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GESTÃO EMPRESARIAL Conselho Editorial EAD Dóris Cristina Gedrat (coordenadora) Mara Lúcia Machado José Édil de Lima Alves Astomiro Romais Andrea Eick Obra organizada pela Universidade Luterana do Brasil. Informamos que é de inteira responsabilidade dos autores a emissão de conceitos. A violação dos direitos autorais é crime estabelecido na Lei nº .610/98 e punido pelo Artigo 184 do Código Penal. ISBN: 978-85-99583-75-3 Edição Revisada APRESENTAÇÃO Este livro discute aspectos voltados aos princípios da administração aplicados ao contexto organizacional. Esse tema mostra-se de grande relevância, tendo em vista que todas as organizações, sejam elas públicas e/ou privadas, anseiam por se tornar cada vez mais eficientes e eficazes e, para tanto, necessitam trabalhar com ferramentas administrativas modernas. Com uma abordagem bem direcionada e uma linguagem simples e direta, essa obra tem como objetivo possibilitar a compreensão das mais diversas variáveis que interferem no dia-a-dia das organizações. Nos dois primeiros capítulos, há uma introdução sobre as principais características da ciência da administração, o papel dos gerentes e a estrutura das organizações, apresentando um contexto sobre a administração no mundo moderno. A importância da informação para aproveitar as oportunidades que surgem no mercado, além das quatro funções da administração – planejar, organizar, dirigir e controlar –, com uma breve explicação sobre cada uma delas são os temas dos capítulos 3 e 4. A seguir, são exploradas, nos capítulos 5 e 6, a motivação, a liderança e a cultura das empresas e, no capítulo 7, a administração participativa, mostrando seu impacto na gestão das organizações. A ética e a responsabilidade social, princípios que, por sua grande relevância na atualidade, não podem deixar de ser discutidos hoje pela ciência da administração, são abordadas com profundidade no capítulo 8. Analisam-se ainda, nos dois capítulos a seguir, a gestão financeira e a aplicação de recursos, além de áreas como Gestão de Pessoas, Logística e Administração de Serviços. O último capítulo mostra a importância do marketing, analisando as variáveis que interferem no contexto mercadológico, bem como apresenta uma introdução ao comércio exterior, um dos grandes desafios das organizações na atualidade. 6 Todos os pontos que aqui se abordam são fundamentais na ciência da administração e devem ser plenamente dominados pelos profissionais que desejam dar uma contribuição sólida às empresas para as quais trabalham. Ainda que o cenário mundial esteja hoje em constante transformação, acredita-se que os princípios apresentados continuarão sendo atuais por muito tempo, pelo fato de já terem provado sua importância para o sucesso das organizações. SOBRE O AUTOR José Olmiro Oliveira Peres José Olmiro Oliveira Peres é graduado em Administração, com habilitação em Comércio Exterior, pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos), especialista em Administração de Marketing, também pela Unisinos, e mestre em Gestão de Negócios pela Universidad de Ciencias Empresariales y Sociales de Buenos Aires (Uces). Em sua trajetória profissional, foi assessor técnico da Secretaria de Assuntos Internacionais do Rio Grande do Sul, professor universitário na Ulbra, atuando nos cursos de graduação, pós- graduação e ensino a distância, e professor convidado da Universidade de Caxias do Sul (UCS). Desempenhou ainda a função de consultor de empresas nas seguintes áreas: Marketing, Planejamento Estratégico, Marketing Político, Treinamento, Gestão de Pessoas, Pesquisa de Mercado, Exportação e Importação. Foi presidente do Instituto Tecnológico Latino-Americano de Pesquisa e Desenvolvimento (Itelap) — ONG situada em Canoas, RS. É autor de diversos artigos para revistas e jornais brasileiros, como o Jornal do Comércio, de Porto Alegre, RS, e publicou artigos científicos na Revista da Administração da Ulbra e na Revista Opinio, entre outras. SUMÁRIO APRESENTAÇÃO................................................................................................. 5 SOBRE O AUTOR ................................................................................................. 7 SUMÁRIO ........................................................................................................... 9 1 PRINCIPAIS CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO ................................................. 13 Leitura complementar ................................................................................... 15 Ponto final .................................................................................................... 16 Atividades .................................................................................................... 16 2 AS ORGANIZAÇÕES ........................................................................................ 18 2.1 A estrutura das organizações ................................................................... 18 2.2 Os organogramas .................................................................................... 20 2.3 Modelos de organização .......................................................................... 21 2.4 Organizações formais e informais ............................................................ 21 2.5 O papel da gerência nas organizações ...................................................... 22 Leitura complementar ................................................................................... 24 Ponto final .................................................................................................... 24 Atividades .................................................................................................... 26 3 A ADMINISTRAÇÃO E OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ...................................... 27 3.1 A informação .......................................................................................... 27 3.2 Os sistemas de informações .................................................................... 28 Leitura complementar ................................................................................... 30 10 Ponto final .................................................................................................... 30 Atividades .................................................................................................... 30 4 FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO ....................................................................... 31 4.1 Planejar.................................................................................................. 31 4.2 Organizar ................................................................................................ 33 4.3 Dirigir ..................................................................................................... 35 4.4 Controlar ................................................................................................ 36 Leitura complementar ................................................................................... 37 Ponto final .................................................................................................... 37 Atividades .................................................................................................... 37 5 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS .................................................... 39 5.1 Teorias motivacionais .............................................................................. 40 5.2 Clima organizacional ...............................................................................42 5.3 A liderança ............................................................................................. 42 5.4 O processo de centralização nas organizações ......................................... 43 5.5 Os planos de benefícios ........................................................................... 44 Leitura complementar ................................................................................... 46 Ponto final .................................................................................................... 46 Atividades .................................................................................................... 46 6 ADMINISTRAÇÃO PARTICIPATIVA .................................................................... 48 6.1 Um exemplo de administração participativa ............................................. 50 6.2 Estratégias de participação ..................................................................... 51 Leitura complementar ................................................................................... 51 Ponto final .................................................................................................... 52 Atividades .................................................................................................... 53 7 CULTURA ORGANIZACIONAL ........................................................................... 54 7.1 Funções da cultura organizacional ........................................................... 55 11 7.2 Disfunções da cultura ............................................................................. 