de compra e diversas instâncias do processo. Nas empresas públicas, as normas estão estabelecidas em dispositivos legais, cuja complexidade varia de acordo com o valor do compromisso financeiro envolvido (Reinhardt Filho, 2014). O suprimento hospitalar é complexo, pois envolve diversas áreas com características específicas e por isso precisa ser planejado, fazendo com que haja o abastecimento de cada unidade, com materiais e medicamentos adequados à produtividade, qualidade dos serviços e atendimento dos clientes/pacientes (Paulus Junior, 2005). 4 Cabe ao departamento de compras adquirir os materiais e medicamentos necessários, aos menores preços praticados pelo mercado, com a quantidade e a qualidade exigida pela instituição, procurando sempre as melhores condições de negociação. Este tem a missão de gerenciar, acompanhar, orientar todas as negociações, documentar e organizar os processos de compras, além de monitorar os indicadores de produtividade e financeiros (Gonçalves, 2006). Atualmente, a função compras não é mais vista como uma atividade rotineira, e sim como parte do processo de logística das empresas, pois, mais do que adquirir produtos, o setor de compras se interrelaciona com todos os outros setores da empresa (Simões; Michel, 2004). Dobler e Burt (1996) afirmam que a função de compras se refere a todas as atividades essenciais associadas com a aquisição de materiais, serviços e equipamentos utilizados nas operações da organização. Slack, Chambers e Johnston (2002) definem a função compras como aquela que estabelece contratos com fornecedores para adquirir materiais e serviços, sendo que alguns deles são utilizados diretamente na produção e outros para auxiliar a empresa a operar. Por fim, Barbieri e Machline (2006) afirmam que o processo de compras de uma empresa envolve várias atividades, como manutenção de cadastros de fornecedores, emissão de pedidos de compras, elaboração de cotações, negociação, contratação, acompanhamento, avaliação de fornecedores e desenvolvimento de novos fornecedores. Para Okazaki (2006), a função compras é comum a todas as empresas, no entanto, a forma como essa função está organizada dentro das empresas é diferente. A função de compras não deve ser confundida com a área de Compras e Suprimentos, uma vez que a função independe da existência de uma área específica para sua realização. A área de Compras/Suprimentos é uma unidade organizacional responsável por toda ou por parte da função de compras de uma empresa, contudo, sua denominação varia. Em algumas instituições, utiliza-se o termo “compras”, em outras, “suprimentos” ou “materiais”, no entanto, área de “Suprimentos” é mais abrangente que “Compras”, pois além desta atividade, agrega as funções logísticas (Okazaki, 2006). Para Alto, Pinheiro e Alves (2016), a compra de materiais e serviços pode trazer excelentes resultados, provocando redução de custos e reflexos positivos 5 na produção, na manutenção, na operação, no transporte, na distribuição física, na logística, nas vendas e nas áreas financeiras e de marketing, desde que fundamentada em processos científicos e tendo como base a ação ética pessoal e profissional. Segundo Santos (2006), uma empresa hospitalar pode comprar: • Produtos: medicamentos, materiais médico-hospitalares, itens de manutenção, produtos de papelaria, impressos, entre outros. • Serviços: em especial aqueles que contratam terceiros como unidades de diagnóstico, lavanderia, segurança, manutenção, entre outros. TEMA 2 – PRINCIPAIS PROBLEMAS ENFRENTADOS NO SETOR DE COMPRAS Existem muitas ineficiências nos processos de compras hospitalares, sendo importante conhecê-los, pois a otimização desses processos auxilia significativamente na redução de custos, além de outros benefícios para estas organizações (Chandra; Kumar; Ghildayal, 2011). 2.1 Compras de emergência Ocorrem, geralmente, por falhas de planejamento. As negociações tendem a ser menos flexíveis, resultandoem condições menos favoráveis, como preços mais altos e prazos diferentes do padrão (Santos, 2006). As compras de emergência também podem ocorrer devido a um aumento de consumo inesperado. Nestes casos, o comprador deverá adquirir somente a quantidade necessária e suficiente para atender a emergência (Melo et al., 2016). 