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1 Prefeitura de Abreu e Lima-PE Assistente Administrativo Noções de Arquivologia. Princípio da proveniência. ............................................................ 1 Teoria das três idades de arquivo. .................................................................................... 13 Gestão de documentos. .................................................................................................... 20 Protocolo. .......................................................................................................................... 23 Instrumentos de gestão de documentos. ........................................................................... 28 Plano de classificação. ...................................................................................................... 29 Tabelas de temporalidade. ................................................................................................ 36 Arquivos permanentes: arranjo e descrição. ..................................................................... 42 Preservação, conservação e restauração de documentos arquivísticos. ........................... 49 Noções de Administração: organizações, eficiência e eficácia. ......................................... 54 O processo administrativo: planejamento, organização, influência, controle. .................... 75 Planejamento: fundamentos, tomada de decisões, ferramentas. ...................................... 84 Organização: fundamentos, estruturas organizacionais tradicionais e contemporâneas, tendências e práticas organizacionais. ................................................................................ 103 Influência: aspectos fundamentais da comunicação, liderança, motivação, grupos, equipes e cultura organizacional. ...................................................................................................... 117 Controle: princípios da administração da produção e do controle. .................................. 171 Noções de Administração Pública. .................................................................................. 176 Princípios. ....................................................................................................................... 182 Descentralização e desconcentração. Administração Direta e Indireta. .......................... 193 Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. ........................... 212 Convergências e diferenças entre a gestão pública e a gestão privada. ......................... 228 Excelência nos serviços públicos. ................................................................................... 234 Gestão da Qualidade. ..................................................................................................... 240 Gestão de resultados na produção de serviços públicos. ................................................ 249 O papel do servidor. ........................................................................................................ 255 Cidadania: direitos e deveres do cidadão. ....................................................................... 262 O cidadão como usuário e contribuinte. .......................................................................... 266 Técnicas secretariais: relações pessoais e interpessoais. .............................................. 268 Organização de reuniões e administração do tempo. ...................................................... 276 Conduta profissional: comunicação verbal e apresentação pessoal. ............................... 284 Interação com o público interno e externo. ...................................................................... 296 Ética profissional. ............................................................................................................ 307 Comunicações administrativas: redação de correspondência e documentos oficiais. ...... 320 Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 2 Olá Concurseiro, tudo bem? Sabemos que estudar para concurso público não é tarefa fácil, mas acreditamos na sua dedicação e por isso elaboramos nossa apostila com todo cuidado e nos exatos termos do edital, para que você não estude assuntos desnecessários e nem perca tempo buscando conteúdos faltantes. Somando sua dedicação aos nossos cuidados, esperamos que você tenha uma ótima experiência de estudo e que consiga a tão almejada aprovação. Pensando em auxiliar seus estudos e aprimorar nosso material, disponibilizamos o e-mail professores@maxieduca.com.br para que possa mandar suas dúvidas, sugestões ou questionamentos sobre o conteúdo da apostila. Todos e-mails que chegam até nós, passam por uma triagem e são direcionados aos tutores da matéria em questão. Para o maior aproveitamento do Sistema de Atendimento ao Concurseiro (SAC) liste os seguintes itens: 01. Apostila (concurso e cargo); 02. Disciplina (matéria); 03. Número da página onde se encontra a dúvida; e 04. Qual a dúvida. Caso existam dúvidas em disciplinas diferentes, por favor, encaminhar em e-mails separados, pois facilita e agiliza o processo de envio para o tutor responsável, lembrando que teremos até cinco dias úteis para respondê-lo (a). Não esqueça de mandar um feedback e nos contar quando for aprovado! Bons estudos e conte sempre conosco! Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 1 Arquivologia é a ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo. O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. Busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos, é muito comum utilizar-se de técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, organização, desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, circulação, recuperação e armazenamento das informações. Profissional Arquivista Algumas atribuições do profissional são: - Gerenciar as informações; - Realizar atividades de conservação; - Preservação de documentos - Gestão documental; - Disseminação da informação que se encontra nos documentos; - Atuar em prol da preservação do patrimônio documental de uma pessoa física ou pessoa jurídica, entre outras. O arquivista pode atuar tanto em instituições públicas como privadas, agindo na manutenção dos seus arquivos, centros de documentação, instituições culturais entre outras. Outras atividades realizadas pelo profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de pesquisa e recuperação da informação. O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem uma preocupação específica pelos seus arquivos. Princípios Arquivísticos Constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias. São eles: Princípio da Proveniência: fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manterarquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (ou seja, a eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário. O acesso ao documento pelo público somente apenas quando a sua fonte geradora autorizar. Os documentos ainda pertencem ao setor de origem. A função destes arquivos é apenas a de guardar o documento para o referido setor. 07. Resposta: C a) Errado. Essa divisão está relacionada à tramitação do documento e à sua utilidade. São gradações relacionadas ao valor do documento. Valor é primário e secundário. b) Errada. A transferência é a ida do documento para o arquivo intermediário. c) Correta. Recolhimento é a ida do documento para o arquivo permanente. d) Errado. Se o documento não possui mais valor, deverá ser eliminado, respeitados os prazos da tabela de temporalidade. e) Errado. Não há relação do tipo de arquivo e seu tamanho. No arquivo permanente, deve-se guardar apenas os documentos com valor histórico. A gestão de documentos (também chamada de administração de documentos) é um processo essencial no andamento da organização. É necessário estabelecer uma série de práticas que garanta a organização e preservação de arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória dos arquivos. Segundo Ramos14, “os documentos são informações registradas em qualquer suporte (papiro, pergaminho, papel, disquete, cd, dvd, etc.) e podem ser de gênero textual, iconográfico, audiovisual, cartográfico, etc., sendo produzidos em decorrência de uma atividade com a finalidade de cumprir uma função”. O papel de um arquivo é guardar a documentação e fornecer as informações, que estão contidas em seu acervo, aos interessados de maneira rápida e segura. 14 RAMOS, J. T. M. Diagnóstico da massa documental arquivística produzida e acumulada pela biblioteca universitária da universidade federal de minas gerais. Universidade Federal de Minas Gerais. Escola de Ciências da Informação. Belo Horizonte, 2011. Gestão de documentos. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 21 O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados, desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes. De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à política nacional de arquivos públicos e privados, é considerado gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”15. Lembre-se! A gestão ocorre nas fases: corrente e intermediária Finalidade - Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção do conjunto documental de forma racional, econômica e eficiente; - Viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão; - Preservar a memória institucional; - Otimizar o uso da informação independente da natureza do suporte. O progresso da ciência, o surgimento de inovações tecnológicas e o grande volume de documentos culminaram na necessidade de medidas administrativas voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja, a gestão documental, pois é através dela que o elemento essencial do documento, a informação, pode ser recuperada de forma rápida, econômica e eficaz, otimizando os recursos humanos, materiais e físicos, e interferindo positivamente na organização e administração de arquivos. Organização e Administração de Arquivos Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e administração de arquivos de qualquer organismo/instituição estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de: - Política interna que reconheça a importância do arquivo na estrutura da empresa; - Ferramentas apropriadas; - Redução do tempo de arquivamento; - Profissionais qualificados; - Instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego documental e; - Instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo documental. Objetivos - Redução de custos com a administração e manutenção do acervo; - Padronização dos sistemas e métodos de arquivamento; - Aproveitamento adequado e ganho de espaço físico; - Maior controle da massa documental; - Sigilo das informações; - Preservação e conservação dos documentos; - Recuperação rápida e eficiente das informações. 15 Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em: . Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 22 Para Marilena Leite Paes16, a organização e administração de arquivos compreendem 4 etapas, são elas: 1º) Levantamento de Dados Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a coleta de informações a respeito: • Do funcionamento dos órgãos internos; • Do trâmite documental; • Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados; • Da entrada e expedição de documentos; • Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos; • Da disponibilização do acervo mediante consulta e empréstimo; • Do gênero e espécie dos documentos existentes; • Do volume dos documentos arquivados; • Da tecnologia empregada na reprodução e conservação dos documentos; • Das normas e legislação arquivística empregadas na instituição etc. 2º) Análise dos Dados Coletados Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo. 3º) Planejamento Etapa que compreende a elaboração de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se em consideração: • As instituições físicas e equipamentos empregados; • Elaboração de um projeto de arquivo; • Os recursos humanos e financeiros; • Os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados; • O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição, etc. 4º) Implantação e Acompanhamento Finalizando o processo de organização e administração de arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi planejado, nessa fase: • Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituição a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua criação/recepção até a eliminação/descarte; • Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos; • Acompanha-se periodicamente a implementação e execução do planejamento; • Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislação pertinente e as necessidades da instituição. Questões 01. (FCP - Documentação - CETRO) O processo administrativo que permite analisar e controlar sistematicamente, ao longo de seu ciclo de vida, a informação registrada que se produz, recebe, mantém ou utiliza uma organização, em consonância com sua missão, objetivos e operações, denomina-se (A) Gestão da Informação. (B) Gestão de Depósito. (C) Gestão do Conhecimento. (D) Gênero Documental. (E) Gestão de Documentos. 02. (UnB/Cespe - STM) Em relação a gestão de documentos na esfera pública, julgue os itens subsequentes. A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos emfase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações. ( ) Certo ( ) Errado 16 Marilena Leite Paes. Arquivo. Teoria e Prática.2007. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 23 03. (CNMP - Analista do CNMP - FCC) O Dicionário brasileiro de terminologia arquivística admite, como equivalente de gestão de documentos, a expressão (A) administração de documentos. (B) gestão da informação. (C) gerenciamento de arquivos. (D) organização documentária. (E) gestão de dados arquivísticos. 04. CNMP - Analista do CNMP - FCC) Na implantação de programas de gestão de documentos no Brasil, um dos maiores problemas enfrentados pelos arquivistas tem sido (A) a escassez de regulamentos do Conselho Internacional de Arquivos. (B) o volume das massas documentais acumuladas no serviço público. (C) a dificuldade de avaliar documentos depositados nos arquivos permanentes. (D) os empecilhos legais quanto às transferências entre fundos. (E) a vigência de normas interestaduais de destinação. Gabarito 01.E / 02. ERRADO / 03. A / 04. B Comentários 01. Resposta: E O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados, desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes. De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à política nacional de arquivos públicos e privados, é considerado gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”17. 02. Resposta: Errado Questão interessante. Existem dois erros: as atividades mencionadas (controle, organização e acesso) não são exclusivas dos documentos nos arquivos correntes. Devemos incluir também os documentos que estão guardados temporariamente nos arquivos intermediários (esta fase contempla o gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades). 03. Resposta: A Gestão de documentos=Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento (1, 2) de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento (1, 2) para guarda permanente. Também referida como administração de documentos. 04. Resposta: B A massa documental acumulada vem sendo um dos maiores problemas nas instituições públicas devido à falta de uma gestão documental eficiente. Antes de qualquer coisa, apresentaremos os conceitos de gestão documental e protocolo, que serão de grande importância para uma melhor compreensão do tema proposto. “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991). 17 Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em: . Protocolo. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 24 A gestão de arquivos é um processo essencial no andamento da organização. É necessário estabelecer uma série de práticas que garanta a organização e preservação de arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória dos arquivos. O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados, desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes. Protocolo18 é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. Segundo Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo19, o Protocolo é responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição. Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema operacional eletrônico, é que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido entregues ao Protocolo. É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo. Durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada. O estudo dos protocolos, em Arquivologia, pode ser dividido em duas partes: Uma refere-se a estrutura e funcionamento do setor institucional de protocolo. E a outra se refere ao tratamento e a classificação dos documentos arquivísticos em ostensivos e sigilosos. Com relação a primeira parte, serão apresentadas quais as funções e a importância do setor de protocolo e a segunda parte serão abordadas as diversas situações em que podem ser classificados os documentos no setor de protocolo, de acordo com a legislação brasileira vigente para essa finalidade. O respeito a classificação definida pela legislação é importante visando o perfeito cumprimento das funções do protocolo de forma responsável, legal e eficaz. O Setor de Protocolo20 Várias instituições possuem um setor que é destinado a recepção das correspondências e demais documentos. No Brasil, em toda organização pública é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação. Na área administrativa, esse setor é conhecido como Protocolo ou Protocolo e Arquivo, ou Protocolo e Expedição. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nessa idade em que os documentos tramitam bastante. 18 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27 19 BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO. Coordenação-Geral de Documentação e Informação. Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo. Brasília: AGU, 2010. 157 p. , il. 20 TIAGO, J. REIS, L. Arquivologia facilitada: teoria e mais de 500 questões comentadas. Riode janeiro: Elsevier, 2013. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 25 Assim, pode-se dizer que o protocolo executa sinteticamente as seguintes ações: recebimento da correspondência (malotes, balcões, entre outros), separação da correspondência oficial da particular, colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo (contendo dados como data, hora de recebimento), elaboração de resumo do assunto, e encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário. O protocolo visa também o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, assegurando a sua imediata localização, e também é responsável pelas correspondências a outras instituições. Protocolo está intimamente relacionado às atividades de controle. Dentre as atividades de controle, podem ser consideradas: • Recebimento; • Classificação; • Registro; • Autuação; • Distribuição; • Movimentação (trâmite, fluxo); • Expedição. O processo de Protocolo começa com a entrada de correspondências, documentos e processos. Em seguida, os documentos são verificados, analisados, registrados, autuados (quando for o caso) tramitados e expedidos. Fonte: Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo • Recebimento: recepção/entrada de documentos de origem interna ou externa. • Classificação: Os documentos são anteriormente identificados e analisados atendendo ao plano de classificação do órgão. • Autuação e Registro: atribuição de número ao documento/conjunto documental e registro no sistema de controle de protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado. • Distribuição e Expedição: saída/encaminhamento de documentos do protocolo para outro setor/instituição. Distribuição (encaminhamento de documentos para setores internos/unidades da mesma instituição). Expedição (encaminhamento de documentos para outras instituições). • Controle e Movimentação: mediante processo que pode ser: manual, mecanizado ou informatizado, faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada/criação do documento na instituição. Os sistemas informatizados atendem com precisão esta trajetória documental traçando/registrando todo o percurso do documento. A Tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. • Expedição: trata-se da saída da correspondência e demais documentos de uma instituição, a qual envolve procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se: - Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados; - Separar as cópias, expedindo o original; - Encaminhar as cópias ao Arquivo. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 26 Documentos Sigilosos e Ostensivos: quanto a natureza dos assuntos, os documentos podem ser classificados como ostensivos e sigilosos. Os documentos classificados como ostensivos são os documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Os documentos classificados como sigilosos são aqueles que devem ser de conhecimento restrito, necessitando de medidas especiais de salvaguarda para a sua custódia e divulgação. Considerações Adicionais sobre Recebimento: Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação. Dentre as recomendações de recebimento e registro, destaca-se: - Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários. Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções, e para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário. Para isto, recomenda-se: - Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários; - Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem; - Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida; - Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. - Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; - Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; - Arquivar as fichas de protocolo. É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição. Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea. Em um primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feito da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las, proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior. Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque as grandes instituições optam por um sistema de protocolo. Independentemente do tamanho da instituição, a ideia da implantação de um sistema de protocolo é válida, desde que algumas ações sejam tomadas no sentido de colaborar para que este sistema atenda às necessidades para que foi criado. Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se não houver uma colaboração instituição / funcionários. É um procedimento relativamente simples, se comparado as facilidades que pode trazer. Fica ainda a ideia que não se deve parar os estudos sobretal assunto, visto que os suportes estão sempre em transformação, necessitando assim de melhores condições na manutenção destes. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 27 Questões 01. (TRE/SP - Técnico Judiciário da Área Administrativa - FCC) Receber, registrar e distribuir documentos, cuidando de sua tramitação, são atividades rotineiras do setor de (A) embalagens. (B) compras. (C) transporte. (D) reprografia. (E) protocolo. 02. (IF/BA - Arquivista - FUNRIO) O conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação, são atividades de (A) arquivo intermediário. (B) arquivo permanente. (C) arquivo setorial. (D) arquivo especial. (E) protocolo. 03. (SEPLAG/MG - Agente Governamental - IESES) “É a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p.27).” O texto apresentado é referente ao conceito de: (A) Expedição. (B) Almoxarifado. (C) Patrimônio. (D) Protocolo. 04. (Polícia Científica/PE - Auxiliar de Perito - CESPE) A movimentação de um documento de um setor para outro para que decisões sejam tomadas é uma atividade de protocolo denominada (A) tramitação. (B) registro. (C) expedição. (D) distribuição. (E) classificação. 05. (Prefeitura de São Paulo/SP - Assistente de Gestão de Políticas Públicas I - CESPE) Na administração de documentos, entre as rotinas do protocolo, a identificação dos metadados para controle e recuperação de dados faz parte da rotina de (A) movimentação. (B) registro. (C) classificação. (D) tramitação. (E) expedição. 06. (ANS - Técnico Administrativo - FUNCAB) Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele está executando a atividade de: (A) despacho. (B) expedição. (C) tramitação. (D) diligência. (E) distribuição. 07. (TRE/AL - Técnico Judiciário da Área Administrativa - FCC) Aos serviços de protocolo cabe, entre outras atividades, (A) acondicionar documentos de valor histórico. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 28 (B) cuidar da tramitação dos documentos. (C) armazenar documentos em fase intermediária. (D) estabelecer regras de acesso aos documentos. (E) aprovar tabelas de temporalidade de documentos. Gabarito 01.E / 02. E / 03. D / 04.A / 05. B / 06. E / 07. B Comentários 01. Resposta: E O protocolo é o setor responsável por um conjunto de operações, sendo estes: recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso. 02. Resposta: E Idem ao 01. O protocolo é o setor responsável por um conjunto de operações, sendo estes: recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso. 03. Resposta: D Idem ao 01. O protocolo é o setor responsável por um conjunto de operações, sendo estes: recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso. 04. Resposta: A Atividades de Controle: • recebimento; • classificação; • registro; • autuação; • distribuição; • movimentação (trâmite, fluxo); • expedição. 05. Resposta: B Metadados são informações. Logo, a identificação dessas informações para uma posterior recuperação é denominada registro. 06. Resposta: E Distribuição: é a ação e o efeito de dividir algo entre destinatários, dar a algo o destino conveniente. Enviar documento ao seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição. 07. Resposta: B Várias instituições possuem um setor que é destinado a recepção das correspondências e demais documentos. No Brasil, em toda organização pública é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação. Na área administrativa, esse setor é conhecido como protocolo ou Protocolo e Arquivo, ou Protocolo e Expedição. Caro (a) Candidato(a) o assunto acima solicitado foi abordado no tópico “Gestão de Documentos”. Instrumentos de gestão de documentos. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 29 A Classificação de Arquivos é o esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Com base na obra da professora Marilena Leite Paes21, podemos classificá-los de acordo com: - As entidades mantenedoras; - Os estágios de sua evolução; - A extensão de sua atuação; e - A natureza dos documentos. Entidades Mantenedoras a) Públicos: federal, estadual e municipal. b) Institucionais: instituições educacionais, igrejas, corporações não lucrativas, sociedades e associações. c) Comerciais: empresas, corporações e companhias. d) Famílias ou pessoais. Extensão De Sua Atuação a) Setoriais: quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organização. b) Gerais ou centrais: quando todos os documentos gerados estão reunidos em um único arquivo. Os documentos de arquivos são classificados da seguinte forma: • o gênero; • a espécie; • a natureza do assunto. Sobre o Gênero O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes. São eles: Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos. São documentos cuja informação esteja em modo escrito ou textual. Os documentos textuais se apresentam, basicamente, manuscritos, datilografados ou impressos. Esses tipos de documentos constituem a grande parte dos acervos arquivísticos administrativos, principalmente no âmbito da Administração Pública. Figuram como exemplos contratos, atas, relatórios, certidões etc. devidamente redigidos e apresentados em texto. Cartográficos: aqueles que representam, de forma reduzida, uma área maior. Apresentam-se em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis, layouts etc.). Essa denominação para tais tipos de documentos deve-se à Cartografia, ciência que se dedica, inclusive, ao estudo de áreas e confecção de mapas. Iconográficos: são os que têm suas informações em forma de imagem estática. Recebem essa denominação porque apresentam ícones, figuras e imagens que não estejam em movimento. Como exemplos podem-se citar as fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos), negativos, diapositivos, slides, desenhos e demais gravuras, em modo estático. O arquivo fotográfico de um Jornal, a título de ilustração, é considerado um arquivo iconográfico. 21 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. Plano de classificação Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 30 Filmográficos: documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas. Lembre-se do cinema antigo, em que não havia ainda a tecnologia sonora inserida nos filmes daquela época. Há instituições arquivistas dedicadas apenas ao tratamento de tal tipo de documento. Sonoros: documentos com registros fonográficos, ou seja, aqueles cuja informação esteja em forma de som. Um arquivo de fitas K7, de discos de vinil, de CDs musicais, por exemplo, são arquivos sonoros. Micrográficos: são arquivos em suporte fílmico resultantes da microrreproduçãode documentos. Eles se apresentam como microformas, tais como os microfilmes e as microfichas. A microfilmagem, por exemplo, é a técnica de reprodução de documentos aplicada para a geração desse tipo documental Informático: São documentos que necessitam do computador para que sejam lidos. Essa leitura se dá através de um software, que tem a capacidade de decifrar as informações em linguagem de máquina (bits e bytes) contidas num hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte) que comporta as informações pode ser um HD (disco rígido), um CD-ROM, um CD-R, um CD-RW etc. Eles são também denominados documentos digitais, uma vez que são constituídos por dígitos binários (Zeros e Uns – 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de texto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivo de áudio do formato MP3 etc.). Na literatura arquivística, alguns autores também os denominam “documentos eletrônicos”. Audiovisuais: são documentos que têm suas informações em forma de som e imagem em movimento. Observe que a junção da ideia de documentos sonoros com a de documentos filmográficos resulta na classificação dos documentos audiovisuais. Nesse sentido, pode-se exemplificar esse tipo documental citando os arquivos de emissoras de televisão, a título de ilustração, os quais são constituídos por fitas de vídeo VHS, DVDs etc., decorrentes da acumulação de registros próprios de sua produção televisiva. Formato Documental: está relacionado com as características “físicas” de um suporte (material físico onde se registra a informação). Exemplos: caderno, códice (livro de registro), livro. Os termos gênero, espécie e tipo documental possuem as seguintes definições: Gênero: “configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem”. Espécie: “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”. Tipo: “configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”. Assim sendo, um relatório é exemplo de “espécie documental”. Quando especificamos a espécie (relatório financeiro, relatório de recursos humanos), temos a caracterização de “tipos documentais”. Logo, podemos exemplificar: Contrato, Edital e Certidão são espécies documentais. Contrato de Prestação de Serviços, Edital de Concurso Público e Certidão de Nascimento são tipos documentais. Portanto, podemos concluir que o tipo documental é a espécie mais a sua atividade ou razão funcional. Estas categorias classificatórias podem ocorrer simultaneamente em alguns casos quando, em um determinado documento, existirem características peculiares tanto a um gênero quanto a outro. Sobre a Espécie22 A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas). De acordo com Heloísa Bellotto, são eles: - Atos normativos – ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (de cumprimento obrigatório). Exemplos: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias. 22 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 31 - Atos enunciativos – emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto. São aqueles de caráter opinativo, que esclarecem os assuntos, visando fundamentar uma solução. Exemplos: pareceres, votos, relatórios. - Atos de assentamento – São os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: apostilas, atas, termos e autos de infração, - Atos comprobatórios – São documentos que comprovam assentamentos, decisões etc. Como o próprio nome sugere, são direcionados a certificar ou atestar determinadas situações. Temos como exemplo: traslados, certidões, atestados, cópias autênticas ou idênticas. - Atos de ajuste – representam acordos firmados (entre duas ou mais partes). São representados pelos documentos pactuais, sendo acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal é parte. Exemplos desta espécie de documentos: tratados, convênios, contratos, termos aditivos - Atos de correspondência – Objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Temos como exemplos: avisos, cartas, ofícios, memorando, mensagem, edital, intimação, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará e circular. Fonte: Santos e Reis, 2013. Deve-se destacar aqui que espécie documental é diferente de tipo documental. De acordo com Bellotto, enquanto a espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas, o tipo documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Observe-se o exemplo a seguir, que tem a finalidade de distinguir tais categorias teóricas: Espécie Tipo Contrato Contrato de Aluguel Relatório Relatório de Viagem Termo Termo de Posse Natureza dos documentos a) Arquivos especiais – custodiam documentos de formas físicas distintas, que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservação, entre outros procedimentos técnicos. Exemplos: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.; b) Especializados – custodiam documentos procedentes da experiência do homem em um campo específico, não importando a forma física apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como “arquivos técnicos”. Exemplos: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares, etc. Sobre a Natureza do assunto23 Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como: 23 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 32 - Ostensivos ou Ordinários – Qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não prejudica a instituição). - Sigilosos – Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação. Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser: Ultrassecreto, secreto e reservado (não existe mais o grau confidencial). Ultrassecreto - Esta classificação é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. São assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como: negociações para alianças políticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos científicos de valor excepcional, informações sobre política estrangeira de alto nível. Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. São documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extraídos de matéria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares, planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em técnicas ou materiaisjá existentes, dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior (PAES, 2005, p. 30). Reservado - Esta classificação diz respeito aos assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. Prazos máximos de classificação (restrição) de acesso à informação: - No grau Ultrassecreto - 25 anos; - No grau Secreto - 15 anos; e - No grau Reservado - 5 anos. Observação Importante24: De acordo com o Decreto Federal nº 7.724, de 16 de maio de 2012 (que regulamenta a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 – inerente à Lei de Acesso à Informação Pública), diz o artigo 47, inciso IV: Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações “prorrogar por uma única vez, e por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo total da classificação.” Portanto, somente no maior grau de sigilo – o “ultrassecreto” –, pode ocorrer a prorrogação (uma vez, por igual período). Nos demais graus de sigilo (secreto e reservado) não existe a possibilidade de prorrogação do prazo de restrição do documento. Questões 01. (POLÍCIA CIENTÍFICA/PE - Perito Papiloscopista - CESPE) O instrumento técnico utilizado para a classificação de documentos em arquivos é o(a) (A) catálogo seletivo. (B) quadro de arranjo. (C) plano de destinação. 24 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 33 (D) tabela de temporalidade. (E) inventário. 02. (DPU - Agente Administrativo - CESPE) A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos documentais, julgue o item que se segue. Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser ostensivos ou sigilosos. ( ) Certo ( ) Errado. 03. (UFF - Auxiliar em Administração - COSEAC) Quanto ao gênero, como ensina Paes no livro “Arquivo: teoria e prática”, os documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas, são classificados como: (A) cartográficos. (B) sonoros. (C) micrográficos. (D) iconográficos. (E) textuais. 04. (UFF - Auxiliar Administrativo - COSEAC) No que se refere à classificação dos documentos, segundo Marilena Leite Paes, os documentos podem ser: (A) iconográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. (B) sonoros: documentos manuscritos, datilografados ou impressos. (C) micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. (D) cartográficos: documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registro fonográficos. (E) filmográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. 05. (MPU - UNB/CESPE) Quanto às tipologias documentais e aos suportes físicos, julgue o próximo item. Os documentos do gênero iconográfico têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e contêm imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, slides, diapositivos e gravuras. 06. (Consulplan/TSE - Técnico Judiciário) “Boletim de ocorrência e certidão de nascimento configuram-se como exemplos de ____________ documental.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior. (A) forma; (B) espécie; (C) formato; (D) tipo 07. (FCC/TRE/SP - Técnico Judiciário) De acordo com o gênero, os documentos de arquivo podem ser identificados como: (A) técnicos, administrativos, culturais e históricos; (B) masculinos, femininos e neutros; (C) pessoais, institucionais, públicos e privados; (D) textuais, iconográficos, sonoros e audiovisuais; (E) correntes, centrais, intermediários e permanentes 08. (DPE/TO - Assistente de Defensoria Pública - COPESE) Relativamente ao tema documentação assinale a alternativa CORRETA: I. Do ponto de vista bibliográfico, documento é qualquer obra manuscrita ou impressa; II. Com o surgimento da informática a documentação perdeu importância no processo de tomada de decisão; III. No passado a documentação era estática, funcionava como um simples arquivo; IV. A documentação, juridicamente falando, representa uma prova em favor de fato ou informação; (A) Todas as assertivas são verdadeiras Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 34 (B) Todas as assertivas são falsas (C) As assertivas I, II e III são verdadeiras (D) Somente a assertiva II é falsa 09. (DPE/TO - Analista em Gestão Especializado - COPESE - UFT) Dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos de operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicas, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. Esta definição, que consta do Decreto Presidencial n. 4553, de 27 de dezembro de 2002, se refere aos documentos classificados como: (A) Reservados (B) Confidenciais (C) Secretos (D) Ultrassecretos 10. (FCC/TRE/AL - Técnico Judiciário - Área Administrativa) Relatório, relatório de viagem, rascunho, filme e livro são, respectivamente, exemplos de: (A) gênero, formato, suporte, espécie e tipo; (B) forma, formato, gênero, tipo e espécie; (C) suporte, formato, espécie, gênero e tipo; (D) espécie, tipo, forma, suporte e formato; (E) tipo, espécie, formato, suporte e gênero. 11. (Ministério da Saúde - UnB/CESPE) Para a arquivística, os vocábulos forma e formato possuem significados bem distintos. Denomina-se formato a configuração física do material sobre o qual as informações são registradas, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado; por exemplo: cartaz, caderno, livro, mapa, rolo de filme, entre outros. Já a forma refere-se ao estágio de preparação e de transmissão de documentos; por exemplo: original, cópia, minuta, rascunho. 12. (TRE/PI - FCC) Papel, caderno, relatório e relatório de viagem são, respectivamente, exemplos de: (A) gênero, suporte, tipo e espécie. (B) suporte, formato, espécie e tipo. (C) espécie, forma, formato e suporte. (D) tipo, espécie, suporte e técnica de registro. (E) formato, técnica de registro, gênero e forma. 13. (Fiocruz) Quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser: (A) manuscritos – datilografados – impressos – informáticos; (B) textuais – cartográficos – gráficos – impressos; (C) escritos ou textuais – cartográficos – iconográficos – filmográficos – sonoros – micrográficos – informáticos; (D) públicos e privados; (E) particular – oficial – público – coletivo. Gabarito 01.B / 02.Certo / 03. C / 04. C / 05.CERTO / 06. D 07. D / 08. D / 09. C / 10. D / 11. CERTO / 12. B / 13. C Comentários 01. Resposta: B. a) catálogo seletivo - errada. Catálogo que toma por unidade documentos previamente selecionado, pertencente a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critério temático. b) quadro de arranjo - certa. Esquema estabelecido para o arranjodos documentos de um arquivo a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 35 c) plano de destinação - errada. É o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrência da avaliação, se encaminhe os documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução. Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos. d) tabela de temporalidade - errada. Instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. e) inventário - errada. Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. 02. Resposta; Certo. Quanto à natureza do assunto, os documentos são classificados em ostensivos (documentos sem restrição de acesso) e sigilosos (documentos de acesso restrito, que exigem cuidados especiais, no que se refere à custódia e divulgação). 03. Resposta: C Documentos micrográficos são documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela. 04. Resposta: C A mesma explicação dada na questão 6 que inclusive é da mesma banca a respeito do mesmo concurso com a única mudança do ano da realização. Perceba que muitas vezes as bancas costumam repetir os assuntos e a mesma lógica de estruturação de suas questões. 05. Resposta: CERTO. Gênero iconográfico (ícone, imagem). As características referentes aos documentos do gênero iconográfico estão corretas. Os documentos inseridos neste contexto possuem imagens fixas, paradas, estáticas, como uma fotografia, uma gravura, entre outros. 