Cadernos para Concursos - Resumo de Arquivologia

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13/11/2015 Cadernos para Concursos: Resumo de Arquivologia
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Resumo de Arquivologia
Arquivologia
Arquivo: documentos produzidos e recebidos, naturalmente, em decorrência de suas atividades
específicas. Reúnem  documentos  produzidos  para  fins  administrativos,  jurídicos  e  legais.  Tem
significado polissêmico:
         1º ­ Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de
suas funções;
          2º ­ Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc);
          3º ­ Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos;
                    4º  ­  Unidade  administrativa,  prevista  em  organograma  institucional,  com  a
responsabilidade  de  gerenciar  e  guardar  documentos  (setor  de  arquivo,  divisão  de
arquivo, etc).
Segundo  a  Lei  nº  8.159/91,  consideram­se  arquivos  os  conjuntos  de  documentos  produzidos  e
recebidos  por  órgãos  públicos,  instituições  de  caráter  público  e  entidades  privadas,  em
decorrência  do  exercício  de  atividades  específicas,  bem  como  por  pessoa  física,  qualquer  que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Inspirados no clássico autor Schellenberg, os manuais de
Arquivologia  costumam  definir  os  procedimentos  da  área  comparando­os  aos  praticados  pelas
demais  instituições de  custódia  de documentos. Nessa  linha de abordagem,  é  possível  afirmar
que os arquivos, ao contrário das bibliotecas, reúnem documentos desprovidos de autonomia.
Documento:  registra  a  informação  que  foi  desenvolvida  em  atividade.  No  estado  verbal  a
informação não  se  constitui  de  um  instrumento  confiável. A  função para  a  qual  o  documento  é
criado determina seu uso e o destino de seu armazenamento.
Não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor
um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que  tenha sido resultado, consequência de uma
ação referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos):
“Consideram­se  arquivos  os  conjuntos  de  documentos  produzidos  ou  recebidos  por  pessoas
físicas ou jurídicas, EM DECORRÊNCIA DE SUAS ATIVIDADES”. Ainda, além de ser fruto de
uma  atividade,  o  documento  de  arquivo  deve  ser  capaz  de  provar  testemunhar  que  a  referida
atividade realmente aconteceu.
Documento é  toda  informação  registrada em um suporte material que pode ser consultada para
fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos,  fenômenos e pensamentos da humanidade nas
diferentes épocas e nos diversos lugares (CESPE).
Arquivos  públicos:  reúnem  documentos  que  comprovam  as  atividades  desenvolvidas  por
diferentes  organismos  estatais  ao  longo  do  tempo.  O  arquivo  público pode  realizar  atividades
culturais,  tais  como  palestras,  debates,  lançamentos  de  obras,  exposição  de  documentos,
comentários sobre conjuntos de documentos no próprio arquivo ou em meios de comunicação de
massa e visitas exclusivas.
Classificação quanto às agências criadoras/entidades mantenedoras:
a)       Públicos: esferas federal, estadual, distrital e municipal do Poder Executivo, Legislativo
e Judiciário.
b)             Privados:  institucionais,  comerciais e pessoais. Com exceção de empresas privadas
que  prestam  serviço  público  e  documento  que  o  Estado  manifeste  interesse  público.
Exemplo: arquivo de instituições eclesiásticas.
Cada  esfera  é  responsável  pelo  seu  arquivamento:  Município/Arquivo  municipal,  DF/Arquivo
distrital, Estado/Arquivo Estadual e União (Federal)/Arquivo Nacional.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o  recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos  pelo  Poder  Executivo  Federal,  bem  como  preservar  e  facultar  o  acesso  aos
documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Estrutura Organizacional do Arquivo pode ser:
a)       Centralizada:
b)       Descentralizada:
Quanto à natureza do documento:
a)             Arquivos especiais:  vincula­se  ao  aspecto  físico  do  documento,  como  por  exemplo,
fotografia, fita, microfilmagens. São aqueles que fogem do padrão “papel”.
b)             Arquivos  especializados:  são  documentos  que  refletem  a  experiência  de  quem  os
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produziu, como por exemplo, uma planta residencial.
Classificação quanto à extensão de atuação:
         Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores.
