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EBOOK 
Como criar e gerir
eficientes com o Checklist Fácil
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Saber identificar e resolver não conformidades é fundamental 
para empresas que desejam obter eficiência operacional. Afinal, 
a criação e a execução de planos de ação estão diretamente 
relacionadas ao desenvolvimento de projetos de sucesso e ao 
atingimento de objetivos. 
Entretanto, esta tarefa nem sempre é fácil de ser executada, 
principalmente se a sua empresa não conta com as ferramentas 
corretas para realizar o processo. E é neste momento que, mais 
uma vez, a tecnologia aparece como parte fundamental da sua 
rotina. 
Para falar sobre essa relação — que, atualmente, já é uma 
necessidade iminente para empresas que desejam se manter 
competitivas —, criamos este material para mostrar como 
o Checklist Fácil pode auxiliar a criação de planos de ação 
eficientes e quais são as vantagens dessa atuação conjunta para 
o seu negócio. Boa leitura!
Introdução
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A evolução da tecnologia vem acontecendo em uma velocidade 
cada vez maior, e não é novidade que os impactos destas 
mudanças são significativos e decisivos para qualquer empresa 
que almeja ser bem-sucedida dentro do seu segmento. 
Segundo o Portal da Indústria, por exemplo, a projeção é de que 
investimentos em tecnologias de automação cresçam 148% 
em todo o mundo até 2028. 
Ou seja, estar inserido neste novo contexto e na inovação digital, 
independentemente da área a que ela será aplicada, deixou de 
ser um diferencial para tornar-se fundamental e imprescindível 
para organizações que visam a competitividade. 
A evolução da tecnologia e os 
seus impactos nas empresas
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https://www.portaldaindustria.com.br/canais/observatorio-nacional-da-industria/produtos/monitor-da-industria-40-automacao/ovc/6/
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A transformação digital pode ser considerada uma das maiores aliadas na 
criação e na gestão de processos para melhoria contínua ou tratamento de 
não conformidades — por meio de planos de ação, por exemplo. Isso porque 
ela agrega inteligência e otimiza o desempenho das ações do negócio, além 
de ser extremamente útil na rotina de qualquer operação. 
Ao contar com softwares como o Checklist Fácil — líder em gestão de 
processos na América Latina — a empresa se insere em uma cultura tech e 
pode se beneficiar de diversas vantagens, como por exemplo: 
Quais os benefícios da utilização da 
tecnologia nos processos operacionais? 
A automatização de processos reduz gastos uma vez que diminui a 
execução de trabalhos complexos e repetitivos, até então realizados 
manualmente.
Desta forma, evitam-se erros humanos e, consequentemente, reduz-se a 
necessidade de retrabalhos que custariam investimentos monetário e de 
tempo.
Redução de custos
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A tecnologia torna a realização de atividades mais rápida, precisa e 
produtiva, principalmente aquelas consideradas repetitivas.
Com a automatização de tarefas operacionais, os profissionais que antes 
investiam o seu tempo realizando ações recorrentes, agora, passam a ter 
mais tempo para se dedicar a outras atividades que exigem um olhar mais 
estratégico, elevando indicadores de produtividade. 
Aumento da produtividade
Tão relevante quanto a redução de gastos, a otimização do tempo é um dos 
benefícios mais importantes obtidos pela automatização dos processos. 
As tarefas consideradas básicas passam a ser executadas de forma mais 
ágil e simplificada e, a longo prazo, essa diferença mantém-se ainda mais 
perceptível. 
Otimização do tempo
A inteligência operacional proporcionada pelo uso da tecnologia influencia 
diretamente no tempo de execução dos processos e, consequentemente, 
nos prazos de entrega destas demandas, sejam elas de necessidade 
interna ou externa. 
Agilidade nas entregas
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https://blog-pt.checklistfacil.com/indicadores-de-produtividade/
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Confiabilidade das informações
Agora que você já conhece os benefícios de utilizar o Checklist Fácil em 
processos operacionais, que tal descobrir como a plataforma, a partir das suas 
funcionalidades, pode ajudar na gestão dos planos de ação da sua empresa? 
Continue a leitura e confira! 