06. Resposta: D. Esta questão versa sobre o estudo da tipologia documental. Observe que, como estudamos, o tipo documental se constitui a partir da espécie documental. Portanto, “boletim” e “certidão” são exemplos de espécie documental, sendo que “boletim de ocorrência” e “certidão de nascimento” são considerados tipos documentais, objeto da letra d, visto que há a junção da função geradora do documento à espécie documental. Assim, a letra d está correta. Nunca é demais lembrarmos que cópia, original, minuta, rascunho e esboço são exemplos da alternativa a, que se refere à forma dos documentos arquivísticos, diferentemente do formato – objeto da letra c –, que possui como exemplos: livro, caderno, códice e microficha. 07. Resposta: D. O gênero refere-se ao modo pelo qual os dados e informações estão registrados no suporte documental. Quanto ao gênero, os documentos podem ser textuais, iconográficos, sonoros, filmográficos, audiovisuais, cartográficos, micrográficos e informáticos. Nesse sentido, a letra d é a alternativa que representa a resposta correta. 08. Resposta: D Com o surgimento da informática a documentação não perdeu a sua importância no processo de tomada de decisão, pois, pois o papel de um arquivo de guardar a documentação e fornecer as informações, que estão contidas em seu acervo, aos interessados de maneira rápida e segura não é substituído com o advento da informática. 09. Resposta: C Os documentos secretos são os que requerem rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 36 10. Resposta: D. A questão apresenta uma relação de exemplos e pergunta ao candidato qual é a alternativa que corresponde corretamente a esses itens, em termos respectivos. De acordo com a classificação dos arquivos, sabemos que relatório é exemplo de espécie, relatório de viagem é exemplo de tipo documental, rascunho é forma, filme é suporte e livro, por fim, é exemplo de formato. Portanto a alternativa correta é a contida na letra d. 11. Resposta: CERTO. Formato é a configuração física de um suporte (material onde se registra a informação). A forma é o preparo do documento e a maneira pela qual ele é transmitido (passado) a quem de direito. Quanto aos exemplos de formato e forma documentais, estão corretos. 12. Resposta: B Suporte é o carregador físico do documento (papel). Formato é a configuração física de um suporte (caderno). Espécie tem ligação com o “aspecto formal” de um documento. O tipo é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Portanto, quando se especifica a espécie, é o tipo. Relatório é espécie e relatório de viagem é o tipo. A letra B é a correta. 13. Resposta: C Gênero é a designação dos documentos em relação aos seus diversos suportes. Os arquivos possuem um ciclo vital composto pelas fases corrente, intermediária e permanente. Como saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu ciclo de vida e passou para outra fase? A resposta está na Tabela de Temporalidade, que é o instrumento que define os prazos de guarda e destinação final dos documentos. A tabela de temporalidade é criada pela comissão de avaliação de documentos formada por funcionários que conheçam bem a organização, devendo ser aprovada pela autoridade competente da instituição. O Prazo de Guarda dos Documentos é um termo técnico da arquivologia que trata do tempo que cada arquivo deverá permanecer nas fases correntes e intermediárias. As fases do ciclo de vida de um documento são definas a partir do seu valor documental e de sua frequência de uso, que estão expressas na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991. A Tabela de Temporalidade é definida como “Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos.” Assim sendo, pode-se definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de avaliação do valor dos documentos para a organização e que determina o seu prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como sua destinação final, com vista a garantir o acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. Tabelas de temporalidade. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 37 Observe o exemplo da tabela de temporalidade abaixo: Assunto Prazo de Guarda (anos) Destinação final Corrente Intermediária Associações 03 03 Guarda Permanente Cursos internos 04 - Guarda Permanente Folha de Pagamento 05 95 Eliminação Escala de férias 05 - Eliminação Prazo de Guarda O prazo de guarda representa o tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e intermediária. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os documentos. O prazo definido foi em anos. Para tanto, deve ser definida uma ação concreta para especificar uma data para o conjunto de documentos. Uma ação concreta poderá ser “até aprovação das contasou até a quitação da dívida”. Assim, esse prazo é definido em duas fases: 1ª) Fase Corrente Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo. 2ª) Fase Intermediária Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito. Segundo a realidade arquivística no Brasil, os prazos de guarda, nessas fases seguem as seguintes variáveis: 1. Para os órgãos que possuem um local de armazenamento de documentos, mas necessitam de serviços de arquivamento intermediário é preciso redefinir os prazos de acordo com as características de cada fase, sem alterar o prazo total de guarda. Esses órgãos devem possuir um seguintes setores para armazenamento: - Arquivo Setorial: aquele que está dentro da organização; - Arquivo Central: (fase intermediária I) que está no depósito dentro do órgão e pode ser requerido a qualquer momento; - Arquivo Intermediário: (fase intermediária II) a gestão será feita por uma instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal. 2. Por sua vez, para os órgãos com local para armazenamento (arquivo central), mas sem serviços de arquivamento intermediário, deve-se utilizar o arquivamento corrente e o arquivo central funcionará como arquivo intermediário. Para isso deverá obedecer os prazos e recolher o arquivo permanente. 3. Para os órgãos sem local para armazenamento, mas com serviços de arquivamento intermediário. Os próprios órgãos poderão armazenar os documentos e estarão na fase de arquivamento corrente (transferindo documentos), após o prazo de guarda, levar para o arquivo intermediário que recolherá o arquivo permanente. 4. Já para os órgãos sem local para armazenamento e sem serviços de arquivamento intermediário, os próprios órgãos farão o armazenamento dos documentos próximo ao local de trabalho (armazenamento corrente) e a guarda intermediária pelo próprio órgão ou pelo arquivo público. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 38 Destinação Final Momento em que o documento já poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa. A guarda permanente dos documentos será sempre feita por uma instituição arquivística pública, como o Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais e municipais. Um exemplo disso é o Arquivo Público do Distrito Federal, que guarda informações sobre a história da capital em diversos formatos multimídia. Existem instituições que guardam os seus próprios arquivos permanentes, sob orientação técnicas dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos. Observações Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para deixar como legado às gerações futuras. Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar. Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem. O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessária de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões. Questões 01. (TRE/CE - Técnico Judiciário - FCC) A tabela de temporalidade é instrumento utilizado (A) no controle da expedição de documentos. (B) na organização dos documentos em estantes e prateleiras. (C) na restauração de documentos deteriorados. (D) no processo de destinação dos documentos. (E) na distribuição dos documentos por assunto. 02. (IF/MT - Auxiliar em Administração - UFMT) ___________ é o instrumento utilizado para determinar os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem ou eliminação. Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna. (A) Catálogo (B) Tabela de equivalência (C) Tabela de temporalidade (D) Inventário analítico 03. (MPU - Analista de Documentação - FCC) Em uma tabela de temporalidade é importante indicar prazos de (A) retenção, isto é, sequência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução. (B) segurança, isto é, esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação de documentos de valor primário. (C) vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 39 (D) jurisdição, isto é, competência legalmente atribuída a determinados documentos relacionados com o patrimônio público. (E) prescrição, isto é, condição pela qual se renovam os dispositivos que asseguram aquisição ou perda de direitos contidos em documentos. 04. (ISSBLU/SC - Agente Administrativo - FURB) Quando falamos de tabela de temporalidade, nos referimos ao documento que: (A) Determina os documentos que ficam no arquivo corrente, no intermediário ou no permanente. (B) Define prazos de guarda e destinação dos documentos. (C) Define o tempo que cada documento permanece no arquivo corrente. (D) Determina se os arquivos são franqueados, restritos ou confidenciais. (E) Classifica os documentos como de valor primário ou secundário. 05. (CNMP - Analista do CNMP - FCC) A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento de (A) transferência. (B) busca. (C) destinação. (D) tombamento. (E) periodização. 06. (BNDES - Técnico de Arquivo - CESGRANRIO) Assunto Prazo de Guarda (anos) Destinação final Observação Corrente Intermediária O formulário acima é a representação da tabela de (A) classificação. (B) avaliação. (C) temporalidade. (D) arquivamento. (E) eliminação. 07. (DPE/MT - Assistente Administrativo - FGV) A seguir temos a representação de uma pequena parte de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos sem os títulos de cada coluna: I II III Serviço telefônico 074 2 anos Eliminação Listas telefônicas internas 074.2 Enquanto vigora Eliminação Ações judiciais 091 De 5 a 95 anos Guarda permanente Solenidades 910 1 ano Eliminação As colunas I, II e III correspondem respectivamente, a: (A) espécie documental, prazos de guarda e observação. (B) assunto, código de classificação e prazos de guarda. (C) plano de classificação, observação e prazos de guarda. (D) código de classificação, prazos de guarda e destinação final. (E) número do documento, ciclo documental e controle. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 40 08. (IF/AP- Técnico em Arquivo - FUNIVERSA) A destinação final dos documentos em uma tabela de temporalidade é o(a) (A) transferência ao arquivo intermediário. (B) transferência ao arquivo corrente.(C) recolhimento ao arquivo setorial. (D) recolhimento ao arquivo permanente. (E) reformatação do suporte. 09. (SEGEP/MA - Agente Penitenciário - FUNCAB) A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de: (A) classificação, que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. (B) avaliação, que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. (C) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. (D) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, que não permite a sua eliminação, determinando a sua guarda permanente. (E) classificação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. 10. (IF/PE - Arquivista - IF-PE/2017) Acerca da Tabela de Temporalidade, é INCORRETO afirmar que se trata de um instrumento que: (A) Auxilia no processo de avaliação com a finalidade de reduzir massa documental acumulada. (B) Define os prazos de guarda e a destinação dos documentos. (C) Autoriza a eliminação criteriosa de documentos. (D) Dá visibilidade à hierarquia e reflete as funções, subfunções e atividades do organismo produtor. (E) Em se tratando de documentos públicos, deve ser encaminhada para aprovação de instituição arquivística competente de acordo com o que determina a lei. Gabarito 01.D / 02. C / 03. C / 04. B / 05. C / 06. C / 07. D / 08. D / 09. C / 10. D Comentários 01. Resposta: D A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 02. Resposta: C A tabela de temporalidade é um instrumento da avaliação de documentos, estabelece os prazos em que os documentos ficarão em cada fase (corrente, intermediária e permanente). 03. Resposta: C A Tabela de Temporalidade é um instrumento arquivísitico de análise documental que tem como objetivo: - Eliminar documentos que não tenham valor secundário; ou Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 41 - Guardar permamentemente os documentos com valor secundário. Para que tais objetivos sejam exercidos, é necessário observar na Tabela de Temporalidade os Prazos de Guarda dos documentos. Muitos bons concurseiros caíram nessa questão porque olharam na retenção o sinônimo de guarda, estaria certo, se não fosse a definição em seguida: a) Retenção, isto é, sequência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução. Tal definição não se compactua com o Prazo de Guarda que esta expressamente contida na alternativa C: c) Vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos. Nessa alternativa vigência é sinônimo de Atualidade, usado para expressar que numa Tabela de Temporalidade o Prazo de Vigência (Prazo de Atualidade) é a qualidade pelo qual um documento permanece atual, e por isso é mantido no Arquivo Corrente, e dependendo o sua vigência, será encaminhado para a Guarda Permamente por ter valor secundário. Nesse caso, ele não é atual no seu uso, mas, é atual no sentido de comprovar ou informar fatos. 04. Resposta: B Tabela de temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público. 05. Respostas: C Como visto, a tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação dos documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda (tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases CORRENTE E INTERMEDIÁRIO, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou) e a destinação de documentos (encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação), com vista a garantir o acesso à informação aos que dela necessitarem, seja a própria instituição ou o público externo. 06. Resposta: C Refere-se à tabela de Temporalidade. 07. Resposta: D A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. 08. Resposta: D No campo da destinação final é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa. 09. Resposta: C A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades-meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade. 10. Resposta: D Dentre as alternativas expostas, a que não se enquadra na finalidade da tabela de temporalidade é a questão D, as demais tem conceitos chaves que definem a tabela. Questão A: Auxilia no processo de avaliação. Questão B: Define os prazos de guarda e a destinação dos documentos Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 42 Questão C: Eliminação de documentos Questão E: Encaminhamento para aprovação. Atividades de arranjo25 Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo, e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e conteúdo. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixação de etiquetas etc. Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermediários, não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitória, aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários.Princípios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição, como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia, os quais emanam de diversos órgãos, de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. Arranja seus documentos para uso não-corrente, em contraposição ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento. Evolução dos princípios de arranjo O primeiro grande passo teórico, que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives départmentales et communales, estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départmentsque, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda está em vigor. Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes: -os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto é, todos os documentos originários de uma determinada instituição, tal como uma entidade administrativa, uma corporação ou uma família, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição; -os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos; -as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstâncias, em ordem cronológica, geográfica ou alfabética. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originários de uma “autoridade administrativa, corporação ou família” devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e após, em ordem cronológica, geográfica ou alfabética. As relações entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos. Quando se tratar, por exemplo, de uma coleção de decretos ou leis, ou de decisões judiciais, as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, é preferível 25 MABEL VALVERDE NOGUEIRA, Curso de Comunicação Social, UFMS>. Arquivos permanentes: arranjo e descrição Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 43 o arranjo geográfico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas. O paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos: “Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificação apresenta várias vantagens. Em primeiro lugar, é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema, pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. Num grande número de casos, essa classificação é feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventários existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invés de seguir esse método, se propõe uma ordem teórica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem.” O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram, como na França) e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência. O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos, por assuntos, foi então reconhecido como um método impraticável, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos, no arquivo de custódia, na ordem dada pelo serviço de registro do órgão, e não reorganizados por grupos de assuntos. Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível, tampouco desejável, que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. “A ordem original do registro”, explicaram, “não foi criada arbitrariamente, não resulta do acaso, mas, ao contrário, é consequência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto”. A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões: - o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, através da função e da organização administrativa, assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos, sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão, pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão; - o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentária, pode-se tornar obscuro ou até se perder; - o princípio dá ao arquivista um guia exequível e econômico para o arranjo, descrição e utilização dos documentos sob sua custódia. Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 44 Considerações finais sobre os princípios de arranjo de documentos Na aplicação do princípio da proveniência, a entidade administrativa quea respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. Princípio da Organicidade: as relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Princípio da Unicidade: não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. Princípio da Indivisibilidade ou Integridade: os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Princípio da Cumulatividade: o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Princípio do Respeito pela Ordem Original: princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar Noções de Arquivologia. Princípio da proveniência. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 2 as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Em outras palavras, princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Princípio da Pertinência (ou Temático): os documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em consideração a proveniência e a classificação original. Princípio da Reversibilidade: todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. Princípio da Proveniência Territorial (ou Princípio da Territorialidade): os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. Princípio da Proveniência Funcional: com a transferência de funções de uma autoridade para outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes ou cópias são também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Também chamado Pertinência Funcional. Os princípios referidos unanimemente pelos diferentes autores, como fundamentais, são os Princípios da Proveniência e do Respeito pela Ordem Original. Só através do respeito a estes princípios, se pode proceder corretamente à organização dos arquivos. De fato, tentativas de realizar por outras formas, que não pelo seguimento destes princípios, falharam, pois levaram muitas vezes à perda da informação (essencial) sobre o significado e contexto dos documentos e sobre as suas relações, assim como dificultaram o seu acesso e o trabalho do arquivista. O nível de importância dos arquivos está relacionado com a maneira como são geridos. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural. Sendo assim, ter seus documentos arquivados corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao trabalho. É extremamente importante que os documentos de arquivos estejam sempre organizados por datas, colocados em pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas ou marcações nas caixa- arquivos, de modo que sua localização seja rápida caso necessária. Dica: Entidade Produtora é Pessoa Física ou Jurídica identificada como geradora de arquivo. Pode ser chamada também de Produtor. Documentos Um documento é qualquer meio que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação. É uma unidade de registro de informação independente do suporte utilizado. Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser classificados por diferentes tipos em vários suportes. O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido durante uma atividade realizada por uma pessoa ou por uma organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de modo que sirva como prova da atividade. É uma informação registrada. Assim, todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita magnética etc. Dessa forma, observa-se que os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 3 Arquivo O Arquivo1 é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses documentos são fontes das informações utilizadas para a execução de tarefas/atividades, reunidos por acumulação ao longo das atividades e isso ocorre independentemente do suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em geral. O arquivo é: a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que poderão oferecer futuramente. Para ser funcional um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores. Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais, estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais. Para Martins2 o arquivo também pode ser definido como “a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição”. Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. O termo arquivo pode também ser usado para designar: a) um documento de arquivo ou um documento digital (Ex.: Word, Excel); b) um conjunto de documentos; c) um móvel para guarda de documentos; d) o local onde o acervo documental arquivístico deverá ser conservado, de acordo com denominações específicas: Arquivo, Arquivo Central, Arquivo Geral, ou até mesmo Arquivo Morto. e) o órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar documentos de arquivo. Durante a atividade arquivística adota-se o seguinte glossário: Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Arquivo central: Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o arquivo nacional. Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a um arquivo. Quanto ao conceito de fundos, concebido como o conjunto de documentos provenientes de um órgão, deve-se atentar para duas classificações constantes da Teoria Arquivística: a) Fundo Fechado: quando o órgão gerador da documentação não mais produz ou acumula documentos em virtude geralmente da cessação de suas atividades. Por exemplo, uma instituição governamental que deixou de funcionar e foi extinta ou uma pessoa física que faleceu.os produziu não precisa ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando- se a relação desses para com a função ou campo de assunto. Além disso, os documentos preservados pelo testemunho que contêm da organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída pelos órgãos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrário, a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdício de tempo, e impor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquer objetivo concebível. Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais, depois de servirem a seus objetivos primários. O arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades arquivísticas. Por fim, os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas, lugares ou sobre matéria social, econômica, científica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na repartição. A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências, obedecendo a dois critérios: - Estrutural, constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos; - Funcional, constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhança de suas atividades, mantido, porém, o princípio da proveniência. REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA A representação descritiva também conhecida como catalogação é realizada com base na descrição das características dos documentos e constitui uma das tarefas centrais das atividades da biblioteconomia26. Podemos afirmar que a representação descritiva é um conjunto de informações que visam a representação do conhecimento a partir do exame e da extração de informações de um documento, descritas conforme regras fixas, precisando uma descrição única do documento no qual irá estabelecer entradas de autoria e prover informações bibliográficas adequadas tornando – o acessível aos usuários. Podemos enfatizar que são as representações descritivas de qualquer objeto informacional, independente do seu suporte, contribuindo com o processo de organização da informação, facilitando a recuperação da informação por parte dos usuários. O processo de descrição da informação tem o objetivo de colaborar e facilitar com o uso do material, o tempo de procura e principalmente com as necessidades informacionais do usuário. Assim a catalogação é um dos processos técnicos usados para permitir a recuperação das informações quer por meio dos catálogos em fichas, bases de dados eletrônicos, bancos de dados bibliográficos e tem como fundamento a análise da publicação e de sua descrição, de acordo com regras padronizadas. Atualmente são adotadas as normas do Código de Catalogação Anglo-americano (AACR2) e o formato MARC 21. A catalogação de um item do acervo é de responsabilidade do bibliotecário ou executado sob sua supervisão. O auxiliar de biblioteca precisa ter noções de catalogação, pois constantemente estará em contato com a ficha catalográfica para executar seu desdobramento, alfabetar tendo em vista o arranjo dos catálogos e orientar os usuários no entendimento da ficha catalográfica. 26Mota, de Ronaldo. Introdução à teoria geral da biblioteconomia. 1ª ed. Rio de Janeiro: Interciência,2014. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 45 A principal fonte de informação para a catalogação de livros é a folha de rosto da publicação, onde devem estar os principais elementos para a identificação e descrição da obra. São eles: o autor, o título, a cidade, o editor e a data de publicação do documento. AACR2 O AACR2 é a sigla que designa o Código de Catalogação Anglo Americano (2ª edição) O código tem como objetivo a normalização da catalogação a nível internacional, subsidiando o tratamento da informação. Utiliza sistema de pontuação e a catalogação pode ser feita pelo suporte físico da obra. Publicado em 1978, com três revisões em língua inglesa: 1988, 1998 e recentemente em 2002, sem contar as alterações de 2003, 2004 e 2005. A tradução de 2002 para o português, teve revista a redação e numeração das regras e inclusão de novos exemplos. A edição brasileira da AACR2 é dividida em dois volumes. O primeiro refere – se à descrição bibliográfica e o segundo, aos pontos de acesso de responsabilidades, títulos e remissivas. Assim ocorre a divisão: Parte I – Descrição Parte II – Pontos de Acesso, Títulos Uniformes, Remissivas. Parte I – Descrição: Corresponde ao capítulo geral ou específico de materiais Livros, Folhetos e Folhas Impressas Materiais Cartográficos Manuscritos (incluindo Coleções Manuscritas) Música Gravação de Som Gravações de vídeo e filmes cinematográficos Materiais Gráficos Recursos Eletrônicos Artefatos Tridimensionais e Realia Microformas Recursos Contínuos Descrição analítica Livres, ou seja, destinados a novos materiais que venham a surgir. Há os apêndices localizados nesta Parte I Uso de maiúsculas Abreviaturas Numerais Glossário Artigos iniciais Parte II - Pontos de Acesso, Títulos Uniformes, Remissivas. Escolha dos Pontos de Acesso Cabeçalhos para Pessoas (nomes pessoais) Cabeçalhos para nomes de jurisdições (nomes geográficos) Cabeçalhos para Entidades Coletivas Títulos Uniformes Remissivas Problemas de entrada e remissivas. Problemas de cabeçalhos de pessoas e entidades coletivas. Uso do controle de autoridade27 Dentro do assunto catalogação descritiva, o controle de autoridade consiste em criar e manter cabeçalhos utilizados como pontos de acesso para materiais bibliográficos em um catálogo. Sendo o catálogo o principal canal de comunicação entre o usuário e o acervo e tendo, dentre as suas funções, o objetivo de expor ao usuário todos os recursos bibliográficos disponíveis associados a uma determinada pessoa, família, entidade coletiva, evento, título ou assunto, observa-se a importância e a necessidade da existência de atividades de controle de autoridade, através da criação de registros de autoridade. 27 https://processotecnicoucs.wordpress.com/2011/08/02/controle-de-autoridade/ Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 46 Os registros de autoridade permitem criar consistência nos nomes e assuntos utilizados como pontos de acesso aos registros bibliográficos e estrutura de referências-cruzadas (remissivas) para os nomes e assuntos controlados. Assim, o controle de registros de autoridade cumpre algumas funções importantes: – Desambiguação, ou seja, permite que catalogadores desambiguem cabeçalhos semelhantes ou idênticos. Exemplo: dois autores com o mesmo nome (desambiguação feita através da utilização das datas de nascimentodos autores) Silva, Pedro, 1920-1995 Silva, Pedro, 1942- – Reunião, ou seja, através do controle de autoridade pode-se reunir logicamente materiais que se apresentam em formas diferentes. Exemplo: utilização de título uniforme para reunir as várias formas de apresentação de uma mesma obra (no exemplo citado todas as obras que trazem a Lei Maria da Penha, sejam elas impressas, eletrônicas, visuais ou em qualquer outro formato físico, ou ainda que apresentem variações no título, ficarão reunidas por meio do título uniforme). Título uniforme: [Lei Maria da Penha (2006)] – Eficiência no processo de recuperação de registros bibliográficos, ou seja, os índices de revocação e precisão das buscas no catálogo são ampliados quando é feito o controle de autoridade, fornecendo pontos de acesso consistentes e de qualidade. Exemplo: estabelecimento de relações entre os termos. O controle dos registros de autoridade é uma tarefa morosa e dispendiosa, envolve um trabalho rigoroso de investigação e a necessidade de aquisição de tesauros e/ou a assinatura de bases de registros de autoridade, porém agrega valor ao catálogo, tornando-o confiável, proporcionando buscas consistentes e resultados relevantes. Mas mesmo sendo assim tão importante, o controle de autoridade vem sendo negligenciado pelo AACR2, que não provê informação sobre os princípios do controle de assuntos ou mesmo fornece orientação sobre os elementos essenciais para um registro de autoridade. Este panorama é totalmente alterado com a publicação da RDA (Recursos: Descrição e Acesso), que surge como um novo código de catalogação voltado para a descrição de recursos e acesso, baseado numa estrutura teórica projetada para o ambiente digital (um breve resumo dos objetivos, características e desenvolvimento da RDA pode encontrado no artigo. A RDA traz capítulos específicos sobre o tratamento dos pontos de acesso, contendo inclusive um capítulo para o estabelecimento de nomes de família (item totalmente ignorado pelo AACR2). Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 47 MARC 21 MARC 21 é abreviação de Machine Readable Catolog (em português, catalogação legível por máquina), o formato de registro MARC28 foi desenvolvido para comunicação de descrições bibliográficas em formato legível por computador, de tal modo que os registros pudessem ser reformatados para atender a qualquer objetivo imaginável, este formato fornece o mecanismo pelo qual os computadores interpretam, utilizam e trocam entre si informações bibliográficas e que juntos formam a base da maioria dos catálogos de bibliotecas utilizados atualmente. O formato UNIMARC é um novo formato de intercâmbio internacional de registros MARC. A estrutura do registro MARC não é mundialmente idêntica, no entanto o formato UK MARC será suficiente para exemplificar o formato de registro. Tanto o UK MARC quanto o UNIMARC obedecem à ISO 2709, que é a norma de intercâmbio de dados bibliográficos em fita magnética. O formato MARC inclui até 61 elementos de dados, 25 dos quais são recuperáveis diretamente durante as buscas. O formato é compatível com o AACR2 e com a CDD, sendo previsível que venha a sofrer modificações, a fim de se adaptar a novas edições destes instrumentos de trabalho. O formato MARC compreende duas seções: Seção 1: contém informações descritivas dos dados bibliográficos; Seção 2: contém os dados bibliográficos propriamente ditos. Os campos abrangidos pela seção 2 e que, portanto, contém os dados bibliográficos, são todos eles campos de tamanho variável. Por conseguinte, é preciso sinalizar o começo e o fim de cada campo. Assim, cada campo é precedido de um parágrafo (tag) de três caracteres e dois indicadores numéricos, e termina com um delimitador especial. Os parágrafos consistem em três algarismos situados na faixa 000-945. Os parágrafos têm uma estrutura mnemônica, uma vez que obedecem à mesma sequência de um registro catalográfico, e os parágrafos das entradas secundárias refletem os parágrafos dos cabeçalhos principais. Por exemplo, os principais parágrafos são: 100 – Entrada principal pelo nome pessoal; 110 – Entrada principal pelo nome de uma entidade; 240 – Título Uniforme; 245 – Título e indicação de responsabilidade; 250 – Edição e indicação de responsabilidade pela edição, organizador, etc.; 260 – Área da publicação (imprenta); 300 – Colação; 400 – Indicação de série; 500 – Notas Atualmente, um nome de autor pessoal, em geral, também traz ’00’ na segunda e terceira posições, de modo que: 100 é usado para uma entrada principal de autor pessoal; 600 é usado para uma entrada de autor pessoal como assunto; 700 é usado para uma entrada secundária de autor pessoal. Cada um dos campos principais também tem dois indicadores de campos que são algarismos de um dígito colocados em seguida ao parágrafo e que são exclusivos do campo ao qual são atribuídos. Empregam-se os indicadores com a finalidade de distinguir tipos diferentes de informações inseridas no mesmo campo, de acolher entradas secundárias de títulos, de indicar o número de caracteres a serem desprezados na alfabetação dos títulos, e de mostrar se certas informações, como edição e imprenta, se relacionam com uma parte ou com o todo de uma obra de múltiplas partes. Muitos campos num registro catalográfico contém unidades distintas menores, conhecidas como subcampos. Os subcampos usuais na área de publicação (imprenta) são: lugar de publicação, publicador (editora) e data de publicação. Todos os subcampos são precedidos de um código de subcampo, que consiste num único símbolo (por exemplo, ‘$’) e uma única letra. Uma área de publicação seria codificada assim: 28 Portal do Bibliotecário. Formato MARC: o que estudar? On Line. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 48 260.00 $aSão Paulo, $bMelhoramentos e $c1993. Os códigos são definidos no contexto do campo em que são empregados, mas códigos similares são usados em situações paralelas. Por exemplo, os códigos de subcampo para um nome pessoal são constantes, independentemente de ele ou ela ser autor ou assunto, principal ou secundário. Os campos de controle são a única parte de seção 1 que é inserida pelo catalogador. Eles contém dados como o número de controle do registro (ISBN), língua em que o texto está escrito, código de nível intelectual, código do país de publicação, e controlam o acesso ao registro principal. Cada registro começa com um rótulo e um diretório, ambos inseridos pelo programa. O rótulo contém informações sobre o registro, como, seu tamanho e situação (novo, modificado, etc), tipo e classe. O diretório é uma lista de localização que relaciona, para cada parágrafo, o parágrafo, o número de caracteres do campo e a posição do caractere inicial dentro do registro Questões 01. (SEDF - Analista de Gestão Educacional - CESPE). Julgue o item a seguir, acerca de instrumentos adotados na representação descritiva e na descrição bibliográfica de publicações. É função da representação descritiva representar o conteúdo dos documentos por meio de resumos e da atribuição de assuntos. ( ) Certo ( ) Errado 02. (SEDF - Analista de Gestão Educacional - CESPE). Julgue o item subsecutivo, acerca da gestão do conhecimento na era das novas tecnologias da informação e da comunicação. Os termos representação descritiva e representação temática, adotados com o objetivo de ampliar o conceito de catalogação, remetem à produção de catálogos de biblioteca. Sob o nome de catalogação ou representação descritiva, a área é explicada por instrumentos como a AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules) e o formato de registro bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloging). ( ) Certo ( ) Errado 03. (UFRPE - Bibliotecário - SUGEP/UFRPE). Assinale a alternativa que apresenta um formato para dados bibliográficos.A) ISO 2101 B) IMVU C) EDIT D) MARC 21 E) ISO 2102 Gabarito 01.Errado / 02.Certo / 03.D Comentários 01.Resposta: Errado A Representação Descritiva abrange especificamente as descrições físicas que dizem respeito à representação de todas as características dos objetos informacionais, visando facilitar a sua recuperação e disseminação. Este assunto visa trabalhar os aspectos conceituais, históricos, estruturais e práticos da catalogação, como é comumente conhecida. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 49 Os acervos bibliográficos possuem um ciclo de vida e desde o momento da sua criação inicia-se o processo de envelhecimento. Dessa forma, deduz-se a difícil tarefa das bibliotecas que possuem materiais passíveis de alterações em decorrência de agentes como microrganismos, roedores, insetos e outras pragas que encontram no próprio acervo sua fonte de alimentação. Fatores naturais também podem influir na vida útil do acervo, tal como, a poluição atmosférica que provoca a oxidação da celulose, até mesmo a umidade e luminosidade inadequadas são capazes de provocar mudanças químicas no papel resultando em sua degeneração. Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada. A identificação da natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los. Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos, que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições. Principais Operações de Conservação a) Desinfestação: combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais eficiente para combatê- los é a fumigação. b) Limpeza: fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um pano macio, um aspirador de pó, uma escova adequada. c) Alisamento: documentos são passados a ferro. d) Restauração: são utilizados determinados procedimentos para recuperar documentos em mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer muito conhecimento desses profissionais). Moi29 define preservação, conservação e restauração da seguinte forma: Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento). Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. Técnicas de Conservação No processo de conservação, a primeira etapa a ser realizada é o diagnóstico das condições físicas do documento e os fatores que influenciam na conservação e preservação. Fatores de Deterioração em Arquivos e Bibliotecas Temperatura e Umidade Relativa: o calor e a umidade relativa do ar influenciam diretamente na conservação dos documentos, principalmente quando for em papel. O calor acelera a deterioração do documento, e a umidade proporciona as condições necessárias para desencadear reações químicas nos materiais. A temperatura recomendada é o mais próximo de 20ºC e a umidade entre 45% e 50%. A circulação do vento também é importante para a amenizar os efeitos da temperatura e umidade do ar. O Tratamento químico realizado com produtos voláteis (gás) em um sistema hermético, visando a desinfestação de materiais que não podem ser submetidos à outras formas de tratamento. 29 MOI, C. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. São Paulo: 2000 Preservação, conservação e restauração de documentos arquivísticos. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 50 monitoramento desses dois fatores é feito através do termo-higrômetro ou termohigrógrafo (aparelho medidor de temperatura e umidade). Radiação da Luz: toda fonte de luz (natural e artificial) emitem radiação nociva aos documentos, principalmente a oxidação, tornando os papeis amarelados, quebradiços, escurecidos, e as tintas podem desbotar ou mudar de cor, alterando a legibilidade dos documentos. Qualidade do Ar: o controle da qualidade do ar é essencial para conservação dos documentos, e os poluentes contribuem para a deterioração dos documentos e acervos. Há dois tipos de poluentes, os gases e as partículas sólidas, que podem vir do ambiente externo ou podem ser gerados no próprio ambiente. Agentes Biológicos: os agentes biológicos que deterioram os acervos são, entre outros, insetos (baratas, brocas, cupins), roedores e os fungos, e a presença destes dependem das condições ambientais onde se encontram os documentos. As características ambientais que proporciona o aparecimento desses agentes são a temperatura e umidade elevadas, pouca circulação do ar, falta de higiene, etc. Conservação Principais critérios para boa conservação dos arquivos: Higienização: A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos, portanto, a higienização do ambiente deve ser um hábito de rotina, tornando-se uma ação preventiva para a conservação. Cada item deve ser avaliado para receber a higienização adequada, exceto nos casos em que o objeto apresenta condições como fragilidade física (rasgos, objetos com áreas finas), e papéis de textura muito porosa (papel japonês, papel de textura fragilizada). Os materiais utilizados para a limpeza superficial é realizada com pincéis, flanela macia, aspirador de pó, e outros materiais (pinça, bisturi, cotonete, agulha). Para uma melhor preservação de documentos30, veja algumas dicas relevantes: 1) A luz do dia (natural) deve ser abolida na área de armazenamento, porque enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com cuidado. 