2.2 Especificações incorretas O produto a ser adquirido não é bem definido pelo solicitante ou não existe padronização no hospital, dificultando a uniformidade da compra (Santos, 2006). Um pedido deve ter especificações precisas, detalhadas e completas, diminuindo, assim, a possibilidade de compras equivocadas e recebimento de produtos em desacordo com as necessidades (Melo et al., 2016). 6 2.3 Falhas dos fornecedores Problemas de entregas, preços diferentes dos negociados, produtos com quantidades acima das solicitadas são as ocorrências mais comuns (Santos, 2006). Algumas falhas recorrentes que podem ser citadas são as divergências no documento fiscal, ausência do certificado do laudo de análise técnica e entregas fora do prazo, que têm como consequência o atraso na entrada de suprimentos pelo sistema informatizado, acarretando prejuízos no ciclo de logístico e até possíveis erros de estoque (Menezes Junior et al., 2016). 2.4 Excesso de burocracia Perdas de oportunidades, atrasos de entrega e ruptura de estoque são alguns dos problemas identificados nessas situações (Santos, 2006). 2.5 Ingerências Níveis de estoque: os níveis de estoque da empresa afetam o custo de produção e podem trazer outros problemas, como a necessidade de um maior controle, de pessoal e despesas com a sua manutenção. Por isso, a área de compras tem a importante função de cuidar para que os níveis de estoque da empresa estejam sempre equilibrados (Simões; Michel, 2004). Rupturas de estoque: A falta de produtos pode implicar na redução do nível dos atendimentos prestados, resultando em sérios comprometimentos à saúde e bem-estar dos pacientes (Lohn; Tortorella, 2019). TEMA 3 – O PAPEL DO COMPRADOR Podemos afirmar que, atualmente, o comprador atual deixou de ser um emissor de pedidos e passou a exercer os papéis de pesquisador, consultor e analista de valor, o qual faz avaliações de qualidade, desempenho operacional, facilidades de operação e custos de manutenção, procurando serviços que levem ao aumento da lucratividade (Alto; Pinheiro; Alves, 2016). Moraes (2005) afirma que as pessoas que trabalham nesta área devem ser bem-informadas e atualizadas, além de ter habilidades interpessoais, como poder 7 de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação e capacidade de gestão de conflitos. Baily et al. (2000) definem o perfil ideal do comprador moderno da seguinte forma: Vê a função como geradora potencial de lucro: acredita que deve contribuir para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade de condições. Possui MBA; forte base financeira e tecnológica; assume que a área de compras é vital para o bem-estar da empresa, que necessita de contribuição criativa para os planos e as políticas corporativas. Aspira assumir uma diretoria; ansioso para eliminar as deficiências da administração de recursos humanos e proporcionar melhores condições de trabalho. Possui metas bem definidas para atingir objetivos, com o uso de melhor planejamento, criatividade e colaboração de outros executivos da empresa. O comprador deve ser ciente das consequências do não cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores e, por isso, lhe compete o acompanhamento do andamento desde a ordem de compra até a confirmação do recebimento da mercadoria, na sua quantidade correta, conforme nota fiscal, pedido de compra e qualidade do produto (Francischini; Gurgel, 2002). Assim, Dias e Costa (2000) concluem que “não se pode, portanto, hoje, imaginar um comprador preocupado unicamente com a conclusão de uma compra, sem avaliar o impacto dessa operação em relação aos demais processos integrados à cadeia produtiva ou operativa das organizações”. Para Gordon, Zemansky e Sekwat (2000), o comprador precisa ter a capacidade de antecipar, analisar, comunicar e cooperar, além de possuir características pessoais como flexibilidade, resiliência, paciência e adaptação. Os compradores precisam ter um perfil vinculado às necessidades estratégicas da organização. O Quadro 1 apresenta a classificação de Baily e colaboradores (2000) para o estágio de desenvolvimento do perfil do comprador. 