Aula 4 - GESTÃO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS

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GESTÃO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS
AULA 4
Contratos de Terceirização de TI e Acordo de Nível de Serviço (SLA)
Nesta aula, você irá:
1- Identificar as ferramentas para a gestão de contratos no ambiente corporativo.
2- Analisar as relações entre os contratos e a governança corporativa.
3- Definir contratos de terceirização de Tecnologia da Informação.
4- Descrever práticas que envolvem gerenciamento de contratos empresariais.
Introdução
Ainda são poucas as empresas que mantém o controle dos contratos. Nesta aula analisaremos quais são as vantagens de investir neste tipo de gestão e quais são as ferramentas e recursos para otimizar o processo de gestão de contratos. As principais ferramentas/recursos abordados pelo autor Walter Freitas são a Guarda Física de Documentos, o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o Sistema de Gestão de Contratos (SGC).
Teremos oportunidade de observar as relações entre os contratos (e sua gestão) e a governança corporativa, bem como conhecer alguns indicadores que possibilitam a avaliação dos impactos das ações. A análise das respostas a esses indicadores permite também que se desenvolva um ciclo de melhoria da qualidade nos processos.
Nesta ocasião estudaremos os Contratos de Terceirização de Tecnologia da Informação, a motivação para que as empresas optem por este tipo de relação contratual e os riscos a ela associados. Analisaremos o Escritório de Gerenciamento de Vendedores (VMO).
Terminaremos essa aula apreciando as dicas práticas para o gerenciamento de contratos empresariais, fornecidas por Walter Freitas (2009), bem como, um modelo de Acordo de Nível de Serviços (SLA).
Ferramentas para uma gestão de contratos (p. 25)
De acordo com Freitas (2009), ainda são poucas as empresas no mercado que fazem o controle dos contratos. Geralmente eles estão dispersos por toda a empresa e o controle de suas cópias nem sempre é realizado corretamente. A melhoria do controle permite que os profissionais responsáveis visualizem seu portfólio acompanhando a gestão e os riscos associados a eles.
A melhoria do controle depende da utilização correta dos recursos, levando em consideração a necessidade e o orçamento da empresa e evitando a redundância de ferramentas ou falta de integração entre elas.
No quadro abaixo, podemos observar ferramentas e recursos que podem ajudar as empresas a melhorar os resultados de seus contratos.
Quadro “Algumas ferramentas e recursos utilizados na gestão de contratos” (Freitas, 2009:26).
A utilização de um Sistema de Gestão de Contratos (SGC) tem como vantagens: maior controle dos documentos, a sua fácil localização e o acesso por meio das pesquisas, com independência dos profissionais (despersonalização) e rápido acesso a trilhas de auditoria.
No quadro seguinte (Freitas, 2009:27), vemos as principais ferramentas para a gestão de contratos.
Para aplicar a disciplina de CLM, a empresa precisa documentar os seus processos de negócios e os sistemas utilizados devem ser aderentes a esses processos.
Na figura (Freitas, 2009:28), podemos visualizar um exemplo do fluxo de atividades para o controle do acervo físico dos contratos, relacionado a um processo de negócios na gestão de contratos. Neste exemplo, descrevem-se os eventos com seus avisos de alertas.
Para saber mais sobre esse assunto, leia o texto “Importância das ferramentas de gestão de contratos”.
Relação entre contratos e governança corporativa
Para definir Governança Corporativa, Freitas recorre ao contido no Código de Melhores Práticas do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. 
O tema da governança corporativa tem tomado vulto nas organizações em virtude das mudanças ocorridas recentemente, como o crescimento das empresas que leva à exposição externa (consequência da globalização), à busca de novos investimentos, abertura de capital e proteção contra escândalos. 
De acordo com Freitas, a avaliação dos contratos empresariais e seus impactos deve ir além da “foto” do portifólio de contratos com base em auditoria realizada, pois, apesar desse estudo ser competente, não consegue retratar a forma pela qual a corporação realiza a gestão de seus contratos e, portanto, maximiza os resultados e minimiza os riscos.
Abaixo estão algumas perguntas que podem indicar como a gestão de contratos está sendo conduzida pela empresa:
