Slides 1 - Efic. e sistema (Prof Márcia)

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Universidade Federal do Ceará 
Faculdade de Economia, Administração, Atuária, 
Contabilidade e Secretariado-FEAACS 
Curso de Administração 
DISCIPLINA PROCESSO ADMINISTRATIVO 
Eficiência, eficácia, desempenho das organizações, 
organização como sistema 
 
Profa. Márcia Nogueira Brandão 
ORGANIZAÇÕES E ADMINISTRAÇÃO 
 Sociedade: feita de organizações que 
fornecem meios para o atendimento de 
necessidades das pessoas 
 Necessidades: serviços de saúde, água, 
energia, segurança pública, controle de 
poluição, alimentação, diversão, educação em 
todos os níveis 
 Organizações: fornecem os meios de 
subsistência para as pessoas: salários, 
abonos, lucros em retribuição pelo trabalho. 
ORGANIZAÇÕES 
SISTEMAS 
ADMINISTRATIVOS 
PROJETADOS E 
OPERADOS PARA 
ATINGIR DETERMINADO 
CONJUNTO DE OBJETIVOS 
2 0 0
1 9 5
1 9 0
1 8 5
1 8 0
1 7 5
1 7 0
1 6 5
1 6 0
1 5 5
1 5 0
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P r o d u c t io n C o s t s
U n it P r ic e
P r o f it s
ORGANIZAÇÕES 
 
 São entidades sociais: compostas de pessoas que 
trabalham juntas, estruturadas em uma divisão de 
trabalho para atingir um objetivo comum. 
 Têm um propósito: produzir um produto ou serviço 
para satisfazer necessidades dos clientes - 
consumidores, usuários, associados ou contribuintes. 
 São heterogêneas e diversificadas, com tamanhos, 
características, estruturas e objetivos diferentes. 
 Existem as lucrativas (chamadas empresas) e as não 
lucrativas (exército, igreja, serviços públicos, entidades 
filantrópicas). 
(CHIAVENATO,1999) 
OBJETIVOS E RECURSOS 
 Uma organização é um sistema de 
recursos que procura realizar um tipo de 
objetivo (ou conjunto de objetivos) 
 
 As organizações têm dois componentes 
importantes, além dos recursos e objetivos: 
processo de transformação e divisão do 
trabalho 
EFICÁCIA 
 É a palavra usada para indicar que a 
organização realiza seus objetivos. 
Quanto mais alto o grau de realização 
dos objetivos, mais a organização é 
eficaz 
 
EFICIÊNCIA 
 É a palavra usada para indicar que a 
organização utiliza produtivamente, ou 
de maneira econômica, seus recursos. 
 Quanto mais alto o grau de 
produtividade ou economia na utilização 
dos recursos, mais eficiente a 
organização é. 
Eficiência e eficácia 
(CHIAVENATO, 1999) 
 
Excelência 
Utilização de Recursos 
Alcance 
De 
Objetivos 
Alto 
Baixo 
Pobre Boa 
 
Eficaz, mas 
não eficiente. 
Atinge objetivos, 
mas alguns recursos 
são desperdiçados. 
 
Nem eficaz e 
nem eficiente. 
Objetivos não atingidos, 
recursos desperdiçados 
no processo. 
Desempenho precário 
Eficaz e eficiente, 
objetivos atingidos 
e recursos bem 
utilizados. 
Alta produtividade e 
elevado desempenho. 
Eficiente, mas 
não eficaz. 
Recursos são bem 
aplicados, mas os objetivos 
não são alcançcados. 
Desempenho precário 
As organizações podem ser 
extremamente ineficazes ou 
ineficientes ou as duas coisas ao 
mesmo tempo 
O papel da administração é 
assegurar a eficiência e eficácia 
das organizações 
Supervisores 
 
