Ítem 007 - Caixa e Controle Interno

Prévia do material em texto

Caixa e Controle Interno 
Universidade de Brasília - UnB 
Departamento de Ciências Contábeis e Atuariais – CCA 
Introdução à Contabilidade - 186781 
Livro Base: Contabilidade Básica 
 César Augusto Tibúrcio Silva & Gilberto Tristão 
Objetivos do Estudo 
O mecanismo de controle interno existente numa entidade. 
O controle do disponível, incluindo a conciliação bancária 
e caixa pequeno. 
Mecanismos para administração do caixa numa entidade, 
particularmente o fluxo de caixa. 
Neste capítulo você conhecerá: 
Caixa e Controle Interno 
 Quando um setor sofre um processo de 
concentração, as empresas mais fortes começam a 
comprar as empresas mais fracas. 
 
 Esse processo de aquisição de empresas 
geralmente é feito para conseguir ganhar mercado. 
 
 Outra maneira de ocorrer uma concentração num 
setor é através da redução dos preços, 
denominada às vezes de predatória, pois seu 
objetivo é eliminar o concorrente 
Caixa e Controle Interno 
 Para os usuários da informação contábil é 
importante saber quais serão as empresas 
vencedoras, que sobreviverão a essa 
concentração. 
 
 Uma forma de responder a essa questão é analisar 
o caixa de cada uma das empresas do setor. 
 
 A análise do caixa poderá ser feito de duas 
maneiras. 
Caixa e Controle Interno 
 A primeira analisa-se a capacidade e a forma da 
entidade em gerar caixa. 
 
 Isto geralmente é feito através da demonstração do 
fluxo de caixa 
 
 As empresas que conseguem gerar caixa com suas 
operações provavelmente terão mais chances de 
sobrevivência. 
Caixa e Controle Interno 
 Uma segunda forma de analisar o caixa é comparar 
o volume de recursos que as empresas do setor 
possuem. 
 
 Empresas com grande volume de recursos terão 
condições de comprar as empresas rivais ou de 
sobreviver a uma guerra de preços. 
 
 Essa informação pode ser obtida através de uma 
analise detalhada do balanço patrimonial. 
 
Caixa e Controle Interno 
Controle 
Interno 
Controle 
do 
Caixa 
Reportando 
o 
Caixa 
Caixa e Controle Interno 
Administração 
e 
Monitoramento 
do Caixa 
Controle Interno 
 Diz respeito a todos os métodos e medidas 
adotadas por uma entidade no sentido de 
monitorar, fiscalizar e proceder a um exame 
minucioso para salvaguardar os seus ativos de 
roubos, usos não autorizados, desfalques, erros 
não intencionais e irregularidades. 
 
 Para que o controle interno seja possível de ser 
executado é necessário entender os princípios 
inerentes ao controle interno. 
Princípios do Controle Interno 
 A importância dos princípios do controle interno é 
estabelecer preceitos que devam ser observados 
pela entidade nas atividades diárias. 
 
 Os princípios serão guias para que o sistema de 
controle interno de uma entidade seja efetivo. 
Estabele- 
cimento 
de 
Responsa- 
bilidade 
Segregação 
de 
Tarefas 
Procedimentos 
Documentados 
Princípios do Controle 
Controles 
Físicos, 
Eletrônicos e 
Mecânicos 
Verificação 
Independente 
Princípios de Controle Interno 
 Estabelecimento de Responsabilidade 
 
 Uma característica importante de um sistema de 
controle interno é determinar a responsabilidade de 
cada indivíduo. 
 
 Isto significa que deve estar claro para todos quem 
é o responsável pela tarefa. 
 
 Para algumas tarefas é necessária a autorização de 
um superior uma vez que as conseqüências podem 
ser sérias. 
Princípios de Controle Interno 
 Segregação de Tarefas 
 
 Ao separar uma tarefa maior em suas várias etapas 
e determinar que cada funcionário execute cada 
uma das etapas reduz-se o potencial de erros e de 
irregularidades. 
 
