PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

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PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
CAIXA
Apurar, fisicamente e em data não anunciada aos responsáveis, o montante de dinheiro e de outros valores que compõem o saldo de caixa na data escolhida para exame;
Proceder à contagem de caixa na presença do responsável, preferencialmente no início ou fim do horário de expediente,
Apurar, a existência de “vales”, cheques, não recebidos ou não depositados e outros documentos ou valores “em suspenso” e proceder às investigações necessárias a fim de apurar a regularidade ou não de sua tramitação, verificando-se, inclusive, o tempo de permanência na caixa, as autorizações internas e a legitimidade das operações que lhes deram origem;
Incluir nos papéis de trabalho análise adequada dos itens encontrados no “caixa” e que servirão de base para eventuais investigações dos valores incomuns;
Identificar as unidades ou dependências onde se localizam “fundos de caixa” e o respectivo regime de movimentação, inclusive competências administrativas e limitações operacionais;
Verificar se são feitas as reconciliações entre o montante apurado na contagem física e o saldo contábil do livro “caixa”, da conta Razão e de “boletins de caixa”:
 Identificar as eventuais pendências fazendo-as constar dos papéis de trabalho;
Levar ao conhecimento da direção ou da gerência da empresa cliente qualquer falta de numerário ou diferenças apuradas, após a assinatura do responsável pela caixa no boletim, de contagem e na reconciliação;
Observar a aplicação dos procedimentos aplicados nesta seção todos os “fundos fixos” e/ou “pequenas caixas” eventualmente mantidos, incluindo as reconciliações com a caixa geral e seus registros contábeis.
BANCO CONTA MOVIMENTO
Verificar se a soma das contas individuais corresponde ao saldo da conta do Razão e se o saldo constante do Balanço está conciliado com o Razão;
Examinar as reconciliações entre os registros do cliente e as demonstrações de conta remetidas pelos bancos anotando as eventuais pendências e/ou discrepâncias e a sua subsequente regularização ou permanência;
Testar os valores das pendências acusadas nas reconciliações examinando suas origens (razão analítico para valores não correspondidos pelo banco e extrato para valores não correspondidos pela contabilidade);
Proceder às reconciliações das contas bancárias na hipótese de que não as tenha feito;
Analisar as emissões de cheques tendo em vista: (a) a seqüência numérica; (b) as anulações; (c) a regularidade da emissão; (d) a legitimidade do pagamento segundo as operações que lhe deram origem; (e) a competência legal, estatutária, contratual ou regulamentar (incluindo mandato de procuração) do(s) emissor (es); (f) a fiel tramitação nos registros (contábeis e auxiliares) da empresa emitente e, segundo os extratos recebidos, na contabilidade do banco sacado;
Verificar o movimento de depósitos nas contas bancárias, tendo em vista: (a) A sua frequência cronológica, a fim de se determinar se o volume de dinheiro e de valores (cheques, etc.) é rapidamente transferido para os bancos ou, ainda, retido desnecessária ou irregularmente em caixa; (b) A conciliação entre os recibos emitidos pelo banco depositário e a “guia” de depósito; (c) A exatidão das datas e dos valores segundo os registros do e a sua correspondência nos extratos da conta bancária;
Solicitar aos bancos depositários confirmação dos saldos ou fornecimento de demonstrações de conta (extratos), sempre que julgada necessária;
Apurar a regularidade de todas as demais operações registradas na conta bancária, incluindo: (a) Débitos correspondentes a despesas, taxas, emolumentos, juros e outros encargos financeiros (se houver), ordens de pagamento cumpridas, transferências autorizadas, etc.; (b) Créditos correspondentes a produto de cobranças, transferências a favor do valor líquido de descontos, depósitos de terceiros, etc.;
Na hipótese de “saques a descoberto” (contratual ou consensual) sem provisão ou com provisão insuficiente de fundos, verificar se o saldo credor da conta bancária figura no passivo do Balanço como exigibilidade;
Verificar a existência de contas não movimentadas e relacionar os saldos respectivos evidenciando a data da última operação;
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA DAS CONTAS A RECEBER
Um dos objetivos da auditoria de Contas a Receber – Clientes é a determinação da autenticidade das contas.
O primeiro passo lógico para identificar os devedores específicos que compreendem é a obtenção de balancete ou relação dos saldos do razonete auxiliar de devedores, e a comprovação de que o seu total corresponde ao saldo da conta no Balanço Geral.
Caso o auditor não tenha controlado o preparo da relação pela companhia, as somas deverão ser testadas, total ou parcialmente.
Após terem sido definidos adequadamente os itens de Contas a Receber – Clientes, o auditor deverá proceder à seleção de clientes, para a confirmação dos saldos, isto é, o pedido de confirmação de saldo feito diretamente ao devedor.
