2 - Característica dos Documentos de Arquivo

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Características dos Documentos de Arquivo
ARQUIVOLOGIA
CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Normalmente, fala-se em 5 características. No entanto, algumas provas tratam de 6.
• Naturalidade
• Imparcialidade
• Inter-relacionamento
• Unicidade
• Confiabilidade
• Autenticidade
NATURALIDADE
O documento de arquivo nasce naturalmente quando são realizadas certas tarefas do 
dia a dia, como comprar algo no cartão, por exemplo, que gera o documento “nota fiscal”.
A naturalidade é a característica que diferencia o arquivo das coleções. Pelo fato de 
o arquivo nascer naturalmente, ele não forma coleções.
Em uma coleção, escolhem-se as peças que irão compô-la, bem como essas peças 
podem ser trocadas por outras. Com os documentos de arquivo, isso não se dá.
Na imagem acima, tem-se uma coleção de instrumentos musicais.
Imparcialidade
Nasce da ideia de que o arquivo não é uma mera manifestação humana, ou seja, os 
documentos nascem para uma determinada finalidade.
Exemplo: Licença — capacitação
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A cada 5 anos de exercício, na esfera Federal, tem-se direito a uma licença chamada 
de licença-capacitação, a qual dá direito a 90 dias de licença para que o sujeito estude, 
enquanto é custeado pela instituição. Para gozar da licença-capacitação, é preciso criar 
um documento em que conste o curso que será feito, além de toda uma documentação. 
Esse documento não é criado pelo desejo do cidadão, mas pela necessidade.
Para gozar da licença-capacitação enquanto se faz um curso em Paris, por exemplo, 
primeiro deve-se criar a documentação necessária. 
Inter-relacionamento
O arquivo é um conjunto. Cada peça desse conjunto está interligada e inter-relacio-
nada, de forma que o significado do arquivo se dá a partir da junção dessas peças, nunca 
fora de contexto e nunca por peças separadas.
Em um quebra-cabeça, uma peça isolada não traz muito significado quando analisada.
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Unicidade
Função única que cada documento irá cumprir, mesmo que esse documento tenha vias.
Durante a assinatura de um contrato, por exemplo, há duas pessoas envolvidas, por-
tanto, tem-se duas vias de contrato, uma para cada uma das partes. Em cada uma das 
vias constará a mesma informação, mas cada uma delas terá uma função diferente. Ex.: 
em um contrato de compra e venda de imóvel, a via do comprador tem a função de com-
provar que esse é o novo dono do imóvel, enquanto a via do vendedor tem a função de 
comprovar que o imóvel não mais está em sua posse. 
Confiabilidade
Relacionada aos aspectos formais da produção de um documento.
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Na imagem anterior, tem-se um ofício, que possui diversos aspectos formais que o 
tornam um documento completo:
• Número;
• Setor que o emitiu;
• Local e data;
• A quem o ofício interessa;
• Texto do ofício;
• Fechamento com “atenciosamente”.
Esses aspectos garantem a confiabilidade do documento, permitindo que possa ser 
rastreado o local de onde ele veio, quem o enviou etc.
Autenticidade
Depois que o documento é criado com todas as características mostradas na “con-
fiabilidade”, deve-se preservar uma sequência:
• Criação, manutenção e custódia sem adulterações.
Essa sequência de ações sem que o documento seja adulterado confere a ele sua 
autenticidade.
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Na imagem anterior, tem-se um despacho, no qual é possível observar diversos ele-
mentos formais que garantem a já citada confiabilidade. Além disso, próximo à assina-
tura há um QR-CODE que indicará que esse documento tem as mesmas informações de 
quando ele foi criado, mesmo já tendo sido transmitido e guardado em outro local.
Quadro com as características dos documentos
A maioria das características termina com o sufixo -dade (com exceção do inter-re-
lacionamento). No quadro abaixo, tem-se uma síntese de cada uma das características 
anteriores:
Características dos Documentos Definição
Naturalidade
Os documentos são acumulados de acordo com as 
atividades da instituição, ou seja, sua acumulação 
ocorre dentro das transações por ela executadas.