Tarefas automatizadas são mais eficientes que tarefas manuais e 
possibilitam análises e tomadas de decisões mais ágeis. Por reduzir a 
necessidade de interferência humana na coleta de dados, por exemplo, 
diminuem-se as chances de erros e aumenta-se a confiabilidade das 
informações coletadas, garantindo maior eficácia e segurança.
Controle sobre resultados
A digitalização de processos permite não somente a coleta de informações, 
como o armazenamento e o fácil acesso a esses dados sempre que 
necessário e em tempo real. Isso permite o monitoramento completo e a 
avaliação de cenários e resultados por meio de dashboards e relatórios, 
bem como garante insumos para a tomada de decisão. 
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https://recursos-pt.checklistfacil.com/masterclass-gestao-de-dados-4-0-power-bi/
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Planilhas x Software
Na busca pela automatização de processos como os planos de ação, 
muitas empresas apostam na troca dos obsoletos papel e caneta pelas 
planilhas de edição. Para um primeiro passo em direção à digitalização 
dos procedimentos operacionais, essa prática pode ser considerada uma 
boa ideia, mas ainda não é a solução mais indicada, principalmente se 
a sua organização pretende manter-se competitiva no mercado. 
Isso porque a aplicação via tabelas eletrônicas exige a manutenção 
manual dos dados, bem como a configuração do modelo em programas 
de edição que podem exigir determinados conhecimentos e um tempo 
de criação maior do que se fosse realizado por meio de um software.
Outra desvantagem das planilhas é a necessidade configurar os acessos 
do arquivo a todas as pessoas envolvidas na aplicação do plano de ação. 
Essa mesma autorização concede a qualquer editor a possibilidade 
de alterar os dados inseridos — reduzindo a confiabilidade das 
informações ali introduzidas — assim como a formatação do documento. 
A longo prazo, o alto volume de planilhas se transformará em um 
acumulado de documentos digitais e, dependendo da quantidade, gerará 
custos adicionais de armazenamento em nuvem à sua empresa.
Planilhas
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Se os documentos necessitarem 
de aprovação e/ou uma 
assinatura formal, eles também 
precisarão ser impressos, o 
que adicionará mais um custo à 
operação e irá contra qualquer 
ação que vise a sustentabilidade e 
as boas práticas relacionadas ao 
meio ambiente. 
Contrário a isso, a utilização 
de um sistema digital, como o Checklist Fácil, possibilitará que todas as 
etapas do processo de criação, aplicação ou gestão de planos de ação sejam 
realizadas sem custos adicionais, de forma totalmente digital e baseada em 
valores sustentáveis. 
Você poderá conceder autorização apenas a usuários e etapas específicas, 
terá acesso fácil e rápido a todas as informações já coletadas, conseguirá 
uma visualização dinâmica que facilitará a tomada de decisão precisa e 
ágil e poderá acompanhar a execução das tarefas em tempo real. 
Software
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Como o Checklist Fácil te ajuda 
na gestão de planos de ação? 
O Checklist Fácil é um software completo e com uma interface intuitiva 
desenvolvida para que todas as pessoas usuárias tenham a melhor 
experiência, seja na aplicação via web ou por aplicativos (Android e iOS). 
Por isso, ao utilizar o software para criar e aplicar planos de ação (seja para 
tratar não conformidades ou realizar melhoria contínua), sua empresa conta 
com funcionalidades pensadas para tornar o processo mais ágil, confiável, 
personalizado e eficiente. 
Confira os principais recursos do sistema relacionados aos planos de ação: 
1. MODELOS DE PLANO DE AÇÃO DENTRO DO SISTEMAA plataforma conta com um modelo de 
plano de ação pronto, no formato 5W2H, 
para você pode aplicar sem a necessidade 
de criar um modelo para seguir. 
Nele, as 7 perguntas da metodologia já 
estão listadas nos campos do plano de ação 
e só precisam ser escolhidas para serem 
aplicadas. 
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1. O que será feito?
2. Por que será feito? 
3. Onde será feito? 
4. Quando será feito? 
5. Por quem será feito? 
6. Como será feito? 
7. Quanto custará? 
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Esta opção garante mais praticidade na criação do plano de ação e reduz o 
tempo aplicado na vistoria. 
Além deste formato denominado como padrão, é possível definir campos 
personalizados de acordo com cada necessidade. 
