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ANÁLISE ORGANIZACIONAL – aula 1 PROFESSOR ANTONIO VIANA MATIAS Rio de Janeiro, 2011 Apresentação do Docente • Administrador, Economista com Mestrado em Administração. • Atua há 35 anos no Ensino Superior – 30 anos de docência na Universidade Estácio de Sá. Avaliação AV1 8 Pontos - Prova presencial de acordo com : • Material Didático • Templates do Ambiente On-Line • Aulas Teletransmitidas • Conteúdo das aulas 1 a 5 2 Pontos - Participação do Fórum com qualidade, nos fóruns temáticos I e II. Avaliação AV2 8 Pontos - Prova presencial de acordo com : • Material Didático • Templates do Ambiente On-Line • Aulas Teletransmitidas • Conteúdo das aulas 1 a 8 2 Pontos - Participação do Fórum com qualidade, nos fóruns temáticos III e IV. Avaliação AV3 10 Pontos - Prova presencial de acordo com : • Material Didático • Templates do Ambiente On-Line • Aulas Teletransmitidas • Conteúdo das aulas 1 a 10. Avaliação Média para Aprovação : 6,0 (Seis) É Fundamental a Participação nos Fóruns OBJETIVOS GERAIS DA DISCIPLINA Dotar o aluno dos conhecimentos necessários sobre as estruturas organizacionais, conhecendo seus desenhos e formas de modelagens afim de que o mesmo seja capaz de realizar adequadamente a análise destas estruturas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DA DISCIPLINA • Conhecer a origem dos estudos da estrutura organizacional; • Definir desenho organizacional e suas principais características; • Conhecer e identificar os tipos de tradicionais de organizações; • Conhecer e identificar os tipos de desenhos departamentais; • Apresentar os tipos de departamentalizações modernas; • Identificar algumas das principais decisões estratégicas organizacionais; e • Conhecer o funcionamento do desenho de cargos e tarefas. BIBLIOGRAFIA BÁSICA CHIAVENATO, Idalberto. Administração: Teoria, processo e prática. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007 - Capítulos: 10, 11 e 12 OLIVEIRA, Djalma P. R. Estrutura Organizacional. São Paulo: Atlas, 2006 - Capítulos: 6 e 7 CONTEÚDO DAS AULAS AULA 01: ORIGENS DOS ESTUDOS DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL AULA 02: DESENHO ORGANIZACIONAL AULA 03: TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÕES: PARTE I AULA 04: TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÕES: PARTE II AULA 05 – DESENHO DEPARTAMENTAL I RAV1 - REVISÃO DA AV 1 AULA 06 - DESENHO DEPARTAMENTAL II AULA 07 - DESENHO DEPARTAMENTAL III AULA 08 – DEPARTAMENTALIZAÇÕES MODERNAS RAV2 - REVISÃO DA AV 2 AULA 09 - DECISÕES ORGANIZACIONAIS ESTRATÉGICAS AULA 10 – DESENHO DE CARGOS E TAREFAS RAV3 - REVISÃO DA AV 3 ORGANIZAÇÃO A organização (do grego, organon = ferramenta) significa o arranjo e disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos. Esse arranjo se manifesta na divisão do trabalho em unidades organizacionais, como divisões ou departamentos e cargos, a definição de linhas formais de autoridade e a adoção de mecanismos para coordenar as diversas tarefas organizacionais. Estrutura Organizacional é a forma como as empresas se articulam para desenvolver as suas atividades. não existe uma estrutura organizacional acabada e nem perfeita, existe uma estrutura organizacional que se adapte adequadamente às mudanças. ORGANIZAÇÃO As grandes empresas precisaram se articular para desenvolver estratégias e novas estruturas de organização para atender a demanda de mercado de massa, de mudanças tecnológicas constantes, gerando resultados com uma produção em grande escala.Ela deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa, é o instrumento básico para concretização do processo organizacional. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Apesar de alguns autores mais modernos de teoria administrativa, criticarem as organizações contemporâneas quanto ao excesso de formalismo na observância do modelo burocrático e de estruturas rígidas de autoridade, acenando com a possível substituição dessas características nas organizações do futuro. A Estrutura Organizacional é a representação gráfica ou descritiva das áreas que compõe as Unidades, distribuídas em níveis hierárquicos. O Organograma é a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional. Estabelece a estrutura formal da empresa num determinado momento. A estrutura organizacional projeta e organiza os relacionamentos dos níveis hierárquicos e o fluxo das informações essenciais de uma Organização. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Vejamos algumas definições de estrutura organizacional: • Organização da empresa, é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos. (DJALMA, 2002) • Estrutura organizacional é a forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. (STONER, 1992) • Estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa (OLIVEIRA, 2004) COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Oliveira (2004), destaca que três são os componentes da estrutura organizacional: A) Sistema de responsabilidades (resultado da alocação de atividades), constituído por: - departamentalização; - linha e assessoria; e - especialização do trabalho. COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL B) Sistema de autoridades (resultado da distribuição do poder) , constituído por: - amplitude administrativa ou de controle; - níveis hierárquicos; - delegação; e - centralização ou descentralização. C) Sistema de comunicações (resultado da interação das unidades organizacionais), constituído por: - o que, como, quando, de quem e para quem comunicar. ESTRUTURA Cury (2005) ressalva que no desenvolvimento do processo de departamentalização, além dos referenciais ligados a teorias e modelos, devem ser levados em conta alguns aspectos importantes, que exercem papel preponderante na solução final , como o clima da organização, seus produtos, seu processo político, recursos e outros problemas relevantes, tanto na área formal quanto na informal. Segundo Oliveira (2004), qualquer empresa possui dois tipos de estrutura: formal e informal. Organização é um tipo de associação em que os indivíduos se dedicam a tarefas estabelecidas e estão buscando objetivos específicos. Neste sentido, a palavra organização denota qualquer empreendimento humano. As empresas constituem um exemplo de organização social. ESTRUTURA Entre os fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional da empresa, segundo Drucker (2002): • A natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e seus executivos; • As atividades operacionais exigidas para alcançar esses objetivos; • A sequência de passos necessários para proporcionar os produtos ou serviços que os funcionários e clientes desejam ou necessitam; • As funções administrativas a desempenhar; • As limitações da habilidade de cada pessoa na empresa, além das limitações tecnológicas; • As necessidades sociais dos executivos e funcionários da empresa; e • O tamanho da empresa.ESTRURA FORMAL Toda organização tem uma estrutura formal de autoridade, mediante a qual se definem, dispõem e coordenam as fases e métodos de trabalho para melhor se atingir o objetivo. A estrutura formal da empresa está assentada nos princípios da divisão do trabalho, da especialização, da hierarquia e da responsabilidade. Objeto de grande parte de estudo das organizações empresariais, é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns aspectos, pelo organograma. ESTRURA FORMAL Pode-se destacar as seguintes vantagens da estrutura formal: • Ênfase a posições em termos de autoridades e responsabilidades; • É estável; • Está sujeita a controle; • Está na estrutura; • Líder formal; e • Reconhecida juridicamente de fato e de direito. ESTRUTURA INFORMAL É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve, espontaneamente, quando as pessoas se reúnem. A estrutura informal não é planejada e surge, naturalmente, da interação social dos profissionais de uma empresa, e não aparece no organograma. A estrutura informal é um bom lugar para líderes formais se desenvolverem, mas deve-se lembrar que nem sempre um líder informal se constitui no melhor dirigente formal. Alguns líderes informais falham como líderes formais porque temem responsabilidade formal, algo que eles não têm como líderes informais. ESTRUTURA INFORMAL Oliveira (2004, p. 86) destaca as vantagens e desvantagens da estrutura informal: VANTAGENS DA ESTRUTURA INFORMAL: • Proporciona maior rapidez no processo; • Complementa a estrutura formal; • Reduz a carga de comunicação dos chefes; e • Motiva e integra as pessoas na empresa. DESVANTAGENS DA ESTRUTURA INFORMAL: • Desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias; • Dificuldade de controle; e • Possibilidade de atritos entre pessoas. ESTRUTURA INFORMAL FATORES QUE CONDICIONAM O APARECIMENTO DA ESTRUTURA INFORMAL: • Interesses comuns; • Interação provocada pela própria estrutura formal; • Defeitos na estrutura formal; • Flutuação do pessoal dentro da empresa; • Períodos de