1 - Existe um modelo de gestão de contratos implantados ou em implantação?
2 - A gestão de contratos está alinhada aos objetivos estratégicos da empresa?
3 - Caso a empresa utilize uma metodologia de indicadores de performance (tal como balanced scorecard), existem indicadores relacionados diretamente à gestão de contratos, como performance de contratos críticos, tempo de formalização de contratos, entre outros?
4 - Contratos e eventos críticos estão sendo monitorados corretamente (por departamento, divisão ou unidade de negócios)?
O mercado brasileiro já vem desenvolvendo indicadores para melhorar a gestão de contratos. São eles:
1- Número total de contratos ativos da empresa;
2 - Número total de contratos fechados por mês;
3 - Tempo em dias para fechar um novo contrato;
4 - Tempo em dias para o Jurídico aprovar um novo contrato;
5 - % de contratos renovados;
6 - % de contratos considerados críticos;
7 - Número de aditivos fechados por mês;
8 - % de contratos renovados;
9 - % de contratos com cláusula de SLA;
10 - Número de pessoas na área de contratação;
11 - Número de pessoas no jurídico.
Para Freitas, é importante que a empresa, ao decidir implementar melhorias em sua gestão de contratos, utilize estes indicadores para avaliar os impactos das ações e desenvolver um ciclo de melhoria da qualidade nesses processos.
Os contratos de terceirização de TI
A terceirização é uma prática que ocorre nos Estados Unidos da América desde a década de 1960. No Brasil este fenômeno tem aumentado muito. Como a garantia contratual relativa à terceirização ocorre por meio dos contratos comerciais, o volume deles tem crescido nas empresas brasileiras.
De acordo com Freitas, há três fatores que motivam a escolha por terceirização de TI. São eles:
Redução de custos.
Acesso à conhecimento e tecnologia.
Melhorar o foco da empresa.
De acordo com Freitas, os riscos associados ao processo de terceirização são os custos envolvidos, a qualidade dos serviços prestados e o papel da Tecnologia da Informação. Citando Michael Porter, Freitas afirma que o risco estratégico da terceirização é o compartilhamento dos fornecedores com a concorrência.
É preciso só terceirizar serviços que não são estratégicos para a empresa. Uma preocupação importante deve ser a definição adequada do modelo de contratação, em função do tipo de aquisição a ser realizada.
No gráfico observa-se que a terceirização é mais indicada quando o foco de aquisição se baseia no resultado e não no recurso.
Escritório de gerenciamento de vendedores
Os escritórios de gerenciamento de vendedores são estruturas diferenciadas de especialização em contratação de serviços ou produtos para TI. 
Os principais focos desta nova área são pesquisa de mercado, compras estratégicas, iniciativas de valor, redução de riscos contratuais e resolução de disputas. Essa estrutura deve responder ao principal executivo de TI, Finanças ou Administração.
Dicas práticas para gestão de contratos e benefícios do investimento na gestão de contratos
A utilização de benchmark permite a descoberta de práticas inovadoras. Com base nisso, Freitas (2009:40) lista sete dicas que envolvem diretamente o gerenciamento de contratos empresariais. São elas:
1) Use cláusulas de avaliação de condições de preço de mercado. Essas evitam que ocorram mudanças indesejáveis de preços em contratos de longa duração, o que ocasiona diferença significativa entre o preço de mercado e o preço do contrato.
2) Utilize contratos de curta duração porque a competição mais freqüente motiva o aumento da performance contratual.
3)Invista em um programa de desenvolvimento profissional para gestão de contratos. Ter colaboradores treinados, experientes e profissionais garante uma gestão bem-sucedida dos contratos.
4) Crie uma metodologia de gestão de contratos que descreva um processo lógico e organizado, mesmo que flexível, pelo qual a empresa compra ou vende produtos e serviços. Esta metodologia define as etapas, as regras e responsabilidades de todos os envolvidos. Um dos benefícios da adoção desta metodologia, é a medição e controle dos SLAs dos contratos, como o papel dos gestores dos contratos.
5) Utilize um sistema de gestão de contratos (SGC). Esta ferramenta pode gerar requisições eletrônicas, submeter propostas, gerar contratos, trocar informações sobre contratos e seu armazenamento, monitorar seus eventos críticos como parte de uma aplicação corporativa maior, multifuncional e integrada.
