ARQUIVOLOGIA

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ARQUIVOLOGIA
Conceito: A arquivologia é a ciência que estuda os arquivos
Em qualquer cargo da Administração Pública, o profissional recebe e produz documentos. Nesse sentido, esse empregado deve saber gerir e guardar esses documentos.
No campo policial, os documentos servem, por exemplo, como prova de determinado ocorrido (boletim de ocorrência, inquérito policial etc.). Sendo assim, eles devem ser guardados por determinado tempo. A Arquivologia, entre outras coisas, tem o papel de determinar esse tempo de guarda para cada tipo de documento.
A fixidez de um documento arquivístico indica que ele possui forma fixa e um conteúdo estável.
Exemplo de Aplicação: Papiloscopia 
A Papiloscopia estuda a identificação humana pelas digitais, presentes nas palmas das mãos e na sola dos pés. Ela tem como objetivo a perícia e o estudo a fim de pesquisas técnico-científicas, visando a identificação de indivíduos vivos ou mortos. 
A coleta, a identificação e o arquivamento das impressões digitais humanas acontecem muitas vezes em casos de crimes nos quais é necessário o levantamento de provas que envolvem as digitais humanas na cena. Podem também ser utilizadas as técnicas da papiloscopia para a identificação de corpos que sofreram decomposição ou estão em estado de difícil identificação.
Nesse caso, o arquivamento constitui parte das atividades do papiloscopista, além da confecção de documentos que utilizam as impressões digitais. 
Fundamentação Normativa: Arquivo 
O art. 2º da Lei n. 8.159/1991 apresenta o conceito normativo de arquivo.
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzido e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividade especificas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
De maneira geral, entende-se que um arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica. Logo, tanto o que é produzido quanto o que é recebido constitui o todo de um arquivo. 
No entanto, esses não são quaisquer documentos, mas apenas aqueles produzidos e recebidos em decorrência do exercício de atividades específicas. Esse é o princípio da organicidade.
Ademais, um documento de arquivo pode ter qualquer suporte (meio físico que “carrega” a informação) ou natureza. 
Informação + Suporte = Documento
Essa equação mostra que um documento é o registro de uma informação em um determinado suporte.
Não obstante, um documento deve apresentar fixidez. Logo, mesmo que ele seja digital, ele deve estar organizado para uma determinada atividade. Ex.: uma base de dados aleatória não constitui um documento de arquivo.
A palavra arquivo pode se referir semanticamente a diversos signos.
arquivo mobiliário (como um arquivo deslizante, um móvel em que guardamos documentos físicos, normalmente feito de aço);
arquivo como setor de uma instituição – como almoxarifado, contabilidade, etc
arquivo pode se referir à entidade, à instituição – como Arquivo Público do Distrito Federal ou Arquivo Nacional. O Arquivo Nacional exerce a custódia de todos os documentos permanentes (arquivos que devem ser mantidos porquanto existirem; não podem ser eliminados em hipótese alguma) dos órgãos do Poder Executivo Federal. Já os documentos permanentes dos órgãos distritais, estaduais e municipais ficam sob custódia do Arquivo Público do Distrito Federal, dos Arquivos Públicos Estaduais e dos Arquivos Públicos Municipais, respectivamente
Forma Fixa e Conteúdo Estável 
O conceito de forma fixa e conteúdo estável serve como base para definição das características que um documento arquivístico deverá contemplar e que o preservador deve manter durante toda a sua custódia. Essas são características fundamentais para comprovação da integridade, autenticidade e fidedignidade dos documentos, atingindo os requisitos de confiabilidade. 
Um documento digital dotado de forma fixa e conteúdo estável é aquele que tem sempre a mesma apresentação na tela do computador. Mesmo que mude o seu formato, pois um mesmo documento digital pode ser representado em diferentes codificações. (RONDINELLI, 2013). 
A forma fixa significa que o documento assegura a mesma aparência ou apresentação sempre que é recuperado (INTERPARES, 2007b). Logo, um documento da forma textual deverá continuar sendo apresentado na forma textual, assim como os documentos de imagem, áudio, vídeo etc., deverão manter sua natureza. 
Com relação ao conceito de conteúdo estável para documentos digitais pode-se dizer que, “[...] do ponto de vista arquivístico, a estabilidade está implícita no conceito do documento arquivístico à medida que este é predominantemente identificado como documento, e não como simples dado ou informação” (RONDINELLI, 2013, p. 235). 
Entende-se que o termo documento remete à ideia de informação registrada (informação fixada, que não se altera) em um suporte. Logo, conteúdo estável é característica de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis, não podendo realizar alterações nem produzir novas versões que não sejam devidamente registradas e justificadas. (INTERPARES, 2007b).
Fundamentação Normativa: Documento de Arquivo
(informação orgânica + suporte)
É toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
Características de um Documento de Arquivo
Além da já citada organicidade, um documento de arquivo tem as seguintes características:
1) Imparcialidade: A imparcialidade está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. 
Ex.: um policial deve produzir documentos baseados em fatos e não em sua visão sobre o mundo. 
“A imparcialidade dos documentos refere-se à capacidade dos documentos de refletirem fielmente as ações do seu produtor” (Manual “Gestão de Documentos” – Arquivo Nacional)
2) Autenticidade: O princípio da autenticidade indica que os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados. Nesse sentido, eles não podem ser alterados. 
Ex.: se uma prova criminalística for alterada ao longo do processo, ela não terá mais validade
3) Naturalidade: A naturalidade indica que os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas. 
Isso significa que sua produção é natural, espontânea à instituição que o produz
4) Inter-relacionamento: O inter-relacionamento indica que os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. 
Ex.: um policial da Polícia Civil executa diversas atividades ao longo do dia de trabalho. Cada uma dessas atividades produz inerentemente documentos de arquivo. Dentro dessa mesma atividade, os documentos produzidos se relacionam entre si.
5) Unicidade: A unicidade indica que cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence.
Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional. Ex.: em uma compra e venda, tanto comprador quanto vendedor exigem uma cópia do contrato. Nesse caso, mesmo sendo copiado, o documento ainda mantém sua função única.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS