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CURSO ASSISTENTE 
ADMINISTRATIVO 
aula 02
SENAI PARANGABA
PROFESSOR CARLOS MAGNO BACELAR
GESTÃO DOCUMENTAL
• Erros comuns no gerenciamento de documentos que a sua 
empresa deve evitar
• Você ainda depende de papel e caneta, ou até mesmo de 
planilhas, para gerenciar seus documentos? Se sua empresa 
gerencia manualmente seus documentos, está vulnerável a uma 
série de erros que apesar de comuns são prejudiciais para os 
negócios.
• Muitas empresas se deparam com problemas na gestão de 
documentos muito comuns, principalmente porque carecem de 
ferramentas e tecnologia adequadas. O gerenciamento efetivo e 
seguro de documentos é essencial para que as empresas evitem 
os erros habituais, adquiram eficiência e produtividade em suas 
atividades.
https://grupogerenciar.com.br/2021/09/13/erros-gerenciamento-de-documentos/
Sem uma estratégia de gerenciamento de documentos assertiva, as 
empresas enfrentam desde problemas de comunicação a perda de 
dados. Conheça os erros mais comuns no gerenciamento de 
documentos e veja como evitá-los em sua empresa:
1. Não ter uma 
política sólida 
de gestão de 
documentos
• Este é um dos erros mais frequentes nas 
corporações. Primeiramente é necessário que você 
defina quais documentos devem ser mantidos, por 
quanto tempo podem ser armazenados e quando é 
o momento adequado para destruí-los.
• Deixar de controlar os documentos de maneira 
padronizada leva à perda de arquivos e pode 
impactar gravemente a sua posição durante uma 
auditoria. A criação de uma política sólida de 
gerenciamento de documentos permite que todos 
esses procedimentos sejam formalizados e garante 
que sua empresa esteja em conformidade com 
todos os requisitos legais e regulamentares 
relevantes.
• A formalização de uma política de 
gerenciamento de documentos é o primeiro 
passo para medidas eficazes de segurança da 
informação. Você pode criar sua própria 
programação de retenção ou atualizar uma 
programação existente para evitar que esta 
deficiência se arraste por mais tempo. No 
entanto, buscar a orientação de uma empresa 
especializada em gerenciamento de 
documentos ou de especialistas em arquivos 
(arquivistas) pode ajudar você a garantir que 
atenderá a todos os requisitos necessários.
2. Não 
categorizar os 
arquivos e 
documentos
• A maioria dos documentos produzidos ou 
acumulados não serão utilizados após um 
determinado tempo. No entanto, eles devem ser 
mantidos por um período específico e estar prontos 
para serem apresentados a qualquer momento 
devido a requisitos legais. Um sistema de 
arquivamento eficiente pode ajudar a organizar e 
não perder tantos os documentos vigentes quanto 
os desatualizados.
• Além disso, a segurança das informações é 
fundamental em todo o ciclo de vida de seus 
registros e documentos. Quer se trate de criação, 
classificação, armazenamento, recuperação, 
preservação ou destruição de documentos, você 
precisa de um plano que defina prazos, 
responsabilidades, controles de acesso e outros 
protocolos de segurança da informação relevantes.
• Uma boa dica é que além de um bom sistema de gerenciamento 
eletrônico de documentos, sua empresa crie instrumentos de gestão 
documental como um plano de classificação de documentos – PCD, 
tabela de temporalidade documental TTD ou um manual de gestão 
documental – MGD. Estes instrumentos viabilizam a definição da 
nomenclatura dos documentos (tipologia documental), a categorização 
dos mesmos por assunto (classificação), estabelece a temporalidade 
(prazo de guarda), a destinação final (eliminação ou guarda permanente) 
e os procedimentos para a localização dos documentos e/ou informação 
específica contida nos registros.
• O volume, a complexidade e a 
diversidade das informações que uma 
empresa cria e consome levam a 
desafios de gerenciamento e controle. 
Para superar este desafio, uma empresa 
deve compreender e mapear os tipos de 
documentos – como são usados, como 
interagem com os processos de 
negócios, como são armazenados, 
gerenciados, distribuídos e preservados. 
Por isso é fundamental contar com as 
ferramentas certas.
•3. Não garantir a segurança e o controle de 
acesso aos documentos
As empresas modernas processam muitas informações, mas geralmente 
não a têm visibilidade real de como elas são armazenadas e acessadas, 
levando a possíveis falhas de segurança.
