9 Organograma de Cargos e Funções

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Recursos humanos
Conceito
O organograma é uma representação gráfica da estrutura
organizacional, que é o conjunto de funções, cargos, departamentos,
relações e responsabilidades que compõem a organização.
Geralmente, são utilizados quadrados ou retângulos para representar
os setores ou cargos da empresa em um organograma convencional.
A figura 1 é um exemplo de organograma vertical, que é o mais
convencional.
(objetos/org-01.png)
Figura 1 – Organograma convencional
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É possível observar que, nesse exemplo, o organograma apresenta os
departamentos da empresa. No caso, eles são sete: gerência, produção,
fábrica, financeiro, contas a pagar, operacional e assessoria técnica.
O organograma completo de uma instituição inclui todos os seus
departamentos e cargos. Empresas grandes terão organogramas
extensos. No caso de empresas pequenas, onde muitas vezes uma única
pessoa é responsável por um departamento, um organograma funcional
que retrate todos os cargos que as compõem é suficiente.
Normalmente, utiliza-se o organograma da estrutura organizacional
de forma ampla, e o organograma funcional restringe-se ao RH e à
subárea de política salarial e plano de cargos e salários.
Veja, nas figuras 2 e 3, dois exemplos de organogramas funcionais
(com os cargos organizacionais).
Exemplo 1
(objetos/org-02.png)
Figura 2 – Organograma funcional 1
Exemplo 2
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(objetos/org-03.png)
Figura 3 – Organograma funcional 2
A estrutura organizacional pode ser representada de forma mais
detalhada por meio de funcionogramas, que são representações gráficas
das organizações pelas funções existentes nelas. Por isso, ainda, são
diferentes de organogramas funcionais.
Funcionogramas apresentam não só os cargos, mas também as
funções desempenhadas (deveres e responsabilidades de cada setor ou
cargo). Veja um exemplo na figura 4.
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(objetos/org-04.png)
Figura 4 – Funcionograma
Fonte: 
Alguns pesquisadores afirmam que o organograma vertical (a
representação gráfica organizacional mais comum e tradicional) é de
origem militar. Assim, ele retrataria uma hierarquia de poder e de
responsabilidade.
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Como é possível perceber, a gerência (ou presidência) fica no topo do
organograma. São as caixas mais no alto, pois representam a área que
toma as principais decisões organizacionais e à qual todos os demais
departamentos estão subordinados. As caixas mais baixas indicam, em
geral, o nível operacional.
Veremos outras configurações mais atuais e modernas para
representar graficamente as estruturas organizacionais mais adiante
neste material.
VOLTAR (subcapa.html)
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Objetivos do organograma
A representação gráfica da empresa por um organograma é uma
forma clara e objetiva de exibir:
Estrutura dos setores da organização
Processo de tomada de decisão
Estrutura de cargos da organização
Quem deve responder a quem
Cargos que apresentam possibilidades de crescimento
Caminho para os colaboradores investirem em promoção
O organograma de empresa é parte da organização estratégica, pois
define hierarquias, responsabilidades e limites de cada cargo e de cada
departamento. Ele descreve e alinha processos e relações e torna toda a
estrutura organizacional transparente.
Cada colaborador precisa saber a quem se reportar sobre suas
atividades, dúvidas e eventuais problemas. Também precisa entender a
relação do seu setor com toda a organização. Isso é tão importante
quanto entender a função de cada parte do corpo para entender o seu
funcionamento.
Normalmente, as empresas grandes têm organogramas prontos,
enquanto muitas pequenas nem sequer desenvolvem um. Muitas vezes,
estas simplesmente desconhecem a importância da ferramenta ou não
refletem sobre ela.
Na figura 5, há um exemplo de organograma de empresa pequena.
(objetos/org-05.png)
Figura 5 – Organograma inadequado para uma empresa pequena
Há um erro no organograma da figura 5. Você
conseguiria apontá-lo?
Em empresas familiares e/ou empresas pequenas, é comum que
pessoas sejam responsáveis por atividades que seriam de um
departamento inteiro. Então, ao desenvolverem um organograma, em vez
de incluírem o cargo nas caixas, colocam o nome do funcionário. Como o
organograma é uma espécie de fotografia da estrutura da empresa, esse é
um erro gritante. É preciso colocar os cargos e suas atribuições.
Então, um organograma de uma organização de pequeno porte
poderia ser o que mostra a figura 6.
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(objetos/org-06.png)
Figura 6 – Organograma adequado para uma empresa pequena
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Tipos de organogramas
Há diversos tipos de organograma. Cada empresa define sua
estrutura de acordo com a sua estratégia, seus valores e seus princípios.
X
Organograma em barras
No organograma em barras, os cargos são organizados em barras
de diferentes comprimentos, de acordo com a autoridade de cada
cargo. É pouco utilizado, já que não evidencia as relações entre os
cargos e setores, restringindo-se apenas ao nível hierárquico.
A figura 13 mostra um exemplo de organograma em barras.
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(objetos/org-12.png)
Figura 13 – Organograma em barras
X
Organograma linear de responsabilidade
O organograma linear de responsabilidade, diferentemente da
maioria dos modelos, apresenta uma associação entre os cargos e as
respectivas atividades. Adicionalmente, há uma legenda com
símbolos, tornando a disposição mais complexa.
Este tipo de organograma é adequado para organizações de
estrutura formal e rígida, com clara distribuição de responsabilidades e
pouco espaço para inovação e criatividade.
Atividade Diretor Gerente Supervisor Assistente
Aprovar
investimento Ø □
Aprovar
procedimento □ Ø
Revisar
procedimento ▼ □
Redigir
procedimento ▼ Δ
Distribuir
procedimento Δ
Arquivar □ ʘ
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Legenda
Executa Δ
Aprova Ø
Participa ▼
Controla □
Elabora ʘ
Tabela 1 – Organograma linear de responsabilidade
X
Organograma matricial
A principal característica da estrutura matricial é a integração das
diferentes áreas. Alguns autores a definem como uma estrutura
tradicional e uma solucionadora de problemas ao mesmo tempo. É
bastante utilizada por organizações que trabalham com projetos,
inclusive temporários.
(objetos/org-11.png)
Figura 11 – Organograma matricial
Nessa estrutura, as unidades-tarefa representadas na figura 11
(gerente-comercial, gerente de produção e gerente de manutenção)
apresentam múltiplas relações. Veja:
Relações com o sistema administrativo (financeiro e RH)
Relações com a gestão (diretor-superintendente)
Relação entre as unidades-tarefa e seus membros
Ao mesmo tempo, pode-se ver a estrutura vertical de
organograma.
X
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Organograma circular, ou radial
O organograma circular (ou radial) é um modelo mais atual de
representação organizacional. Demonstra menor preocupação com
hierarquias e volta-se para uma estrutura colaborativa e participativa.
A autoridade, ou a centralidade, do seu funcionamento é indicada
pelo elemento no círculo central. Instituições que escolhem esse tipo
de representação, valorizam o trabalho em grupo, o contato, a
horizontalidade e boas relações entre os departamentos. Muitas vezes,
também têm boa relação com a comunidade local.
(objetos/org-09.png)
Figura 9 – Organograma circular
No organograma circular da figura 9, temos o presidente no
círculo central, demonstrando que a colaboração e a proximidade são
mais importantes do que a hierarquia ou superioridade. Ele não se
coloca acima de nenhum outro departamento.
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(objetos/org-10.png)
Figura 10 – Organograma circular centrado no cliente
No organograma circular da figura 10, o cliente ocupa o círculo
central, mantendo toda a organização aberta ao ambiente externo.
Essa estrutura demonstra a importância do cliente para o negócio,
assim como a importância de um sistema aberto, que conversa com o
meio e com a comunidade.
X
Organograma vertical
O organograma vertical é o tradicional. Representa organizações e
empresas que privilegiam um modelo administrativo tradicional,
hierárquico e, de algum modo, rígido. Quanto mais acima estão os
elementos, maiores são o poder e a responsabilidade deles; e quanto
mais abaixo, mais operacionais e subordinados os elementos são. Eles
são ligados por linhas, que indicam como se dá a comunicação entre
os diversos setores.
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(objetos/org-07.png)
Figura 7 – Organograma vertical
X
Organograma funcional
O organograma funcional é aquele que enfoca os cargos, as
funções e as relações funcionais. Visualmente, é semelhante ao
modelo vertical.
(objetos/org-08.png)
Figura 8 – Organograma funcional
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Níveis hierárquicos
A maioria dos modelos de organogramasevidenciam caráter
hierárquico em termos de comando e autoridade, bem como de norma
sequencial de comunicação.
Em termos de comunicação, há uma norma chamada de by-pass que
elucida que toda ação ou comunicação deve respeitar a linha de comando.
Exemplo: um colaborador decide encaminhar um problema
diretamente para a gerência, desprezando o supervisor imediato. Esse
exemplo é um caso de by-pass ascendente. Entretanto, ele também pode
ser praticado de forma descendente.