2) O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo. 3) A temperatura deve ser baixa. O calor constante destrói as fibras do papel. A umidade também deve ser baixa. Tentar mantê-las estáveis sempre, sem oscilações. 4) As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Sempre que possível, utilize luvas de algodão para manipular documentos, fotografias e gravuras. 5) Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchando, causando riscos, perfurações ou rasgos. 6) Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra, no futuro, poderão causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livros em papel livre de acidez. 7) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as folhas de um livro. Ela afeta a sua saúde e pode provocar o desenvolvimento de micro-organismos na documentação. 8) Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásticos ou proteja os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato. 9) Evite cópias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversíveis e o manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas. 30 Arquivo Nacional. VALENTINI, 2013. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 51 10) Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas e lombadas, segurando-o corretamente na parte mediana da encadernação. 11) Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos, catalisando reações químicas danosas (levando à formação de ácidos;e sujam, arranham e desfiguram os materiais). 12) Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderem ficar ligados durante o dia e à noite; caso contrário, os danos são muito maiores. 13) Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo. 14) Disquetes e outros meios eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores, aparelhos de som e TV etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas. Restauração A restauração só é feita mediante diversos testes. O material de que a obra é feita tem de ser estudado, para se desenvolver o melhor tratamento. Mas se não há outro jeito e o livro está prestes a rasgar e/ou desmontar, é preciso levá-lo aos cuidados de técnicos especialistas em restauração. É importante mencionar que o reparo não faz com que os livros fiquem como se tivessem acabado de sair da loja. A ética dos restauradores é respeitar a história de vida das obras, o interesse não é que pareçam novas, mas que vivam um pouco mais. O trato correto aos suportes de informação viabiliza a pesquisa, a construção da história e do conhecimento de forma sólida. No âmbito da biblioteconomia, quando se fala de preservação e conservação de documentos, o bibliotecário deve assumir uma posição de gestor da informação, ou seja, deve assumir, deve ter uma postura de um profissional bem informado com noções mínimas dos agentes que podem deteriorar o acervo. Questões 01. (Polícia Científica/PE - Auxiliar de Perito - CESPE) No tratamento de uma massa documental acumulada, o primeiro procedimento a ser realizado com foco na conservação e preservação deve ser o(a) (A) transferência. (B) recolhimento. (C) emulação. (D) transcrição. (E) higienização. 02. (ANS - Técnico Administrativo - FUNCAB) A preservação de documentos visa à manutenção da integridade dos suportes documentais e do teor informacional dos documentos ao longo das épocas. No que se refere à preservação e conservação de documentos, assinale a opção que contém uma medida preventiva correta acerca dos procedimentos adotados nos arquivos. (A) É indicado o uso de cola plástica comum para pequenas restaurações dos documentos em suporte papel. (B) O uso de luvas de borracha é recomendável para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivístico. (C) As embalagens devem ser de tamanho maior que os documentos em suporte papel a fim de se evitar dobras e demais danos. (D) A higienização dos documentos deve ser realizada somente nas fases corrente e intermediária. (E) Para o registro de código de classificação nos documentos, deve ser utilizada caneta esferográfica de cor preta. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 52 03. (ANP - Técnico Administrativo - CESGRANRIO) Os documentos de arquivo exigem cuidados específicos para não se deteriorarem. A luz direta, o ar seco, a umidade e a oscilação de temperatura são fatores prejudiciais aos documentos. Considerando-se que a umidade relativa do ar, no interior de um arquivo, encontra-se entre 70% e 90%, o que pode acontecer com os documentos? (A) Surgimento de gelatina (B) Desenvolvimento de laminação (C) Oxidação da celulose (D) Ressecamento do papel (E) Desenvolvimento de fungos 04. (ANP - Técnico Administrativo - CESGRANRIO) Muitos arquivos têm grande parte de seus acervos danificados, pois os cuidados restringem-se ao controle de insetos, por meio de inseticidas que são tóxicos e que agridem o papel. Para evitar problemas futuros nos arquivos, recomenda-se desenvolver um programa de preservação que deve ser iniciado pelo controle preventivo de agentes patogênicos. Para isso, o programa de preservação deverá ser desenvolvido com a adoção do seguinte procedimento: (A) profusão de enxofre (B) higienização sistemática (C) desestabilização de temperatura (D) compactação periódica (E) encapsulação sistêmica 05. (FUB - Técnico em Arquivo - CESPE) Em relação à preservação e à conservação de documentos, julgue o item a seguir. O documento de arquivo pode sofrer danos caso haja flutuações de temperatura e de umidade relativa do ar no local onde esteja armazenado. ( ) Certo ( ) Errado 06. (IF/RN - Técnico em Arquivo - FUNCERN) Define-se conservação documental como um conjunto de (A) medidas de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. (B) medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. (C) ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos. (D) ações de prevenção continuada e de recuperação de danos advindos da degradação de documentos ou objetos, causadas, ao longo do tempo e do uso, por fatores ambientais por meio de tratamentos específicos. 07. (UFRJ - Auxiliar em Administração - PR-4Concursos) O termohigrógrafo é um instrumento muito utilizado no que diz respeito às técnicas de conservação preventiva. Assim, podemos afirmar que sua função é fornecer a: (A) leitura momentânea da umidade relativa do ar ambiente (B) medição de luz, umidade e temperatura relativa. (C) medição e registro da temperatura e umidade relativa do ar ambiente. (D) leitura da umidade e de partículas do ar ambiente. (E) temperatura e a incidência de luz do ambiente. 08. (FUB - Técnico em Arquivo - CESPE) Em relação à preservação e à conservação de documentos, julgue o item a seguir. Uma alternativa para proteger documentos da poluição presente no ar é acondicioná-los em invólucros que absorvam os poluentes. ( ) Certo ( ) Errado Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 53 09. (IF/PR - Arquivista - CETRO) Com relação à preservação, à conservação e à restauração, marque V para verdadeiro ou F para falso e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta. ( ) A preservação pode ser definida como um conjunto de medidas e estratégicas em âmbito administrativo, operacional e político que contribuem, direta ou indiretamente, para preservar a integridade dos materiais. ( ) A conservação busca manter o documento o mais próximo possível do estado físico que possuía na ocasião em que foi criado. ( ) O dano causado aos documentos em função da exposição à luz não é cumulativo. (A) V/ V/ F (B) F/ F/ V (C) F/ V/ F (D) F/ V/ V (E) V/ V/ V Gabarito 01.E. / 02. C / 03. E / 04. B / 05.CERTA / 06. C / 07. C / 08.Certa / 09. A. Comentários 01. Resposta: E a) Transferência: O documento passa da 1ª idade para a 2ª idade (arquivo corrente para arquivo intermediário) b) Recolhimento: O documento passa da 1ª ou 2ª idade para a 3ª idade (arquivo corrente ou intermediário para arquivo permanente) c) Emulação: Tem a ver com a padronização para a produção de documentos eletrônicos d) Transcrição: Transcrever algo já documentado e) Higienização: Técnica de conservação de documento, também chamada de Limpeza, consiste na retirada de poeira. 02. Resposta: C a) Errada. Usos recomendáveis da cola plástica: "Nivelar ou corrigir imperfeições em repintura automotiva, peças metálicas, mármores, granitos." b) Errada. As luvas que são recomendadas para manuseio de negativos são de algodão e não de borracha. c) Correta. As medidas de caixa, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados e devem ser SEMPRE SUPERIORES às dos documentos que irão abrigar. d) Errada. São atividades do arquivo permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência. Higienização faz parte da conservação e é atividade de arquivo permanente.e) Errada. Autuação de documentos que é atividade de protocolo, não tem relação com conservação e preservação. 03. Resposta: E Os fungos são microrganismos que se alimentam das substâncias orgânicas do papel. De modo geral, se desenvolvem em condições de umidade e temperatura elevadas. Os fungos possuem uns filamentos que podem promover alguns tipos de rasgos nos papéis. Porém, o pior dano são as manchas deixadas como resultado de sua atividade de metabolização das substâncias que os alimentam. Esta ação gera a ruptura da cadeia molecular da celulose, ocasionando sua fragilidade. Os ataques mais graves podem acarretar o apodrecimento e a perda total do papel. A disseminação dos fungos se dá através dos esporos (células reprodutoras), que são carregados por meio de diversos veículos, p.ex. correntes aéreas, gotas d’água, insetos, vestuários, etc. 04. Resposta: B Higienização Trata da eliminação mecânica de todas as sujidades que se encontram nos documentos e dos agentes considerados agressores, tais como: os clipes oxidados ou não, os excrementos de insetos, os grampos metálicos, os itens generalizados utilizados como marcadores de páginas, as poeiras e, todos os elementos espúrios à estrutura física dos documentos. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 54 05. Resposta: Certa O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo, e a temperatura deve ser baixa. O calor constante destrói as fibras do papel. A umidade também deve ser baixa. Tentar mantê-las estáveis sempre, sem oscilações. 06. Resposta: C A Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento). 07. Resposta: C O termo-higrômetro ou termohigrógrafo é utilizado para realizar o monitoramento da umidade relativa do ar e da temperatura. 08. Resposta: Certa Invólucros absorverão os poluentes com o intuito de proteger os documentos, pois se os documentos absorvessem (diretamente) poluentes, sua "vida útil" estaria comprometida. 09. Resposta: A A Preservação é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. A Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento). E Toda fonte de luz (natural e artificial) emitem radiação nociva aos documentos, principalmente a oxidação, tornando os papeis amarelados, quebradiços, escurecidos, e as tintas podem desbotar ou mudar de cor, alterando a legibilidade dos documentos. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO Prezado(a) Candidato(a), para entendermos o assunto de “Noções de Administração”, o conceito de “Organizações” é essencial de se compreender previamente, tendo em vista que a Administração se relaciona com a maneira de gestão das organizações. Conceito de Organização31 Organização é uma palavra originada do Grego "organon" que significa instrumento, utensílio, órgão ou aquilo com que se trabalha. Palavra que também pode ser entendida, como a forma que se dispõe um sistema (conjunto de elementos), em relação ao modo como eles estão organizados, ou seja, como os diversos elementos que o compõe estão coordenados e dispostos em um espaço. No entanto, o conceito que queremos destacar se traduz à forma como ela é aplicada, seja na organização escolar, na organização empresarial, na organização pessoal, na organização de eventos, na organização doméstica, etc. Pois em todas essas aplicações, o sentido de organização se baseia na forma com as pessoas se inter-relacionam e na disposição e distribuição dos diversos elementos envolvidos (recursos humanos e materiais), que sempre tem em vista a concretização de um mesmo objetivo. Organização Empresarial Uma organização empresarial é formada por duas ou mais pessoas, que executam tarefas de modo controlado e coordenado, por meio da divisão e atribuição de responsabilidades, visando um mesmo objetivo em comum e a máxima qualidade do processo de trabalho. 31 http://www.significados.com.br/organizacao/. Noções de Administração: organizações, eficiência e eficácia. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 55 Dependendo do tipo de organização (pública ou privada, entidade econômica ou social), há uma pessoa que exerce um papel fundamental perante as funções de: liderança, planejamento, controle dos recursos humanos/materiais, financeiros e tecnológicos disponíveis na empresa. Quanto a estrutura de uma organização, esta pode ser formal ou informal. Uma organização formal é planejada e estruturada seguindo um regulamento interno. Já uma organização informal são as relações geradas espontaneamente entre as pessoas, resultado do próprio funcionamento e evolução de uma empresa. Alguns elementos estão diretamente associados a uma organização, como por exemplo, clientes, fornecedores, concorrentes, comunicação social, etc. Por isso, também merecem a atenção das empresas. Tipos e Importância das Organizações A criação de uma organização sempre está fundamentada a algum propósito, ou seja, a algum objetivo, que podem ser vinculados ao desenvolvimento de produtos ou a prestação de serviços para a satisfação das necessidades humanas. Quanto ao tipo destas organizações elas podem ser: públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos, permanentes ou temporárias. Vejamos algumas definições: Organização Pública: é aquela mantida pelo poder público, isto é, por qualquer nível de governo federal, estadual ou municipal. Organização Privada: é a mantida pela iniciativa privada, isto é, por pessoas sócias da organização. Também existe a organização mista, na qual esforços públicos são combinados com privados. Organização com fins Lucrativos: é aquela cujo objetivo é gerar lucro a partir das atividades por ela desenvolvidas, para distribuí-lo aos seus sócios. Organização sem fins Lucrativos: não tem objetivo de lucro, mas outras finalidades, como amparar os necessitados, desenvolver atividades sociais, congregar pessoas. A ausência da finalidade de lucro não impede que a organização venda mercadorias ou preste serviços remunerados, no entanto o lucro dessa atividade deve ser revertido somente para a organização, e jamais para os seus proprietários. Organização Permanente: é aquela constituída por prazo indeterminado, em princípio para sempre, sem que isso impeça seu desaparecimento. Organização Temporária: é a constituída com uma finalidade específica, para desaparecer logo que a atividade tenha sido concluída. Observe alguns exemplos para a melhor compreensão do assunto: - A Petrobras é uma organização mista, permanente, com finalidade lucrativa. - Um consórcio de empresas de engenharia constituído para construir uma estrada é uma organização privada, temporária, com finalidade lucrativa. - Um hospital municipal e uma associação de moradores são organizações permanentes, sem fins lucrativos, o primeiro público e a segunda privada. Já a respeito de sua importância podemos citar que: Servem à Sociedade: são instituições sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitos. Realizam Objetivos: coordenam os esforços de diferentes indivíduos, permitindo-nos alcançar metas que, de outra forma, seriam muito mais difíceis ou até mesmo impossíveis de serem atingidas. Preservam o Conhecimento: como as universidades, museus e corporações são essenciais porque guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilização juntou e registrou. Proporcionam Carreiras: proporcionam aos seus empregadosuma fonte de sobrevivência. Componentes de uma Organização A figura abaixo apresenta um diagrama mostrando os principais componentes de uma organização, vejamos: Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 56 Fonte: Adaptado de Maximiano, 1995. Com isso podemos observar que toda organização é composta pelo que chamamos de inputs e outputs, ou seja, entrada e saída, respectivamente, que ao passarem pelo processo de transformação, são convergidos em objetivos, e claro, nos produtos ou serviços que serão ofertados aos clientes. Maximiano32 reforça que toda organização é um sistema de recursos que procura realizar algum tipo de objetivo, e se utiliza de dois componentes importantes: processo de transformação e divisão do trabalho, como apresentado na figura acima. Posto isso, para sua melhor compreensão, estudaremos a seguir cada um destes componentes. Recursos Os recursos são os meios ou ativos de que dispõem as empresas para a realização da produção.33 Quanto mais recursos as empresas tiverem ao seu alcance, melhor será o seu funcionamento e resultados, e quanto menos recursos tiverem, maiores as dificuldades no alcance de seus objetivos. Porém, excesso de recursos significa uma aplicação pouco rentável para uma empresa, por isso a organização administrativa procura a máxima rentabilização dos recursos necessários para a obtenção dos objetivos. Existe uma variedade de recursos empresariais, porém os recursos mais importantes são os seguintes: 1. Recursos Materiais: são os recursos físicos, como edifícios, prédios, máquinas, equipamentos, instalações, ferramentas, matérias-primas etc. 2. Recursos Financeiros: são recursos monetários, como capital, dinheiro em caixa ou em bancos, créditos, investimentos, contas a receber etc. 3. Recursos Humanos: são as pessoas que trabalham em todos os níveis da empresa, desde o presidente até o mais humilde dos operários. Na verdade, as pessoas são os únicos recursos vivos e inteligentes de uma empresa, capazes de lidar com todos os demais recursos empresariais. Os recursos humanos estão distribuídos em todos os níveis de uma organização, desde o nível estratégico até o nível operacional, e este é o recurso mais importante que uma organização pode ter atualmente. Alguns economistas denominam os recursos empresariais como fatores de produção, pois para eles, a produção de riqueza somente ocorre quando três fatores de produção estão presentes: a natureza, o capital e o trabalho. Natureza: representa os meios que proporcionam matéria-prima, máquinas e equipamentos. Capital: representa os meios que financiam a produção. Trabalho: representa a mão de obra que transforma a matéria-prima em produto acabado ou serviço prestado, com a ajuda de máquinas e equipamentos. Com o avanço cientifico, outros dois outros tipos de recursos passaram a integrar os recursos básicos de uma empresa, sendo estes os recursos mercadológicos e os administrativos. Recursos Mercadológicos: são os recursos comerciais que as empresas utilizam para colocar seus produtos ou serviços no mercado, como vendas, promoção, propaganda, pesquisa de mercado, definição de preços etc. Recursos Administrativos: são os recursos gerenciais que as empresas utilizam para planejar, organizar, dirigir e controlar suas atividades. A falta de um desses recursos impossibilita o processo de produção e colocação dos bens e serviços no mercado. Assim, todos os recursos empresariais apresentam a mesma relevância. Todavia, são os recursos humanos, os únicos recursos que proporcionam inteligência, conhecimento, competência e 32 MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração – 6. ed. rev. e ampl. – São Paulo: Atlas, 2004. 33 http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/as-empresas-e-seus-recursos/49451/ Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 57 tomada de decisões para que seja colocado em ação todos os demais recursos empresariais, que por sua vez são inerentes, estáticos e sem vida própria. Processos de Transformação É por meio dos processos que as organizações transformam os recursos em resultados, e alguns processos que se encontram nas organizações são: Processo de Produção: transformação de matérias-primas, por meio de máquinas ou da atividade humana, em produtos e serviços. Processo de Administração de Encomendas: transformação de um pedido feito ou prestação de um serviço. Processo de Administração de Recursos Humanos: transformação de necessidades de mão-de- obra em disponibilização de pessoas. Divisão do Trabalho Em uma organização, cada pessoa realiza tarefas específicas, e todas contribuem para a realização dos objetivos organizacionais. A divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais e a especialização é o elemento que agrega mais eficiência e eficácia a este processo. Objetivos Toda empresa existe para produzir alguma coisa, seja produtos (bens), ou serviços (educação, saúde segurança...). As empresas que produzem bens são chamadas de empresas industriais, enquanto que as que prestam serviços são chamadas de empresas prestadoras de serviços. Além da produção, as empresas precisam colocar seus produtos ou serviços no mercado e é aí que surge a comercialização. A Organização Administrativa34 O papel da Organização Administrativa é exatamente alocar, arranjar, agrupar, reunir, dividir o trabalho, especializar, para que as atividades sejam executadas da melhor maneira possível. Vale lembrar que cada organização possui uma identidade pessoal que é peculiar à sua gestão, ou seja, possui seus objetivos, seu ramo de atividade, um ou mais produtos ou serviços que oferta, uma missão, visão e valores que cabe à sua cultura organizacional, seus pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades inerentes ao negócio, sua política empresarial, sua situação tecnológica e financeira, entre outros. Fatos que só confirmam que cada organização é única, mas que todas necessitam de uma administração eficiente e eficaz para conseguir agregar bons resultados ao negócio. O papel da organização administrativa incumbe o agrupamento das atividades necessárias para atingir os objetivos da empresa, esse agrupamento envolve a reunião de pessoas e recursos empresariais sob a autorização de um chefe, tendo em vista que a organização precisa lidar com pessoas, órgãos e relações de autoridade e responsabilidade. Por fim o que devemos considerar é que a organização administrativa, serve para agrupar e estruturar todos os recursos da empresa, permitindo assim o alcance dos objetivos almejados da melhor forma possível. A organização administrativa existe porque são muitas as tarefas do trabalho empresarial, e seria impossível uma só pessoa realizar todas com o máximo de qualidade, daí a necessidade de muitas pessoas em conjunto executando atividades diferentes, o que conduz a departamentalização da empresa (criação de áreas funcionais) e a um novo problema: o da coordenação entre as pessoas envolvidas. Funções Organizacionais e as Pessoas que as Exercem As funções organizacionais condizem as tarefas especializadas que serão realizadas por um grupo de pessoas ou por uma pessoa específica, para que a organização realize seus objetivos. A partir destas funções é que surgem as áreas funcionais da empresa, áreas que tem a função de determinar o conjunto de processos que será aplicado aos recursos da empresa. A Administração Geral é que se responsabiliza pela coordenação das áreas funcionais e das pessoas envolvidas no processo do trabalho. Posto isso, Maximiano35 afirma que as áreas funcionais mais importantes para qualquer organização são: produção (ou operações), marketing, finanças, recursos humanos e pesquisa e desenvolvimento. 34 MOLINA, J. Gestão em Petróleo e Gás. Organização.2015. 35 MAXIMIANO, Antonio CésarAmauri. Teoria Geral da Administração: da Revolução Urbana à Revolução Digital. São Paulo: Atlas, 2007. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 58 Produção (ou Operações) Se trata de um sistema de operação produtivo, que transforma os recursos em bens ou serviços, para que sejam oferecidos pela empresa a seus clientes. O papel das pessoas do Departamento de Produção, de modo geral, é se ater às operações e à qualidade dos produtos que são produzidos, os colaboradores desse setor devem buscar atender, as necessidades e desejos dos clientes buscando uma valorização profissional e humana, trabalhando motivados desenvolvem melhor seus trabalhos. Na produção de bens, com o fim de comercialização do produto final, a transformação dos recursos pode ser realizada por pessoas e/ou por maquinas, por exemplo, quando se trata de algum trabalho manual, como os artesanatos, apenas as pessoas são necessárias para a sua fabricação, na fabricação de pães são necessárias as pessoas para produzir e as máquinas, ou seja, o forno, para assar os pães, já na fabricação de automóveis as máquinas são primordiais para fabrica-los. Contudo, na produção das empresas prestadores de serviços, os clientes são processados e transformados, por exemplo, na área da saúde, os pacientes chegam doentes nos hospitais, são tratados, e saem de lá saudáveis, os alunos entram na escola sem saber ler e escrever, os professores os alfabetizam e eles saem de lá educados, e no caso das universidades e escolas profissionalizantes, eles saem com uma profissão, e assim por diante. Vale destacar que o processo produtivo pode ser divido em três tipos de processos: 1. Produção em Massa: fornecimento de grande número de produtos e serviços, podem ser simples ou complexos, ou seja, é uma produção em larga escala de produtos padronizados através de linhas de montagem. 2. Produção por Processo Contínuo: um processo contínuo é visto como um método usado em indústrias e fábricas a fim de garantir maior quantidade fabricada de um determinado produto durante o menor espaço de tempo possível, temos como exemplo o fornecimento ininterrupto de um único produto ou serviço, como gasolina, corantes, açúcar ou transmissão de programas de televisão. 3. Produção Unitária e em Pequenos Lotes: a produção é feita por unidades ou pequenas quantidades, cada produto a seu tempo sendo modificado à medida que é feito, por exemplo, o fornecimento de produtos e serviços sob encomenda. O processo de produção envolve: • Fabricação: processo produtivo, programação, controle; • Qualidade: programação, controle; • Manutenção: preventiva, corretiva; Marketing A função de marketing é estabelecer e manter a ligação entre a organização e seus clientes, consumidores, usuários ou público-alvo. Sua função abrange atividades de: Pesquisa: identificação de interesses, necessidades e tendências do mercado (estudo de mercado). Produtos: criação, desenvolvimento e lançamento de novos produtos e serviços, inclusive seus nomes, marcas e preços, forma de apresentação e embalagem. Distribuição / Praça: desenvolvimento dos canais de distribuição e gestão dos pontos de venda (se será venda direta, venda por atacado, varejo, distribuidores autorizados). Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 59 Preço: políticas comerciais e estratégias de preço, estrutura de preços, descontos, facilidades de pagamento e prazos. Promoção: comunicação com o público-alvo, por meio de propaganda, publicidade e promoção nos pontos de venda. Envolve material promocional e amostra grátis. Vendas: são as atividades relacionadas ao número de bens ou serviços vendidos em um determinado período de tempo. As pessoas que trabalham no departamento de marketing precisam usar de seus conhecimentos para aumentar as vendas de uma determinada marca ou uma organização, essa pessoa é responsável por criar estratégias para tornar um produto ou um serviço mais atraente para seus clientes, além disso, fica como responsabilidade do colaborador de marketing concretizar o nome da empresa, levando seu nome diretamente para pessoas que precisam de seus produtos/serviços. O colaborar que irá trabalhar na área de Marketing, deve ser criativo, antenado, comunicativo e estrategista, além disso, ele precisa conhecer as novas tendências da sua área e, principalmente, ser ético. Finanças A função financeira cuida do dinheiro da organização e abrange também as decisões de: Planejamento de Recursos Financeiros: realização de orçamentos, programação das necessidades de recursos financeiros, projeções financeiras e análise do mercado de capitais. Investimento: avaliação e escolha de alternativas de aplicação de recursos em prol de maiores retornos. Financiamento: identificação e escolha de alternativas de fontes de recursos (como títulos, empréstimos e financiamentos). Controle e Gestão dos Recursos Disponíveis: acompanhamento e avaliação dos resultados financeiros da organização (como realização de pagamentos, recebimentos, operações bancárias, fluxo de caixa e acompanhamento do orçamento financeiro). Destinação dos Resultados: seleção de alternativas para aplicação dos resultados financeiros da organização. Seguros: análise do mercado securitário, contratação de apólices, administração de apólices - liquidação de sinistros. Contabilidade36: a função contábil também é realizada juntamente com as finanças, e tem objetivo controlar a evolução do patrimônio da empresa. Através da contabilidade é possível calcular e registrar todas as operações comerciais e financeiras realizadas em um respectivo período, bem como, produzir relatórios a usuários (internos e externos), com informações úteis e relevantes para a análise da situação econômica e patrimonial da empresa. As pessoas que trabalham no Departamento de Finanças de uma determinada organização possuem grandes e importantes responsabilidades, pois é nesse departamento que o planejamento de todas as finanças da organização é feito. As principais funções que o profissional atuante desse setor possui são37: registrar, organizar, demonstrar, analisar e acompanhar as modificações do patrimônio em virtude da atividade econômica ou social que a empresa exerce. Posto isso, acompanhe as definições: - Registrar todos os fatos que ocorrem e podem ser representados em valor monetário; - Organizar um sistema de controle adequado à empresa; - Demonstrar com base nos registros realizados, expor periodicamente - por meio de demonstrativos - a situação econômica, patrimonial e financeira da empresa; - Analisar os demonstrativos com a finalidade de apuração dos resultados obtidos pela empresa; - Acompanhar a execução dos planos econômicos da empresa, prevendo os pagamentos a serem realizados, as quantias a serem recebidas de terceiros e alertando para eventuais problemas. Recursos Humanos ou Departamento Pessoal O objetivo dos recursos humanos é encontrar, atrair e manter os colaboradores de uma organização. Processo que se inicia antes da pessoa ser empregada na organização, e que se estende até após o seu desligamento. As pessoas designadas a trabalharem nessa área da empresa, precisam desenvolver funções como: 36 http://atitudeenegocios.com/funcao-da-contabilidade/ 37 http://www.covrecontabilidade.cnt.br/2011/08/logo-estaremos-no-ar.html Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 60 Planejamento de Mão de Obra: definição da quantidade de pessoas necessárias para trabalhar na organização e das competências que elas devem ter. Envolve: programação de necessidades de pessoal, análise de mercado de trabalho, pesquisa de recursos humanos e orçamento de pessoal. Recrutamento e Seleção: localização e aquisição de pessoas para a organização. Envolve a divulgação de vagas externas, cadastramento de candidatos a emprego,técnicas de seleção como análise de currículo, dinâmicas em grupo e aplicação de testes e entrevistas. Treinamento e Desenvolvimento: transformação dos potenciais das pessoas em competências. Avaliação de Desempenho: informação sobre o desempenho das pessoas e definição de ações que permitam o aprimoramento do desempenho. Deve-se acompanhar e controlar as atividades das pessoas e averiguar resultados. Remuneração ou Compensação: definição de mecanismo de recompensas para as pessoas por seu trabalho, considerando seus cargos e salários e o mercado de trabalho. Higiene, Saúde e Segurança: proteção das pessoas que trabalham para a organização, considerando condições ambientais e psicológicas satisfatórias para a qualidade de vida, além de relações com sindicatos. Administração de Pessoal: realização de atividades burocráticas, com registro de pessoal, manutenção de arquivos e prontuários, contagem de tempo de serviço, preparação de folhas de pagamento e acompanhamento de carreiras. Funções Pós-Emprego: recolocação, aposentadoria e outros tipos de benefícios para o ex- funcionário. Pesquisa e Desenvolvimento A função de pesquisa e desenvolvimento (P&D) é transformar as informações de marketing em produtos e serviços. Tem também outras funções, como a identificação e a introdução de novas tecnologias e melhoramentos nos processos produtivos, para reduzir custos. Departamentos de Pesquisa e Desenvolvimento devem sempre ser compostos por pessoas capacitadas de alto nível técnico, capazes de teorizar produtos comercializáveis e que possam trazer benefícios ao consumidor final., para realizar essa tarefa, as fontes podem ser variadas, inclusive até mesmo com participações externas. As grandes organizações geralmente têm muitas pessoas trabalhando em atividades de P&D, e essas pessoas são técnicos de todas as profissões que trabalham em laboratórios e centros de pesquisa para idealizar e desenvolver produtos e serviços de todos os tipos. As pequenas organizações às vezes têm também atividades de P&D, mas, em muitos casos, as ideias e as fórmulas são compradas ou copiadas de organizações maiores e mais inovadoras. Funções Organizacionais Não Tradicionais Além das funções organizacionais já expostas, existem outras funções menos recorrentes como: Área Técnica: as pessoas dessa área executam serviços especializados dentro das organizações. Possuem atribuições variadas, entre elas a manutenção dos sistemas de informação, atendimento a um público específico (como área técnica de graduação ou pós-graduação em universidades), serviços de assistência técnica, etc. Segurança: apesar do setor de recursos humanos gerir a segurança local, muitas vezes ainda é necessário um setor de segurança (composto pelos seguranças, supervisores e vigilantes, que de fato operacionalizam a segurança local), este setor ocorre como um departamento autônomo, e muitas empresas terceirizam este setor para uma empresa especializada. Administrativa: na função administrativa, as pessoas que nela trabalham, auxiliam o funcionamento diário de uma organização, por dessa função é possível criar uma padronização das ações, ela facilita a comunicação e a organização da empresa, bem como o gerenciamento das diversas atividades administrativas. Um exemplo são as microempresas na qual um mesmo gestor possui múltiplas funções. As funções organizacionais administrativas podem ser: compras, manutenção do patrimônio, contabilidade, finanças, recursos humanos, atendimento aos clientes, etc. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 61 Objetivo das Organizações Toda empresa é criada com o objetivo de produção de bens, e comercialização de produtos, ou com o objetivo de prestar algum tipo de serviço para os seus clientes, e cada empresa possui objetivos e características particulares, em relação a seus recursos, estratégias, público alvo, etc. As organizações empresariais com fins lucrativos, geram receita, e é através da venda de seus produtos ou serviços que se obtêm lucro. No entanto não podem ser consideradas autônomas e nem autossuficientes, pois precisam ser bem administradas para que o retorno financeiro seja positivo. Objetivos e metas organizacionais Nas empresas, a definição dos objetivos e metas, está diretamente relacionada com o planejamento estratégico, no qual definições claras de objetivos precisam existir para direcionar os rumos da organização, dando sustentabilidade a ela. Os objetivos e metas também têm a finalidade de propor desafios ao planejamento estratégico. Quão maior e mais arrojado forem os objetivos e metas, mais desafiador será o planejamento. Objetivos são os alvos que se busca atingir, já as metas são os objetivos mais específicos, com uma previsão de ser cumprida, as organizações possuem objetivos, e são eles que alicerçam o trabalho, na medida em que determinam a estrutura das instituições, as atividades e a distribuição dos recursos humanos nas diversas tarefas, de acordo com Drucker38. Os objetivos em uma empresa devem ser dinâmicos, pois são à base da relação entre a organização o ambiente externo e os participantes e, portanto, estão em contínua evolução, alterando essas relações, devendo ser reavaliados e modificados em função das mudanças no ambiente externo e interno da organização Objetivos amplos em uma empresa possibilitam a definição de políticas, diretrizes, metas, programas, procedimentos e normas; possibilitando que se identifique o papel que a organização desempenha na sociedade em geral. A administração possui dois objetivos principais: Alcançar a Eficiência: se refere aos meios, os métodos, processos, regras e regulamentos sobre como as coisas devem ser feitas na empresa a fim de que os recursos sejam adequadamente utilizados. Uma organização eficiente é aquela que utiliza racionalmente seus recursos; Alcançar a Eficácia: se refere aos fins, os objetivos e resultados a serem alcançados pela empresa, significa a capacidade de realizar um objetivo ou resolver um problema, capacidade de se chegar aos resultados. A Importância da Administração nas Empresas Segundo Stoner39: “A Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos.", Chiavenato ainda complementa o conceito de Administração dizendo que “[...] a tarefa básica da Administração é a de fazer as coisas por meio de pessoas de maneira eficiente e eficaz”. Nos dias atuais, a Administração nas empresas desempenha um papel fundamental para o bom desempenho organizacional, levando em consideração o atual cenário do mercado, que é extremamente volátil e vive em constante mudança. Sendo assim, a administração representa um fator substancial para qualquer negócio, pois oferece ferramentas que servem de apoio ao administrador e faz com que o processo decisório se torne mais rápido, mais seguro, mais otimizado, menos custoso, etc. Os Administradores Quando se pensa em administrar, pensa-se naqueles que se utilizam dos elementos da administração, ou seja, em algumas pessoas que chamamos genericamente de administradores, este profissional, no entanto, não tem apenas esta função teórica, ele é responsável pela implantação de tudo que se planeja na empresa, portanto ele é responsável por definir os programas e métodos de trabalho que serão aplicados, bem como pela avaliação de resultados e correção dos setores e procedimentos que estiverem com problemas. 38 DRUCKER, P.F. Introdução à administração. São Paulo, Pioneira, 1991. 39 STONER, James A. F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5 eds. Rio de Janeiro: Prentice Hall do Brasil, 1999. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 62 O cotidiano do administrador é repleto de conteúdoadministrativo e mesmo profissionais de outras áreas, como advogados, médicos e engenheiros, fazem uso do processo de administrar. É função do administrador acompanhar a produtividade e os lucros da organização, por isso sua função envolve a fiscalizando dos processos de produção, o controle dos equipamentos e materiais envolvidos na produção e o controle de desperdícios e prejuízos das etapas de produção. Para que tudo isso seja funcional, o administrador também faz um estudo do aproveitamento da mão de obra, atuando, inclusive, na admissão e contratação dos funcionários, estabelecendo por este ato as relações da empresa com o contratado. O administrador moderno é o profissional que pensa e utiliza as ideias do futuro. O executivo deve buscar motivação ao encontrar um ambiente favorável, com autonomia e espaço para iniciativa, de maneira que possa estar sempre acreditando no que faz. Um administrador competitivo deve saber desviar-se de todos esses problemas, sempre procurando levar seus objetivos adiante, não importando o que possa vir a acontecer e deve sempre manter o entusiasmo, mesmo que sua empresa não esteja bem no mercado. Os melhores profissionais não são aqueles que levam a empresa quando ela está bem e sim aqueles que conseguem tirá-las de suas maiores crises. O profissional que utiliza a administração como meio de vida executa tarefas desde o nível hierárquico de supervisão elementar até o nível de dirigente máximo da organização, assim como pode atuar em diferentes frentes como a Administração da Produção, Administração Financeira, Administração de Recursos Humanos, Administração de Materiais, Administração de Estoques, Administração Mercadológica e Administração Geral. Em cada nível ou em cada frente da Administração de empresas há uma dinâmica diferente, pois há um conjunto de variáveis controláveis e incontroláveis, até mesmo porque não existem duas organizações iguais, assim como não existem duas pessoas idênticas. Os Gerentes O gerente tem um papel administrativo e estratégico dentro das organizações, no qual está focado no gerenciamento sistêmico das áreas funcionais da empresa e suas principais funções compreendem: - Tomar decisões. - Processar informações. - Relacionar-se com pessoas, de dentro e fora da organização. Ação que corresponde ao papel Interpessoal e Intrapessoal do gerente. Papel Interpessoal: são aqueles que envolvem relações com pessoas de dentro e fora da organização. São três os papéis interpessoais que os gerentes desempenham: imagem do chefe, líder e ligação. Imagem do Chefe: compreende todas as atividades nas quais o gerente age como um símbolo e representante de sua organização (falar em público, comparecer a solenidades, relacionar-se com autoridades em nome de sua empresa). Líder: permeia todas as atividades gerenciais e não é uma atividade isolada. Ligação: envolve a teia de relações humanas que o gerente deve manter, principalmente com seus pares. Papel Intrapessoal: compreende todas as relações e formas de reflexão e ação da pessoa a respeito dela própria, como: autoanálise, autocontrole, automotivação, autoconhecimento, capacidade de organização pessoal e administração do próprio tempo. O equilibro entre as competências é a base da distinção ente o papel do administrador maestro e o do administrador cirurgião. Administrador Maestro: ele conhece as técnicas, mas não sabe como fazer o serviço. Administrador Cirurgião: além de conhecer as técnicas, ele sabe executá-las para alcançar o objetivo proposto. Competências Gerenciais (Habilidades necessárias ao Administrador) Stoner40 destaca que administradores devem ter as seguintes atribuições: - Trabalham com outras pessoas e por meio delas; 40 STONER, J.A.F. Administração. Rio de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 2 ed. 1985. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 63 - São responsáveis e têm que prestar contas de seus atos; - Chegam a um equilíbrio entre objetivos concorrentes e estabelecem prioridades; - Tem que pensar analítica (subdividir um problema, analisar seus elementos e propor uma solução viável) e conceitualmente (ver toda a tarefa em abstrato e relacioná-la com outras tarefas); - São mediadores, eles têm que acertar as discordâncias entre as pessoas antes que elas escapem ao controle; - São políticos, recorrem à persuasão e às soluções de meio-termo para alcançar os objetivos da organização; - São diplomatas, podem atuar como representantes oficiais de suas unidades em reuniões organizacionais; - Tomam decisões difíceis, cabe aos administradores propor soluções para problemas difíceis e fazer acompanhamento de suas decisões. O gerente ou o profissional que atua na Administração de uma empresa é avaliado por suas habilidades técnicas (que são as técnicas ligadas ao saber fazer, às competências de domínio da função), mas, principalmente, por suas habilidades comportamentais (estão ligadas com os fatores motivacionais, psicológicos e emocionais do indivíduo). Neste sentido, o profissional da Administração não é apenas avaliado pelos seus conhecimentos tecnológicos da Administração, mas por seu modo de agir, pensar e tomar decisões, por suas habilidades, competências, atitudes, comportamentos, personalidade e filosofia de trabalho. Podemos definir então que os administradores necessitam ter as seguintes habilidades: Habilidades Técnicas: estão relacionadas com a capacidade do administrador para usar ferramentas, procedimentos, técnicas e conhecimentos especializados relativos à sua área de atuação específica. São as habilidades de fazer as coisas concretas e práticas, como desenhar um projeto, compor um cronograma, elaborar um programa de produção, entre outras. Habilidades Humanas: dizem respeito à capacidade do administrador para se relacionar com as outras pessoas ou grupos, saber se comunicar com outras pessoas, entendendo-as, motivando-as e liderando-as, o que torna essas habilidades cruciais para o seu desempenho, já que o administrador faz uso de pessoas para conseguir resultados. Para um administrador de topo, as habilidades humanas também são importantes para estabelecer relações com grupos de interesse externo ao da organização e para conseguir agregar os membros internos da empresa em torno de sua visão estratégica. Habilidades Conceituais: envolvem conceitos e ideias que possibilitam ao administrador uma visão sistêmica da organização, dando-lhe condições para avaliar fatos, situações, informações e ideias. Relacionadas com a capacidade do administrador para coordenar e integrar todos os interesses e atividades de uma organização ou grupo. São habilidades que permitem que o administrador faça abstrações e desenvolva filosofias, valores e princípios de ação. Representam as habilidades mais sofisticadas e permitem as tomadas de decisões mais acertadas e inovadoras. Para Katz41, a relevância de cada habilidade varia de acordo com o nível organizacional que o administrador ocupa. Assim, os administradores no nível estratégico preponderam as habilidades conceituais, enquanto para os administradores no nível operacional são mais importantes as habilidades técnicas. 41 KATZ. R. The human side of Managing Technological Innovation. New York, Oxford University Press, 1997. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 64 Habilidades necessárias a cada nível organizacional Figura: Modelo de habilidades gerenciais de Katz Princípios da Administração Para a aplicação da organização administrativa os gestores contam com técnicas, ferramentas e truques que auxiliam no alcance de seus objetivos, entretanto estes meios e instrumentos não são tão importantes quanto os princípios essenciais sob o qual se alicerçam a ciência da Administração (Drucker42). Para Chiavenato43, princípio é uma afirmação,uma proposição geral válida e aplicável para determinados fenômenos, é uma previsão antecipada do que deverá ser feito quando ocorrer àquela determinada situação, como um guia de ação. Os princípios são a base sob a qual se sustentam as teorias, não devem ser abordados de forma rígida, mas sim, considerados relativamente e flexivelmente. Vejamos a seguir os 16 princípios mais mencionados na literatura: Em relação aos objetivos: 1. Os objetivos da empresa devem ser claramente definidos e estabelecidos por escrito. Toda organização tem que ter um compromisso com metas comuns e valores compartilhados, tem de ter objetivos simples, claros e unificantes, simples e flexíveis. Em relação às atividades e agrupamento de atividades: 2. As responsabilidades designadas para uma posição devem pertencer tanto quanto possível ao desempenho de uma simples função. 3. As funções devem ser designadas para os departamentos de modo homogêneo para que se alcance a operação mais eficiente e econômica. Em relação à autoridade: 4. Deve haver uma linha de autoridade claramente definida, conhecida e reconhecida por todos, desde o topo da organização até cada indivíduo da base. 5. A autoridade, a responsabilidade, os deveres de cada pessoa ou órgão, bem como suas relações com outras pessoas ou órgãos, devem ser definidos, estarem documentados e comunicados a todos. 6. O desempenho das funções deve ser acompanhado da respectiva responsabilidade, que deve andar junto com a respectiva autoridade. Ambas devem sempre estar equilibradas entre si. 7. A autoridade para tomar ou iniciar uma ação deve ser delegada o mais próximo possível da cena da ação. 8. O número de níveis de autoridade deve ser o mínimo possível. Quanto as relações: 9. Há um limite quanto ao número de pessoas que podem ser supervisionadas por um superior. 10. Cada pessoa deve subordinar-se a um único superior, evitando-se duplicidade de ordens. 11. A responsabilidade da autoridade mais elevada para com os atos de seus subordinados é absoluta. 42 DRUCKER, P.F.O melhor de Peter Drucker: a administração. São Paulo, Nobel, 2001. 43 CHIAVENATO, I. Teoria Geral da Administração. São Paulo, MAKRON BOOKS, 1993. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 65 12. Princípio da especialização: a organização deve fundamentar-se na divisão do trabalho que provoca a especialização das pessoas em determinadas atividades. A especialização produz o incremento da quantidade e qualidade do trabalho executado. 13. Princípio da definição funcional: o trabalho de cada pessoa, a atividade de cada órgão e as relações de autoridade e responsabilidade são aspectos que devem ser claramente definidos por escrito. As empresas geralmente utilizam o organograma, a descrição do cargo ou o Manual de Organização para atender ao princípio da definição funcional. O importante é deixar claro a posição de cada pessoa ou órgão na estrutura organizacional da empresa. 14. Princípio da paridade da autoridade e responsabilidade: a autoridade é o poder de dar ordens e de se exigir obediência dos subordinados, já a responsabilidade é o dever de prestar contas ao superior, ou seja, a autoridade maior. O princípio da Paridade salienta que deve existir uma interdependência entre o volume de autoridade e o volume de responsabilidade atribuído a cada pessoa ou órgão. Essa equivalência é necessária para evitar que certas pessoas ou órgãos tenham excessiva responsabilidade sem a necessária autoridade. Ou, até mesmo, demasiada autoridade para pouca responsabilidade. Assim, cada responsabilidade deve ser correspondente a sua autoridade, bem como, a autoridade deve ser compatível com sua responsabilidade, pois ambas devem sempre ser equivalentes. Em decorrência do princípio da distribuição de autoridade e responsabilidade, outro aspecto discutido pelos autores neoclássicos é a amplitude administrativa. A amplitude administrativa (ou amplitude de comando ou ainda amplitude de controle) significa o número de subordinados que um administrador pode supervisionar. Quando um administrador tem muitos subordinados sua amplitude de comando é grande e ampla, na prática, a amplitude média adotada por uma organização determina a configuração geral de sua estrutura organizacional. Uma amplitude média estreita com um maior número de níveis hierárquicos produz uma estrutura organizacional alta e alongada, e ao contrário disso, uma amplitude média larga com poucos níveis hierárquicos produz uma estrutura organizacional achatada e dispersada horizontalmente. A tendência atual nas organizações é de achatar e comprimir a estrutura organizacional no sentido de aproximar a base da cúpula e melhorar as comunicações. 15. Princípio Escalar: é decorrente do princípio anterior. Cada pessoa deve saber exatamente a quem prestar contas, e sobre quem possui autoridade. Refere-se a cada cadeia de relações diretas de autoridade de um superior para um subordinado em toda a organização, desde a base até a cúpula, onde geralmente está o chefe principal como autoridade máxima 16. Princípio das funções de linha e de staff: aqui deve-se definir, da maneira mais clara possível, não só a quantidade de autoridade atribuída a cada pessoa ou órgão, mas também a natureza dessa autoridade. Este princípio leva a distinção entre as funções de linha e de staff dentro da empresa. As funções de linha são aquelas diretamente ligadas aos objetivos principais da empresa, enquanto as funções de staff são aquelas que não se encontram diretamente ligadas àqueles objetivos. O critério da distinção é o relacionamento direto ou indireto com os objetivos empresariais e não o grau de importância de uma atividade sobre outra. Mudança Organizacional e a Administração As mudanças no ambiente organizacional estão cada vez mais frequentes, por isso as empresas precisam adaptar-se às variações e oscilações tanto do ambiente interno como externo. Muitas dessas mudanças são inesperadas e ocorrem em fases de extrema dificuldade das empresas, tornando o processo decisório ainda mais difícil. Assim, conforme surgem novas exigências do mercado, as empresas também anseiam novas necessidades, para que seja possível acompanhar o dinamismo do mercado. Processo que é composto por mudanças do ambiente externo e adaptações do ambiente interno que faz com que as empresas se tornem cada vez mais complexas. Questões 01. (CEMIG/ TELECOM - Analista Administrativo Jr. - FRAMINAS) Os administradores, para exercer as funções gerenciais, precisam dominar determinadas habilidades para desempenhar seu trabalho com eficiência e eficácia. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 66 A habilidade relacionada ao entendimento da organização como um todo e que permite o administrador compreender as dificuldades enfrentadas tanto pelo seu departamento quanto pelos outros é a (A) conceitual. (B) humana. (C) técnica. (D) comportamental. 02. (UNIRIO - Administrador - UNIRIO) As três habilidades básicas do administrador, são, necessariamente, (A) técnicas, humanas e conceituais. (B) conceituais, filosóficas e estruturais. (C) estruturais, humanas e institucionais. (D) institucionais, filosóficas e psicossociais. (E) psicossociais, técnicas e estruturais. 03. (MAPA - Administrador - CONSULPLAN) Segundo Chiavenato (2000), os recursos empresariais são os componentes ou meios pelos quais as organizações sociais utilizam para realizar suas atividades e, assim, atingir seus objetivos. Constituem-se recursos empresariais, EXCETO: (A) Recursos materiais. (B) Recursos humanos. (C) Recursos da natureza. (D) Recursos mercadológicos. 04. (Pref. de Santana do Jacaré/MG - Auxiliar Administrativo - REIS & REIS) A organização administrativa deve basear-se em princípios de organização. “Refere-se a cada cadeia de relações diretas deb) Fundo Aberto: quando o organismo produtor e acumulador da documentação ainda se encontra em atividade, continuando a gerar documentos arquivísticos. Por exemplo, o arquivo da Rede Globo de Televisão é considerado um fundo aberto. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. Além disso, deve-se considerar que a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda. Suas principais funções: • Guarda • Conservação • Disponibilização Logo, deve facilitar o acesso aos documentos pelos consulentes. Pode se perceber que o setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também 1 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos / Renato Valentini. – [4. ed.]. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. 2 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e semiativados. Rio de Janeiro: 1998. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 4 para provar fatos organizacionais. Seu papel objetiva também salvaguardar a documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional. Conceitos Complementares - A totalidade dos documentos conservados em um arquivo recebe o nome de acervo. - O acesso é a disponibilidade de um arquivo para consulta. - As embalagens destinadas à proteção dos documentos e a facilitar o seu manuseio, são chamadas de acondicionamento. - O conjunto de operações de armazenamento e acondicionamento de documentos é o arquivamento. Armazenamento → guarda Acondicionamento → embalagem (proteção aos documentos) Por exemplo: alguns documentos deixaram de ser consultados com frequência, tendo sido, por essa razão, transferidos ao arquivo intermediário, a fim de aguardarem a sua destinação final. Neste arquivo, tais documentos foram empacotados e colocados nas estantes de aço. a) Qual foi a forma de acondicionamento usada? Os pacotes, que servem para proteger o documento. b) Qual o local de armazenamento dos documentos empacotados? Eles foram guardados nas estantes de aço. A Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Para melhor compreender o que foi exposto, é essencial entender as 3 idades dos documentos (Ciclo de vida dos documentos): 1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: trata-se do conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados. 2. Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. 3. Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva. Protocolo É a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. Classificação Básica de Arquivos Há vários tipos de arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem e podem ser classificados segundo as entidades criador-mantenedoras: - Públicas: federal, estadual, municipal. - Privadas: institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações). - Pessoais: fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc. Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel como discos, filmes, fitas, dvd’s, cartões de memória, etc., e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 5 Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os arquivos médicos, de imprensa, de engenharia, literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São denominados como arquivos Especializados. Tipos de Pastas Os tipos de pastas mais comuns são: Pastas Suspensas: indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em estantes. Possuem etiquetas laterais para identificação da documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo corrente. Pastas Intercaladoras: essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se à guarda de pequenos volumes de papéis. Pasta A/Z: ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição vertical e ordenadas de A a Z. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº do documento ou pasta. É muito utilizado em arquivo corrente. Pasta Sanfonada: confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias e guias para indicar o assunto. É ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. Pasta Americana: confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso policial que possui aba para identificações. É usada para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. Fichário: se classifica como arquivo permanente. O fichário é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com gavetas para fichas e documentos. No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição horizontal, uma sobre as outras (modelo KARDEX). As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas, desta disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que a imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas anotações. O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, uma atrás das outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas podem comportar um grande número de fichas. O arquivo, quando bem organizado: - Transmite ordens; - Evita repetição desnecessária de experiências; - Diminui a duplicidade de documentos; - Revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos; - Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos; - Auxilia o administrador a tomada de decisões. Métodos ou Técnicas de Arquivamento Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, revela que métodos de arquivamento é = Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o organismo da arquivologia, pois dessa forma quemautoridade de um superior para um subordinado em toda a organização, desde a base até a cúpula, onde geralmente está o chefe principal como autoridade máxima”. Qual princípio foi definido acima? (A) Função de linha e de Staff; (B) Definição funcional; (C) Escalar; (D) Especialização. 05. (EBSERH - Assistente Administrativo/HU-FURG - IBFC) Funções organizacionais são tarefas especializadas que contribuem para a empresa realizar seus objetivos. Todas as empresas têm praticamente as mesmas funções, mesmo que às vezes elas estejam acumuladas em um só departamento. Abaixo estão descritas essas funções. Assinale a alternativa que não condiz com uma dessas funções. (A) Produção. (B) Marketing. (C) Finanças. (D) Recursos Humanos. (E) Redes de internet. 06. (UFABC - Assistente em Administração - VUNESP) Uma das noções básicas em administração refere-se à utilização adequada dos meios disponíveis (materiais, equipamentos, processos etc.) para que se atinjam os fins propostos. O conceito ao qual essa ação se refere é o de (A) eficácia. (B) qualidade. (C) economia. (D) eficiência. (E) correção. Gabarito 01.A / 02.A / 03.C / 04.C / 05.E / 06.D Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 67 Comentários 01. Resposta: A As habilidades conceituais são necessárias para todos os administradores, mas substanciais aos que fazem parte do nível estratégico, ou seja, da Alta Administração, pois essas habilidades requerem o raciocínio rápido e eficiente, úteis principalmente para a tomada de decisão. É a capacidade de ter uma visão sistêmica, um olhar crítico e perceber como é a dinâmica de uma organização, como é estruturada, organizada - em outras palavras, é enxergar a relação que cada área estabelece entre si. 02. Resposta: A Habilidades Técnicas são as habilidades ligadas à execução do trabalho, e ao domínio do conhecimento específico para executar seu trabalho operacional. Habilidades Humanas são as habilidades necessárias para um bom relacionamento. Habilidades Conceituais são as habilidades que mantêm a visão da organização como um todo, influenciando diretamente no direcionamento e na Administração da empresa. 03. Resposta: C Chiavenato descreve cinco tipos de recursos empresariais, a seguir: 1) Recursos Materiais: são os recursos físicos utilizados nas realizações da atividades empresariais. Ex.: Máquinas, ferramentas, edifício etc.; 2) Recursos Financeiros: são os recursos que financiam as operações da empresa. Ex.: Fluxo de caixa; 3) Recursos Humanos: são os conjuntos de colaboradores, capital intelectual que opera as atividades. Ex.: Diretores, supervisores etc.; 4) Recursos Mercadológicos: meios utilizados para entrar em contato com o ambiente externo, abrangem controle de qualidade, propagandas, análise de mercado, pontos de distribuição, etc.; 5) Recursos Administrativos: é a gestão utilizada pela empresa, abrange o planejamento, organização, direção e controle Integrando ainda, os outros recursos empresariais. 04. Resposta: C Cadeia de comando, também chamada de cadeia escalar, é a linha de autoridade formal em uma organização. Ela pode ser observada no organograma da organização, o qual identifica os papéis de cada indivíduo e quem deve responder a quem dentro da estrutura organizacional. A cadeia de comando é a definição formal do sentido da comunicação e responsabilidade de cada indivíduo da organização. 05. Resposta: E As funções organizacionais são as tarefas especializadas que as pessoas e os grupos executam para que a organização operações), marketing, pesquisa e desenvolvimento, finanças, contabilidade, administração de materiais, logística e recursos humanos. 06. Resposta: D A eficiência se refere aos meios, os métodos, processos, regras e regulamentos sobre como as coisas devem ser feitas na organização a fim de que os recursos sejam adequadamente utilizados, uma organização considerada eficiente é aquela que utiliza racionalmente seus recursos, para alcançar os objetivos da organização. EFICIÊNCIA, EFICÁCIA E EFETIVIDADE A maioria das organizações, além de eficientes e eficazes44, precisam ser competitivas, ou seja, precisam ser mais eficientes e eficazes que seus concorrentes. A linha de base, a longo prazo, é a sobrevivência e o crescimento, pela constante melhoria do desempenho, respeitando os valores e princípios organizacionais. Os lucros viriam como consequência. Sendo assim, cabe compreender a relevância da eficácia, a eficiência e a efetividade na organização. Eficiência A eficiência de uma organização depende de como seus recursos são utilizados, então eficiência significa: 44 BATEMAN, Thomas S. e SNELL, Scott A. Administração – Construindo Vantagem Competitiva. Atlas. São Paulo, 1998. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 68 - Realizar atividades ou tarefas da maneira certa, sem erros e atrasos; - Realizar tarefas de maneira inteligente, com o mínimo de esforço e com o melhor aproveitamento possível de recursos. O princípio da eficiência é o da relação entre esforço e resultado: quanto menor o esforço necessário para produzir um resultado, mais eficiente é o processo. Autores relacionam a eficiência com a economicidade. Assim, mede a relação entre a quantidade de produto ou serviço e custo dos insumos envolvidos. A eficiência é medida na entrada do processo. Refere-se a consumo de recursos. Quantos recursos consumimos em relação ao que propusemos a consumir? O Foco da Eficiência está no(a): - No método, no caminho e na forma de fazermos; - Assim como na: economia de meios, o menor consumo de recursos para atingir ao objetivo. Já a antítese da eficiência é o desperdício, que ocorre quando: - Mais recursos são usados do que os necessários para realizar um objetivo; - Consomem-se recursos e nenhum objetivo é realizado; - Produtos e serviços (objetivos) desnecessários são realizados. Eliminar Desperdícios Significa: - Reduzir ao mínimo atividade que não agrega valor ao produto ou serviço; - Agregar valor significa realizar operações estritamente relacionadas com a elaboração do produto ou prestação do serviço. Depois de eliminados ou reduzidos ao mínimo indispensável os desperdícios, o que resta é atividade ou esforço que agrega valor ao produto; A eliminação de desperdícios diminui os custos de produção sem que o valor do produto para o cliente fique comprometido. Veja Palavras-Chave da Eficiência: Ausência de desperdícios. Uso econômico de recursos. Menor quantidade de recursos para produzir mais resultados. Fazer bem alguma tarefa. Utilização dos recursos de forma produtiva, de maneira econômica; fazer melhor o uso dos recursos disponíveis em uma organização. Eficácia - Consiste em fazer a coisa certa (não necessariamente da maneira certa); - Relacionada a atingir o objetivo; - Se desejamos fazer algo e temos êxito, somos eficazes; - Cumprir a missão é chegar ao resultado; - É o conceito de desempenho que envolve a comparação entre objetivos (desempenho esperado) e resultados (desempenho realizado); - Significa o grau ou taxa de realização dos objetivos finais da organização; - Deve ser o objetivo prioritário para todas as organizações; - Mede aspectos do produto ou serviço final, em termos de alcance de metas; - Significa realizar as coisas certas, pontualmente, e com os requisitos de qualidade especificados; - A eficácia está na saída do processo. A sua medida é igual a: output obtido; - Grau em que se alcançam os objetivos e as metas em um determinado período de tempo, sem levar em conta os custos. Indicadores que são Utilizados para Planejar e Controlar o Desempenho - Satisfação dos clientes com os produtos; - Fidelização de clientes; - Ganho de novos clientes; - Volume de reclamações; - Atendimento de reclamações; - Facilidade de acesso aosserviços de atendimento. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 69 No que diz respeito à Eficácia, Maximiano conclui que a eficácia é a relação entre resultados e objetivos. Não adianta muito produzir resultados de maneira eficiente, se não forem os resultados corretos. A diferença entre eficiência e eficácia pode ser ilustrada pela história das duas principais empresas automobilísticas do mundo: Ford e General Motors. Embora Henry Ford fosse um mestre da eficiência, foi a GM que se transformou na maior e mais bem- sucedida empresa do ramo. Esse desempenho é o resultado de sua orientação para o mercado e não apenas para o processo produtivo. Enquanto a Ford tinha uma estratégia de fazer eficientemente o mesmo carro, a GM se orientou para fazer um carro para cada tipo de cliente. Portanto eficácia significa: - Grau de coincidência dos resultados em relação aos objetivos; - Capacidade de um sistema, processo, produto ou serviço de resolver um problema; - Fazer as coisas certas; - Sobrevivência; Para avaliar o grau de eficácia de um sistema, é necessário saber quais são os objetivos e quais os resultados de fatos alcançados. Exemplo: há várias empresas que querem vender seus produtos e mais eficaz é aquela que consegue transformar um grande número de pessoas em seus clientes, obter lucro e sobreviver com isso. Vale ressaltar também que é possível ser eficaz sem ser eficiente, e ser eficiente sem ser eficaz. Ou ainda, é possível também nem ser eficaz e nem ser eficiente. Segundo DAFT45, às vezes a eficiência conduz à eficácia. Em outras organizações, eficiência e eficácia não são relacionadas. Uma organização pode ser altamente eficiente e pode não conseguir atingir seus objetivos, porque fabrica um produto para o qual não existe demanda, por exemplo. De maneira análoga, uma organização pode alcançar suas metas de lucros, mas ser ineficiente, tendo muitos desperdícios, custos adicionais, desorganização na sua forma de trabalhar... Veja a seguir: Fonte: Jorgenca, 201346. Economicidade No caso da economicidade, a variável a ser considerada é unicamente o custo. A economicidade trata- se da qualidade daquilo que é econômico. Como por exemplo em um hospital: o custo de produção de um hospital descrito como B pode ser menor do que a do hospital descrito como A, ou seja o gestor público do hospital B foi mais econômico do que a do hospital A. Efetividade Efetividade é o impacto real que os objetivos cumpridos causam no ambiente. É quando há um impacto no todo, uma mudança na realidade. Há autores que entendem como a junção de eficácia e eficiência. É 45 DAFT, R. L. Teoria e Projetos das Organizações. 6.ed. Rio de janeiro: LTC, 1999. 46 http://jorgenca.blogspot.com.br/2013/07/eficiencia-e-eficacia.html Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 70 a satisfação, o sucesso na prática do que é feito e quando a qualidade é percebida pelo cidadão ou cliente. É um conceito mais abrangente. Eficiência indica se o objetivo foi alcançado (relação custo/benefício), enquanto a efetividade apresenta se aquele objetivo acarretou melhorias para a população visada (qualidade do resultado)47. Castro afirma que a literatura especializada incorporou um terceiro conceito, mais complexo que eficiência e eficácia. Trata-se da efetividade, que segundo o autor, é especialmente válida para a administração pública. A efetividade, na área pública, avalia em que medida os resultados de uma ação trazem benefício à população. Ou seja, ela é mais abrangente que a eficácia, na medida em que esta indica se o objetivo foi atingido, enquanto a efetividade mostra se aquele objetivo trouxe melhorias para a população. Veja a seguir estes termos relacionados: Produtividade Produtividade é a redução do tempo gasto para executar um serviço, ou o aumento da qualidade de produtos elaborados, sem o acréscimo de mão de obra ou aumento dos recursos necessários. É definida como a relação entre os recursos utilizados e os resultados obtidos (ou produção). Todo o sistema tem um índice de produtividade, que se verifica com a contagem da quantidade produzida por unidade de recursos. Então produtividade é a relação entre resultados obtidos e recursos utilizados. Exemplo: Quantidade de produtos por trabalhador, alunos por professor, vendas por metro quadrado. De forma geral, quanto mais elevada a quantidade de resultados obtidos com a mesma unidade de recursos, mais produtivo o sistema é. A produtividade pode aumentar porque a produção aumenta e, ao mesmo tempo, porque diminui o volume de recursos empregados. Lembre-se que a produtividade não é somente maior quantidade. É preciso avaliar a qualidade do serviço. Por exemplo: um digitador produzia a emissão de 10 relatórios por dia. Com formação específica, passou a produzir 15 relatórios por dia, com a mesma qualidade. Isto significa que houve um ganho de produtividade de 50%. A produtividade pode ser sempre melhorada através da criatividade, da formação e da melhoria contínua. É o máximo da produção que a qualidade permite. O desperdício é o maior inimigo da produtividade. Ele aumenta os custos e diminui a competitividade. - Desperdícios Aparentes: São desperdícios tradicionais, facilmente identificáveis, como luz, água, lixo, sucata. - Desperdícios Ocultos: São os desperdícios existentes nos processos de trabalho com os quais nos acostumamos, não percebendo-os como anormais. Como Combater os Desperdícios - Observe bem o processo de trabalho e desenhe as sequências das operações através de Fluxogramas, por exemplo; - Localize os pontos de perdas. 47 CASTRO, R. B. Eficácia, Eficiência e Efetividade na Administração Pública. In: 30º Encontro da ANPAD. Salvador, 2006. EFICIÊNCIA EFICÁCIA EFETIVIDADE - Ênfase nos meios; - Fazer corretamente; - Utilizar produtivamente os recursos; - Custo-benefício; - Mínimo de perdas e desperdícios (produzir mais com cada vez menos). - Ênfase nos resultados; - Fazer o que deve ser feito; - Capacidade de atingir objetivos; - Cumprir metas; - Realizar o que foi proposto. - Ênfase no impacto; - Medir o desempenho (efeito) das metas atingidas e objetivos; alcançados; - Transformar a situação existente; - Mudança e desenvolvimento. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 71 Como Conseguir Melhor Produtividade - Ter preocupação com o ambiente de trabalho, seja em seu aspecto físico ou no relacionamento com os colegas (ambiente limpo, seguro, arejado, num clima de amizade e confiança); - Investir na formação básica e na qualificação profissional dos funcionários (cursos de alfabetização, supletivos, de habilidades e atualização tecnológica); - Valorizar o profissional, afastando-o do medo, da insegurança, propiciando o conhecimento de assuntos de interesse do seu trabalho (palestras, encontros, trabalhos em grupo); - Demonstrar respeito pelos direitos e obrigações dos funcionários, incentivando-os a uma maior autoestima e confiança de suas capacidades. Vantagens da Qualidade e Produtividade Para o cliente - Recebe os serviços dentro dos prazos, nas especificações corretas e com preço adequado, conforme combinado; - Pode sugerir melhorias para a empresa, adequando, cada vez mais, o serviço às suas necessidades. Para a empresa - Cria sistemas que permitem a produção padrão dos seus serviços, atendendo ao cliente de forma organizada e controlada; - Ganha fama, mais clientes e mais solidez no mercado. Para o profissional - Trabalho confiável, seguro e em ambiente saudável; - As atividades são realizadas por todos de forma integrada e sob controle; - Desenvolvimento individual dos funcionários. Para o país Empresas sólidas, lucrativas e competitivas, preparadas para a concorrência internacional e geradorasde novos postos de trabalho. Estratégias para Aumentar a Produtividade - Controlar custos; - Combater desperdícios; - Organizar o trabalho; - Utilizar a criatividade para melhoria contínua; - Produzir mais com os mesmos recursos; - Trabalhar em equipe. A produtividade das empresas tem vindo a crescer nos últimos tempos devido à grande concorrência e à necessidade de fazer sempre melhor. Mas, a produtividade se baseia, essencialmente, na melhoria do sistema produtivo e dos seus outputs (saídas) sem acrescer nada ao seu custo. Medir a produtividade de uma empresa é saber até que ponto ela é eficiente na utilização dos seus recursos. Competitividade A competitividade está diretamente ligada à eficiência empresarial. Competitividade é a base do sucesso ou fracasso de um negócio onde há livre concorrência. As empresas têm natureza competitiva – elas concorrem entre si, disputando a preferência dos mesmos clientes e consumidores. O sucesso de uma pode significar o fracasso de outra. Para serem competitivas, as empresas precisam ter desempenho melhor que outras que disputam os mesmos clientes. Uma empresa é competitiva quando tem alguma vantagem sobre os seus concorrentes, que a faz ser preferida pelos clientes ou mais apta em alguma forma de relacionamento com o ambiente. Aqueles com boa competitividade prosperam e se destacam dos seus concorrentes, independente do seu potencial de lucro e crescimento... Competitividade é a correta adequação das atividades do negócio no seu microambiente. A competição é o termômetro para as adaptações das atividades de uma empresa em relação ao seu nicho de mercado. Uma das estratégias utilizadas pelas empresas para serem competitivas é a diferenciação de seus produtos e/ou serviços. A gestão da qualidade auxilia no processo de competitividade a partir do momento que oferece ao mercado produtos livres de defeitos, entregas Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 72 rápidas, isto associado aos programas operacionais que passam a contribuir plenamente para atender seus consumidores. O modelo de gestão da qualidade procura atender prontamente aos requisitos da competitividade através da colocação de novos produtos e serviços, necessidade de oferecer produtos e serviços com alta qualidade a custos relativamente baixos que os tornem competitivos, capacidade rápida de inovação, dentre outras. Sendo assim, são inúmeras vantagens competitivas que uma empresa pode ter. As mais importantes são: qualidade, custo baixo, velocidade, inovação e flexibilidade. Alcançar essas vantagens depende do entendimento e da correta aplicação dos conceitos de eficiência e eficácia. Questões 01. (BADESC - Analista Administrativo - FGV) Levando em consideração o uso de controles e indicadores de produtividade em um programa de educação, o percentual de crianças matriculadas e a avaliação da qualidade por meio de exames nacionais são, respectivamente, exemplos de: (A) eficácia e eficiência. (B) eficiência e eficácia. (C) efetividade e eficiência. (D) efetividade e eficácia. (E) eficácia e efetividade. 02. (Emdec - Assistente Administrativo Jr - IBFC) Em Administração, utilizar da melhor forma todos os recursos disponíveis denomina-se: (A) Eficácia. (B) Eficiência. (C) Desempenho. (D) Gerenciamento. 03. (SEFAZ/RJ - Auditor Fiscal da Receita Estadual - FGV) Julgue o próximo item: Não raro, as pessoas confundem os termos eficiência, eficácia e efetividade. A eficácia consiste em fazer a coisa certa (não necessariamente da maneira certa). Assim, está relacionada ao grau de atingimento do objetivo. Se desejamos fazer algo (ser aprovados em um concurso público, por exemplo) e logramos êxito nesse projeto, somos eficazes. Dessa forma, evidencia o cumprimento da missão, chegar ao resultado desejado. ( ) Certo ( ) Errado 04. (SEFAZ/RJ - Fiscal de Rendas - FGV) Com relação aos temas eficiência e eficácia, assinale a afirmativa incorreta. (A) Eficiência é um conceito limitado. (B) Eficiência diz respeito aos trabalhos internos de uma organização. (C) Uma organização não pode ser eficiente se não for eficaz. (D) A abordagem de metas para eficácia organizacional identifica as metas de uma organização. (E) Eficácia é um conceito abrangente. 05. (SMA/RJ - Administrador - Pref.do Rio de Janeiro/RJ) A capacidade de coordenar constantemente esforços e energia, tendo em vista o alcance de resultados globais positivos ao longo do tempo e a manutenção da empresa no ambiente, está relacionada ao seguinte conceito de planejamento: (A) eficiência (B) efetividade (C) eficácia (D) abrangência 06. (Pref. de Rio de Janeiro/RJ - Agente de Administração) A preocupação que o administrador deve ter de que os recursos públicos sejam aplicados de forma mais racional possível no sistema municipal de transportes é um indicador de: (A) excelência (B) efetividade (C) eficácia (D) eficiência Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 73 07. (TJ/RS - Analista Judiciário - FAURGS) No momento em que o Governo avalia o desempenho de suas organizações e servidores por metas ou objetivos alcançados, ele está avaliando a gestão pública através de qual medida de desempenho? (A) Eficiência. (B) Eficácia. (C) Efetividade. (D) Qualidade. (E) Custos. 08. (TER/PE - Analista Judiciário - FCC) As metas estratégicas da empresa Directa constituem a matéria-prima da avaliação, cuja mensuração de desempenho se dá por meio de indicadores. O indicador de desempenho vinculado ao grau de satisfação, valor agregado e a transformação produzida no contexto geral é o de (A) economicidade. (B) eficácia. (C) excelência. (D) efetividade. (E) eficiência. 09. (TRT 11ª Região - Analista Judiciário - FCC) Na avaliação de um projeto, quando medimos o quanto este alcançou com os objetivos específicos que traçou para si, estamos focalizando (A) sua legitimidade. (B) sua eficácia. (C) seu impacto. (D) sua eficiência. (E) sua produtividade. 10. (EBSERH - Analista Administrativo - IBFC) Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta. I. Eficiência é realizar as atividades ou tarefas da maneira certa. II. Eficácia é fazer as coisas certas. III. Produtividade e qualidade combinam-se para gerar várias medidas de eficiência. (A) Somente a afirmação I está correta (B) Somente a afirmação II está correta (C) Todas as afirmações estão corretas (D) Nenhuma das afirmações está correta (E) Somente a afirmação III está correta Gabarito 01.E / 02.B / 03.Certo / 04.C / 05.B / 06.D / 07.B / 08.D / 09.B / 10.C Comentários 01. Resposta: E O objetivo é que a educação seja acessível ao maior número de crianças possível. A quantidade de crianças matriculadas se relacionaria com a eficácia, ou seja, o objetivo está sendo atingido. Para ser eficiente teria que utilizar os recursos de forma mais econômica e produtiva, ou seja, educar mais crianças com menos recursos (isso não é citado). E para ser efetivo deve-se avaliar os impactos para a organização, nesse caso a efetividade é medida através de exames nacionais, já que a quantidade de alunos matriculados não significa que eles de fato estão sendo educados. 02. Resposta: B Eficiência é: - capacidade administrativa de produzir o máximo de resultados com o mínimo de recursos, energia e tempo; - produzir o máximo com o mínimo de desperdício; - produtividade operacional; Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 74 - eficiência está associada à racionalidade - produtividade (ação, força, virtude de produzir). 03. Resposta: Certo A assertiva está corretamente exposta ao exemplificar o caso do concurso público, pois ao passar em um concurso, atingiu-se o objetivo final, isto é, foi eficaz, de acordo com a explicação prévia coerente com os termos também. 04. Resposta:C A) e B) Certas - Eficiência é um conceito mais limitado que diz respeito aos trabalhos internos da organização. A eficiência organizacional é o volume de recursos utilizados para produzir uma unidade de produto. Ela pode ser medida como a razão entre as entradas e as saídas. Se uma organização puder conseguir um determinado nível de produção com menos recursos que outra, ela é mais eficiente. C) Errada - Às vezes, a eficiência conduz à eficácia. Em outras organizações, eficiência e eficácia não são relacionadas. Uma organização pode ser altamente eficiente e não conseguir seus objetivos porque fabrica um produto para o qual não existe demanda. De maneira análoga, uma organização pode alcançar suas metas de lucros, mas ser ineficiente. D) e E) CERTAS - A eficácia organizacional é o grau em que a organização realiza seus objetivos. Eficácia é um conceito abrangente. Ele implicitamente leva em consideração um leque de variáveis tanto do nível organizacional como do departamental. A eficácia avalia a extensão em que os múltiplos objetivos e metas – oficiais ou operativos – foram alcançados. 05. Resposta: B Observe que coordenar esforços e energia com inteligência de gestão = eficiência; Objetivar alcance de resultados = eficácia. Os dois ao mesmo tempo = efetividade (gabarito b), pois a efetividade é a capacidade de fazer uma coisa (eficácia) da melhor maneira possível (eficiência) trazendo um impacto significativo. 06. Resposta: D Eficiência - A eficiência é uma relação entre custos e benefícios. Assim, a eficiência está voltada para a melhor maneira pela qual as coisas devem ser feitas ou executadas (métodos), a fim de que os recursos sejam aplicados da forma mais racional possível (Chiavenato, 1994, p. 70). Eficiência - relação custo/benefício = Recursos. Palavras-chave: Ausência de desperdícios. Uso econômico de recursos. Menor quantidade de recursos para produzir mais resultados. Fazer bem alguma tarefa. Utilização dos recursos de forma produtiva, de maneira econômica; fazer melhor uso dos recursos disponíveis em uma organização. 07. Resposta: B Sempre tenha em mente a diferença entre os termos: Eficiência: otimizar recursos para obter os resultados. Fazer certo as coisas (Geralmente Operacional) Eficácia: alcance dos resultados/metas/objetivos, independentemente dos recursos. Fazer as coisas certas. Logo, a eficácia é a resposta correta, pois o enunciado da questão trata de metas ou objetivos alcançados pelos servidores. Efetividade: transformação; impacto social; satisfação do cliente; agregação de valor. 