8 Quadro 1 – Estágios de desenvolvimento do perfil do comprador Fonte: Baily e colaboradores, 2000. *São por definição, produtos padronizados e não diferenciados, nos quais o produtor não tem poder de fixação de preços e cujo mercado é caracterizado pela arbitragem nos mercados interno e externo. Comprar e prover medicamentos são atividades hospitalares essenciais e por isso, as pessoas envolvidas neste processo desempenham papel fundamental na prestação da assistência ao paciente e devem realizá-lo de maneira à melhor atender os interesses tanto dos pacientes quanto da instituição. Deste modo, esses profissionais devem conhecer muito bem os mecanismos do processo, sendo devidamente treinadas e capacitadas para desempenhá-las (Gestão de Compras em Farmácia Hospitalar, 2012). TEMA 4 – FORNECEDORES Com a crescente importância da função de compras nas empresas, as decisões relacionadas a essa atividade se tornam mais importantes. Com a crescente competição entre empresas concorrentes, as consequências diretas e indiretas de uma decisão ruim de compra se tornam mais severas. Boas decisões sobre estratégias de compra são determinantes primárias de lucratividade (EBAID, 2014). 9 A escolha de um fornecedor qualificado é importante, pois resulta em redução dos custos de produção de bens e serviços, redução dos custos de aquisição, diminuição dos estoques totais e redução do número de não conformidades nas entregas (Reinhardt Filho, 2014). A grande diversidade de fornecedores requer uma busca das melhores opções que atendam aos critérios de qualidade, bem como prazo de entrega satisfatório a preços acessíveis. Deve-se levar em consideração se o fornecedor possui estrutura adequada para atender à solicitação, habilidade técnica para produzir, fornecer a matéria-prima ou item. Também devem ser considerados os serviços pós-venda (sistema de suporte) e sua localização, que, se possível, seja próximo do comprador, levando à redução de tempo de entrega e evitando a falta de produtos, principalmente para aqueles itens de alto consumo e rotatividade (Gestão de Compras em Farmácia Hospitalar, 2012). As empresas devem buscar relações duradouras e de confiança mútua com os fornecedores e isso implica cumprir os acordos entre as partes, inclusive o pagamento em dia (Reinhardt Filho, 2014). As organizações líderes de mercado em diversas áreas vêm apostando na gestão de relacionamento com fornecedores para a obtenção de redução de custos, melhoria de eficiência operacional e geração de vantagem competitiva. Essa ação também pode beneficiar o setor hospitalar (Schiavon, 2018). Fornecedores acessíveis podem ser parceiros no atendimento de emergências, cobrindo prontamente as necessidades e atendendo valores já praticados (EU). A avaliação de fornecedores deve ir além da análise de preço e, assim, outros fatores como: tempo de espera para reposição; desempenho no prazo, flexibilidade de estoque; frequência de entrega/tamanho mínimo de estoque; qualidade no fornecimento; custo do transporte dos produtos que chegam; termos de precificação; capacidade de coordenação de informação, todos esses itens devem ser considerados (Chopra; Meindl, 2010). 4.1 Seleção de fornecedores A seleção e a avaliação de fornecedores é um processo que pode ser medido do ponto de vista quantitativo e qualitativo. Entre os aspectosem geral considerados, estão aqueles que focalizam a qualidade, o custo total, os prazos de entrega, a inovação, a regularidade fiscal, a situação financeira, o atendimento 10 aos marcos regulatórios, as eventuais certificações e o modelo de administração da empresa fornecedora. São importantes também: experiência anterior, posição no mercado, indicação de outros clientes, estrutura do fornecedor, avaliação dos processos de envio dos produtos e sua documentação, conformidade com as especificações dos produtos e serviços contratados, certificações e pesquisas de satisfação de clientes internos e externos (Reinhardt Filho, 2014). Diversas ferramentas podem ser utilizadas para a seleção de fornecedores. O setor de compras deve ter o suporte de um farmacêutico para identificar por meio de catálogos, revistas e sites especializados, como também obter informações junto a outros hospitais (Benchmarking) e representantes comerciais (indústria e distribuidoras de medicamento), quais são os potenciais fornecedores que atendam aos requisitos técnicos e administrativos para compra dos medicamentos (Gestão de Compras em Farmácia Hospitalar, 2012). 