Essa estruturação tem as suas próprias características e atende
valores e princípios de diversas organizações. Entretanto, também é
carregada de entendimentos e ideias rígidas que estão em decadência
atualmente.
A maioria dos modelos apresentam um formato piramidal, o que
revela um afunilamento: na base da estrutura, encontra-se uma quantidade
muito maior de pessoas do que no topo.
Esse modelo de estrutura favorece a concentração de poder em
poucas pessoas, as que supostamente têm maior saber e competência.
São essas poucas pessoas que detêm o poder decisório da organização.
(objetos/fig.png)
Figura 14 – Estrutura organizacional piramidal
Como temos visto ao longo do curso, é uma tendência das
organizações bem-sucedidas considerar e valorizar o recurso vivo e
inteligente que são as pessoas que as compõem, independentemente do
cargo delas. O funcionário é cada vez mais considerado um trabalhador
intelectual, que contribui enormemente: ele é capaz de propor melhorias e
identificar pontos a melhorar e oportunidades de inovação.
Além disso, as empresas já não podem se estruturar de modo
excessivamente estático e estável, da maneira dos organogramas
convencionais. A configuração horizontal tem sido a melhor representação
para o dinamismo do mercado e as novas relações dentro e fora das
organizações.
As estruturas horizontais sustentam-se na visão atual de que as
organizações são sistemas abertos, que precisam manter relações
interdependentes com o ambiente: clientes, mercado, comunidade,
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organizações governamentais e meio ambiente.
Por relações interdependentes, compreende-se que cada elemento do
sistema depende dos demais em alguns aspectos; e, em outros, são
independentes.
As trocas entre os elementos do sistema são fundamentais, mas
precisam ser equilibradas. As organizações precisam estar atentas ao
impacto que provocam no meio ambiente, por exemplo. Se produzirem
muito lixo e não promoverem ações para reaproveitar resíduos ou
minimizar desperdícios, prejudicarão o meio ambiente, de que toda a
sociedade depende.
As mudanças que ocorrem em uma parte do sistema repercutem sobre
as demais. O governo, por exemplo, ao alterar taxas de impostos, impacta
os custos das organizações. Se a empresa repassar esses custos para o
valor dos produtos, alterará a sua relação com os clientes.
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Figura 15 – Comparação visual entre um sistema aberto e um
sistema isolado
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Horizontalidade na prática
Vamos conhecer o case da Mercur, que recentemente implementou
um organograma horizontalizado.
A Mercur foi fundada há mais de 90 anos na cidade de Santa Cruz do
Sul, no Rio Grande do Sul. Trata-se de uma fábrica conhecida por produzir
borrachas de apagar (de uso escolar e de escritório) e que também tem
um portfólio abrangente e diversificado de outros produtos.
De acordo com Jorge Hoelzel Neto, conselheiro de administração e
facilitador da Mercur, a instituição apresentava um arranjo tradicional até o
ano de 2007; e foi nessa época que se começou a avaliar uma mudança
no modelo de gestão. O objetivo inicial era que ela permanecesse presente
no mercado e se atualizasse. Em vez de se focar no consumo, a empresa
decidiu voltar-se para as pessoas atuantes nela e em desenvolver com
elas o que era necessário para as suas vidas.
Com o auxílio de uma consultoria, começou a trabalhar questões de
estruturação da organização com foco na sustentabilidade. O objetivo de
desenvolver a organização em termos de sustentabilidade evoluiu para
concepções mais abrangentes do que significa ser sustentável: o âmbito
humano, social e ambiental. Nesse movimento, a organização percebeu
que precisava unir as pessoas para construir soluções, e, no modelo
hierárquico tradicional com diretores, gerentes, supervisores, não havia
conversas: o que imperavam eram ordens. Foi a partir desse insight que se
iniciou o processo de mudança para uma gestão mais horizontal.
Nesse processo, foi necessário reinventar a missão, a visão e os
valores da empresa. Eles passaram a ser considerados como
ultrapassados, o que tornou indispensável sua atualização. Os novos
princípios, além de contemplarem questões de cuidado com o meio
ambiente, definiram a importância do trabalho em equipe, da
potencialização da colaboração (no lugar da competitividade), do
aprendizado e da educação. Passou-se a valorizar as trocas entre as
pessoas, em oposição ao distanciamento de figuras de poder, como os
gerentes e supervisores. Percebeu-se que todas as pessoas da
organização tinham muito a colaborar e que precisavam ter espaço para
se expressarem, o que não ocorria no modelo hierarquizado.
