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1" PMBOK1- Conceitos Básicos Agenda ! Caracterização de Projetos ! Caracterização de Gestão ! Gerente de Projetos ! Origens do Conhecimento de GP ! Glossário ! Considerações Finais 2" SOBRE PROJETOS Revisando (do PMBOK) ! O que é um projeto? ! “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. ! O que significa ser ‘temporário’? ! A sua natureza temporária indica um início e um término definidos. 3" Revisando (do PMBOK) ! Quando o projeto termina? ! O término é alcançado quando: ! os objetivos tiverem sido atingidos ou ! quando se concluir que esses objetivos não serão ou não poderão ser atingidos e o projeto for encerrado, ou ! quando o mesmo não for mais necessário. Revisando (do PMBOK) ! Qual o resultado de projetos? ! Produto ! Serviço ! Resultado Exclusivo ! Caracteristicas Gerais ! Temporário, Progressivo, Singular 4" SOBRE GESTÃO Gestão ! O que é “Gerenciamento de Projetos”? O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Fonte: PMBOK 4ed 5" Projeto ! Um projeto inclui: ! Identificação dos requisitos; ! Adaptação às diferentes necessidades, preocupações e expectativas das partes interessadas à medida que o projeto é planejado e realizado; ! Balanceamento das restrições conflitantes: ! Escopo; ! Cronograma; ! Orçamento; ! Recursos ! Risco. Fonte: PMBOK 4ed No mundo real ! Os projetos concorrem na sua execução ! Vários projetos podem colaborar para um objetivo: programa ! Vários programas disputando os recursos de uma organização: portfolio 6" Programas" São um grupo de projetos designados a alcançar um objetivo estratégico mais abrangente 8 ©2008 Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) - Quarta Edição Portfólio de nível mais elevado Portfólios de nível inferior Programas de nível mais elevado Programas de nível inferior Projetos Projetos Projetos ������ �"�� �� �������� � � ���� �� ! ������� ���� ����� �� �! ��� �� � !$ ��� ����� �! ��������� � � ����� ������ ����� �! �� ��������� ��������#����������� � ��������� ��� ������ �"�� �� �������� � � ���� �� ! ������� ���� ����� �� �! ��� �� � !$ ��� ����� �! ��������� � � ����� ������ ����� �! �� ��������� ��������#����������� � ��������� ��� ������ �"�� �� �������� � � ���� �� ! ������� ���� ����� �� �! ��� �� � !$ ��� ����� �! �������� � � ����� ������ ����� �! �� ��������� ��������#����������� � ��������� ��� ��� � �#������ �� � �� ��� ��������� !$ ��� ���� �! ����� � ��� ���� ��������������#������ � ����� � ��������� ��� ��� � �#������ �� � �� ��� ��������� !$ ��� ���� �! ����� � ��� ���� ��������������#������ � ����� � ��������� ��� ��� � �#������ �� � �� ��� ��������� !$ ��� ���� �! ����� � ��� ���� ��������������#������ � ����� � ��������� ��� Programas de nível mais elevado Programas de nível inferior Projetos Projetos Figura 1-1. Interações de gerenciamento de projetos, programas e portfólios Os projetos, programas e portfólios possuem abordagens distintas. A Tabela 1-1 apresenta a comparação de visões de projeto, programa e portfólio em vários domínios, incluindo mudança, liderança, gerenciamento e outros. 