lazer; • Disputa de poder. A estrutura informal será bem utilizada quando: os objetivos da empresa forem idênticos aos objetivos dos indivíduos. ANÁLISE ORGANIZACIONAL – aula 2 PROFESSOR ANTONIO VIANA MATIAS Rio de Janeiro, 2011 AULA 2 – DESENHO ORGANIZACIONAL Nesta aula serão abordados os seguintes assuntos: - Como identificar os principais requisitos e características do Desenho Organizacional. DESENHO ORGANIZACIONAL Desenho Organizacional envolve a definição da estrutura básica da empresa e como a tarefa empresarial será dividida e atribuída entre departamentos, divisões, unidades, equipes e cargos. Esses aspectos são divulgados nos organogramas, manuais de organização e descrições de cargos. O Desenho Organizacional – o retrato da estrutura da organização – define os órgãos, níveis, atribuições, responsabilidades, recursos e competências necessárias à dinâmica organizacional. OBJETIVOS DO DESENHO ORGANIZACIONAL O objetivo primordial do Desenho Organizacional é o de encontrar coerência e compatibilidade entre os diferentes tipos de variáveis (objetivos de empresa, estratégias, tecnologias, tamanho da empresa, entre outros). Resumidamente: - Definir autoridade e responsabilidade; - Aglutinar recursos organizacionais; - Convergir competências organizacionais; - Tratar da organização como um todo sistêmico; - Aumentar a eficiência e eficácia das operações; e - Dar sentido de missão organizacional. REQUISITOS DO DESENHO ORGANIZACIONAL O Desenho Organizacional constitui uma das prioridades da administração, pois define como a organização irá funcionar e como seus recursos serão disponibilizados e aplicados. O Desenho Organizacional contribui de quatro maneiras diferentes para a organização, ou seja, procura atender a quatro requisitos básicos: ● Estrutura Básica → Divisão do Trabalho e Diferenciação ● Mecanismo de Operação → Regras e Regulamentos ● Mecanismos de Decisão → Hierarquia de Autoridade ● Mecanismo de Coordenação → Integração REQUISITOS DO DESENHO ORGANIZACIONAL ESTRUTURA BÁSICA Divisão do trabalho organizacional e alocação dos recursos empresariais para que o sistema funcione integrado e satisfatoriamente. A estrutura básica define como será dividida a tarefa da empresa (pela especialização vertical – também chamada hierarquia – e pela especialização horizontal – também chamada de departamentalização), bem como o formato organizacional mais adequado ao negócio da empresa. REQUISITOS DO DESENHO ORGANIZACIONAL ESTRUTURA BÁSICA: NOVAS TENDÊNCIAS A organização funcional está sendo paulatinamente substituída por uma organização baseada em equipes multifuncionais dedicadas aos processos empresariais. O resultado tem sido o achatamento da pirâmide organizacional (downsizing) com a redução dos níveis hierárquicos intermediários para aproximar a base do topo da organização, ao mesmo tempo que substitui os departamentos definitivos por equipes autônomas e transitórias, como também a atribuição das atividades- meio para terceiros (terceirização) e concentrar os seus esforços nas atividades-fins. REQUISITOS DO DESENHO ORGANIZACIONAL MECANISMOS DE OPERAÇÃO Indica aos empregados da empresa o que devem e o que não devem fazer, por meio das descrições de cargos, procedimentos e rotinas de trabalho, normas e regulamentos internos, padrões de desempenho, sistemas de avaliação de desempenho etc. O mecanismo de operação, que se baseia na existência de normas, regas e regulamentos e define aspectos dinâmicos da organização, é retratado nos manuais de organização ou rotinas e procedimentos. REQUISITOS DO DESENHO ORGANIZACIONAL MECANISMOS DE OPERAÇÃO: NOVAS TENDÊNCIAS Com o uso da reengenharia e de outros tipos de programas de mudanças organizacionais, as rotinas e os procedimentos estão gradativamente perdendo importância como mecanismo de operação, em detrimento da focalização na missão organizacional e nas metas e resultados a serem alcançados. Temos portanto uma inversão de valores: a ênfase nos meios e comportamentos padronizados cede lugar a uma forte ênfase nos objetivos e metas a cumprir. REQUISITOS DO DESENHO ORGANIZACIONAL MECANISMOS DE DECISÃO Estabelece o processo de tomada de decisão para encontrar consonância entre os objetivos globais da organização e os objetivos específicos de cada um dos órgãos e unidades que a compõem. O mecanismo da decisão define o poder de tomar decisões na organização e a autoridade dele decorrente. Corresponde à distribuição do poder e à hierarquia da autoridade para tomar decisões dentro da organização. REQUISITOS DO DESENHO ORGANIZACIONAL MECANISMOS DE DECISÃO: NOVS TENDÊNCIAS Existe uma forte tendência à descentralização da autoridade no sentido de se deslocar o processo decisório para o ponto focal no qual o trabalho é realizado. Com isso, cada funcionário torna- se mais do que um simples executor da sua atividade: passa a trabalhar como se fosse o gerente de seu negócio, assumindo as informações necessárias e tomando as decisões no sentido de resolver o problema do cliente, seja ele interno ou externo.REQUISITOS DO DESENHO ORGANIZACIONAL MECANISMOS DE COORDENAÇÃO Define como a organização deve harmonizar e integrar suas diferentes partes em função da divisão do trabalho organizacional. Enquanto a estrutura básica divide o trabalho e diferencia as partes, o mecanismo de coordenação integra e dá consistência ao todo. É a busca da integração para compensar a diferenciação da tarefa organizacional. REQUISITOS DO DESENHO ORGANIZACIONAL MECANISMOS DE COORDENAÇÃO: NOVAS TENDÊNCIAS Há uma forte tendência de descentralizar a coordenação organizacional e substituir os tradicionais mecanismos de integração por uma focalização no cliente interno, isto é, fazer com que cada cargo ou pessoa na organização seja visualizado como um elo de uma cadeia de valor: cada pessoa ou cargo é focalizado como um sistema que importa insumos de um fornecedor e exporta resultados para um cliente. O trabalho em grupo e solidário passa a substituir o trabalho individual e solitário. CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DO DESENHO ORGANIZACIONAL O Desenho Organizacional deve reunir e compatibilizar quatro características principais: diferenciação, formalização, centralização e integração. Nas empresas, cada uma dessas características varia enormemente e provoca uma imensa heterogeneidade de desenhos organizacionais, razão pela qual não existem duas empresas com desenhos iguais. CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DO DESENHO ORGANIZACIONAL Diferenciação É uma técnica administrativa que se encontra relacionada com a divisão do trabalho organizacional. Pode ser feia nas seguintes formas: – Horizontal - divisão por departamentos ou divisões; – Diferenciação Vertical - divisão a nível hierárquico; – Diferenciação em Tarefas Especializadas - divisão através da criação de órgãos ou cargos especializados.. O grau de diferenciação está directamente relacionado com o grau de heterogeneidade e complexidade organizacionais, sendo o factor que torna a organização alta (exemplo: níveis hierárquicos) ou achatada (exemplo: departamentos). CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DO DESENHO ORGANIZACIONAL Formalização É uma técnica administrativa que se fundamenta na determinação de “como”, “quando” e “por quem” cada tarefa deve ser efetuada, bem como na respectiva elaboração de regras e regulamentos, que levam ao encaminhamento dos comportamentos dos intervenientes. Quanto maior o grau de formalização maior é o grau de burocracia, mecanicismo e de rotina. CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DO DESENHO ORGANIZACIONAL Formalização – cont. A formalização pode ser elaborada por meio: – Do cargo - especificidades inerentes ao cargo que desenvolvem; – Do fluxo do trabalho - especificidades inerentes a procedimentos ou à forma como esses procedimentos devem ser realizados; – De regras e regulamentos - determinações independentemente do cargo ou do fluxo de trabalho que possuam. CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DO DESENHO ORGANIZACIONAL Centralização É uma técnica organizacional que consiste na distribuição da autoridade (direito organizacional de exigir que uma tarefa seja executada) dentro da organização. A forma como a autoridade é distribuída pode caracterizar- se: – Pela centralização - as decisões são única e exclusivamente pelo topo da organização (um individuo ou um grupo restrito de indivíduos); – Pela descentralização - as decisões são delegadas aos níveis hierárquicos mais baixos. – Neste sentido, os diferentes tipos de distribuições organizacionais apresentam vantagens e desvantagens. CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DO DESENHO ORGANIZACIONAL Centralização - cont. No que concerne à Centralização, as vantagens são o fato de as decisões serem tomadas por indivíduos treinados e preparados para tal, bem como o facto de estes estarem mais conscientes dos objetivos da organização. No que diz