55 7.3 Elementos que constituem uma organização ............................................ 56 7.4 Processo de socialização ......................................................................... 56 7.5 Diferenças entre cultura oficial e cultura informal .................................... 57 Leitura complementar ................................................................................... 58 Ponto final .................................................................................................... 58 Atividades .................................................................................................... 59 8 ÉTICA E RESPONSABILIDADE SOCIAL ............................................................. 60 8.1 Ética ...................................................................................................... 60 8.2 Responsabilidade social .......................................................................... 62 Leitura complementar ................................................................................... 63 Ponto final .................................................................................................... 64 Atividades .................................................................................................... 64 9 ÁREAS FUNCIONAIS DA ADMINISTRAÇÃO ....................................................... 65 9.1 Gestão financeira ................................................................................... 65 9.2 Gestão de pessoas .................................................................................. 66 9.3 Logística ................................................................................................ 68 9.4 Administração de serviços ....................................................................... 68 Leitura complementar ................................................................................... 69 Ponto final .................................................................................................... 69 Atividades .................................................................................................... 70 10 OUTRAS INFLUÊNCIAS DA ADMINISTRAÇÃO .................................................. 71 10.1 Os antecedentes do marketing .............................................................. 71 10.2 Marketing: definições e características ................................................. 72 10.3 Tipos de marketing ................................................................................ 73 10.4 Compostos de marketing ....................................................................... 74 10.5 Comércio internacional ......................................................................... 75 12 10.6 Benefícios do comércio internacional .................................................... 75 10.7 O processo de globalização ................................................................... 76 10.8 A importância das exportações .............................................................. 78 Leitura complementar ................................................................................... 78 Ponto final .................................................................................................... 79 Atividades .................................................................................................... 79 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................. 81 REFERÊNCIAS NUMERADAS .............................................................................. 83 REFERÊNCIAS .................................................................................................. 85 GABARITO ........................................................................................................ 87 1 PRINCIPAIS CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO José Olmiro Oliveira Peres Abordamos, neste capítulo, as principais características da ciência da administração, considerando o atual cenário de mudanças, e sua interação com os processos organizacionais. Com essa abordagem, desejamos analisar a atuação dos gerentes nas funções da administração, ou seja, planejamento, organização, direção e controle. A ciência da administração traz como contribuição para as organizações a possibilidade de fazer um raio X nos seus negócios, de forma que consigam analisar e projetar o seu futuro, diminuindo os riscos. Amaru1 enfatiza que, em administração, deve-se ir além da interpretação da palavra. É preciso também compreender o papel que essa ciência desempenha nas organizações e na sociedade. Essa afirmação nos leva, irremediavelmente, a identificar que as sociedades necessitam de gerentes extremamente capazes, a fim de atender às suas mais diversas necessidades. Vejamos, por exemplo, a atividade de um profissional liberal. Nunca houve tanta necessidade de divulgá-la no mercado como hoje e de criar estratégias administrativas para, entre outras coisas, driblar a concorrência e buscar maior inserção no mercado. Kanitz2 informa que também se percebe a importância da administração no processo de gestão moderna pelas pesquisas realizadas nos Estados Unidos. Elas identificam que essa área está em constante crescimento naquele mercado, representando hoje cerca de 20% do total de empregos no país. Vale observar ainda que, em longo prazo, os cargos de administração podem oferecer altos salários, status, funções interessantes, crescimento pessoal e um intenso sentimento de realização. Embora existam, atualmente, profissionais capacitados nas mais diversas áreas administrativas, como gestão financeira, gestão 14 mercadológica e gestão de pessoas, isso não impede que muitos profissionais de outras áreas também exerçam funções administrativas. Um exemplo seriam os negócios do setor varejista, que normalmente não são gerenciados por administradores profissionais. No entanto, o sucesso desses negócios depende de habilidades administrativas. Sabemos que toda organização existepara atingir determinados propósitos ou objetivos. Nesse contexto, podemos apontar uma série de características da administração: Representa um processo ou uma série de atividades inter- relacionadas. Busca a obtenção de resultados favoráveis para o negócio e concentra-se nisso. Procura garantir a efetiva utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis, a fim de permitir o cumprimento dos objetivos propostos. Envolve procedimentos de planejamento, organização, direção e controle, que estão intimamente relacionados. As habilidades administrativas podem ser divididas em três grupos: HABILIDADES TÉCNICAS – Consistem na utilização de conhecimento especializado e na execução precisa de técnicas e procedimentos relativos ao trabalho. Podemos citar como exemplos as áreas de Organização, Sistemas e Métodos, Administração de Cargos e Salários, entre outras. HABILIDADES HUMANAS – Segundo Katz, são exercidas na interação entre grupos no âmbito organizacional e consistem na capacidade de compreender as pessoas, suas necessidades, interesses e atitudes. HABILIDADES CONCEITUAIS – Consistem na capacidade de ver a empresa na sua totalidade. Um gerente que tenha essas habilidades é capaz de compreender como as várias funções da organização se complementam, como a empresa se relaciona com o meio em que está inserida e como as mudanças em um setor afetam o resto da empresa. À medida que os colaboradores avançam na hierarquia da organização, envolvem-se menos com atividades de produção ou com 15 áreas técnicas e mais com a direção da empresa, e suas habilidades conceituais se tornam as mais importantes, pois os ajudam a identificar as principais necessidades dentro dos negócios. Os princípios da administração são universais, isto é, aplicam-se a todos os tipos de organizações. Vejamos alguns exemplos: EMPRESAS – Qualquer tipo de negociação envolve preceitos de administração. INSTITUIÇÕES RELIGIOSAS – Precisam adotar um processo de gerenciamento de todas as suas ações. ASSOCIAÇÕES – Todas elas necessitam empregar processos de gestão, além de ter um grande conhecimento de organização e métodos. CLUBES E EQUIPES DESPORTISTAS – Precisam usar preceitos de administração para, por exemplo, organizar competições e elaborar estratégias para vencê-las, bem como para o fomento e a gestão de negócios, de parcerias, etc. HOSPITAIS – Requerem rotinas administrativas para a gestão de pessoas, a manutenção de equipamentos, a estocagem de medicamentos, a manutenção de receitas, prontuários etc. Naturalmente, a função dos gestores varia de uma organização para outra, de acordo com os objetivos de cada uma delas, requerendo o emprego de conhecimentos específicos e de tecnologias diferenciadas. Entretanto, algumas funções são semelhantes, uma vez que as atividades básicas da administração — planejamento, organização, direção e controle — são comuns a todas as organizações. Leitura complementar Os estudantes de administração devem atentar para o fato de que esse termo pode ser, e quase sempre é, empregado de diferentes maneiras. Pode se referir, por exemplo, simplesmente ao processo que os gerentes executam para alcançar os objetivos da empresa. Pode também fazer referência a um conjunto de