Sistemas da informação utilizados na controladoria

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Técnico em Administração
Sistemas da informação utilizados na
controladoria
Os sistemas de informação utilizados na controladoria fornecem as
informações necessárias para o processo de tomada de decisão. Por isso, são
muito importantes para a dimensão econômica e financeira das organizações.
Definição
Para iniciarmos nossos estudos, é preciso resgatarmos os conceitos de
dado, informação e sistema.
Dado
É qualquer tipo de material em formato desorganizado que não tenha significado próprio
isoladamente.
Informação
São os dados que foram convertidos em um contexto significativo que permite ao gestor
tomar as decisões. Pode-se também dizer que é o resultado do tratamento dos dados
existentes.
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Sistema
São partes que operam de forma integrada e interdependente cujo conjunto forma um
todo. Esse conjunto de partes interage para cumprir metas e obter resultados.
Um sistema de informações tem como componentes básicos entrada, processamento e
saída de informação.
Um sistema de informações tem como componentes básicos entrada,
processamento e saída de informação.
Entrada
Compreende tudo de que o sistema necessita como material de operação
para funcionar: recursos físicos, humanos e materiais, energia, tempo, serviços.
Processamento
O processamento envolve transformação de dados em resultado.
Saída
A saída é o resultado da entrada, que foi processada. Pode-se dizer que são
os dados transformados em informações úteis e necessárias.
Pode-se definir sistema de informação como um conjunto de componentes
que tem o objetivo de coletar, processar, armazenar, transformar e distribuir
informações para fins de tomada de decisão.
Os sistemas evoluíram com o passar dos tempos para suprir as
necessidades dos gestores. Eram conhecidos como sistemas de softwares e
tinham a finalidade de registrar e armazenar. Esses softwares passaram a gerar
informações, as quais passaram a influenciar gestores nos resultados que
pretendiam atingir por meio de relatórios e demonstrativos.
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As organizações precisam de informações compatíveis e que permitam a
tomada de decisão eficaz e confiável. Os sistemas de informações são
fundamentais, pois geram indicadores e informações importantes que mostram a
situação econômica e financeira da empresa.
Como podemos perceber, os sistemas de informação são necessários para
processar os dados gerados em operações dentro de uma empresa e também
para fornecer ao controller informações importantes para subsidiar os gestores nas
tomadas de decisão.
Existem diversos sistemas de informações empresariais que fornecem
informações importantes, como:
Sistemas de informações estratégicas: atendem às necessidades
da alta direção.
Sistemas de informações gerenciais: atendem às necessidades do
nível tático da empresa.
Sistemas de informações operacionais: atendem às necessidades
dos níveis tático e estratégico focando na rotina do dia a dia dos
processos.
Os sistemas ainda podem funcionar como apoio às operações ou como
apoio gerencial.
Os sistemas com foco em apoiar as operações processam informações
diversificadas (que atendem tanto aos usuários internos como aos externos). São
exemplos de operações:
Processar transações de modo eficiente
Apoiar a comunicação
Atualizar bancos de dados
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Já os sistemas de apoio gerencial concentram informações para os gestores,
apoiando-os em suas tomadas de decisão por meio de relatórios e
demonstrativos.
São esses sistemas de informações que fornecem as planilhas, os relatórios
e os demonstrativos de que os gestores necessitam para administrar seus
negócios, tais como:
Controle de pagamentos
Controle de estoques
Controle de produção
Indicadores financeiros
Orçamentos
Modelos
É preciso que a empresa tenha um sistema integrado que forneça
informações gerenciais e contábeis. A função desse sistema é processar os dados
e transformá-los em informações que ajudarão os gestores a tomar decisões.
O sistema se estrutura da seguinte maneira: entrada (informações
primárias), processamento (arquivos básicos) e saídas (relatórios ou planilhas).
Caso a informação não seja significativa, ela retorna à entrada, passa pelo
processamento, e temos uma nova saída, assim ocorrendo então a
retroalimentação.
Na figura 1, podemos observar tal processo.
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Figura 1 – Estrutura dos sistemas
Veremos agora diferentes sistemas de informações que auxiliam na área da
controladoria.
A figura 2 mostra a contabilidade geral (ou financeira) da empresa. Nela, são
registradas as suas atividades diárias (compras, produção, vendas).
Figura 2 – Contabilidade geral (financeira, comercial ou societária)
Fonte: adaptado de Padoveze (2005, p. 74).
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A figura 3 apresenta a entrada, o processamento e a saída das informações
na contabilidade de custo. Temos como entrada as atividades de produção e os
registros de ordens de produção, os quais são processados com o uso de vários
métodos de avaliação de custos, gerando como saída as informações em
planilhas de custos.
Figura 3 – Contabilidade de custos
Fonte: adaptado de Padoveze (2005, p. 81).
Já a figura 4 mostra a contabilidade gerencial, que é a compilação dos dados
da contabilidade geral e da de custo. Esses dados são processados de acordo
com a necessidade dos gestores da empresa, tendo como saída de informações
os relatórios que os ajudarão na análise dos resultados e na tomada de decisão.
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Figura 4 – Contabilidade gerencial
Fonte: adaptado de Padoveze (2005, p. 47).
Como podemos perceber, há a uma infinidade de sistemas e de informações
geradas por eles, mas, quanto mais informações os gestores tiverem, melhor será
a sua administração. Melhor também será o desempenho das empresas, e mais
lucro elas terão.
Existe diferença entre a contabilidade gerencial e a financeira? Sim.
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A contabilidade gerencial fornece informações aos usuários internos da
organização, que são os gestores e os administradores. A contabilidade
financeira fornece informações para os usuários internos e também para os
externos.
Podem ser considerados usuários externos: acionistas, bancos, credores e governo.
E, para compilar todos esses dados e informações, a controladoria necessita
de um sistema integrado, que cruze as informações de todos os departamentos da
organização.
Existem empresas especializadas em fornecer esses sistemas de
informação, os quais integram a parte gerencial e contábil da empresa. A
integração dos sistemas operacionais e de apoio à gestão é denominada ERP
(Enterprise Resources Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais).
Os ERPs unem todos os subsistemas componentes dos sistemas
operacionais e os sistemas de apoio à gestão e interagem com eles por meio de
recursos da tecnologia da informação, de tal maneira que todos os processos de
negócios da organização possam ser visualizados por todos os departamentos e
setores.
SAP, Oracle e QAD são algumas das empresas estrangeiras fornecedoras
de soluções tecnológicas que disponibilizam o ERP. Datasul e Logix são
exemplos de empresas nacionais que também fornecem o sistema.
Lembramos que os sistemas devem estar adequados às necessidades da
organização, ao momento e ao ambiente em que elas se inserem.
A implantação de um sistema é tão importante quanto o uso da informação
para auxiliar os gestores na tomada de decisão. Ele deve sempre atender às
necessidades dos gestores e à integração de todos os departamentos da
empresa.
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