respeito às desvantagens apresentadas por esta é de realçar a falta de contato direto com a realidade vivenciada pelos trabalhadores. Relativamente à Descentralização, possui a vantagem de as decisões serem tomadas pelos executores. A falha na informação e coordenação entre departamentos, constitui uma desvantagem. CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DO DESENHO ORGANIZACIONAL Integração É uma técnica organizacional relacionada com a diferenciação, isto é, a integração e coordenação das actividades entre as hierarquias. Existem vários esquemas direccionados para que haja integração e coordenação entre os diferentes níveis hierárquicos, tais como: – Hierarquia administrativa - todas as subunidades têm que se dirigir ao mesmo superior; – Departamentalização - a divisão do trabalho é feita no sentido horizontal, promovendo a especialização de cada departamento; CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DO DESENHO ORGANIZACIONAL Integração – cont. – Assessoria - pretende evitar a sobrecarga da hierarquia, recorrendo a assistentes executivos de linha ou a especialistas funcionais, aumentando a quantidade de informação processada; – Comissões e forças-tarefas - formação de uma comissão para que as decisões sejam tomadas em grupo com representantes das várias subunidades; – Regras e procedimentos - diminui a sobrecarga da hierarquia relativamente a decisões rotineiras; – Objectivos e planos - tem a mesma finalidade que regras e procedimentos mas a curto prazo; – Arranjo físico ou arquitectura - recorre-se ao arranjo espacial para que haja uma maior comunicação entre as subunidades. • TAMANHO ORGANIZACIONAL O tamanho organizacional se refere às dimensões da organização em um determinado momento. Toda empresa pode defrontar-se com quatro tipos de situação quanto ao seu tamanho organizacional: • CRESCIMENTO: caracterizada por um aumento de tamanho, seja em recursos, seja em cobertura de mercado ou outros. • DESENVOLVIMENTO: caracterizada por uma certa melhoria, seja, por exemplo, em recursos, abrangência de mercado, níveis de qualidade e produtividade, rentabilidade. TAMANHO ORGANIZACIONAL • SOBREVIVÊNCIA: caracterizada pela manutenção da situação que a empresa conseguiu alcançar. A empresa pode sobreviver mantendo-se em uma situação inalterada ao longo do tempo, sem crescer e sem declinar. • DECLÍNIO: caracterizada por uma redução de suas atividades, perda de recursos ou diminuição de sua abrangência mercadológica. O crescimento provoca mudanças e alterações tanto no tamanho quanto na forma de organização (desenho organizacional da estrutura) da empresa.O tamanho é uma conseqüência do crescimento e pode ser facilmente observado e medido, em função de variar conforme o tempo e o espaço. ANÁLISE ORGANIZACIONAL – aula 3 PROFESSOR ANTONIO VIANA MATIAS Rio de Janeiro, 2011 AULA 3 – TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÃO Nesta aula serão abordados os seguintes assuntos: - Diferentes tipos de estrutura organizacional: a organização linear, a organização funcional e a organização linha-staff. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÕES INTRODUÇÃO As estruturas formais foram a maneira como os teóricos conseguiram definir a forma como as empresas se organizavam. Na falta de idéias que exprimissem o dinamismo das organizações, o dinamismo da vida no interior delas, optaram por retratá-las não como operavam, mas como elas se organizavam, o que são duas coisas distintas. As estruturas organizacionais mais usadassão: • Linear, clássica ou militar. • Funcional. • Linha e Assessoria (estafe) • Comissional ou colegiada • Matricial. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÕES ORGANIZAÇÃO LINEAR Segundo Chiavenato (2006), a Organização Linear é a estrutura mais simples e antiga, baseada na autoridade linear. A autoridade linear é uma decorrência do princípio da unidade de comando: significa que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e não a reparte com ninguém. A organização linear ou estrutura linear tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. Entre o superior e os subordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade e de responsabilidades. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANZIAÇÕES ORGANIZAÇÃO LINEAR Tipos Tradicionais de Organizações CARACTERÍSTICAS DA ORGANIZAÇÃO LINEAR As principais características da organização linear: A) Autoridade linear ou única: decorrente da aplicação do princípio da unidade de comando, pelo qual o superior tem autoridade única e exclusiva sobre os seus subordinados. B) Linhas formais de comunicação: as comunicações entre as pessoas ou unidades são feitas unicamente por meio das linhas existentes no organograma, denominadas canais de comunicação. Tipos Tradicionais de Organizações CARACTERÍSTICAS DA ORGANIZAÇÃO LINEAR C) Centralização das decisões: como o terminal da comunicação liga a posição subordinada ao seu superior e na sequência acima, a autoridade linear que comanda toda a empresa centraliza-se no topo do organograma. D) Formato piramidal: em decorrência da centralização da autoridade no topo da organização, da cadeia escalar e da unidade de comando, a organização linear apresenta uma formatação tipicamente piramidal. Tipos Tradicionais de Organizações VANTAGENS DA ESTRUTURA EM LINHA Dentre as vantagens da estrutura em linha é possível destacar: • aplicação simples; • fácil transmissão de ordens e recebimento de informações; • definição clara dos deveres e responsabilidades; • decisões rápidas; • fácil manutenção da disciplina; e • baixo custo de administração. Tipos Tradicionais de Organizações DESVANTAGENS DA ESTRUTURA EM LINHA Dentre as desvantagens da estrutura em linha é possível destacar: • não favorece a especialização; • sobrecarrega a direção; • organização rígida; • exige chefes excepcionais; • não favorece o espírito de equipe, de cooperação; • a excessiva centralização dificulta a substituição do chefe. Tipos Tradicionais de Organizações ESTRUTURA EM LINHA: CONCLUSÃO Pode-se concluir que esse tipo de estrutura é recomendado para empresas simples. Nela, suas vantagens são importantes e suas desvantagens pequenas. Não há interrupções em organizações pequenas, por causa dos conhecimentos pessoais e da comunicação informal. Não havendo complexidade, não há exigência de pessoas excepcionais para posições de chefia. Quando a empresa cresce, poderá ter que utilizar uma estrutura que possua também assessorias e autoridade funcional. Tipos Tradicionais de Organizações ESTRUTURA EM LINHA: CONCLUSÃO A organização linear é aplicável especialmente nos seguintes casos em que a empresa: • é pequena e não requer especialista em tarefas altamente técnicas; • está nos estágios iniciais; e • desenvolve tarefas padronizadas, rotineiras e com raras alterações e tem estrutura estável e permanente. Tipos Tradicionais de Organizações ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL Este tipo de estrutura é fundamentado na técnica da supervisão funcional, tendo sido planejada para implantar as idéias de Taylor e tem larga aplicação na base da organização, em que prevalece a especialização. Na estrutura funcional, a autoridade passa pelos níveis de gerenciamento para ser compartilhada entre as funções técnicas e administrativas, as quais se baseiam num conjunto de tarefas comum a todas as funções. Um indivíduo pode prestar contas a vários superiores, cada qual exercendo sua autoridade especializada na tarefa. Tipos Tradicionais de Organizações ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL O tipo de estrutura funcional deriva do sistema de maximizar a eficiência numa fábrica. Esse sistema se caracteriza por: • separar funções de preparação das de execução; • receber um mesmo trabalhador ordens de mais de um encarregado Tipos Tradicionais de Organizações CARACTERÍSTICAS DA ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL As principais características da estrutura funcional: • valorização da especialização; • multiplicidade de contatos entre supervisores e executores: cada empregado recebe ordens simultaneamente de mais de um supervisor; • aplicação da divisão do trabalho às tarefas de execução e às de supervisão; e • tem larga aplicação em trabalhos de natureza industrial, linha de produção ou montagem de grande valor. Tipos Tradicionais de Organizações EXEMPLO DE ESTRUTURA FUNCIONAL Tipos Tradicionais de Organizações VANTAGENS DA ESTRUTURA FUNCIONAL A estrutura funcional apresenta como vantagens: • promoção da especialização e o aperfeiçoamento; • maior facilidade de adaptação das capacidades e aptidões à função; • promoção da cooperação e o trabalho em equipe; • toma a organização de produção mais flexível. • aumenta o controle indireto e diminui o custo de fiscalização; e • desenvolve as comunicações diretas, sem intermediação. DESVANTAGENS DA ESTRUTURA FUNCIONAL As desvantagens da estrutura funcional: • difícil aplicação, requerendo