6) Torne mais simples os padrões de termo e condições contratuais (Ts e Cs), utilizando uma linguagem clara, concisa e fácil para o entendimento de todas as partes envolvidas. Os principais profissionais envolvidos nos negócios de contratos entendem o poder, o valor e o risco associados a esses termos e condições.
7) Desenvolva e mantenha uma central de conhecimento de gerenciamento de contratos que conserve o conhecimento sobre o valor de captura, armazenamento e transferência do conhecimento, em relação aos dados atuais ou históricos, sobre clientes, fornecedores, planos de negociação de contratos, resultados de negócios e contratos atuais. A central de conhecimento ideal pode incluir uma base de dados fácil de usar e acessível a todos os interessados e que tenha foco nos grupos de interesse, permitindo compartilhar informações e conceitos com os colegas.
Freitas (2009) recomenda que, com relação às vendas, além de um bom gerente de vendas, é necessário que a empresa tenha também profissionais gestores de contratos para administrar todo o ciclo de vida da compra ou venda de maneira bem-sucedida. 
No que diz respeito à aquisição, é necessário que as empresas tenham processos que permitam a comunicação efetiva de suas necessidades, selecionem a fonte correta, negociem um contrato bem-sucedido e confirmem a entrega de produtos e serviços de qualidade no tempo adequado. Segundo o autor, “A formação de grupos de trabalho é essencial para o sucesso do negócio.
Passos para justificar e implementar um modelo de gestão de contratos
Freitas mostra alguns pontos importantes para que um gestor encaminhe e consiga aprovar um projeto de melhoria da gestão de contratos.
1º passo: Levantamento dos contratos dos departamentos envolvidos no negócio. O levantamento ajudará na identificação dos valores envolvidos para melhorar a gestão de contratos. A dispersão dos contratos por várias áreas e departamentos dificulta a conclusão deste passo. Nesse ponto é preciso colher informações como as contidas no quadro abaixo (Freitas, 2009:54):
2º passo: Identificação de valores. É necessário identificar os macrovalores relacionados aos contratos. Assim, é importante coletar as informações sobre faturamento, custos e valores dos contratos. As informações darão a base para calcular os ganhos e as oportunidades.
3º passo: Compilação das informações. Utilize tabelas para mostrar os ganhos anuais. Nas tabelas devem constar as seguintes informações: capital envolvido, meta % redução, redução, custo projeto CLM e ganho operacional.
4º passo: Apresentação da justificativa de investimento para a direção da empresa. Freitas recomenda que esta apresentação seja feita em 15 minutos, no máximo, e tenha até dez slides. Vejamos os pontos que devem ser abordados:
1. Identificação dos objetivos (relativos à redução de custos, diminuição de riscos e melhoria de performance dos contratos);
2. Apontamento da abrangência, como tipos de contratos, eventos, indicadores, gestores envolvidos;
3. Identificação dos elementos de gestão envolvidos:
Quantitativa: tipos de contratos, eventos, indicadores, gestores envolvidos;
Qualitativa: documentos impactados, processos (revisados), responsabilidades revisadas;
4. Indicação dos benefícios para a empresa:
Melhoria da lucratividade: melhorar o resultado do contrato, controle de multas e SLAs;
Compliance: visibilidade da carteira de contratos, despersonalização, auditoria;
Redução de riscos: maior controle dos contratos e documentos relacionados realizado pelo departamento Jurídico. 
Para finalizarmos, leia o texto “Procedimentos para montar um modelo de Service Level Agreement“.
Acesse o site do IBGC.
Nesta aula, você:
Compreendeu as ferramentas para a gestão de contratos.
Aprendeu quais são as vantagens em fomentar o controle dos contratos dentro do ambiente corporativo.
Estabeleceu a relação entre Governança Corporativa e Gestão de Contratos.
Conheceu algumas dicas práticas para o gerenciamento de contratos empresariais e um modelo de Acordo de Níveis de Serviços (SLA).
Na próxima aula, você verá você estudará os seguintes assuntos:
O Contrato Administrativo: definição, papel e obrigatoriedade.
Conteúdo dos Contratos Administrativos e suas cláusulas, especialmente as exorbitantes.
Modificações e rescisões.
Sanções administrativas: aplicações e competências.
Duração dos Contratos Administrativos.
		1.
		São vantagens do Sistema de Gestão de Contratos:
		