Esse  arquivo  guarda  os  documentos  próximos  aos  interessados  diretos  para  facilitar  e
agilizar  a  sua  localização  e  utilização.  Encontram­se  principalmente  em  empresas,
órgãos  e  entidades  de  grande  porte,  ou  de  estrutura  administrativa  complexa  (vários
departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados
pode ser separado por  filial, por setor de atuação  (Depto. Financeiro, de RH, Compras,
etc).
         Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma
entidade em um só  lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e
pequeno  porte,  ou  por  instituições  de  estrutura  administrativa  simples  (poucos
departamentos,  poucos  órgãos,  apenas  um  local  para  instalações  físicas,  etc).  Por
exemplo:  o  arquivo  de  uma  empresa  que  funcione  em  apenas  um  edifício,  um  órgão
pequeno,  um  consultório medico,  etc.  É  importante  ressaltar  que  esta  classificação  se
aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial
ou geral.
Função básica do  arquivo:  tornar  disponíveis  as  informações  contidas  no  acervo  documental
sob  sua  guarda.  À  medida  que  os  documentos  perdem  sua  função  serão  descartados,  não
precisam ser mantidos eternamente.
­  Naturalidade:  característica  do  documento  de  arquivo  que  indica  que  ele  foi  acumulado
espontaneamente no correr das atividades da entidade, e não, colecionado deliberadamente em
razão de interesses específicos. A formação artificial, que não ocorre em “arquivo”, é aquela em
que é opcional ou não a formação do acervo.
Teoria das 3 idades – ciclo de vida dos documentos:
(CESPE/ABIN/Oficial Técnico de  Inteligência­Arquivista/2009) A  teoria das  três  idades,  também
conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental
pós­Segunda Guerra Mundial,  quando  os  norte­americanos  e  canadenses  passaram  a  aplicar  a
gestão de documentos nas várias  fases dos documentos, a  fim de  racionalizar  sua produção e
destinação.
a)             Corrente/ativo/movimento/  primeira  idade:  documentos  frequentemente  consultados,
devem estar fisicamente próximos de quem os está utilizando.
b)              Intermediário/semiativo/  limbo/purgatório/segunda  idade: o  documento  ainda  tem  uso
administrativo. Não é aberto ao público em geral.
c)             Permanente/inativo/custódia/terceira  idade:  já perdeu o uso administrativo, mas ainda
possui algum potencial, informativo, probatório ou histórico. Quando o documento perdeu
o  uso  administrativo  ou  ele  será  permanente  ou  será  descartado.  Documentos
permanentes  não  podem  ser  descartados  em  nenhuma  hipótese,  pois  são
imprescritíveis e inalienáveis.
A  Tabela  de  Temporalidade  será  elaborada  por  uma  Comissão  chamada  de  Comissão
Permanente  de  Avaliação  de  Documentos  ou  Comissão  de  Análise  de  documentos  e  será
aprovada  por  autoridade  do  órgão  para  que  possa  ser  aplicadana  instituição.  Cada  instituição
criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma.
Valoração dos documentos:
         Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere­se ao
valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual
o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso
está  presente  em  todo documento  quando de  sua  criação. É  um valor  temporário,  ou
seja,  todo  documento,  em  determinado momento  de  sua  existência,  perderá  seu  valor
administrativo,  quando  atingir  todas  as  finalidades  que  se  possam  esperar  do  mesmo
para  o  funcionamento  da  instituição.  Este  valor  também  é  chamado,  por  alguns
autores,de valor funcional, em virtude de suas características.
                  Valor  histórico:  O  valor  histórico,  também  chamado  de  secundário,  refere­se  à
possibilidade de uso dos documentos para  fins diferentes daqueles para os quais  foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação
para  terceiros  e  para  a  própria  administração.  O  documento,  após  perder  seu  valor
administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo­o adquirido, este se
torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.
No arquivo histórico,  elabora­se um quadro que mostra um esquema do(s)  arranjo(s)
estabelecido(s) para o acervo, independentemente de quantos fundos existam e de que
método tenha sido selecionado para o arranjo dos documentos.
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 atividade arquivística que define séries documentais, como subdivisões de  fundos
documentais é denominada arranjo.