 
Mestres 
 
 
Líderes de Turma 
Gerentes de 
Divisão 
 
 
Gerentes de 
Departamento 
 
 
Gerentes de 
Seção 
 
Diretores 
Vice- 
Diretores 
Assessores 
ALTA 
ADMINISTRAÇÃO 
GERÊNCIA 
INTERMEDIÁRIA 
 
SUPERVISÃO DE 
PRIMEIRA LINHA 
ADMINISTRAÇÃO 
AD - Na direção de.... 
Minister - Obediência, subordinação 
REALIZAR TAREFAS ATRAVÉS 
DO PROCESSO DE LIDERANÇA 
E SUBORDINAÇÃO 
 
Administração 
» Palavra que vem do latim - ad (direção, tendência para) 
e minister (subordinação ou obediência); 
» Processo de fazer com que as atividades sejam 
realizadas eficiente e eficazmente com e através das 
pessoas; 
» Maneira de utilizar recursos organizacionais - humanos, 
materiais, financeiros, de informação e tecnologia; 
» Processo de planejar, organizar, dirigir e controlar. 
DESEMPENHO DAS ORGANIZAÇÕES 
 
 O desempenho de qualquer organização pode ser 
avaliado pela medida em que os objetivos são realizados e 
pela forma como os recursos são utilizados 
 A eficiência é determinante da eficácia: se houver 
recursos disponíveis, utilizados corretamente, a 
probabilidade de atingir os objetivos aumenta. 
 Algumas organizações precisam ser competitivas: elas 
precisam ser mais eficientes e eficazes que seus 
concorrentes 
 
 Desempenho de uma organização: reflete o 
desempenho de seus administradores 
 Uma organização eficiente, eficaz e competitiva 
evidencia que tem uma administração de alto 
desempenho 
 Uma organização pode ser eficiente sem ser eficaz 
 Uma organização pode ser eficaz sem ser eficiente 
 O desejável é ser eficiente e eficaz 
 
 EXCELÊNCIA 
EFICIÊNCIA E DESPERDÍCIO 
EFICIÊNCIA SIGNIFICA: 
 Realizar atividades ou tarefas da maneira certa 
 Realizar tarefas de maneira inteligente, com o mínimo 
de esforço e com o melhor aproveitamento possível de 
recursos 
 Realizar tarefas de maneira econômica, empregando a 
menor quantidade possível de recursos 
 O princípio da eficiência é o da relação entre esforço e 
resultado. 
 Quanto menor o esforço necessário para produzir um 
resultado, mais eficiente é o processo. 
 A antítese da eficiência é o DESPERDÍCIO 
 
 
O DESPERDÍCIO OCORRE QUANDO: 
 Mais recursos são usados do que os 
necessários para realizar um objetivo 
 Consomem-se recursos e nenhum 
objetivo é realizado 
 Produtos e serviços (objetivos) 
desnecessários são realizados 
ELIMINAR DESPERDÍCIO SIGNIFICA: 
 Reduzir ao mínimo a atividade que não 
AGREGA valor ao produto ou serviço 
 Agregação de valor é a contrapartida da 
eliminação de desperdícios 
 A eliminação de desperdícios diminui os 
CUSTOS DE PRODUÇÃO 
PRODUTIVIDADE 
 É critério mais simples para avaliar a 
eficiência de um processo, organização 
ou sistema 
 A produtividade é definida como a 
relação entre os RECURSOS 
UTILIZADOS e os RESULTADOS 
OBTIDOS (ou produção) 
 
 
 Entre dois sistemas que utilizam a mesma quantidade 
de RECURSOS, é mais produtivo aquele que produz 
maior quantidade de RESULTADOS 
 Entre dois sistemas que produzem a mesma 
QUANTIDADE DE RESULTADOS, é mais produtivo 
aquele que o faz com MENOR quantidade de 
RECURSOS 
 A produtividade de um sistema aumenta à medida 
que a quantidade de recursos diminui para 
produzir os mesmos resultados 
 A produtividade de um sistema aumenta à 
medida que a mesma quantidade de recursos 
produz resultados cada vez maiores 
 