maior habilidade gerencial; • requer maior e mais difícil coordenação; • difícil manutenção da disciplina; • dificuldade na formação de chefes administrativos; • divisão de controle; e • ocorre perda da visão global. Tipos Tradicionais de Organizações Tipos Tradicionais de Organizações ESTRUTURA FUNCIONAL: CONCLUSÃO Esse tipo de estrutura tem sua aplicação restrita à: • empresa, que, por ser pequena, tem equipe de especialistas bem entrosada; e • determinada circunstância, quando é necessário delegar competência e autoridade funcional a órgão especializado a fim de implantar determinado sistema Tipos Tradicionais de Organizações Segundo Robbins (2001), ainda hoje, a maioria dos gerentes não encara a especialização do trabalho nem como obsoleta nem como fonte inesgotável de aumento da produtividade. Ao contrário, reconhecem as economias que ela propicia em certos tipos de trabalhos e os problemas que cria quando levada longe demais. O McDonald’s, por exemplo, utiliza uma alta especialização do trabalho para produzir e vender com eficiência hambúrgueres e batatas fritas. O pessoal médico, na maioria das organizações de assistência à saúde, é altamente especializado. Tipos Tradicionais de Organizações ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF A estrutura linha e assessoria, segue as características básicas da estrutura linear, distinguindo-se desta pela existência de órgão de staff junto aos gerentes de linha. Esses órgãos de staff têm a função de assessoramento e de aconselhamento em matéria especializada ao executivo ao qual estão ligados, não tendo nenhuma autoridade ou responsabilidade na execução. Com esse recurso, não mais necessitaráa organização recrutar chefes excepcionais, cada vez mais raros nas complexas sociedades atuais, de grandes e complexas organizações, sempre em mudanças. Tipos Tradicionais de Organizações CRITÉRIOS DE DISTINÇÃO ENTRE LINHA E STAFF - Relacionado aos objetivos: todas as atividades relacionadas ao objetivo principal da organização, ou atividades-fins, serão de linha; enquanto que as demais serão de staffs ou atividades-meio; - Órgãos executores ou operacionais pertencem a linha; - Órgão de apoio ou consultores pertencem a staff. Tipos Tradicionais de Organizações CARACTERÍSTICAS ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF As características da estrutura linha e assessoria: • predominam as bases da linear; • mantém um corpo de assessores técnicos; • conserva o princípio da hierarquia; • institui obrigatoriamente a consulta de ordem técnica; • apresenta dificuldades no relacionamento entre diretores e assessores; • ocorre separação entre órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio (assessores). Tipos Tradicionais de Organizações EXEMPLO DE ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF Tipos Tradicionais de Organizações VANTAGENS ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF As vantagens dessa estrutura são: • facilitar a participação de especialistas em qualquer ponto de linha hierárquica; • possibilitar melhor controle da quantidade e da qualidade; • favorecer a execução do trabalho das unidades de linha; • utilizar em maior grau a divisão do trabalho; • conserva o princípio da unidade de comando, assegurando uma assessoria especializada e inovadora; e • reduz a necessidade de os chefes terem pleno conhecimento sobre todos os assuntos. ESTUDO DE CASO A empresa VIVI tem três diretorias ligadas à presidência. Sendo que a Diretoria de Recursos Humanos tem dois departamentos: Recrutamento e Seleção e Folha de Pagamento; a Diretoria de Marketing tem dois departamentos: Pesquisa e Vendas; e a diretoria de Produção tem quatro departamentos: Engenharia, Suprimentos, Planejamento e Controle da Produção e Fabricação. Elabore o organograma da empresa. ESTUDO DE CASO ANÁLISE ORGANIZACIONAL – aula 4 PROFESSOR ANTONIO VIANA MATIAS Rio de Janeiro, 2011 AULA 4 – TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÃO Nesta aula serão abordados os seguintes assuntos: - Diferentes tipos de estrutura organizacional: a Estrutura Matricial, Organizações Temporárias ou Adhocráticas e Estrutura em Rede. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÕES ESTRUTURA MATRICIAL Nasceu dentro da indústria aeroespacial, apoiada em tecnologia altamente sofisticada. Com o crescimento da especialização do trabalho, surgiram a alta tecnologia, a urgência do tempo para conclusão dos projetos e a exigência de flexibilidade para combinar várias unidades. Segundo Vasconcellos e Hemsley (2002), a forma matricial apareceu como uma solução devido à inadequação da estrutura funcional para as atividades integradas, isto é, aquelas que para serem realizadas exigem interação entre as áreas funcionais. A Matriz é uma forma de manter as unidades funcionais criando relações horizontais entre elas. Um aspecto particular da estrutura matricial é a dupla ou múltipla subordinação. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÕES CARACTERÍSTICAS DA ESTRUTURA MATRICIAL As características desse tipo de estrutura são: • É indicado para organização que opera em ambiente de incerteza e grande diferenciação e tecnologia complexa; • Combina o potencial de ação dos especialistas com ação para resultados; • Rompe a lógica da estrutura piramidal; • Rompe o conceito de unidade de comando; e • É indicada quando a empresa desenvolve vários projetos/produtos grandes e/ou pequenos e complexas tecnologias TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANZIAÇÕES VANTAGENS DA ESTRUTURA MATRICIAL Pode-se destacar as seguintes vantagens da estrutura matricial: - Quando os indivíduos estão em departamentos funcionais, suas habilidades são monopolizadas ou subutilizadas; e - A estrutura matricial é capaz de produzir uma sinergia entre os especialistas. Tipos Tradicionais de Organizações MATRIZ FUNCIONAL É Matriz na qual o nível hierárquico do gerente de projetos é inferior ao do gerente funcional. Ele está subordinado a um dos gerentes funcionais. Este tipo de Matriz é muito usado em organizações com poucos projetos interdisciplinares e com baixo grau de prioridade. Este tipo de Matriz é mais apropriado quando os recursos são limitados. Tipos Tradicionais de Organizações CONDIÇÕES QUE FAVORECEM A UTILIZAÇÃO DA MATRIZ FUNCIONAL - Pesquisa aplicada; - Projetos contratados externamente; - Pesquisa realizada em equipe; - Existência de pesquisa interdisciplinar; - Existência de capacitação para gerenciar projetos interdisciplinares no esquema matricial; e - Existência de pesquisadores com habilidades humanas para operar no esquema matricial com condições de suportar ambigüidades advinda da múltipla chefia. Tipos Tradicionais de Organizações EXEMPLO DE MATRIZ FUNCIONAL Tipos Tradicionais de Organizações MATRIZ PROJETOS É aquela em que os gerentes têm nível hierárquico superior aos gerentes funcionais. Geralmente é utilizada quando os projetos interdisciplinares têm prioridade para o sucesso da organização. Nestas situações muitas vezes os especialistas são transferidos fisicamente para o local próprio do projeto que se caracteriza por elevada dimensão de recursos e prazos relativamente longo. Tipos Tradicionais de Organizações CONDIÇÕES QUE FAVORECEM A UTILIZAÇÃO DA MATRIZ PROJETOS - Pesquisa aplicada; - Projetos contratados externamente; - Pesquisa realizada em equipe; - Existência de pesquisa interdisciplinar; - Existência de capacitação para gerenciar projetos interdisciplinares; - Existência de pesquisadores com habilidades humanas para gerenciar projetos interdisciplinares; e - Existência de projetos interdisciplinares prioritários, o que justifica o nível hierárquico de seus gerentes ser superior ao nível dos gerentes funcionais. Tipos Tradicionais de Organizações EXEMPLO DE MATRIZ PROJETOS Tipos Tradicionais de Organizações BALANCEADA Este tipo de estrutura matricial é aquela que divide igualmente a autoridade entre os gerentes de projetos e os gerentes funcionais. Isso não significa que ambos decidem sobre qualquer assunto com mesmo poder de decisão, mais sim que a área de decisões de um é igual à do outro. Vasconcellos e Hemsley (2002) definem Matriz Balanceada aquela estrutura matricial que apresenta as seguintes características: - Os gerentes de projeto e gerentes funcionais têm o mesmo nível hierárquico e graus de autoridade semelhantes, embora em áreas diferentes; - Todos os gerentes de projetos interdisciplinares somente gerenciam projetos, não ocupando simultaneamente cargos funcionais; e - A comunicação entre o gerente de projeto e a equipe técnica do projeto é sempre direta, sem passar através dos gerentes funcionais. Tipos Tradicionais de Organizações CONDIÇÕES QUE FAVORECEM A UTILIZAÇÃO DA MATRIZ BALANCEADA - Pesquisa aplicada; - Projetos contratados externamente; - Pesquisa realizada em equipe; - Existência de pesquisa interdisciplinar; - Existência de capacitação para gerenciar projetos interdisciplinares no esquema matricial; e - Existência de pesquisadores comhabilidades humanas para operar no esquema matricial com condições de suportar ambigüidades advinda da múltipla chefia. - Importância dos projetos interdisciplinares para a instituição justifica a constituição de uma gerência com nível hierárquico igual ao dos gerentes funcionais. Tipos Tradicionais de Organizações EXEMPLO DE MATRIZ BALANCEADA Tipos Tradicionais de Organizações MATRICIAL FUNCIONAL X MATRIZ PROJETOS - Cumprimento de Prazos: acontece como maior precisão na Matriz Projetos, onde o gerente de projetos tem mais autoridade sobre os recursos; - Qualidade Técnica do Produto: é maior na Matriz Funcional porque o nível de especialização e formatação técnica é superior neste tipo de estrutura; - Eficiência no Uso de Recursos: é maior na Matriz Funcional porque há muita capacidade e duplicação de atividades na Matriz Projetos; - Controle do Orçamento do Projeto: é maior na Matriz Projeto onde o gerente de projeto tem mais autoridade e controle para o orçamento; Tipos Tradicionais de Organizações MATRICIAL FUNCIONAL X MATRIZ PROJETOS - Satisfação no Trabalho: é maior na Matriz Funcional para os técnicos que preferem especialização. É maior na Matriz Projeto para os técnicos que preferem diversificação de atividades e trabalham com grupos diferentes; - Desenvolvimento de Capacitação Técnica na Organização: é maior na Matriz Funcional que é mais propicia à especialização, ao treinamento técnico e à formação de uma memória técnica. ORGANIZAÇÕES TEMPORÁRIAS OU ADHOCRÁTICAS Segundo Chiavenato (2006, p. 226), nos últimos anos foram desenvolvidas soluções do tipo ad hoc (aqui e agora) para administrar a incerteza e a mudança. De acordo com o professor Agamêmnom Rocha Souza, “adhocracia é uma forma de organização baseada em numerosas unidades temporárias de trabalho, cuja composição, estrutura e dinâmica de funcionamento são extremamente flexíveis e estreitamente vinculadas aos desafios e necessidades de cada momento. Neste tipo de organização, manuais, normas escritas, descrições de cargo, organogramas e outros papéis tão valorizados no sistema burocrático perdem totalmente o sentido”. Tipos Tradicionais de Organizações Tipos Tradicionais de Organizações CARACTERÍSTICAS DA ADHOCRACIA Segundo Chiavenato (2006, p. 227), as principais características da adhocracia são: 1) EQUIPES E GRUPOS COOPERATIVOS: Resolvem problemas e desempenham atividades mutáveis de acordo com a situação. Os órgão tradicionais (departamento, divisões ou seções) são substituídos por equipes, geralmente multifuncionais. 2) TAREFAS EFÊMERAS: as posições e as tarefas não são permanentes nem especializadas, para que todos possam aprender continuamente com novas e diferentes atividades. Tipos Tradicionais de Organizações CARACTERÍSTICAS DA ADHOCRACIA 3) FORMAS ORGANIZACIONAIS FLEXÍVEIS E LIVRES: a hierarquia é substituída pela forte descentralização, as regras e os regulamentos são genéricos ou são reduzidos. A integração é fortemente impulsionada com comunicações informais e intensivas entre os participantes. 4) ÊNFASE NA MISSÃO A CUMPRIR; missões e problemas são o foco da adhocracia. A adhocracia existe para cumprir objetivos e resolver problemas. 5) COMUNIDADES DE INTERESSE: a adhocracia representa a junção de comunidades informais – ou mesmo formais – que se aglutinam em função de interesses comuns. Tipos Tradicionais de Organizações ESTRUTURA EM REDES A Estrutura em Rede, ou Organização em Rede (network), é um tipo de macro-estrutura organizacional que funciona segundo uma lógica de organograma circular ou em forma de estrela, no centro da qual está a organização principal. Em torno desta organização principal estão diversas outras entidades que prestam serviços à primeira: por exemplo, determinadas fases da produção, distribuição, sistemas de informação, etc.). O funcionamento deste tipo de organização assente geralmente em modernos sistemas informáticos e de telecomunicações que permitem a centralização da gestão e do controlo de todos os processos. Tipos Tradicionais de Organizações Para Chiavenato (2006), a estrutura em rede pode ser utilizada para unidades organizacionais ou para equipes integradas: 1) REDE DE UNIDADES: a rede é composta e diversas áreas de negócios relacionados com a empresa-mãe, que funciona como o núcleo principal. A rede é constituída de núcleo principal rodeado por empresas ou unidades de negócios, cada qual funcionando como um centro de lucro separada dos demais. oferecem múltiplas competências dentro de equipes, de tal maneira que a equipe se torne uma célula completa e totalmente integrada para cumprir integralmente determinada atividade ou missão. Tipos Tradicionais de Organizações 2) REDE DE EQUIPES: a rede é formada por várias equipes permanentes ou transitórias, dependendo das circunstâncias. No centro, o coordenador-geral das equipes rodeado por equipes: - interfuncionais: constituídas de especialistas que completam determinada função ou atividade, mas dependem de outras equipes nas suas específicas funções - multifuncionais: são compostas de vários especialistas que Tipos Tradicionais de Organizações CARACTERÍSTICAS DA ESTRUTURA EM REDES 1 - ELEVADA FLEXIBILIDADE: Maleável e adaptável a empresas que atuam em ambientes turbulentos e com tecnologia de ponta 2 - MOBILIDADE: Alta mobilidade. Pode atuar a qualquer momento, hora ou lugar. 3 - HORIZONTALIDADE: Focaliza a dinâmica de processos e não a hierarquia. 4 - CONECTIVIDADE: Rede virtual, TI e Internet. 5 - COORDENAÇÃO PRÓPRIA: Funciona como um subsistema perfeitamente integrado. 6 - AUTONOMIA: Deve dispor de total autonomia na busca de resultados. 7 - AUTOSUFICIÊNCIA DE RECURSOS E COMPETÊNCIAS: Cada equipe é um centro de custos e um centro de resultados. Tipos Tradicionais de Organizações VANTAGENS DA ESTRUTRA EM REDES 1 - Permite a virtualização do negócio: Empresas que não necessitam de tempo e espaço para funcionar. 2 - Permite a proliferação de unidades de negócios: Permite a integração de um infinidade de diferentes unidades de negócio. 3 - Baixíssimo custo operacional: Custos baixos de integração e operação, pois focaliza exclusivamente o trabalho a ser feito. Tipos Tradicionais de Organizações ORGANIZAÇÃO VIRTUAL Robbins (2001, p. 189/190), afirma que a essência da organização virtual (também chamada de organização em rede ou modular) está na pergunta: Por que ser dono quando se pode alugar? É uma organização pequena, de núcleo, que terceiriza as funções empresariais maiores. A organização virtual é altamente centralizada, com pouca ou nenhuma departamentalização. O autor cita como exemplo de estrutura virtual, o formato atual da indústria cinematográfica de Hollywood. Na era de ouro de Hollywood, os estúdios com MGM, Warner Brothers entre outros, possuíam enormes áreas de filmagem e empregavam milhares de especialistas em horário integral. Atualmente, a maioria dos filmes é feita por um grupo de indivíduos e pequenas companhias que se reúnem e fazem os filmes, projeto a projeto. ANÁLISE ORGANIZACIONAL – aula 5 PROFESSOR ANTONIO VIANA MATIAS Rio de Janeiro, 2011 AULA 5 – DESENHO DEPARTAMENTAL I Nesta aula serão abordados os seguintes assuntos: - Entender a configuração departamental, ou seja, os tipos de departamentalização.- Definir e caracterizar os diversos tipos de departamentalização DEPARTAMENTALIZAÇÃO Para Oliveira (2004, p. 118), departamentalização é: “o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais”. Montana e Charnov (1998, p. 159), consideram departamentalização como sendo: “um agrupamento de funções relacionadas em unidades gerenciáveis para atingir os objetivos organizacionais de maneira eficiente e eficaz”. Podemos portanto concluir que Departamento designa uma área, divisão ou um segmento distinto de uma empresa sobre o qual um administrador (seja diretor, chefe, supervisor entre outros) tem autoridade para o desempenho de atividades específicas. TIPOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO Departamentalização, como já foi salientado, é o processo através do qual as unidades são agrupadas em unidades maiores e assim sucessivamente até o topo da organização, dando origem aos diversos níveis hierárquicos. Existem diversas maneiras de uma empresa departamentalizar suas atividades. As mais comuns são: - departamentalização funcional; - departamentalização territorial ou por localização geográfica; - departamentalização por produtos ou serviços; - departamentalização por clientes; - departamentalização por processos; - departamentalização por projetos; - departamentalização matricial; e - departamentalização mista. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FUNÇÕES É considerado o método mais antigo e mais comum de se agrupar funções relacionadas é através de funções especializadas, como produção, recursos humanos, finanças e marketing. A departamentalização funcional tem como critério básico a área do conhecimento necessário para a realização da atividade. Assim, todas as pessoas que se utilizam dos conhecimentos de uma mesma área ficariam juntas na mesma unidade. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FUNÇÕES EXEMPLO DE ESTRUTURA FUNCIONAL DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FUNÇÕES VANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL - Permite agrupar os especialistas sob uma única chefia comum, quando há uma tarefa especializada. - Garante o máximo de utilização das habilidades técnicas das pessoas porque se baseia no principio da especialização ocupacional. - Permite economia pela utilização máxima de máquinas e de produção em massa. - Orienta pessoas para uma específica atividade, concentrando sua competência de maneira eficaz. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FUNÇÕES VANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL - Permite distinguir e manter o prestígio das funções principais da empresa, bem como realçar os objetivos primários e fundamentais da organização. - Indicada para circunstâncias estáveis e de pouca mudança que requeiram desempenho continuado de tarefas rotineiras. A grande vantagem da departamentalização funcional é permitir uma especialização nas várias áreas técnicas além de melhor utilizar os recursos humanos e materiais nestas áreas. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FUNÇÕES DESVANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL - A cooperação e comunicação interdepartamental, que é o contado e comunicação entre diferentes departamentos, é reduzida, em decorrência do isolamento em relação aos outros departamentos, pois cada departamento funcional possui seus próprios objetivos e prioridades. Com isso, sob pressão, criam-se diversas barreiras e conflitos entre os outros departamentos. Também geram limitações de autoridade e tomadas de decisões dos administradores. - A estrutura funcional tende a ser muito burocratizada, o que requer uma estrutura administrativa mais elaborada, com um número maior de níveis hierárquicos. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FUNÇÕES DESVANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL - Dificulta a adaptação e flexibilidade a mudanças externas, pois a abordagem é interna e não visualiza o que acontece no ambiente externo da organização ou de outro departamento. É inadequada quando a tecnologia e as circunstâncias externas são mutáveis ou imprevisíveis. - Devido à focalização interna de cada departamento e não sobre os objetivos globais da organização, existe uma carência de estruturas próprias de coordenação do andamento do trabalho, levando os problemas de coordenação para os níveis mais elevados da organização. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FUNÇÕES APLICAÇÕES DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL - É indicada para ambientes estáveis e de pouca mudança, que requeiram desempenho constante e repetitivo de tarefas rotineiras. - É recomendada para empresas que tenham poucas linhas de produtos ou serviços e permaneçam inalteradas por longo tempo. - Ela reflete um dos mais altos níveis de auto-orientação e de introversão administrativa, demonstrando a preocupação da empresa com a própria estrutura interna e com a eficiência nas suas atividades. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS Quando os produtos são muito diversificados, uma solução adequada é a departamentalização por Produtos ou Serviços. A departamentalização por Produtos agrupa na mesma unidade as pessoas que lidam com um mesmo produto ou linha de produtos. Com o tempo haverá alta especialização com cada produto ou serviço. Cada unidade não só conhecerá bem os aspectos de fabricação do seu produto ou serviço, mas também aqueles relacionados com a comercialização. A departamentalização por produtos ou serviços é indicada para circunstâncias ambientais instáveis e mutáveis, pois induz à cooperação e coordenação entre especialistas, atividades e tarefas, para um melhor desempenho do produto ou serviço. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS EXEMPLO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS VANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS - A responsabilidade é totalmente imposta ao nível de cada divisão dos departamentos para cada produto ou serviço, ou seja, o administrador no cargo de chefia de cada departamento é responsável pelo seu produto ou serviço. - Facilita a coordenação interdepartamental, uma vez que a preocupação básica é o produto e as diversas atividades departamentais tornam-se secundárias. - Melhorias na qualidade e facilidade de inovações, já que a concentração é em um único produto ou serviço, cada departamento produz com melhor qualidade ou mais inovação comparado-se a um departamento que produz diversos produtos. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS VANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS - Permite flexibilidade, pois as unidades de produção podem ser maiores ou menores, conforme as condições mudem, sem interferir na estrutura organizacional como um todo. O foco desse tipo de estrutura é predominante sobre os produtos e não sobre a sua estrutura organizacional interna. - As tomadas de decisões são mais independentes e pode- se responder melhor aos requisitos e necessidades do cliente. A administração torna-se mais ampla, gerando assim oportunidades de promoções dentro da organização. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS DESVANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS - Pode ser de coordenação mais difícil, quando do estabelecimentodas políticas gerais da empresa. - Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividades nos vários grupos de produtos ou serviços. - Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos ou serviços se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa. - Pode ocorrer redução nas oportunidades de carreira, pois a experiência profissional é limitada a uma única linha de produção, causando limitação no mercado de trabalho. APLICAÇÕES DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS 1) EM AMBIENTES INSTÁVEIS E MUTÁVEIS: pois induz a cooperação entre especialistas e coordenação de seus esforços para melhor desempenho do produto/serviço. 2) QUANDO AUTONOMIA E AUTO-SUFICIÊNCIA SÃO FUNDAMENTAIS: cada departamento passa a ter autonomia e auto-suficiência com as próprias unidades de produção, vendas, pesquisa e de desenvolvimento etc. 3) QUANDO A ATECNOLOGIA É ADAPTATIVA OU MUTÁVEL: a departamentalização por produto/serviço, juntamente com uma forte área de staff, é a mais apropriada. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR BASE TERRITORIAL OU LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA Esse tipo de estrutura é utilizada em empresas que cobrem grandes áreas geográficas e cujos mercados são extensos. Apóia-se na de premissa de que todas as atividades que se realizam em determinado território devem ser agrupadas e colocadas sob as mesmas ordens de um executivo. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR BASE TERRITORIAL OU LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA VANTAGENS - A administração conhecer melhor as peculiaridades da área onde atua. - Obter as vantagens econômicas de determinadas operações locais. - Possibilidade de uma ação mais imediata em determinada região. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR BASE TERRITORIAL OU LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA DESVANTAGENS - Duplicação de instalações e de pessoal, se não houver um planejamento adequado. - A preocupação estritamente territorial concentra-se mais nos aspectos mercadológicos e de produção, e quase não requer especialização. - A descentralização encerra em si mesma um limite de ação bastante amplo, podendo colocar em risco o negócio ou serviço que está sendo ofertado. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTES Quando a organização trabalha com diferentes tipos de clientes, exigindo tratamento especializado, a departamentalização por clientes pode ser a solução. São agrupadas, em uma mesma unidade, pessoas que lidam com o mesmo tipo de cliente. Segundo Chiavenato (2006, p. 242), as características dos clientes, como idade, nível socioeconômico, hábitos de compras por exemplo, constituem a base para esta estratégia, que é totalmente centrada no cliente. Empresas de energia elétrica frequentemente utilizam este tipo de departamentalização na área comercial, onde há uma unidade para tratar com pessoas jurídicas e outra para lidar com particulares. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTES CARACTERÍSTICAS - ÊNFASE NO CLIENTE: trata-se de uma estratégia que reflete a ênfase no consumidor do produto/serviço. Oferecido pela empresa. - DIVISÃO DO TRABALHO EM FUNÇÃO DO CLIENTE: a departamentalização por clientela divide as unidades organizacionais para que cada uma delas possa servir a um diferente tipo de cliente. - EXTROVERSÃO ADMINSITRATIVA: ajusta às demandas externas sobre a organização, para satisfazer às necessidades específicas de cada tipo de clientela. