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Aula 3 Compras

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COMPRAS
O setor de compras pode estar subordinado a cada departamento/setor e/ ou ao gerente administrativo. 
A estrutura funcional desse setor depende muito do tipo, tamanho e da filosofia de trabalho de cada hotel. 
Em hotéis de pequeno porte, é o próprio gerente ou o proprietário que se encarrega das compras. 
Para um hotel de médio porte objetiva-se enquadrar o setor de compras dentro de uma filosofia de trabalho mais profissional e menos familiar.
Cabe ao setor de compras:
 adquirir as mercadorias necessárias para o funcionamento do hotel;
 levantar os preços;
 contatar com os fornecedores;
 emitir ordens de compra, etc.
Atribuições e responsabilidades
Cabe também ao setor de compras:
 adquirir os produtos solicitados seja através do almoxarifado, seja através de outros setores, obedecendo a um cronograma que facilite o bom andamento do setor.
O comprador deve possuir:
 Qualidades pessoais: Facilidade de contato;
 Qualidades profissionais: bom conhecimento dos produtos utilizados na hotelaria e boa experiência no ramo. 
Requisitos do comprador
Saber comprar, pressupõe uma gama de conhecimentos, destacam-se:
Conhecimentos das mercadorias
 Cabe ao comprador saber distinguir o que usualmente se entende por:
Tipo de produto: um único produto pode ser representado por vários tipos. É o caso, por exemplo, do óleo que pode ser de soja, milho, mamona, amendoim, etc. O que distingue um tipo do outro são os elementos que os compõem;
Marca: todos os produtos industrializados possuem uma marca. Deste modo, para um mesmo tipo de produto podem existir diversas marcas. É o caso do produto iogurte, por exemplo, que possui várias marcas: Danone, Chambourcy, Nestlé, Paulista, etc.;
Especificação: trata-se de conhecer detalhes a respeito do produto, tais como:
 - peso ou quantidade;
 - tamanho e espessura;
 - tipo de embalagem;
 - perdas com sua transformação.
b) Conhecimento do elenco de produtos utilizados pelo hotel
Faz parte do conhecimento profissional do comprador saber quais são os produtos que a hotelaria, em geral utiliza:
Produtos de limpeza;
Produtos de expediente;
Produtos alimentícios;
Produtos de manutenção.
Cabe ao comprador inteirar-se, isso significa não só ter uma idéia do seu elenco, mas, também, da sua utilidade ou serventia. Deste modo, o comprador estará atento para outros produtos que surgem no mercado e que, eventualmente, poderão ser úteis ao hotel. Tais novidades, antes de serem adquiridas, devem ser testadas e discutidas com as respectivas chefias que as empregam no desenvolvimento das suas funções. 
Vários fatores determinam o elenco de produtos que o comprador vai adquirir para o hotel. Entre eles:
Localização do hotel;
Facilidade de encontrá-los no mercado e de preferência no mercado local;
durabilidade;
rentabilidade;
preço;
prazo para pagamento, etc.
c) Conhecimento do mercado local de compras
Normalmente o elenco de produtos utilizados pelo hotel é adquirido no mercado local. Daí a necessidade do comprador conhecer minuciosamente os produtos oferecidos na própria localidade ou na região dentro da qual está situado o hotel. 
Conhecer o mercado local significa conhecer o elenco de fornecedores que vendem esses produtos e a maneira de negociá-los.
Isto quer dizer: 
saber onde encontrá-los, isto é, seu endereço;
saber o tempo de que necessitam para entregar o produto;
saber os preços que praticam;
saber as formas ou modalidades de pagamento com as quais trabalham;
Saber os tipos e as marcas de produtos que possuem.
Além dos fornecedores que normalmente abastecem o hotel, o comprador deve elencar também os fornecedores de emergência, aqueles que podem “quebrar o galho” face a determinadas situações não previstas pelo hotel.
 O fornecedor pode ser, por exemplo, o armazém que se encontra nas proximidades.
Existem também os chamados fornecedores especiais, aqueles com os quais o hotel mantém o maior volume de negócios.
d) Conhecimento sobre as formas de negociar 
Além das especificações técnicas do produto a ser comprado, no que diz respeito ao tipo e à marca, cabe também ao comprador saber negociar os preço e os prazos de pagamento.
 Pode ocorrer que um fornecedor estabeleça preços extremamente favoráveis, mas, o seu prazo de entrega e a forma de pagamento não serem nada atraentes. 
O comprador deve prestar especial atenção ao custo do produto. Esse pode aumentar devido ao transporte, às taxas, etc. Pode também diminuir face aos descontos especiais ou por estarem em oferta.
e) Conhecimento sobre como arquivar os impressos do setor
A boa organização do setor de compras pressupõe, por parte do comprador, o conhecimento de como arquivar os diversos impressos que tramitam por sua área. Entre eles destacam-se:
Arquivo da ficha do produto;
Arquivo dos fornecedores;
Arquivo de propaganda;
Arquivo do pedido de compras. 
f) Conhecimento dos fornecedores
O comprador deve conhecer os fornecedores dos diferentes produtos com os quais normalmente trabalha.
Assim poderá melhor se organizar nas suas atividades diárias, como, por exemplo, no horário da visita dos mesmos.
Organizar uma agenda de visitas, pois só assim o comprador poderá atender bem aos seus fornecedores.
O comprador poderá também efetuar visitas aos seus fornecedores e, dessa maneira, conhecer melhor não só o vendedor ou entregador das mercadorias, mas, também outras pessoas da mesma indústria, o processo de fabricação, etc. 
O comprador do hotel deve pesquisar constantemente as fontes de fornecimento, analisando-as e classificando-as segundo o seu desempenho.
Para o perfeito exercício profissional, o comprador deve evitar completamente o recebimento pessoal de qualquer tipo de vantagem.
O comprador deve insistir por descontos e vantagens para o hotel e não para servir-se do cargo para tirar vantagens financeiras pessoais.
É admissível o recebimento de algum tipo de atenção, sobretudo em festas de fim de ano, uma vez que esta é uma prática usual. 
Ordem de compras
O almoxarife preenche parte da solicitação de compras (Figura 1) enviando-a para o setor de compras completá-lo nos campos a ele pertinente, como:
Último preço: anotar o preço da última compra, informação extraída da ficha do produto;
Cotação de compras: anotar o preço de, pelo menos, 3 fornecedores.
	