A companhia deve ser esclarecida quanto à necessidade de ela própria formalizar os pedidos de confirmação.
Ao mesmo tempo, o auditor deve providenciar: relação dos devedores selecionados para circularização; fornecimento dos formulários necessários; instrução do pessoal da companhia na preparação de circulares; remessa das circulares aos devedores.
CONTROLE SOBRE AS CONFIRMAÇÕES
Com o fim de assegurar a autenticidade das confirmações, é essencial que os auditores as recebam diretamente, sem que os empregados da companhia tenham oportunidade de alterá-las.
Não se deve deixar nenhuma possibilidade, aos empregados da companhia, de eliminar ou modificar os pedidos de confirmação depois de terem sido conferidos com os extratos e antes de sua remessa aos devedores.
Portanto, o auditor deve manter sob seu controle os pedidos de confirmação, em todo o tempo, e despachá-los.
O auditor deverá tentar obter o máximo de respostas às solicitações de confirmação e, quando necessário, expedir segundos pedidos aos faltantes, e possivelmente, ainda, terceiros pedidos.
Com relação às respostas, podem ocorre:
Respostas sem divergências
Quando o cliente confirma o saldo, sem contestação.
Respostas com divergência
Nesses casos, o auditor deve: investigar e solucionar as divergências existentes; as razões devem ser esclarecidas de forma clara e convincente, de modo a não deixarem dúvidas quanto à autenticidade dos valores; levar ao conhecimento da companhia quaisquer divergências significativas, bem como investigá-las com critério; e fazer anotações apropriadas nos papéis de trabalho e, se necessário, discuti-las com o encarregado do serviço de auditoria.
Respostas não recebidas
O auditor deverá dar atenção especial às contas dos devedores que não responderam ao pedido de confirmação.
Deverá aplicar procedimentos alternativos, para assegurar-se quanto à veracidade dos valores contabilizados, tais como: verificação da liquidação subsequente; exame de origem dos saldos, ou seja, pedidos de compras, notas fiscais, conhecimentos de embarque (firmados pelos clientes ou transportadores normais), papeletas de depósitos bancários (autenticadas pêlos bancos) etc.
Como outros procedimentos de auditoria, o auditor deve proceder ao inventário físico dos efeitos a receber de clientes, em carteira, classificando-os, inclusive, por prazos de vencimento (vencidos e vincendos) e verificar as providências da administração quanto aos efeitos pendentes de recebimento.
O auditor também deve certificar-se quanto à regularidade do cálculo da provisão para créditos duvidosos frente a sua real necessidade e às disposições legais.
Nos papéis de trabalho o auditor deve demonstrar separadamente as contas individuais e evidenciar o trabalho efetuado e as conclusões.
Normalmente, deverão ser incluídos como papéis de trabalho:
Programa de trabalho relativo a Contas a Receber.
Resumo da conta controle.
Relação de clientes.
Relação de clientes conforme vencimento, na data do balanço.
Cópia dos pedidos da confirmação de saldosou da circularização.
Resumo estatístico comparativo do resultado da circulação.
Demonstrativo da rotação de contas a receber, comparações com anos anteriores e conclusões a respeito.
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA DOS ESTOQUES
Os procedimentos aplicados para se atingir os objetivos de auditoria variam conforme as circunstâncias, controles existentes e ramo de atividade da empresa. Alguns dos procedimentos usuais são os seguintes:
1 – Inventário Físico
A existência física dos estoques é determinada pela realização do inventario físico completo de todos os materiais, no final ou perto do final do exercício. (Periódico) ou ainda por contagem cíclicas (rotativo).
As instruções para acompanhamento do inventário físico devem ser preparadas pelo departamento da empresa/entidade e conter todos os dados necessários para a perfeita realização do trabalho.
Devem conter, por exemplo: o sistema de contagem a ser adotado; se haverão ou não recontagens do estoque; o critério para preenchimento das etiquetas de inventário, devendo ser anexado um modelo; o sistema de controle das etiquetas; como e por quem será feito o “cut.-off” de etiquetas, de requisições de materiais, de guias de transferência, de documento de entrada e saída, etc. se haverá movimentação do estoque durante a realização do inventário; como serão consideradas as entradas e saídas que ocorrem nos dias que antecedem o inventário; os nomes dos responsável por cada área a ser inventariada; como serão identificados os materiais já arrolados; se as etiquetas de contagem serão ou não afixadas aos materiais; se as etiquetas de contagem serão comparadas às listagens de estoque e quando; as providências a serem tomadas nos casos de existirem divergência; a forma de contagem de materiais líquidos ou gasosos, como gás propano e óleo combustível; a forma de identificação dos estoques obsoletos ou de movimentação lenta; etc...