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2. PLANO DE AÇÃO POR ITEM
Esta opção permite resolver cada não conformidade detectada com uma 
solução específica e personalizada para ela.
Além de ser uma forma de tratar cada caso com a sua particularidade, esta 
funcionalidade evita a criação de planos de ação sem necessidade, uma 
vez que possibilita a correção somente da não conformidade detectada. 
É importante lembrar que nem toda não conformidade 
necessita de um plano de ação formal. Para casos de 
não conformidades simples como, por exemplo, algo 
fora do lugar, recomenda-se a realização da correção 
imediata durante a própria auditoria, a fim de evitar a 
criação de um plano de ação desnecessário para algo 
que pode ser resolvido rapidamente. 
 
Planos de ação exigem planejamento e engajamento 
de profissionais, portanto, devem ser muito bem 
planejados para não interferirem na produtividade de 
suas equipes e não terem a sua finalidade banalizada. 
3. DATA LIMITE DE APROVAÇÃO
Por meio desta funcionalidade, é possível definir uma data de vencimento 
para a realização das soluções. Assim, nenhum plano de ação corre o risco 
de ser esquecido ou de permanecer em execução por mais tempo do que 
deveria. 
Devido à ânsia por gerar 
resultados, muitos planos de ação 
acabam recebendo um prazo 
curto para a sua execução. Isso 
pode gerar diversos problemas, 
como desconforto e desmotivação 
nas pessoas colaboradoras 
envolvidas no projeto, uma vez 
que as expectativas e os objetivos planejados serão impossíveis de serem 
alcançados. 
Para que isso não ocorra, o ideal é que as demandas integrantes do plano 
estejam bem estruturadas, e que o tempo direcionado para a execução 
da demanda considere a complexidade da sua realização e o esforço que 
cada profissional envolvido precisará dedicar. 
Para definir a data de vencimento de um plano de ação, recomenda-se, 
se for necessário, optar por prazos maiores em vez de definir um tempo 
de realização menor, pois o último poderá não ser suficiente e resultar em 
redefinições de prazos ao longo da execução do plano de ação. 
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4. RELATÓRIO DE REINCIDÊNCIA 
O relatório de reincidências sinaliza os pontos identificados mais de uma 
vez como não conformes. Por meio desta sinalização é possível atuar com 
maior precisão na busca pelas causas raiz deste problema. 
5. FLUXO DE APROVAÇÃO 
Esta opção permite sujeitar as soluções executadas à aprovação de 
supervisores para que as resoluções sejam aceitas (ou ajustadas) e o plano 
de ação concluído.
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após a primeira ocorrência negativa 
em determinado item, todas as 
próximas vezes que ele voltar a ser 
avaliado como não conforme na 
mesma unidade, será contabilizada a 
reincidência.
Conceito de
reincidência na plataforma:
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Ao utilizar um fluxo de aprovação, todas as pessoas envolvidas na 
execução do plano de ação têm acesso às atividades que já foram 
realizadas, o que proporciona clareza e transparência sobre o processo, 
além de informação sobre as responsabilidades de cada integrante da 
equipe. 
Outro benefício da utilização da funcionalidade é que ela proporciona 
agilidade e segurança aos processos, ordenando etapas de maneira 
eficiente. 
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Essa funcionalidade permite a alteração do responsável pelo plano de 
ação — ou uma alteração em massa — após a configuração das suas 
permissões.
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6. ALTERAÇÃO DE RESPONSÁVEL
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Esta opção é muito útil para evitar um dos erros mais comuns cometidos 
durante a criação de um plano de ação: a definição de mais de um 
responsável por um mesmo plano. 
Ao delegar a responsabilidade do projeto para mais de um profissional, 
é provável que haja conflito de informações ou até mesmo que alguma 
atividade deixe de ser realizada porque cada pessoa previu que a outra 
fosse cumpri-la. 
A solução para este problema é escolher apenas uma pessoa para 
ser responsável pelo plano de ação e, caso seja necessário solicitar 
informações sobre o andamento das ações, todas as pessoas 
interessadas saberão a quem perguntar. 
Uma dica importante para definir o profissional responsável pelo plano 
de ação é escolher alguém que possua experiência na área cujo plano 
será aplicado, além das habilidades necessárias para supervisionar ou 
executar as atividades. 