 A produtividade diminui com o aumento 
da quantidade de recursos aplicados 
EFICÁCIA 
 Eficácia é o conceito de DESEMPENHO que 
envolve a comparação entre OBJETIVOS 
(desempenho esperado) e RESULTADOS 
(desempenho realizado) 
 Eficácia significa o grau ou taxa de 
realização dos objetivos finais da 
organização: satisfação dos clientes, 
satisfação dos acionistas, impacto na 
sociedade e aprendizagem organizacional 
COMPETITIVIDADE 
 As empresas têm natureza competitiva: elas 
concorrem entre si disputando a preferência dos 
mesmos clientes e consumidores 
 O sucesso de uma empresa pode significar o 
fracasso de outra 
 A mais competitiva é aquela que consegue 
transformar grande número de pessoas em seus 
clientes, obter lucro e sobreviver com isso 
 A vantagem competitiva faz uma empresa ser 
preferida pelos clientes 
ALGUMAS VANTAGENS 
COMPETITIVAS 
 Qualidade do produto ou serviço 
 Domínio de fontes de matéria-prima 
 Domínio da tecnologia 
 Posse de capital 
 Imagem positiva juntoaos clientes e a 
sociedade 
 Sistema eficaz de distribuição 
 Sistema eficiente de produção 
ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMA 
“Só posso compreender um todo se conheço, 
especificamente, as partes, mas só posso 
compreender as partes se conhecer o todo”. 
 (Pascal) 
As Organizações como sistemas 
Bases do pensamento sistêmico 
(MAXIMIANO, 2000) 
GESTALT – TEORIA 
DA FORMA 
CIBERNÉTICA 
TEORIA GERAL DOS 
SISTEMAS 
• Desenvolvida na Alemanha, a partir de 1912. 
• Idéia principal: a natureza e o comportamento de um 
elemento são determinados pelo conjunto a que pertence. 
• Principal figura: Max Wertheimer 
• Desenvolvida nos Estados Unidos, nos anos 40. 
• Idéia principal: um sistema pode controlar seu 
comportamento, com base em informações sobre esse 
mesmo comportamento e sobre o objetivo que pretende 
atingir. 
• Principal figura: Norbert Wiener 
• Desenvolvida na Alemanha, nos anos 20. 
• Idéia principal: as totalidades são formadas de partes 
interdependentes. 
• Principal figura: Ludwig Von Bertafanffy 
Teoria dos sistemas 
(CHIAVENATO, 1999) 
Origens: 
¥ Surgiu com os trabalhos do biólogo alemão Ludwig Von 
Bertalanffy, publicados entre 1950 e 1968, quando usou o termo 
“teoria de sistemas” 
Definição: 
¥ Conjunto integrado de partes, íntima e dinamicamente 
relacionadas, que desenvolve uma atividade ou função e é 
destinado a atingir um objetivo específico (CHIAVENATO, 1999, p. 74) 
¥ Um sistema pode ser definido como um conjunto de elementos 
interativos e relacionados cada um ao seu ambiente de modo a 
formar um todo (SILVA, 2001, p. 352) 
 
 
 
 É um todo complexo ou organizado; é um conjunto de 
partes ou elementos que formam um todo unitário ou 
complexo. Um conjunto que funciona como “todo” é um 
sistema (MAXIMIANO, 2007,p.40) 
 
 
 
 
 
 Todo sistema faz parte de um sistema 
maior (supra-sistema, que constitui seu 
ambiente) e é constituído de sistemas 
menores (subsistemas) 
 A organização: sistema constituído de 
subsistemas (departamentos, divisões, 
seções, diretorias, gerências) 
 O corpo humano: formado por vários 
subsistemas 
 