08. Resposta: D A efetividade tem a ver com o IMPACTO gerado pelas ações, a sua repercussão e efeitos, o poder transformador em um contexto geral. Trata-se de uma definição perfeita para o conceito de efetividade. 09. Resposta: B Mais uma definição de cada um dos termos para uma melhor memorização e entendimento: - Eficiência: uso otimizado, com economia e qualidade, dos bens e recursos empregados na implementação das ações. - Eficácia: capacidade de alcance das metas previstas; - Efetividade: correspondência entre os resultados da implantação de um programa e o alcance dos seus objetivos, tendo como referência os impactos na sociedade. Não basta o alcance de metas precisa gerar alguma alteração, algum impacto ou repercussão. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 75 10. Resposta: C Todas as assertivas foram corretas em sua definição. Como visto, eficiência está relacionada com economia e a eficácia com objetivos e resultados. I. Eficiência é realizar as atividades ou tarefas da maneira certa. CORRETO. Fazendo da maneira certa você economiza, não tem retrabalho, etc. II. Eficácia é fazer as coisas certas. CORRETO. Fazendo as coisas certas, você está atingindo seus objetivos e resultados, independentemente de ser econômico (eficiente) ou não. III. Produtividade e qualidade combinam-se para gerar várias medidas de eficiência. CORRETO. Produtividade se relaciona com gastar pouco e fazer muito. Qualidade também entra nesse viés, de ganhar economia. O processo organizacional ou processo administrativo, envolvem funções administrativas que são fundamentais, sendo estas o PODC: Planejar; Organizar; Dirigir; Controlar. Para entendermos o que é o processo organizacional é essencial conhecer a sua composição e entender sua origem. As primeiras teorias da administração surgiram no final do século XIX e início do Século XX. Henry Fayol (da Teoria Clássica) foi pioneiro a tratar das funções administrativas e para este autor, elas eram cinco funções administrativas: Planejamento, Organização, Comando, Coordenação e Controle. Mais tarde outros autores da Teoria Neoclássica também fizeram algumas poucas variações e criaram o seu próprio processo organizacional sem entrar em um consenso. Porém, nos dias atuais, uma das definições mais utilizadas no processo administrativo é a do PODC, no qual compõem as quatro funções administrativas que são primordiais para um excelente resultado organizacional. Segundo Chiavenato48, “quando essas funções de integram, se forma o processo administrativo, entretanto quando consideradas isoladamente constituem apenas as funções administrativas”. Nota: Função é o conjunto de atividades de natureza homogênea que devem ser executadas pelos administradores para que a organização alcance os seus fins determinados. Essas funções (Planejar - Organizar - Dirigir - Controlar) devem ser coordenadas para que possa haver uma sequência na execução de cada uma delas, embora não haja uma regra e muitas vezes sejam executadas simultaneamente, pois traduzem uma interação dinâmica. Nota-se, entretanto, que há uma linha lógica de raciocínio a ser seguida e que quando determinada função não é bem executada, isso prejudica a função seguinte e interfere no ciclo como um todo. 48 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. 7ª ed. rev. e atual. - Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. O processo administrativo: planejamento, organização, influência, controle. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 76 Ciclo Administrativo e as Funções Administrativas Fonte: Adaptado de Chiavenato, 2003. Na figura acima, pode-se perceber que as funções administrativas são mais do que uma simples interação cíclica, pois uma função interage com outra, demonstrando a interdependência que possuem entre si. Pela figura somos capazes de identificar os objetivos que cada função possui. Fica evidente que se apenas uma for executada não trará o resultado esperado à gestão de uma organização, é necessário que sejam respeitados o ciclo e a constante verificação se cada função está sendo cumprida de forma correta. Vejamos agora cada uma destas funções de forma detalhada. Planejamento O administrador é um profissional que necessita ter uma visão sistêmica para que consiga tomar decisões estratégicas com maior segurança e previsibilidade. É preciso que haja um planejamento de suas atividades no futuro, facilitando à empresa enxergar quais ações serão necessárias a fim de conseguir alcançar os objetivos propostos. Sendo assim, o planejamento está ligado às prospecções futuras de uma organização e ao alcance de uma melhor posição no mercado competitivo. O Planejamento envolve: - O processo onde se define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. - E estabelece-se objetivos, metas e planos apropriados para alcançá-los, incluindo a análise da situação atual, a previsão de eventos, a determinação das atividades em que a organização deverá se engajar, a escolha de estratégias corporativas e a alocação dos recursos necessários para atingir as metas. Objetivos: São alvos ou estados futurosa que se deseja chegar (mais genérico, sem tempo determinado e sem quantificação. Ex: Aumentar receita bruta de vendas); Metas: Representam a quantificação e especificação dos objetivos e têm prazos definidos. Ex: Aumentar receita bruta de vendas em 2% ao ano nos próximos 3 anos. Planos: Conjunto de ações para atingir as metas e objetivos. O planejamento busca comprometimento de toda equipe que está envolvida com essa função administrativa, bem como busca anteceder-se a situações de imprevistos. As funções de planejar envolvem: - Verificar como as coisas estão hoje; - Desenvolver premissas sobre condições futuras (cenários); Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 77 - Definir objetivos e metas; - Identificar meios para alcançar as metas e objetivos; - Implementar os planos de ação necessários; - Definir um planejamento estratégico, um plano tático e um operacional. O planejamento possui uma divisão que ocorre entre as escalas de nível estratégico, tático e operacional. Segue a tabela dos 3 modelos de planejamento de acordo com os seus níveis: PLANEJAMENTO CONTEÚDO EXTENSÃO AMPLITUDE Estratégico Genérico Sintético Abrangente Longo Prazo – até 10 anos Aborda a empresa na totalidade. Presidência/Diretoria Executivo Tático Menos Genérico e mais detalhado Médio Prazo - anual Aborda cada unidade da empresa em separado. Diretor de departamento Operacional Detalhado Específico e analítico Curto Prazo – rotina diária Orientado apenas para cada tarefa da operação. Níveis operacionais – Supervisores Organização Esse termo pode ter diversos significados dependendo da frase ou tema em que é colocado. Neste caso, o sentido de organização que trataremos será o ato de organizar propriamente dito, de estruturar e integrar os recursos necessários à execução dos objetivos e metas traçados na função administrativa planejamento. Organização pode ser compreendida como o processo administrativo que visa à estruturação de uma entidade (empresa). Significa distribuir o trabalho, os recursos e a autoridade na empresa. Para Chiavenato, “organizar consiste em determinar as atividades específicas e necessárias ao alcance dos objetivos planejados, de forma a agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização); designar tais atividades às específicas posições e pessoas (cargos e tarefas)”. Ou seja, definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se e o que é preciso para a realização da tarefa. Logo, organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos. São os meios utilizados para que as demais funções possam ser praticadas: estrutura dos órgãos de uma organização, a divisão interna do trabalho, a alocação dos recursos, a determinação sobre as pessoas que devem realizar determinada tarefa, a coordenação de esforços de maneira em geral. A função “Organizar” envolve: - Dividir o trabalho (cada pessoa exerce uma parte); - Agrupar as atividades em uma estrutura lógica (integra o trabalho de todos); - Designar pessoas para sua execução; - Alocar recursos necessários para atingir objetivos. Organizar o negócio também significa coordenar: 1. O espaço: Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu devido lugar. 2. O tempo: Um tempo para cada tarefa e cada tarefa em seu devido tempo. A organização do tempo requer: - Uma agenda para controlar os compromissos; - Ter em mente as prioridades; - Pontualidade para executar tudo o que foi programado. 3. O trabalho: A organização do trabalho, pode ser bem mais simples do que imaginamos. Uma boa ideia seria, fazer uma lista de todas as tarefas que se realizam na empresa, agrupando-as da maneira mais lógica. A Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 78 sequência mais adequada é aquela que permite realizar as tarefas de forma eficiente e no menor tempo possível. Ou seja: - Listar as tarefas que se realizam na empresa e, agrupá-las por atividade; - Determinar quem são os responsáveis por cada tarefa. 4. As pessoas: Para que haja uma boa organização no negócio, este deve possuir unidade de comando e unidade de direção. De modo que, na unidade de comando cada pessoa recebe atribuições e é orientada para ao fim de suas atividades, prestarem contas com seu supervisor. Na unidade de direção, todas as tarefas são designadas a um responsável permanente. 5. Os recursos financeiros: Implica na distribuição correta dos recursos financeiros da empresa para obter a partir dos mesmos, o maior rendimento possível. Atenção: a função organização é diferente “das organizações”. “As organizações” trata-se do grupo de pessoas que interagem entre si para atingir um objetivo específico. Ex.: Você trabalha em “uma organização” de forma “organizada”. O processo organizacional tem como resultado a divisão de um todo em partes ordenadas. Assim, a organização é a função responsável por ordenar as atividades estipuladas nos planos previamente elaborados, é o momento no qual as tarefas serão fragmentadas por equipes ou departamentos para serem preparadas para a próxima função a ser executada, a Direção. Influência Influência é a ação que alguém ou algo tem sobre outra coisa, ou seja, o poder, o controle ou a autoridade. Quando se diz que determinada pessoa é uma influência para as demais, significa que serve de modelo ou que exerce interferência sobre o modo de agir ou de pensar das outras pessoas. Essa influência pode se dar a partir de determinadas condutas, tais como: comunicação, liderança, motivação, grupos, equipes e cultura organizacional. Controle O controle, como a quarta função administrativa, depende do planejamento, da organização e da direção para formar o processo administrativo. A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste, fundamentalmente, em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. Assim, o controle é a função administrativa que monitora e avalia as atividades e resultados alcançados para assegurar que o planejamento, a organização e a direção sejam bem-sucedidos. O controle é uma função administrativa que se distribui entre todos os níveis organizacionais, como indica o quadro abaixo: Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 79 Os Três Níveis de Controle Quando falamos de controle, queremos dizer que o nível institucional efetua o controle estratégico, o nível intermediário faz os controles táticos, e o nível operacional, os controles operacionais, cada qual dentro de sua área de competência. Os três níveis se interligam e se entrelaçam intimamente. Contudo, o processo é exatamente o mesmo para todos os níveis: monitorar e avaliar incessantemente as atividades e operações da organização. Os administradores passam boa parte de seu tempo observando, revendo e avaliando o desempenho de pessoas, unidades organizacionais, máquinas e equipamentos, produtos e serviços, em todos os três níveis organizacionais. Tipos de Controle O processo de controle também pode ser classificado pela sua incidência no processo administrativo, nos quais são: Controle de pré-ação: aborda a análise dos recursos (financeiros, humanos e materiais) disponíveis para projetar se será possível implementar algo conforme o planejado. Os orçamentos financeiros são o tipo mais comum de controle preventivo ou controle pré-ação como é chamado por alguns autores. Os cronogramassão outro tipo de controle preventivo pelo fato das atividades preliminares exigirem um investimento de tempo. Controle de direção ou controle concorrente ou controle de guia: ocorre durante a execução prevista por um planejamento e auxilia na execução, uma vez que permite ao administrador detectar desvios, corrigi-los implementando ações corretivas no transcorrer do processo. Controle de sim/não: é um tipo de controle capaz de interromper uma ação a fim de definir aquilo que será seguido, as condições para isso e os ajustes/procedimentos necessários. Controle pós-ação ou controle de feedback: ocorre após uma ação já ter sido executada, com o objetivo de verificar se o resultado foi alcançado e tem como objetivo gerar feedback (retroalimentação do sistema). Concentram-se no resultado final, em oposição aos insumos e atividades. Controle Interno: Controle interno é o autocontrole. É exercido por pessoas motivadas a tomar conta de seu próprio comportamento na função. Controle Externo: O controle externo amplia o processo de controle. Ele envolve supervisão ativa dia a dia. Quando os gerentes interagem e trabalham uns com os outros, frequentemente, descobrem coisas que precisam de correção, sugerindo ações para o seu aperfeiçoamento. Os Controles Organizados Em geral, os controles organizados servem para: - Padronizar o desempenho, por meio de inspeções, pesquisas, supervisão, procedimentos escritos ou programas de produção. - Padronizar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela organização, mediante treinamento de pessoal, inspeções, verificações, controle estatístico de qualidade. - Proteger os bens organizados de abusos, desperdícios ou roubos por meio de exigência de registros inscritos, inspeções, levantamentos, procedimentos de auditoria e divisão de responsabilidades. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 80 - Limitar a quantidade de autoridade que está sendo exercida pelas várias posições ou níveis organizacionais, mediante descrição de cargos, diretrizes e políticas, regras e regulamentos. - Avaliar e dirigir o desempenho das pessoas, por meio de sistemas de avaliação do desempenho do pessoal, vigilância e registro, incluindo informações sobre índices, como produção por empregado, etc. - Prevenir para garantir o alcance dos objetivos organizacionais. O Processo de Controle O processo de controle apresenta quatro etapas ou fases: As Quatros Etapas do Processo de Controle Estabelecimentos de Objetivos ou Padrões O primeiro passo do processo de controle é estabelecer previamente os objetivos ou padrões que se deseja alcançar ou manter. Esses padrões servem de pontos de referência para o desempenho ou resultados de uma organização, unidade organizacional ou atividade individual. O padrão é um nível de atividade estabelecido para servir como modelo para a avaliação do desempenho organizacional. Os padrões funcionam como marcos que determinam se a atividade organizacional é adequada ou inadequada ou como normas que proporcionam a compreensão do que se deverá fazer. Os padrões definem o que deve ser medido em termos de quantidade, qualidade, tempo e custos dentro de uma organização e quais os instrumentos de medidas adequados. Existem vários tipos de padrões utilizados para avaliar e controlar os diferentes recursos da organização: Os Tipos de Padrões Veja um resumo das funções administrativas no quadro a seguir: Funções administrativas PLANEJAMENTO Elaboração de Previsões Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 81 Determinação de Objetivos Determinação de Procedimentos Cronogramas ORGANIZAÇÃO Departamentalização Delegação, Autoridade e Responsabilidade Divisão do Trabalho Estabelecimento de Relações DIREÇÃO Comunicação Motivação de Pessoal Liderança Desenvolvimento de Pessoal CONTROLE Definição de Padrões de Desempenho Medição de Resultados Avaliação de Resultados Correção de Desempenho Questões 01. (DPE/MT - Assistente Administrativo - FGV) Em relação aos processos administrativos nas organizações, assinale a afirmativa incorreta. (A) Prever é traçar um programa de ação. (B) Organizar significa distribuir tarefas. (C) Comandar é distribuir/orientar pessoas. (D) Coordenar é harmonizar os esforços individuais. (E) Controlar é estimular iniciativas autônomas. 02. (IF/SC - Técnico Administrativo - IF/SC) Assinale a alternativa que CORRESPONDE às principais Funções Administrativas que compõem a área da Administração. (A) Gestão de Pessoas, Controle, Planejamento e Produção. (B) Marketing, Planejamento, Controle e Produção. (C) Financeira, Marketing, Direção e Organização. (D) Planejamento, Gestão de Pessoas, Organização e Marketing. (E) Planejamento, Organização, Direção e Controle. 03. (UFMT - Analista Administrativo - INSTITUTO AOCP) O processo administrativo pode ser visualizado como um sistema aberto, no qual as funções administrativas são elementos interdependentes e interativos, com influências recíprocas acentuadas. Assinale a alternativa que mostra o papel da função direção como processo no nível intermediário de atuação da organização. (A) Determinação de objetivos e colocação de recursos. (B) Políticas e diretrizes de direção e condução do pessoal. (C) Desenho da estrutura organizacional com definição de rotinas e procedimentos. (D) Chefia, supervisão, motivação do pessoal e avaliação de desempenho departamental. (E) Gerência e aplicação de recursos com vistas à ação empresarial e à liderança. 04. (Petrobras - Enfermeiro (a) do Trabalho - CESGRANRIO) No processo administrativo, são funções do controle: (A) o controle pré-ação, o controle concorrente e o controle por feedback (B) o controle gráfico, o controle documental e o controle por relatórios (C) o controle da qualidade, o controle da quantidade e o controle dos custos (D) o controle formativo, o controle somativo e o controle avaliativo (E) o autocontrole, a auditoria interna e a auditoria de resultados 05. (INSTITUTO AOC - Analista Administrativo - UFGD) Assinale a alternativa que apresenta uma definição de processo administrativo. (A) É o processo de planejar, implementar, controlar e avaliar estratégias. (B) É o processo de prever os objetivos pretendidos. (C) É o processo de tomar decisões sobre a utilização de recursos para realizar objetivos. (D) É o processo que possibilita o uso racional dos recursos disponíveis. (E) É o processo que integra o conjunto de funções-chave da administração. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 82 06. (CEPERJ - Técnico de Nível Superior - FSC) No processo administrativo, a atividade de controle apresenta como primeira etapa: (A) a avaliação do desempenho atual (B) a elaboração de indicadores (C) o estabelecimento de objetivos e padrões de desempenho (D) a tomada de ações corretivas (E) a comparação do desempenho atual com a execução 07. (Colégio Pedro II - Técnico de Nível Superior - INSTITUTO AOCP) O processo administrativo é formado por funções básicas da Administração. Quais são elas? (A) Planejamento e direção (B) Controle e direção. (C) Planejamento, organização e trabalho. (D) Planejamento, organização, controle e direção. (E) Controle e direção do trabalho. 08. (ANVISA - Técnico Administrativo - CETRO) Em relação aos conceitos apresentados abaixo, assinale a alternativa incorreta. (A) O planejamento consiste em uma tomada de decisão antecipada e reflete sobre o que deverá ser feito, ou seja, do ponto de vista formal, planejar consiste em simular o futuro desejado e, de forma racional, estabelecer antecipadamente os cursos de ação necessários e as ferramentas adequadas para atingir os objetivos. Com ele se define onde se pretende chegar, o que deverá ser feito, de que maneira, em que sequência e produzir de forma estruturadao plano (produto do planejamento). (B) A Organização se refere à alocação, distribuição e arrumação dos recursos trazidos de fora da organização para dentro. Considerando que nem toda organização tem disponível todos os recursos que precisa para atingir seus objetivos, surge, então, a necessidade de trazer estes recursos para dentro da estrutura. Exemplo: quando uma organização está comprando equipamentos, computadores, contratando pessoas, fazendo concurso público ela está na fase da organização. (C) O Controle tem como função manter o bom desempenho dos recursos (pessoas e equipamentos) ou valores de uma variável dentro de limites pré-estabelecidos. Esta função exige a medição da produção comparada a padrões de desempenho previamente definidos e exige limites admissíveis de variação de desempenho, tomando ações corretivas, quando necessárias. (D) A Direção tem como função dinamizar o processo de trabalho através da ativação das pessoas por meios chamados de meios de direção que são 6 (seis): Ordem/ Instrução, Comunicação, Motivação, Coordenação, Negociação e Liderança. (E) O Processo Administrativo é um processo formado por 4 (quatro) funções básicas da administração, sendo estas: Planejamento, Organização, Controle e Direção. 09. (DPE/PR - Técnico em Administração - PUC/PR) O departamento fiscal da empresa Gama tem apresentado constantemente situações como: pagamento de tributos em atraso por conta do não lançamento de notas fiscais dentro dos prazos previstos pela legislação. Quando questionados, funcionários apontam que não são os responsáveis pelos problemas. De maneira geral os funcionários da área afirmam que “não são atribuições de seus cargos”. Como consequência várias ativ idades importantes do departamento fiscal ficam sob responsabilidade indefinida. Os problemas do departamento fiscal da Gama estão relacionados: (A) O planejamento. (B) À organização. (C) O relacionamento interpessoal. (D) A gestão da informação. (E) O controle. 10. (SEPLAG/MG - Gestão Pública - FUNCAB) A função administrativa que se refere ao relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados é conhecida como: (A) direção. (B) controle (C) planejamento (D) organização Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 83 Gabarito 01.E / 02.E / 03.E / 04.A / 05.E / 06.C / 07.D / 08.D / 09.B / 10.A Comentários 01. Resposta: E Controlar não é estimular iniciativas autônomas, e sim assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetos previamente estabelecidos. A essência do controle consiste em verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. 02. Resposta: E Conforme a teoria apresentada, as funções fundamentais da administração são: Planejamento, Organização, Direção e Controle. 03. Resposta: E No nível institucional, denomina-se direção; no nível intermediário é chamada de gerência; no nível operacional recebe o nome de supervisão de primeira linha. Assim, quando falamos de direção, queremos dizer que no nível institucional o presidente e os diretores dirigem pessoas, no nível intermediário os gerentes dirigem pessoas e no nível operacional os supervisores dirigem pessoas. Cada qual dentro de sua área de competência. Contudo, o processo é exatamente o mesmo para todos: lidar com as pessoas subordinadas através da comunicação, liderança e motivação. 04. Resposta: A A questão abordou o processo de controle classificado pela sua incidência no processo administrativo: Controle pré-ação: aborda a análise dos recursos (financeiros, humanos e materiais) disponíveis para projetar se será possível implementar algo conforme o planejado. Os orçamentos financeiros são o tipo mais comum de controle preventivo ou controle pré-ação como é chamado por alguns autores. Os cronogramas são outro tipo de controle preventivo. (Este é o primeiro controle citado na assertiva correta) Controle de direção ou controle concorrente ou controle de guia: tal controle ocorre durante a execução prevista por um planejamento e auxilia na execução, uma vez que pode detectar desvios e corrigi-los ainda dentro do processo. Isto é, permite ao administrador implementar ações corretivas no transcorrer do processo. (Este é o segundo citado, observe que controle de direção e controle concorrente tratam-se do mesmo tipo de controle) Controle pós-ação ou controle de feedback: ocorre após uma ação já ter sido executada, com o objetivo de verificar se o resultado foi alcançado e tem como objetivo gerar feedback (retroalimentação do sistema). Concentram-se no resultado final, em oposição aos insumos e atividades. (Este é o terceiro controle mencionado, o qual também pode ser chamado de controle de feedback). 05. Resposta: E Segundo Chiavenato, “quando essas funções são consideradas em um todo integrado formam o processo administrativo, entretanto quando consideradas isoladamente constituem apenas funções administrativas”. 06. Resposta: C O primeiro passo do processo de controle é estabelecer previamente os objetivos ou padrões que se deseja alcançar ou manter. Os objetivos - como já vimos anteriormente - servem de pontos de referência para o desempenho ou resultados de uma organização, unidade organizacional ou atividade individual. O padrão é um nível de atividade estabelecido para servir como um modelo para a avaliação do desempenho organizacional. Um padrão significa um nível de realização ou de desempenho que se pretende tomar como referência. 07. Resposta: D O Processo Administrativo é composto por quatro funções administrativas que são primordiais para um excelente resultado organizacional: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 84 08. Resposta: D Veja que a função de dirigir está relacionada com a direção dos trabalhos executados, para que os objetivos da organização possam ser atingidos. Tal função é responsável por acionar e dinamizar a empresa para que ela possa funcionar adequadamente. Na função de direção, são três as principais atividades desempenhadas pelo administrador: Comunicação; Motivação e Liderança. O item D está errado pois Ordem/ Instrução e Negociação estão na função de organizar. 09. Resposta: B A organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer suas atribuições e as relações entre eles. É o processo de arranjar e alocar o trabalho, estabelecer a autoridade e os recursos entre os membros de uma organização para que eles possam alcançar os objetivos organizacionais. “Para executar os planos, é necessário organizar os recursos. Organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos. O processo de organizar tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas, segundo algum critério ou princípio de classificação. ” (MAXIMIANO, p. 83, 2010). A função administrativa de organização é a que especifica responsabilidades por tarefas em unidades de trabalho. A definição de autoridade, responsabilidade e divisão do trabalho para o grupo de funcionários da empresa Gama deve ser definida de forma lógica, de modo a viabilizar um fluxo contínuo do trabalho, evitando confusões e problemas como as descritas na questão. 10. Resposta: A Para Chiavenato (2009) - Direção é a função administrativa que se refere ao relacionamento interpessoal do administrador com os seus subordinados. Para que o planejamento e organização possam ser eficazes, eles precisam ser complementados pela orientação e apoio às pessoas, através de uma adequada comunicação, liderança e motivação. Para dirigir as pessoas, o administrador precisa saber comunicar,liderar e motivar. A direção está relacionada diretamente com a atuação sobre as pessoas da organização. Por essa razão, constitui uma das mais complexas funções da administração. Alguns autores preferem substituir a palavra direção por liderança ou influenciação. FUNDAMENTOS Fundamentos do Planejamento Algumas definições49 gerais trazem que: Planejar é antecipar racionalmente uma ação, um resultado que se quer, uma guerra ou batalha, uma a construção, uma reorganização do espaço. O Planejamento é um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente. Todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos devem pensar em um planejamento estratégico, principalmente, porque as mesmas estão à frente de um mercado totalmente competitivo e inovador. Sendo assim, é necessário entender a importância da estratégia neste planejamento. De acordo com Kluyver e Pearce é difícil imaginar uma conversa de negócios que não inclua a palavra estratégia. E este termo é importante para entendermos o planejamento estratégico. Oque é a estratégia? 49 Antunes, Zaida Regina Almeida Afonso. Planejamento Estratégico como Fator Competitivo nas Organizações. Disponível em: http://www.tecsoma.br/fevereiro2012/artigo%20estrategia%5B1%5D.pdf Planejamento: fundamentos, tomada de decisões, ferramentas. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 85 Segundo Kluyver e Pearce, estratégia diz respeito a posicionar uma organização para obtenção de vantagem competitiva. Já para Hitt, Ireland e Hoskisson, estratégia consiste em um conjunto integrado e coordenado de compromissos e ações definido para explorar competências essenciais e obter vantagem competitiva. Quando definem uma estratégia, as empresas escolhem alternativas para competir. Neste sentido, a estratégia definida indica o que a empresa pretende e o que não pretende fazer. Ambos os autores têm a mesma opinião quanto à estratégia, que é a de chegar à frente, estar à frente no mercado e na competição. Para isto, segundo afirma Sloan Jr. citado por Ansoff, “o objetivo estratégico de uma empresa é obter um retorno sobre o seu capital; se em algum caso particular o retorno a longo prazo não for satisfatório, então a deficiência deverá ser corrigida, ou a atividade abandonada em troca de outra que ofereça perspectivas mais favoráveis”. É necessário, portanto, haver resultados mensuráveis no curto prazo, entretanto, em se tratando de estratégia, é necessário que seja feito um planejamento de longo prazo não deixando de lado que este estudo deva ser constantemente analisado e se necessário modificado, pois nas organizações ocorrem contingências que requerem remodelações. Toda organização é dinâmica e, segundo Morgan, ela é viva. Os conceitos preconizados pelos teóricos clássicos reduziam a empresa a um organismo fechado sem qualquer interação com o meio. Para ele “a visão dos sistemas abertos modificou tudo isto, sugerindo que se deveria sempre efetuar o processo de organização tendo-se em mente o ambiente”. Uma vez que o ambiente muda constantemente e assim, a organização deve ser vista como um sistema aberto que influencia e recebe influência do ambiente. Neste sentido, Ansoff destaca que nos últimos anos as noções relacionadas à estratégia e a sua aplicabilidade tem se tornado muito utilizada nas obras de Administração e sua aplicabilidade tem sido em todas as áreas de uma organização. Planejamento Estratégico O Planejamento Estratégico (PE) trata-se de uma técnica de organização que procura definir qual a melhor maneira (estratégia) de se atingir um objetivo. De acordo com Hitt, Ireland e Hoskisson50, o planejamento estratégico deve considerar a análise do ambiente interno e externo, para ter as informações de que precisa para formar uma missão e uma visão. Os stakeholders (partes interessadas, aqueles que afetam ou são afetados pelo desempenho de uma empresa) aprendem muito sobre uma empresa analisando a sua visão e missão. Na verdade, uma das finalidades-chaves das declarações de missão e visão é informar aos stakeholders o que a empresa é, o que pretende realizar e a quem pretende atender, outra finalidade, é fornecer as diretrizes estratégicas, para que a empresa formule seu planejamento estratégico. O Planejamento Tático e Operacional fazem parte do Planejamento Estratégico de uma empresa, e é uma metodologia gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela Organização, visando maior grau de interação com o ambiente. As várias definições trazem em comum que a estratégia: (1) estabelece os objetivos, (2) o caminho a ser seguido para alcançá-los, (3) levando em consideração o ambiente em que a organização está inserida. Um planejamento empresarial é importante por diversos fatores, entretanto, podemos destacar os que seriam chamados e conhecidos por "fatores essenciais", como por exemplo: o senso de direção, a maximização da eficiência, a redução dos impactos ambientais (internos e externos), a definição dos parâmetros de controle administrativo e a potencialização do autoconhecimento organizacional. Vale pontuar, então, que existem três tipos de planejamento: a) Estratégico; b) Tático; c) Operacional A diferença entre eles se refere ao nível hierárquico em que são elaborados, a abrangência em relação às unidades e o período para o qual se referem, como está resumido no quadro a seguir: 50 Hitt, Ireland e Hoskisson. Administração Estratégica: competitividade e globalização. 2. ed. São Paulo: Tomson Learning, 2008. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 86 Níveis hierárquicos e respectivos tipos de Planejamento Entendendo melhor o Planejamento Estratégico, Tático e o Operacional Impossível falar de Planejamento Tático e Operacional sem citar o que é o Estratégico, esses três elementos caminham juntos e configuram o que chamamos de Planejamento Estratégico de uma organização. Cada um possui uma função específica dentro do processo de tomada de decisão. Toda empresa ou organização conta com três níveis de administração, decisão e operação. Podemos dizer que, o planejamento é um processo desenvolvido com o objetivo de alcançar uma determinada situação almejada, ou seja, é a preparação para o alcance dessa "situação", que ocorre através de um planejamento bem feito, otimizando os recursos da organização e tornando-os mais eficiente e eficaz em sua aplicabilidade. Os principais fundamentos de um bom planejamento, são: a definição dos objetivos e a concepção de planos que integram e coordenam as atividades da organização de forma a atingir esses objetivos. Podemos dizer, que no geral, existem três níveis de planejamento empresarial, como já citado anteriormente. Vamos conhece-los detalhadamente a seguir: Planejamento Estratégico: O planejamento estratégico é aquele que define as estratégias de longo prazo da empresa. Esse planejamento contribui na definição da visão, missão e valores da organização. Também colabora com a concepção dos objetivos (metas), e da análise dos fatores internos e externos da companhia. O planejamento estratégico é o mais amplo dos três e abrange toda a organização. Ele é de longo prazo e será responsável por nortear a empresa como um todo. O planejamento começa aqui. No geral, podemos resumi-lo como um processo gerencial que possibilita estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente. O planejamento estratégico é um processo permanente e contínuo, sendo sempre voltado para o futuro. Ele visa a racionalidade das tomadas de decisão e a alocação dos recursos organizacionais da forma mais eficientepossível, o que acaba gerando mudanças e inovações na companhia. Em sua maioria, as decisões estratégicas da empresa são tomadas pelos proprietários, CEO, presidente, diretoria, porém, dependendo da forma como a organização concebe seus processos. É importante lembrar que os ocupantes de cargos estratégicos devem evitar ao máximo atividades administrativas de nível tático e atividades de execução de nível operacional. Importante salientar que ele deve ser constantemente revisto e atualizado, não pode ficar defasado por ser de longo prazo e não deve apenas ficar guardado na gaveta. O planejamento estratégico apresenta cinco características fundamentais: 1. O planejamento estratégico está relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável. Está voltado para as relações entre a organização e seu ambiente de tarefa. Portanto, sujeito à incerteza a respeito de eventos ambientais. Por se defrontar com a incerteza, tem suas decisões baseadas em julgamentos e não em dados concretos. Reflete uma orientação externa que focaliza as respostas adequadas às forças e pressões que estão situadas do lado de fora da organização. 2. O planejamento estratégico é orientado para o futuro. Seu horizonte de tempo é o longo prazo. Durante o curso do planejamento, a consideração dos problemas atuais é dada apenas em função dos obstáculos e barreiras que eles possam provocar para um desejado lugar no futuro. É mais voltado para os problemas do futuro do que daqueles de hoje. 3. O planejamento estratégico é compreensivo. Ele envolve a organização como uma totalidade, abarcando todos os seus recursos, no sentido de obter efeitos sinergísticos de todas as capacidades e potencialidades da organização. A resposta estratégica da organização envolve um comportamento global, compreensivo e sistêmico. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 87 4. O planejamento estratégico é um processo de construção de consenso. Dada a diversidade dos interesses e necessidades dos parceiros envolvidos, o planejamento oferece um meio de atender a todos eles na direção futura que melhor convenha a todos. 5. O planejamento estratégico é uma forma de aprendizagem organizacional. Como está orientado para a adaptação da organização ao contexto ambiental, o planejamento constitui uma tentativa constante de aprender a ajustar-se a um ambiente complexo, competitivo e mutável. O planejamento estratégico se assenta sobre três parâmetros: a visão do futuro, os fatores ambientais externos e os fatores organizacionais internos. Começa com a construção do consenso sobre o futuro que se deseja: é a visão que descreve o mundo em um estado ideal. A partir daí examinam-se as condições externas do ambiente e as condições internas da organização. Planejamento Tático: O planejamento tático é aquele que faz a intermediação entre o nível estratégico e o operacional. Geralmente, o planejamento tático é projetado a médio prazo e abrange cada unidade da organização, ele traduz e interpreta as decisões do planejamento estratégico e os transforma em planos concretos dentro das unidades da empresa. Cada unidade, em específico, procura atingir seus próprios objetivos, que varia desde otimizar determinada área de resultado até utilizar de modo eficiente os recursos disponíveis. O planejamento tático também integra a estrutura da organização para fazer frente aos desafios estratégicos, desdobrando os objetivos institucionais em objetivos departamentais. No geral, os integrantes desse nível devem se apropriar da estratégia para desdobrá-la em ações concretas nas suas áreas e processos ou sub processos de atuação. É o nível da gerência média ou intermediária, estando aqui os supervisores, diretores de cada área da empresa, etc. Podemos dizer que o plano tático tem por finalidade especificar de que modo o seu setor, processo ou projeto ajudará a alcançar os objetivos gerais da organização. Deve traduzir, transmitir de forma clara ao nível operacional o que deve ser realizado. Os planos táticos geralmente envolvem: 1. Planos de produção. Envolvendo métodos e tecnologias necessárias para as pessoas em seu trabalho, arranjo físico do trabalho e equipamentos como suportes para as atividades e tarefas. 2. Planos financeiros. Envolvendo captação e aplicação do dinheiro necessário para suportar as várias operações da organização. 3. Planos de marketing. Envolvendo os requisitos de vender e distribuir bens e serviços no mercado e atender ao cliente. 4. Planos de recursos humanos. Envolvendo recrutamento, seleção e treinamento das pessoas nas várias atividades dentro da organização. Recentemente, as organizações estão também se preocupando com a aquisição de competências essenciais para o negócio através da gestão do conhecimento corporativo. Contudo, os planos táticos podem também se referir à tecnologia utilizada pela organização (tecnologia da informação, tecnologia de produção etc.), investimentos, obtenção de recursos etc. Políticas: As políticas constituem exemplos de planos táticos que funcionam como guias gerais de ação. Elas funcionam como orientações para a tomada de decisão. Geralmente refletem um objetivo e orienta as pessoas em direção a esses objetivos em situações que requeiram algum julgamento. As políticas servem para que as pessoas façam escolhas semelhantes ao se defrontarem com situações similares. As políticas constituem afirmações genéricas baseadas nos objetivos organizacionais e visam oferecer rumos para as pessoas dentro da organização. As políticas definem limites ou fronteiras dentro dos quais as pessoas podem tomar suas decisões. Nesse sentido, as políticas reduzem o grau de liberdade para a tomada de decisão das pessoas. As organizações definem uma variedade de políticas, como de recursos humanos, de vendas, de produção, de crédito etc. Cada uma dessas políticas geralmente é desdobrada em políticas mais detalhadas. As políticas de recursos humanos são divididas em políticas de seleção, de remuneração, de benefícios, de treinamento, de segurança, de saúde etc. As políticas de vendas são divididas em políticas de atendimento ao cliente, de pós-vendas, de assistência técnica, de garantia etc. Em cada política, a organização especifica como os funcionários deverão se comportar frente ao seu conteúdo. Planejamento Operacional: O planejamento operacional é a formalização dos objetivos e procedimentos, ou seja, a implementação das ações previamente desenvolvidas e estabelecidas pelos baixos níveis de gerência (nível tático). Tem como principal finalidade desdobrar os planos táticos de cada departamento em planos operacionais para cada tarefa. É de conhecimento mútuo que o planejamento operacional possui um curto alcance (o menor dos três níveis de planejamento), estando diretamente ligado com a área técnica de execução de um determinado plano de ação. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 88 Podemos dizer, que ele envolve cada tarefa ou atividade de forma isolada, preocupando-se com o alcance de metas bastante específicas. O planejamento operacional ajuda a colocar em prática os planos táticos de cada setor da empresa, criando condições para a realização mais adequada dos trabalhos diários que são executados dentro da organização. Uma de suas principais características é a formalização, principalmente, por meio das metodologias estabelecidas e formalmente designadas em documentos corporativos. É importante lembrar que, cada planejamento operacional deve conter: os recursos necessários para sua implantação, os procedimentos básicos a serem adotados, os resultados esperados, prazos estabelecidos e os responsáveis pela sua execução. Como resultado da etapa de Planejamento Operacional geralmente obtemos Planos de Ações e Cronogramas das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período de tempo que está sendo planejado.Apesar de serem heterogêneos e diversificados, os planos operacionais podem ser classificados em quatro tipos, a saber: 1. Procedimentos: São os planos operacionais relacionados com métodos (ex: Fluxogramas / Lista de Verificação) 2. Orçamentos: São os planos operacionais relacionados com dinheiro (ex: Fluxo de caixa) 3. Programas (ou programações): São os planos operacionais relacionados com o tempo (ex: Cronograma / Gráfico de Gannt / PERT) 4. Regulamentos: São os planos operacionais relacionados com comportamentos das pessoas. Questões 01. (Câmara Municipal do Rio de Janeiro - Analista Legislativo – Pref. do Rio de Janeiro – RJ). O planejamento em nível gerencial, que se refere ao médio prazo, com ações que afetam partes da empresa, como o planejamento financeiro, o planejamento de recursos humanos e o planejamento de produção, é o do tipo: (A) tático (B) básico (C) estratégico (D) operacional 02. (MPE/BA - Assistente Administrativo - FESMIP-BA) O Planejamento Estratégico é: (A) ação desenvolvida continuadamente nos níveis hierárquicos inferiores, tendo como principal finalidade a utilização eficiente de estratégias previamente fixadas pela política institucional da organização. (B) o processo administrativo que proporciona sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa. (C) a realização contínua de alguma atividade em que o foco é trabalhar junto aos funcionários, implementando os planos específicos definidos pela gerência. (D) o processo que tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e não a empresa em sua totalidade. (E) uma ferramenta administrativa que visa à valorização imediata dos recursos humanos da empresa. 