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10 Questões sobre Sistemas de Gestão Arquivística (SGD)
1. Qual a principal função de um Sistema de Gestão Arquivística (SGD)?
· a) Digitalizar todos os documentos de uma organização.
· b) Armazenar documentos em nuvem.
· c) Organizar, gerenciar e controlar o ciclo de vida dos documentos de forma eletrônica.
· d) Substituir os arquivos físicos.
2. Qual a principal vantagem de utilizar um SGD?
· a) Reduzir o custo de impressão.
· b) Aumentar a quantidade de documentos.
· c) Melhorar a eficiência e a segurança na gestão documental.
· d) Eliminar a necessidade de classificação documental.
3. Quais os principais módulos que compõem um SGD?
· a) Cadastro de usuários e digitalização.
· b) Captura, classificação, armazenamento, busca e recuperação.
· c) Impressão e envio por e-mail.
· d) Redes sociais e colaboração.
4. O que é metadado em um SGD?
· a) Um tipo de documento.
· b) Informações sobre um documento, como título, autor e data de criação.
· c) Um sistema de classificação de documentos.
· d) Uma ferramenta de busca.
5. Qual a importância dos metadados em um SGD?
· a) Aumentar o tamanho dos arquivos.
· b) Facilitar a busca e recuperação de documentos.
· c) Decorar os documentos.
· d) Reduzir o custo de armazenamento.
6. O que é um fluxo de trabalho em um SGD?
· a) A forma como os documentos são impressos.
· b) A sequência de etapas que um documento passa desde a criação até a destinação final.
· c) A velocidade de processamento dos documentos.
· d) A quantidade de documentos processados por dia.
7. Qual a importância da segurança da informação em um SGD?
· a) Garantir a beleza dos documentos.
· b) Proteger os documentos contra acessos não autorizados e perdas.
· c) Aumentar a velocidade de acesso aos documentos.
· d) Reduzir o custo de manutenção do sistema.
8. O que é um repositório digital?
· a) Um local físico para armazenar documentos.
· b) Um ambiente seguro para armazenar documentos digitais.
· c) Um software para edição de textos.
· d) Um tipo de hardware.
9. Qual a relação entre um SGD e a legislação arquivística?
· a) Não existe relação entre os dois.
· b) O SGD deve estar em conformidade com a legislação arquivística.
· c) A legislação arquivística não se aplica a documentos digitais.
· d) O SGD substitui a legislação arquivística.
10. Qual a importância da integração do SGD com outros sistemas?
· a) Dificultar o acesso às informações.
· b> Facilitar a troca de informações e automatizar processos.
· c> Aumentar o custo do sistema.
· d) Diminuir a segurança da informação.
Gabarito:
1. c
2. c
3. b
4. b
5. b
6. b
7. b
8. b
9. b
10. b