1.4.1 Gerenciamento de portfólios Um portfólio refere-se a um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos estratégicos de negócios. Os projetos ou programas do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados. Por exemplo, uma empresa de infraestrutura que tenha o objetivo estratégico de “maximizar o retorno sobre os seus investimentos” pode compor um portfólio que inclua uma mescla de projetos em petróleo e gás, energia, água, estradas, ferrovias e aeroportos. A partir dessa mescla, a empresa pode escolher gerenciar projetos relacionados como um programa. Todos os projetos de energia podem ser agrupados como um programa de energia. Da mesma forma, todos os projetos de água podem ser agrupados como um programa de água. 1 CAPÍTULO 1 − INTRODUÇÃO Licensed To: Jurema Barretto PMI MemberID: 1409950 This copy is a PMI Member benefit, not for distribution, sale, or reproduction. Fonte: PMBOK 4ed 7" Projetos"x"Operações" ! São"semelhantes,"pois"são:" ! Executados"por"pessoas." ! Restritos"a"recursos"limitados." ! Planejados,"executados"e"controlados." ! Operações:"aFvidades"repeFFvas"e" conHnuas" ! Projetos:"AFvidades"temporárias"e"únicas" O GERENTE DE PROJETOS 8" Qual é o objetivo do gerente de projetos? Desenvolver o produto/serviço esperado dentro do prazo, custo e nível de qualidade desejados Atividades do Gerente de Projetos (I) ! Aloca recursos. ! Define prioridades. ! Coordena as interações com clientes e usuários. ! Procura manter a equipe de projeto focada na meta do projeto. 9" Atividades do Gerente de Projetos (I) ! Supervisiona, delega, motiva e gerencia o stress. ! Resolve conflitos das partes interessadas com diferentes expectativas e necessidades. ! Gerencia riscos, escopo, tempo e custo. Atividades do Gerente de Projetos (I) ! Estabelece um conjunto de práticas para assegurar a qualidade dos artefatos do projeto. ! Identifica requisitos. 10" Liderança Comunicação Negociação Solucionador Influenciador Habilidades Importantes do Gerente de Projetos As pessoas são mais importantes que qualquer processo! Como formar e organizar sua equipe de modo a torná-la um time – algo maior que a soma dos talentos individuais de cada um? 11" Visão Ampliada ! Restrições Conflitantes: ! Escopo ! Cronograma (Tempo) ! Orçamento (Custo) ! Qualidade (entendimento do Escopo) ! Recursos (relação direta do Custo) ! Risco (escopo – tempo – custo) TEORIA POR TRAS DA GESTÃO DE PROJETOS 12" Administração"Geral" ! As"habilidades"da"gerência"de"projetos"se" fundamentam"em"muitos"dos"conceitos"da" administração"geral" ! Quais"as"habilidades"da"administração"geral"que" tendem"a"influenciar"a"maioria"dos"projetos?" ! Liderança" ! Comunicação" ! Negociação" ! Solução"de"Problemas" ! Influência"na"Organização" Liderança" ! Gerência"é"diferente"de"Liderança!" ! Gerência"se"preocupa"em"produzir"resultados"que" atendam,"de"forma"consistente,"as"principais" expectaFvas"das"partes"envolvidas" ! Liderança"envolve:" ! Estabelecer"a"direção"(desenvolver"uma"visão"de"futuro"e" estabelecer"estratégias"para"alcança_la)" ! Alinhar"pessoas"(comunicar"a"visão"através"de"ações"e" palavras)" ! MoFvação"e"inspiração"" Espera-se que o gerente de projeto também seja um líder! A liderança pode ser demonstrada em todos os níveis! 13" Comunicação" ! Comunicar"envolve"troca"de"informações" (emissor"e"receptor)" ! A"comunicação"tem"diversas"dimensões" ! Oral,"escrita,"falada"e"ouvida" ! Interna"(dentro"do"projeto)"e"externa"(ao" cliente,"ao"público)" ! Formal"(relatórios)"e"informal"(conversas)" ! VerFcal"(de"cima"para"baixo)"e"horizontal" (entre"pares)" Comunicação" ! A"habilidade"de"comunicação"está" relacionada"com"a"Gerência"de" Comunicações"do"Projeto" ! A"Gerência"de"Comunicações"é"a"aplicação" de"conceitos"da"comunicação"às" necessidades"específicas"do"projeto"(ex:" decidir"como,"quando,"de"que"forma"e" quem"vai"reportar"o"desempenho"do" projeto)" 