Elementos ou parâmetros dos sistemas 
٭ Entrada ou insumos (inputs): recursos, energia e informação 
٭ Processamento ou transformador (throughput): é o mecanismo de 
conversão das entradas em saídas; são as partes do sistema que 
processam toda a atividade e constituem o sistema. Chiavenato 
(1999) chamou de Subsistemas 
٭ Saída ou resultado (outputs): produtos ou serviços, energia ou 
informação; 
٭ Retroação (feedback), retroalimentação ou alimentação de 
retorno: realimenta o sistema. Compara a saída com um padrão 
estabelecido; é o efeito de retorno da saída sobre a entrada do sistema 
no sentido de regulá-la ou mantê-la dentro de certos parâmetros 
 
 
 
 
a)Retroação positiva: ação estimuladora da saída que atua 
sobre a entrada do sistema. Na retroação positiva, o sinal 
de saída amplifica e reforça o sinal de entrada 
(quando o sistema está bem, o produto ou serviço sai com 
qualidade, dentro do padrão e, assim, as entradas são 
aumentadas) 
b)Retroação negativa: ação frenadora e inibidora da saída 
que atua sobre a entrada do sistema. Na retroação 
negativa o sinal de saída diminui e inibe o sinal de entrada 
(quando algo está errado, o produto ou serviço diminui e 
as entradas também) 
٭ Ambiente (environment): é o meio que envolve 
externamente o sistema. 
 
Parâmetros dos sistemas 
(CHIAVENATO, 1997) 
Ambiente 
Processamento 
Ambiente 
Entrada Saída 
Retroação 
Classificação dos sistemas 
Quanto a constituição: 
 sistemas físicos e concretos: recebem o nome de hardware 
 
 sistemas abstratos e conceituais: recebem o nome de software 
 
Quanto à natureza: 
 
SISTEMAS FECHADOS: 
 Intercâmbio com o meio ambiente é pequeno e conhecido, sendo 
programados e determinísticos: a uma determinada entrada corresponde a 
uma única saída 
 São os chamados sistemas mecânicos, como máquinas e equipamentos. O 
relógio é um exemplo 
 Não existem sistemas totalmente fechados, mas sim sistemas herméticos a 
qualquer influência ambiental 
 
 
 
SISTEMAS ABERTOS: 
 Mantêm intensa relação com o ambiente 
 
 São probabilísticos e totalmente flexíveis, pois não é possível 
 
 conhecer todas as suas entradas e saídas 
 
 São chamados de sistemas ORGÂNICOS 
 
 As organizações são sistemas abertos e orgânicos 
 
 
Obs: 
Todo sistema tem características próprias. As duas 
características sistêmicas são: 
 
 Totalidade ou globalismo: significa que o todo é diferente 
da soma de suas partes; deve ser visualizado como uma 
entidade global 
VEJA A FLORESTA NO LUGAR DE VER CADA UMA 
DE SUAS ÁRVORES 
 
 Propósito ou objetivo (abordagem teleológica-estudo 
filosófico dos fins): todo sistema tem um propósito ou 
objetivo a ser atingido 
 
Organização como sistema aberto 
(CHIAVENATO, 1997) 
• Daniel KATZ e Robert KAHN : primeiros estudiosos que 
defenderam a causa dos sistemas abertos na organização 
(Universidade de Michigan) 
• Conceito: o sistema aberto mantém um intercâmbio de 
transformações com o ambiente influenciando-o e sendo 
influenciado por ele. 
“O sistema aberto tem capacidade de crescimento, 
mudanças, adaptação ao ambiente e até auto-
reprodução, naturalmente, sob certas condições 
ambientais”. 
Características das organizações como 
sistemas abertos 
Sinergia: 
 Resultado multiplicador das partes do sistema:1+1+1>3 
 Essas partes não se somam, mas se ajudam mutuamente, 
produzindo um efeito amplificado 
 O todo é maior do que a soma de suas partes 
Entropia: 
 Desintegração, desgaste, morte que acontece quando a rede de 
comunicação do sistema não funciona bem: 1+1+1<3 
Homeostase: 
 A organização alcança um estado de equilíbrio 
 