 Exemplo: Separação entre a Auditoria Interna e o 
Setor de Contabilidade 
 
 Mesmo num pequeno comércio a separação de 
tarefas ocorre. Em geral a pessoa que vende o 
produto não é a mesma que recebe o pagamento 
do cliente, o caixa. 
Princípios de Controle Interno 
 Procedimentos Documentados 
 
 Ao estabelecer uma série de documentos, a 
entidade cria o hábito de registrar, formalmente, os 
eventos. 
 
 Isto inclui não somente os documentos que 
formalmente a entidade necessita ter por exigência 
fiscal assim como aqueles que facilitam o processo 
de controle interno. 
 
 Além da criação de documentos para os processos 
internos, a entidade pode estabelecer regras, como 
a necessidade de que cada documento seja 
assinado pelo responsável. 
Princípios de Controle Interno 
 Controles físicos, mecânicos e eletrônicos 
 
 São sistemas adotados para garantir a segurança 
da empresa sobre aspectos físicos e 
administrativos da entidade 
 
 Exemplo: cadeados, alarmes, controle de ponto, 
controle de e-mails, controle de acesso a 
programas e sites. 
Princípios de Controle Interno 
 Verificação Independente 
 
 A verificação independente possibilita um 
mecanismo adicional de controle além da 
separação de tarefas. 
 
 Exemplo: auditoria interna. 
 
 O processo de verificação não se limita a apontar o 
que está errado na contabilidade e nos 
procedimento internos, mas também deve 
apresentar sugestões para melhorar o controle 
interno. 
Princípios de Controle Interno 
 Outras medidas de controle 
 
 Fazer rotação de funcionários na entidade e exigir 
que os funcionários tirem férias. 
 Ficar atento aos sinais externos de riqueza. 
 Prestigiar os mecanismos de controle interno. 
 Premiar funcionários que trabalham em função que 
possam ser tentadoras. 
 Grandes despesas devem ter mais de uma 
autorização 
Controle Interno 
 Limitações 
 
 Custos 
 Características da empresa 
 Fraudes 
 
 A fraude é um ato de má-fé com a finalidade de 
lesar alguém. 
 Não se confunde com o erro, que geralmente não 
tem a intenção da má-fé. 
Controle de Caixa 
 Conceitos de Caixa 
 
 Amplo: O caixa refere-se a moedas, notas, 
cheques, tíquetes de venda (vale refeição), 
comprovantes de venda com cartão de débito e de 
cartão de crédito e aplicações financeiras de curto 
prazo. Este é o conceito amplo de caixa e é usado 
para a elaboração da demonstração do fluxo de 
caixa. 
 Restrito: refere-se ao dinheiro que a entidade tem 
na caixa registradora. Este é o conceito utilizado 
nos lançamentos contábeis para pagamento e 
recebimento em moeda corrente. E será o conceito 
utilizado neste tópico, Controle de Caixa. 
Controle de Caixa 
 Regras relacionadas ao recebimento 
 
 Todos os recebimentos devem ser depositados no 
banco rapidamente; 
 Recebimentos devem ser comprovados por tíquetes 
de vendas, registros de caixa, entre outros; 
 Uma prestação de contas deve ser feita a cada vez 
que o caixa é transferido; 
 As pessoas que recebem dinheiro não devem fazer 
os pagamentos, registrar as transações de caixa ou 
fazer a conciliação bancária. 
Caixa Pequeno 
 O caixa pequeno é uma quantidade de recurso em 
moeda corrente usado para pagamento de 
pequenas despesas. 
 