conhecimentos: nesse sentido, administração é um conjunto de informações acumuladas que fornece noções de como administrar. O termo administração pode também se referir às pessoas que lideram e dirigem empresas ou a uma carreira dedicada à tarefa de liderar e dirigir empresas. A compreensão de diversas utilizações e definições do termo ajudará a evitar problemas de comunicação durante discussões acerca de temas relacionados à 16 administração. O termo administração significa o processo que permite alcançar as metas de uma empresa, fazendo uso do trabalho com e por meio de pessoas e outros recursos da empresa. Uma comparação entre essa definição e as definições fornecidas por vários pensadores contemporâneos sobre administração possui as três principais características, tais como: ▪ É um processo ou uma série de atividades contínuas e relacionadas. ▪ Implica alcançar os objetivos da empresa e se concentra nisso. ▪ Alcança estes objetivos fazendo uso do trabalho com e por meio de pessoas e outros recursos da empresa. Fonte: CERTO, 2003, p. 5. Ponto final Entendemos ser de extrema importância estudar os princípios de administração, pois, quando as organizações os ignoram, podem enfrentar sérias dificuldades. Sugerimos que os leitores reflitam sobre os conteúdos apresentados, a fim de começarem a identificar a importância da administração para as organizações. Atividades 1) Por que é importante conhecer os princípios da administração? 2) Como você avalia as principais tarefas da administração e a interação delas dentro do contexto organizacional? 17 2 AS ORGANIZAÇÕES José Olmiro Oliveira Peres Abordamos, neste capítulo, as características de um sistema organizacional, analisando seus principais recursos, e o papel da gerência nas organizações. Sob o ponto de vista de March, Simon e Max Weber, uma organização pode ser a escola em que se estuda, a universidade da qual se faz parte. Estas, por sua vez, integram outra organização maior, o governo estadual ou federal. A principal razão para a existência das organizações é o fato de que certos objetivos só podem ser alcançados por ação coordenada de grupos de pessoas. As organizações existem desde os primórdios da humanidade, tendo sido estudadas desde que surgiram as principais necessidades do homem de Neanderthal. Esses estudos se aprimoraram com o surgimento da Teoria da Burocracia, que tem como protagonista Max Weber, e da Escola Clássica da Administração, cujo principal nome é Henri Fayol. Tanto uma como a outra valorizaram substancialmente o reconhecimento da sociedade, principalmente no que tange às principais ações voltadas a essas organizações. 2.1 A estrutura das organizações Segundo Drucker1, existem vários fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional. Entre eles, incluem-se: a natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e seus funcionários; as atividades operantes exigidas para realizar esses objetivos; a sequência de passos necessários para proporcionar aos funcionários e clientes os produtos ou serviços que desejam ou de que necessitam; as funções administrativas a desempenhar; 19 as limitações da habilidade de cada pessoa na empresa, além das limitações tecnológicas; as necessidades sociais dos executivos e funcionários da empresa, além das limitações tecnológicas; as necessidades sociais dos executivos e funcionários da empresa e o tamanho da organização. Tendo em vista o delineamento da estrutura organizacional, Oliveira2 apresenta os seus componentes, condicionantes e níveis de influência, a seguir resumidos. Componentes da estrutura organizacional SISTEMA DE RESPONSABILIDADE – Baseia-se na atuação dos gestores, nas principais autoridades de linha e assessoria, sustentando-se nos estudos do processo de departamentalização. SISTEMA DE AUTORIDADE – Representado pelo controle geral da organização, por meio dos principais gestores, os quais, necessariamente, devem desenvolver estratégias para o sucesso do negócio. SISTEMA DE COMUNICAÇÕES – Tem como base a comunicação entre os mais diversos setores organizacionais, contribuindo para as principais deliberações internasno âmbito organizacional. Pode-se ainda considerar o sistema de decisão, em que se fazem três análises fundamentais: a análise das atividades, ou seja, como elas serão desenvolvidas e gerenciadas, o processo de tomada de decisão, que deve ser efetivo a fim de otimizar as ações dentro das organizações, e as relações inter e intrapessoais. Condicionantes da estrutura organizacional Objetivos e estratégias estabelecidos pela empresa. Ambiente da empresa. Evolução tecnológica e tecnologia aplicada na empresa. Recursos humanos, considerando habilidades, capacitação e níveis de motivação e comprometimento com os resultados da empresa. 20 Níveis de influência da estrutura organizacional NÍVEL ESTRATÉGICO – Representado pelos principais gestores da organização. NÍVEL TÁTICO – Representado pelos gerentes médios da organização. Serve de elo entre o nível operacional e o estratégico. NÍVEL OPERACIONAL – Representa a base operacional do negócio. São profissionais que têm como principal função executar e desenvolver os produtos e serviços da organização, colocando-os à disposição do mercado. 2.2 Os organogramas De acordo com Oliveira3, define-se a estrutura organizacional principalmente com base na autoridade e nas responsabilidades das pessoas. O autor observa ainda que essa estrutura pode ser representada por meio de organogramas, que demonstram a divisão do trabalho, assim como as características de autoridade, hierarquia e comunicação. Os organogramas nos possibilitam ter uma visão panorâmica da estrutura organizacional, consideradas todas as suas subdivisões. Existem quatro tipos de organogramas: ORGANOGRAMA ESTRUTURAL – É o modelo mais comum e representa a estrutura por meio da apresentação das unidades que a compõem, como, por exemplo, Conselho Administrativo, Superintendência, entre outras. ORGANOGRAMA FUNCIONAL – Apresenta as funções da organização e é usado em organizações pequenas, nas quais existem poucos chefes para uma série de atividades e/ou funções. ORGANOGRAMA MATRICIAL – Criado recentemente, é adotado principalmente naquelas organizações que trabalham com projetos. Por meio dele, a organização pode ser vista sob o prisma estrutural e de desenvolvimento de projetos. ORGANOGRAMA CIRCULAR OU RADIAL – É um novo modelo usado pelas organizações, com estrutura circular. No centro do círculo, concentram-se os níveis mais altos da hierarquia e, nas extremidades, os mais baixos. Com esse modelo, é possível 21 visualizar uma maior aproximação das equipes diretivas com a gerência e o restante da organização. 2.3 Modelos de organização Mintzberg4 define novos modelos de organizações, dividindo-os em sete configurações: ORGANIZAÇÃO EMPRESARIAL – Fortemente baseada na figura de um executivo principal, como, por exemplo, uma concessionária de veículos. ORGANIZAÇÃO MÁQUINA – Representada por grandes empresas industriais, companhias aéreas, entre outras, nas quais dirigentes e especialistas de diversas áreas acabam interagindo diretamente. ORGANIZAÇÃO PROFISSIONAL – Baseada na gestão do conhecimento, tais como escolas, hospitais, profissionais liberais, entre outros, em que interagem profissionais especializados de áreas afins. ORGANIZAÇÃO DIVERSIFICADA – Representada pelas grandes corporações empresariais, com muitas unidades de negócios. ORGANIZAÇÃO INOVADORA – Representada por produtoras de filmes de arte, fábricas que produzem protótipos e empresas do segmento petroquímico, pela capacidade de investir em pesquisas que tragam resultados para o desenvolvimento de seus negócios. ORGANIZAÇÃO MISSIONÁRIA – Segue determinados dogmas e até mesmo ideologias. São exemplos as organizações religiosas e, no mundo ocidental, o McDonald’s. ORGANIZAÇÃO POLÍTICA – É marcada pela presença de conflitos entre políticas partidárias, governamentais ou das organizações. São exemplos as organizações públicas e as empresas privadas que passam por um processo de fusão. 2.4 Organizações formais e informais As organizações podem ser classificadas em formais ou informais. Uma organização formal é, segundo Chiavenato5, “uma forma de agrupamento social que é estabelecido de uma maneira deliberada ou proposital para alcançar um objetivo específico. [...] É caracterizada 22 principalmente pelas regras, regulamentos e estrutura hierárquica que ordenam as relações entre seus membros”. De acordo com o autor, esse tipo de organização envolve maior burocracia, pois explora diversas variáveis (como a hierarquia, a diversificação das funções, o fluxo da comunicação, etc.). Além disso, é maior e envolve uma estrutura hierárquica formal. Segundo Oliveira6, a estrutura formal é representada pelo organograma da empresa. Nesse ponto, cabe a pergunta: a estrutura organizacional deve adaptar-se ao indivíduo ou o indivíduo deve se adaptar à estrutura? A estrutura informal, de acordo com esse mesmo autor, é a rede de relações sociais e pessoais não estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social entre as pessoas, ou seja, desenvolve-se espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que usualmente não aparecem no organograma. Analisando as principais vantagens de uma estrutura informal, podemos citar as seguintes: Agiliza o processo decisório. Minimiza as distorções existentes na estrutura formal e complementa essa estrutura. Reduz a carga de comunicação dos chefes. Motiva e integra as pessoas da empresa. Entre suas desvantagens, podemos citar as que seguem: Desconhecimento dos chefes. Dificuldade de controle. Maior possibilidade de atrito entre as pessoas. 