14" Negociação" ! Negociar"significa"ter"discussões"com"o" objeFvo"de"se"chegar"a"um"acordo" ! A"equipe"de"projeto"tende"a"negociar" questões"relevantes"para"o"projeto,"como:" escopo,"custo,"cronograma"e"recursos" Solução"de"Problemas" ! Envolve"uma"combinação"entre"definição" do"problema"e"tomada"de"decisão" ! A"definição"do"problema"requer"diferenciação" entre"sintomas"e"causas" ! Os"problemas"podem"ser"internos/externos"e"podem"ser"de"natureza"técnica/gerencial/ interpessoal" ! A"tomada"de"decisão"consiste"em"analisar"o" problema"para"idenFficar"possíveis"soluções"e" fazer"a"escolha"entre"elas" 15" Influência"na"Organização" ! Influenciar a organização envolve a habilidade de �conseguir que as coisas sejam feitas�� ! Exige entendimento dos mecanismos de política e poder ! Poder: capacidade potencial de influenciar o comportamento, conseguir com que as pessoas façam coisas que de outra forma não fariam ! Política: conseguir ações coletivas de um grupo de pessoas que podem ter opiniões diferentes Outros"Aspectos"Influenciadores" ! Padrões e Regulamentações ! Padrão: documento aprovado por um organismo reconhecido cuja obediência não é obrigatória ! Regulamento: é um documento que estabelece características de produtos, processos e serviços (é obrigatório) 16" Outros"Aspectos"Influenciadores" ! Internacionalização" ! Aspectos"Culturais" ! AFtudes"e"Hábitos" ! Classes"Sociais" ! Posições"PolíFcas"e"Religiosas" ! Diferentes"Costumes" GLOSSÁRIO 17" Stakeholders"/"Partes"Interessadas" Indivíduos e organizações envolvidos no projeto, ou que serão afetados positivamente ou negativamente pelo resultado final. Devem ser identificados e gerenciados, pois são elementos chaves no projeto Principais “Partes Interessadas” PROJETO Cliente Gerente de Projeto Organização Patrocinador O Chefe O Time 18" WBS / EAP • A work breakdown structure (WBS; Estrutura Analítica do Projeto – EAP) é uma estrutura hierárquica (do geral para o específico) em forma de árvore das tarefas ou produtos (deliverables - entregáveis) que precisam ser executadas para que o projeto possa ser concluído. • A EAP é um elemento principal para fazer o planejamento do projeto. • Os elementos terminais da árvore representam itens a serem feitos no projeto. EAP | Exemplo 19" EAP | Exemplo Pacote de Trabalho (work packages) Divisão ‘fina’ do EAP. Algo que se pode estimar o tempo gasto, o custo e insumos necessários. 20" Cronograma Gráfico de Gantt 21" Gráfico de Gantt Gráfico PERT | Exemplo PERT é uma técnica de avaliação e revisão de programa, ou seja, de algo que foi agendado(acordado) e que deve ser cumprindo (não confundir o termo referenciado �programa� como sendo software). Por utilizar um mecanismo gráfico PERT/CPM, permite o planejamento e controle de grandes projetos a partir do escalonamento das atividades, as quais são facilmente perceptíveis graças a montagem do fluxo e relacionamento entre os passo em um formato de �rede�, ao utilizarmos estas técnicas basicamente estamos a procura de várias vantagens: 22" Gráfico PERT | Exemplo Caminho Crítico ! �Esta tarefa está no caminho crítico do projeto por isto temos que terminá-la no prazo.� 23" Linha Base (baseline) Corresponde a uma planificação específica, registrada para fins de comparação. Marco 24" Marco ! Um �Milestone� ou Data Marco, segundo o glossário do guia PMBOK®, é apenas �Um ponto ou evento significativo no projeto�. No cronograma é representado por uma tarefa de duração zero que significa alcançar um ponto importante no projeto. As datas marco são uma forma de conhecer o avanço do projeto sem estar familiarizado com o projeto e constituem um trabalho de duração zero porque simbolizam uma conquista, um ponto, um momento no projeto. Artefatos" São todos os documentos, gráficos, software, anotações, cronogramas resultados de uma atividade que representa alguma informação gerada. 