A Metodologia 5W2H

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE OURO PRETO – UFOP
Instituto de Ciências Exatas e Aplicadas - ICEA
Campus - João Monlevade
Disciplina: Gestão da qualidade / ENP-022
Curso: Engenharia de Produção
A Metodologia 
5W2H
Alunos:
Bruno Vieira
Davi Nunes
Fernanda Braziellas
Rafael Cazazza
Vitor Valdívia
Introdução
A qualidade como significado amplo é buscada por todos os indivíduos, o mesmo ao adquirir um bem ou serviço, acredita que está comprando algo com qualidade, que atenda todas as suas necessidades [1]. A qualidade assume o primeiro plano dentro das organizações, sendo a peça chave para assegurar a competitividade e existência das organizações no mercado, servindo como plano de fundo para o desenvolvimento de produtos (bens e /ou serviços) para uma sociedade cada vez mais exigente [2]. Na busca por uma melhoria da qualidade e de um ambiente propício a essa melhoria, é de suma importância a utilização de ferramentas [3], aperfeiçoando os seus processos, reduzindo os desperdícios e buscando a melhoria contínua, tendo como resultado um produto eficiente e sustentável [1].
Portanto, o presente trabalho tem como objetivo, abordar uma ferramenta da qualidade: 5W2H, a qual pode ser considerada uma ferramenta de simples aplicação e mais utilizada na área de planejamento do ciclo PDCA.
Desenvolvimento
A ferramenta 5W2H é extremamente útil, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou uma atividade. Em um meio ágil e competitivo a ausência de dúvidas agiliza as atividades a serem desenvolvidas [4]. Um erro, de qualquer natureza pode acarretar diversos prejuízos, por isso é tão importante e decisivo o uso dessa ferramenta.
O método é basicamente um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível. Funciona como um mapeamento destas atividades [4]. Consiste em uma série de perguntas direcionadas ao processo produtivo e permite identificar as rotinas mais importantes, detectando seus problemas e apontando soluções.[5].
A sigla “5W2H” origina-se nas letras iniciais das perguntas (em inglês) que devemos realizar. É uma ferramenta tão óbvia e utilizada que não há uma concordância sobre quem a desenvolveu [6]. O conceito por trás do termo significa que uma ação é influenciada por sete circunstancias e que, ao elaborar um plano de ação, devemos responder, de modo formal, às seguintes questões [7] :
What 
Pergunta a ser respondida: O que será feito?
		É o ponto de partida da metodologia, direciona qual é o problema vivido ou qual é a situação que será trabalhada. A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Pode-se ramificar o tema geral em pequenas situações que oferecem condições de trabalhar por fechamento de ciclos para cada um dos pontos levantados.
Why 
Pergunta a ser respondida: Por que isso será feito?
	A resposta justifica qual a finalidade e relevância em tratar os desvios, além de apresentar qual o ganho ao se trabalhar o problema e a perda ao não fazê-lo. Embasa sobre a viabilidade do desenvolvimento.
Where 
Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) será feito?
Refere-se à localidade, produto, equipamento e/ou setor. Através disso, é possível nortear o estudo sobre onde é cabível sua aplicação.
When
Pergunta a ser respondida: Quando será feito?
Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação.
Se a ideia for colocar o projeto em prática aos poucos, ou fazer um calendário de preparativos, cronogramas e pequenas ações, esse processo pode ser detalhado nesta questão. No caso do projeto de ação interna sustentável, esse pergunta poderia ser respondida facilmente com um “amanhã” ou “na próxima segunda-feira”.
Who 
Pergunta a ser respondida: Quem irá fazer?
Este é o momento de revelar as pessoas envolvidas no processo. Quanto mais delimitado o projeto estiver melhor será para a gestão, pois a organização detalhada da ação contribui com uma melhor compreensão do que será realizado.
How?
Pergunta a ser respondida: Como será feito?
Detalhamento de qual o processo que será feito para atingir o objetivo(“what”). Esse tópico exige uma alta especificidade.
How Much?
Pergunta a ser respondida: Quanto irá gastar?
Este é o momento de verificar o que será gasto para a execução deste plano de ação. É importante incluir todas as despesas com pessoal (“Who”), equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto custará e ver se isso se adéqua aos seus recursos disponíveis.
	A imagem abaixo resume e exemplifica de maneira simples a aplicação da técnica 5W2H. Obseva-se como um problema a ser selecionado a implantação de um projeto dentro de uma biblioteca.
Fonte: https://bibmais.wordpress.com/tag/metodo-5w2h/
Segundo o SEBRAE (2008), a técnica 5W2H é uma ferramenta prática que permite, a qualquer momento, identificar dados e rotinas mais importantes de um projeto ou de uma unidade de produção [8].
