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* ESTUDO E ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Profª Juliana Honda * CONCEITUAÇÃO “Processo racional utilizado para caracterizar, decompor e interpretar um sistema, de modo a conhecer seus fatores constitutivos imprescindíveis, assim como seu comportamento e suas respectivas leis de interação.” * COMPREENDE: Análise da Distribuição do Trabalho: Identificar e criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa Análise do Processamento do Trabalho: Racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho Análise das Operações e Postos de Trabalho: Otimizar os movimentos realizados no trabalho e organizar o posto de trabalho * OBJETIVOS: Possibilitar uma diagnose na qual se verifica a qualidade do trabalho; Minimizar tensões internas motivadas por atritos relacionados a aspectos exclusivamente funcionais natureza funcional: voltado para a unidade e organização; natureza comportamental: minimizar conflitos * ETAPAS 1. Registro das Tarefas Individuais a) preliminar Plan1 Nome:João de Almeida Santos Órgão: Setor de Compras Cargo: Comprador Tempo Base: Dia TAREFAS OPERAÇÕES TEMPO QUANTID 1. Consultar Cadastro de Fornecedores . Verifico se o cadastro do está atualizado 00:05h 2 . Se não estiver, telefono para que este o atualize 00:15h 2 . Verifico a data do último fornecimento 00:02h 2 . Etc. 2. Emitir Pedido de Cotação . Relaciono todos os fornecedores que deverão cotar preço 00:20h 2 . Remeto essa relação para digitação 00:02h 2 . Confiro digitação 00:30h 2 . Etc. 3. ... .... ... Plan2 Plan3 * ETAPAS 1. Registro das Tarefas Individuais b) definitiva Plan1 Nome: Alexandre Libero da Silva Órgão: Setor de Compras Tempo Base:Semana Cargo: Comprador 12/03-16/03 Nº TAREFAS FREQ DIA FREQ SEMANA TEMPO DIA TEMPO SEMANA 1. Consultar Cadastro de Fornecedores 2 10 00:24h 02:00h 2. Emitir Pedido de Cotação 2 10 01:00h 05:00h 3. Executar Tomada de Preços 3 15 02:00h 10:00h 4. Elaborar Mapa Comparativo de Cotação 1 5 01:00h 05:00h 5. Verificar Autorização de Fornecimento 2 10 00:24h 02:00h 6. ... Observações Total 07:24h 37:00h Preparado por: Glismar Pereira 2. Emitir Pedido de Cotação Conferido por : Wellyngton Santos Data: 19/04/2002 Plan2 Plan3 * ETAPAS 2. Agrupamento das Tarefas em Atividades Plan1 Nome: José Antonio da Silva Órgão: Setor de Compras Tempo Base:Semana Cargo: Comprador 12/03-16/03 Nº TAREFAS FREQ DIA FREQ SEMANA TEMPO DIA TEMPO SEMANA 1. Consultar Cadastro de Fornecedores 2 10 00:24h 02:00h 2. Emitir Pedido de Cotação 2 10 01:00h 05:00h 3. Executar Tomada de Preços 3 15 02:00h 10:00h 4. Elaborar Mapa Comparativo de Cotação 1 5 01:00h 05:00h 5. Verificar Autorização de Fornecimento 2 10 00:24h 02:00h 6. ... Observações Total 07:24h 37:00h Preparado por: Carlos Ribeiro 2. Emitir Pedido de Cotação Conferido por : Henrique Campos Data: 19/04/2002 Nº ATIVIDADES TAREFAS 1. Fazer Cotação de Preços Consultar cadastro de fornecedores Emitir pedido de cotação Digitar pedido de cotação Executar tomada de preço Verificar o pedido de cotação 2. Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas Elaborar mapa comparativo de cotação Digitar mapa comparativo de cotação Julgar propostas 3. ... ... Plan2 Plan3 * O QUE DEVER PERMITIR EM UMA ANÁLISE DE DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO Diagnosticar eventuais tempos “mortos”. Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização. Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as suas tarefas. Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as pessoas. * PARA PERMITIMOS A DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO DEVEMOS: levantar as tarefas desenvolvidas por cada empregado; levantar o tempo gasto em cada tarefa; levantar/priorizar as atividades desenvolvidas pela área; levantar/analisar o quadro de distribuição do trabalho . * QDT É a ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente. * OBJETIVOS QDT Obtidos pelo uso da ferramenta Identificar as atividades que consomem o tempo de cada um dos funcionários. Identificar as atividades que consomem o maior tempo de cada um dos funcionários. Definir quem faz o quê. Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário dedica no trabalho. * OBJETIVOS QDT Objetivos derivados apartir de sua análise Definir a atividade mais importante. Verificar a fluência e continuidade da atividade principal. Estabelecer o fluxo da atividade principal. Identificar superposições de tarefas Detectar sobrecarga ou ociosidade * CONSOLIDAÇÃO DO QDT grupos de atividades complementares Grupos de atividades de mesma natureza grupos de atividades semelhantes Aquelas que para sua execução precisam da execução prévia de uma outra. Normalmente a seqüência é rígida e pré-estabalecida. natureza relacionada com o atendimento das principais necessidades empresariais dividas em grupos: natureza fiscal, jurídica, contábil, financeira. Uma vez consolidadas as informações, forma-se o conteúdo do Relatório de Consolidação de Atividades. Devem ser relacionadas todas as atividades desenvolvidas pela área em estudo; esta relação deve obedecer a ordem decrescente de importância. BIZU: * SOBRE O TEMPO NO QDT Que atividades ou serviços absorvem mais tempo? São essas atividades ou serviços as que devem tomar mais tempo? O tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço? É possível subdividir ou agrupar serviços ou atividades? A eliminação ou criação de um serviço e/ou atividade pode ser considerada como racionalizadora da distribuição do trabalho? * SOBRE O TEMPO NO QDT O Tempo despendido pelas várias atividades ou serviços depende integralmente do esforço interno ou há interferência de outras unidades fora da análise? E o tempo despendido pelas tarefas? * CAPACIDADE FUNCIONAL Há consonância entre as habilidades individuais, formação técnica e as tarefas desenvolvidas pelos funcionários, supervisores e chefes? Em função da capacidade profissional, existe alguma alteração na organização formal anteriormente estabelecida? Há prejuízos sensíveis em função da baixa capacitação profissional de um ou mais funcionários da unidade? * Equilíbrio no volume de trabalho Há funcionários com carga de trabalho superior aos demais? A entrada de informações na unidade causa estrangulamentos em algum ponto? Há funcionários com carga de trabalho inferior aos demais? A existência de picos pode ser considerada normal? * POSSIBILIDADES PRELIMINARES DA SIMPLICAÇÃO Foram identificadas as unidades que estabelecem algum tipo de interface (confronto) com a unidade em análise? As relações funcionais mantidas pela gerência e demais chefias da empresa têm alguma influência positiva ou negativa no cotidiano da unidade? * POSSIBILIDADES PRELIMINARES DA SIMPLICAÇÃO Existe algum fato que tenha modificado o comportamento e gerado reações em toda a estrutura social e que possa estar afetando o trabalho da gerência em análise? As dificuldades apresentadas são semelhantes a dificuldades presentes em outras gerências da empresa? Até que ponto se pode utilizar outras técnicas na tentativa de provocar uma melhor distribuição do trabalho? * POSSIBILIDADES PRELIMINARES DA SIMPLICAÇÃO 1. O Trabalho está super especializado? 2. Há duplicidade de trabalho? 3. Existe trabalho manual que possa ser automatizado? 4. Podem-se simplificar os formulários? 5. O layout permite um fluxo racional do trabalho? 6. Todas as tarefas são realmente necessárias? * QUANDO USAR O QDT Elaborar o quadro de distribuição do trabalho (QDT) onde são colocados os cargos analisados, horas trabalhadas por mês/semana em cada cargo e a atividade/serviço de cada cargo. Quadro de Custo do Trabalho (QCT) idem ao anterior acrescido do custo em valores semanais/anuais ou a critério de cada tarefa e de cada atividade ou serviço. * RECOMENDAÇÃO A partir de todos os comentários traçados nas etapas anteriores, deve ser montado um novo QDT que apresente a melhor forma possível de solução do problema. Esse novo QDT deve ser exaustivamente discutido entre os analista e, posteriormente, com todos os envolvidos na área alvo de estudo. No momento em que se efetuem as modificações, todos os componentes ou afetados por elas deverão estar plenamente de acordo e conscientes de que essa é a melhor alternativa possível. Caso contrário o estudo será um fracasso. * BIBLIOGRAFIA: ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2000. CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. 7º ed. São Paulo: Atlas, 2000. * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
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