2.5 O papel da gerência nas organizações O sucesso do negócio depende de diversas análises, como análise de custos, de benefícios, do retorno do investimento, entre outras. Por essa razão, é importante conhecer as teorias gerenciais, a influência e a relevância dos gerentes no contexto organizacional, as principais habilidades a serem desenvolvidas por eles, tanto no âmbito privado quanto no público, bem como os principais resultados que devem 23 obter. Tudo isso é fundamental para reconhecermos sua importância dentro das organizações e seu papel como agentes de mudanças. Apresentam-se a seguir alguns dos principais estudiosos da administração e um histórico da sua contribuição para os aspectos relacionados à gerência: 1916 – Henri Fayol menciona fatos e dados sobre um estudo do processo administrativo. 1938 – Chester Barnard fala sobre os processos envolvidos nas funções dos executivos. 1960 – Herbert Simon discorre sobre o processo de tomada de decisão. 1973 – Henry Mitzberg explica os principais papéis da gerência, além de planejar, organizar, dirigir e controlar. 1982 – Rosemary Stewart analisa o processo decisório. 1988 – Fred Luthans fala sobre o desempenho dos gerentes. É necessário ainda apresentar os 16 deveres dos gerentes, segundo Fayol: Assegurar a cuidadosa preparação dos planos e sua rigorosa execução. Cuidar para que a organização humana e material seja coerente com o objetivo, os recursos e os requisitos da empresa. Estabelecer uma autoridade construtiva, competente, enérgica e única. Harmonizar atividades e coordenar esforços. Formular as decisões de forma simples, nítida e precisa. Organizar a seleção eficiente do pessoal. Definir claramente as obrigações. Encorajar a iniciativa e o senso de responsabilidade. Recompensar justa e adequadamente osserviços prestados. 24 Usar sanções contra faltas e erros. Manter a disciplina. Subordinar os interesses individuais ao interesse geral. Manter a unidade de comando. Supervisionar a ordem material e humana. Ter tudo sob controle. Combater o excesso de regulamentos, burocracia e papeladas. Prioridades diferentes determinam diferentes resultados para os gerentes. Leitura complementar A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e as estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para o alcance das situações almejadas pelas empresas. Antes de qualquer análise sobre estrutura organizacional, devemos conhecer um pouco mais sobre o conceito das organizações. Para a adequada organização de uma empresa, pode-se considerar o desenvolvimento de alguns aspectos fundamentais tais como: a. A questão que envolve a organização, seus sistemas e métodos administrativos. b. As rotinas e procedimentos administrativos. c. Aspectos que podem buscar o planejamento organizacional. d. A direção da empresa, buscando a orientação, coordenação, motivação, liderança das atividades e recursos, visando alcançar os objetivos e resultados esperados. e. Proceder o controle efetivo da organização, tomando como base todos os preceitos abordados, os quais devem condizer com aqueles esperados pela organização. Fonte: ARAÚJO, 2001. Ponto final É fundamental que os leitores compreendam a importância das organizações para a sociedade, bem como observem a complexidade do tema estrutura organizacional, sobretudo as diferenças entre organizações formais e informais. Ao mesmo tempo, devem vislumbrar os principais níveis de influência presentes nas 25 organizações, assim como a importância dos gestores de negócios como estrategistas, dos gerentes como representantes táticos do negócio e daquelas pessoas diretamente responsáveis pelo processo operacional do negócio, como os funcionários do setor de produção de uma fábrica. 26 Atividades 1) Quais as principais vantagens e desvantagens da estrutura formal nas organizações? 2) Quais as principais vantagens e desvantagens da estrutura informal nas organizações? 3) Como você avaliaria os componentes da estrutura organizacional, tais como o sistema de responsabilidade, o sistema de autoridade e o sistema de comunicações? 3 A ADMINISTRAÇÃO E OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO José Olmiro Oliveira Peres Abordamos, neste capítulo, a importância da informação no contexto organizacional, especialmente no que diz respeito ao processo de tomada de decisões. Outro tema tratado são os sistemas de informações, com especial atenção para os gerenciais, que reúnem os dados necessários para se tomar decisões e, por isso, são fundamentais para o sucesso das organizações. Segundo Lacombe1, administração significa um conjunto de princípios e normas que tem por objetivo planejar, organizar, dirigir, coordenar e controlar os esforços de um grupo de indivíduos que se associam para atingir um resultado comum. Note-se a enumeração das cinco funções do administrador praticamente na forma definida por Fayol. Observe- se ainda que se deve ter um grupo de indivíduos buscando um resultado comum. Quando se analisam as empresas, é fundamental examinar o uso de todos os recursos físicos e materiais disponíveis, assim como aproveitar as oportunidades que possam surgir na dinamicidade do mercado. 3.1 A informação Na transição do século XX para o século XXI, as informações passaram a contribuir mais substancialmente para o crescimento dos negócios, sem considerar sua contribuição inestimável para a evolução do ser humano. Segundo Marcondes2, informação é a designação de um fenômeno, desde que este possa apresentar um número finito de estados diferentes. Nessa afirmativa, pode-se identificar que as informações são precedidas de informes e que podem ser falsas ou verdadeiras. 28 Hoje, as informações são fundamentais para as organizações, especialmente no processo de tomada de decisões. Nesse processo, é preciso saber avaliar o valor da informação para a organização, especialmente os seguintes aspectos: A RELEVÂNCIA DA INFORMAÇÃO, ou seja, fatores preponderantes a serem analisados para identificar a veracidade da informação e possíveis contribuições que trará para o negócio. A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO, para dar uma sequência segura aos fatos, como, por exemplo, a contribuição no processo de tomada de decisão; A OPORTUNIDADE OFERECIDA PELA INFORMAÇÃO, aproveitando-se o momento adequado para trabalhar novas demandas de mercado, como oportunidades de crescimento com foco específico na otimização do negócio; A QUANTIDADE DE INFORMAÇÃO, que nem sempre exprime a realidade do negócio. Por isso, devemos avaliar sua qualidade, que pode contribuir para melhorias internas no negócio. As informações devem, então, ser analisadas de forma que se possa entender quando, como e de que forma poderão contribuir para os negócios da empresa. 3.2 Os sistemas de informações No contexto do assunto aqui tratado, um sistema é um conjunto de ações que têm entrada, plano e saída, servindo para otimizar o desenvolvimento dos negócios. Segundo Oliveira3, um sistema de informações envolve um processo de transformação de dados em informações. Quando esse processo volta-se à geração de informações necessárias no processo decisório da empresa, diz-se que é um sistema de informações gerenciais (SIG). A importância do SIG, de acordo com Oliveira, justifica-se principalmente por dois fatores: redução dos custos de operação e melhoria do acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço. Oliveira4 traça seis passos para o funcionamento adequado de um SIG: Determinar as necessidades de informação. Determinar e coletar dados apropriados. 29 Resumir os dados. Analisar os dados. Transmitir a informação. Utilizar a informação. Ao se tratar de métodos e técnicas administrativos aplicados dentro das organizações, deve-se levar em consideração a sua real relevância, principalmente na análise de estudos de viabilidade e de alternativas. O objetivo dessa fase é elaborar um relatório indicador dos possíveis meios de desenvolvimento de sistemas, definindo, efetivamente, os custos e benefícios de cada alternativa. De acordo com Fischmann et al.5, um estudo de viabilidade deve conter os seguintes itens: Definição das principais características do sistema. Análise do organograma da empresa, da distribuição geográfica, dos departamentos envolvidos. Definição dos tipos de dados e informações, bem como da estimativa de volumes. Considerações sobre o atendimento às principais necessidades dos usuários. Exame de outros sistemas que atendam a necessidades semelhantes. Preparo de estimativas aproximadas dos prováveis custos de implantação e dos custos operacionais gerais para cada alternativa apresentada. Documentação do estudo de viabilidade em forma de relatório para o usuário e para a área de Sistemas, Organização e Métodos. Adequação das exigências do sistema aos objetivos do negócio. 