Como elaborar papéis de trabalho

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COMO ELABORAR 
 
PAPÉIS DE TRABALHO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MÓDULO 2 
Fevereiro de 2002 
 
 
 
 
 
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SUMÁRIO 
 
 
 
INTRODUÇÃO..................................................................................................... 
 
03 
1. 
 
CARACTERÍSTICAS DOS PAPÉIS DE TRABALHO................................. 04 
1.1 
 
Evidências das Verificações...................................................................... 04 
1.2 
 
Exigências dos Papéis de Trabalho.......................................................... 04 
1.3 
 
Codificação dos Papéis de Trabalho........................................................ 05 
1.4 
 
Propriedade dos Papéis de Trabalho........................................................ 05 
2. 
 
TIPOS DE PAPÉIS DE TRABALHO............................................................ 06 
3. 
 
PADRONIZAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO...................................... 08 
3.1 
 
Elaboração dos Papéis de Trabalho......................................................... 08 
3.2 
 
Padrão da Auditoria dos Principais Ciclos Operacionais....................... 10 
3.3 
 
Evidências dos Exames............................................................................. 12 
4. 
 
DEFICIÊNCIAS COMUNS NOS PAPÉIS DE TRABALHO......................... 16 
5. 
 
PASTAS DE TRABALHO UNICAMP.......................................................... 18 
 
 
 
 
 
 
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INTRODUÇÃO 
 
 
 
O auditor não se apossa de documentos originais, registros ou contas do razão para 
apoiar suas descobertas. 
 
Ele trabalha com documentos e registros que pertencem à área ou entidade que 
está sendo auditada, não podendo, desta forma, utilizá-las como parte dos seus 
papéis de trabalho. 
 
Assim, o único registro de suas análises e conclusões são os papéis de trabalho que 
devem ser preparados de preferência, na própria entidade ou área auditada. 
 
 
 
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1. CARACTERÍSTICAS DOS PAPÉIS DE TRABALHO 
 
 
 
Todos os passos executados devem ser anotados nos papéis de trabalho. 
 
Por exemplo, se uma soma de determinado registro foi efetuada, o fato deve ser 
anotado nos papéis de trabalho, bem como, observações se foram ou não 
encontradas irregularidades. 
 
Esta anotação deve ser conservada como prova de que o auditor fez efetivamente o 
trabalho. 
 
As perguntas feitas pelo auditor no transcorrer dos trabalhos, bem como as 
respostas recebidas, devem ser também registradas nos papéis de trabalho. 
 
O mais importante na sua elaboração é que ele atenda aos objetivos de auditoria e 
seja auto-explicativo. 
 
 
1.1 Evidências das Verificações 
 
Para indicar a natureza e amplitude das verificações, o auditor utiliza-se de tiques. 
 
Ao pé da folha de trabalho, ele indicará o significado de cada sinal. Para estes 
sinais, deve ser utilizado lápis de cor (preferencialmente vermelho). 
 
Os sinais devem ser padronizados, ou seja, devem possuir sempre o mesmo 
significado. 
 
 
1.2 Exigências dos Papéis de Trabalho 
 
Devem ser completos, esclarecedores e conter todas as informações necessárias; 
 
Devem conter referências cruzadas. A informação em um papel pode estar 
relacionada com outra, em outro papel; 
 
Devem conter identificação (nome da entidade, da conta, data e assinatura); 
 
Devem ser legíveis e auto-explicativos. 
 
 
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1.3 Codificação dos Papéis de Trabalho 
 
Existem várias formas para codificar os papéis de trabalho: numeração sequencial, 
letras, combinação de letras e números, etc.. 
 
Esta codificação deve ser seguida inclusive para arquivamento dos papéis de 
trabalho. 
 
 
1.4 Propriedade dos Papéis de Trabalho 
 
Os papéis de trabalho são de propriedade da auditoria interna. Embora possam 
servir como fonte de referência para as áreas ou Unidades/Órgãos auditados, não 
devem ser consideradas como parte dos registros ou como substitutos para eles. 
 
Os papéis de trabalho devem ser guardados por um período suficiente para atender 
as necessidades da Unicamp. 
 
 
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2. TIPOS DE PAPÉIS DE TRABALHO 
 
 
 
Os papéis de trabalho são bastante variados, e vão desde um balancete preparado 
pela contabilidade até uma simples folha de notas, onde uma conversa é registrada. 
 
Qualquer registro que um auditor faz é um papel de trabalho. Certos tipos são 
comuns, como por exemplo: 
 
 
Análise de Contas 
 
O maior volume dos papéis de trabalho, em uma auditoria de balanço, é formado 
pelas análises de contas. Em um exame normal, todas as contas importantes de 
balanço serão analisadas, verificando-se os detalhes que as compõe, integralmente 
ou em base de testes. 
 
