O uso da tecnologia na gestão de documentos e registros escolares

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O uso da tecnologia na gestão de documentos e registros escolares 
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Apresentação 
Cada vez mais a sociedade apropria-se de recursos tecnológicos no seu dia a dia, uma vez que, na maioria das vezes, utilizá-los torna as tarefas mais rápidas e melhores. Na escola, algumas práticas rotineiras que há muito se repetem da mesma forma também precisam ser otimizadas, pois as relações são diferentes hoje em dia.
Nesta Unidade de Aprendizagem, você vai saber como utilizar a tecnologia em auxílio à gestão escolar. Também vai identificar recursos que favorecem a gestão e os fluxos de trabalho, além de poder analisar os pontos favoráveis e desfavoráveis desses recursos.
Bons estudos.
Ao final desta Unidade de Aprendizagem, você deve apresentar os seguintes aprendizados:
· Descrever o fluxo de trabalho na gestão de documentos e registros escolares com apoio da tecnologia.
· Identificar recursos tecnológicos que favorecem a gestão dos documentos escolares.
· Analisar os fatores favoráveis e dificultadores no uso da tecnologia para gestão de documentos.
Desafio 
As escolas são instituições que têm uma dinâmica ativa quanto ao uso de documentos que registram os fatos acontecidos nesse ambiente, desde a frequência dos alunos até os conteúdos aplicados durante as aulas. Cabe à gestão escolar organizar e tornar esse cotidiano fluido e eficiente.
Imagine que você é pedagogo em uma escola da rede privada de Curitiba. No decorrer do período letivo, você percebeu que muitos livros de registro estão sendo danificados e que, em alguns casos, professores perderam ou extraviaram os livros. Isso ocorre devido ao grande acúmulo de papéis que os professores carregam.
Esses acontecimentos têm comprometido o trabalho da secretaria, pois a perda desses documentos atrasa as demandas de emissão de boletins, além de causar constrangimento quando os pais ou responsáveis visitam a escola em busca de informações atualizadas sobre a rotina dos estudantes. 
a) Como pedagogo dessa escola, que atitude você teria a respeito da forma como os registros escolares acontecem na sua escola?
b) Por meio de uma breve pesquisa, que sugestão você proporia ​​​​​​​para aprimorar e modernizar os registros escolares da sua escola?
Padrão de resposta esperado 
a) Como pedagogo, é preciso informar aos professores e toda a equipe escolar que esses livros são documentos formais, o que exige zelo, garantindo o acesso às informações registradas. É necessário criar uma rotina para a organização de registros, além de atualizá-los diariamente. A partir do ocorrido, pode-se propor a implantação de um sistema informatizado para registros escolares, trazendo dinamismo e eficiência ao cotidiano da escola. 
b) É possível sugerir à direção escolar o uso de sistemas gratuitos como o Google Sala de Aula, onde as informações são salvas de forma on-line e seu acesso é prático. Dessa forma, os professores podem salvar diariamente a frequência de seus alunos, garantindo que essas informações não serão perdidas em acidentes como os ​​​​​​​que estavam ocorrendo.
Infográfico 
A equipe pedagógica tem várias funções. Uma delas é o acompanhamento dos registros escolares realizados pelos ​​​​​​​professores da escola. Ao final de cada período letivo, a equipe pedagógica deve emitir o parecer (favorável ou desfavorável) das informações registradas pelo professor. Cabe aos diretores escolares supervisionar esse acompanhamento realizado pela equipe pedagógica. Neste Infográfico, você vai compreender como a informatização das informações pode auxiliar no acompanhamento dos registros escolares.​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​
Conteúdo do Livro 
A secretaria escolar é um espaço educacional, sendo o órgão responsável pela escrituração de toda documentação escolar, desde a matrícula do aluno. Portanto, é imprescindível que seja um ambiente organizado, de maneira a garantir a eficácia das informações e, também, agilizar a localização de qualquer documento requisitado. Além disso, a equipe docente alimenta os documentos (livros de registros) com informações sobre o cotidiano dos alunos. A equipe pedagógica deve realizar um acompanhamento desse trabalho, e a direção deve monitorar o trabalho de ambos. Sendo assim, é necessário optar por ferramentas que facilitem o registro, a guarda e o acesso a esses documentos tão importantes.
No capítulo O uso da tecnologia na gestão de documentos e registros escolares, da obra Gestão de documentos e registro escolar, você vai compreender como a tecnologia pode ser implementada no cotidiano escolar, promovendo uma gestão documental mais eficiente, além de analisar alguns aspectos que dificultam o uso dela nas escolas.
Boa leitura.