30 Leitura complementar Os princípios da administração são universais, isto é, aplicam-se a todos os tipos de empresas (negócios, instituições religiosas, equipes de esporte, hospitais, varejo, entre outras). Naturalmente, existe uma variação muito clara com relação à atuaçãodos gestores no âmbito organizacional. Cada um deles deve ter uma preocupação no sentido de identificar as principais especialidades a serem utilizadas com base nas características de cada negócio. Neste contexto, passamos a entender a relevância de conhecermos um pouco mais sobre a ampliação de novas ferramentas tecnológicas a fim de impulsionarem as ações dentro destas organizações, passando por uma boa tomada de decisão, a buscarmos os objetivos auferidos pelas organizações. Deve-se fazer um estudo também sobre o valor do processo de informação para as organizações combinado com a análise dos papéis dos gerentes com base nos seus respectivos negócios. Fonte: LACOMBE, 2003. Ponto final Neste capítulo, analisamos a influência das novas tendências tecnológicas nas organizações. Essas abordagens têm facilitado a vida dos gestores e contribuído favoravelmente na tomada de decisões. Identificamos ainda a importância da informação e como avaliá-la para que possa contribuir para o sucesso da organização. Atividades 1) Como você compreende o processo de tomada de decisão dentro das organizações? 2) Qual a importância da informação no contexto organizacional? 4 FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO José Olmiro Oliveira Peres Neste capítulo, apresentamos as quatro funções básicas da administração: planejar, organizar, dirigir e controlar. Cumpre enfatizar que essas funções são importantes em circunstâncias em que é necessário usar recursos para alcançar um dado objetivo, isto é, em todas as situações que requeiram procedimentos administrativos. 4.1 Planejar Planejar refere-se a uma ação intimamente associada à ideia de estratégia, cuja origem remonta aos generais gregos, chamados de estrategos, devido ao fato de que, em época de guerra, montavam estratégias para vencer os inimigos, ou seja, criavam algumas ações com o objetivo de vencer todos os seus obstáculos e, dessa forma, chegar a resultados favoráveis. No início da década de 60, Michel Porter, em um contexto de incertezas, instabilidade e imprevisibilidade, pressionou as empresas a reverem seus métodos tradicionais de gestão. Nesse cenário, dois novos elementos passaram a ser incorporados ao cotidiano das organizações: a inovação tecnológica e as questões estratégicas. Ainda nos anos 60, foi desenvolvida a análise SWOT, modelo criado pela Harvard, para apoiar a formulação de estratégias — o termo é um acrônimo de Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats ou, respectivamente, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Segundo Marcondes1, a primeira empresa de que se tem notícia que adotou o planejamento formal foi a General Eletric (GE), durante a criação, na década de 60, de suas unidades de negócios. Para melhor entendimento, isso significa que a empresa buscou, por meio da criação de outras unidades, criar um planejamento para identificar as suas forças e fraquezas, oportunidades e ameaças, com o objetivo 32 muito claro de identificar os principais passos a serem tomados para o atingimento das suas metas. Para planejar, deve-se ter uma noção muito clara sobre aquilo que se deseja conseguir, sendo também necessário envolver todas as áreas da organização. Isso significa buscar informações valiosas para dar validade a todas as abordagens. Além disso, a estratégia adotada no planejamento precisa ser bastante abrangente, a fim de que se possa atingir todos os objetivos traçados pela organização. O planejamento estratégico tem características próprias para cada ação. Precisa-se saber, por exemplo, o início, o meio e o fim de todas as análises a serem realizadas, focando sempre um objetivo muito claro, no sentido de atingir os resultados esperados pela organização. Drucker2 observa que qualquer decisão gerencial importante leva anos para se tornar realidade. Aspectos como pesquisa, construção de novas instalações ou projeto de um novo produto fazem parte da construção de um planejamento. De acordo com Maximiano3, as pessoas e organizações trabalham para fazer acontecer, uma situação que não resultaria da evolução dos acontecimentos. Ele acredita que a melhor forma de prever o futuro é inventá-lo. Por exemplo: A decisão do presidente Kennedy de levar um homem à Lua antes que a década de 60 terminasse. O lançamento da Volkswagen, no século XXI, do novo Beetle. A reunificação das Alemanhas no final dos anos 80. A libertação da Índia do domínio inglês. A seguir, apresentam-se os principais procedimentos usados no processo de planejamento: DADOS/INFORMAÇÕES DE ENTRADA – Referem-se a fatos atuais, passados ou até mesmo futuros, em relação a aspectos internos e externos à organização, que permitem identificar oportunidades e ameaças. Esse procedimento envolve modelos e técnicas de planejamento, identificação de ameaças e oportunidades, projeções, decisões que afetam o futuro. PROCESSO DE PLANEJAMENTO – Análise e interpretação dos dados de entrada, favorecendo o processo de tomada de decisão. 33 Nessa etapa, as habilidades gerenciais devem contribuir substancialmente para se obter os resultados esperados. Esse procedimento envolve criação e análise de alternativas, decisões. ELABORAÇÃO DE PLANOS – Essa etapa requer preocupação com os tipos de recursos físicos e materiais a serem empregados, assim como definição dos mecanismos para controle de ações, com vistas ao sucesso do planejamento. Esse procedimento envolve recursos e meios de controle. Em muitos casos, os planos passam pela mente dos gestores, mas não chegam a ser levados adiante, diferentemente de quando são formalizados e documentados. Nessas circunstâncias, devemos definir os membros que desenvolverão esses planos e as principais ações a serem tomadas. Cumpre, ainda, observar que os planos podem ser classificados como: PLANOS PERMANENTES – Políticas, procedimentos, missão e objetivos. PLANOS SINGULARES – Cronogramas, calendários, orçamento e projetos. 4.2 Organizar Organizar significa dispor qualquer conjunto de recursos em determinada estrutura, a fim de facilitar a realização de determinados objetivos. Pode-se dizer ainda que consiste em uma das bases típicas da administração, em que, ao buscar-se organizar perfeitamente todos os dados possíveis, trata-se necessariamente de aspectos tangíveis para a obtenção dos resultados. Seguem alguns exemplos de circunstâncias em que se faz necessário o processo de organizar: a. Se as pessoas organizarem muito bem seu material de trabalho diariamente, mostrarão o quanto são organizadas. b. Os seres humanos, ao se organizarem para determinadas ações de forma eficiente, certamente serão vistos como organizados, inseridos dentro do contexto de uma organização. c. Ao se analisar locais bem organizados, tem-se a noção clara de uma organização. 34 d. Quando se traçam as políticas para determinada empresa, mostra- se que ela se encontra organizada. Para se ter uma boa organização, deve-se conhecer os tipos de autoridade, que, segundo Oliveira4, são os seguintes: AUTORIDADE DE LINHA – Define as relações entre chefes e subordinados, estipula se os chefes têm direito de emitir ordens e de esperar a obediência ou a adesão das pessoas que trabalham para eles. AUTORIDADE DE ASSESSORIA – Não se baseia nas relações entre chefes e subordinados, mas sim no desenvolvimento de atividades de aconselhamento. AUTORIDADE FUNCIONAL – Está diretamente ligada ao tipo de trabalho a ser executado no departamento, ou até mesmo no âmbito organizacional, em áreas como comercial, financeira,entre outras. Outro aspecto importante dentro desse tema é a departamentalização. Para Maximiano, departamentalizar consiste em dividir tarefas entre os departamentos, o que “depende de determinados princípios, chamados critérios de departamentalização”5. Cada departamento terá a função de desenvolver as suas atribuições, com o objetivo de ajudar a organização a obter êxito em todas as suas demandas. Entre os principais critérios de departamentalização, podem-se citar os seguintes: ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL – São conjuntos de tarefas interdependentes, orientadas para um objetivo singular, como, por exemplo, funções específicas dentro das principais características do negócio. ORGANIZAÇÃO TERRITORIAL – Quando se usa o critério geográfico de departamentalização, cada unidade de trabalho corresponderá a um território. Por exemplo: uma empresa que tenha sede na cidade de Porto Alegre, no Rio Grande do Sul, com filiais em outras regiões do Brasil ou até mesmo em outros países, exige inevitavelmente a divisão do trabalho pelo critério geográfico. Para isso, deverá trabalhar com gerenciamento ou direção no âmbito nacional ou até mesmo internacional. 35 ORGANIZAÇÃO POR PRODUTOS – Quando a organização trabalha com diversos tipos de produto, torna-se necessariamente identificada com as principais demandas de cada setor e/ou departamento. Pode-se citar como exemplo as empresas do segmento varejista que trabalham com diversas linhas de produtos, como a Bombril. ORGANIZAÇÃO POR CLIENTE – Está atrelada a determinadas organizações, como, por exemplo, as lojas de departamentos, que conseguem atender a diversos tipos de necessidades, por meio das suas várias seções: masculina, feminina, infantil, cama, mesa e banho, entre outras. ORGANIZAÇÃO POR PROJETOS – Refere-se a atividades temporárias, como, por exemplo, a construção de estradas e aeroportos. 