Protocolo e gestão de documentos

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1. Qual a principal função do protocolo no processo de gestão de documentos?
A) Garantir a segurança da informação
B) Registrar e controlar o fluxo de documentos
C) Organizar arquivos físicos
D) Armazenar documentos em nuvem
Resposta: B
Explicação: A principal função do protocolo é registrar e controlar o fluxo de
documentos, desde a entrada até a saída, garantindo que os mesmos sejam
corretamente processados e armazenados.
2. Qual é o principal objetivo da gestão de documentos em uma organização?
A) Garantir que todos os documentos sejam impressos
B) Facilitar a comunicação interna
C) Controlar o ciclo de vida dos documentos e garantir acesso eficiente
D) Armazenar documentos de maneira física e digital
Resposta: C
Explicação: A gestão de documentos visa controlar o ciclo de vida dos documentos,
desde sua criação até seu arquivamento ou descarte, garantindo que estejam
acessíveis quando necessário e cumpram com as normas legais e operacionais.
3. Em qual das etapas do protocolo é realizado o registro de entrada dos documentos?
A) Registro de despacho
B) Abertura do processo
C) Recebimento e protocolo
D) Arquivamento final
Resposta: C
Explicação: O registro de entrada é feito quando o documento chega à organização, no
momento do recebimento e protocolo. Nessa etapa, o documento é identificado e
registrado no sistema de controle.
4. O que caracteriza um documento oficial na gestão de documentos?
A) Sua digitalização em formato PDF
B) Sua formalidade e finalidade institucional
C) Sua criação por um colaborador interno
D) Sua cópia ser impressa
Resposta: B
Explicação: Um documento oficial é caracterizado por sua formalidade e pela finalidade
institucional que ele atende. Pode ser um memorando, ofício, ou qualquer outro
documento formal utilizado dentro de um contexto organizacional.
5. O que deve ser feito com documentos que possuem informações confidenciais ou
sensíveis?
A) Ser arquivados em local de fácil acesso
B) Ser armazenados de forma segura e com acesso restrito
C) Ser descartados sem registro
D) Ser digitalizados imediatamente
Resposta: B
Explicação: Documentos confidenciais ou sensíveis devem ser armazenados de forma
segura, com acesso restrito, para garantir a privacidade das informações e a segurança
da organização.
6. O que é a classificação documental?
PROTOCOLO E GESTÃO DE DOCUMENTOS
A) O processo de impressão dos documentos
B) O processo de catalogar documentos para fácil localização
C) O processo de identificar a importância dos documentos
D) O processo de atribuir etiquetas para documentos
Resposta: B
Explicação: A classificação documental é o processo de organizar e catalogar
documentos de maneira que facilite sua localização, identificação e acesso conforme
suas características e temas.
7. Quando um documento deve ser descartado de forma definitiva?
A) Quando ele não for mais necessário para as atividades da organização e não houver
exigência legal de sua guarda
B) Sempre que a organização mudar de sistema de gestão de documentos
C) Após 5 anos, independentemente do seu conteúdo
D) Quando a tecnologia utilizada para o armazenamento for desatualizada
Resposta: A
Explicação: O descarte de documentos deve ser feito quando não forem mais
necessários para as atividades da organização e não houver exigência legal de sua
guarda. O descarte deve seguir políticas de retenção documental.
8. Qual é a função do protocolo de saída?
A) Registrar a movimentação de documentos internos
B) Controlar os documentos que saem da organização
C) Arquivar documentos que chegam da parte externa
D) Organizar os documentos de forma física
Resposta: B
Explicação: O protocolo de saída tem a função de registrar e controlar os documentos
que saem da organização, assegurando que eles sejam devidamente registrados para
rastreabilidade.
9. O que é um “dossiê” em termos de gestão de documentos?
A) Uma ferramenta digital usada para salvar arquivos
B) Um conjunto de documentos relacionados entre si e organizados para facilitar a
consulta
C) Um documento que requer assinatura de múltiplos responsáveis
D) Um arquivo temporário de documentos
Resposta: B
Explicação: Um dossiê é um conjunto de documentos relacionados entre si e
organizados para facilitar a consulta e o acompanhamento de processos ou assuntos
específicos.
10. O que deve ser feito antes de arquivar um documento importante?
A) Verificar se o documento foi digitalizado
B) Garantir que o documento tenha sido protocolado corretamente
C) Reimprimir o documento caso haja algum erro
D) Armazená-lo imediatamente sem revisão
Resposta: B
Explicação: Antes de arquivar um documento importante, é fundamental garantir que
ele tenha sido protocolado corretamente. Isso inclui registrar a entrada, realizar a
classificação e garantir que a integridade e a validade do documento estejam
preservadas.
Reforçando o aprendizado
1. Qual a principal função do protocolo no processo de gestão de documentos? A) Garantir a
segurança da informação B) Registrar e controlar o fluxo de documentos C) Organizar arquivos
físicos D) Armazenar documentos em nuvem Resposta: B Explicação: A principal função do
protocolo é registrar e controlar o fluxo de documentos, desde a entrada até a saída, garantindo que
os mesmos sejam corretamente processados e armazenados. 2. Qual é o principal objetivo da
gestão de documentos em uma organização? A) Garantir que todos os documentos sejam impressos
B) Facilitar a comunicação interna C) Controlar o ciclo de vida dos documentos e garantir acesso
eficiente D) Armazenar documentos de maneira física e digital Resposta: C Explicação: A gestão de
documentos visa controlar o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até seu arquivamento
ou descarte, garantindo que estejam acessíveis quando necessário e cumpram com as normas
legais e operacionais. 3. Em qual das etapas do protocolo é realizado o registro de entrada dos
documentos? A) Registro de despacho B) Abertura do processo C) Recebimento e protocolo D)
Arquivamento final Resposta: C Explicação: O registro de entrada é feito quando o documento chega
à organização, no momento do recebimento e protocolo. Nessa etapa, o documento é identificado e
registrado no sistema de controle. 4. O que caracteriza um documento oficial na gestão de
documentos? A) Sua digitalização em formato PDF B) Sua formalidade e finalidade institucional C)
Sua criação por um colaborador interno D) Sua cópia ser impressa Resposta: B