Antes do início do inventário deve ser feita uma reunião com todo o pessoal envolvido, que deve conhecer e identificar o material a ser contado.
O pessoal deve também ser esclarecido que as etiquetas de contagem não podem ser rasuradas e se forem, deverão conter o visto dos auditores.
Lembretes:
Ao planejar o acompanhamento do inventário físico o supervisor do trabalho deve ler atentamente os papéis de trabalho sobre custos, produção e controle de estoques e determinar a extensão de nossos testes.
O auditor não “faz”, não “determina” e nem “supervisiona” o inventário; apenas acompanha, observa e testa todos os procedimentos adotados para a contagem física.
RESPONSABILIDADE DO AUDITOR NO ACOMPANHAMENTO DO INVENTÁRIO FÍSICO
Durante o inventário, o auditor deve percorrer todos os locais onde está seno efetuado o levantamento, fazendo testes e conferindo-os no mesmo instante com a contagem do pessoal do departamento.
As divergências devem ser prontamente esclarecidas.
Verificar se os procedimentos adotados são corretos e se estão de acordo com as instruções e se as mercadorias estão convenientes arrumadas.
Anotar nossos testes de itens importantes para identificação posterior com a listagem final dos inventários.
Anotar também a contagem de alguns itens não testados por nós;
Observar o trânsito de empilhadeiras pelos locais da contagem, certificando que não transferem materiais contados para outro setor;
Verificar se não está havendo movimentação de materiais entre seções, ou que esteja havendo entradas e saídas de materiais da fábrica;
Observar e indagar quanto à existência de itens obsoletos, deteriorados, de baixa movimentação;
Verificar se os estoques pertencentes a terceiros foram identificados e excluídos do inventário; se for o valor material, solicitar confirmação;
Verificar se existem materiais faturados e não entregues, que devem estar segregados a acompanhados das respectivas notas fiscais. Anotar alguns itens para posterior verificação da contabilização;
Ao final da contagem, o auditor deve percorrer novamente a área da contagem e certificar-se de que todos os itens foram contados. (Isto é, não ficaram sem etiqueta);
Os itens de produtos em processo, quando de valor significativo, devem ser inspecionados fisicamente. Quando não puderem ser determinados dessa maneira, revise os procedimentos adotados pela Companhia para verificar a existência desses itens.
No final da contagem, ao preparar o cut-off de etiquetas vide item adiante, o auditor deve inspecionar todas as etiquetas, para certifica-se de que estão corretamente preenchidas e não apresentam rasuras.
O auditor deve, também selecionar as etiquetas de quantidades relevantes, não contadas por ele, e inspecionar o lote, fisicamente.
FORNECEDORES
Obtenha relação ou posição atual das contas dos fornecedores, efetuando, numa base de testes: conferência contra os saldos contábeis e contra os registros de contas a pagar;
a.2 - conferência de somas e confronto do total com a conta do razão geral;
a.3 - exame de pagamentos subsequentes. Examine, numa base de testes, lançamentos efetuados nas principais contas de fornecedores, efetuando (leve em conta os exames já cobertos através de testes de pagamentos ou de compras): exame das nota fiscais, atentando para evidência de recebimentos dos bens ou materiais adquiridos;
b.2 - verificação de registro nas fichas de estoque ou de controle patrimonial;
b.3 - exame de recibos, duplicatas quitadas e cópias de cheques emitidos para pagamentos;
b.4 - exames necessários à comprovação de que, nos casos de fornecimento de serviços, eles foram efetivamente prestados (indicar nos papéis o trabalho feito).Revise as fichas de razão dos fornecedores, investigando, detalhadamente: a existência de contas com saldos devedores e de contas tais como: “notas fiscais a pagar”, “pagamentos a classificar”, “diversos”, etc.;
c.2 - lançamentos que pareçam incomuns, não relacionados às atividades normais da empresa ou pendentes por tempo excessivo.
d) Examine processos de conciliações das contas dos fornecedores, certificando-se da validade das pendências indicadas e de sua eliminação posterior (para o exame, leve em conta a possível existência de extratos de contas com controladas e coligadas e a de respostas a circularização efetuada na própria empresa).Para um determinado período, examine notas de débito emitidas contra fornecedores, procedendo, quanto às mesmas, como segue: confira sequência numérica, investigando qualquer número faltante;
e.2 - confira lançamentos contábeis;
e.3 - verifique o efetivo abatimento nas contas a pagar.
f) Revise a movimentação das contas de descontos, abatimentos e devoluções de compras, com o objetivo de verificar: OBS.f.1 - valores eventualmente não suportados por notas de débito;f.2 - valores eventualmente não abatidos nos registros das contas a pagar.