Desafios para a organização continuam a existir: modificações
constantes no mercado, competição com outras empresas, crises
econômicas. Contudo, ela passou a unir esforços entre todas as pessoas
que a formam para pensar e resolver os problemas e as dificuldades. As
decisões passaram a requerer mais tempo para serem tomadas, uma vez
que envolvem um número maior de pessoas. Entretanto, conforme relata
Jorge Hoelzel Neto, as decisões passaram a ser muito mais consistentes
e fortes.
(objetos/org-14.png)
Figura 16 – Estrutura organizacional da Mercur após as mudanças
Fonte: .
O organograma da Mercur, após o processo de reestruturação, aponta
que, em cada uma das áreas da organização, há colegiados. Colegiados
são os grupos multidisciplinares de coordenação, em substituição aos
tradicionais cargos de gerência e supervisão.
A estrutura em teia ou rede dessas áreas é nova nas empresas,
demonstrando a não hierarquização e colocando todos os elementos em
contato e em permanente troca. A área de facilitação é composta pelos
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diretores da organização e pelos colegiados e,como o seu próprio nome
diz, tem como objetivo facilitar os processos e o funcionamento de toda a
organização.
Esses dois aspectos (a facilitação, com os colegiados, e a estrutura
em teia das áreas) são os pontos diferenciais da mudança estrutural da
Mercur.
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Fluxogramas
Fluxogramas são bastante utilizados para mapear o fluxo de
atividades e de processos nas organizações. São mapas que mostram a
sequência do que deve ser feito.
A figura 17 mostra um exemplo de um fluxograma de uma pizzaria.
(objetos/org-15.png)
Figura 17 – Exemplo de fluxograma
Nesse exemplo de fluxograma da pizzaria, há um mapa detalhado de
como registrar um pedido de pizza, desde atender o telefone, recebendo o
pedido do cliente, até fechar o pedido e receber o pagamento.
Normalmente, à medida que uma organização cresce, é necessário
desenvolver fluxogramas para os seus processos nas mais diferentes
áreas. Muitas vezes, quando apenas uma pessoa desempenha todas as
atividades que seriam de um setor, caso ela venha a faltar, nenhuma outra
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pessoa sabe executar as atividades. Isso pode gerar inúmeros problemas.
Então, o mais adequado é que se tenha um fluxograma das atividades e
dos processos de todos os cargos das empresas, por organização e
padronização, a fim de evitar possíveis problemas.
Aprenda a fazer um organograma
Como técnico em RH, você pode ser solicitado a elaborar, sob
supervisão, um organograma de funções, assim como mapas ou
fluxogramas de atividades e/ou processos.
É possível fazer um organograma em um editor de texto como o
Microsoft Word, por exemplo. Vamos ver como?
1. Abra um documento no Word. Clique em Inserir e depois procure pelo ícone SmartArt, em
Ilustrações. 2. Quando você clicar em SmartArt, a janela Escolher Elemento Gráfico SmartArt será
aberta. Há diversas opções no menu à esquerda. Selecione Hierarquia, escolha o leiaute do
organograma de que você precisa e clique em OK. 3. Você deverá digitar os cargos ou setores para
cada retângulo. Para isso, basta clicar em cada um dos deles e inserir o texto. Você também pode
utilizar a janela Digite seu texto aqui, que aparece junto ao organograma. 4. É possível adicionar
retângulos em qualquer parte do organograma. - Selecione o retângulo perto do qual você precisa
inserir outro retângulo. - Verifique na parte superior do documento a opção Ferramentas SmartArt e
clique na aba Design. - Escolha, em seguida, a opção Adicionar forma e escolha a localização. 5.
Você pode modificar a forma do organograma. Para isso, selecione o organograma e, em
Ferramentas SmartArt, clique em Design. Na opção Layouts, escolha outro formato. 6. Na aba
Design (acessando Ferramentas de SmartArt, na parte superior do documento), é possível alterar
as cores. Clique em Alterar cores. Você pode ainda modificar o estilo do organograma, em Estilo de
SmartArt (utilize as setas à direita para verificar as opções). Há, inclusive, modelos em 3D.
Para fazer um fluxograma, você pode utilizar o recurso SmarArt do
Word, como para a construção de organogramas. Neste caso, siga o
passo 1 e, no passo 2, escolha Processo em vez de Hierarquia. As demais
opções são semelhantes à da construção do organograma.
Organogramas e fluxogramas são ferramentas importantes para a
gestão das organizações. O profissional de RH deve conhecer essas
ferramentas para desempenhar com propriedade as suas atribuições.
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