Fases de um projeto

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Fases de um projeto
Publicado em 14 de março de 2014 por LD Paulo Oliveira
É bastante comum meus leitores me escrever perguntando sobre como é o trabalho de um designer de interiores/ambientes ou lighting designer. Pois bem, para não ter que ficar escrevendo e reescrevendo a cada novo questionamento, aqui vai um post explicativo dessas fases.
Devo ressaltar que, antes de mais nada, é preciso um constante trabalho de prospect que é a fase de divulgação de seu nome profissional/escritório e captação de clientes. Esta pode ser feita de diversas maneiras que vão desde a distribuição de panfletos até a utilização de outdoors, mídias, ter uma vida social ativa, etc. Encontrado o cliente, entramos naa fases de desenvolvimento do projeto propriamente dito.
Uso como base o modelo da Jenny Gibbs, expandindo-o e retraindo-o quando necessário são no total cinco fases que qualquer projeto envolve. Descrevo-as a seguir.
PRIMEIRA FASE:
1. Reunião preliminar
reuniao-com-cliente 
É aquela reunião inicial onde você se apresenta ao cliente e vice-versa. Aqui rola a apresentação de seu portfolio e onde você tem o primeiro contato com o cliente. Esta reunião pode ser em seu escritório, em algum café, não importa. Aqui não serão tratados a fundo questões do projeto em si. É a oportunidade onde você irá saber o que o cliente deseja, as dimensões aproximadas do projeto, etc.
Aqui você deverá explicar como é realizado o trabalho de um designer de interiores/ambientes, suas limitações profissionais e possíveis necessidades durante o projeto (ex. contratação de um engenheiro para derrubar uma parede), a importância do cliente confiar nas indicações de mão de obra especificadas por você, etc.
2. Brieffing do cliente
briefing21 
Nesta etapa você terá que trabalhar em duas frentes:
- Entrevista com o cliente: aqui sim entrará a parte mais puxada do contato com o cliente onde você terá que “extrair” dele toda a problemática envolvida no projeto. Não basta saber apenas “o que” ele deseja no projeto mas, especialmente, o “por que” deste desejo. Lembro que por trás de todo desejo existe, na verdade, um problema a ser resolvido. O “feio” É um problema estético.
Vale ressaltar que havendo mais de um usuário no espaço a ser projetado, TODOS devem ser entrevistados. Não tenha receio em explicar àquela senhora mãe-esposa-matrona-mandona que quer decidir absolutamente tudo sozinha, incluindo os quartos dos filhos que já estão na faixa dos 18 anos, além dos espaços privativos do marido. Lembre sempre a ela (quando acontecer isso) que os espaços são de todos e não somente dela. Assim como existem coisas que ela não gosta e deseja alterar, com eles também acontece a mesma coisa. (Tou escrevendo um post específico sobre brieffing, postarei em breve).
É importantíssimo que até aqui você já saiba o quanto o cliente deseja investir no projeto. Por exemplo: se ele dispõe de R$ 20.000,00 você tem que estar ciente que dentro deste montante está incluso o pagamento do designer pelo projeto. Ou não? Será que este dinheiro está livre apenas para a obra e ele dispõe de mais recursos?
É, portanto, imprescindível que o profissional tenha conhecimento deste fator ainda nesta fase de levantamentos iniciais.
Após o brieffing com o cliente deverá acontecer um levantamento prévio do espaço a ser projetado. Apenas uma visita para tirar as dimensões básicas e uma análise geral da edificação está bom afinal, você necessita destes dados para elaborar seu orçamento (proposta de trabalho).
3. Proposta de trabalho/aprovação do cliente
Esta é a etapa onde você irá apresentar ao seu cliente a sua proposta de trabalho (orçamento) onde deverá constar basicamente:
- valor
- formas de pagamento/parcelamento
- prazos para elaboração dos projetos
- o que será feito (descrever os ambientes com as alterações solicitadas para cada um)
- prazo de validade da proposta (geralmente 20 dias)
- que após o OK do cliente sobre a proposta, será encaminhado o contrato formal de prestação de serviços para assinatura.
Quando o cliente der o OK no orçamento encaminhe a ele então o contrato devidamente preenchido, com todas as especificidades do projeto a ser elaborado, os valores, formas de pagamento e prazos, a cláusula de responsabilidade técnica, a existência ou não das RTs, da preferência por mão de obra indicada por você, etc.
Somente após a assinatura do contrato é que se deve iniciar a segunda fase do trabalho.
