Gestão de Documentos: 10 Questões

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10 Questões de Múltipla Escolha sobre Gestão de Documentos
1. O que se entende por gestão de documentos?
· a) A simples organização de papéis em pastas.
· b) A digitalização de todos os documentos de uma organização.
· c) O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.
· d) A eliminação de documentos sem valor.
2. Qual o principal objetivo da gestão de documentos?
· a) Aumentar a quantidade de documentos em uma organização.
· b) Garantir a eficiência e a segurança na gestão da informação.
· c) Centralizar todos os documentos em um único local.
· d) Eliminar todos os documentos após um determinado período.
3. A tabela de temporalidade é um instrumento utilizado para:
· a) Estabelecer prazos para a guarda e descarte dos documentos.
· b) Classificar os documentos por assunto.
· c) Descrição dos documentos.
· d) Avaliar o valor histórico dos documentos.
4. A fase corrente do ciclo de vida de um documento caracteriza-se por:
· a) Ser a fase em que o documento é menos utilizado.
· b) Ser a fase em que o documento é mais utilizado e consultado.
· c) Ser a fase em que o documento é armazenado em um local seguro.
· d) Ser a fase em que o documento é descartado.
5. Qual o principal princípio da gestão de documentos?
· a) Proveniência: os documentos devem ser mantidos na ordem em que foram produzidos e acumulados pela entidade que os gerou.
· b) Digitalização: todos os documentos devem ser digitalizados para facilitar o acesso.
· c) Descarte: a eliminação de documentos é a principal atividade da gestão documental.
· d) Centralização: todos os documentos devem ser armazenados em um único local.
6. A avaliação documental visa:
· a) Determinar o valor financeiro dos documentos.
· b) Determinar o valor administrativo, legal e histórico dos documentos para fins de guarda ou eliminação.
· c) Classificar os documentos por assunto.
· d) Digitalizar todos os documentos.
7. O que é um protocolo?
· a) Um tipo de documento.
· b) Um instrumento de controle da tramitação de documentos.
· c) Um sistema de classificação de documentos.
· d) Um software de gestão documental.
8. A gestão eletrônica de documentos (GED) tem como objetivo:
· a) Substituir completamente os documentos físicos.
· b) Gerenciar documentos em formato digital, otimizando processos e facilitando o acesso à informação.
· c) Aumentar o custo de armazenamento de documentos.
· d) Diminuir a segurança da informação.
9. Qual a importância da descrição arquivística na gestão de documentos?
· a) Permitir a identificação e localização dos documentos.
· b) Aumentar o volume de documentos em um arquivo.
· c) Eliminar a necessidade de classificação dos documentos.
· d) Diminuir o valor histórico dos documentos.
10. A destinação final de um documento pode ser:
· a) Apenas o descarte.
· b) Apenas a guarda permanente.
· c) O descarte, a guarda permanente ou a transferência para outro arquivo.
· d) A digitalização e posterior descarte do documento físico.
Gabarito:
1. c
2. b
3. a
4. b
5. a
6. b
7. b
8. b
9. a
10. c