4.3 Dirigir O processo de direção consiste no desenvolvimento de atividades que possam dar um direcionamento favorável ao processo de tomada de decisão. Apresentam-se a seguir os principais exemplos de atividades de direção: ELABORAÇÃO DE PLANOS – Esses planos devem ser convincentes com o segmento a ser trabalhado e com as reais necessidades da organização. ORGANIZAÇÃO DE EQUIPES – As equipes devem ser organizadas com base na identificação do perfil de cada um dos seus membros, a fim de se aproveitar melhor os recursos humanos disponíveis na empresa. REALIZAÇÃO DE TAREFA OPERACIONAL – Diz respeito à montagem de determinado tipo de produto e à composição dos seus materiais. DESENVOLVIMENTO DE TESES – Deve ser feito com base em dados concretos, respeitando-se metodologias científicas, de modo a dar validade e minimizar os riscos nos negócios. PREPARAÇÃO DE UM TRABALHO – Deve-se tomar como base ações concretas para dar validade a ele. 36 4.4 Controlar Controlar representa a essência para efetivar o processo de tomada de decisões, depois de terem sido supridas as etapas de planejamento, organização e direção. Nessa fase, criam-se mecanismos que servem de balizadores para o controle de determinadas ações, tanto internas quanto externas à organização. Maximiano6 apresenta alguns elementos do processo de controle, os quais direcionam todas as ações a serem implementadas: DEFINIÇÃO DE PADRÕES DE CONTROLE – Visa aprimorar a competitividade da empresa. Pode-se, por exemplo, objetivar a conquista de novos clientes, o atendimento de clientes em um tempo reduzido e não transitar nas rodovias com velocidade superior à permitida (o padrão de velocidade será o permitido naquele local como velocidade máxima). AQUISIÇÃO DE INFORMAÇÕES – Inspeção visual do local onde está sendo realizada a atividade e dos equipamentos utilizados. COMPARAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA – A informação e o desempenho real serão comparados por meio de objetivos e padrões predefinidos, com três possíveis resultados: desempenho real igual ao esperado, desempenho real abaixo do esperado ou desempenho real acima do esperado. A partir desse ponto, retorna-se ao início do ciclo de planejamento, com os objetivos bem definidos. Observe-se ainda quais são os principais controles por níveis hierárquicos, baseados nas divisões verificadas no âmbito organizacional, desde a direção até a base operacional: CONTROLE ESTRATÉGICO – Acompanha e avalia o desempenho da organização na realização de suas missões. Acompanha, necessariamente, ainda os fatores externos que influenciam a organização. CONTROLES ADMINISTRATIVOS – Focalizam as áreas funcionais, como Marketing, Finanças, Recursos Humanos, entre outras. Pode haver ainda um controle por meio do aproveitamento das melhores práticas de outras organizações, chamado de Benchmarking. 37 CONTROLE OPERACIONAL – Analisa cronogramas e orçamentos de quaisquer áreas funcionais. Leitura complementar Na visão clássica do processo administrativo, havia separação entre os administradores (chefes) e os executores (subordinados). Segundo esta visão, administrar é sinônimo de dirigir: tanto Fayol como Taylor e outros autores insistem em colocar a função de direção no processo de administrar. No entanto, este é o paradigma clássico. Na abordagem moderna sobre administração, temos um modelo de autogestão e participação que pressupõe não só a direção, mas a coordenação, a liderança e mesmo a auto-administração de atividades individuais. Cada um dos administradores, portanto, terá diretamente o seu campo de atuação. Mas todos os aspectos supracitados vêm a corroborar sobre a importância da utilização das funções diretas da administração. Fonte: Bateman citado por Maximiano , 2002. Ponto final Vimos, neste capítulo, a relevância de valorizarmos as principais funções da administração. Constatamos que, sem elas, seria difícil elaborar ações para o atingimento das metas da organização. O planejamento representa a peça-chave para o sucesso do negócio, porque nos indica onde estamos e aonde queremos efetivamente chegar. No processo de organização, identificamos aspectos que podem dar um bom direcionamento às ações, mapeando a interação de cada uma dentro do processo, a fim de alcançar os objetivos propostos. No processo de direção, fica muito claro que devemos ter condições de efetivar todas as estratégias propostas, a fim de que possamos chegar a objetivos coerentes com o negócio. No processo de controle, fazemos uma análise sobre o processo de criação de padrões viáveis para o negócio, com a utilização de ações corretivas no desenvolvimento das atividades. Atividades 1) Como você justificaria a montagem de um plano de negócio em uma pequena empresa? 2) Quais as principais diferenças verificadas entre as autoridades de linha e de assessoria e qual a relevância da atuação direta das autoridades de linha em relação às de assessoria? 3) Por que são tão importantes os processos de organização e direção no mundo dos negócios? 38 4) Qual a melhor forma de controlarmos as ações no âmbito organizacional? 5 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS José Olmiro Oliveira Peres Neste capítulo, o enfoque são os recursos humanos das organizações, tema que nos leva à discussão de temas tão diversos quanto as teorias motivacionais, o clima organizacional, a liderança e os planos de benefícios. Embora nossa intenção seja visualizar as pessoas como recursos, não podemos deixar de reconhecer que podem também ser analisadas por suas habilidades, capacidades, etc., para valorizarsubstancialmente aquilo que entendemos como capital intelectual das organizações. De acordo com Chiavenato1, o ser humano apresenta as seguintes características: O HOMEM É PRÓ-ATIVO, orientado para a satisfação de suas necessidades pessoais e para o alcance de seus objetivos e aspirações. Por isso, reage tanto no âmbito social como no organizacional. O HOMEM É SOCIAL e está diretamente inserido no seio das organizações, sejam elas públicas ou privadas. O HOMEM TEM DIFERENTES NECESSIDADES, sejam elas fisiológicas, sociais, de segurança, entre outras, O HOMEM PERCEBE E AVALIA, seleciona os dados dos diferentes aspectos do ambiente e avalia-os em termos de suas próprias experiências passadas, a fim de fazer uma análise sobre as suas principais ações. O HOMEM PENSA E ESCOLHE, é proposital, pró-ativo e cognitivamente ativo, interpretando a si próprio, e trabalha a dissonância cognitiva interpretando as ações e reações alheias. 40 O HOMEM TEM LIMITADA CAPACIDADE DE RESPOSTA e, por isso, deve ser sempre estimulado e motivado. 5.1 Teorias motivacionais Atualmente, quando analisamos as organizações, fazemos a seguinte pergunta: Como administrar um negócio em que falta motivação tanto entre os gestores como entre os demais colaboradores? Essa pergunta faz parte da vida dos gestores e chama a atenção para a importância de se valorizar o corpo funcional, a fim de que este possa trazer respostas favoráveis para o desenvolvimento do negócio. A hierarquia das necessidades de Maslow Tem-se observado que aspectos como motivação, clima organizacional, entre outros, servem para estimular o sucesso no mundo dos negócios. Por isso, valorizamos a interação de diversos pensadores, como, por exemplo, Abraham Maslow. Preocupado com as reais necessidades dos seres humanos, Maslow criou uma pirâmide. Se for analisada de baixo para cima, tem-se necessariamente, na parte inferior, as necessidades fisiológicas, como fome, sede, entre outras. Subindo um pouco, estão as necessidades de segurança, como segurança no emprego, entre outras. Mais acima, encontram-se as necessidades sociais, que envolvem aspectos como o meio social, a religião, entre outros. Quase no topo da pirâmide, há a necessidade de estima, ligada mais ao ego do indivíduo. Na parte superior, chega-se ao estágio de auto- realização, este muito difícil de alcançar, devido às diferentes formas de pensar do ser humano. O ciclo motivacional Segundo Chiavenato2, o ciclo motivacional começa com o surgimento de uma necessidade, uma força dinâmica e persistente, que provoca o comportamento. Toda vez que surge uma necessidade, esta rompe o estado de equilíbrio do organismo, causando um estado de tensão, insatisfação e desconforto. As etapas do ciclo motivacional são as seguintes: 41 Equilíbrio interno Estímulo ou incentivo Necessidade Tensão Comportamento ou ação Satisfação Esse ciclo é importante para melhorar a interação das pessoas nos mais diversos tipos de negócios e para obter resultados favoráveis, valorizando a atuação dos indivíduos. O modelo de Atckinson Atckinson desenvolveu um modelo para estudar o comportamento motivacional, que leva em conta os determinantes ambientais da motivação. Esse modelo baseia-se nas seguintes premissas: Todos os indivíduos têm certos motivos ou necessidades básicas, que influenciam o comportamento quando provocados, ou seja, os indivíduos são motivados ou não a interagir nas mais diversas moções verificadas nas organizações. A provocação ou não desses motivos e necessidades depende do ambiente e serve para estimular os indivíduos. Os gestores devem estar preparados para provocar os colaboradores, a fim de que se sintam valorizados e possam contribuir para o sucesso dos negócios. Um motivo específico não influencia no comportamento até que haja uma provocação e, por isso, faz-se necessária a interação dos gestores nesse processo. Mudanças de ambiente podem provocar um processo de motivação diferenciada. Nós mesmos, no dia-a-dia, quando percebemos algum tipo de mudança, muitas vezes não concordamos muito com ela no primeiro momento. Mas depois percebemos a importância de determinadas alterações e até mesmo valorizamos a nossa capacidade de nos adaptarmos a esse processo de mudança. 