Caso seja feita a escolha por um determinado profissional e depois 
entenda-se que esta pessoa não era a mais indicada para realizar a ação, 
o Checklist Fácil permite a troca de responsabilidade após o plano ter 
sido criado. 
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Exemplo:
- Plano de ação não preenchido: nesta opção é possível definir o 
intervalo de dias em que o endereço cadastrado na unidade do plano de 
ação receberá a informação sobre quais planos de ação estão aguardando 
preenchimento. 
- Plano de ação pendente: esta opção permite configurar o intervalo de 
dias em que o endereço cadastrado na unidade do plano de ação será 
notificado antes do vencimento com a listagem dos planos de ação que 
estão pendentes. 
- Plano de ação vencido: a última opção autoriza que você defina o 
intervalo de dias em que a unidade será notificada quando um plano de 
ação já estiver vencido. 
A opção “Alertas” permite que você configure o recebimento de 
notificações para informar o status de um plano de ação.
7. EMISSÃO DE ALERTAS
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Os planos de ação podem ser acompanhados de acordo com os seus 
status, a partir de filtros que mostram todas as etapas existentes. 
A pessoa usuária também pode visualizar as informações sobre o 
andamento dos seus planos de ação pelo dashboard.
8. STATUS DA SOLUÇÃO
Tão importante quanto acompanhar os 
planos de ação por status, é realizar o 
acompanhamento das atividades de forma 
mais aprofundada e em conjunto com todos 
os profissionais envolvidos na tarefa. 
Por isso, também invista em um cronograma 
de envios de relatórios e de reuniões 
periódicas — semanais ou quinzenais — para 
que os responsáveis por cada etapa apresentem os seus 
resultados e, assim, seja possível ter um panorama geral 
do andamento do projeto. 
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9. PRÉ-PREENCHIMENTO 
Diferente das funcionalidades, o preenchimento prévio de informações 
é uma opção de configuração que facilita a criação dos planos de ação 
devido à agilidade e à praticidade que oferece. 
Outro aspecto positivo relacionado a esta característica é a função de 
orientação que ela pode fornecer quando utilizada para indicar o que deve 
ser inserido em cada campo do plano de ação. Além de auxiliar no trabalho 
de quem irá aplicar o plano de ação, esta opção ajuda a reduzir o número 
de retrabalhos, uma vez que direciona corretamente o preenchimento 
das informações. 
A partir das informações obtidas, será possível detectar se algo não 
está ocorrendo conforme o planejado e visualizar as dificuldades 
encontradas pelas pessoas colaboradoras durante a execução do 
projeto, assim como apresentar soluções para estes problemas e 
tomar as medidas necessárias para corrigi-los e garantir o andamentodo plano de ação.
Essa ação também ajudará a manter todas as pessoas envolvidas 
informadas, engajadas e em sintonia. 
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Digitalize sua gestão de 
processos com o Checklist Fácil 
Tão importante quanto inserir a tecnologia na rotina da sua operação para 
auxiliar a execução de planos de ação eficientes, é escolher uma solução que 
seja customizável e atenda a todas as necessidades do seu negócio. 
Além de contar com funcionalidades específicas para o tratamento de não 
conformidades, com o Checklist Fácil você digitaliza, otimiza e centraliza 
todos os processos e rotinas da sua empresa. 
Com a criação e aplicação de checklists digitais, você tem controle da 
operação em tempo real e possibilita análises estratégicas de dados, contando 
com total segurança para suas informações. 
Para isso, a solução vai além dos checklists e planos de ação: são mais de 
150 funcionalidades para ajudar você a alcançar a eficiência operacional, 
independentemente porte ou segmento de atuação da sua empresa. 
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processos e potencializar resultados. Juntamente com o marco de mais de 100 
milhões de checklists aplicados, estes números comprovam a expertise do 
nosso na gestão de inspeções de processos, lojas, fábricas, veículos, pessoas, 
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	Introdução
	A evolução da tecnologia e os seus impactos nas empresas
	Quais os benefícios da utilização da tecnologia nos processos operacionais? 
	Planilhas x Software
	Como o Checklist Fácil te ajuda na gestão de planos de ação? 
	Digitalize sua gestão de processos com o Checklist Fácil