	
	
	
	
	Menor controle nas contratações,facilidade na localização de documentos através de pesquisas.
	
	
	Maior controle de documentos,facilidade na localização de documentos e despersonalização dos profissionais.
	
	
	Menor controle nos documentos,despersonalização dos profissionais e facilidade na busca dos mesmos através de pesquisas.
	
	
	Maior controle de documentos,dependência dos profissionais e acesso a trilhas de auditoria.
	
	
	Menor controle de documentos,digitalização e rápido acesso a trilhas de auditoria.
	
	
		2.
		Qual o objetivo do Sistema de Gestão de Contratos?
		
	
	
	
	
	Manter contratos e documentos relacionados armazenados na forma da lei vigente e políticas da empresa.
	
	
	A autorização para fiscalização da documentação.
	
	
	A permissão de acesso a documentos no formato digital.
	
	
	Ferramenta de colaboração que permite controlar os contratos desde a sua criação até o recebimento/pagamento.
	
	
	Permissão para controlar contratos preliminares até a sua assinatura.
	
	
		3.
		A melhoria do controle dos contratos depende da utilização correta dos recursos,desta forma leva-se em consideração: 
		
	
	
	
	
	a formação e a composição da sociedade.
	
	
	o orçamento e os sócios da empresa.
	
	
	a necessidade e os documentos da empresa.
	
	
	o orçamento e o registro da sociedade.
	
	
	a necessidade e o orçamento da empresa.
	
	
		4.
		A Tecnologia da Informação (TI) é um tema muito importante nos dias atuais, mormente por ser comum a terceirização da mesma. Desta forma, podemos entendê-la como:
		
	
	
	
	
	Conjunto de todos os contratos fechados por mês de uma empresa;
	
	
	Conjunto das atividades relacionadas aos serviços de marketing, publicidade e informação;
	
	
	Conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de computação;
	
	
	Conjunto de todos os contratos inativos da empresa;
	
	
	Conjunto de todos os contratos ativos da empresa;
	
	
		5.
		"Recursos como catalogação, controle de atividades/eventos, controle de acessos autorizados devem permitir a aplicação das melhores práticas de gestão." Na frase acima, podemos afirmar que esta refere-se a qual ferramenta ou recurso para um gestão de contratos?
		
	
	
	
	
	Sistema SGC (Sistema de Gestão de Contratos)
	
	
	Sistema SOC (Sistema de Operações de Contratos);
	
	
	Sistema GED (GerenciamentoEletrônico de Documentos);
	
	
	Sistema GCC (Gestão de Controle de Contratros);
	
	
	Guarda Física de Documentos;
	
	
		6.
		Acerca da Governança Corporativa, assinale a opção correta:
		
	
	
	
	
	Não envolve os relacionamentos Diretoria;
	
	
	Não envolve os relacionamentos Auditoria Independente e Conselho Fiscal;
	
	
	Não envolve os relacionamentos Acionistas/Cotistas;
	
	
	É o sistema pelo qual as sociedades são dirigidas e monitoradas; 
	
	
	Não envolve os relacionamentos Conselho de Administração;