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Case AgeCom
A AgeCom – Agência de Comunicação ­ atua no mercado do Vale do Taquari desde 2006 e 
teve nos últimos anos um grande crescimento, tanto no número de clientes, quanto do 
quadro   de   colaboradores.   A   AgeCom  presta   serviços   de:   planejamento   de   campanhas 
publicitárias; elaboração de comunicação visual; elaboração de projetos de design gráfico, 
dentre outros. A AgeCon é reconhecida dentre seus clientes, pela qualidade nos trabalhos 
realizados. Mesmo executando os trabalhos com muita qualidade, a Agecon enfrenta vários 
problemas   gerenciais   internos   pela   falta   informatização   em   vários   processos.   As 
informações sobre projetos realizados, clientes, contratos mantidos, contas a receber, dentre 
outros, são controlados manualmente por planilhas eletrônicas. Como a empresa é dividida 
em setores (campanhas, comunicação, design), cada equipe mantém um controle a parte, o 
que prejudica uma visão integrada da empresa. Além disso, diferentes trabalhos para o 
mesmo cliente são controlados por equipes diferentes. A cobrança também não é integrada.
Visando um melhor gerenciamento interno de suas operações, a AgeCon está contratando 
os serviços de desenvolvimento de sistemas da Software PraTudo Ltda. O sistema deverá ser 
desenvolvido em PHP com banco de dados PostgreSQL, servidor Linux, HTML5, jQuery, e 
framework MVC. Deve ser compatível com tablets 7” ou superior e multi­browser (FF, IE e 
Chrome). O sistema não precisará ser compatível com smartphones.
A   PraTudo  deverá   criar   o   sistema,   elaborar  manuais   técnicos,   fornecer   treinamento   e 
disponibilizar pelo menos um funcionário full­time para acompanhar a primeira semana de 
uso.  Será  o  primeiro projeto da PraTudo para uma agência de comunicação,  usando a 
biblioteca jQuery. Para conseguir cumprir com o projeto, a PraTudo precisará que a AgeCon 
disponibilize   funcionários­chave   pelo   menos   4   horas   por   semana   para   reuniões   de 
levantamento de requisitos.
A PraTudo precisa também que a AgeCon realize testes de aceitação pelo menos 1 mês 
antes   do   sistema   entrar   no   ar.   Para   o   projeto,   a   AgeCon   terá   de   adquirir   novos 
equipamentos (1 servidor, rack, no­break). A AgeCon precisa do sistema para muito logo, o 
que preocupa a PraTudo. Apesar do prazo curto, a AgeCon não abre mão da qualidade, 
exigindo  que  o   software   tenha  um  ótimo  desempenho   (velocidade),   não   passando  de 
alguns segundos por operação, e seja atraente ao usuário, o que será medido por testes de 
aceitação. Qualquer acesso ao sistema deve ser autenticado por usuário e senha. Não será 
necessário suportar autenticação AD.
O   sistema   deverá   permitir   o   cadastro   de   usuários   e   grupos   (administrador,   gerente, 
financeiro,   e   colaborador).  O   administrador   poderá   somente   cadastrar   novos   usuários 
(nome, login, senha, e­mail, telefone) e indicar a qual grupo um usuário pertence.
Já   o  gerente   poderá   cadastrar   clientes   (nome,   e­mail,   telefone,   endereço,   cep,   cidade, 
documento, site, data de cadastro) e também contratos. Um contrato representa um serviço 
contínuo   prestado   pela   AgeCon   para   um  determinado   cliente.   Cada   contrato   indicará 
informações como: gerente responsável, data de início e fim, valor mensal cobrado, cliente 
do contrato, os tipos de serviço prestados no contrato (campanhas, comunicação, design), e 
a descrição do serviço (campo texto). Também será indicada para cada contrato a equipe 
apta  a   atender   o   cliente   (quais   colaboradores   poderão   atender   o   cliente).  A   qualquer 
© 2013 Pablo Dall'Oglio
momento um gerente poderá encerrar um contrato, bastando informar um motivo e data 
de encerramento. Nesse momento, uma conta a receber (a última para aquele contrato) 
deverá ser gerada automaticamente para aquele cliente.
Um gerente também poderá cadastrar projetos, contendo: responsável pela prestação do 
serviço, data de início e fim, valor do projeto, cliente, o tipo de serviço prestado no contrato 
(campanhas, comunicação, ou design), e a descrição do projeto. Um projeto é um serviço 
pontual   contratado,  de   curta  duração,  para   realização   somente  de  um  tipo  de   serviço 
(campanhas, comunicação, ou design). Enquanto que um contrato pode envolver mais de 
um tipo de serviço, um projeto pode envolver somente um. Um gerente poderá também a 
qualquer   momento   cancelar   um   contrato,   bastando   informar   um   motivo   e   data   de 
encerramento.
O gerente poderá também emitir relatórios de contratos e de projetos, podendo filtrar por: 
cliente, tipo do serviço, somente ativos, somente encerrados, ou ambos, e por faixa de valor. 
Todos relatórios do sistema devem ser exportados em PDF, XLS e TXT. Não será necessário 
que o sistema envie e­mails (ex: relatórios por e­mail).
Um colaborador  do   financeiro   terá  acesso  ao  controle  de  contas  a   receber.  Ele  poderá 
cadastrar uma conta a qualquer momento, contendo: valor a pagar, valor pago, data de 
vencimento, cliente, juros, multa, data do pagamento, e observação. Ele também poderá 
cancelar uma conta a receber.
Além de poder cadastrar uma conta manualmente, o colaborador terá acesso à rotina de 
geração de contas. Esta rotina será rodada 1 vez por mês e irá coletar os valores de todos os 
contratos e projetos ativos, e gerar contas a receber automaticamente para esses clientes. O 
colaborador do financeiro também terá acesso à rotina de geração do arquivo de cobrança. 
Esta rotina coleta todos os títulos em aberto a vencer no mês seguinte e gera um arquivo 
TXT a ser remetido ao banco. O sistema não precisará enviar automaticamente o arquivo 
para o banco (será feito pelo internet banking), nem lançar os pagamentos (será manual).
Por fim, a AgeCom deseja entrar com tudo na onda do Crowdsourcing. Para tal, deseja que  
o novo software contratado permita cadastrar concursos a serem realizados (Ex: criação de 
identificação, criação de marca, de cartão, de folder, de banner, etc). Os concursos, que 
serão cadastrados por um gerente,  aparecerão no site da empresa.  Para cada concurso, 
qualquer  profissional   liberal  poderá  enviar  uma proposta de  trabalho usando um  login 
social (facebook, twitter, msn, etc), por meio da página da AgeCon. Um concurso terá: data 
inicial e final, título e descrição. Cada proposta consistirá somente no envio de um arquivo 
da arte.
A partir das propostas de trabalho enviadas, os colaboradores da AgeCon poderão efetuar 
uma votação. Ao final, o gerente utilizará um programa de contagem de votos. O trabalho 
mais votado ganhará um premio previamente estipulado e seu autor poderá eventualmente 
vir a trabalhar na AgeCom.
© 2013 Pablo Dall'Oglio

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