 
Lançamentos de Acertos 
 
Se detectados erros, há necessidade de correção. Através de um papel de trabalho 
de ajustes e reclassificações, o auditor passa à contabilidade os lançamentos a 
serem efetuados, indicando as contas envolvidas, histórico adequado e os valores 
corretos. 
 
 
Conciliações 
 
Ao estabelecer uma relação entre vários tipos de informações, o auditor deve 
preparar algumas análises de conciliações. Normalmente a contabilidade prepara e 
fornece cópias dessas conciliações. 
 
 
Extratos e Anotações 
 
Cláusulas importantes de contratos devem constar dos papéis de trabalho, 
principalmente se lançamentos de ajustes foram propostos com base nesses 
contratos. 
 
 
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Com isso o auditor deve obter cópia dos mesmos. Da mesma forma, ele deve obter 
cópia de resoluções importantes da Diretoria, dos Acionistas, etc., que podem 
constituir-se em provas a certas afirmações no relatório. 
 
 
Balancete Contábil 
 
Comumente conhecido como balancete, é a base fundamental dos papéis de 
trabalho em uma auditoria de balanço, e todas as outras análises com ele se 
relacionam de alguma forma. 
 
Dele são preparadas as demonstrações contábeis, as quais compõe a parte mais 
importante do relatório final. 
 
 
Programas de Auditoria 
 
Trata-se do programa a ser seguido pelo auditor, no seu esforço para reunir provas 
suficientes, que lhe permitam oferecer uma relatório fundamentado. 
 
Num programa bem feito, estará demonstrado não só o que deve ser feito, mas 
também a pessoa e o visto de quem o executou. 
 
 
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3. PADRONIZAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO 
 
 
Para maior eficácia dos trabalhos de auditoria, devemos utilizar procedimentos 
padrões para a elaboração de papéis de trabalho e evidência de exames. 
 
Os papéis de trabalho representam o instrumento de maior importância para o nosso 
trabalho, pois nele estarão documentados e evidenciados todos os exames 
efetuados queirão servir de suporte para o objetivo final da auditoria. 
 
Damos a seguir os itens essenciais que deverão ser levados em considerações: 
 
 
3.1 Elaboração dos papéis de trabalho 
 
a) Cabeçalho: 
 
 Será da seguinte forma: 
 
- Nome da Unidede/Órgão; 
- Data Base do Trabalho; 
- Área e Trabalho Executado; 
 
 
b) Sistema de Referência: 
 
- Será utilizada a seguinte seqüência: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A 
A-1 A-2 A-3 
 A-1 
1 
 A-1 
2 
 A-2 
1 
 A-2 
2 
 A-3 
1 
 A-3 
2 
A-1 
 
1-1 
 2 
 3 
A-1 
 
2-1 
 2 
 3 
A-2 
 
1-1 
 2 
 3 
A-2 
 
2-1 
 2 
 3 
A-3 
 
1-1 
 2 
 3 
A-3 
 
2-1 
 2 
 3 
1ª Subsidiária 
2ª Subsidiária 
3ª Subsidiária 
 
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c) Numeração das Folhas 
 
Todas as folhas de um memorando, folhas de PT com a mesma referência, 
várias folhas de circulares anexas em um PT , sempre deverão ser 
numeradas a sua sequência, ou seja: 
 
 1 2/10 3/10 ........... 
 / 
 10 
 Nº de folhas 
 
 Seqüência 
 
 
d) Referência de PT 
 
Serão considerados a título de sugestão, tendo em vista que o ideal é adaptar 
ao balanço patrimonial e demonstração de resultados, objetivando facilitar a 
conferência, as seguintes referências: 
 
 ATIVO/PASSIVO 
 
A Disponível 
B Contas a Receber 
C Estoques 
D Livre 
E Livre 
F Despesas do Exercício Seguinte 
G Realizável a Longo Prazo 
M Investimentos 
N Imobilizado 
U Diferido 
AA Fornecedores 
BB Obrigações Sociais e Tributárias 
CC Empréstimos e Financiamentos 
DD Provisões 
EE Livre 
FF Livre 
GG Exigível a Longo Prazo 
HH Livre 
SS Patrimônio Líquido 
 
 
 
 
 
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RESULTADOS - DR 
 
DR-1 Vendas 
DR-2 Deduções de Vendas 
DR-3 Custos dos Produtos/Mercadorias Vendidas 
DR-4 Despesas Administrativas 
DR-5 Despesas Comerciais 
DR-6 Despesas Financeiras 
DR-7 Receitas Financeiras 
DR-8 Outras Despesas Operacionais 
DR-9 Livre 
DR-10 Resultado não Operacional 
DR-11 Imposto de Renda e Contribuição Social 
DR-12 Participações 
 
Os índices de resultados serão o mesmo que para o ativo e passivo, ou seja: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.2 Padrão da Auditoria dos Principais Ciclos Operacionais 
 
Os principais sistemas operacionais comumente analisados são: 
 
 
Ref. 
 