42 Cada espécie de motivação é dirigida para a satisfação de uma espécie de necessidade. O padrão de motivação provocada determina o comportamento dos indivíduos. 5.2 Clima organizacional De acordo com Chiavenato3, os seres humanos estão continuamente engajados no ajustamento a uma variedade de situações, no sentido de satisfazer as suas necessidades e manter um equilíbrio emocional. Dentro desse contexto, é importante analisar a importância do clima organizacional, que é a qualidade ou a propriedade do ambiente organizacional percebida ou experimentada pelos membros da organização e que influencia no seu comportamento. Refere-se ao ambiente interno da organização, estando intimamente relacionado com o grau de motivação de seus membros. No mercado atual, o clima organizacional é um fator preponderante para a interação entre o corpo funcional e a organização. Muitas pessoas afirmam que o sucesso das organizações está cada vez mais ligado à positividade em todos os seus processos internos e externos e à interação dos colaboradores em todos os processos organizacionais. Quando se analisam os traços de personalidade, conhece-se melhor cada um dos colaboradores, percebe-se quais são mais atuantes que os outros. Nunca se deve esquecer a real valia de conhecer muito bem o corpo funcional, chamado, na atualidade, de capital intelectual e que talvez seja o maior patrimônio das organizações. 5.3 A liderança Segundo Lacombe4, a importância de uma boa liderança não pode ser subestimada. Uma empresa descapitalizada pode tomar dinheiro emprestado, outra pode ter problemas de localização e precisar pagar uma multa por isso. No entanto, todas têm boas chances de sobreviver. A única que está realmente em risco é aquela que não tem liderança. Um ponto importante tem a ver com as pessoas capazes de exercer a liderança, cujas ideias conseguem interferir diretamente nas ações dos outros. Conseguimos identificar três tipos de líderes: Aqueles que efetivamente conseguem convencer e arrastar multidões. Aqueles que conseguem identificar o principal sentimento das pessoas. 43 Aqueles que exprimem uma opinião coletiva, já conhecida. Lacombe observa que, na realidade, o líder exerce uma função, papel, tarefa ou responsabilidade que qualquer um precisa desempenhar quando é responsável por um grupo. No entanto, cumpre observar que nem todas as pessoas conseguem liderar equipes. Um bom líder deverá necessariamente ser um forte administrador de sistemas internos, um grande relações públicas e um grande planejador. Um líder, necessariamente, deverá, entre outras coisas, ser motivado e competente, a fim de ter uma imagem valorizada perante seu grupo. Dentre as características do líder a serem analisadas, podemos citar as seguintes: Motivações e interesses Traços de personalidade Habilidades Os estilos de liderança são estudados desde a Antiguidade. Entre os tipos de líderes, podemos citar: LÍDER TIRANO – Abusa da autoridade e do poder. LÍDER AUTOCRÁTICO – Centraliza fortemente as decisões. LÍDER DEMOCRÁTICO – Adota a filosofia de divisão dos poderes de decisão entre ele e seu grupo de colaboradores. LÍDER DEMAGÓGICO – Tenta detodas as formas ser popular entre os seus liderados. Ao longo da história, sempre se estudou a atuação dos líderes nas organizações, principalmente, porque os chefes nem sempre têm a capacidade de liderar. Mas o que é importante ressaltar é que quase todos os líderes têm carisma e grande apelo popular. São exemplos disso vários artistas, escritores, políticos, entre outras personalidades. 5.4 O processo de centralização nas organizações O processo de centralização ocorre quando um único profissional é responsável pela tomada de decisões. Entendemos que a principal vantagem desse processo é o conhecimento do todo organizacional. 44 Em contrapartida, a centralização pode engessar as pessoas nas organizações e fazer com que se tornem extremamente burocráticas. Além disso, com as constantes mudanças que hoje ocorrem no mercado, se o profissional que centraliza o poder de decisão faltar ou deixar a empresa, ela poderá enfrentar graves problemas, pois os demais colaboradores não estarão preparados para substituí-lo. Por isso, é importante delegar poder sempre que for necessário, até pelo fato de que, dessa maneira, estimulam-se os mais diversos tipos de profissionais dentro das organizações. 5.5 Os planos de benefícios Segundo Chiavenato5, os planos de benefícios têm o objetivo de valorizar a atuação do profissional, cumprindo aquela premissa de que a valorização do capital humano é fundamental para as organizações. Recentemente, esses planos têm sido muitas vezes projetados como remuneração, com o objetivo de estimular os colaboradores. Oliveira6 observa que os planos de benefícios sociais têm história recente, estando bastante ligados à conscientização e à responsabilidade social das empresas. Os tipos de benefícios sociais podem ser assim classificados: CONCEDIDOS EM FUNÇÃO DO CARGO – Gratificações, seguro de vida, prêmios de produção, etc. CONCEDIDOS DENTRO DA EMPRESA, mas sem relação com o cargo – Lazer, refeitório, cantina, transporte, etc. CONCEDIDOS FORA DA EMPRESA, ou seja, na comunidade – Recreação, atividades comunitárias, etc. Os planos de benefícios podem ainda ser divididos em legais e espontâneos: BENEFÍCIOS LEGAIS – Exigidos pela legislação trabalhista ou previdenciária ou ainda por determinação de convenção coletiva. Entre outros, podemos citar: Décimo terceiro salário Férias Aposentadoria Seguro de acidentes de trabalho 45 Auxílio-doença Salário-família Salário-maternidade Adicional de horas extras Adicional por trabalho noturno BENEFÍCIOS ESPONTÂNEOS – São concedidos por liberalidade das empresas, já que não são exigidos por lei, nem por negociação coletiva. Incluem-se nesse grupo os seguintes benefícios: Gratificações Seguro de vida em grupo Refeição Transporte Empréstimos Assistência médico-hospitalar Complementação de aposentadoria Quadro 5.1 - Principais vantagens dos benefícios VANTAGENS PARA A ORGANIZAÇÃO VANTAGENS PARA O EMPREGADO Eleva o moral dos colaboradores. Reduz a rotatividade e o absenteísmo. Eleva a lealdade dos empregados para com a empresa. Aumenta o bem-estar do empregado. Facilita o recrutamento e a retenção de pessoal. Aumenta a produtividade e diminui o custo unitário do trabalho. Demonstra as diretrizes e propósitos da empresa para Eleva o moral dos colaboradores. Reduz a rotatividade e o absenteísmo. Eleva a lealdade dos empregados para com a empresa. Aumenta o bem-estar do empregado. Facilita o recrutamento e a retenção de pessoal. Aumenta a produtividade e diminui o custo unitário do trabalho. Demonstra as diretrizes e propósitos da empresa para 46 com os empregados. Reduz distúrbios e queixas. Promove relações públicas com a comunidade com os empregados. Reduz distúrbios e queixas. Promove relações públicas com a comunidade Leitura complementar O comportamento organizacional refere-se ao estudo de indivíduos e grupos atuando em organizações. Preocupa-se diretamente com a influência de pessoas e grupos sobre as organizações e, vice-versa, com a influência das organizações sobre pessoas e grupos. Na realidade, o comportamento organizacional retrata a contínua interação entre as pessoas que se influenciam reciprocamente. Constitui uma importante área de conhecimento para toda a pessoa que necessite lidar com organizações, seja para criar novas organizações, mudar organizações já existentes, trabalhar em organizações, investir em organizações ou, mais importante ainda, dirigir organizações. Surge com a interação de conhecimentos sobre o comportamento humano nas organizações. Na realidade, entendemos que grupos e pessoas representam aspectos preponderantes para estudarmos comportamentos organizacionais. Fonte: CHIAVENATO, 2005, p. 6. Ponto final Neste capítulo, abordamos de forma geral a importância da administração de recursos humanos e o comportamento do ser humano no âmbito organizacional. Em nossa análise, tomamos como base os processos de motivação e o clima organizacional. Falamos ainda sobre a importância da liderança e sobre a influência que os líderes podem exercer nas organizações. Por último, abordamos os planos de benefícios, fundamentais, hoje, para conquistar e reter colaboradores comprometidos com a organização. Atividades 1) Como você entende a análise do clima organizacional como um fator de sucesso para as organizações? 2) Analisando a hierarquia das necessidades de Maslow, como você avaliaria o conceito de auto-estima e sua relação com o processo de auto-realização? 