Informações mais que importantes:
1) Todo documento será criado na fase corrente;
2) A  fase corrente será composta pelos arquivos setoriais,  localizados nos próprios setores
que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que
estará localizado próximo aos setores;
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela
de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou
recolhidos (para a fase permanente);
4) Após cumprir seu prazo na  fase  intermediária, os documentos poderão, de acordo com a
Tabela  de  Temporalidade  da  instituição,  serem  eliminados  ou  recolhidos  (para  a  fase
permanente);
5)  Os  documentos  históricos  serão  recolhidos  à  fase  permanente,  onde  jamais  serão
eliminados;
6)  A  eliminação  poderá  ocorrer  em  duas  das  três  fases  do  ciclo  vital  (corrente  ou
intermediária) e nunca na terceira (permanente);
Características:
a)             Suporte: material  sobre  o  qual  as  informações  são  registradas,  como  por  exemplo:
acelato, papel, disco magnético, fita magnética, disco óptico, filme etc. Alguns suportes
arquivísticos não são mais usados como argila, pedra, papiro, etc.
b)       Formato: configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como
foi confeccionado, como por exemplo: cartaz,  livro, planta,  folhas avulsas. OBS.:  pode­
se ter o mesmo suporte “papel”, mas com formato diferente.
c)             Forma: estágio de preparação e de  transmissão de documentos,  como por exemplo:
rascunho  ou minuta,  original  e  cópia. O  fato  de  ser manuscrito  não  torna  o  documento
rascunho.
d)              Gênero:  configuração  que  assume  o  documento  de  acordo  com  o  sistema
de  signosutilizado  na  comunicação  de  seu  conteúdo,  como  por  exemplo:  audiovisual,
fonográfico, iconográfico, textual, informático, etc.
e)             Espécie:  configuração  que  assume  um documento  de  acordo  com a  disposição  e  a
natureza  das  informações  contidas,  como  exemplo:  boletim,  certidão,  relatório,  ata,
contrato, decreto­lei.
f)               Tipo: configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade
que a gerou, como por exemplo: boletim metereológico, boletim escolar, boletim médico,
contrato  de  prestação  de  serviço,  contrato  de  locação.  O  tipo  documental  é  uma
característica que vai além da questão meramente  física ou externa. Ele  revela  tanto o
conteúdo como sua estruturação no documento e é resultado da ação representada.
OBS.: O manuscrito é técnica de registro.
Natureza do assunto:
a)       Ostensivos/ ordinários: documentos cuja divulgação não prejudica a Administração.
b)             Sigilosos: documentos que devem ser de conhecimento  restrito, e  requerem medidas
especiais de salvaguardar  sua custódia e divulgação. Graus de sigilo ultrassecreto  (U),
secreto (S) ou reservado (R), com as iniciais na cor vermelha, quando possível.
         A classificação de ultra­secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional
grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento
de  pessoas  intimamente  ligadas  ao  seu  estudo  ou manuseio. Aqueles  da
política governamental de alto nível e segredos de Estado.
                  Consideram­se  secretos  os  referentes  a  planos,  programas  e  medidas
governamentais;  os  assuntos  extraídos  de  matéria  ultra­secreta  que,  sem
comprometer  o  excepcional  grau  de  sigilo  da  matéria  original,  necessitam  de
maior difusão,  tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou
detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas
ou  materiais  já  existentes;  dados  de  elevado  interesse  sob  aspectos  físicos,
políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios
de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que
não tenham recebido classificação inferior.
                    A  classificação  de  confidencial  é  dada  aos  assuntos  que,  embora  não
requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não­autorizada
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pode  ser  prejudicial  a  um  indivíduo  ou  criar  embaraços  administrativos.  São
assuntos,  em  geral,  classificados  como  confidenciais  os  referentes  a  pessoal,
material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes.
         Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público,
em  geral.  Recebem  essa  classificação,  entre  outros,  partes  de  planos,
programas  e  projetos  e  as  suas  respectivas  ordens  de  execução;  cartas,
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.
Quanto ao gênero do documento:
a)       Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;
b)             Cartográficos:  são  os  documentos  em  formatos  e  dimensões  variáveis,  contendo
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
c)              Iconográficos:  são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou
não, contendo imagens estáticas.
d)       Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de
imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis,
contendo imagens em movimento.
e)             Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros
fonográficos.
f)        Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de
imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
g)       Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.