Ciclo Operacional 
 
CP Compras, Contas a Pagar e Pagamentos 
 
VR Vendas, Contas a Receber e Recebimentos 
 
FP Folha de Pagamento 
 
CE Custos e Estoques 
 
TE Tesouraria 
 
 
O procedimento inicial para se analisar os sistemas operacionais, dentro dos 
objetivos normais de auditoria, é efetuar o levantamento de seus procedimentos e 
controles internos. Esta prática é conhecida como auditoria analítica ou operacional. 
DR 
DR-1 DR-2 DR-3 
DR-1 
1 
DR-1 
2 
DR-2 
1 
DR-2 
2 
DR-3 
1 
DR-3 
2 
 
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Auditoria Analítica ou Operacional 
 
A Auditoria Analítica foi idealizada com ênfase principalmente na análise intensa dos 
sistemas usados na empresa. A verificação detalhada ficará restrita àquelas áreas 
onde forem reveladas falhas através da análise. 
 
Após intensas pesquisas realizadas pela Clarkson, Gordon & Co., do Canadá, 
verificou-se que o melhor meio para efetuar essa análise é a forma padronizada de 
gráficos de fluxos, conhecidos como fluxogramas. Em primeiro lugar, essa é a 
maneira mais concisa de registrar os sistemas da empresa e a sua revisão; em 
segundo, é o instrumento mais eficiente para fazer o trabalho de análise. 
 
Os gráficos ou fluxogramas mostram claramente como o sistema está funcionando, 
e fornecem um método fácil e prontamente compreensível para localizar falhas nos 
sistemas ou áreas onde melhorias podem ser introduzidas. Determina-se, então, 
através da avaliação dos fluxogramas, as áreas de controle interno deficientes, as 
quais serão verificadas detalhadamente. 
 
Na Auditoria Analítica, os fluxogramas tornam-se a chave de uma análise 
aperfeiçoada dos sistemas e essa análise, por sua vez, é a chave de um programa 
de verificação mais cuidadosa e de uma auditoria mais útil. 
 
 
Vantagens da Auditoria Analítica 
 
Em virtude de sua concentração na análise dos sistemas operacionais, a Auditoria 
Analítica oferece vantagens não só para a empresa, mas também para o auditor, 
nas seguintes áreas: 
 
· Sugestões sobre os sistemas operacionais; 
· Distribuição do esforço despendido na auditoria; 
· Eliminação de tempo perdido com a substituição de auditores; 
 
 
a) Sugestões sobre os sistemas operacionais 
 
A aplicação desses processos permitirá fazer recomendações mais valiosas e 
realistas para melhorar o controle interno e a eficiência dos sistemas. 
 
O controle interno deve ter sempre importância capital para a empresa, a fim 
de salvaguardar o seu patrimônio e, também, para que se possa planejar uma 
auditoria apropriada. Um dos propósitos fundamentais da Auditoria Analítica é, 
portanto, avaliar, de modo completo e com rapidez, o controle interno. Também 
as considerações sobre a eficiência não são menos importantes. Sugestões 
viáveis sobre como melhorar a eficiência dos sistemas ou eliminar despesas 
desnecessárias, trarão certamente vantagens para a empresa. Ainda que seja 
 
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demais esperar que as análises para fins de auditoria produzam os mesmos 
resultados de uma investigação de vulto, que vise melhorar a eficiência dos 
sistemas, constatou-se que algumas sugestões úteis sobre a eficiência 
aparecem como decorrência do trabalho. Essas sugestões fazem parte 
integrante do serviço normal de auditoria. 
 
 
b) Distribuição do esforço despendido na auditoria 
 
A Auditoria Analítica permite a distribuição racional das horas de auditoria, 
através da análise dos sistemas, por todas as áreas que requerem atenção. 
 