O acesso aos arquivos precisa ser controlado para que os documentos só 
possam ser visualizados por funcionários autorizados. Sem esta etapa em 
seu método de controle de arquivos, pessoas não autorizadas podem 
acessar a documentação organizacional. Isso pode constituir uma violação 
de segurança.
• Limitar quem pode acessar, arquivar e copiar os registros da 
empresa ajuda a eliminar o erro humano, que pode incluir 
perda acidental de registros, retirada de registros para fora do 
local, cópias extras de arquivos importantes no escritório ou 
até mesmo espionagem coorporativa.
• Certifique-se de que todos os seus registros sejam manuseados 
e descartados de maneira adequada por funcionários que 
tenham autorização para ler o conteúdo de todos os arquivos 
com os quais lidam. Quanto mais restrito for esse número, 
melhor.
• A segurança de documentos funciona melhor quando os direitos de 
acesso aos documentos são concedidos conforme a necessidade. 
Por isso o ideal é contar com sistemas digitais como o GED 
(Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que permitem com que 
você trabalhe em ambiente mais seguro e protegido: você está mais 
protegido contra violações de segurança devido à criptografia de 
documentos e comunicações e pode controlar quem tem acesso a 
arquivos específicos.
4. Não digitalizar os documentos
• Os sistemas de armazenamento baseados em papel ainda são muito 
comuns, mas geralmente não possuem os controles de segurança 
necessários. Além disso, é muito difícil apresentar qualquer informação de 
auditoria relacionada a documentos em papel.
• O papel é, por sua própria natureza, temporário. A menos que tenha um 
backup digital, você permanece vulnerável a perda dos registros físicos. 
Você também está sujeito a roubos e danos devido a desastres naturais, 
como inundações, que podem afetar a continuidade dos negócios.
• Este erro pode levar à perda de informações importantes. Por 
isso a digitalização de arquivos é a necessidade da hora.
• Nunca foi tão importante ter todos os seus arquivos 
digitalizados. Já se foi o tempo em que as empresas mantinham 
seus registros em documentos impressos em uma prateleira de 
suprimentos.
• Ao digitalizar seus documentos, você traz todos os seus registros 
e arquivos para a era digital. A digitalização de arquivos ativos 
tem o benefício adicional de permitir que você acesse as 
informações com muito mais rapidez e facilidade, além de 
permitir com que você armazene e gerencie documentos com 
mais segurança.
• Além disso, graças à tecnologia moderna, você pode usar um 
sistema como o GED que possui armazenamento em nuvem e 
controlar quais de seus funcionários têm acesso a quais arquivos. 
Bem como contar com os benefícios da indexação e classificação 
adequadas de seus documentos que garantirão a destruição 
oportuna de acordo com as normas regulatórias ou industriais 
aplicáveis.
5. Não ter um sistema de gerenciamento de 
documentos
• O papel é caro, desperdiça e nem de longe é seguro, além de tem pouco 
lugar no futuro dos negócios. Embora algumas empresas pensem que não 
precisam deixar de usar o papel, começar com essa prática nunca foi tão 
crucial e estratégico.
• Saber como fazer a transição de documentos em papel para o formato 
digital sem orientação técnica ou uma política de gestão documental pode 
ser difícil e não há melhor maneira de fazer as coisas decolarem do que 
implementando um sistema de gerenciamento de documentos inteligente 
e bem projetado.
• Mudar para um sistema de gerenciamento de documentos significa 
que você pode digitalizar o papel que está ocupando o espaço 
importante do escritórioe em seguida descartar os documentos de 
forma legal e responsável, reaproveitando o espaço físico adquirido, 
além de ajudar a reduzir a dependência do papel e economizar custos 
adicionais para impressão, armazenamento, manutenção, 
arquivamento, etc.
• Basicamente, um sistema de gerenciamento de documentos é um 
software que captura, armazena, recupera e distribui documentos 
digitais. No nível mais alto, ele permite que você forneça aos 
funcionários, clientes e fornecedores de forma rápida e fácil as 
informações de que precisam, reduzindo as ineficiências para atender 
às suas metas de negócios.
• Além disso, os sistemas de gerenciamento de documentos facilitam a 
implementação de práticas recomendadas de segurança, fornecendo 
um local de armazenamento centralizado, controle de acesso para 
documentos, gerenciamento de senhas, automatização de fluxo de 
trabalho, melhora a precisão das informações e disponibilidade de 
acesso 24 horas a documentos de qualquer lugar a qualquer hora, 
além de outros recursos essenciais.