PrincípiosArquivísticos:
a)             Organicidade:  relação  natural  entre  documentos  de  um  arquivo  em  decorrência  das
atividades da entidade produtora. Refletem o funcionamento da atividade da entidade
que o produziu.
A  qualidade  chamada  organicidade  refere­se  ao  relacionamento  estreito,  à
interdependência  existente  entre  os  documentos  de  um  arquivo,  em  decorrência  das
atividades da entidade produtora, ou seja, do contexto de produção.
b)             Proveniência: princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por
uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades
produtoras.  O  conceito  de  fundo  de  arquivo  é  resultado  do  princípio  da  proveniência,
alguns autores usam os dois  como sinônimos. O  fundo arquivístico pode ser aberto ou
fechado,  se  aberto  quando  a  instituição  está  em  funcionamento,  se  fechado  quando  a
instituição não está mais em funcionamento. O  fundo de arquivo não está completo até
que esteja encerrado.
Segundo o princípio da proveniência cada documento deve ser identificado na relação com
seu  produtor,  de  forma  que  arquivos  originários  de  diferentes  instituições  ou  pessoas
devem manter a respectiva individualidade, não podendo ser mesclados.
c)             Fundo: conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a
arquivo.
(DPF/2009  –  Cespe/UnB)  O  princípio  de  respeito  aos  fundos  é  fundamental  para  a
ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura
e  o  funcionamento  da  administração  são  os  elementos  que  guiam  o  arranjo  dos
documentos.
d)             Unicidade:  os  documentos  são  únicos  em  decorrência  de  sua  produção.  Único  em
função de seu contexto de origem, a despeito de forma, espécie ou tipo.
e)             Pertinência: princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por
assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também é chamado
de princípio temático.
f)        Ordem original: princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela
entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Não se pode alterar o ordem em que
os documentos foram recebidos.
g)              Integridade:  Integridade  arquivística  é  atributo  segundo  o  qual  um  fundo  deve  se
conservar indivisível e coeso.
Gestão  documental:  atividade  que  se  preocupa  com  toda  a  documentação  da  empresa  (da
produção  à  destinação  final  –  guarda  permanente  ou  descarte).  Está  presente  na  legislação
brasileira, abordada legalmente por lei.
De  acordo  com  a  legislação  Brasileira,  gestão  de  documentos  é  o  conjunto  de
procedimentos  ligados à produção,  tramitação, avaliação e arquivamento de documentos,
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nas duas primeiras fases do ciclo vital.
Fases da Gestão de documentos:
a)             Produção:  decisão  em  torno  da  elaboração  dos  documentos  em  decorrência  das
atividades de um órgão ou setor.
b)       Utilização: inclui as atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento de
documentos  em  fase  intermediária,  bem  como  a  elaboração  de  normas  de  acesso  à
documentação e à recuperação da informação.
c)       Destinação: análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas
a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento
permanente ou descarte.
Temporalidade dos documentos:
a)             Avaliação dos documentos:  identificar os valores dos documentos e definir prazos de
guarda desses documentos. São dois os valores: a) primário ou imediato:  relacionado
ao  uso  administrativo  do  documento,  possui  relação  direta  com  o  arquivo  corrente  e
intermediário. b) valor secundário ou mediato: atribui­se apenas ao arquivo permanente,
não incluindo­se aqui o descarte.
OBS.: A tabela de temporalidade de documentos baseia­se na lei em vigor.
OBS.: A passagem de um documento do arquivo corrente ao intermediário é transferência e para
o arquivo permanente é o recolhimento.
Na  tabela  de  temporalidade,  a  permanência  dos  documentos  no  arquivo  corrente  e  no  arquivo
intermediário é conhecida como prazo de retenção.
Prazos dos documentos:
a)             Prazo de vigência  ­ Em uma  tabela de  temporalidade é  importante  indicar  prazos de
vigência,  isto  é,  qualidade  pela  qual  permanecem  efetivos  e  válidos  os  encargos  e
disposições contidos nos documentos.
b)       Prazo de prescrição
c)       Prazo de precaução
OBS.: O documento digitalizado não tem valor probatório, apenas o valor informativo.