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTES EXEMPLO DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTES VANTAGENS - A focalização é exclusivamente no cliente, com isso as necessidades de cada tipo de cliente são mais bem atendidas. - A focalização externa na clientela torna a organização mais atenta para as mudanças das necessidades e preferências dos clientes, característica que não ocorre na estrutura funcional. - As decisões internas são rapidamente tomadas através do retorno proporcionado pelos clientes. Devido a isso, uma linha deficiente de determinado produto é facilmente percebida DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTES DESVANTAGENS - Podem existir dificuldades de coordenação entre esse tipo de departamentalização e outros tipos, devido aos gerentes dos departamentos por clientes exigirem, um tratamento especial. - Ocorre duplicidade de esforços e recursos, o que provoca maiores investimentos e custos operacionais. - Os sistemas internos precisam ser organizados de diferentes maneiras para servir os diferentes segmentos de cliente, o que torna a administração mais complexa. - As demais atividades e objetivos da organização, por exemplo, produtividade e eficiência, podem tornar-se secundários, devido à preocupação exclusiva pelo cliente. Aula de Revisão da AV 1 (simulado) Prof.: Antonio Viana Matias ANÁLISE ORGANIZACIONAL AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Conteúdo Programático desta aula Nesta aula você fará uma revisão de conteúdo das aulas 1 a 5, através de um simulado, com questões objetivas. Tipos Tradic ionais de Organização – AULA3 Tipos Tradicionais de Organização – Parte II – Aula 4 Tipos Tradicionais de Organização – Parte II – Aula 4 Tipos Tradicionais de Organização – Parte II – Aula 4 Tipos Tradicionais d e Organização – Parte II – Aula 4 AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL AULA 1 - ORIGENS DOS ESTUDOS DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 1) A organização significa o arranjo e disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos. Portanto é possível afirmar: I - Esse arranjo se manifesta na divisão do trabalho em unidades organizacionais, como divisões ou departamentos e cargos, a definição de linhas formais de autoridade e a adoção de mecanismos para coordenar as diversas tarefas organizacionais. II - Estrutura Organizacional é a forma como as empresas se articulam para desenvolver as suas atividades. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Com base nas afirmações acima, podemos concluir: A) somente a afirmação I é verdadeira B) somente a afirmação II é verdadeira C) nenhuma afirmação é verdadeira D) todas as afirmações são verdadeiras AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 2) A organização significa o arranjo e disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos. Portanto é possível afirmar: I - As grandes empresas não precisaram se articular para desenvolver estratégias e novas estruturas de organização para atender a demanda de mercado de massa, de mudanças tecnológicas constantes. II - Ela deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa, é o instrumento básico para concretização do processo organizacional. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Com base nas afirmações acima, podemos concluir: A) somente a afirmação I é verdadeira B) somente a afirmação II é verdadeira C) nenhuma afirmação é verdadeira D) todas as afirmações são verdadeiras AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 3) Apesar de alguns autores mais modernos de teoria administrativa, criticarem as organizações contemporâneasquanto ao excesso de formalismo na observância do modelo burocrático e de estruturas rígidas de autoridade, acenando com a possível substituição dessas características nas organizações do futuro. Portanto é possível afirmar: I - A Estrutura Organizacional é a representação gráfica ou descritiva das áreas que compõe as Unidades, distribuídas em níveis hierárquicos. II – O fluxograma é a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional. Estabelece a estrutura formal da empresa num determinado momento. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Com base nas afirmações acima, podemos concluir: A) somente a afirmação I é verdadeira B) somente a afirmação II é verdadeira C) nenhuma afirmação é verdadeira D) todas as afirmações são verdadeiras AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 4) Oliveira (2004), destaca que três são os componentes da estrutura organizacional: Sistema de responsabilidades; Sistema de autoridades; e Sistema de comunicações. O sistema de responsabilidades é constituído por: A) amplitude administrativa ou de controle; níveis hierárquicos; e delegação. B) departamentalização; linha e assessoria; e especialização do trabalho. C) centralização ou descentralização; níveis hierárquicos; e delegação. D) departamentalização; centralização ou descentralização; e amplitude administrativa. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL AULA 2 - DESENHO ORGANIZACIONAL 1) Desenho Organizacional envolve a definição da estrutura básica da empresa e como a tarefa empresarial será dividida e atribuída entre departamentos, divisões, unidades, equipes e cargos. Esses aspectos são divulgados: A) no planejamento operacional B) nos manuais da organização C) no plano da qualidade D) no planejamento tático AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 2) O objetivo primordial do Desenho Organizacional é o de encontrar coerência e compatibilidade entre os diferentes tipos de variáveis. Identifique a variável que NÃO é pertinente ao Desenho Organizacional: A) fluxograma B) tamanho da empresa C) tecnologias D) objetivos da empresa AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 3) O Desenho Organizacional constitui uma das prioridades da administração, pois define como a organização irá funcionar e como seus recursos serão disponibilizados e aplicados. O Desenho Organizacional contribui de quatro maneiras diferentes para a organização, ou seja, procura atender a quatro requisitos básicos: mecanismos de decisão estrutura, mecanismo de operação, mecanismos de decisão e mecanismos de coordenação. O mecanismo de operação é considerado: A) a integração B) a divisão do trabalho e diferenciação C) regras e regulamentos D) hierarquia de autoridade AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 4) O desenho Organizacional deve reunir quatro características principais: diferenciação, formalização, centralização e integração. A formalização pode ser elaborada por meio: A) da descentralização B) da centralização C) da diferenciação vertical D) de regras e regulamentos AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 5) O desenho Organizacional deve reunir quatro características principais: diferenciação, formalização, centralização e integração. A integração pode ser feita por meio: A) da descentralização B) da centralização C) da departamentalização D) de regras e regulamentos AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL AULAS 3 e 4 - TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÕES 1) Amplitude de controle é o número de funcionários que um gerente consegue administrar com eficácia PORQUE Quanto maior a amplitude, tanto menor o numero de subordinados A) A primeira afirmativa é falsa e a segunda verdadeira B) A primeira afirmativa é verdadeira e a segunda falsa C)As duas afirmativas são verdadeiras, e a segunda justifica a primeira D) Nenhuma das afirmativas são verdadeiras. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 2) Existem alguns fatores que influenciam a amplitude pratica de controle nas empresas, entre os quais podem ser citados: I - os deveres pessoais do chefe; II - as habilidades pessoais do chefe lidar com os subordinados; III - os níveis de capacitação profissional do chefe; Com base nas afirmações acima, podemos concluir: A) somente as afirmações I e II são verdadeiras B) somente as afirmações I e III são verdadeiras C) somente as afirmações II e III são verdadeiras D) todas as afirmações são verdadeiras AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 3) A organização linear é a estrutura mais simples e antiga, baseada na autoridade linear. A autoridade linear é uma decorrência do princípio da unidade de comando. Dentre as afirmativas abaixo, qual NÃO corresponde a uma das característica da organização linear: A) formato piramidal B) centralização das decisões C) linhas informais de comunicação D) autoridade única AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 4) A organização funcional é fundamentada na técnica da supervisão funcional, tendo sido planejada para implementar as idéias de Taylor. O foco da estrutura funcional deriva do sistema de maximizar a eficiência numa fábrica. Esse sistema é caracterizado por: I – juntar as funções de preparação das de execução. II – receber um mesmo trabalhador ordens de mais de um encarregado. Com base nas afirmações acima, podemos concluir: A) somente a afirmação I é verdadeira B) somente a afirmação II é verdadeira C) nenhuma afirmação é verdadeira D) todas as afirmações são verdadeiras AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 5) A organização Linear é a estrutura mais simples e antiga, baseada na autoridade linear. As vantagens dessa estrutura são: I – delimitação clara das responsabilidades; II – comunicação direta sem intermediários ou necessidade de seguir canais formais; III – é bastante estável graças a centralização do poder e do controle. Com base nas afirmações acima, podemos concluir: A) somente as afirmações I e II são verdadeiras B) somente as afirmações I e III são verdadeiras C) somente as afirmações II e III são verdadeiras D) todas as informações são verdadeiras AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 6) A Organização Linear é a estrutura mais simples e antiga, baseada na autoridade linear. As desvantagens dessa estrutura são: I – perda de visão do conjunto pode levar a multiplicidade de objetivos; II – a unidade de comando torna os chefes generalistas, o que pressupões a existência de chefes capazes de saber tudo; III – pode tornar autocrática pela centralização do poder. Com base nas afirmações acima, podemos concluir: A) somente as afirmações I e II são verdadeiras B) somente as afirmações I e III são verdadeiras C) somente as afirmações II e III são verdadeiras D) todas as afirmações são verdadeiras. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 7) A estrutura em linha e assessoria, segue as características básicas da estrutura linear PORQUE distinguindo-se desta pela existência de órgão de staff junto aos gerentes de linha. A) a primeira afirmativa é verdadeira, e a segunda é falsa. B) a primeira afirmativa é falsa, e a segunda éverdadeira. C) as duas afirmativas são falsas. D) as duas afirmativas são verdadeiras, e a segunda justifica a primeira. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 8) Dentre os critérios de distinção entre linha e staff listados abaixo, identifique a afirmativa INCORRETA: A) todas as atividades relacionadas ao objetivo principal da organização, ou atividades-fins, serão de linha. B) órgão executores ou operacionais pertencem a linha. C) órgão de apoio ou consultores pertencem a linha. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 9) A matriz é uma combinação de estruturas, assim, há uma grande variedade de estruturas matriciais dependendo da dosagem com que cada tipo de estrutura participa dessa combinação. Dentre as principais formas de matriz, destaca-se: funcional, matriz projetos e balanceada. As condições que favorecem a utilização desses tipos de matrizes são muito semelhantes. Identifique a condição que somente é encontrada na matriz projetos: A) pesquisa aplicada. B) pesquisa realizada em equipe. C) existência de pesquisa interdisciplinar. D) existência de pesquisadores com habilidades humanas para gerenciar outros projetos interdisciplinares . AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 10) A Estrutura em Rede, ou Organização em Rede (network), é um tipo de macro-estrutura organizacional que funciona segundo uma lógica de organograma circular ou em forma de estrela, no centro da qual está a organização principal. Para Chiavenato (2006), a estrutura em rede pode ser utilizada para unidades organizacionais ou para equipes integradas: rede de unidades e rede de equipes. Quanto a estrutura em rede de equipes é possível afirmar: I - possui diversas áreas de negócios relacionados com a empresa mãe. II - possui um núcleo principal rodeado de empresas ou unidades de negócios. III - é formada por equipes permanentes ou transitórias. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Com base nas afirmações acima, podemos concluir: A) somente as afirmações I e II são verdadeiras B) somente as afirmações I e III são verdadeiras C) somente as afirmações II e III são verdadeiras D) todas as afirmativas são verdadeiras. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL AULA 5 - DESENHO DEPARTAMENTAL I 1) O desenho departamental decorre da diferenciação de atividades dentro da empresa. Conforme ocorre a especialização com o trabalho e o aparecimento de funções especializadas, a empresa passa a necessitar de coordenação dessas diferentes atividades e, para tanto, agrupa-as em unidades maiores. Podem ser consideras vantagens da departamentalização funcional: I – permitir agrupar os especialistas sob uma única chefia comum, quando há uma tarefa especializada. II – garantir o máximo de utilização das habilidades técnicas das pessoas. III – distinguir e manter o prestígio das funções principais da empresa: AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL Com base nas afirmações acima, podemos concluir: A) somente as afirmações I e II são verdadeiras B) somente as afirmações I e III são verdadeiras C) somente as afirmações II e III são verdadeiras D) todas as afirmativas são verdadeiras. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 2) A organização na base dos produtos ou serviços envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades em conformidade com as saídas ou os resultados da empresa. Identifique a afirmação NÃO pertinente a estrutura por produtos ou serviços. A) facilita o uso da tecnologia, das máquinas e dos equipamentos B) consiste no agrupamento das atividades e tarefas de acordo com as funções principais desenvolvidas dentro da empresa C) proporciona unidades semi-autônomas para operar dentro de grandes empresas. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL 3) A departamentalização por base territorial é utilizada por empresas que cobrem grandes áreas geográficas e cujos mercados são extensos. Identifique a afirmativa NÃO pertinente a esse tipo de departamentalização: A) é indicado para empresas voltadas ao varejo B) ocorre principalmente nas áreas de marketing e produção/operação C) é indicado para a área de produção e de vendas. D) é indicado para área financeira, pois sempre permite a descentralização. AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL GABARITO AULA 1 1) D 2) B 3) A 4) B AULA 2 1) B 2) A 3) C 4) D 5) C AULA 3 e 4 1) B 2) D 3) C 4) B 5) B 6) C 7) D 8) C 9) D 10) D AULA 5 1) D 2) B 3) D AULA - REVISÃO DA AV1 ANÁLISE ORGANIZACIONAL RESUMINDO - Nesta aula você fez uma revisão de conteúdo das aulas 1 a 5, através de um simulado. ANÁLISE ORGANIZACIONAL – aula 6 PROFESSOR ANTONIO VIANA MATIAS Rio de Janeiro, 2011 AULA 6 – DESENHO DEPARTAMENTAL II Nesta aula serão abordados os seguintes assuntos: • Explicar a configuração departamental, ou seja, o tipo de departamentalização. • Definir e caracterizar os diversos tipos de departamentalização estudadas nesta aula. DEPARTAMENTALIZAÇÃO Na aula anterior (aula 5), definimos que departamentalização é: “o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais” (OLIVEIRA, 2004). Vimos também os seguintes tipos de departamentalização: por funções, por produtos ou serviços, por localização geográfica e por cliente. Na aula de hoje serão abordados os seguintes tipos de departamentalização: - por processo; DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO INTRODUÇÃO As atividade são agrupadas de acordo com as etapas de um processo. É a departamentalização focado no processo. A organização faz uma abordagem divisional, envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com as etapas de execução de um processo. Frequentemente utilizada nas empresas industriais aos níveis mais baixos da estrutura organizacional das áreas produtivas. A indústria automobilística é constantemente citada como exemplo em organizaçõs privadas. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO DEFINIÇÃO DE PROCESSO Não existe uma definição padrão para processo, porém podemos encontrar alguns pontos em comum. Vejamos duas dessas definições: “Processo de negócio é o conjunto de atividades que tem por objetivo transformar insumos (entradas), adicionando- lhes valor por meio de procedimentos, em bens e serviços (saídas) que serão entregues e devem atender aos clientes” (TADEU CRUZ) “Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico”. (JOSÉ ERNESTO L. GONÇALVES) DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO DEFINIÇÃO DE PROCESSO Podemos concluir então, que um processo é um conjunto de atividades realizadas numa seqüência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes. É o próprio processo de produção dos bens ou serviços que determina a departamentalização. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO CARACTERÍSTICAS - FOCO NA SEQUÊNCIA DO PROCESSO: a diferenciação e o agrupamento se fazem pela sequência do processo produtivo
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