SEGUNDA FASE:
1. Diagnóstico, análise e levantamento do local
levantamento 
Esta é a fase onde você terá de ir até o local da obra e fazer todo o detalhamento dos espaços. Aqui entram as medidas exatas de todos os ambientes, estruturas existentes, levantamento de instalações (elétrica, hidráulica, gás, ar, telefonia, TV), esquadrias, situação geral da edificação (se necessita de reparos/reforço/restauro), áreas permeáveis externas, enfim, tudo que se faz necessário para projetar espaços mais eficientes, práticos e funcionais.
2. Conceito inicial
É a fase de desenvolvimento do projeto conceitual.
Primeiramente o profissional deverá transformar o brieffing numa análise do projeto. Isso deve ser feito em papel onde conseguimos cruzar dados levantados tanto no brieffing quanto no levantamento predial. Somente de posse dessa analise podemos seguir adiante.
Neste ponto o profissional deverá fazer uma pré-seleção dos materiais, mobiliários, equipamentos e acessórios a serem utilizados nos ambientes para apresentação ao cliente. Tudo vai depender do partido/conceito adotado para o projeto. É a fase onde o designer irá esboçar suas ideias, usar de sua criatividade para solucionar os problemas detectados no brieffing.
Claro que medidas devem ser respeitadas, mas nesta fase não é necessário que estas sejam seguidas à risca (ex: 3 cm não farão tanta diferença) para a apresentação ao cliente. Aqui, nada é definitivo e pode ser alterado. Lembrem-se que estamos ainda na fase de criação e o cliente não aprovou nada!
3. Pré-orçamentos
Todos os materiais especificados devem vir acompanhados de seus respectivos orçamentos (quantitativo /valor unitário / valor total).
Temos também que fazer um levantamento preliminar dos orçamentos – incluindo a mão de obra (pedreiro, eletricista, pintor, encanador, jardineiro, etc) – para apresentação ao cliente.
Não devemos nos esquecer de orçar também as caçambas para entulhos.
Lembre-se de sempre apresentar 3 orçamentos de fornecedores distintos. Isso garante a transparência e profissionalismo.
4. Preparação da apresentação
conceitos 
Esta é a fase onde iremos pensar em como apresentar o conceito ao cliente. Aqui temos que prestar atenção em muitos detalhes como, por exemplo:
- ter embasamento teórico/técnico/estético dos porquês das soluções apresentadas;
- possuir “cartas na manga” para o caso de necessidades emergenciais;
- ter conhecimento sobre todos os materiais e insumos especificados;
- apresentar catálogos de materiais/equipamentos;
- finalização e revisão dos painéis conceituais;
- finalização e revisão das perspectivas, layouts e maquetes 3D conceituais;
- separar os pré-orçamentos por área/material/mão de obra;
Lembro que devemos apresentar uma solução ao cliente. Quando apresentamos mais que uma ele pode confundir-se. No entanto, isso não impede que você leve separado outras soluções. Quando começarem a surgir as indagações, os “não gostei disso”, apontamentos de alterações, você terá estas outras “cartas na manga” (possibilidades) para apresentar e chegar a um consenso entre as partes.
5. Apresentação / aprovação
Aqui é a hora de mostrar tudo o que você pensou para a solução dos espaços ao cliente. Você não pode ter absolutamente nada na apresentação que não domine, que não consiga explicar os porquês da necessidade deste elemento no projeto.
Por exemplo: se você propôs a derrubada de uma parede deve saber se esta vai afetar a estrutura ou não,se precisará do acompanhamento de um engenheiro civil ou não. E também deverá saber explicar o porquê da necessidade da presença dele na obra.
Se você especificou um piso fosco e o cliente desejava um espelhado para uma área úmida você tem que saber explicar o porquê dessa escolha.
Você também deve saber quanto tempo será necessário para implantação do projeto (obra).
Enfim, você deve mostrar completo domínio sobre o projeto, materiais, execução.
Não se esqueça que a cada item aprovado pelo cliente ele deve dar um visto no mesmo, o “de acordo” ou simplesmente “OK”.
TERCEIRA FASE:
1. Projeto executivo
PROJETO-EXECUTIVO01 
Após a aprovação do projeto conceitual devemos partir para a elaboração do projeto executivo. Esta é a parte mais técnica do trabalho do designer. É aqui que faremos todos os projetos cuidando milimetricamente de cada detalhe. Nesta fase devemos realizar, quando necessário, os seguintes projetos:
- instalações elétricas
- instalações hidráulicas
- instalações de ar condicionado
- instalações de TV/telefone/interfone
- paisagismo/jardinismo
- projeto de iluminação
- projeto de gesso
- marcenaria
- paginação de pisos e revestimentos
- acústica/térmico
- plantas de layout
- cortes e elevações
- detalhamentos diversos
- plantas de alterações prediais (troca de esquadrias, derrubada/construção de paredes)
- lista de acessórios
- memorial descritivo
- existem outros ainda mas já deu para entender que o trabalho não é fácil e simples.