 
٭ Limites ou fronteiras: constituem a separação entre o que 
é a organização e o que é o ambiente que a envolve 
externamente. As fronteiras representam a periferia da 
organização que se relaciona com o ambiente externo. A 
organização tem que saber até que ponto o ambiente 
começa a exercer influência sobre ela 
 
 
 organização 
Periferia da 
organização 
Ambiente 
externo 
Ambiente 
externo 
Organização como sistema aberto 
(SILVA, 2001) 
AMBIENTE 
Vendas de produtos permitem que a 
organização obtenha novos 
fornecedores de insumos 
Estágio de 
insumo 
Estágio de 
conversão 
Estágio de 
produto 
• Matérias-primas 
• Capital e recursos 
• Recursos humanos 
• Maquinários 
• Computadores 
• Habilidades 
humanas 
• Bens 
• Serviços 
A organização obtém 
insumos do seu 
ambiente 
A organização 
transforma insumos e 
adiciona valores a eles 
A organização 
libera produtos para 
o seu ambiente 
MACROAMBIENTE 
•Variáveis Econômicas •Variáveis Políticas 
•Variáveis Sociais •Variáveis Tecnológicas 
•Variáveis Culturais •Variáveis Legais 
•Variáveis Demográficas •Variáveis Ecológicas 
AMBIENTE ESPECÍFICO 
•Públicos Relevantes Externos 
AMBIENTE INTERNO 
•Públicos Relevantes Internos 
Ambiente geral das organizações (macroambiente) 
 (SILVA, 2001, p.54) 
Elementos Tecnológicos 
Elementos 
econô-
micos 
 
A organização 
Ambiente geral 
Elementos 
políticos / 
legais 
Elementos 
sócio- 
culturais 
Elementos 
ecológicos 
Ambiente específico (das tarefas) 
(SILVA, 2001) 
Clientes 
Fornecedores 
Regula-
dores 
Competi- 
dores 
Parceiros 
estratégicos 
O ambiente das tarefas 
é aquele mais imediato, no qual uma organização específica deve operar 
Ambiente interno (a organização) 
(SILVA, 2001,p. 61) 
A organização 
Proprietários; empregados; 
administradores e 
ambiente físicoOs elementos do ambiente organizacional 
(SILVA, 2001, p.53) 
Elementos Tecnológicos 
Elementos 
econô-
micos 
A organização 
Ambiente geral 
Ambiente das tarefas 
Ambiente Interno Elementos 
políticos / 
legais 
Elementos 
sócio- 
culturais 
Elementos 
interna- 
cionais 
Clientes 
Parceiros 
estratégicos 
Regula-
dores 
Fornece- 
dores 
Proprietários; empregados; 
administradores e 
ambiente físico 
Competidores 
Ambiente geral e ambiente das 
tarefas é AMBIENTE EXTERNO 
Dinamismo do ambiente 
Desfavorabilidade ambiental 
Influências negativas e desfavoráveis: 
 Restrições e limitações 
 Pressões 
 Ameaças 
 Hostilidade ambiental 
 
Favorabilidade ambiental 
Influências positivas favoráveis 
 Facilidades 
 Incentivos 
 Oportunidades 
 
 
Homogeneidade e Heterogeneidade Ambiental 
 
 Quando a organização tem fornecedores 
homogêneos, clientes homogêneos, e no 
mercado concorrentes homogêneos diz-se que 
ela (organização) opera em ambiente 
homogêneo 
 
 A homogeneidade ambiental é a responsável pela 
simplicidade organizacional porque a 
organização utiliza respostas padronizadas e 
uniformes 
 
 Quando a organização tem fornecedores 
diferenciados e heterogêneos e no mercado 
concorrentes diferenciados e heterogêneos, 
diz-se que ela atua em ambiente 
heterogêneo 
 A heterogeneidade ambiental é responsável 
pela complexidade ambiental, necessitando 
de vários departamentos para que cada um 
cuide de um segmento particular do elemento 
ambiental 
 