3) Qual dos estilos de liderança você acredita ser o mais adequado para o contexto organizacional moderno? 47 4) Como você analisa o aspecto motivacional dos benefícios legais e espontâneos na percepção do corpo funcional? 6 ADMINISTRAÇÃO PARTICIPATIVA José Olmiro Oliveira Peres Neste capítulo, enfocamos a administração participativa e como ela se desenvolve dentro das organizações. Além disso, comparamos o modelo diretivo das organizações, cujos parâmetros são a autoridade, a hierarquia e a obediência, ao modelo participativo, em que imperam a autogestão, a disciplina e a autonomia. A administração participativa envolve aspectos vinculados à interação entre os gestores e os demais membros de uma organização. Segundo Maximiano1, é uma filosofia ou doutrina que valoriza a participação das pessoas no processo de tomada de decisões sobre a administração das organizações, apresentando diversas implicações, tais como: Participar não é uma atitude natural nos modelos convencionais do mundo dos negócios. Afinal, os paradigmas tradicionais mantêm a maioria dos trabalhadores alienados em relação ao controle do seu próprio trabalho e à gestão da organização. A alienação desperdiça o potencial intelectual das pessoas. A participação aproveita esse potencial, contribuindo para aumentar a qualidade das decisões e da administração, a satisfação e a motivação das pessoas. Aprimorando o processo de tomada de decisões e o clima organizacional, a administração participativa contribui para aumentar a competitividade das empresas. Na realidade, as organizações podem usar e implementar a administração participativa em todas as suas interfaces, tanto interna como externamente. Nesse modelo de gestão, a organização procura adotar um sistema participativo interno, do ponto de vista comportamental e estrutural,mas também aberto para o ambiente externo, recebendo todas as informações que possam ajudar no aprimoramento da administração. 49 Semler2 esclarece que é importante compartilhar as decisões que afetam a empresa não apenas com os funcionários, mas também com clientes ou usuários, fornecedores e, eventualmente, com distribuidores ou concessionárias. No Brasil, ainda é limitada a participação dos colaboradores no processo decisório, pois ainda existe uma tendência de manter os trabalhadores até certo ponto alienados quanto a aspectos relacionados à gestão da empresa. Pesquisas demonstram que o empresário brasileiro é bastante centralizador e tem dificuldade de se adaptar às novidades no mercado. Segundo Likert, citado por Maximiano3, um sistema participativo envolve: um processo de liderança baseado na confiança entre superiores e subordinados; motivação, que tem por base o estímulo das pessoas; informação fluindo livremente em todos os sentidos; processo de interação livre, em que as pessoas influenciam os objetivos da organização; definição participativa das metas. Um dos fatores que têm levado as organizações, hoje, a desenvolver uma administração participativa é a busca por um processo de administração diferenciado em relação ao processo de gestão convencional. No tradicional modelo diretivo, as decisões são praticamente todas centralizadas, não havendo participação do corpo funcional, e imperam a autoridade, a hierarquia e a obediência, enquanto no sistema de administração participativa vigoram os conceitos de autogestão, disciplina e autonomia, conforme pode ser vislumbrado no Quadro 6.1. Além disso, o modelo diretivo pode, muitas vezes, levar a uma ineficiência global dos sistemas de trabalho organizacional, principalmente por causa da centralização do processo de gerenciamento das rotinas. Há ainda a necessidade de rever os processos de mudança dentro das organizações, que devem ocorrer em duplo sentido, ou seja, tanto do nível estratégico para baixo, por meio dos gestores, como do nível 50 operacional para cima. Neste último caso, a base operacional identifica os problemas, que podem ser revistos no nível estratégico. Quadro 6.1 – Sistema diretivo versus sistema participativo SISTEMA DIRETIVO SISTEMA PARTICIPATIVO Subordinado sem liberdade para discutir problemas com superiores. Processo de liderança que envolve confiança entre superiores e subordinados. Atitudes desfavoráveis em relação à empresa. Motivação, que tem por base o estímulo das pessoas. Informação de cima para baixo, distorcida e imprecisa. Informação fluindo livremente em todos os sentidos. Processo de interação limitado. Processo de interação livre, em que as pessoas influenciam os objetivos da organização. Definição de metas feita apenas no topo da organização, sem participação dos níveis inferiores. Definição participativa das metas Controle centralizado. Controle disperso, baseado no autocontrole Pessoas não se comprometem com as metas de desempenho. Metas de desempenho aceitas por todos. 6.1 Um exemplo de administração participativa A partir dos anos 80, houve um grande avanço prático-teórico na administração participativa, cuja repercussão nas organizações deu-se, sobretudo, pelo incremento das relações, pela melhoria dos processos internos e pela otimização dos resultados. Uma experiência significativa nesse sentido foi a adoção do método participativo pela Toyota (sistema Toyota de produção), que evidenciou a superioridade desse método, em termos de eficiência e economia. Segundo Deming4, para racionalizar a utilização da mão-de-obra, a Toyota agrupou os operários em equipe, com um líder em vez de um supervisor. As equipes receberam um conjunto de tarefas de 51 montagem e a missão de trabalhar coletivamente, de modo a executá- las da melhor maneira possível. A ideia de racionalização da força de trabalho está na raiz de conceitos que viriam a ter grande importância na moderna administração, principalmente no processo de autogestão e no trabalho em equipe. Em todo o mundo, diversas organizações tiveram experiências importantes ao realizar um processo de benchmarking — aproveitamento das melhores práticas de outras organizações — da administração participativa, tomando como base o modelo japonês. 6.2 Estratégias de participação Maximiano5 esclarece que as estratégias de participação subdividem-se da seguinte maneira: APRIMORAMENTO DAS INFORMAÇÕES – Comunicação com clientes internos e externos, redução da distância social. DECISÃO – Equipes autogeridas, participação nas decisões da empresa. RESULTADOS – Participação em receitas, vendas, ganhos de produtividade em geral, prêmios por sugestões. Outro ponto importante a analisar é o fato de que muitas organizações, preocupadas em melhorar seus resultados, substituirão a tradicional utilização do cartão-ponto por uma estratégia mais direcionada para a autogestão, ou seja, os funcionários trabalharão com foco nos resultados, sem a preocupação de estar durante todo o turno de trabalho dentro da organização. Os resultados das equipes estarão baseados no cumprimento de objetivos e tarefas predeterminados, fator este preponderante para que se acredite que a administração participativa será cada vez mais adotada nas organizações. Leitura complementar ADMINISTRAÇÃO PARTICIPATIVA: um dos instrumentos para a alavancagem dos resultados de uma empresa exportadora O objetivo do artigo é analisar o processo de administração participativa em funcionamento em uma empresa exportadora brasileira, a Mangels Industrial S.A. [...] Em entrevista com o gerente da área de recursos humanos, detectou-se que a empresa possui e/ou promove os seguintes programas de administração participativa: a. Círculos de Controle de Qualidade (CCQ) – Programa aplicado desde 52 1982, consiste na formação de grupos de operários ligados à produção que se reúnem durante o horário de expediente de trabalho, em local e horário predeterminados, tendo por objetivo a discussão de problemas operacionais ligados às respectivas áreas de atuação. b. Planejamento Estratégico Participativo – Programa que visa ao envolvimento de todos os ocupantes da estrutura organizacional nos objetivos e metas da empresa. O processo é iniciado com uma reunião anual da cúpula da empresa (primeiro e segundo níveis da estrutura organizacional básica) e tem sequência através da realização de reuniões, incluindo os demais níveis da estrutura organizacional (até o quarto nível). O resultado esperado dessas reuniões é a definição de objetivos, metas e planos para os respectivos níveis organizacionais: por diretoria, por departamento, por seção. [...] c. Programa de Desenvolvimento Organizacional (DO) – Refere-se ao programa de treinamento da empresa para os níveis operacionais, administrativos e executivos. O conteúdo básico desse programa compreende metodologia de trabalho em grupo, comunicação, planejamento estratégico, CCQ, delegação e reciclagem da missão e da filosofia da empresa. Segundo informações do gerente de RH, 80% dos funcionários da empresa, independentemente do nível hierárquico, já passaram por esses programas de treinamento. A primeira aplicação desse programa foi feita em 1974. d. Sistema de Participação nos Lucros – A empresa proporciona aos seus colaboradores, de todos os níveis, participação nos lucros, segundo os resultados da empresa, conforme segue: Gratificação Coletiva –
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