A maior concentração no conhecimento das atividades da empresa e na 
análise do sistema proporcionará uma auditoria muito mais inteligente. O 
auditor faz uma avaliação muito mais ampla do sistema de controle em vigor e 
será encorajado a usar mais iniciativa e imaginação. O volume de trabalho 
pormenorizado será reduzido. A redução de detalhes não criará quaisquer 
riscos adicionais, pois o completo conhecimento, acrescido de um programa de 
testes bem escolhidos e concisos, proporcionará maior confiança do que um 
conhecimento imperfeito, acrescido de um número indiscriminado de testes. 
 
 
c) Eliminação do tempo perdido com novos auditores 
 
Um dos problemas comuns nos serviços de auditoria é aquele ocasionado 
pelas substituições frequentes de equipes de auditores. As novas equipes 
necessitam inteirar-se dos métodos de trabalhos da área ou empresa, a qual, 
não raro, reclama com certa razão o fato de que cada ano é obrigado a dar 
conhecimento dos sistemas em operação ao novo pessoal. 
 
Verificou-se, contudo, que quando for necessária uma mudança de pessoal, os 
substitutos estarão melhor instruídos como resultado das informações 
explanatórias sobre os negócios da empresa e dos amplos fluxogramas de 
seus sistemas operacionais,os quais serão incorporados, em caráter 
permanente, aos papéis de trabalho. 
 
 
3.3 Evidência de Exames 
 
a) Tiques sugeridos 
 
ÖÖ - Conforme PT do ano anterior. 
 S - Soma 
 R - Confrontado com o Razão 
 Y - Calculado 
SHV - Somado Horizontal e Vertical 
 
 
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b) Exames documentais e explicações específicas 
 
Ö 1 
 
Ö ¹ 
ìos tiques serão utilizados para evidenciar exames ídocumentais e 
sempre que possível, colocados no lado îesquerdo do PT no sentido 
“de baixo para cima”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
ìas letras minúsculas em vermelho e circundadas serão 
ïutilizadas para explicar um número ou seja informações íadicionais 
ao exame ou explicações genéricas de uma conta. 
ïSerão colocadas sempre que possível no lado direito do PT îno 
sentido “de cima para baixo”. 
 
 
c) Referências cruzadas 
 
 
Externas (de PT p/ PT) 
 
As referências cruzadas serão indicadas somente pela referência do PT. 
 
 
Internas 
 
As referências internas de números serão feitas por números em vermelho e 
circundados ou seja: 
 
R$ 3.506,00 Composição do Saldo 
----------------------------- 
2.706,00 
 800,00 
----------- 
3.506,00 
 
 
d) Expressões desaconselháveis 
 
Deverão ser evitadas: 
 
“Documentos verificados”- sempre que possível deve ser explicado o documento 
examinado. 
 
 
 
 
 
 
 c 
 a 
 b 
 1 
 1 
 
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e) “Para Referência” 
 
Freqüentemente ocorre de necessitarmos em um PT, acumular vários números para 
referenciar com outros PT’s. Desta forma, faremos a composição desses valores e 
acima utilizaremos a expressão “Para Referência”. 
 
Ex. 1 
Imobilizado 
 
Depreciação - Edifícios 100 
 “ - Móveis 50 Para Referência 
 “ - Máquinas 80 Depreciações 
 100 
 50 
 80 
 DR-1 230 
 K 
 
Resultado 
----------------- 
Custo das Vendas 
 
Depreciação 230 K 
 
 DR-1 
 
 
 
f) Análises e Circulares recebidas 
 
· Análises: 
 
Todas as análises recebidas da área ou da empresa auditada e utilizadas nos 
exames, deverão sempre ser anexadas em PT e confrontadas com as “fontes de 
origem” e indicados: 
 
· PPA (preparação pela área): 
 
Não anexar nos PT’s, análises que não serão utilizadas nos trabalhos e que 
somente fazem volume, ou quando já descritos no PT e que dispensa anexar as 
análises. 
 
 
 
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1 
 2 
 3 
 2 
 1 
 
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g) Conclusão sobre os trabalhos efetuados 
 
Todas as análises deverão conter a conclusão sobre os trabalhos executados na 
seção ou área auditada. 
 
 
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4. DEFICIÊNCIAS COMUNS NOS PAPÉIS DE TRABALHO 
 
 
 
A relação abaixo apresenta deficiências de papéis de trabalho muitas vezes 
encontradas na revisão pelo Coordenador da Auditoria. O sênior é responsável pela 
correção e esclarecimentos desses tipos de deficiências, antes da revisão da 
coordenação. 
 