25" “Não"se"preocupe;"eu"vou"pensar"em" algo…”,"Indiana"Jones" R I S C O S SUCESSO DE UM PROJETO 26" Algumas"estaHsFcas" ! 28%"dos"projetos"são"abortados" ! 46%"dos"projetos"extrapolam"o"prazo"ou"o" custo" ! somente"26%"dos"projetos"são"bem" sucedidos" " [ Standish Group, 1995 ] 1/3 Algumas"estaHsFcas" ! %"de"projetos"bem"sucedidos" ! em"grandes"empresas:"24%" ! em"médias"empresas:"28%" ! em"pequenas"empresas:"32% "" [ Standish Group, 1995 ] 2/3 27" Algumas"estaHsFcas" ! % de projetos bem sucedidos ! até $750K: 55% ! de $750K até $1.5M: 33% ! de $1.5M até $3M: 25% ! de $3M até $6M: 15% ! de $6M até $10M: 8% ! acima de $10M: 0% [ Standish Group, 1995 ] 3/3 Crescimento de Membros do PMI na Década de 90 1991 1993 1995 1997 1999 2002 5.000 10.000 15.000 20.000 25.000 30.000 35.000 40.000 45.000 50.000 55.000 60.000 65.000 70.000 75.000 28" SUCESSO"de"um"projeto" ! Projeto"foi"realizado"contemplando" ! O"tempo"esFmado" ! O"custo"previsto" ! Um"bom""nível"de"aceitação"do"cliente" ! O"projeto"e"cliente"pode"ser"uFlizado"como"referência" ! Atendimento"de"forma"controladas"às"mudanças"de"escopo" ! As"regras,"políFcas,"procedimentos"da"organização,"sem"causar" distúrbios" ! Aspectos"culturais" Fatores"de"SUCESSO" ! 1."Envolvimento"do"Cliente""19%" ! 2."Suporte"da"Gestão"ExecuFva"16%" ! 3."Especificação"Clara"de"Requisitos"15%" ! 4."Planejamento"Adequado"11%" ! 5."ExpectaFvas"Realistas"10%" ! 6."Pequenos"Marcos"de"Projetos"9%" ! 7."Pessoal"Competente"8%" ! 8."Propriedade"(Ownership)"6%" ! 9."Visão"e"ObjeFvos"Claros"3%" ! 10."Trabalho"Pesado"e"Equipe"Focada"3%" 29" W la dm ir_ ar au jo @ ho tm ai l.c om – 3 1 91 57 -1 77 7 46 Vamos refletir sobre as entregas? CONSIDERAÇÕES FINAIS 30" Dificuldades Encontradas Todo gerente enfrenta: problemas, pressão das partes interessadas, equilibrar custos e diminuir prazos W la dm ir_ ar au jo @ ho tm ai l.c om – 3 1 91 57 -1 77 7 42 Dificuldades no gerenciamento de projetos • Todo gerente enfrenta problemas, pressão do cliente, equilibrar os custos, diminuir prazos Dificuldades Encontradas E muitas vezes precisa ter jogo de cintura para gerenciar a mudança, sem muita visão do que vem pela frente. W la dm ir_ ar au jo @ ho tm ai l.c om – 3 1 91 57 -1 77 7 43 Dificuldades no gerenciamento de projetos • E na maioria das vezes ter jogo de cintura para gerenciar mudanças, sem muita visão do que vem pela frente 31" Dificuldades Encontradas E se somam a sempre presente pressão dos diretores, cliente, fornecedores ... W la dm ir_ ar au jo @ ho tm ai l.c om – 3 1 91 57 -1 77 7 44 Dificuldades no gerenciamento de projetos • Soma-se aí a sempre presente pressão dos diretores, ou do PMO, ou do cliente... Ou de todos eles. Dificuldades Encontradas E nem sempre o ambiente é ‘amigável’ para as falhas do dia a dia. W la dm ir_ ar au jo @ ho tm ai l.c om – 3 1 91 57 -1 77 7 45 Dificuldades no gerenciamento de projetos • Bom... Só nos resta mesmo aprender com o pessoal do malabarismo, mais uma habilidade 32" Créditos"dos"Slides"e"Referências" ! PMBOK"4ed" ! Gerenciamento"de"Projetos,"Profa."Dra." Bernadewe"Farias"Lóscio" ! Planejamento"e"Gerenciamento"de"Projetos"–" Conceitos"Básicos,""Hermano"Perrelli"/"Ivaldir" Junior"/"João"Paulo",UFPe" ! Introdução"ao"Gerenciamento"de"Projetos" Conforme"guia"de"conhecimento"das"melhores" práFcas"PMBOK"4a"Edição"&" FEL"(Front"Ending"Loading)"IPMA,"Wladmir Araujo
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