 As operações relacionadas com o caixa pequeno 
podem ser divididas em: 
 
 estabelecimento do caixa pequeno; 
 fazendo pagamentos com o caixa pequeno; e 
 completando o caixa pequeno. 
Lançamentos de Caixa Pequeno 
• Constituição do Caixa Pequeno 
• Pagamento com Caixa Pequeno 
Débito: Caixa Pequeno 100 
Crédito: Caixa 100 
Débito: Despesas Diversas 70 
Crédito: Caixa Pequeno 70 
• Completando o Caixa Pequeno 
Débito: Caixa Pequeno 70 
Crédito: Caixa 70 
No final do exercício social, a entidade deve finalizar o caixa pequeno 
Utilizando o Banco 
 Ao usar a conta corrente, em lugar dos recursos 
emmoeda corrente, a entidade passa a ter maior 
possibilidade de controle interno. 
 
 Um depósito em dinheiro na conta corrente da 
entidade gera um lançamento contábil, devendo 
também aparecer no extrato bancário da entidade. 
 
 Em certas situações podem existir diferenças entre 
as informações do extrato e da contabilidade. Isto 
faz com que a entidade tenha que regularmente 
fazer uma conciliação bancária 
Extrato Bancário 
 Periodicamente a entidade recebe um extrato 
bancário mostrando as transações ocorridas na 
conta corrente e os saldos existentes nas 
aplicações financeiras. 
 
 Os valores são listados em ordem de data e, 
sempre que for o caso, com o documento que o 
originou. Desta forma é possível se ter um controle 
das operações que aparecem no extrato. 
Extrato Bancário 
Banco Resumo Ltda
Conta: 33204-13 Agência: 16-1
Cliente:Cassinos Loteria Esportiva
Dia Histórico Documento Valor
03 Saldo Anterior 359,56 C
04 Cheque 000461 1.000,00 D
04 Depósito 262716 1.892,00 C
05 Cheque 000458 800,00 D
05 Cheque 000464 169,60 D
05 Depósito 281028 5.525,08 C
h h h h h
30 Saldo 5.181,33 C
Conciliação Bancária 
 A informação do extrato bancário é muito útil para 
a contabilidade da entidade. No entanto, nem 
sempre o saldo constante do extrato é igual ao 
valor do razonete na mesma data. 
 
 Quando isto ocorre é necessário fazer uma análise 
para verificar as diferenças entre o extrato e o 
razonete e, se for o caso, fazer os acertos devidos. 
 
 Este processo de verificação, análise e acertos das 
diferenças entre o saldo do extrato e o razonete 
recebe o nome de conciliação bancária. 
Conciliação Bancária 
 As diferenças podem ocorrer pelas seguintes 
razões: 
 
 Diferença temporal entre o lançamento contábil e a 
movimentação bancária; 
 Desembolsos e recebimentos não registrados por 
desconhecimento da contabilidade; e 
 Erros nos lançamentos do banco ou na entidade. 
 Geralmente as diferenças temporais são mais 
comuns. 
Procedimentos de Conciliação 
 Os passos necessários são os seguintes: 
 
 Compare os depósitos realizados pela entidade com os 
depósitos que constam do extrato bancário. As 
diferenças decorrem de depósitos em trânsito. Estes 
depósitos devem ser adicionados ao saldo do extrato 
bancário. 
 Compare os cheques emitidos pela entidade com os 
cheques constantes do extrato bancário. Cheques 
existentes no razonete e que não aparecem no extrato 
são cheques ainda não depositados. Estes cheques 
devem ser reduzidos do extrato bancário. 
Procedimentos de Conciliação 
 Os passos necessários são os seguintes: 
 
 Ao comparar os cheques, podem existir itens que estão 
no extrato, mas não no razonete. Neste caso, o cheque 
do extrato talvez esteja no razonete Cheques a 
Compensar. 
 Ao fazer a comparação entre o razonete e o extrato 
bancário, as outras diferenças existentes são 
decorrentes de erros ou despesas e receitas bancárias 
não lançadas. Os erros da entidade devem ser 
corrigidos e os erros do extrato devem ser reclamados 
para que a entidade não sofra perda. Finalmente, as 
despesas e receitas bancárias devem ser lançadas na 
contabilidade da entidade. 
Exemplo de Conciliação Bancária 
 Dia 30/09: Saldo do extrato bancário $5.814,45 
 Saldo do razonete $3.451,14 
 Diferença $2.363,31 
 
