Procedimento de arquivo e protocolo físico e digital

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Procedimento de arquivo e protocolo: físico e
digital
O assunto desse material, arquivo e protocolo, imediatamente nos leva a pensar
em algo padrão, não é mesmo?
Entretanto, os procedimentos de arquivo e protocolo, tanto físicos quanto digitais,
são bem particulares de cada empresa. Não existe um padrão para todas as
organizações, de forma que cada empresa adota o que considera mais adequado,
estabelecendo seu próprio padrão.
Mesmo que as empresas definam seus procedimentos de maneiras diferentes, o
objetivo é o mesmo: organizar os documentos de forma correta, com a segurança
necessária para a empresa, com localização fácil, para que os documentos possam
ser acessados sempre que solicitados, seja pelos gestores como pelos clientes ou
órgãos fiscais, como a Receita Federal. Por isso a padronização é tão importante.
Mas afinal o que é arquivo?
A palavra arquivo pode ser usada para uma série de designações, como:
Conjunto de documentos guardados, como papéis oficiais, manuscritos,
cartas, sobre determinado assunto.
Móvel que serve para guardar documentos.
Local onde os documentos deverão ser conservados.
Órgão governamental ou institucional que tem o objetivo de guardar e
conservar a documentação.
Os arquivos possuem estágio de evolução, temos:
04/05/2025, 15:21 Procedimento de arquivo e protocolo
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Arquivo corrente:
Também chamado de “arquivo de movimento”, consiste na conservação da
documentação consultada com mais frequência e deve ser mantido em local de fácil
acesso.
Arquivo intermediário:
É a guarda da documentação proveniente do arquivo corrente, mas que foram
deixando de ser usados com frequência.
Arquivo morto:
É onde ficam os documentos que estão desatualizados ou que são de uso
esporádico. Em uma organização, tais documentos são conservados em função da
sua temporalidade, ou seja, do prazo necessário para o arquivamento dos
documentos.
E o protocolo, o que é?
É um documento emitido para comprovar a entrega e/ou o recebimento de
determinado documento.
Lembre-se que é muito importante organizar os documentos da empresa para
seu bom funcionamento. Você já imaginou uma empresa sem nenhum registro?
Temos que pensar nos dois meios possíveis para essa organização: o meio físico
e o digital.
Arquivo e protocolo físico
No meio físico, além dos documentos estarem bem organizados, eles devem ser
bem acondicionados para evitar a sua deterioração. O local deve ser arejado e muito
limpo para evitar possíveis pragas.
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Outra dica é verificar o prazo de guardar os documentos tanto para sua
preservação quando para analisar o espaço físico ocupado para esse procedimento.
Os documentos podem ser guardados em caixas, armários, pastas, prateleiras,
entre outros. Isso dependerá da organização estipulada pela empresa.
Normalmente as empresas têm um lugar específico para essa organização. Isso
evita ter que procurar um documento em vários lugares.
Lembre-se que guardar documentos além de importante para a empresa, eles
são obrigatórios pela legislação. Pois, se tiver uma auditória na empresa eles serão
necessários para consultas.
Dica:
Organize os documentos por grupos e utilize pastas específicas.
A organização de documentos pode ser bastante distinta. Você pode separar os
papéis por datas, temas, clientes, ou como preferir. Esta separação vai fazer com que
seja muito mais fácil achar qualquer papelada específica.
O armazenamento de documentos é essencial para as empresa, vamos ver mais
algumas dicas para essa oganização.
Acesse aqui, boa leitura.
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Por exemplo, é possível ter uma pasta apenas com contratos, outra com
documentos internos, outra com notas fiscais e assim por diante. Não entenda pasta
apenas como um objeto pequeno, pois ela pode ser grande, ou substituída por um
arquivo ou estante com tranca.
É possível também utilizar um sistema de etiquetas e códigos de barra, que irá
informar mais rapidamente onde se encontra tal documento, ou criar pastas
específicas no computador, de preferência com backup salvo na nuvem.
Arquivo e protocolo digital
Uma das dúvidas mais comuns em relação ao arquivo digital é sobre as questões
de segurança.
Salvar todos os documentos/pastas na nuvem (cloud computing), assim garante
a segurança da empresa e organização dos documentos.
Lembre-se que para facilitar a busca desses documentos eles precisam estar
organizados por pastas e nomeados de uma maneira clara para localização.
Por exemplo, escrever todas as palavras na nomeação dos arquivos da mesma
forma, sem abreviações, sem acentuação, enfim, manter um padrão.
O intuito é facilitar e não dificultar. Certo?
Procure sempre propor melhorias para a organização dos documentos da sua
empresa. Isso será um ponto positivo para você!
Para lembrar:
O Arquivo físico é o armazenamento de documentos como papéis oficiais,
contratos, notas fiscais entre outros. O local físico onde os documentos impressos são
armazenados é um exemplo de arquivo físico.
O Arquivo digital é o conjunto de documentos armazenados em softwares de
gestão ou em pastas virtuais.
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Em vários momentos, o papel da logística será o de oportunizar mecanismos de
controle que tornem a operação mais eficiente e barata. O controle adequado dos
documentos exerce importância central neste objetivo, a operacionalização adequada
permite:
Manter o cliente informado sobre o status dos pedidos.
Diminuir as perdas de estoque – por furtos ou má utilização – por meio da
conciliação dos documentos com o processo de auditoria.
Garantir que os gestores tenham as informações corretas sobre o status de
estoques, do patrimônio (mobiliário, computadores e ferramentas, por
exemplo), e do nível de serviço ao cliente, ou seja, a eficiência com que a
empresa atende as solicitações dos seus compradores.
Esses são alguns dos motivos que justificam o zelo e comprometimento com as
rotinas de arquivamento e protocolos.
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