03. (TRT - Analista Judiciário - CESPE - 1ª REGIÃO/RJ). O planejamento estratégico: (A) contém detalhes sobre os recursos necessários para seu desenvolvimento e implantação. (B) focaliza determinada área da organização ou centro de resultados. (C) tem flexibilidade menor que outros tipos de planejamento por envolver a organização como um todo. (D) contém a identificação dos responsáveis por sua execução e implantação. (E) focaliza as atividades-meio da organização. 04. (MDA: - Complexidade Intelectual – FUNCAB). O planejamento operacional: (A) preocupa-se em atingir os objetivos departamentais. (B) abrange cada departamento ou unidade da organização. (C) é projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual. (D) tem seus efeitos e consequências estendidos a vários anos à frente. (E) envolve cada atividade isoladamente, visa ao alcance de metas específicas Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 89 05. (AL/GO - Assistente Legislativo - Assistente Administrativo - CS-UFG). Em administração, o processo de registrar onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência, é conhecido como: (A) estratégia. (B) controle. (C) planejamento. (D) direção 06. (TRT/PR - Analista Judiciário - FCC) O Planejamento Estratégico tem como foco central (A) alcançar o potencial máximo da organização através do fortalecimento da capacidade de prever ocorrências futuras com impacto estratégico nas metas de longo prazo. (B) realizar metas organizacionais de longo alcance, através da priorização de enfrentamento das incertezas ambientais internas. (C) capacitar os níveis diretivos superiores para enfrentar as incertezas ambientais externas. (D) reduzir as incertezas em ambientes competitivos para alcançar resultados precisos no curto prazo. (E) fortalecer a sinergia entre as capacidades efetivas da organização visando alcançar seu pleno potencial de ação num ambiente de incerteza sistêmica. 07. (INFRAERO - Administrador - FCC) Em um processo de planejamento estratégico, (A) o diagnóstico estratégico externo tem por finalidade identificar os indicadores de tendências, avaliar o ambiente de negócios e a evolução setorial, analisar a concorrência e avaliar os grupos estratégicos, constituindo-se, dessa forma, na maneira como a organização analisa as forças competitivas. (B) um sistema de valor pode ser entendido como um conjunto de cadeias de valor que inclui os fornecedores da organização, os fornecedores dos fornecedores, os vários elos da cadeia de distribuição, parceiros e subcontratados e, assim, o sucesso do sistema de valores somente será atingido a partir da soma dos pontos ótimos de cada uma das cadeias de valor. (C) o diagnóstico da organização corresponde à avaliação dos riscos externos bem como das oportunidades de mercado no seu segmento de atuação, constituindo-se, dessa forma, em um processo de identificação de vantagem competitiva. (D) a análise ambiental constitui o conjunto de todos os fatores externos que tenham alguma influência sobre a organização e é composta de duas dimensões: o macroambiente, em que estão todas as organizações envolvidas direta ou indiretamente na atividade da organização em estudo, e o microambiente, constituído por todas as características da organização em estudo. (E) a análise sobre o grau de superposição de mercados-alvo é utilizada quando organizações pertencentes a um mesmo grupo estratégico oferecem produtos, serviços ou marcas distintas a partir da diferenciação. 08. (UFF - Assistente Administrativo – UFF) Na realização do processo de planejamento, a definição dos objetivos é realizada através do(a): (A) estabelecimento de normas e regras; (B) alocação de recursos; (C) preparação do plano macroeconômico; (D) determinação da mão de obra necessária; (E) determinação da visão e da missão organizacionais. 09. (Câmara dos Deputados – Analista – CESPE) No planejamento estratégico, estabelece-se a direção a ser seguida pela organização, formulando-se ações estratégicas que proporcionem maior sinergia entre a organização e o ambiente. ( ) Certo ( ) Errado 10. (INMET - Administrador – CETRO) Quanto à função administrativa “Planejar”, pode-se dizer que: (A) É apenas definir os objetivos da organização. (B) É apenas definir as metas da organização. (C) É definir os objetivos, temporizando e quantificando esses objetivos, transformando-os em metas, e definir também as ações que deverão ser executadas para transformar os objetivos em realidades. (D) É definir o que cada uma das pessoas vai fazer. (E) É conferir se os processos estão levando aos objetivos. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 90 11. (MPE/PB - Analista Ministerial – Auditor de Contas Públicas – FCC) Uma organização pública realizou um planejamento que teve como objetivo a elaboração de planos, programas e projetos para a implementação da sua estratégia. Esse tipo de Planejamento é o (A) global. (B) tático. (C) estratégico. (D) operacional. (E) tradicional. 12. (UFERSA - Assistente em Administração – COMPERVE) De acordo com a complexidade das tarefas executadas, a administração de uma organização pode ser dividida em três níveis: alta administração, média administração e administração operacional. No tocante à alta administração, é correto afirmar que (A) é responsável pela implementação de tarefas administrativas. (B) é responsável pelo estabelecimento de objetivos e estratégias da organização. (C) realiza planejamento, organização, direção e controle das atividades rotineiras. (D) realiza a supervisão das pessoas na execução das tarefas. 13. (MF - Analista de Finanças e Controle – ESAF) A primeira tarefa associada ao desenho de processo está relacionada à(ao): (A) transformação da estratégia organizacional ou da cúpula dirigente. (B) transformação da estratégia organizacional ou do suporte técnico. (C) entendimento da estratégia mercadológica ou da cúpula dirigente. (D) entendimento da estratégia organizacional ou do negócio. (E) entendimento da estratégia mercadológica ou do suporte técnico. 14. (IF/PB - Administradortrabalha com a documentação irá organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de recuperá-la com rapidez quando for necessário. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 6 Mas, como escolher o método mais adequado? Cada organismo deve adotar métodos de arquivamento que atendam às suas necessidades específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores componentes de determinada empresa. Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: a) Básicos • Alfabético (principal elemento a ser considerado em um documento: nome); • Geográfico (principal elemento a ser considerado: local ou procedência); • Numérico (principal elemento a ser considerado: número); • Ideográfico (principal elemento a ser considerado: assunto). Dica: - Os métodos numéricos podem ser: simples/cronológico/dígito-terminal; - Os métodos ideográficos podem ser: alfabético (enciclopédico/dicionário) e numérico (duplex/decimal /uni termo ou indexação coordenada). b) Padronizados • Variadex: é o método alfabético, acrescentando cores às letras. O método trabalha com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas. Cores convencionadas: A – D e abreviações – ouro ou laranja E – H e abreviações – rosa ou amarelo I – N e abreviações – verde O – Q e abreviações – azul R – Z e abreviações – palha ou violeta As cores são alteradas de acordo com as conveniências. • Automático - usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores. • Soundex - usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente. • Mnemônico - usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato deste método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação. • Rôneo - Combina letras, números e cores. Está obsoleto. Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas a) Sistema Direto: o próprio nome sugere a busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa. Exemplos: métodos alfabético e geográfico. b) Sistema Indireto: para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um determinado código. Métodos Diretos e Indiretos • Método Alfabético: é o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 7 • Método Numérico Simples: consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; em umas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado. • Método Alfabético Numérico: como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico. • Método Geográfico: é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem. • Método Específico ou por Assunto: representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção. • Método Decimal: foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey que organizou um sistema de classificação para bibliotecas, dividido por conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal. • Método Simplificado: este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles. Preservação Os documentos arquivísticos têm que se manter acessíveis e utilizáveis por todo o tempo que se fizer necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. Deverão ser asseguradas as características dos documentos – tais como autenticidade e acessibilidade - pela adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de criação e de preservação, que garantam a sua perenidade. Essas estratégias são estabelecidas por uma política de preservação. Tradicionalmente a preservação de documentos arquivísticos se concentra na obtenção da estabilidade do suporte da informação. Nos documentos convencionais, o conteúdo e o suporte estão intrinsecamente ligados, dessa forma a manutenção do suporte garante a preservação do documento. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 8 De forma distinta, nos documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode implicar na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização do ambiente tecnológico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem essas intervenções periódicas. As estratégias de preservação para os documentos arquivísticos devem ser selecionadas com base na sua capacidade de manter as características dos documentos e na avaliação custo-benefício. Podem incluir monitoramento e controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no seu manuseio direto e obtenção de suportes e materiais mais duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc.). No caso específico dos documentos digitais, essas estratégias incluem a prevenção da obsolescência tecnológica e de danos físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração como rejuvenescimento (refreshing) e conversão. Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos digitais são: emulação, encapsulamento e preservação da tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se configura adicionalmente como medida de preservação recomendável e necessária. Questões 01. (JUCEPAR/PR - Assistente– IF/PB) Apesar de serem heterogêneos e diversificados, os PLANOS OPERACIONAIS podem ser classificados em quatro tipos. Marque a alternativa que apresenta CORRETAMENTE esses quatro tipos. (A) Fluxo de ação, projetos, balanço patrimonial e demonstração de resultados do exercício. (B) Procedimentos, orçamentos, programas e regulamentos. (C) Fluxo de caixa, balance scorecard, fluxograma e mapofluxograma. (D) Funcionograma, departamentalização, PMBOK e seis sigma. (E) Plano de ação, plano de risco, escopo e matriz BCG. Gabarito 01.A / 02.B / 03.C / 04.E / 05.C / 06.E / 07.A / 08.E / 09.Certo / 10.C 11.B / 12.B / 13.D / 14.B Comentários 01. Resposta: A Planejamento Estratégico = estratégias corporativas, gerais = longo prazo =direção Planejamento Tácito = estratégias para cada departamento ou unidade da organização = médio prazo = supervisão e gerentes, envolvendo um planejamento financeiro, planejamento de recursos humanos, planejamento de produção, planejamento de Marketing e assim por diante. Planejamento Operacional = estratégias e planos operacionais envolvendo cada tarefa ou operação = curto prazo = chão de fábrica. 02. Resposta: B O Planejamento é a primeira das funções administrativas, fazer um planejamento é traçar um rumo metodológico para organização, onde se estabelece objetivos e define de que forma (como fazer) serão alcançados. O planejamento estratégico define as estratégias de longo prazo da empresa, contribui na definição da visão, missão e valores da organização. Também colabora com a concepção dos objetivos (metas), e da análise dos fatores internos e externos da companhia. O planejamento estratégico é o mais amplo dos três e abrange toda a organização. No geral, podemos resumi-lo como um processo gerencial que possibilita estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente, que está cada vez mais competitivo, complexo e instável. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 91 03. Resposta: C Há três tipos de planejamento que em conjunto formam um todo dentro da empresa, assim satisfazendo todos os interessados. Pela característica do planejamento estratégico ser de longo prazo e abranger toda a organização, possui menor flexibilidade do que os outros tipos de planejamento. Ressalta-se que este tipo de planejamento olha o todo da empresa e não apenas uma parte específica (não existe um foco específico em qualquer área), e trata-se de um planejamento mais geral, abrangente, ou seja, não há detalhamento nele. Isto significa que também não há uma definição do que cada um deve fazer, de suas responsabilidades. O nível de detalhamento vai aumentando no planejamento tático, sendo ainda maior no operacional. 04. Resposta: E As alternativas “a”, “b” e “c” correspondem a características do planejamento tático: preocupa-se em atingir os objetivos departamentais, abrange cada departamento ou unidade da organização e é projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual. Já a alternativa “d” sobre “ter seus efeitos e consequências estendidos a vários anos à frente” tange ao planejamento estratégico. A única característica de nível operacional é “envolve cada atividade isoladamente, visa ao alcance de metas específicas”, metas as quais foram estabelecidas no planejamento tático. 05. Resposta: C Segundo Chiavenato, o processo de planejamento envolve: definir os objetivos e prazos; verificar qual a situação atual em relação aos objetivos; desenvolver premissas quanto às situações futuras; analisar as alternativas de ação; escolher um curso de ação entre as várias alternativas; implementar o plano e avaliar os resultados. 06. Resposta: E O planejamento estratégico define as estratégias de longo prazo da empresa, contribui na definição da visão, missão e valores da organização. Também colabora com a concepção dos objetivos (metas), e da análise dos fatores internos e externos da companhia. O planejamento estratégico é o mais amplo dos três e abrange toda a organização. No geral, podemos resumi-lo como um processo gerencial que possibilita estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente, que está cada vez mais competitivo, complexo e instável. O planejamento estratégico é um processo permanente e contínuo, sendo sempre voltado para o futuro. Ele visa a racionalidade das tomadas de decisão e a alocação dos recursos organizacionais da forma mais eficiente possível, o que acaba gerando mudanças e inovações na companhia. 07. Resposta: A As empresas, fornecedores, clientes, com correntes e o público operam em um macroambiente de forças e tendências que formam oportunidades e impõem ameaças. A análise de mercado deve observar esses “fatores não controláveis”, monitorá-los para saber aos quais precisa reagir. No âmbito econômico, as empresas e os clientes são cada vez mais afetados por forças globais. A análise do Ambiente Externo tem como objetivo identificar oportunidades e ameaças, sendo que oportunidade é uma condição no ambiente geral que ajuda a organização a antever um cenário e trabalhar para obter competitividade estratégica. 08. Resposta: E A administração não ocorre por acaso. O planejamento define o que a organização pretende fazer no futuro e como deverá fazê-lo. Por essa razão, o planejamento é a primeira função administrativa, e que define os objetivos para o futuro desempenho organizacional e decide sobre os recursos e tarefas necessárias para alcançá-los adequadamente. Os objetivos são realizados após determinada a missão e a visão da organização Visão - A visão é a forma através do qual a empresa se vê no futuro; onde ela quer estar; como ela quer ser vista e reconhecida; o que ela pretende vir a ser. Será através da visão que a empresa vislumbrará o lugar ou espaço que pretende ocupar no futuro e o quais ações devem ser realizadas no presente para que isso ocorra. Missão - A missão organizacional representa a razão de existência da empresa. A missão da empresa envolve aspectos essenciais do negócio e tem como objetivo definir precisamente o que fazer (produtos ou serviços), como fazer (tecnologia a ser utilizada) e, para quem fazer (mercado ou cliente) refletindo sempre a primazia do negócio. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 92 09. Resposta: Certo O planejamento estratégico é uma metodologia gerencial que permite estabelecer planos e a direção a ser seguida pela organização visando à maior interação com o ambiente. 10. Resposta: C O conceito organizacional de planejamento passou por profundas transformações e atualmente seu conceito é moderno e bem abrangente. Isso significa que o planejamento está dividido em 3 níveis: estratégico, tático e operacional. Também é certo que o planejamento, neste caso o estratégico, deve conferir a organização todo seu embasamento interno externo para que ela possa delimitar, mesmo que sem muita certeza naquele momento, perspectivas de longo e curto prazo. 11. Resposta: B Planejamento Tático é o planejamento subordinado ao Estratégico. Como no texto da questão fala que foram criados programas, projetos e planos para a implementação da estratégia. Isso quer dizer q o planejamento estratégico já existia e que foi utilizado outro nível de planejamento para a sua execução, o tático, já que é o que subordina-se ao estratégico. 12. Resposta: B Vamos ver aqui que: Alta Administração ou Estratégico (Diretoria) – representada pela presidência, vice-presidência e pela diretoria. Responde pelo direcionamento maior das operações e pelas operações da organização. É de sua responsabilidade o desenvolvimento de políticas, estratégias e de estabelecer metas para a organização como um todo. Este nível da administração estabelece objetivos(que serão desmembrados em metas) e os repassam aos níveis hierárquicos mais baixos, até os níveis operacionais. Média administração ou Tático (Gerência) - é conhecida como gerência de departamento, ou gerência de setor. Ela é responsável pela direção e coordenação das atividades dos administradores de primeiro nível e outras pessoas não gerentes, como serventes, recepcionistas e assistentes administrativos. Administração Operacional (Supervisão) – representado pelos gerentes de vendas, chefes de seção ou supervisores de produção. É responsável diretamente pela produção de bens ou serviços, portanto coordena a execução das tarefas de todo pessoal operacional. 13. Resposta: D A questão está se referindo à formulação do processo da estratégia, etapa em que são definidos os objetivos para onde a empresa quer chegar. São definidas a missão e visão da empresa. Para que a missão e a visão sejam desenvolvidas é necessário que exista a estratégica. A estratégia é desenvolvida em cada área da empresa para que os objetivos possam ser atingidos como um todo. Sendo assim, é necessário, primeiramente, ter o entendimento da estratégia organizacional ou do negócio. 14. Resposta: B PROCEDIMENTOS - relacionado com os métodos (ex: Fluxogramas / Lista de Verificação) ORÇAMENTOS - relacionado com o dinheiro (ex: Fluxo de caixa) CRONOGRAMAS - relacionado com o tempo (ex: Cronograma / Gráfico de Gannt / PERT) REGULAMENTOS - relacionado com o comportamento das pessoas. TOMADA DE DECISÕES Nos dias atuais, o cenário econômico e as organizações que estão inseridas neste contexto, modificam-se constantemente. Esse fato aumenta o impacto da influência que ambos exercem um sobre o outro, assim como suas consequências. Diante dessa conjuntura, é necessário que o administrador permaneça em alerta quanto aos ambientes interno e externo da organização, para que ele possa obter a escolha mais eficaz e simétrica em relação à realidade organizacional da qual faz parte.51 Um Processo Organizacional é de extrema importância para o gerenciamento das atividades e dos fluxos administrativos. Assim, temos a importância da tomada de decisão em tal processo. Todo problema exige decisão para ser resolvido. Decisões nem sempre nascem dos problemas, mas também de oportunidades, objetivos e interesses. 51 LACOMBE, F.; HEILBORN, G. Administração: Princípios e Tendências. Cap: A Tomada de Decisões. São Paulo: Saraiva, 2003. Planejamento e gestão. Prof. Dr. Fabio Gregori. Aula T5 – 24/08/2012. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 93 Mas o que é a decisão? Decidir é escolher entre duas ou mais alternativas. Se não há dissenso não há decisão. Só quando há conflito ou discordância em relação ao curso da ação, isto é, mais de uma alternativa possível, haverá necessidade de decisão. Não fazer nada, isto é, deixar as ações seguirem seu curso normal também é considerado uma decisão. Vale lembrar que toda decisão tem seu custo e raramente é perfeita. Toda ação executiva importante deve alcançar um equilíbrio entre valores, objetivos e critérios conflitantes envolvidos e, muitas vezes, em um cenário de pressão. Dada a grande gama de opções, qualquer ação ou decisão será sempre subótima se analisada de um ponto de vista isolado, podendo trazer consequências negativas para alguma parte. As pessoas devem estar cientes de que, na maioria das vezes, terão de sacrificar os interesses de uma unidade. O processo decisório é o poder de escolher, em determinada circunstância, o caminho mais adequado para a empresa. Para que um negócio ganhe a vantagem competitiva é necessário que ele alcance um desempenho superior, e para tanto, a organização deve estabelecer uma estratégia adequada, tomando as decisões certas. Para se chegar a uma decisão adequada precisamos fazer uma análise do sistema considerando corretamente todas as variáveis de todos os seus elementos e inter- relações entre eles, bem como as relações do sistema com o meio ambiente. Tenha em mente que o processo decisório é complexo e depende das características pessoais do tomador de decisões, da situação em que está envolvido e da maneira como percebe a situação. Natureza do Processo Decisório O estudo do processo decisório tem evoluído desde os anos de 1940. Isso se deve, principalmente, ao crescente conhecimento dos problemas aplicados, ao desenvolvimento de novas técnicas administrativas e à absorção de novos procedimentos quantitativos oriundos da matemática e da pesquisa operacional. A Teoria das Decisões nasceu de Herbert Simon, que a utilizou para explicar o comportamento humano nas organizações. Simon (1916-2001) estudou a administração sob a perspectiva do processo de tomar decisões. De acordo com ele, administrar é sinônimo de tomar decisões, especialmente quando se tratava das ações gerenciais. A partir desse ponto de vista, ele isolou o aspecto de trabalho gerencial, ampliando seu campo de estudo. Segundo o próprio autor, o processo de tomar decisões possui três fases no total: 1. Prospecção (análise de um problema ou situação que requer solução). 2. Concepção (criação de alternativas de solução para o problema ou situação). 3. Decisão (julgamento e escolha de uma das alternativas propostas). Figura: Processo decisório nas organizações Um ponto a destacar é que o administrador deve estar ciente de suas limitações. O ser humano tem a sua racionalidade limitada, na visão de Simon. O comportamento real não alcança a racionalidade objetiva pois a racionalidade objetiva requer um conhecimento completo e antecipado das consequências de cada opção, sendo que estas consequências só aconteceriam no futuro. O conhecimento dessas consequências é sempre fragmentado e apenas uma fração das possíveis alternativas é considerada. Além disso, a racionalidade total também pressupõe absoluta clareza do problema, tempo ilimitado para resolvê-lo e inexistência de ambiguidades. Segundo o autor, a racionalidade humana é limitada e ineficiente, e por isso ele propôs um modelo distinto - o do homem administrativo. Nesse modelo, as decisões tendem ser satisfatórias ao invés de maximizadas. As decisões satisfatórias são aquelas que tendem aos requisitos mínimos desejados, Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 94 fazendo com que os administradores sejam guiados pela regra de que qualquer decisão serve desde que possa resolver um problema. Os principais tipos de Decisão Simon distingue dois tipos de decisões: programadas e não programadas. Decisões Programadas São caracterizadas por serem repetitivas, rotineiras e estruturadas (tomadas automaticamente). São as decisões automatizadas, sequenciais que não necessitam da intervenção do decisor. Geralmente, são bastante previsíveis e possíveis de serem incorporados em um sistema de informação, por exemplo: o hábito, a rotina, os manuais de instruções e operações padronizadas são formas de tomar decisões programadas. Decisões Não Programadas Não dispõem de soluções automáticas, pois são desestruturadas. São as decisões não automatizadas que dependem da solução do decisor. O lançamento de novos produtos, a redução do quadro de funcionários e uma mudança na sede da empresa são exemplos de decisões não programadas. Para lidar com essas decisões, o autor indica que os gerentes devem ser capazes de desenvolver sua capacidade de julgamento, intuição e criatividade. Para ele, o desenvolvimento dessas habilidades permitiria aos gerentes lidar de forma eficiente contra as complexidades das decisões. Alguns autores ainda levam em conta as chamadas decisões semi-programadas (ou semiestruturadas). Esse tipo de decisão pode ser sistematizado até certo ponto, dependendo de estruturas mais complexas do sistema de informação para que os resultados esperados de cada alternativa de escolha sejam selecionados de forma otimizada,a partir dos mesmos critérios. Nessas situações, parte do problema pode ser incorporado ao sistema de apoio às decisões e parte não. Geralmente, quando variáveis interferem no processo de decisão, é o momento em que entra em cena a capacidade de julgamento do administrador (citada por Simon), dependendo, principalmente, de sua experiência com o contexto do problema. Fatores que Afetam o Processo Decisório Tomada de decisão é influenciada por: fatores inerentes do próprio problema e fatores decorrentes do tomador de decisão. Vamos ver quais são, então, os fatores que afetem o processo decisório: 1. Reconhecimento do Problema como tal - É necessário que, ao menos, uma pessoa da equipe entenda a situação como problema; - Definição de prioridades e disponibilidade de recursos influenciam o processo; - Mesmo tendo sido reconhecido como problema, as interpretações pessoais, motivadas pela percepção individual, influenciam o processo. 2. Disposição - Problema deve ser reconhecido, exige disposição para ser enfrentado e, mais que isso, capacidade de transformar disposição em ação efetiva. 3. Competência Técnica - Exige que os incumbidos da resolução do problema estejam familiarizados com a situação, com as fórmulas para resolvê‐lo ou, ao menos, o conhecimento de onde localizar as soluções - Tomador de decisão deve escolher quais os problemas que devem ou não ser delegados (envolve sua capacidade de reconhecer suas próprias limitações) 4. Tempo - Nem sempre há tempo para decisões racionais - Algumas vezes, decisões rápidas e intuitivas devem ser tomadas - Quando há tempo suficiente para tomada de decisão, tomador de decisão estabelece necessidades de tempo Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 95 5. Perspectiva de Solução - Problema deveria oferecer uma (ou mais) possibilidades de ação - Problemas sem solução podem ser abandonados, aceitando‐se sua ocorrência como normal ou administrando‐os a um nível aceitável de tolerância 6. Confusão entre Informação e Opinião - Dificuldade comum quando o processo é coletivo - Motivada, muitas vezes, pelas opiniões manifestadas com base em informações insuficientes - Predomínio de intuição sobre racionalidade Técnicas e Ferramentas de Apoio ao Processo Decisório A função de decisão está essencialmente ligada às posições gerenciais, ou seja, aos berços da liderança. Para diversos autores, a liderança é importante para a eficácia das organizações tendo sempre em vista as frequentes turbulências e mudanças do cenário econômico em geral. Havemos de concordar que a autoridade pode ser suficiente em épocas de estabilidade, porém, em um ambiente em constante transformação é preciso haver liderança, pois é a força direcionadora que torna possível a permanência das organizações nesse contexto. Para auxiliar o processo decisório existem diversas técnicas e ferramentas que contribuem para uma melhor tomada de decisão. Como ferramentas, podemos citar os sistemas de informação, que a partir dos anos 70 e início da década de 80, passou a ser aceito como capacitor de controle gerencial, auxiliando na tomada de decisão de gerente e executivos em vários tipos de problemas. Para que toda e qualquer decisão seja estrategicamente bem tomada é necessário que as pessoas que compõem uma equipe estejam inteiradas sobre as rotinas de trabalho, sobre os objetivos e metas a serem alcançados, sobre os problemas a serem resolvidos, possíveis concorrentes, etc. É necessário que as pessoas saibam fazer uma análise do ambiente interno e externo, entendendo o que envolve a empresa. Esse envolvimento com os ambientes da organização torna o processo decisório mais seguro e eficaz, reduzindo assim as incertezas, perdas ou desperdícios que fazem parte de qualquer decisão. É importante ressaltar que cada vez mais as organizações têm buscado maior aprimoramento no processo decisório, de modo a investir em técnicas atualizadas que possam servir como suporte ao gestor e aos seus auxiliares. Um exemplo de técnica moderna utilizada em diversas empresas, independente do seu porte ou área de atuação é o modelo de negócios chamado CANVAS. Esse modelo que também é chamado de Business Model CANVAS. Foi criado primeiramente por Alexander Osterwalder, porém posteriormente ele foi realizado em conjunto com profissionais de diversas áreas para aperfeiçoar o modelo. Tal modelo é uma ferramenta de gerenciamento estratégico e serve tanto novos empreendedores no mercado como para empreendimentos que possuem certa experiência. Esse modelo funciona como uma gestão à vista, onde os envolvidos no processo decisório conseguem enxergar as principais estratégias traçadas pela empresa, em suas principais frentes ou áreas departamentais. O CANVAS é um diagrama ou mapa que é dividido por 9 (nove) eixos compostos por: 1. Atividades-chave; 2. Recursos-chave; 3. Rede de parceiros; 4. Proposição de valor; 5. Segmento de clientes; 6. Canais; 7. Relacionamento com os clientes; 8. Estrutura de custos; 9. Fluxos de receitas. Com os eixos acima apresentados, os gestores de uma organização conseguem ter maior visibilidade do andamento do negócio podendo assim tomar decisões mais rápidas e com mais segurança. Obs.: O modelo de negócios CANVAS não será abordado com profundidade neste tópico, pois não faz parte do presente edital, apenas realizado um breve comentário para conhecimento de uma das técnicas mais utilizadas nos presentes dias e que têm sido um forte aliado no gerenciamento de informações e que tem contribuído para a competitividade das organizações. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 96 Modelo Racional de Tomada de Decisão Organizações que pesam suas opções e calculam níveis de risco ótimos estão usando o modelo racional de tomada de decisão. O modelo racional é o processo de quatro etapas que ajudam os administradores a pesar alternativas e escolher a que tiver melhor chance de sucesso. Árvores de Decisão São representações gráficas dos problemas e do impacto das decisões tomadas. Se for provável que chova, por exemplo, o leitor pode decidir munir-se de um guarda-chuva quando sair. A árvore de decisão neste caso irá representar um nó com a pergunta: É provável que chova? Irá então representar dois caminhos de decisões possíveis: um para a resposta sim e outro para um não como resposta. É claro que o contexto de decisão nas empresas seja muito mais complexo do que este, pelo que na maioria das situações terá de construir árvores de decisão com muitos ramos. Uma árvore de decisão utiliza uma estratégia de dividir-para-conquistar: – Um problema complexo é decomposto em subproblemas mais simples. Recursivamente a mesma estratégia é aplicada a cada subproblema. São fáceis de serem implementadas e utilizadas. Diagramas de Influência Procuram retratar todos os fatores que possam influenciar as decisões e as suas inter-relações. Por exemplo, o objetivo de vender a um preço superior normalmente influencia a sua decisão de investir numa ação. Os movimentos nos câmbios influenciam as suas expectativas sobre o aumento ou queda de preços no futuro. Os próprios movimentos de preços podem ser influenciados por "sentimentos" por parte dos investidores ou pelo desempenho da empresa. Pela representação em diagrama de todos estes fatores que influenciam as decisões das relações entre si, terá uma ideia clara do que deve considerar nas suas decisões. A análise de decisões é um conjunto de procedimentos complexos, que visa: - Identificar e avaliar a situação; - Prescrever um curso de ação recomendado maximizando a probabilidade de alcançar os objetivos; - Representar a decisão de forma estruturada, incluindo a escolha de diferentes cursos de acção para diferentes cenários; - Fornecer uma visão clara do processo de decisão (não só para o tomador de decisãocomo para outras pessoas envolvidas). A análise de decisão visa integrar o processo: - Os objetivos a serem alcançados em função da sua prioridade; - As incertezas envolvidas, através de diagramas de probabilidade; - As alternativas disponíveis, juntamente com os riscos associados a cada uma; - A atitude do decisor em relação aos riscos e a objetivos conflituantes. O Processo Decisório nas Organizações As decisões são estágios para diversos problemas, e sua complexidade é demasiadamente ampliada pela ambiguidade de um processo decisório deficiente. O pressuposto básico dessa afirmação é que o processo decisório envolve diferentes tipos de decisão, e em resumo, o processo decisório é uma questão de múltiplas variáveis. Alguns autores consideram a possibilidade de as decisões também serem Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 97 influenciadas por outros fatores, como outras organizações, legislações e fornecedores, por exemplo, o que agrava (complica) ainda mais o processo de tomada de decisão. Considerando o ambiente das organizações, no qual diversas mudanças motivadas pelo atual cenário econômico vêm ocorrendo, podemos analisar algumas tendências se destacando em relação à tomada de decisão, tais como: o estudo da concorrência, análise se cenários, uso expansivo de tecnologias da informação, assim como outras atividades que visam melhorar e facilitar a tomada de decisão dentro das organizações. Portanto, o processo decisório é substancial a qualquer organização, seja esta pública ou privada. Toda organização necessita tomar um posicionamento frente às diversas questões, e é esse posicionamento que irá indicar como a empresa irá competir no mercado. Para tanto, é necessário entender que cada nível estratégico dentro da organização realiza seu tipo de decisões correspondentes, afinal faz parte de um tipo de planejamento distinto, como a seguir: O nível estratégico toma decisões estratégicas e realiza um planejamento estratégico O nível tático toma decisões táticas e realiza um planejamento tático O nível operacional toma decisões operacionais e realiza um planejamento operacional A tomada de decisão não basta apenas o envolvimento da gerência ou da Alta Administração, mas todos os stakeholders52 precisam estar inteirados com a situação-problema para que seja uma decisão estrategicamente tomada. Para melhor entender sobre a importância de uma gestão participativa no processo decisório, vamos analisar a composição dos cargos e funções por nível hierárquico, e entender melhor quem faz parte de cada nível, lembrando que a explicação da pirâmide hierárquica será da base para o topo, sendo assim no nível operacional até o nível estratégico. O nível operacional é composto pelos cargos que são considerados como base a uma organização, são eles: operadores de máquina, líderes de produção, supervisores, que contribuem para a formulação de objetivos e metas que fazem parte do planejamento operacional. Que estão mais relacionadas com a linha de produção, ou seja, com o produto que chega até o consumidor final. O nível tático é composto pelos cargos que são considerados como a interligação entre o operacional e o estratégico, ou seja, não os níveis gerenciais, é o nível da gerência média ou intermediária. São compostos por cargos como: gerentes, coordenadores administrativos, gerentes de seção, gerentes de filiais, líderes de projetos e funções similares. Os cargos e funções que fazem parte desse nível são responsáveis por assegurarem que as o planejamento estratégico, isto é, os objetivos e metas delineados pela Alta Administração sejam colocados em prática pelo nível operacional. Além de colocar em ação os processos, as pessoas e os recursos para assegurar que seu segmento de atuação estará alinhado às decisões estratégicas e para assegurar também que estará colaborando para a obtenção dos resultados gerais da Organização. E por fim o nível estratégico que é onde são tomadas as ações estratégicas, neste nível é configurado o Planejamento Estratégico formado pela Missão, Visão, valores e objetivos de todas as áreas, de todos os produtos que a empresa oferta e os planos de ação para que sejam possíveis de serem alcançados. Esse nível é composto por cargos e funções como: diretores, presidentes, conselho administrativo, sócios, proprietários, acionistas, etc. A função típica deste nível é tomar decisões estratégicas. Essa explicação foi necessária não somente para que você estudante entenda como é a composição da pirâmide hierárquica, mas para que você consiga compreender de maneira mais aprofundada o exemplo que será dado. Suponha uma reunião que ocorra somente entre o nível estratégico, e o assunto seja sobre um problema ocorrido em umas máquinas da produção, considerada a mais produtiva em questão de agilidade e menor índices de retrabalho. Por um problema técnico a máquina parou de produzir e por isso acarretou em um prejuízo para a produção de uma maneira geral e no cumprimento de prazos. Como já citado, na reunião só participa os que compõem o nível estratégico, e por esse fato é muito provável que ocorra alguma informação distorcida ou mesmo a falta de informações mais precisas sobre o que realmente ocorreu com a máquina. Isso porque o problema surgiu em outro nível hierárquico, neste caso como o problema foi na linha de produção o nível envolvido foi o operacional. Sendo assim, para uma melhor tomada de decisão, o nível estratégico pensando de maneira mais sensata e para maior segurança e credibilidade das informações deveria ter convidado um responsável por operar a máquina que apresentou problema, ou mesmo o responsável pela linha de produção da máquina, para que juntos pudessem discutir sobre o problema e possíveis sugestões de como resolvê- 52 Stakeholders: todos os agentes envolvidos no negócio de uma empresa são eles: fornecedores, concorrentes, clientes, colaboradores, acionistas, pesquisadores, investidores, parceiros em geral. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 98 lo. O nível estratégico é um nível muito preparado intelectualmente e, portanto, detém muitas competências e habilidades, porém alguns conhecimentos técnicos e informações ficam restritos somente ao profissional que lida com a atividade no dia a dia, é o que chamamos de know-how (saber como fazer). Ainda que um dos integrantes do nível estratégico tivesse total conhecimento a respeito de como operar a máquina, os problemas que esta máquina já havia apresentado e tudo mais, precisamos levar em consideração a comunicação. Quando um colaborador passa para o outro uma determinada informação, ela pode vir distorcida, com perdas significativas de conteúdo, ou mesmo com o conteúdo exacerbado. A melhor opção é sempre trabalhar com uma comunicação limpa, transparente, dessa forma é essencial que a informação seja transmitida direto da fonte, ou em outras palavras, conversar direto com o colaborador que estava manuseando a máquina e presenciou o problema. Essa interação entre níveis diferentes, entre áreas e funções diferentes é extremamente essencial para o processo decisório. Os níveis precisam ter visão sistêmica e para isso precisam unir habilidades e experiências diferentes para conseguir ter o máximo de precisão no momento de decidir. Questões 01. (DPE/RJ - Técnico Superior Especializado – Administração – FGV) As organizações nunca podem ser perfeitamente racionais, porque seus membros têm habilidades limitadas de processamento de informações. Esse enfoque organizacional refere-se à: (A) estratégia. (B) accountability. (C) dominação. (D) governança. (E) tomada de decisão 02. (QC – Administração – Marinha) Segundo Chiavenato (2014), o processo decisório é complexo e desenvolve-se ao longo de etapas. Assinale a opção que apresenta a primeira dessas etapas. (A) Identificar a situação. (B)Obter informação sobre a situação. (C) Gerar soluções ou cursos alternativos de ação. (D) Transformar a solução ou curso de ação escolhido em ação efetiva. (E) Avaliar os resultados obtidos. 