Diagnóstico em arquivos: é a coleta e análise de  informações básicas acerca de um arquivo,
tais como quantidade de documentos,  localização, estado  físico, condições de armazenamento,
entre outras,  que é  frequentemente  realizado  com a  finalidade de planejar  e  implantar  sistemas
arquivísticos.
Tipos de arquivamento:
         Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados
em  caixas,  estantes  ou  escaninhos.  É  amplamente  utilizado  para  plantas,  mapas  e
desenhos,  bem  como  nos  arquivos  permanentes.  Seu  uso  é,  desaconselhável  nos
arquivos  correntes,  uma  vez  que  para  se  consultar  qualquer  documentos  é  necessário
retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.
          Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua
rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
Métodos de Arquivamento:
         classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
                  classe  dos  padronizados  pertencem  outros  cinco  métodos:  variadex,  automático,
soundex, mnemônico e rôneo.
Numérico  O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da direita para
a esquerda. Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples). O número de arquivamento será:
25­67­41
         41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta
         67 – grupo secundário, indicando a guia
         25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição).
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para o
maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também ordenamos do menor para
o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento.
Plano  de  Classificação:  esquema  elaborado  a  partir  do  estudo  das  estruturas  e  funções  da
instituição  e  análise  do  arquivo  por  ela  produzido,  pelo  qual  se  distribuem  os  documentos  em
classes,  de  acordo  com métodos  de  arquivamento  específicos.  Expressão  geralmente  adotada
em  arquivos  Correntes.  Pode  seguir  dois  critérios:  a)  funcional:  tem  por  eixo
as  funçõesdesempenhadas  pela  entidade  produtora  do  arquivo.  b)  estrutural:  tem  por  eixo
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a estruturaadministrativa da entidade produtora do arquivo.
OBS.: Um plano de classificação deve ser simples, flexível e expansível.
Ordenação:  tem  como  objetivo  básico  facilitar  e  agilizar  a  consulta  aos  documentos,  pois,
mesmo no que se refere a uma mesma atividade, é em relação a um mesmo tipo documental os
documentos atingem um volume significativo. É realizada com base nos elementos informativos
contidos nos documentos.
a)             Arranjo:sequência  de operações  intelectuais  e  físicas  que  visam a organização dos
documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente
estabelecidos.
b)             Notação:  código  de  identificação  que  permite  a  ordenação  ou  localização  das
unidades  de  arquivamento.  Também  chamado  de  cota.  Se  em  vigor  e  formulado  de
acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, equivale a código de
referência.
c)             Guia­fora:  indicador  colocado  no  lugar  de  uma  unidade  de  arquivamento  ou  item
documental  para  assinalar  a  sua  remoção  temporária.  Também  chamado  fantasma  ou
ficha­fastama.
Quadro de arranjo: esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do
estudo  das  estruturas,  funções  ou  atividades  do  gerador  e  da  análise  do  acervo.  Expressão
adotada em arquivos permanentes. Não confundir com arranjo. O método funcional de arranjo se
baseia especialmente nas atividades da entidade produtiva,  já o método estrutural se baseia na
estrutura organizacional.
Instrumentos de pesquisa:
a)              Guia:  instrumento  de  pesquisa  que  oferece  informações  gerais  sobre  fundos  e
coleções existentes em um ou mais arquivos. É uma visão geral do arquivo.
b)              Inventário:  instrumento  de  pesquisa  que  descreve,  sumária  ou  analiticamente,  as
unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir ou
não  a  disposição  física  dos  documentos.  Como  instrumento  de  pesquisa,  o  inventário
toma por unidade de descrição a série documental.
c)              Catálogo:  instrumento  de  pesquisa  organizado  segundo
critérios  temáticos,cronológicos,  onomásticos  ou  toponímicos,  reunindo  a
descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais  fundos, de forma
sumária  ou  analítica.  Diferencia­se  do  índice  porque  no  catálogo  há  a  descrição
pormenorizada dos documentos e no índice há apenas a relação dos documentos.
d)              Repertório:  instrumento  de  pesquisa  no  qual  são  descritos  pormenorizadamente
documentos,  pertencentes  a  um  ou mais  fundos  e/ou  coleções,  selecionados  segundo
critérios previamente definidos.