Aqui, TODOS os elementos relativos ao projeto devem ser apresentados de maneira clara para a correta e fácil leitura e compreensão por parte dos executores, e também do cliente.
2. Especificações
Aqui entra o trabalho em cima do memorial descritivo e da seleção de construtores/fornecedores.
Num primeiro momento devemos elaborar o memorial de forma clara, preferencialmente separado por área/espaço a ser trabalhado, constando todos os materiais / elementos / acessórios que serão utilizados no projeto.
Após isso, devemos fazer um pré-orçamento (pode ser via internet mesmo) buscando ofertas de tudo isso. Esta pesquisa servirá como base de negociação com os fornecedores e construtores para que apresentem suas propostas.
3. Orçamento definitivo
Aqui, após as negociações com os fornecedores e empreiteiros, temos como fechar o orçamento final do projeto para apresentar ao cliente. De posse deste, é o momento de fazer a programação/planejamento financeiro, junto com o cliente.
Não se esqueça de que o valor do seu pagamento pelo projeto pode estar inserido no orçamento disponível do cliente.
4. Solicitação de documentações públicas
Somente quando necessário. Por exemplo: você planejou derrubar uma parede e necessitou da presença de um engenheiro civil. Este deve recolher junto ao seu Conselho (CREA) a ART.
Em algumas cidades, as prefeituras exigem os alvarás de obras até mesmo para simples pinturas de paredes (absurdo!). Então fique atento à cidade onde está sendo realizada a obra e tenha em mãos todos os documentos necessários.
5. Seleção de construtores e fornecedores
contrato 
Após o recebimento das propostas orçamentarias dos construtores e fornecedores, você deverá selecionar os vencedores. É importante que o cliente participe desta etapa.
Lembre-se: nem sempre o menor preço significa qualidade na execução de obras.
Por isso é importante que junto com o orçamento os construtores encaminhem uma lista de obras já realizadas e, se possível, que você visite algumas delas para atestar a qualidade dos serviços.
Fique atento pois tudo isso está intrinsecamente amarrado ao orçamento disponível.
Não se esqueça de também elaborar os acordos de prestação de serviços para serem assinados pelos construtores. Este é um documento entre o profissional e os prestadores de serviço. Este documento deve conter itens como, por exemplo, no caso de pintura:
- o responsável deverá preparar todas as superfícies para o seu melhor acabamento;
- toda nova marcenaria e carpintaria serão preparadas, emassadas, lixadas e seladas;
- o selador e demais demãos de pintura serão aplicados de acordo com as instruções do fabricante;
- toda marcenaria preexistente será limpa, emassada, lixada e receberão uma demão de pintura;
- Todos os revestimentos de parede preexistentes serão retirados – as paredes serão limpas, emassadas, lixadas e pintadas;
- o responsável pelo serviço utilizará adesivos e toda forma de proteção das áreas adjacentes à superfície que for trabalhada;
- não realizará qualquer alteração do produto (consistência, cor, etc) sem a aprovação do designer responsável pela obra;
Este documento deve ser assinado por todos os envolvidos na obra. No caso de pedreiros é fundamental que conste um item exigindo a correta observação das paginações de piso/revestimentos.
Também faz-se necessário neste documento um item para TODOS os construtores/fornecedores:
- o responsável pela execução do projeto fica proibido de conversar diretamente com o proprietário da obra sobre propostas de alterações no projeto/obra. Qualquer necessidade nesse sentido deve ser tratada apenas com o designer responsável pela obra.
Isso evita os corriqueiros problemas de alterações que ocorrem sem a autorização/conhecimento do profissional.
É muito importante que o profissional disponibilize aos seus clientes modelos de contratos de prestação de serviços para serem firmados entre o cliente e os contratados. Este documento garantirá a execução dos serviços contratados e servirá como prova à seu favor em caso de problemas judiciais.
QUARTA FASE:
1. Programação da obra
É diferente do cronograma, que entra a seguir.
Aqui fazemos uma programação da obra constando tudo sobre o que será feito, de acordo com a cronologia necessária:
- demolições
- estruturas 1 (gesso, pisos, etc)
- estrutura 2 (elétrica, hidráulica, ar, etc)
- revestimentos de paredes
- iluminação
- acabamentos
- mobiliários
2. Cronograma de obra
cronograma 
É programação e definição das obras que devem ser feitas e suas datas de inicio/finalização. Quando e o que entra/começa/termina, em que data entra/começa/termina.