03. (UFMT – Administração – UFMT) Pedro Paulo, como gestor de uma organização, necessita tomar decisões e, ao escolher uma alternativa que se apresenta como a minimamente satisfatória, está tomando uma decisão denominada racionalidade. (A) limitada. (B) econômica. (C) da representatividade. (D) da disponibilidade. 04. (UFC - Assistente em Administração - CCV-UFC) Herbert Simon ficou conhecido pela sua análise à subjetividade das decisões individuais, sendo um de seus legados a discussão sobre: (A) a racionalidade limitada. (B) o equilíbrio organizacional. (C) a aceitação da autoridade na decisão. (D) a análise sociotécnica das organizações. (E) a importância dos incentivos ou alicientes para decisão. 05. (IBGE - Supervisor de Pesquisas - CESGRANRIO) O administrador, em suas atividades diárias, precisa fazer diversas escolhas para que os objetivos da organização sejam alcançados. Essas escolhas se constituem em decisões necessárias para a resolução de problemas ou para aproveitar alguma oportunidade. As decisões em uma organização são classificadas em duas categorias, a saber: (A) programadas e não programadas (B) cíclicas e lineares (C) cíclicas e programadas Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 99 (D) lineares e estruturadas (E) programadas e estruturadas 06. (Pref. Florianópolis/SC – Administrador – FGV) As decisões gerenciais rotineiras e repetitivas, para as quais a organização desenvolve abordagens e soluções predefinidas – expressas em procedimentos, normas, regras e mesmo na repetição de soluções previamente adotadas – são chamadas, nas teorias administrativas, de decisões: (A) racionais; (B) não programadas; (C) programadas; (D) intuitivas; (E) estratégicas. 07. (EBSERH - Assistente Administrativo – IADES) O processo decisório envolve decisões programadas e decisões não programadas. Sobre as decisões programadas assinale a alternativa incorreta. (A) Aplicam-se a situações que não têm precedentes. (B) Ocorrem com frequência na organização. (C) São as mais fáceis de serem tomadas. (D) São mais fáceis de serem estruturadas em etapas. (E) São repetitivas. 08. (DETRAN/MT - Administrador – UFMT) As decisões que são tomadas na organização pela gerência intermediária como gerentes de divisão ou de departamento são: (A) Estratégicas. (B) Operacionais. (C) Programadas. (D) Táticas. 09. (CEFET/RJ - Administrador – CESGRANRIO) De acordo com as situações a que se aplicam, as decisões podem ser classificadas de diversas formas. As decisões que se aplicam a problemas repetitivos são denominadas (A) coletivas (B) individuais (C) maximizadas (D) programadas (E) administrativas 10. (Pref. Resende/RJ – Administrador – CONSULPLAN) O processo decisório compreende a decisão propriamente dita. Decisão é uma escolha entre possibilidades para solucionar problemas. Os principais tipos de decisões tomadas pelos gestores são as decisões programadas e as decisões não programadas. Em relação às decisões não programadas, pode-se afirmar que: (A) Devem ser tomadas pelos consultores externos à organização quando solicitados. (B) Não é necessária a realização de um diagnóstico, a criação de alternativas e a escolha de um curso de ação considerado original. (C) Dependem exclusivamente da reação dos liderados em relação ao superior, quando envolve o estabelecimento de um procedimento padrão. (D) São tomadas para solucionar problemas que as soluções padronizadas não são suficientes para resolver. (E) Devem ser tomadas por escalões de níveis mais baixos na organização. 11. (EBSERH - Assistente Administrativo – IBFC) As decisões nas organizações podem ser programadas e não programadas. Sobre o processo decisório dentro das empresas, decisões programadas e decisões não programadas, leia as sentenças abaixo e assinale a alternativa correta: I. As decisões programadas resolvem problemas que já foram enfrentados anteriormente e que se comportam sempre da mesma maneira. II. As decisões programadas economizam tempo e energia evitando desgaste. III. As decisões não programadas são definidas individualmente, baseiam-se em situações novas, não padronizadas. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 100 Estão corretas as afirmativas: (A) Apenas as afirmativas I e II estão corretas. (B) Apenas as afirmativas I e III estão corretas. (C) Apenas as afirmativas II e III estão corretas. (D) Todas as afirmativas estão corretas. (E) Nenhuma afirmativa está correta. 12. (FUB – Administrador – CESPE) Com relação às funções administrativas, especialmente o processo decisório e de planejamento, julgue os itens subsequentes. As decisões nas organizações podem ser programadas e não programadas, e um dos objetivos do processo decisório é procurar o maior número possível de oportunidades para criar decisões programadas. ( ) Certo ( ) Errado 13. (UFC - Assistente em Administração - CCV-UFC) Qual relação existe entre um problema na organização, o tipo de decisão e os níveis gerenciais? Assinale a afirmativa mais adequada a essa relação. (A) Gerentes de nível intermediário lidam com mais frequência com problemas não estruturados e não tomam decisões. (B) Gerentes dos níveis mais baixos lidam com mais frequência com problemas familiares e repetitivos e não tomam decisões. (C) Gerentes dos níveis mais baixos lidam com mais frequência com problemas familiares e repetitivos e tomam decisões programadas. (D) Gerentes dos níveis mais altos lidam com mais frequência com problemas familiares e repetitivos e tomam decisões programadas. (E) Gerentes dos níveis mais altos lidam com mais frequência com problemas bem estruturados e somente tomam decisões não-programadas. 14. (Receita Federal - Auditor Fiscal da Receita Federal – ESAF) Analise os itens a seguir e assinale a opção correta. I. A tomada de decisão pode ser descrita como o ato de identificar e selecionar um curso de ação para lidar com um problema específico. II. As decisões são normalmente classificadas como programadas e não programadas. Porém, há aquelas que não se enquadram em nenhuma das duas definições e são chamadas de decisões imprevisíveis ou baseadas em incerteza. III. O planejamento consiste na tomada antecipada de decisões sobre o que fazer antes que a ação seja necessária. (A) Somente I e II estão corretas. (B) Somente II e III estão corretas. (C) Somente I e III estão corretas. (D) Nenhuma das afirmativas está correta. (E) Todas as afirmativas estão corretas. 15. ((UFSC - Auxiliar em Administração – UFSC) Analise as afirmativas abaixo, com relação à tomada de decisão. I. A tomada de decisão programada segue regras e diretrizes estabelecidas. II. A tomada de decisão não programada ocorre em resposta a oportunidades e ameaças imprevisíveis. III. A tomada de decisão programada e a não programada acontecem em situação de incerteza. Assinale a alternativa CORRETA. (A) Nenhuma afirmativa está correta. (B) Somente as afirmativas II e III estão corretas. (C) Somente as afirmativas I e III estão corretas. (D) Somente as afirmativas I e II estão corretas. (E) Todas as afirmativas estão corretas. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 101 16. (EBSERH - Assistente Administrativo - INSTITUTO AOCP) Qual é a etapa do processo decisório que necessita ser avaliada quanto aos prós e contras para que seja solucionado o problema com a decisão a ser implementada? (A) Identificação do problema. (B) Diagnóstico da situação. (C) Levantamento de informações. (D) Identificação de alternativas. (E) Tomada de decisão. Gabarito01.E / 02.A / 03.A / 04.A / 05.A / 06.C / 07.A / 08.D / 09.D / 10.D / 11.D / 12.Certo / 13.C / 14.C / 15.D / 16.D Comentários 01. Resposta: E. a) Estratégia. É o caminho a ser planejado para atingir algum objetivo. b) Accountability. O controle interno em uma administração pública através de accountability deve primar por uma transparência que possibilite ao cidadão uma perfeita compreensão dos atos do gestor e também a forma como estão sendo utilizados os recursos financeiros e como estão sendo sanados os problemas detectados como de interesse público e os de interesse da administração, de uma forma que mostre equilíbrio nas decisões políticas adotadas pelo gestor e seu grupo de trabalho. c) Dominação - alternativa sem lógica com o contexto. d) Governança. “Governança é o conjunto de processos, políticas, costumes, leis, regulamentos e instituições que regulam a maneira como a empresa é dirigida, administrada ou controlada. E) Tomada de decisão – processo onde a empresa necessita balancear todos os pontos frentes à uma determinada situação para que consiga decidir qual direção seguir. A empresa necessita ter equilíbrio para que consiga enxergar os prós e contras, pensar e agir de maneira sensível e racional, para não prejudicar o desempenho organizacional. 02. Resposta: A O processo de tomar decisões possui três fases no total: prospecção, segundo Simon, (análise de um problema ou situação que requer solução), concepção (criação de alternativas de solução para o problema ou situação), decisão (julgamento e escolha de uma das alternativas propostas). Reflita que, inicialmente, o mais adequado a se fazer sempre é identificar uma determinada situação (ou problema) que requeira uma decisão. 03. Resposta: A Herbert Simon e March, em 1957, desenvolveram o conceito de racionalidade limitada, que exprime a incapacidade do tomador de decisões de dominar a complexidade do mundo, de compreender todas as informações, de dominar o tempo, como também o lado cognitivo. Estas características estão presentes no modelo comportamental, em que as informações são imperfeitas e incompletas, não se tem um conjunto completo de alternativas conhecidas e o tomador de decisão deve escolher a primeira alternativa minimamente aceitável. 04. Resposta: A Como visto anteriormente no texto e na questão 04, trata-se da racionalidade limitada. O autor indicou que temos limites à racionalidade e que não conseguimos ser totalmente racionais. 05. Resposta: A Entre os tipos de decisão temos as Decisões Programadas e as não programadas. Também podemos encontrar na terminologia de decisões estruturadas e não estruturadas. 06. Resposta: C As decisões programadas são caracterizadas por serem repetitivas, rotineiras e estruturadas (tomadas automaticamente). São as decisões automatizadas, sequenciais que não necessitam da intervenção do decisor. Geralmente, são bastante previsíveis e possíveis de serem incorporados em um sistema de Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 102 informação, por exemplo. O habito, a rotina, os manuais de instruções e operações padronizadas são formas de tomar decisões programadas. 07. Resposta: A Decisões programadas são decisões rotineiras, ou seja, decisões sobre assuntos que já foram analisados antes e que, dessa forma, já existe uma resposta "padrão" para eles. Uma das formas de ganhar eficiência em uma empresa é relacionando essas "decisões padronizadas" a certos problemas rotineiros. Decisões não programadas são típicas de situações em que o problema é novo, ou pouco frequente, e o gestor deve analisar os dados à sua disposição (muitas vezes incompletos) para que possa tomar uma decisão. Assim, a letra A é o gabarito, pois ela aplica o conceito de decisões não programadas, e a questão pede questões programadas. 08. Resposta: D O nível estratégico toma decisões estratégicas e realiza um planejamento estratégico. O nível tático toma decisões táticas e realiza um planejamento tático. O nível operacional toma decisões operacionais e realiza um planejamento operacional. 09. Resposta: D As decisões repetitivas são consideradas decisões programadas, enquanto que as decisões novas são consideradas decisões não programadas 10. Resposta: D Como o próprio nome sugere, as decisões não programadas são aquelas que não estavam nos planos do gestor, logo, tal decisão geralmente é tomada quando algo novo e inesperado (nunca aconteceu algo parecido) acontece e o gestor tem que tomar a decisão com base na suas experiências e troca de ideias com a equipe, para a solução do problema. Decisão programada é rotineira; não programada é incomum. Decisões programadas ganham tempo e levam à eficiência. As soluções programadas exigem menor custo e conferem maior agilidade à organização. É somente quando não abarcam uma determinada situação que os administradores recorrem às decisões não programadas. 11. Resposta: D Observem como este ponto dos tipos de decisão é muito explorado pelas bancas. Todas as assertivas estão corretas de acordo com as características que já discutimos amplamente nas questões anteriores. 12. Resposta: Certo Apenas complementando a assertiva: Quanto mais decisões programas existem mais fácil fica o processo decisório nas situações futuras. Funciona como um banco de dados da empresa. 13. Resposta: C As decisões programadas são caracterizadas por serem repetitivas, rotineiras e estruturadas (tomadas automaticamente). São as decisões automatizadas, sequenciais que não necessitam da intervenção do decisor. Geralmente, são bastante previsíveis, apresentando soluções para problemas rotineiro, sendo ainda possíveis de serem incorporados em um sistema de informação. Dentre os principais exemplos, nós podemos citar o hábito, a rotina, os manuais de instruções e operações padronizadas como formas de tomar decisões programadas. Por isso, tal tipo de decisão (programada) é melhor para gerentes dos níveis mais baixos que lidam com mais frequência com problemas familiares e repetitivos. 14. Resposta: C I. A tomada de decisão pode ser descrita como o ato de identificar e selecionar um curso de ação para lidar com um problema específico. É isso mesmo. A tomada de decisão é baseada em ferramentas que ajudam o administrador a entender o problema e saber qual o curso de ação tomar a partir das informações coletadas. Afirmação correta. II. As decisões são normalmente classificadas como programadas e não programadas. Porém, há aquelas que não se enquadram em nenhuma das duas definições e são chamadas de decisões imprevisíveis ou baseadas em incerteza. Nada disso. As decisões imprevisíveis e as que há muita incerteza estão dentro das não programadas. III. O planejamento consiste na tomada antecipada de decisões sobre o que fazer antes que a ação seja necessária. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 103 O planejamento é o guia da organização. Ele antecipa muitas ações dos administradores e serve como base para que estes administradores tomem decisões em situações não programadas. Afirmação correta. 15. Resposta: D Decisão programada é aquela rotineira na empresa, do dia-a-dia, respostas satisfatórias e usualmente possui nível organizacional operacional, isto é, tomadas por gerentes e funcionários. Decisão não programada é aquela que não tem solução pré definida ou pode possuir diversas soluções, geralmente incrementalistas e usualmente possui nível organizacional estratégico, isto é, executivo empresarial. As decisões não programadas são as que ocorrem em situações de elevada incerteza (as programadas não). 16. Resposta: D O Processo decisório possui as etapas de: 1) Identificação do problema; 2) Diagnóstico da situação; 3) Identificação das Alternativas; 4) Avaliação das Alternativas e 5) Escolha da melhor Alternativa. Dentre as assertivas da questão,a fase 3) Identificação das Alternativas é a que se encaixa melhor dentro do propósito da questão: Identificar quanto aos prós e contras uma alternativa para que seja solucionado o problema com a decisão a ser implementada. Fica evidente que quem precisa ser avaliada é a etapa que gera alternativas. Se tem alternativas e você vai escolher uma, óbvio que tem que avaliá-la quanto aos prós e contras. Prezado(a) Candidato(a), informamos que o conteúdo de Estruturas Organizacionais Tradicionais e Contemporâneas, será devidamente abordado mais à frente no tópico: Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. Sendo assim a seguir daremos continuidade aos seus estudos com os demais assuntos do presente tópico. A Administração e suas Novas Tendências A administração passou por uma verdadeira revolução nos últimos tempos, e nenhuma profissão avançou tanto no Brasil, quanto a de administrador, ao ponto que a gestão profissional será cada vez mais imprescindível para o desenvolvimento e sobrevivência das empresas. Junto a isso também temos o avanço das leis e principalmente a conscientização do direito do consumidor, que tem obrigado as empresas a reverem seu comportamento e suas práticas no relacionamento com o cliente, agregado a valorização da ética e a responsabilidade social, que são conceitos existentes há muito tempo, mas que estão sendo amplamente valorizados, ao ponto que até um selo nos moldes da ISO 9000 e ISO 1400 já foi desenvolvido para sua medição. Deste modo a sociedade se beneficia com esta revolução e os administradores também, pois agora a gestão administrativa é que dá o tom para o sucesso da organização. Como uma operação de reinvenção, outra tendência, que chega com grande força é a Reengenharia, que busca excluir todo organismo operacional da antiga empresa na ilusão de "cortar o mal pela raiz", no intuito não de aperfeiçoar algo, mas de inovar e tornar a empresa competitiva e atual. A habilidade para tratar com informações e pessoas também é cada vez mais relevante à sobrevivência no mercado. O profissional do futuro é aquele que conta com conhecimento agregado, está sempre se atualizando. O líder é aquele que tem na alma profissional gravado a palavra comprometimento. A sua preparação, as motivações e aspirações são de natureza totalmente diferente do trabalhador tradicional. As implicações são relevantes para a administração, tanto ao nível organizacional hierárquico com do processo de liderança e da gestão dos recursos humanos. As alianças entre empresas e universidades, estão surgindo cada vez mais, e tornando-se uma nova tendência da administração. Seu objetivo principal é criar excelentes profissionais e direcioná-los para as organizações e para que possam gerar lucro para as mesmas. Um sistema novo de parceria que vem dando bons resultados. Outra nova tendência é o benchmarking, uma estratégia aplicada pelas empresas da atualidade, que visa o desenvolvimento de qualidade de serviço das empresas, através de pesquisas no ambiente externo Organização: fundamentos, estruturas organizacionais tradicionais e contemporâneas, tendências e práticas organizacionais. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 104 com seus concorrentes e empresas modelo. O maior objetivo é ser melhor através da experiência de outras empresas para atender melhor as expectativas do seu maior foco: o cliente. A seguir analisaremos mais detalhadamente algumas das novas e principais tendências junto a sua importância para a sobrevivência das empresas nesse novo mercado. Gestão da Qualidade Total (GQT)53 O conceito da Gestão da Qualidade Total, conhecida como TQM e também citada como GQT ou TQC, foi desenvolvida entre as décadas de 1950 e 1980 e baseia-se nos trabalhos dos autores Crosby, Deming, Feigenbaunm, Ishikawa e Juran. A GQT difundiu-se como o sistema de gestão mais conhecido e utilizado na indústria. Por ser focado nas necessidades dos clientes, além de tornar a qualidade prioridade nas empresas, torna-a um processo de melhoria continua, envolvendo todas as áreas das organizações. O termo Qualidade Total representa a busca pela satisfação, não só do cliente, mas de todos os "stakeholders" entidades significativas na existência da empresa, ou seja: investidores, colaboradores, consumidores e a comunidade na qual a empresa está inserida. O aumento da competitividade em mercados cada vez mais globais exigem das organizações um significativo aumento com a preocupação da qualidade total, o que tem levado algumas empresas a concorrem apenas em mercados regionais. Neste novo cenário são os clientes que ditam as regras do jogo e estes são globais, logo para sobreviver, é necessário buscar ser uma organização que atinja um nível elevado de excelência. Atingir a excelência, entretanto, não é uma tarefa simples, pois todos os envolvidos na organização devem buscar garantir um lugar no mercado. A GQT requer que todos trabalhem na organização voltados para isso, e não somente os especialistas em qualidade. A tendência mais marcante da qualidade é a busca de uma abrangência cada vez maior para a aplicação de seus conhecimentos e técnicas, porém sempre com um enfoque sistêmico, ou seja, pelo entendimento de que uma organização é um conjunto de partes que se inter-relacionam. Segundo Vieira54, a GQT é composto por cinco itens básicos, em torno dos quais são montadas as estratégias das organizações, sendo estas: - Qualidade intrínseca: significa planejar e executar o trabalho, de forma a garantir que a qualidade do bem ou produto esteja de acordo com o proposto. - Preço baixo: significa ter planejamentos detalhados dos bens e insumos, custos de mão de obra, investimentos e utilizar bons fornecedores, além de uma execução dos processos que minimize as perdas e o tempo. - Pontualidade: significa manter baixos estoques e garantir, através da boa relação fornecedor-cliente, que haverá sempre um estoque mínimo controlado pelo fornecedor para reposição automaticamente. - Segurança na utilização: significa ter garantia naquilo que se está produzindo, por meio de instrumentos adequados para aferir no processo a qualidade dos produtos ou serviços. - Moral da equipe: significa ter preocupação e dedicação com a capacitação e motivação dos funcionários, por ser esta a base do GQT. O modelo faz com que ocorra uma grande mudança cultural na organização e é necessário que todos estejam envolvidos, a ponto de transformar a rotina em desafios. Os Mandamentos da GQT A utilização do modelo de Gestão da Qualidade Total é uma importante ferramenta para que uma organização tenha uma liderança eficaz. Alguns pontos, definidos como mandamentos da CTQ podem ser utilizados para auxiliar no estabelecimento de uma política baseada na qualidade, sendo que tais pontos nascem dos chamados “gurus” da qualidade, no qual podemos elencar: 1. Total Satisfação dos Clientes: a empresa precisa prever as necessidades e superar expectativas do cliente. A total satisfação dos clientes é a mola mestra da gestão pela qualidade, força em torno da qual a empresa deve gravitar. Afinal, os clientes são a própria razão de existência de uma empresa. Saber como eles avaliam os produtos ou serviços que lhes são oferecidos é o primeiro passo. 2. Gerência Participativa: é preciso criar a cultura da participação e passar as informações necessárias aos empregados. A participação fortalece decisões, mobiliza forças e gera o compromisso de todos com os resultados. Ou seja: responsabilidade. O principal objetivo é conseguir o “efeito sinergia”, onde o todo é maior que a soma das partes. 53 MARTINELLI, F. B. Gestão da Qualidade Total, 2009. 54 VIEIRA, Geraldo F. Gestão da Qualidade Total 2. ed. São Paulo: Alínea, 2007. Apostila gerada especialmente para: Nycollas AugustoGomes de Abreu 097.181.064-80 105 3. Constância de Propósitos: a adoção de novos valores é um processo lento e gradual que deve levar em conta a cultura existente na organização. Os novos princípios devem ser repetidos e reforçados, estimulados em sua prática, até que a mudança desejada se torne irreversível. É preciso persistência e continuidade. 4. Aperfeiçoamento Contínuo: o avanço tecnológico, a renovação dos costumes e do comportamento levam a mudanças rápidas nas reais necessidades dos clientes. Acompanhar e até mesmo antecipar as mudanças que ocorrem na sociedade, com o contínuo aperfeiçoamento, é uma forma de garantir mercado e descobrir novas oportunidades de negócios. Além disso, não se pode ignorar a crescente organização da sociedade civil, que vem conquistando novas leis e regulamentos para a garantia dos produtos e serviços. 5. Desenvolvimento de RH: é possível ter o máximo controle sobre os empregados, determinar normas rígidas, supervisionar, fiscalizar. Mas nada será tão eficaz quanto o espírito de colaboração e a iniciativa daqueles que acreditam no trabalho. Uma nova postura dos empregados, em relação ao trabalho que desenvolvem nas empresas, com atitudes e comportamento positivos, pode ser alcançada a partir de: conhecimento por parte de cada um da missão do negócio e das metas da empresa; aproveitamento dos conhecimentos, técnicas e experiência dos empregados; investimento em educação, treinamento, formação e capacitação das pessoas. 6. Delegação: o melhor controle é aquele que resulta da responsabilidade atribuída a cada um. Só com os três atributos divinos – onipresença, onisciência e onipotência – seria fácil ao empresário desempenhar a mais importante missão dentro da organização: relacionar-se diretamente com todos os clientes, em todas as situações. Posto isso a saída é delegar competência. É necessário saber delegar: transferir poder e responsabilidade a pessoas que tenham condições técnicas e emocionais para bem assumir o que lhes for delegado. Delegar significa colocar o poder de decisão o mais próximo da ação. 7. Garantia da Qualidade: a base da garantia da qualidade está no planejamento e na sistematização ou formalização dos processos. Esta formalização estrutura-se na documentação escrita, que deve ser de fácil acesso, permitindo identificar o caminho percorrido. O registro e o controle de todas as etapas relativas à garantia proporcionam maior confiabilidade ao produto no mercado. Em qualquer atividade produtiva, fazer certo da primeira vez é o desejável. 8. Não-Aceitação de Erros: o padrão de desempenho desejável na empresa deve ser o de “Zero Defeito”. Este princípio deve ser incorporado à maneira de pensar de empregados e dirigentes, na busca da perfeição em suas atividades. Deve-se: não se conformar com o erro; definir o certo; manter atitude preventiva e pensar no custo da qualidade. 9. Gerência de Processos: a gerência de processos, aliada ao conceito de cadeia cliente-fornecedor, faz cair as barreiras entre as áreas da empresa, elimina feudos e promove integração. A partir do cliente externo, os processos se comunicam: o anterior é o fornecedor, o seguinte, cliente. 10. Disseminação de Informações: a implantação da Qualidade Total tem como pré-requisito transparência no fluxo de informações dentro da empresa. Todos devem entender qual é o negócio, a missão, os grandes propósitos e os planos empresariais. A participação coletiva na definição dos objetivos da empresa é a melhor forma de assegurar o compromisso de todos com sua execução. Serve também para promover maior conhecimento do papel que a atividade de cada um representa no contexto da empresa. Ética e Responsabilidade Social A Ética Sabe-se que as empresas usam um comportamento antiético para obter vantagens no mercado, como por exemplo, burlar as leis sonegar imposto, entre outros, porém muitos já se preocupam com esta prática. No entanto apesar de já existir uma pequena mudança ainda há muita diferença entre o discurso e a prática da ética. A Ética profissional nada mais é do que o agir direito e o proceder bem, de forma correta e justa, sem prejudicar os outros, é estar tranquilo com a consciência pessoal. É também agir de acordo com os valores morais de uma determinada sociedade. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 106 A maioria das profissões possuem seu próprio Código de Ética, Todos os códigos de ética profissionais, trazem em seu texto a maioria dos seguintes princípios: honestidade no trabalho, lealdade na empresa, alto nível de rendimento, respeito à dignidade humana, segredo profissional, observação das normas administrativas da empresa e muitos outros. Agir corretamente hoje não é só uma questão de consciência. É um dos quesitos fundamentais para quem quer ter uma carreira longa e respeitada. Em escolhas aparentemente simples, muitas carreiras brilhantes podem ser jogadas fora. Atualmente, mais do que nunca, a atitude dos profissionais em relação às questões éticas pode ser a diferença entre o seu sucesso e o seu fracasso. Ter um comportamento ético profissional é uma característica fundamental. Sendo assim ser ético nada mais é do proceder bem, sem prejudicar os outros. É ser altruísta, é estar tranquilo com a consciência pessoal. É, também, agir de acordo com os valores morais de uma determinada sociedade. Essas regras morais são resultado da própria cultura de uma comunidade, que variam de acordo com o tempo e sua localização no mapa. A regra ética é uma questão de atitude, de escolha. Além de ser individual, qualquer decisão ética tem por trás um conjunto de valores fundamentais. Muitas dessas virtudes nasceram no mundo antigo e continuam válidas até hoje. Eis algumas das principais: a) Ser honesto em qualquer situação: a honestidade é a primeira virtude da vida nos negócios, afinal, a credibilidade é resultado de uma relação franca; b) Ter coragem para assumir as decisões: mesmo que seja preciso ir contra a opinião da maioria; c) Ser tolerante e flexível: muitas ideias aparentemente absurdas podem ser a solução para um problema. Mas para descobrir isso é preciso ouvir as pessoas ou avaliar a situação sem julgá-las antes; d) Ser íntegro: significa agir de acordo com os seus princípios, mesmo nos momentos mais críticos; e) Ser humilde: só assim se consegue ouvir o que os outros têm a dizer e reconhecer que o sucesso individual é resultado do trabalho da equipe. A ética define padrões sobre o que julgamos ser certo ou errado, bom ou mau, justo ou injusto, legal ou ilegal na conduta humana e na tomada de decisões em todas as etapas e relacionamentos da nossa vida. Sustentabilidade Social Ser uma empresa que desenvolve a sustentabilidade social também significa ser uma empresa que: - Comprometer-se e agir para a equidade, redução da pobreza e coesão social; - Fortalece a identidade cultural, o direito de participação (empowerment), acesso a bens naturais e à qualidade de vida individual e comunitária; - Não transfere déficits de Capital Humano e Social para gerações futuras. Mais especificamente no caso das empresas, é necessária a capacitação para: a) Conhecer, suficientemente bem, os processos de produção adotados e os produtos e serviços elaborados; b) Calcular, corretamente, o balanço de material, de água e energia; c) Lidar com indicadores de sustentabilidade e ecoeficiência; d) Contabilizar os dispêndios socioambientais e elaborar os balanços sociais e ambientais; e) Lidar com ferramentas ambientais de gestão; f) Utilizar modelos estratégicos para alinhar os princípios de Desenvolvimento Sustentável às atividades da organização. Em vista disso existem, para tanto, normas de Responsabilidade Social a saber: Trabalho infantil: as empresas não podem apoiar o recurso a trabalho infantil. A norma de responsabilidade social internacional (Social Accountability International- SAI) define trabalho infantil como o trabalho de "qualquer pessoa com menos de 15 anos de idade, exceto se a lei de idade mínima local estipular uma idade mais elevada para o trabalho". Trabalho forçado: as empresas não podem apoiar o recurso do "trabalho forçado." Saúde e segurança: as empresas têm de proporcionar um ambiente de trabalho seguro e saudável aos seus funcionários. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 107 Liberdade de associação e Direito à negociação coletiva: as empresas têm de respeitar o direito de todos os funcionários de formarem e aderirem a sindicatos de trabalho à sua escolha e de negociarem coletivamente. Discriminação: as empresas não podem envolver-se em, ou apoiar, discriminação na contratação, compensação, acesso a formação, promoção, cessação ou reforma com base na raça, classe social, nacionalidade, religião, deficiência, sexo, orientação sexual, filiação sindical ou filiação política. Práticas disciplinares: as empresas não podem envolver-se ou apoiar, o recurso a castigos físicos, mentais ou coerção física ou abuso verbal. Horas laborais: as empresas têm de cumprir com as leis aplicáveis e as normas do setor no que respeita ao horário laboral. Sistemas de gestão: os quadros superiores de gestão têm de definir a política da empresa para responsabilidade social e condições laborais, para garantir que inclui um compromisso de cumprir todos os requisitos desta norma e das leis nacionais e outras aplicáveis. Reengenharia O conceito de reengenharia surgiu na década de 1990, com Michael Hammer e James Champy, como uma resposta das empresas ao turbulento mundo que as rodeava e às intensas mudanças globais ocorridas nos cenários econômicos, tecnológicos e culturais Denota abandonar antigos conceitos e analisar em detalhes todo trabalho necessário para produzir os produtos ou serviços, proporcionando maior valor aos clientes. Relaciona-se com a reestruturação dos processos da empresa para alcançar melhorias em indicadores de desempenho como custos, qualidade, atendimento e velocidade, de acordo com Alvarez55. Hoje em dia, as empresas de um modo geral, estão questionando tudo que vinham fazendo, desde a maneira como atendiam o telefone, até o modo como fabricavam bens ou prestavam serviços, isso porque nenhum processo é sagrado, visto que toda atividade pode e deve ser questionada. A Reengenharia não é apenas um ponto de vista ou um quadro conceitual, ela possui a vantagem de ser também uma metodologia de ataque aos problemas e vai, portanto, além da mera definição dos problemas que se propõe a resolver. Ela coloca à disposição dos dirigentes uma metodologia de trabalho que já se revelou útil em várias ocasiões, segundo Lima e Aquino56. A reengenharia é uma ferramenta de gestão que visa tornar a empresa mais competitiva por meio de medidas que alterem seus processos, ou seja, elimine processos ultrapassados, reinvente novos procedimentos operacionais, o que proporcionará a redução de custos, aumento do grau de satisfação do cliente e aumento da produtividade. Na reengenharia os processos que não se adequam as mudanças são substituídos, podendo até mesmo ser eliminados. E pode ser vista como alternativa para proporcionar as organizações os meios necessários para sobreviver, por meio de sua transformação e adaptação à nova realidade. Reengenharia é mudar a forma com que o trabalho é feito. É começar novamente da estaca zero; É rejeitar os critérios convencionais e suposições recebidas do passado; É inventar novas abordagens para a estrutura do processo que tolerem pequena ou nenhuma semelhança com abordagens de situações anteriores. No processo de reengenharia, ou redesenho de processo, da forma concebida por Hammer e Champy57, parte-se de uma “folha em branco”, modelando-se todos os processos. Chiavenato58 traz a seguinte definição para reengenharia: “Reengenharia significa fazer uma nova engenharia da estrutura organizacional. Uma reconstrução e não apenas uma reforma total ou parcial da empresa. Não se trata de fazer reparos rápidos ou mudanças cosméticas na engenharia atual, mas de fazer um desenho organizacional totalmente novo e diferente.” Logo, não podemos considerar reengenharia se os processos existentes foram somente melhorados; é necessário que tenham sido substituídos por novos processos. 55 ALVAREZ, Maria Esmeralda Ballestero. Administração da qualidade e da produtividade: abordagens do processo administrativo. São Paulo: Atlas, 2001. 56 LIMA, V. M. S.; AQUINO, P. M. L. P. Princípios da reengenharia aplicáveis à administração pública. Departamento de Administração Campus Universitário I, João Pessoa – PB. 2015. FRANCO, D. H.; RODRIGUES, E. A.; CAZELA, M. M. (orgs)Tecnologias e Ferramentas de Gestão. Campinas, São Paulo: Editora Alínea, 2013. Edição Especial. 57 HAMMER, M., CHAMPY, J. “Reengenharia: repensando a empresa m função dos clients, da concorrência e das grandes mudanças da gerenciar”. 1 ed. Rio de Janeiro: Ed. Campus.1994. 58 CHIAVENATO, I. Teoria geral da administração. Rio de Janeiro: Elsevier, 2001. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 108 Benchmarking59 O maior desafio hoje para qualquer tipo de empreendimento, quer vise lucro ou não, é manter-se atualizado e sempre a frente neste mercado tão competitivo. Para isso é necessário utilizar-se de estratégias e novas técnicas que proporcionem sucesso e qualidade nos serviços oferecidos. Destaca-se uma técnica organizacional que prima, em especial, pela qualidade total numa empresa. Esta técnica ou estudo auxiliar é denominada de Benchmarking. Para que esta técnica possa desenvolver seu objetivo nas organizações promovendo assim grandes melhorias, faz-se necessário entendê-la, bem como identificar sua essência e origem, afinal é bem mais eficiente saber manusear e conhecer a fundo qualquer tipo de estratégia a ser utilizada, nesse caso o Benchmarking. Para Spendolini60, o benchmarking pode ser definido como “um processo contínuo e sistemático para avaliar produtos, serviços e processo de trabalho de organizações que são reconhecidas como representantes das melhores práticas, com a finalidade de melhoria organizacional”. Neste mesmo raciocínio, Chiavenato61 coloca que benchmarking é um processo contínuo de avaliar produtos, serviços e práticas dos concorrentes mais fortes e daquelas empresas que são reconhecidas como líderes. O benchmarking é o processo de comparação dos próprios processos de negócios e melhor desempenho da indústria ou as melhores práticas apresentadas por outras empresas, e normalmente se leva em conta a qualidade, o tempo e o custo. No processo de avaliação comparativa das melhores práticas, a administração identifica as melhores empresas em sua indústria, ou em um setor onde existam processos semelhantes, e compara os resultados e processos daqueles estudados (os "alvos") para os próprios resultados e processos. Desta forma, eles aprendem bem as metas de desempenho e os processos de negócios que explicam por que essas empresas são bem sucedidas. O benchmarking é usado para medir o desempenho usando um específico indicador (custo por unidade de medida, a produtividade por unidade de medida, o tempo de ciclo de x por unidade de medida ou defeitos por unidade de medida), resultando em uma métrica de desempenho que é então comparado com os outros. Gestão do Conhecimento Empresarial62 Dados e informações quando processados ao longo do tempo, geram conhecimento, que abarca “expertise (qualidades próprias, Know-how adquirido) e insight (Discernimento da situação, capacidade de solução)” oferecidos pelos indivíduos. Este ato de conhecer oferecido pelo indivíduo, quando segregado e alinhado aos objetivos organizacionais geram o conhecimento corporativo, refletindo nos produtos e serviços que visam atender às necessidades específicasdos clientes. O conhecimento surge da condensação de dados, informações e crenças, os quais surgem do pensamento humano e fazem parte do complicado processo de entendimento do ser. A visão da empresa baseada em conhecimento considera como hipóteses gerais que: - O conhecimento é um recurso gerador de diferencial competitivo; - As características dos diferentes tipos de conhecimentos devem ser consideradas para a sua transferência; - Os indivíduos são os principais agentes de conhecimento. Sabe-se que a ação organizacional é o resultado de interações entre sistemas sociais (informais, não- estruturados) e formais (lógicos, estruturados). O conceito de conhecimento organizacional, envolvendo fatos e valores, pode ser promovido então em estruturas formais e/ou em estruturas cognitivas (informais, não-estruturadas), a partir do exercício da função gerencial. 59 SILVESTRE Gomes Martins/ Alexsandra Santana dos Santos/ Luciana Moreira Carvalho. O Benchmarking e sua aplicabilidade em unidades de informação: uma abordagem reflexiva. INTERFACE – Natal/RN – v.7 – n. 1 - jan./jun. 2010. 60 SPENDOLINI, Michael J. Benchmarking. São Paulo: Makroon Books, 1993. 61 CHIAVENATO, I. Teoria geral da administração. Rio de Janeiro: Elsevier, 2001. 62 GONÇALO, C. R.; LEZANA, A. G. R. Estratégia de conhecimento organizacional: desenvolvendo uma concepção gerencial. XXIII Encontro Nac. de Eng. de Produção - Ouro Preto, MG, Brasil, 21 a 24 de out de 2003 ENEGEP ABEPRO. 2003. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 109 Gestão do Conhecimento Organizacional A gestão do conhecimento abrange distintamente, as atividades de treinamento, mapeamento do conhecimento e os registros das melhores práticas. No ambiente competitivo das empresas, os chamados ativos intangíveis que se configuram como fonte de inovação e criação de novos patamares de valor. Neste contexto, a Gestão do Conhecimento tem recebido, cada vez mais, atenção das organizações, que têm buscado compreender seu significado e encontrar formas de gestão que lhes garantam impactos positivos no desempenho das mesmas. Aprendizagem Organizacional Segundo Marques63, a aprendizagem organizacional pode ser vista como o alcance de novos, múltiplos e contínuos conhecimentos sobre as dinâmicas e demandas corporativas, seja de maneira direta e/ou indireta, dentro e fora da empresa. É um conceito intimamente relacionado ao conhecimento empresarial. Porém, embora busque uma formalização do conhecimento, 80% do que aprendemos dentro do nosso ambiente de trabalho se dá de maneira informal, ou seja, através dos exemplos dos líderes, colegas, do aprendizado com os erros, e, em especial, pela troca e acúmulo de experiências. Isso, entretanto, não significa que aquilo que aprendemos em cursos e treinamentos não possa ser aplicado efetivamente em nosso trabalho na empresa. Tendo em vista que a aprendizagem organizacional é uma junção de conhecimentos formais e informais, que permite à organização criar seus próprios modelos de gestão, coerentes com as suas necessidades e pautados no que ela precisa para alcançar os resultados. Passo a passo para a Aprendizagem Organizacional 1. Experiências do Profissional: a partir das experiências positivas e negativas, o profissional pode compreender seus erros e acertos, delimitar melhor suas próximas ações e criar estratégias para impedir que estes erros continuem no futuro. 2. Aprendizagem Cultural: aprendida através da cultura organizacional, da missão e dos valores adotados pela empresa. 3. Aprendizagem com o Líder: realizada através das lideranças, de seus exemplos e conhecimentos compartilhados com os seus liderados. 4. Aprendizagem Prática/Ativa: aquisição de conhecimentos através da prática efetiva das tarefas e do seu desenvolvimento contínuo. 5. Aprendizagem Sistêmica: entendimento ampliado de toda empresa e seus processos para oferecer soluções não apenas para o departamento envolvido, mas para a organização como um todo. 6. Compartilhamento de Informações: quanto melhor forem distribuídas as informações, maiores serão os conhecimentos sobre os processos internos da empresa o que tornará mais assertiva as ações. 