- Falta de memorandos técnicos sobre problemas relevantes de auditoria e 
contábeis. 
- Falta de conclusões sobre as operações analisadas. 
- Falta de liquidação dos pontos encontrados nos papéis de trabalho ou a 
transferência dos mesmos para uma lista de assuntos pendentes. 
- Assuntos pendentes não esclarecidos de forma definitiva e auto-explicativa. 
- Fornecimento dos dados de forma incompleta (nomes, datas, importâncias) 
exigindo follow-up. 
- Tarefas executadas mecanicamente, sem que a finalidade global do 
procedimento de auditoria tenha sido entendida. 
- Falta de detalhes e referência dos valores apresentados em resumos, 
particularmente dos incluídos no relatório. 
- Referência a conversas ao invés de apresentação de fatos comprobatórios. 
- Utilização do formato de papéis de trabalho de anos anteriores e quando estes 
não oferecem a abordagem mais adequada. 
- Atualização e revisão inadequada das pastas permanentes. 
- Informações inúteis transcritas nos papéis de trabalho. 
- Fonte de informação não indicada nos papéis de trabalho onde apropriado. 
- Indexação inadequada dos papéis de trabalho; alteração do número de alguns 
papéis de trabalho mas não das respectivas referências cruzadas; numeração 
confusa. 
- Registro inexato ou ilegível das informações e dos dados que deverão ser 
usados nos pedidos de confirmação e relatórios. Informações, tais como, 
números de série, nomes, datas, descrições de ativos e valores deverão ser 
apresentadas correta e adequadamente nos papéis de trabalho a fim de que 
possam ser incluídas nos relatórios. 
- Deixar de informar o sênior sobre exceções e comentários que devem ser 
incluídos no relatório para que este dê instruções a respeito ou as discuta com a 
gerência da área. Todos os fatos deverão ser documentados (por exemplo: 
números de contas, nomes). Todos os comentários e recomendações deverão 
ser rascunhados e submetidos à gerência do serviço para revisão, juntamente 
com a seção correspondente ou respectivos papéis de trabalho. 
 
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- Falta de comunicação de exceções ao cliente e falta de confirmação de que ele 
tomou conhecimento das mesmas. 
- Itens que devam constar do relatório espalhados por todos os papéis de 
trabalho. Esses itens devem ser relacionados em uma lista mestra e 
referenciados para os rascunhos e papéis de trabalhos suportes. 
- Estatísticas preparadas sem os devidos cuidados (somas erradas, percentagens 
incorretas, valores inadequadamente arredondados, etc.). 
- Falta de conferência de todos os cálculos importantes constantes dos papéis de 
trabalho. 
- Papéis de trabalho preparados pelos assistentes não revisados. 
- Cabeçalhos incompletos dos papéis de trabalho. 
- Papéis de trabalho não assinados ou datados. 
- Análises preparadas pela área auditada não somadas ou testadas quanto a 
cálculos. 
- Tiques não explicados nos papéis de trabalho. 
- Relatórios semanais sobre o andamento do trabalho não preparados. 
- Orçamento e resumo de horas não completados adequadamente e/ou 
distribuição inadequada das horas por área. 
 
 
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5. PASTAS DE TRABALHO UNICAMP 
 
 
 
Pasta Permanente 
 
Na Pasta Permanente devem ser arquivados todos os dados históricos da 
Unidade/Órgão, como: 
 
a) memorando de conhecimento das atividades da Unidade/Órgão, envolvendo 
principais processos, número de funcionários, etc.; 
b) organograma funcional; 
c) atas de diretoria, conselhos, etc.; 
d) informações orçamentárias; 
e) matérias de jornais, revistas, periódicos e outros, julgados importantes; 
f) contratos de operações relevantes como financiamentos, royalties, aluguéis, etc.; 
g) ações judiciais trabalhistas, etc.; 
h) modelos de carta de circularização. 
 
 
Pasta de Levantamento de Processos 
 
Na Pasta de Levantamento de Processos devem ser arquivados papéis como: 
 
a) fluxogramas ou descrição dos procedimentos e controles internos dos principais 
ciclos operacionais;b) documentos e formulários relacionados aos fluxos levantados; 
c) legislação e normas internas relacionadas aos fluxos relacionados; 
d) registro das entrevistas realizadas. 
 
 
Pastas de Testes 
 
Na Pasta de Testes devem ser arquivados papéis como: 
 
a) programas de auditoria; 
b) papéis de trabalhos; 
c) documentos e memorandos coletados durante a realização dos testes; 
d) comentários da Unidade/Órgão sobre os pontos de controle interno detectados; 
e) rascunho do relatório de auditoria interna; 
f) controle do tempo orçado versus realizado. 
 
 
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Pastas de Trabalhos Especiais 
 
Na Pasta de Trabalhos Especiais devem ser arquivados os papéis mencionados nas 
pastas anteriormente descritas, conforme o trabalho que estiver sendo realizado.