	Neste sentido, o setor de compras preenche 3 colunas com o nome do fornecedor. 
	Nas linhas subseqüentes, anota-se o nome do produto e, sob cada fornecedor, o seu preço.
OPERACIONALIDADE DO SETOR DE COMPRAS
SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
Figura 1. Solicitação de Compras. Fonte: CASTELLI, 2003
	É um documento emitido pelo almoxarifado para o setor de compras, objetivando a aquisição de produtos necessários para manter os estoques dentro dos níveis previstos. 
	Essa solicitação deve levar em consideração a rotatividade dos produtos e o tempo necessário para a entrega dos mesmos por parte dos fornecedores.
Etapas:
1)A solicitação de compras é preenchida, em parte, pelo almoxarife e, em parte pelo comprador (setor compras);
 
2) Feitas as anotações, em duas vias, o almoxarife envia a 1ª via para o setor de compras, a fim de emitir a Ordem de Compras (Figura 2) e permanece com a 2ª via até o recebimento de todas as mercadorias solicitadas;
3) Essas vias são arquivadas numa pasta de Pedidos a Receber juntamente com a 2ª via da Ordem de Compras, passando-as, quando da entrada das mercadorias, para a pasta de Pedidos Recebidos, classificados por ordem de data.
 4) Posteriormente essa 2ª via, juntamente com a nota fiscal, é encaminhada para a contabilidade.	
SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
ORDEM DE COMPRA
Figura 2. Ordem de Compras. Fonte: CASTELLI, 2003
Efetuada a cotação de preços, o comprador encaminha a 1ª via da Solicitação de Compras à gerência para a aprovação de quantidades, preços e fornecedores.
Após a aprovação, o comprador emite a Ordem de Compra (Figura 3).
Ordem de Compra:
	É um documento utilizado pelo hotel para autorizar determinado fornecedor a emitir nota fiscal ou fatura, na compra
de um ou mais produtos.
Cabe ao Setor de Compras emitir a Ordem de Compra, preenchendo os campos:
nome do fornecedor: a empresa que fornece os produtos;
endereço: anotar o endereço do fornecedor;
autorização: para a remessa dos produtos solicitados;
código: número correspondente ao produto;
especificação do material: relação dos produtos solicitados;
unidade: caixa, litros, quilos, etc.;
quantidade: especificar a quantidade solicitada;
preço unitário: valor do produto por unidade;
Cont. Ordem de compras
preço total: valor total de cada produto;
 IMPORTANTE: para ter condições de conferir no ato de recebimento, quando a Ordem de Compra não acompanhar a nota fiscal, o almoxarife recorre a outra via da Ordem de Compra em seu poder.
total geral: o valor total a ser pago;
condições de pagamento: prazo, desconto. Especificar possíveis acordos com o fornecedor quando foi feito o pedido;
prazo de entrega: para controlar o dia do recebimento e a pontualidade do fornecedor;
local de cobrança: local onde deve ser emitida a duplicata. Necessariamente não precisa ser o mesmo endereço da entrega;
empresa transportadora: especificar a empresa a transportar os produtos;
valor do frete: CIF/FOB, modalidades de cobrança do frete: a pagar ou já pago;
emitido por: visto/data, nome de quem emite a Ordem de Compra e data;
autorizado por: visto/data, nome de quem autoriza a Ordem de Compra e data;
OBSERVAÇÕES: Assinalar que as mercadorias poderão ser devolvidas se não estiverem de acordo com o especificado.
 