PROCESSO DECISÓRIO E 
RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS 
 
“Estudar o processo de tomar decisões 
ajuda a compreender o trabalho 
gerencial e a desenvolver as habilidades 
de administrar” (MAXIMIANO, 2007, p. 87) 
 
TOMADA DE DECISÃO 
O que é uma decisão? 
 É uma escolha entre alternativas ou possibilidades 
Para que são tomadas? 
 Para resolver problemas ou aproveitar oportunidades 
Em que consiste o processo de tomar decisões 
(ou processo decisório)? 
 Sequência de etapas: vai da identificação de uma 
situação que oferece um problema ou oportunidade, 
até a escolha e colocação em prática de uma ação ou 
solução. 
PRINCIPAIS TIPOS DE DECISÕES 
Decisões Programadas 
 Fazem parte do acervo 
de soluções da 
organização 
 Resolvem problemas 
que já foram 
enfrentados antes e que 
se comportam sempre 
da mesma maneira 
 Basta aplicar um curso 
de ação predefinido 
 Economizam tempo e 
energia intelectual 
 
 
Decisões não programadas 
 São preparadas uma a uma 
 São situações novas, que a 
organização está enfrentando pela 
1ª vez e admitem diferentes 
formas de serem resolvidas 
 Soluções específicas criadas 
através de um processo não-
estruturado para resolver 
problemas não-rotineiros 
 Destinam-se a problemas 
incomuns ou excepcionais 
 Se um problema não surge com 
frequência suficiente para ser 
resolvido por uma política, ele 
deve ser resolvido por uma 
decisão não-programada 
 
 
 
DECISÕES PROGRAMADAS 
 Políticas 
 Procedimentos e regras de decisão 
Exemplos: 
1) Usar o crédito do cheque especial; quando o cliente usa esse 
crédito, os juros já começam a ser cobrados; o procedimento já 
está instalado 
2) Fazer pedido de estoque sempre que o nível cair para 100 
unidades (exs: peças de computador, de máquina de lavar) 
3) Promover pacote de viagem de turismo que é feita de 6 em 6 
meses ou anual 
4) Selecionar a rota de fretes para e entrega de produtos 
5) Estabelecer o momento de efetuar novo pedido de estoque 
para fabricação de um produto 
6) Realizar o Treinamento Introdutório na empresa 
7) Realizar o processo de contratação de um empregado 
DECISÕES NÃO-PROGRAMADAS 
Exemplos: 
1) Construir uma nova fábrica (Daft, 1999, p. 166) 
2) Desenvolver um novo produto ou serviço (Daft, 1999, p. 
166) 
3) Entrar em um novo mercado geográfico (Daft, 1999, p. 
166) 
4) Superar a enchente que destruiu parte da empresa 
5) Como realizar a reengenharia para melhorar os processos 
(Robbins e Coulter, 1998, p. 124) 
6) Decisão de que deve ser fechada uma divisão que está 
perdendo dinheiro (Robbins e Coulter, 1998, p. 124) 
 
 
 
 
Racionalidade e Intuição (SIMON) 
Racionalidade: 
 Uma decisão racional baseia-se em informações 
e não em sentimentos 
 Pressupõe uma ordem lógica 
 O comportamento totalmente racional é utópico 
Intuição: 
 É uma forma de percepção e aprendizagem 
 Pode fazer uma pessoa tirar conclusões 
apressadas com base em dados insuficientes 
Algumas dificuldades no processo de 
resolver problemas 
 Incapacidade de reconhecer o problema 
 Decisão precipitada 
 Avaliação prematura do problema 
 Excesso de confiança 
 Ênfase em apenas uma solução 
 Incapacidade de definir prioridades 
 Falta de tempo 
 Falta de capacidade de decisão 
(f)