Administração e Organização De Arquivos Correntes
a)             Protocolo – que  inclui como setores de  recebimento e classificação: Recebimento e
Classificação  ­  Receber,  separar  e  distribuir  as  correspondências  oficiais  das
particulares;  Apor  carimbo  de  protocolo  –  numerador/datador,  sempre  que  possível,  no
canto  superior  direito  do  documento;  anotar  abaixo  do  número  e  da  data  a  primeira
distribuição  e  o  código  de  assunto,  se  for  o  caso;  elaborar  o  resumo do  assunto  a  ser
lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação
etc.;  Registro  e  Movimentação  ­  Preparar  ficha  de  protocolo,  em  duas  vias  anotando:
número  de  protocolo,  data  de  entrada,  procedência,  espécie,  número  e  data  do
documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da
ficha ao documento encaminhando­o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo
em  ordem  numérica;  encaminhar  os  documentos  aos  respectivos  destinos,  de  acordo
com despacho de autoridade competente; etc.
(CESPE/POLÍCIA FEDERAL/ESCRIVÃO/2009) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos
documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos
correntes.
  Questão  de  Prova  ­  Protocolo:  pode  ser  tratado  tanto  como  setor  ou  atividade.  É
característica  do  arquivo  corrente.  Serviço  encarregado  do  recebimento,  registro,  classificação,
distribuição;  controle  de  tramitação  e  expedição  de  documentos  e  autuação.  É  o  único
responsável pela abertura de processos.
Tramitação:  atividade  típica  do  protocolo,  é  o  curso  do  documento  desde  sua  produção  ou
recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
b) Expedição  –como  rotina  receber  a  correspondência  enviada  do  protocolo;  verificar  se  não
faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das
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cópias;  expedir  o original,  com os anexos  se  for  o  caso, malotes ou em mãos; Encaminhar as
cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.
c) Arquivar  –  a  função  primordial  dos  arquivos  é  disponibilizar  as  informações  contidas  nos
documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações.
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois  todo o
trabalho  arquivístico,  do  recebimento  ao  arquivamento,  é  desenvolvido  visando  à  recuperação
rápida e completa da  informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados ou
cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados
das  atividades  a  que  se  referem  os  documentos  e  às  autoridades  superiores,  na mesma  linha
hierárquica.
 e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como referência, há outros aos
quais  se  faz  referencia  com menos  freqüência  ou  quase  não  são  usados  e  ainda  aqueles  que,
após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência. Devido a essas diferenças
relativas ao valor e à freqüência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de
documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
Documento sigiloso x ostensivo: Se o  documento  for  sigiloso  só  serão  registrados  os  dados
básicos do recebimento e em seguida o documento será encaminhado a pessoa a que se destina.
O documento ostensivo, por sua vez, pode ser aberto e o registro será de forma detalhada. Neste
caso verificasse os antecedentes a esse documento.
(CESPE/MEC/Agente  Administrativo/2009)  Ao  se  proceder  à  abertura  do  envelope  de  uma
correspondência, deve­se observar se ele contém o comprovante de recebimento, para que seja
providenciada a devolução desse documento ao remetente.
Uso de tecnologia na Arquivologia:
Tecnologia para a mudança de suporte:
a)             Microfilmagem:  tem  como  foco  a  preservação,  a  fim  de  substituir  (documento  será
descartado) ou preservar;
No processo  de microfilmagem,  pode  ser  utilizado  qualquer  grau  de  redução,  desde  que  sejam
garantidas a  legibilidade e a qualidade de  reprodução das  informações. A extração de um  filme
cópia é medida de segurança obrigatória, assim como seu armazenamento, que deve ser feito em
local diferente daquele do filme original.
Decreto  1.799/96:  Art.  5°  A  microfilmagem,  de  qualquer  espécie,  será  feita  sempre  em  filme
original,  com  o  mínimo  de  180  linhas  por  milímetro  de  definição,  garantida  a  segurança  e  a
qualidade de imagem e de reprodução.
b)       Digitalização: tem como foco a acessibilidade. Documento produzido de forma digital é
diferente de documento digitalizado.