É necessário que se tenha em mente alguns tópicos para implementação correta da ferramenta [9], são eles:
Deve-se mirar sempre na causa dos problemas e não nos efeitos, de forma a criar soluções definitivas.
As soluções devem ser as mais objetivas possíveis para evitar efeitos colaterais que venham a requerer ações para suprimi-los.
Necessário sempre propor várias abordagens para as diferentes soluções analisadas, aumentando assim suas opções. Portanto, importante a utilização do brainstorming.
Estudo de caso
	Para um estudo de caso, analisamos o artigo publicado na IJIE e escrito por Maria da Graça Portela Libôa e Leoni Pentiado Godoy: “Aplicação do método 5W2H no processo produtivo do produto: a jóia”.
A produção de uma coleção de joias intitulada “Gauchidade” foi maximizada e qualificada devido a utilização da ferramenta 5W2H, permitindo assim uma concorrência mais justa diante do mercado. Durante a produção desta coleção, os desafios do processo produtivo encontraram nessa metodologia uma maneira adequada para decompor e analisar, separadamente, cada fase do ciclo produtivo, identificando problemas e apresentando soluções. 
	O uso da metodologia 5W2H permitiu dividir o processo em diferentes partes, evidenciado o que se estava fazendo em cada situação, quais as pessoas que estavam operacionalizando cada fase, em que setor estava sendo realizada a etapa, em que seqüência do processo se encaixava a tarefa, como era realizada a mesma e que despesas gerava dentro do processo produtivo [5]. Desta forma, passa-se a analisar cada fase do processo produtivo de acordo com esta metodologia.
Conclusão
 O 5W2H é uma ferramenta de gestão, que permite documentar com clareza os processos de empresas, assim como, propor, definir e organizar ações que ponham em prática a solução de problemas já identificados e ainda permitir a realização de projetos, ações controladas, propósitos, planejamentos estratégicos e gerenciais de diferentes tipos [10]. Trata-se enfim de uma ferramenta de planejamento, organização, execução e controle de ações empresariais, mas que pode ser usada por diferentes profissionais e pessoas e para distintos objetivos.
Através desse estudo percebemos que essa ferramenta pode ser usada sozinha para colocar em prática uma decisão simples. Nessas situações mais simples, o preenchimento dos campos dos 5W2H em um formulário feito em editor de texto, planilha ou mesmo no corpo de uma mensagem eletrônica já é suficiente para a elaboração do plano de ação. Mas a 5W2H é muito útil quando atrelada a outras ferramentas analíticas ou a planos que requerem ação. Em análises consagradas como SWOT, BCG, 5 Forças de Porter ou PEST, após a conclusão é preciso definir o que deve ser feito [8]. Neste momento, a 5W2H se torna imprescindível, já que é preciso definir as7 questões estudadas.
Rêferências Bibliográficas
[1] LUCIETTO, Deoclides ; COSMA, Marília Aparecida. Ferramentas da Qualidade. 1º Simposio Científico FTSG. Caxias do Sul, 2015.
[2] Mello, J. Gestão da qualidade em bibliotecas escolares: um estudo de caso de uma biblioteca escolar na cidade de Ponta Grossa – PR. RDBCI. UFTPR, 2012.
[3] DA SILVA, A. O. et al. Aplicacao da ferramenta 5W2H como plano de ação para projeto de abertura de uma empresa. Gestao da Qualidade, Rio Grande do Sul, 2013
[4] O que é o 5W2H e como ele é utilizado?. Disponível em <http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/>. Acessado em: 08 de janeiro de 2016.
[5] Lisbôa, M. G.; Godoy, L. P. Aplicação do método 5W2H no processo produtivo do produto: a joia. Iberoamerican Journal of Industrial Engineering, Florianópolis, SC, Brasil, v. 4, n. 7, p. 32-47, 2012
[6] NAKAGAWA, M. Ferramenta - 5W2H: Plano de Ação para empreendedores. 2012.
[7] 5W2H: As sete perguntas essenciais. Disponível em: <http://www.edersonmelo.com/5w2h-as-sete-perguntas-essenciais/>. Acessado em: 09 de janeiro de 2016. 
[8] SEBRAE. Ferramenta 5W2H. Disponível em: <http://pt.scribd.com/doc/104886400/Ferramenta-de-Qualidade-5W2H-SEBRAE#scribd>. Acesso em: 14 de janeiro de 2016.
[9] Matriz 5W2H: aprenda a elabora, executar e mensurar um plano de ação simples e eficiente. Disponível em: <http://www.venki.com.br/blog/matriz-5w2h/> Acesso em 17 de janeiro de 2016.
[10] CORREA, J. Ferramentas de Gestão: 5W2H. Disponível em: < http://rhcomprofessorjuliano.blogspot.com.br/2012/07/ferramentas-da-gestao-da-qualidade-5w2h_08> Acessado em 12 de janeiro de 2016.