Dica do Professor 
O diário de classe, também conhecido como livro de registro, está evoluindo. Na atualidade, os registros podem ser feitos de forma ​​​​​​​on-line. O diário escolar on-line é uma ferramenta que permite ao professor fazer o registro de frequência dos alunos por meio de computadores, notebooks, tablets ou smartphones. 
Nesta Dica do Professor, você vai compreender vantagens e desvantagens do uso do diário escolar digital.​​​​​​​
Exercícios 
1.  A tecnologia aliada à gestão escolar dinamiza o processo de registro escolar. As escolas enfrentam grandes desafios, mas percebem muitos benefícios ao implementar um sistema informatizado. Sobre esse assunto, marque a alternativa correta referente à implementação de tecnologia nas escolas:
Resposta correta. 
A.  A falta de acesso à Internet em muitas escolas brasileiras inviabiliza a utilização de registros de classe on-line.
Muitas escolas, principalmente as públicas, não têm equipamentos de informática nem acesso à Internet, dificultando o uso de sistemas para gestão de documentos. Além disso, caso seja implementado um sistema informatizado, a gestão escolar deve oportunizar formação a todos os envolvidos, pois há pessoas que não têm afinidade com tais recursos. As escolas privadas devem buscar soluções próprias, pois não são vinculadas ao sistema público. 
2.  Os diversos agentes escolares contribuem para que o sistema escolar de registro on-line seja eficiente. Conforme suas atribuições, é necessário manter um constante monitoramento quanto aos registros escolares. Diante disso, marque a alternativa correta sobre a função de secretária escolar:
Resposta correta. 
E.  A secretária deve conferir o lançamento de notas e frequência após a pedagoga analisar as informações inseridas pelos professores. 
Quanto às demandas de registros escolares, a secretária deve conferir se todos os dados foram lançados no sistema pelo professor. A equipe pedagógica deve analisar se as informações estão de acordo com o planejamento. A direção deve monitorar o trabalho de toda a equipe.
3.  As escolas, ao optarem por implementar um sistema informatizado, devem levar em consideração seu porte de alunos e funcionários. Cabe à gestão escolar mediar o processo de implementação do sistema no ambiente escolar. A partir dessa informação, marque a alternativa correta sobre a implementação de sistemas informatizados na escola:
Resposta correta. 
D.  Ao implementar um sistema informatizado, é necessário digitalizar ou passar as informações de documentos anteriores ao novo sistema de utilização, mesmo que esse seja um trabalho árduo.
Ao implementar um sistema informatizado, é necessário digitalizar os documentos que foram gerados anteriormente a essa implementação. Esse é um árduo trabalho e que pode levar anos. Geralmente, os estados e municípios têm sistemas próprios. Caso não tenham, as escolas devem eleger por conta própria o sistema a ser utilizado, assim como as escolas privadas. Existem alguns programas, como o Libre Office e o pacote Office, para atender às demandas escolares. 
4.  Existem vários programas que podem ser utilizados na escola. Entre eles, o pacote Office pode auxiliar em várias demandas escolares, pedagógicas e administrativas. Sobre o pacote Office, marque a alternativa correta:
Você acertou! 
C.  O pacote Office exige licençapaga para uso.
O pacote Office abriga um conjunto de programas pagos. O Libre Office desempenha funções parecidas, mas com licença gratuita. O Office auxilia em demandas pedagógicas e administrativas. Entre os seus programas, o Excel é utilizado para produzir planilhas, o Word para digitação e o PowerPoint para apresentações. 
5.  Ao implementar um sistema informatizado, a gestão escolar deve garantir que todos os agentes escolares, principalmente os funcionários da secretaria, saibam utilizá-lo. A partir dessa informação, marque a alternativa correta sobre uma vantagem ao utilizar um sistema informatizado na escola:
Você acertou! 
D.  Melhor gestão de espaços físicos, que antes eram utilizados como depósito de documentos.
A implementação de sistemas informatizados traz muitos benefícios, principalmente no que se refere ao manuseio de papéis e ao espaço para armazená-los, pois o volume diminui. Entretanto a instituição precisa de investimento financeiro e deve fornecer capacitação para o uso do sistema, já que nem todos têm afinidade com a tecnologia. Além disso, deve-se respeitar a jornada de trabalho dos funcionários e professores bem como o armazenamento correto dos documentos físicos indispensáveis.
Na prática 
A implementação ou a mudança de um sistema de gestão escolar informatizado traz grandes desafios a todos os envolvidos: professores, gestores, pedagogos e pais.
A Lei de Diretrizes e Bases (LDB), de 1996, estabelece que as formações continuadas podem envolver ações para o uso das diversas tecnologias, facilitando o uso de sistemas de gestão escolar.
Neste Na Prática, você vai conhecer as ações feitas por uma diretora quanto à troca do sistema de gestão na sua escola.
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