4.1.1 Visitas técnicas Têm como objetivo detectar possíveis problemas precocemente, de modo a prevenir futuros constrangimentos com fornecedores que não estão em adequadas condições, para atender a instituição compradora. A visita deve ser realizada para a aplicação de formulários apropriados que deve ser preenchido por profissional qualificado (Gestão de Compras em Farmácia Hospitalar, 2012). Um fornecedor pode, em um primeiro momento, não atingir aos requisitos exigidos pela Instituição, mas, com o feedback destas visitas, ele poderá readequar seus processos para atendimento do cliente e, posteriormente, readequar-se e participar do processo de compra (Gestão de Compras em Farmácia Hospitalar, 2012). 4.2 Cadastro de fornecedores Santos (2006) cita que o setor de compras deve possuir o cadastro de todos os fornecedores, contendo: • Variedade de informações comerciais e institucionais. • Organização do cadastro com permanente atualização. • Informações precisas dos fornecedores, como: contatos, valores das últimas compras, dados sobre pontualidade na entrega, últimas quantidades compradas, aspecto da qualidade, entre outros. 11 A análise cadastral permite selecionar os fornecedores com melhores condições para atender às necessidades quanto aos requisitos necessários para a compra. O cadastro ideal requer uma contínua revisão e atualização, devido à diversidade de laboratórios fabricantes e distribuidores existente no mercado (Gestão de Compras em Farmácia Hospitalar, 2012). TEMA 5 – TECNOLOGIA APLICADA EM COMPRAS As informações sobre custos são consideradas essenciais para a sustentabilidade das organizações. No atual ambiente competitivo, as decisões devem ser tomadas com base em informações adequadas e acuradas, pois, sem informações adequadas, as definições podem ser indevidas, podendo ocasionar inclusive a falência da empresa. Deste modo, as organizações têm buscado continuamente meios confiáveis para a obtenção de informações. Os Sistemas de Informações (SIs) são instrumentos capazes de coletar dados e transformá-los em informações úteis para subsidiar o processo decisório (Nielsen, 2002). O Sistema de Informação transforma dados em informações úteis, possuindo diversos elementos que se relacionam, coletando, manipulando e armazenando informações (Nielsen, 2002). Para ser considerado eficaz, o SI deve possuir duas características essenciais: (1) ser acessível aos usuários e aos que necessitam das informações geradas pelo sistema; (2) gerar informações precisas, confiáveis, completas, oportunas, flexíveis e objetivas (Burkle et al., 2001). Atualmente, existem ferramentas que auxiliam a operação de compra e, assim, conseguem colocar em contato fornecedores e compradores, no entanto, cuidado especial deve ser tomado no uso desses aplicativos, pois, muitas vezes, a facilidade de se ter à disposição um grande número de fornecedores em uma tela, podem fazer com que fornecedores desconhecidos sejam adicionados sem que se adotem os cuidados necessários para o cadastramento no hospital, consequentemente, poderá haver falhas na qualificação (Reinhardt Filho, 2014). Martins e Campos (2007) resumem as principais tecnologias utilizadas pelas empresas no processo de compras: • Leilões: adotados para facilitar o processo de compras. A empresa coloca em editais ou na internet o que a empresa está necessitando, e os fornecedores fazem suas ofertas informando também o prazo de entrega. 12 • Internet: proporciona facilidade tanto na compra quanto na venda dos produtos. • Eletronic Data Interchange (EDI): tecnologia existente há algum tempo. É uma técnica que liga cliente/fornecedor por meio de uma linha telefônica, modem e de um software específico, que liga o computador do cliente com o computador do fornecedor. O EDI facilita a compra, é ágil, seguro, reduz custos. Tudo que uma empresa precisa para sobreviver no mundo globalizado de hoje em dia. 13 REFERÊNCIAS ALMEIDA, J. C. A. Planejamento de compras em rede hospitalar pública: estudo de caso da rede hospitalar federal no Rio de Janeiro. Orientador: Rita de Cássia Garcia Allevato. 2011. 64 p. 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