OBS.:  As  duas  tecnologias  refletem  no  sentido  de  preservar  o  original  uma  vez  que  ele  será
menos utilizado.
OBS.:  O  sistema  híbrido  é  a  microfilmagem  +  digitalização,  não  importando  a  ordem  dessas
ações.
Dentre as estratégias de preservação e manutenção que garantem a possibilidade de acesso a
documentos  arquivísticos  digitais,  o  uso  de  software  que  faz  com  que  uma  tecnologia  se
comporte como outra é conhecido como emolução.
Análise  do  valor  legal:  a  digitalização  não  tem  uma  legislação  que  lhe  dê  valor  legal.  A
microfilmagem  por  sua  vez  possui  legislação  que  lhe  dá  valor  legal.  Porfim,  o  documento
produzido digitalmente tem valor legal assegurado.
Elementos que devem ser considerados:
a)       Análise da relação custo/benefício.
b)       Necessidade de organização da documentação.
Preservação digital: vigilância tecnológica (hardware e software).
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para  sua preservação. Trata­se
de colocá­lo em uma embalagem (pasta ou caixa).   
Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a colocação do documento no
arquivo,  seja  ele  o  móvel,  o  prédio  ou  parte  dele,  ou  o  depósito.  Os  documentos  devem  ser
armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades
de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
As  áreas  de  trabalho  e  de  circulação  de  público  deverão  atender  às  necessidades  de
funcionalidade  e  conforto,  e  as  de  armazenamento  de  documentos  devem  ser  totalmente
independentes  das  demais.  Nas  áreas  de  depósito  (de  documentos),  os  cuidados  devem  ser
dirigidos  a:  ­  evitar,  principalmente,  os  subsolos  e  porões,  em  razão  do  grande  risco  de
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inundações;
­  prever  condições  estruturais  de  resistência  a  cargas;  ­  ter  limite  de  200  m2  de  área.  ­  os
depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si,
separados  por  corredores,  com  acessos  equipados  com  portas  corta­fogo  e,  de  preferência,
também com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização; ­ evitar
tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito; ­
evitar  todo  tipo  de material  que  possa  promover  risco  de  propagação  de  fogo  ou  formação  de
gases,  como  madeiras,  pinturas  e  revestimentos;  ­  aumentar  a  resistência  térmica  ou  a
estanqueidade  das  paredes  externas,  em  especial  daquelas  sujeitas  à  ação  direta  de  raios
solares, por meio de  isolamento  térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito  reflexivo. Além dos
recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível,
posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação; ­ promover a ventilação dos ambientes
de  forma  natural  ou  artificial,  inclusive  com  a  disposição  adequada  do  mobiliário,  de  forma  a
facilitar o  fluxo do ar; No planejamento do sistema de controle climático dos ambientes do
arquivo,  é  recomendável  optar­se,  preferencialmente,  pelos  sistemas  de  climatização
independentes  que,  ao  contrário  dos  sistemas  centralizados,  permitem  a  adoção  de
diferentes  parâmetros  de  controle  para  os  diversos  ambientes  do  arquivo,  como  os
depósitos, as áreas de  trabalho e as áreas de circulação de público. ­ evitar a presença de
pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes; ­ manter suprimento elétrico de emergência.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e
cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas,
ou  enrolados  sobre  tubos  confeccionados  em  cartão  alcalino  e  acondicionados  em armários  ou
gavetas.
   Nenhum  documento  deve  ser  armazenado  diretamente  sobre  o  chão.  Todos  os  materiais
usados  para  o  armazenamento  de  documentos  permanentes  devem  manter­se  quimicamente
estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação
dos documentos.
Técnicas de Restauração:
                 Banho de gelatina – mergulha­se o documento em cola específica, aumentando sua
durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de ataque de fungos e bactérias.
                 Tecido – utiliza duas  folhas de  tecido muito  finas, que são  ligadas ao documento por
uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.
                 Silking – variação do método anterior,  substituindo os  tecidos por outros específicos
(musseline de seda ou crepeline). Estes  têm maior durabilidade, mas devido ao uso da
pasta de amido, suas qualidades são um pouco afetadas. Além disso, o material muito
específico o deixa com custos altos.
         Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de
acetato de celulose. Em seguida coloca­se o documento em uma prensa hidráulica com
pressão  entre  7  e  8 Kg/cm,  e  temperatura  entre  145º  a  155ºC. O método  pelo  qual  se
coloca a folha de papel a ser reforçada entre duas folhas transparentes de termoplástico.
                 Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando acetona à  folha de
acetato de celulose.
         Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e fita adesiva de duplo
revestimento.  A  técnica  moderna  empregada  para  dar  suporte  e  proteção  aos
documentos de papel, tecido e fotografias frágeis ou submetidos a uso intensivo.
                 Reintegração  ou  Reenfibragem  ­  processo  pelo  qual  partes  perdidas  da  folha  são
reconstruídas com celulose nova. Nesta etapa é utilizado um equipamento, que executa,
por meio de sucção, o preenchimento de todas as áreas de perda de suporte. O processo
consiste em despejar no equipamento, uma solução de polpa e água que, após sucção,
se  concentra  nas  áreas  onde não há  suporte  (vazadas). Essas  áreas  novas  devem  ter
espessura  igual  à  do  original,  mas  com  a  tonalidade  de  cor  um  ponto  abaixo  do  tom
original, para diferenciar as áreas novas da antiga.
         Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do original,
em  áreas  de  remendo  ou  reforço.  Ela  é  feita  com  lápis­aquarela  importado  diretamente
nas  áreas  em  que  é  necessária  uma  homogeneidade  entre  o  antigo  e  o  novo,  para
compor a estética do documento. Só quando necessária.
         Planificação é a prensagem do documento.
                 Montagem compreende a  reorganização das  folhas conforme a sequência do original
sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numeração do original.
         Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos metálicos; compõe­
se de dois pontos de costura.
13/11/2015 Cadernos para Concursos: Resumo de Arquivologia
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 Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações corretivas a desinfestação,
que  consiste  no  combate  à  atividade  de  insetos  (o  método  mais  comum  é  a  fumigação),  a
limpeza, que consiste na retirada de sujeira com material específico, e o alisamento, que consiste
em  passar  os  documentos  a  ferro  para  retirar  marcas  de  dobras  e  facilitar  a  retirada  de
manchas.Dica de prova: O alisamento, a  limpeza e a desinfestação NÃO SÃO  técnicas de
restauração!  Elas  estão  no mesmo  patamar,  e  as  quatro  são  atividades  de  CONSERVAÇÃO
CORRETIVA!
Processo  de  Recuperação:  Arquivos,  bibliotecas,  centros  de  documentação  e  museus
temcorresponsabilidade  no  processo  de  recuperação  da  informação,  em  benefício  da
divulgação  científica  tecnológica,  cultural  e  social,  bem  como  dos  testemunhos  jurídico  e
histórico.
Questões de Prova:
­  A  definição  da  política  nacional  de  arquivos  públicos  e  privados,  bem  como  a  orientação
normativa  visando  à  gestão  documental  e  à  proteção  especial  aos  documentos  do  arquivo  são
atribuições do Conselho Nacional de Arquivos ­ CONARQ;
­  As  atividades  técnicas  ligadas  ao  processo  de  produção,  tramitação,  uso,  avaliação  e
arquivamento  corrente  eintermediário,  com  vistas  ao  recolhimento,  à  guarda  ou  à  eliminação,
definem, de acordo com a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a gestão de documentos.
­  Cada  instituição  arquivística  integrante  do  SINAR  deve  seguir  as  diretrizes  e  normas
estabelecidas  pelo  órgão  central  do  sistema,  embora  mantenha  a  subordinação  e  vinculação
administrativa original;
­ Microficha é uma microforma em filme, cujas  imagens ou  fotogramas são dispostos em linhas
paralelas ou colunas.
­  Diplomática  ciência  documentária  que  estuda  a  estrutura  formal  dos  atos  escritos  de  origem
governamental e/ou notarial, dos documentos que, emanados de autoridade suprema  , delegada
ou legitimadora são submetidos, para efeito e validade, á sistematização imposta pelo direito.