7. Benchmarking: observar outras empresas e buscar suas boas práticas aplicadas para aplicar em sua organização. Estes elementos que compõem a aprendizagem organizacional são extremamente importantes, uma vez que, esta combinação de conhecimentos é o que possibilita que os profissionais consigam desenvolver-se efetivamente. Novas Tendências nas Áreas de Gestão de Pessoas Quando falamos em tendências organizacionais devemos lembrar que apesar de todo avanço tecnológico as organizações são constituídas de pessoas e para que elas tenham um bom desempenho é necessário um bom investimento nos talentos humanos. Hoje, neste mundo tão cheio de transformações, em meio à globalização, fusões e aquisições, as empresas devem, cada vez mais, melhorar seus índices de competitividade e para isso ela depende quase que exclusivamente do capital humano. 63 MARQUES, J. R. O Que é Aprendizagem Organizacional. Instituto Brasileiro de Coaching. 2012. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 110 O Capital Humano é o combustível mais valoroso que faz toda a máquina organizacional andar e chegar ao seu destino e para isso precisam ser motivados e valorizados. Posto isso as tendências globais da área de gestão de pessoas podem ser divididas em dois grandes grupos: 1. Os temas tradicionais, associados às atividades funcionais de gestão de pessoas; (incluem aspectos como motivação, compensação, desempenho humano, desenvolvimento, aspectos legais e relações de trabalho), e 2. Os temas emergentes, associados aos assuntos contemporâneos de gestão de pessoas, que surgem orientados para os eventos atuais (são fatores como a gestão estratégica de pessoas, a diversidade, a internacionalização da gestão de pessoas, o foco em resultados organizacionais, a tecnologia e o trabalho em equipe). Assim os temas emergentes são aqueles que ajudarão a gestão de pessoas a enfrentar os desafios dos próximos anos dentro do contexto em que as empresas se inserem, e os desafios que também esse contexto coloca. Diversas tendências em gestão de pessoas estão associadas ao fenômeno da globalização, que se constitui em um importante desafio para as organizações contemporâneas. Uma delas é a gestão da diversidade nas organizações. A redução das fronteiras entre os países e organizações proporcionou grande mobilidade para a população global, facilitando o acesso e a comunicação entre os diferentes países. As economias globais fizeram surgir as organizações internacionalizadas, que desenvolvem uma produção globalizada, possuindo cadeias de valor com complexas divisões e fases de trabalho e gerando amplas redes de trabalho, segundo Eurofound64. Essa mobilidade e interação global, exige a implementação de estratégias de gestão de pessoas globais para lidar com a complexidade do ambiente internacional. Assim, é imprescindível reconhecer as diferenças dos profissionais e dos mercados ao longo dos diversos países, com diferentes culturas e padrões de comportamento, o que possibilita o encadeamento entre a diversidade e a estratégia organizacional, de modo que a sua efetiva gestão possa contribuir com todas as áreas do negócio. Sob outro ângulo, a gestão da diversidade também se refere à igualdade de oportunidades de emprego entre os diversos grupos sociais, evidenciando a inclusão das mulheres no mercado de trabalho, de portadores de necessidades especiais, a presença de migrantes, de trabalhadores jovens e idosos e das minorias em geral, de acordo com Eurofound65. Retomando o seu sentido global, a gestão da diversidade ainda está relacionada a outra tendência: a gestão de talentos, que está se tornandoAdministrativo - FAU/2016) Métodos de arquivamento de documentos mais utilizado e difundido: (A) Por ordem de chegada, Cronológico e mnemônico. (B) Alfabético, numérico simples, ideográfico. (C) Numérico inverso e Enciclopédico e bibliográfico. (D) Sistemático, decimal, centesimal. (E) Por assunto, digital, decrescente. 02. (Colégio Pedro II - Assistente em Administração - Acesso Público) Ao organizar e arquivar uma série de documentos, ordenados por nome, assunto ou local, o sistema de classificação utilizado será: (A) alfabético. (B) alfanumérico. (C) cronológico. (D) geográfico. (E) numérico. 03. (UFRN - Assistente em Administração - COMPERVE/2017) Para facilitar e agilizar a localização das pastas em um arquivo, a secretária do Departamento de Ciências Sociais fixou um índice onomástico na porta do armário, de forma que, quando precisar retirar uma delas, basta identificar seu número na lista e efetuar a busca no arquivo, no qual as pastas estarão arquivadas em ordem numérica crescente. Essa prática, muito comum nos escritórios, utiliza o método de arquivamento (A) numérico cronológico. (B) numérico simples. (C) alfabético documental. (D) alfabético ideográfico. 04. (TRT 3ª Região/MG - Analista Judiciário - FCC) Os métodos diretos de arquivamento (A) baseiam-se em sistemas numéricos. (B) dispensam o uso de instrumentos de localização. (C) supõem a indexação coordenada. (D) só podem ser utilizados em empresas privadas. (E) dependem de recursos informatizados. 05. (IF/RN - Técnico em Arquivo - FUNCERN) O conceito de métodos de arquivamento é: (A) predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa. (B) sequência de operações que determina a atribuição de informações contidas nos documentos com relação aos graus de sigilo, conforme legislação específica. (C) predominância de atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de um documento, sendo também chamada atividade finalística. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 9 (D) sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros e a identificação de cada unidade. 06. (IF/AL - Assistente Administrativo - COPEVE-UFAL) Os métodos de arquivamento de documentos podem ser (A) indireto, alfabético, geográfico e numérico. (B) alfabético, numérico, iconográfico e mnemônico. (C) numérico, geográfico, ideográfico e tríplex. (D) alfabético, geográfico, ideográfico e iconográfico. (E) alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. 07. (IF/BA - Técnico em Arquivo - FUNRIO) Os métodos de arquivamento enciclopédico e dicionário são exemplos de métodos (A) padronizados. (B) geográficos. (C) numéricos simples. (D) por assunto numéricos. (E) por assunto alfabéticos. 08. (AL/SP - Agente Legislativo de Serviços Técnicos e Administrativos - FCC) Os métodos de arquivamento de documentos dividem-se em duas classes. São elas: (A) numérica e mnemônica. (B) direta e indireta. (C) básica e padronizada. (D) alfabética e numérica. (E) dicionário e indexação coordenada. 09. (Câmara Municipal de Jaboticabal - Assistente Administrativo Jurídico - VUNESP) Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis, é necessário que eles sejam bem ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de técnicas ou métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento. Para o arquivamento dos documentos públicos ou privados, o método de arquivamento variadex é aquele que utiliza a combinação de (A) números e letras. (B) nomes e cores. (C) cores e números. (D) números, cores e letras. (E) letras e cores. 10. (ANS - Técnico em Regulação de Saúde Suplementar - FUNCAB/2016) Observe as definições a seguir: Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 10 Essas definições se referem, respectivamente, aos princípios arquivísticos: (A) organicidade e proveniência. (B) cumulatividade e unicidade. (C) temporalidade e unicidade. (D) cumulatividade e proveniência. (E) recolhimento e indivisibilidade. 11. (UFC - Assistente em Administração - CCV-UF) Princípio da arquivologia que se refere ao fato de que os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo (pessoa, empresa, etc.): (A) unicidade. (B) proveniência. (C) organicidade. (D) cumulatividade. (E) indivisibilidade. 12. (Telebrás - Analista Administrativo - CESPE) Com relação aos princípios da arquivística, julgue o item a seguir. O princípio da territorialidade defende que os arquivos sejam mantidos, guardados e conservados nos locais onde foram acumulados. ( ) Certo ( )Errado 13. (GDF - Analista de Atividades Culturais - IADES) Com relação ao campo teórico da arquivologia, assinale a alternativa correta. (A) A arquivologia estuda as funções dos serviços ou instituições de arquivo e os princípios e as técnicas a serem observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos arquivísticos. (B) As três idades documentais podem ser denominadas de corrente, semiativa e informativa. (C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de documentos ancestrais é adjetivado de arqueológico. (D) A arquivística é a técnica e a arquivologia, a ciência, segundo a visão difundida pelo Arquivo Nacional. (E) O triplo objeto da arquivologia é o fundo arquivístico, o arquivista e a instituição arquivística. 14. (CFO/DF - Secretariado Executivo - Quadrix/2017) No que se refere à arquivística e a tipos de arquivamento, julgue o seguinte item. Para preservar sua memória ao longo do tempo, uma instituição precisa gerenciar seu arquivo de maneira adequada. Segundo a arquivologia, entende-se por arquivo o conjunto de mobiliário de aço e pastas suspensas que a organização adquire para organizar seus documentos. ( ) Certo ( ) Errado 15. (Fundação Universidade de Brasília - UnB - CESPE) O protocolo, como um dos componentes da gestão de documentos, é responsável pelas atividades de registro, de controle da tramitação, de distribuição, expedição e abertura de processos. Certo ( ) Errado ( ) 16. A preservação de Documentos é importante, para: (A) Para o documento se tornar cada vez mais importante (B) Para a informação que consta naquele documento não se perder (C) Para a multiplicação das informações (D) Para microfilmá-las Gabarito 01.B / 02.A / 03.B / 04.B / 05.D / 06.E / 07.E / 08.C / 09.E / 10.A / 11.D / 12.Certo / 13.A / 14.Certo / 15.CERTO / 16.B Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 11 Comentários 01. Resposta: B Os métodos mais utilizados são: Alfabético - nome Geográfico - o local Numérico Simples - número a cada correspondente ou cliente Ideográfico - o assunto 02. Resposta: A Método alfabético é o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta. 03. Resposta: B O método numérico simples é adotado quando a organização é feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado. É um método muito utilizado na organização de prontuários médicos, pastas de funcionários, processos e filmes. 04. Resposta: B Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice. É uma característica dos métodos que organizam documentos por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico). Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código. 05. Resposta: D Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística =um objetivo estratégico devido à elevada demanda por trabalhadores qualificados; ao surgimento de ferramentas de recrutamento eletrônico; e à mobilidade da força de trabalho. Diante desta última tendência, Shrm66 destaca a necessidade de se realizar uma gestão global de talentos, com o propósito de obter os talentos adequados para o alcance dos objetivos organizacionais. Desse modo, as práticas de recrutamento, seleção e retenção de talentos também passam a se configurar internacionalmente. Nesta mesma linha, as organizações globalizadas demandam uma gestão de pessoas internacional, em que a compreensão e a sensibilidade das diferenças culturais são vitais para o seu sucesso. Em razão disso, os profissionais de gestão de pessoas precisam estar mais bem informados sobre as práticas empresariais, as leis trabalhistas e as práticas de gestão de pessoas locais; devem se comunicar eficazmente através das diferentes nacionalidades; gerir processos como recrutamento, seleção, treinamento, carreira, sucessão, compensação e benefícios a nível mundial; e gerir expatriados. Além disso, é importante buscar o equilíbrio entre a transferência de melhores práticas do país de origem e as necessidades de adaptação locais, sempre mantendo em vista a criação de um alinhamento ao longo das fronteiras de diversos países, segundo Friedman67. Ainda associada à globalização, outra tendência de destaque é a gestão da mudança, conforme Losey; Meisinger; Ulrich e Shrm68, eles defendem que ela está diretamente relacionada tanto às necessidades de adaptação contínuas, em decorrência das constantes alterações que ocorrem no mundo globalizado, 64 EUROFOUND (European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions). Europe at work: better life and opportunities for all. Dublin/Ireland. Four-year work programm: 2009. 65 Idem. 66 SHRM (Society for Human Resource Management). The 2007-2008 workplace trends list: the top trends according to SHRM’s Special Expertise Panels. 2007. 67 FRIEDMAN, Barry A. Globalization implications for human resource management roles. Employ Respons Rights J, v. 19, p. 157-171. 2007. 68 KERSLEY, Barbara; ALPIN, Carmen; FORTH, John; BRYSON, Alex; BEWLEY, Helen; DIX, Gill; OXENBRIDGE, Sarah. Inside the workplace: first findings from the 2004 workplace employment relations survey. Great Britain: Department of Trade and Industry, 2005. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 111 como às transformações culturais, exigidas em função de processos de fusões e aquisições ou de internacionalização das organizações. As mudanças demográficas também são responsáveis por algumas tendências em gestão de pessoas, pois de acordo com a Shrm69 a principal delas é a gestão de dados demográficos. O envelhecimento da força de trabalho leva a algumas consequências, tais como a ocorrência de uma vida de trabalho mais longa, o que implica facilitar transações ao longo do curso de vida, aumentar a integração no trabalho entre todos os grupos de idade, possibilitar a aprendizagem ao longo da vida e promover a saúde. Essa questão também podem ter implicações éticas, devido a diferenças na percepção e compreensão dos valores éticos entre gerações. Outro aspecto relacionado às mudanças demográficas diz respeito à escassez de competências, ou seja, há uma carência de trabalhadores altamente qualificados em todos os níveis de habilidades, segundo Shrm70. Logo, os profissionais de gestão de pessoas precisam estudar as mudanças demográficas, preparando-se para uma força de trabalho mais velha e para as próximas ondas de aposentadoria, a fim de desenvolver estratégias de seleção, retenção e satisfação dos empregados. Nos próximos anos, eles devem estar mais focados na preparação de uma nova geração de trabalhadores enquanto ajudam os trabalhadores mais velhos a permanecer no trabalho ou na transição para a aposentadoria. O desenvolvimento de competências, através de iniciativas de treinamento, educação e aprendizagem, e a atração e retenção de trabalhadores altamente qualificados, onde quer que eles estejam localizados no mundo, estão entre as formas mais comuns que os profissionais de gestão de pessoas planejam responder a essas mudanças. Um outro assunto que merece destaque é a gestão do equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. De acordo com Kersley e outros71, está havendo um aumento da compreensão gerencial sobre as responsabilidades dos empregados fora do trabalho, percebendo-se que os empregadores estão levando em consideração a necessidade de ajudar os empregados a conseguir um equilíbrio entre a vida familiar e a vida profissional. Eurofound72 diante disso, a flexibilidade da jornada de trabalho surge como uma forma de contribuir para a conciliação de obrigações. As modalidades de trabalho flexível envolvem: trabalho de meio- período, teletrabalho, homework, redução da jornada de trabalho semanal, flexibilização dos horários de trabalho, trabalho por turnos, contratos com limite de tempo, entre outros. Outro tema recorrente é a gestão estratégica de pessoas. Estudos indicam que a gestão de pessoas tem assumido cada vez mais o papel de parceiro estratégico nas organizações, se responsabilizando pela concepção, implementação e avaliação de programas e estratégias de gestão de pessoas, as quais devem possuir consistência interna e estar alinhadas aos objetivos organizacionais, conforme Giannantonio73. Segundo a Shrm74 (2007), essa questão está relacionada a outra tendência: a terceirização das atividades funcionais de gestão de pessoas, o que levou à mudança no papel de seus profissionais, permitindo-os a se concentrar nas atividades mais estratégicas da organização. Para Vosburgh75, a terceirização também subsidia a tendência de a gestão de pessoas se configurar em uma consultoria interna da organização. Assim, ao invés de a gestão de pessoas desempenhar internamente os serviços operacionais e demandar pela contratação de consultoria externa para apoiar os negócios, deve-se terceirizar os serviços funcionais, para que se possa desempenhar internamente os serviços de suporte estratégico da gestão de pessoas, o que caracteriza a consultoria interna. Ainda associada à gestão estratégica de pessoas, destaca-se a ênfase na avaliação de resultados e a crescente demanda nas organizações para a mensuração do valor do seu capital humano. Assim, tem se desenvolvido um conjunto de medidas analíticas e métodos para descrever, prever e avaliar a qualidade e o impacto das práticas, iniciativas e atividades de gestão de pessoas sobre os resultados organizacionais Shrm76. Ressaltando por fim, como tendências relevantes para a gestão de pessoas, a busca pelo comprometimento dos funcionários e a ênfase na responsabilidade social e ambiental. 69 SHRM (Society for Human Resource Management). Workplace forecast. jun. 2008. 70 Idem. 71 KERSLEY, Barbara; ALPIN, Carmen; FORTH, John; BRYSON, Alex; BEWLEY, Helen; DIX, Gill; OXENBRIDGE, Sarah. Inside the workplace: first findings from the 2004 workplace employment relations survey. Great Britain: Department of Trade and Industry, 2005. 72 EUROFOUND (European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions). Working time in the EU and other global economies – Industrial relations in the EU and other global economies 2006-2007. Dublin/Ireland: EUROFOUND, 2008. 73 GIANNANTONIO, Cristina M.; HURLEY, Amy E. Executive insights into HR practices and education. Human Resource Management Review, v. 12, p. 491- 511. 2002. 74 SHRM (Society for Human Resource Management). The 2007-2008 workplace trends list: the top trends according to SHRM’s Special Expertise Panels. 2007. 75 VOSBURGH, Richard M. The evolution of HR: developing HR as an internal consulting organization. Human Resource Planning, v. 30, n. 3, p. 11-23. 2007. 76 SHRM (Society for Human Resource Management). The 2007-2008 workplace trends list:theSequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo(1) ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. 06. Resposta: E Métodos de Arquivamento: -alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome; -geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, estado e país); - numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do documento; -numérico-cronológico: quando ao número do documento vier associado a data; -ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética (dicionária ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou duplex). 07. Resposta: E O Método alfabético é quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome, como visto anteriormente. 08. Resposta: C Não confunda: Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas: • direto • indireto Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: • básicos • padronizados. 09. Resposta: E É o método alfabético, acrescentando cores às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 12 10. Resposta: A Princípio da Organicidade As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Princípio da Proveniência Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. 11. Resposta: D Princípio da Cumulatividade O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. 12. Resposta: Certo - Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da territorialidade) Os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. 13. Resposta: A A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo é chamada de arquivologia. O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. A arquivologia busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum utilizar-se princípios, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, organização, desenvolvimento, processamento, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, circulação, recuperação e armazenamento das informações. O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem uma preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o profissional também é desconhecido pela organização e as atividades que esse profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento das informações passam a ser exercidas por profissionais de outras áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma consequência do posicionamento de algumas organizações é justamente a qualidade e resultado dos serviços. 14. Resposta: Certo Existe uma polissemia (vários significados) na palavra arquivo. O termo pode significar o conjunto de documentos assim definido na Lei 8.159/91; como a entidade ou instituição de custódia; o setor de trabalho, assim dizendo, o setor de arquivo de uma instituição; e o móvel utilizado para guarda de documentos. A questão está incompleta e um pouco confusa, mas não deixa de estar CERTA. 15. Resposta: Certo “Autuação”, uma das atividades do protocolo, é a abertura ou formação de processos. O registro, o controle do fluxo documental, a distribuição e a expedição de documentos também são consideradas atividades do protocolo. Vale ressaltar que a expedição é a saída de documentos de uma instituição para outras instituições públicas ou privadas (pessoas jurídicas), ou para o cidadão comum (pessoa física). 16. Resposta: B A preservação dos documentos é importante para que o documento esteja sempre em perfeito estado para ser consultado e as informações perpetuadas. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 13 TEORIA DAS TRÊS IDADES.3 No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo gerenciamento dos documentos. O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente). Este é, com certeza, um dos assuntos mais presentes em provas de concursos públicos em matérias sobre Noções de Arquivologia. A “Teoria das três idades”, ou o ciclo de vida dos documentos (administrativos), ou os estágios de evolução dos arquivos” – a nomenclatura muda, mas o tema é um só. São 3 (três) as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente, intermediário e permanente (assim definidos em 1973, por Jean Jacques Valette): 1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: “constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependência próximas de fácil acesso. 2. Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: “constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram pode ainda solicitá- los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios”. 3. Arquivo de Terceira idade ou Permanente: “constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva”. Esquema mnemônico para você não esquecer das 3 (três idades): Corrente → corre → tramita (consulta frequente) Intermediário → transitoriedade (consulta não frequente) Permanente → preservados sempre (matéria-prima da história) Válido ressaltar que as 3 idades são complementares, cada uma corresponde à uma forma diferente de conservar e tratar os documentos e consequentemente, uma organização adequada. O que define, de forma decisiva, a fase na qual o documento arquivístico está alocado é, por um lado a frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro, a identificação dos valores administrativo (primário) e histórico (secundário) presentes ou não os documentos. 3 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada.Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. Teoria das três idades de arquivo. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 14 Arquivos correntes4 Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação os documentos podem ser assim considerados. O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta. Localização Física Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos. Tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos. Acesso aos documentos No caso dos arquivos correntes há acesso restrito ao órgão produtor (gerador). Quem responde pelos documentos são os setores de origem. Fonte: Santos e Reis, 2013. Arquivos Intermediários5 Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à Administração. Localização Física Dessa forma, os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (ou seja, a eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário. Acesso aos documentos O acesso ao documento pelo público somente apenas quando a sua fonte geradora autorizar. Os documentos ainda pertencem ao setor de origem. A função destes arquivos é apenas a de guardar o documento para o referido setor. Arquivos Permanentes Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados, são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais. Esses 4 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 5 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 15 documentos devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário. São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição. Localização Física Os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e em um ambiente mais adequado. Ao contrário das idades corrente e intermediária, tais arquivos são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros. Esta idade é também chamada de inativa, tendo como principais atividades a reunião da documentação histórica, o – arranjo – isto é, a classificação desses arquivos -, a conservação e a descrição dos documentos. Acesso aos documentos Neste caso, portanto o acesso é liberado ao público (não há restrições). Os documentos passam a fazer parte do acervo dos arquivos permanentes, não pertencendo mais ao setor de origem do mesmo, devido ao seu valor secundário. Quando determinado conjunto de documentos é colocado em um arquivo permanente, mas ainda não pertence ao seu acervo, é denominado de “arquivo em depósito”. Isso pode ocorrer quando, em uma empresa, não existe um arquivo intermediário para guardar os documentos que, embora sejam pouco consultados, ainda possuem valor primário para a administração. Dessa forma, a fim de liberar espaço nos arquivos correntes, esses documentos vão para o arquivo permanente de um determinado organismo, embora continuem pertencendo ao setor de origem, até cessar totalmente o seu valor administrativo. Dicas Mnemônicas: Arquivo corrente – valor primário Arquivo intermediário – valor primário Arquivo permanente – valor secundário Transferência e recolhimento6 - Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário, dizemos que houve uma transferência de documentos. - Quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve um recolhimento de documentos. Observações: a) em certos casos, determinados documentos podem passar (ser recolhidos) do arquivo corrente direto ao permanente (obedecendo a Tabela de Temporalidade da instituição), sem passar pelo arquivo intermediário. Quando isso ocorrer, também dizemos que houve um recolhimento de documentos; b) um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente. Por exemplo, um processo “engavetado” há muito tempo pode ser desarquivado (certo assunto nele registrado volta a ser objeto de debate, após anos de esquecimento), tornando-se novamente muito consultado pela administração por algum período. Um mnemônico que você pode trabalhar para não esquecer sobre o arquivo permanente: As pessoas de mais idade ainda têm o costume de dizer, ao ir dormir: “vou me recolher”, pois as suas atividades naquele dia já se encerraram. Por isso, associem o arquivo permanente (a última idade deste contexto, a da documentação mais antiga) sempre ao termo recolhimento. Os documentos transferidos para os arquivos intermediários ou recolhidos para os arquivos permanentes continuam tendo valor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, tais procedimentos são realizados por causa da “frequência de uso dos documentos” e não em função do seu valor. 6 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 16 Prazo de guarda dos documentos nos arquivos7 Arquivos Anos Correntes (setoriais) 1 ano Gerais ou centrais (continuação da idade corrente) 5 a 10 anos Intermediários 20 anos Permanentes (tempo de existência do documento, e não de sua guarda) 25 ou 30 anos, a contar data de sua produção ou do fim de trâmite Fonte: Bellotto, 20048. Os documentos de arquivo são acumulados nos respectivos setores (órgãos produtores) com uma frequência constante. Novos documentos são produzidos/ recebidos quase que diariamente. Depois de um certo tempo (em torno de 1 ano), os arquivos correntes (setoriais) não têm mais espaço para guardar um número maior de documentos. Assim sendo, aqueles menos consultados são mandados para um arquivo central do respectivo órgão produtor, onde permanecem por tempo aproximado de 5 a 10 anos. Após este tempo, os documentos são transferidos para os arquivos intermediários, neles ficando por cerca de 20 anos, no aguardo do destino que os cercam. Se não tiverem valor secundário, serão eliminados; caso contrário, serão recolhidos aos arquivos permanentes,a fim de serem guardados para sempre. Geralmente, os documentos recolhidos nesses arquivos nasceram há 25 ou 30 anos. Valor primário e valor secundário dos documentos9 - Valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-se nos fins de sua criação. - Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) – uso dos documentos pelo órgão produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação. Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. Quando determinado conjunto de documentos é colocado em um arquivo permanente, mas ainda não pertencente ao seu acervo, é denominado “arquivo em depósito10”. Por exemplo, se cair em uma prova a seguinte afirmação: “Os documentos de valor secundário são arquivados definitivamente nos arquivos intermediários.” Certo ou errado? Afirmação errada, porque valor secundário é valor permanente (arquivos permanentes). Logo, após determinado tempo, os documentos de valor secundário serão recolhidos em definitivo aos arquivos permanentes. Termos associados às idades dos arquivos11 Podemos associar vários termos aos arquivos correntes, intermediários e permanentes. Por exemplo, os arquivos administrativos são associados aos correntes, os pré-arquivos aos intermediários e os arquivos históricos aos permanentes. Nos diversos concursos têm caído essas associações, mencionam os seguintes termos: arquivo ativo e arquivo morto. Para o candidato ter 7 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 8 Heloisa Liberalli Bellotto, Arquivos permanentes. Tratamento documental. Segunda edição revista e ampliada. Rio de Janeiro: FGV, 2004, 320pp. ISBN 85- 225-0474-1. 9 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 10 VALENTINI, R. Arquivologia para Concursos: Teoria e 166 questões – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. 11 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 17 melhores possibilidades de acertar uma questão com tais conteúdos, basta saber que o ativo está ligado ao corrente, e o morto, ao permanente. Dessa forma, a questão torna-se fácil, desde que o concursando domine tal tema abordado. Todos os documentos de arquivo nascem com uma finalidade administrativa – valor primário –pois são gerados em decorrência dos atos ou funções administrativos de um organismo. Desse modo, em termos gerais, é possível constatar que os documentos não nascem com um valor histórico ou secundário. Tal valor cultural é, geralmente, adquirido após transcorrido um determinado período. Um exemplo disso é a carta de Pero Vaz de Caminha. A famosa carta nasceu destituída de qualquer valor histórico. Ela foi elaborada com uma finalidade de caráter administrativo, isto é, informar ao rei de Portugal o descobrimento das terras brasileiras. A título de ilustração, a fim de exemplificar e motivar a produção de maior sentido sobre este específico assunto, coloca-se a seguir um exemplo prático, que acontece geralmente em muitas organizações. Pode aqui, então, ser considerada a seguinte situação: Em uma empresa X, a política de arquivos estabelecida define que os assentamentos individuais dos funcionários devem permanecer arquivados no setor de pessoal dessa empresa, enquanto o referido colaborador estiver trabalhando, ou seja, enquanto sua situação for de atividade na organização. Após o desligamento do funcionário da empresa, por quaisquer motivo (exoneração, demissão, etc.), o seu respectivo assentamento individual deverá ser transferido para o Arquivo Geral da Instituição, que passará a custodiar a referida pasta do ex-colaborador. É nessa fase intermediária de arquivamento que o documento irá aguardar um determinado prazo, estabelecido por uma Tabela de Temporalidade de Documentos, para ser, finalmente, eliminado ou descartado, respeitada a legislação trabalhista, previdenciária e outros aspectos. Nessa situação, já que a política de arquivos da empresa X estabelece essa forma de processo (aqui concebido como atividade ou fluxo de trabalho ou workflow) e, além disso, determina o descarte do documento após certo período legal (prescrição), o assentamento individual do ex-funcionário não será arquivado definitivamente na instituição, isto é, não irá à fase permanente de arquivamento. Dessa forma, então, ele será apenas um arquivo corrente e um arquivo intermediário. É possível, agora, concluir que todos os documentos serão obrigatoriamente correntes. Há uma probabilidade muito grande de passarem pela fase intermediária, de forma a aguardar prazos administrativos e legais. E, certamente, poucos conseguirão viver eternamente de forma perpétua. Comentários sobre alguns termos12: 1º) Alguns termos pouco usados no Brasil: “Records Centers” – Centros Intermediários de Documentos, como é conhecido o arquivo intermediário nos EUA e Canadá; Limbo, na Grã-Bretanha; Purgatório, nos Estados Unidos da América. 2º) Núcleos de arquivo são os arquivos setoriais, ou seja, os arquivos descentralizados, onde os documentos são consultados com frequência. 3º) Arquivos administrativo, ativo, vivo, de movimento, em curso – associados aos arquivos correntes devido à finalidade dos arquivos (funcional, administrativa, imediata), com documentos consultados constantemente, como já sabemos, estando ou não em movimentação (tramitando). 4º) Pré arquivo – termo originário da França (Pré archivage); ligado ao arquivo intermediário, vem antes dos arquivos propriamente ditos – os permanentes. 5º) Os termos associados aos arquivos intermediários devem-se ao fato de os documentos estarem nesta idade aguardando a sua destinação final. Daí a sua característica: transitoriedade. Além disso, também o uso não mais frequente dos documentos (não mais ativo). Exemplo da diminuição gradativa da frequência está implicitamente no termo: semiativo. Um documento, quando torna-se semiativo, se não tiver valor secundário, será eliminado; caso contrário, será recolhido ao arquivo permanente. 6º) Os termos associados aos arquivos permanentes estão intimamente relacionados com a “última idade” – por exemplo: definitivo, final; também estão ligados ao valor secundário (fonte de pesquisa e informação) do documento – por exemplo: histórico. 7º) O termo arquivo morto de vez em quando cai em prova. Este termo popularizou-se e é muito utilizado até nas grandes empresas. Caso caia, é só pensar nos arquivos permanentes. Comentário: Os profissionais da área arquivística não utilizam o termo “arquivo morto”, pois é inadequado, uma vez que os documentos de valor secundário devem ser preservados em caráter 12 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 18 definitivo, devido ao seu valor histórico, probatório e informativo, como já vimos anteriormente. Representam a matéria-prima da história, sendo muito importantes (não devem ser descartados), podendo ser consultados pelos pesquisadores/administradores a qualquer tempo, em face de seu uso científico, social e cultural. O termo utilizado pelos arquivistas é arquivo permanente ou histórico, pois mortodá ideia de algo sem vida. E, se assim fosse, seria ilógico guardar documentos irrelevantes. 8º) Os arquivos intermediários só devem ser criados caso fique comprovada a importância deles no ciclo documental. Geralmente, existem em âmbito governamental (público), pois documentos oficiais há em grande quantidade, além de estarem dispersos fisicamente. Quanto à documentação de natureza privada, apenas empresas de grande porte e detentoras de massa documental preocupam-se em construir pré-arquivos. Quando ocorre a passagem dos documentos da idade corrente para a segunda idade, o arquivista irá conferir a documentação transferida, providenciando, em seguida, medidas de conservação e restauro dos documentos. A classificação proveniente dos arquivos correntes será mantida. Os coordenadores dos depósitos de guarda intermediária devem13: - atender às solicitações feitas pelos órgãos produtores; -aplicar as tabelas de temporalidade, a fim de selecionar os documentos para eliminação ou recolhimento; - administrar as transferências de novos documentos para o seu arquivo, assim como o recolhimento de documentos de valor secundário para o arquivo definitivo. A criação dos limbos deve-se, principalmente, à economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo. Com o propósito de se evitar a multiplicação de depósitos e manter a política arquivística obedecendo a um padrão predeterminado, o arquivo intermediário deverá ser subordinado ao arquivo permanente. Questões 01. (DPE/MT – Assistente Administrativo – FGV) A adoção da Teoria das 3 idades revolucionou as técnicas arquivísticas e, consequentemente, o uso dos arquivos. Segundo essa teoria, os arquivos passam: (A) por 3 estágios distintos de arquivamento: corrente, intermediário e permanente, de acordo com as espécies documentais neles contidas. (B) por 3 procedimentos técnicos distintos de arquivamento: eventual, intermediário e inativo, de acordo com o valor dos documentos. (C) por 3 finalidades distintas de arquivamento: ativo, inativo e corrente, de acordo com os assuntos dos documentos. (D) por 3 finalidades distintas de arquivamento: histórico, probatório e informativo, de acordo com o uso que se faz dos documentos. (E) por 3 estágios distintos de arquivamento: corrente, intermediário e permanente, de acordo com o uso que se faz dos documentos. 02. (TRT – 3ª Região – Analista Judiciário – Arquivologia – FCC) O Dicionário brasileiro de terminologia arquivística associa a teoria das três idades ao ciclo vital dos documentos porque (A) em cada uma das três idades previstas na teoria os documentos devem passar, cada qual, por um ciclo de vida completo. (B) toda teoria necessita de um ciclo vital para que sua formulação seja plenamente aceita. (C) essa teoria consagra que os documentos de arquivo podem passar por três idades durante sua vida útil. (D) o ciclo vital não pode prescindir de uma teoria para poder ser plenamente aceito. (E) o documento não seria de arquivo se a teoria não aceitasse seu ciclo vital completo. 03. (Câmara Municipal de Caruaru – Técnico Legislativo – FGV) Segundo a teoria das três idades, os arquivos que têm sob sua guarda documentos de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser conservados em depósitos de armazenagem temporária, aguardando os prazos, são os arquivos (A) correntes. (B) intermediários. 13 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 19 (C) permanentes. (D) de primeira idade. (E) de terceira idade 04. (CRO/SP – Assistente Administrativo – VUNESP) O ciclo de vida dos documentos é determinante na intervenção e gestão do arquivo, dessa forma, (A) todos os documentos produzidos na instituição devem ser recolhidos para o arquivo permanente no período definido pela legislação. (B) os documentos em idade corrente de arquivamento e que apresentam valor administrativo e vigência atual, devem ser armazenados em locais próximos à área de produção. (C) todos os documentos produzidos na instituição devem ser transferidos aos arquivos centrais ou intermediários como medida de precaução. (D) os documentos em idade corrente de arquivamento e que apresentam vigência finalizada devem ser mantidos próximos à área de produção. (E) os documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico cultural, devem ser mantidos nos arquivos intermediários. 05. (TC/DF - Técnico de Administração Pública – CESPE) No que se refere ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue os itens subsequentes. Após passarem pelos arquivos correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser encaminhados ao arquivo intermediário, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes. ( ) Certo ( ) Errado 06. (METRÔ/DF- Arquivista – IADES) Com relação aos documentos que ainda preservam o valor primário, mas contam com um prazo de guarda muito extenso e não são consultados com frequência, assinale a alternativa que indica o local em que eles devem ficar guardados. (A) Protocolo. (B) Setorial. (C) Corrente. (D) Intermediário. (E) Permanente. 07. (Ceitec S.A - Técnico Administrativo e Operacional - IADES/2016) No que se refere aos tipos de arquivo, é correto afirmar que a (o) (A) divisão em arquivos corrente, intermediário e permanente são gradações relacionadas ao valor do documento. (B) recolhimento para o arquivo intermediário deve ocorrer em prazos preestabelecidos. (C) recolhimento só acontece com documentos que possuem valor histórico, probatório ou informativo. (D) arquivo morto é aquele no qual se mantêm os documentos que não apresentam mais valor para a instituição. (E) arquivo permanente é invariavelmente maior que o intermediário, justamente por guardar toda a informação da organização. Respostas 01. E / 02.C / 03. B / 04. B / 05.Certo / 06. D / 07. C Comentários 01. Resposta: E. TEORIA DAS TRÊS IDADES: Teoria segundo a qual os arquivos passam por três estágios: corrente, intermediário ou permanente, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário 02. Resposta: C. A teoria das três idades referem-se aos estágios (corrente, intermediário e permanente) que os documentos podem passar (os documentos não passam necessariamente por todos os estágios, podem passar da corrente para o permanente, por exemplo). Apostila gerada especialmente para: Nycollas Augusto Gomes de Abreu 097.181.064-80 20 03. Resposta: B. O arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram pode ainda solicitá- los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. 04. Resposta: B. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: “constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependência próximas de fácil acesso.” 05. Resposta: Certo. Após passarem pelos arquivos correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser encaminhados ao arquivo intermediário, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes. Lembre-se que Transferência é para o arquivo intermediário e Recolhimento é para o arquivo permanente. 06. Resposta: D. Os arquivos intermediários são aqueles que poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à Administração. Dessa forma, os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um
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