• Investir em um sistema de 
gerenciamento de documentos de 
qualidade que atenda às suas 
necessidades exclusivas é a melhor 
maneira de eliminar esses problemas 
pela raiz.
Consequências que os erros no gerenciamento 
de documentos podem causar a sua empresa
• Erros na gestão dos documentos da sua empresa leva a perdas 
financeiras, tempo e dá origem a diversos problemas jurídicos. Ou 
seja, é essencial implementar uma estratégia para evitar as 
consequências dessas falhas. As empresas que manuseiam fisicamente 
seus arquivos estão mais vulneráveis ​​a esses problemas, pois não têm 
um plano para evitá-los.
• Consequência dos erros no gerenciamento de documentos:
• Níveis de produtividade mais baixos;
• Processos judiciais desnecessários;
• Problemas de conformidade;
• Falta de trabalho em equipe e comunicação;
• Dificuldades no atendimento a clientes e parceiros;
• Danos à reputação da sua marca;
• O gerenciamento inadequado dos seus documentos abre 
caminho para muitos erros que consequentemente 
prejudicarão sua empresa. Além disso, confiar em 
processos manuais significa que seus concorrentes que 
adotam ferramentas eficientes ficarão à sua frente, o que 
resulta em perda de clientes e receita.
• Portanto, se você deseja obter o máximo de eficiência na 
administração de seus documentos e informações, é 
essencial implementar tecnologias eficientes para 
controlar e garantir segurança as informações.
Gerenciando documentos: evite esses erros em 
seu modelo de negócios
• Agora que você viu os vários erros mais comuns a serem evitados ao 
gerenciar documentos na sua empresa, é hora de corrigi-los.
• Corrigir a maneira como sua empresa gerencia seus arquivos pode 
conduzir tanto você, quanto sua equipe de trabalho e seus clientes a uma 
experiência superior. Reservar um tempo para corrigi-los pode agilizar suas 
operações a partir de hoje.
• 7 limitações dos documentos em papel e como superá-los
• Durante séculos, os documentos em papel sustentaram o mundo quando se 
tratava de manutenção de registros e comunicação empresarial. Cinquenta 
anos atrás, simplesmente não havia alternativas aos documentos em papel. 
As empresas armazenavam registros vitais em pilhas de arquivos de papel.
• Nos últimos anos, as desvantagens do papel no gerenciamento de 
documentos estão cada vez mais evidentes à medida que as tecnologias 
mais recentes ultrapassaram a dependência dos registros físicos pela 
introdução dos recursos digitais. Por isso, listamos as principais limitações 
dos documentos baseados em papel.
Principais limitações dos documentos 
baseados em papel
• 1. Documentos em papel ocupam muito espaço
•
Para uma pequena empresa, pode ser viável armazenar alguns 
documentos em papel. No entanto, conforme o negócio cresce, o espaço 
de armazenamento fica reduzido ou é muito caro.
• Além disso, arquivos volumosos não só geram desordem física no local de 
trabalho, mas também podem afetar a produtividade dos funcionários e 
dificultar a localização dos registros. Um ambiente de escritório 
desordenado é pouco inspirador, certamente não é o ideal.
• Por isso, é importante converter registros de papel para o digital, 
promovendo assim um local de trabalho ordenado e fácil de manter.
2. São caros de manter
O custo da utilização de documentos em papel vai muito além dos gastos com impressora, papel e 
tinta. Inclui também arquivo e armazenamento de papel, cópia, compartilhamento pessoal e envio por 
correio, serviços de segurança e destruição de documentos confidenciais, manutenção e reparos de 
impressoras e copiadoras. Além dos custos com tempo e remuneração de funcionários envolvidos no 
manuseio e organização de todos os arquivos.
Muitas organizações optam por armazenamento externo quando ficam sem espaço em seus próprios 
escritórios. Mas, se esse novo espaço de armazenamento estiver longe do local do seu escritório, é 
demorado e caro transportar os documentos sempre que necessários de volta ao escritório.
Com um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem o custo do armazenamento digital de 
suas informações com certeza será drasticamente menor.
Os documentos podem ser arquivados de forma simples, levando a maior organização, eliminando a 
perda de informações. Além disso, você também pode capturar conteúdo, rastrear seus arquivos e 
compartilhar informações sem precisar imprimir nada.
• Uma das principais limitações de um modelo de arquivamento manual, 
baseado em papel é o tempo que leva para localizar os documentos.
• Um funcionário gastará uma quantidade significativa de tempo para 
recuperar um registro específico em papel armazenado em um modelo 
de arquivamento manual. Pode demorar ainda mais se o 
armazenamento for externo.