 CIF (Cost, Insurance and Freight): É uma sigla que indica que o preço mostrado inclui seguro de transporte e frete (geralmente marítimo). Ou seja: o preço inclui o transporte até o porto de destino, e a responsabilidade sobre a mercadoria é do vendedor.
 Resumindo: CIF – Frete por conta de quem está mandando a mercadoria. 
 FOB (Free On Board): É uma sigla que indica que o preço mostrado inclui somente o frete até o porto de origem e mais a colocação da carga dentro do navio. O resto das despesas (transporte marítimo até o porto de destino, seguro, desembarque no destino, etc) deve ser pago pelo comprador. Além disso, a sigla FOB indica que após a saída do navio do porto de origem, a responsabilidade sobre a mercadoria passa a ser do comprador. Ou seja: se houver algum problema durante o transporte, o vendedor não é responsável.
 Resumindo: FOB - Frete por conta de quem está recebendo a mercadoria.
 
 A Ordem de Compra segue o seguinte fluxo:
 
 1ª e a 2ª vias vão para a chefia ou gerência, acompanhadas da 1ª via de Solicitação de Compras;
 Ao ser autorizado, o setor de compras envia a 1ª via da Ordem de Compra ao fornecedor para poder emitir a nota fiscal e a 2ª via para o almoxarifado, permanecendo com a 3ª via para seu controle (Pasta de Pedidos Pendentes). 
	Feito, o devido preenchimento da Ordem de Compra e estando a mesma assinada pela gerência, cabe ao comprador realizar a compra propriamente dita, isto é, comunicar ao fornecedor o pedido.
 A comunicação pode ser feita, das seguintes formas:
por telefone (para produtos de consumo diário);
por correspondência;
através de uma visita do comprador ao fornecedor;
através de uma visita do fornecedor ao comprador.
 
 Feito isso, o comprador fica no aguardo da entrega das mercadorias no almoxarifado, nos períodos fixados. 
Para acompanhar esse período de espera, o comprador deve organizar-se. Deve abrir um arquivo de pendentes, pasta que contém, os Pedidos de Compra. 
Toda vez que o pedido chegar, o almoxarife deve avisar o comprador para que esse possa tirar do arquivo de pendentes a Ordem de Compra, passando-a para o arquivo morto.
Além disso, deve-se anotar também, na 3ª via da Ordem de Compra, essa informação. 
Cabe também ao comprador, a partir das informações transmitidas pelo almoxarife, reclamar junto ao fornecedor se as mercadorias chegaram atrasadas ou se a encomenda feita difere da nota fiscal ou ainda se as mesmas estiverem deterioradas.
 
 O setor de compras, para melhor agilizar e controlar as especificações referentes a cada produto, organiza um arquivo de produtos. 
Esse arquivo será composto por fichas que representem os produtos usados pelo hotel. 
As especificações desses produtos são registradas numa ficha denominada FICHA DO PRODUTO (Figura 3) que contém a nominata de fornecedores que trabalham com o produto em questão.
Maiores detalhes sobre o fornecedor poderão ser obtidas através da FICHA DO FORNECEDOR (Figura 4). 
Ficha do produto
Figura 3. Ficha do produto.
Fonte: CASTELLI, 2003
 
 O preenchimento da ficha do produto deve ser feita da seguinte forma: 
Produto: anotar o tipo de produto. Exemplo: óleo de soja; 
Marca: anotar a marca utilizada pelo hotel. Exemplo: Primor;
Fornecedores: anotar a razão social da empresa fornecedora do produto;
Contato: anotar o nome da pessoa coma a qual se mantém contato quando da cotação de preço;
Faturamento: anotar o prazo concedido para o pagamento;
Local de entrega: anotar onde a mercadorai será entregue. Geralmente é entregue no próprio hotel;
Preço: anotar o preço cotado, extraído da Ordem de Compras;
Dia/cotação: anotar a data em que foi feita a cotação de preços.
 OBS: Quando as fichas estiverem inteiramente preenchidas, o setor de compras deverá arquivá-las num arquivo próprio.
 A ficha do fornecedor (Figura 4) contém os dados necessários à identificação dos fornecedores do hotel. O setor de compras deve organizar um cadastro dos mesmos. 
Ficha do Fornecedor
Figura 4. Ficha do fornecedor.
Fonte: CASTELLI, 2003
 
O setor de compras deve possuir também um arquivo específico para material publicitário, geralmente enviado pelos fornecedores através de mala direta.
 Esse material não deixa de ser uma fonte de informação para o comprador sobre o aparecimento de novos produtos no mercado.
 O arquivamento pode ser feito por tipo de produto ou por ordem alfabética dos fornecedores.
Material publicitário
 
 Bibliografia
 
 CASTELLI, Geraldo. Administração hoteleira. 9ª ed. Caxias do Sul: Educs, 2003.

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