Este documento é necessário para que os construtores (especialmente) conheçam os prazos disponíveis para a execução de seus serviços, principalmente as datas máximas, para que não atrapalhem o andamento das obras e a entrada de outros profissionais.
Por exemplo: se um pedreiro tem uma semana para assentar os pisos e estoura este prazo, ele estará comprometendo os trabalhos de outros profissionais que já tem suas agendas apertadas e comprometidas. A marcenaria não poderá ficar esperando que os pintores terminem seu trabalho atrasado por causa do assentamento de piso que atrasou. É uma bola de neve.
3. Compras
Como o próprio nome diz é a fase de aquisição dos produtos e insumos necessários à obra e ao projeto.
Estas devem ser acompanhadas pelo profissional designer para, principalmente, evitar a interferência externa no projeto. É bastante comum vendedores forçarem os clientes a trocar produtos e quando o designer vai na obra recebe-los tem geralmente surpresas desagradáveis.
Portanto é fundamental deixar acertado (em contrato) junto ao cliente que as compras deverão seguir exatamente as especificações realizadas no projeto.
Outro fator importante da presença do profissional no momento das compras é com relação às RTs. Ainda na fase de conversas e apresentação da proposta o designer deve deixar claro ao cliente esta pratica de mercado e negociar com ele a presença ou não desta no orçamento/contrato.
Caso haja, é a garantia do designer recebe-las dos fornecedores e assim, ser ressarcido pelo desconto dado no valor do projeto.
Caso não haja, é a maneira do designer conseguir negociar melhores descontos para o cliente junto aos fornecedores.
4. Acompanhamento das obras/ instalações / fase “suja” da obra
Tem gente que diz que isso não é necessário. Eu acredito o contrário: é SEMPRE necessário, desde pequenas reformas aos grandes projetos.
É durante o acompanhamento que o designer vai verificar a correta execução do projeto, sanar dúvidas dos construtores, solucionar problemas inesperados, etc.
É a fase de instalações de granitos, mármores, carpintaria, obras em alvenaria, gesso, pinturas, etc. Todos os elementos que fazem parte da estrutura do projeto.
Portanto é sim importantíssima a presença do profissional durante as obras.
Estas podem ter seu valor diluído no valor total do projeto ou podem ser cobradas à parte (por visita).
Mas nunca deixe de acompanhar as suas obras.
5. Instalações de equipamentos e mobiliários
Aqui entram as instalações pós obra pesada. São elas basicamente:
- mobiliário e marcenaria
- iluminação
- acabamentos (metais, louças, vidros, etc)
- splits
- trilhos
Ou seja, tudo que não faz parte da estrutura do ambiente.
6. Finalização / decoração
decoração final 
Nesta fase entram todos os acessórios para dar acabamento aos espaços projetados. Almofadas, mantas, peças de arte/decoração, tapeçaria, penajamentos, etc.
Nesta etapa também é realizada a afinação da iluminação.
É onde o designer irá fazer a finalização do projeto.
7. Entrega
Tudo tem que estar finalizado e pronto pois este é o tão esperado dia para o cliente: quando poderá entrar em seu novo espaço e usufruir do investimento feito.
É também um momento especial para o designer pois poderá ver nos olhos de seus clientes a satisfação.
QUINTA FASE:
 avaliação 
1. Avaliação pós-entrega
Se pensam que o trabalho terminou no item anterior estão redondamente enganados.
Após a entrega é sempre oportuno que o designer entre em contato com os clientes para fazer uma avaliação pós-entrega. Esta é a oportunidade de verificar se o projeto realmente atendeu as necessidades e aos desejos/sonhos do cliente, se houve alguma alteração feita pelos usuários após a entrega (e descobrir os porquês disso).
É também a oportunidade de descobrir o que os visitantes acharam do projeto, elogios, criticas, etc.
Esta avaliação deve ser feita:
- um mês após a entrega
- seis meses após a primeira avaliação
- um ano após a entrega.
 UFA!!!!
Bom, basicamente é isso.
Como podem ver o trabalho de um profissional de Design de Interiores/Ambientes é bastante complexo e extenso, cheio de detalhes e pontos importantíssimos para atender às necessidades/desejos/sonhos de nossos clientes.
Não é um trabalho fácil, não é apenas um “deseinho numa folha de papel” ou um acompanhamento a uma loja para ajudar a escolher materiais.
Os clientes precisam saber o quanto podem solicitar se um profissional de Design de Interiores/Ambientes.
E nós, profissionais, temos de saber o quanto podemos oferecer a eles.