• Em caso de não localização do documento, a empresa pode ter maiores 
gastos com recriação de documentos, além do risco de possíveis 
transtornos financeiros com processos jurídicos em caso de não entrega 
de algum documento importante.
3. Documentos em papel armazenados não 
estão acessíveis
• Um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos, por 
outro lado, fornece acesso instantâneo às informações. O tempo 
de acesso mais rápido aos dados aumenta a produtividade de 
gerentes, analistas, contadores e outros funcionários que acessam 
os dados com frequência.
• O que ocorre se vários departamentos trabalharem com um 
documento em papel de forma colaborativa? Eles distribuem 
múltiplas cópias entre si, onde cada um seguirá rotinas e 
procedimentos distintos, muitas vezes necessitando de aprovação 
de outros departamentos para prosseguir o fluxo, provocando um 
crescimento indiscriminado do volume do acervo físico. Quanto 
mais pessoas lidarem com ele, mais cópias serão criadas.
• É um processo descontrolado, cansativo e demorado, mas 
também reduz a produtividade, principalmente quando se torna 
um processo de trabalho regular.
4. A distribuição de documentos em suporte 
de papel causa atrasos
• Essa desvantagem pode ser superada facilmente com a 
digitalização dos registros, além disso, através de uma ferramenta 
workflow os usuários participantes do processo podem interagir 
com mais facilidade, compartilhar os documentos, aprovar dados 
e rastrear as informações com mais segurança, comodidade e 
eficiência.
4. A distribuição de documentos em suporte 
de papel causa atrasos
• A manutenção dos arquivos apenas no formato físico é bastante 
arriscada. Os documentos em papel estão sujeitos a exposição de 
umidade, poeira e às condições climáticas, podendo provocar a 
perda irreparável das informações neles registrados.
• O suporte documental em papel está sujeito à deterioração, que 
pode ser causada por práticas de manuseio inadequadas, agentes 
biológicos como fungos e insetos, também podem ser facilmente 
perdidos, extraviados ou roubados. Além disso, um incêndio ou 
desastre natural pode significar a perda de informações essenciais.
5. Estão sujeitos a danos ao longo dotempo
• Se você não tiver cópias de segurança em papel ou microfilme, 
uma vez que os arquivos são destruídos ou perdidos, não há como 
recuperar os registros antigos. A microfilmagem é um 
procedimento caro. Por isso é essencial garantir a integridade 
dessas informações e investir na produção de documentos no 
formato digital, como veremos a seguir.
• Independentemente do tamanho, todas as organizações devem 
proteger os dados e informações, pois são o ativo mais valioso de 
uma empresa.
• Um dos principais riscos de segurança da informação para um 
negócio são os registros físicos, pois os documentos impressos são 
difíceis de proteger contra acesso não autorizado, perda ou danos.
• A possibilidade de acesso não autorizado, equivocado ou mesmo 
fraudulento a documentos em papel é muito maior em 
comparação com os registros digitais.
6. Documentos em papel não são fáceis de 
proteger
• É mais fácil e descomplicado proteger os registros digitais com um 
sistema robusto de gerenciamento de documentos em nuvem, com 
tecnologias de criptografia e proteção por senha.
• Uma estratégia assertiva para proteger seus documentos e ainda 
frear o crescimento físico do acervo é abolir as impressões, produzir 
e gerenciar os documentos nato digitais (documentos originalmente 
digitais) e eliminar os documentos em papel, apostando na 
digitalização com base nos requisitos da legislação vigente ou até 
mesmo em uma digitalização convencional de mercado, apenas para 
acessar as informações, descartando os documentos originais de 
acordo com a sua vigência (prazo de guarda).
https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/decreto-n-10.278-de-18-de-marco-de-2020-248810105
• A Responsabilidade Social Corporativa cresceu em importância 
nos últimos anos.
• Para produzir 1 kg de papel, são necessários 324L de água. A 
produção de papel impulsiona a demanda de celulose, o que 
causa o desmatamento. Precisamos de árvores para limpar o ar 
que poluímos de inúmeras outras maneiras.
• À medida que as tendências “verdes” ganham força nos próximos 
anos, é aconselhável adotar políticas amigas do ambiente o mais 
cedo possível.
7. Documentos em papel não são 
ecologicamente corretos
• Práticas sem papel como o armazenamento e gerenciamento 
digital e a redução de impressões desnecessárias irão economizar 
dinheiro para sua empresa e tornar sua marca mais atraente para 
clientes ambientalmente conscientes.
Obrigado