 Ao confrontar os dois documentos constatou os 
seguintes pontos divergentes: 
 
1. Depósito em trânsito – um depósito que foi registrado 
na contabilidade não foi realizado naquele dia pois o 
funcionário esqueceu o envelope de deposito, no valor 
de $2.843,00 na sua mesa; 
Exemplo de Conciliação Bancária 
 
2. Três cheques emitidos pela entidade não constam do 
extrato bancário. Provavelmente estes cheques ainda 
não foram depositados. Os cheques são os de número 
354 ($450,00); 375 ($1.800,00) e 360 ($1.671,52); 
3. O cheque 364 , referente a despesas de material de 
$450 foi registrado na contabilidade como sendo $540; 
4. O banco cobrou $80,00 pela renovação do cadastro; e 
5. Um cheque de um cliente depositado pela entidade foi 
devolvido por falta de fundo: $126,00 
Exemplo de Conciliação Bancária 
Saldo do Extrato Bancário 5.814,45 
Mais Depósito em Trânsito 2.843,00 
8.657,45 
Menos: Cheques Emitidos
no. 354 450,00 
no. 375 1.800,00 
no. 360 1.671,52 3.921,52 
Saldo Ajustado pelo Extrato 4.735,93 
Razonete da Conta Bancos 3.451,14 
Mais: Erro no Cheque no. 364 90,00 
Recebimento de Cliente 1.400,79 1.490,79 
4.941,93 
Despesa Renovação Cadastro 80,00 
Cheque Devolvido 126,00 206,00 
Saldo Ajustado pelo Razonete 4.735,93 
( ) ( 
( 
) 
) 
( 
( 
( 
( ) 
) 
) 
) 
Lançamentos de Correção da 
Conta Bancos 
• Correção do Cheque 364 (Despesas de Material) 
•Despesas Bancárias: 
Débito: Banco 90 
Crédito: Despesas de Material 90 
Débito: Despesas Bancárias 80 
Crédito: Banco 80 
• Cheque sem Fundo 
Débito: Clientes 126 
Crédito: Banco 126 
• Recebimento de Clientes (não registrado) 
Débito: Banco 1.400,79 
Crédito: Clientes 1.400,79 
Ética nos Negócios 
 O cheque é considerado pelas normas do Banco 
Central um documento de pagamento a vista. 
 Isto significa que analisando a legislação “ao pé da 
letra” tem-se que não existe o “cheque pré-datado” ou 
cheque a compensar. 
 Entretanto, quando um cliente emite um cheque e 
solicita que o mesmo seja pré-datado, ou uma entidade 
propõe depositar um cheque numa data determinada, 
temos uma situação onde a “essência prevalece sobre 
a forma”. 
 A parte que emitiu um cheque pré-datado irá 
considerar uma quebra de confiança caso o cheque 
seja depositado antes da data convencionada. 
	Caixa e Controle Interno
	Objetivos do Estudo
	Caixa e Controle Interno
	Caixa e Controle Interno
	Caixa e Controle Interno
	Caixa e Controle Interno
	Caixa e Controle Interno
	Controle Interno
	Princípios do Controle Interno
	Princípios de Controle Interno
	Princípios de Controle Interno
	Princípios de Controle Interno
	Princípios de Controle Interno
	Princípios de Controle Interno
	Princípios de Controle Interno
	Controle Interno
	Controle de Caixa
	Controle de Caixa
	Caixa Pequeno
	Lançamentos de Caixa Pequeno
	Utilizando o Banco
	Extrato Bancário
	Extrato Bancário
	Conciliação Bancária
	Conciliação Bancária
	Procedimentos de Conciliação
	Procedimentos de Conciliação
	Exemplo de Conciliação Bancária
	Exemplo de Conciliação Bancária
	Exemplo de Conciliação Bancária
	Lançamentos de Correção da �Conta Bancos
	Ética nos Negócios
	Slide Number 33