Imparcialidade
Está relacionada ao fato de que a produção docu-
mental ocorre em determinado contexto e para 
determinado fim. Segundo essa característica, os 
documentos de arquivo não nascem da vontade 
humana, mas sim da imposição administrativa que 
motiva a sua criação.
Inter-relacionamento
Os documentos estabelecem relação entre si e com 
as atividades que os geraram. O documento de 
arquivo deve ser entendido como peça de um con-
junto orgânico, e não como elemento isolado de um 
contexto.
Unicidade
Cada documento de arquivo tem lugar único na estru-
tura documental à qual pertence. Este aspecto não 
está diretamente relacionado ao número de cópias 
produzidas, mas sim à função “única” que os docu-
mentos executam dentro do contexto organizacional.
Confiabilidade
Os documentos de arquivo têm a capacidade de 
sustentar os fatos que atestam. Isso está relacio-
nado ao momento em que o documento é produ-
zido e à veracidade de seu conteúdo. Para tanto, 
há que ser dotado de completeza e ter seus proce-
dimentos de produção bem controlados
Autenticidade
Os documentos de arquivo são criados, mantidos e 
custodiados de acordo com procedimentos que podem 
ser comprovados. Refere-se à qualidade de um docu-
mento ser exatamente aquele que foi produzido, não 
tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração.
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1. (QUADRIX/PROCON/DF/2023)
�( ) O documento arquivístico se classifica como um conjunto complexo de 
documentos que se inter-relacionam e que resultam de uma mesma atividade.
O inter-relacionamento se dá com vários documentos da instituição e é, de fato, uma ideia 
complexa. Além disso, os documentos resultam de uma mesma atividade. Ex.: a compra de 
um computador novo.
2. (CESPE DPF/2018)
�( ) Uma das características básicas do arquivo é que o significado do acervo 
documental não depende da relação que os documentos tenham entre si.
O significado depende da relação que os documentos têm entre si, como mostra a característica 
do inter-relacionamento.
3. (CESGRANRIO/ELETROBRAS–ELETRONUCLEAR/2022) Documentos arquivísticos são 
aqueles produzidos (elaborados ou recebidos) no curso de uma atividade prática, como 
instrumentos ou resultados de tal atividade, e retidos para ação ou referência, apresentando 
cinco características básicas. O documento que tem credibilidade enquanto documento, 
isto é, tem a qualidade de ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou de qualquer 
outro tipo de corrupção, tem como característica a
a. autenticidade
b. imparcialidade
c. naturalidade
d. organicidade
e. unicidade
Aqui, a banca seguiu uma linha mais clássica, na qual são contempladas apenas 5 características 
básicas. Obs.: a 6ª característica é a confiabilidade.
Quando são preservadas as informações do documento ao longo do tempo, sem que haja 
nenhum tipo de adulteração do seu conteúdo, ele é umdocumento autêntico. 
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4. (FUNDATEC/2023/FOZPREV/ANALISTA PREVIDENCIÁRIO/ARQUIVOLOGIA) Duranti 
(1994) relacionou uma sequência de características que são inerentes aos Arquivos. Assinale 
a alternativa em que traz o significado correto da característica denominada “naturalidade”.
a. Os arquivos são constituídos de documentos que não são coletados artificialmente, tal 
como os acervos bibliográficos.
b. Os arquivos são considerados credíveis e confiáveis por aqueles que precisam agir por 
meio deles.
c. Os documentos de arquivo estão inter-relacionados, tanto dentro como fora do grupo 
em que são preservados.
d. Os arquivos são inerentemente verdadeiros, tornando-se os mais confiáveis, fonte tanto 
para o direito quanto para a história.
e. Os arquivos são mantidos dentro de sua proveniência e ordem original.
Algumas bibliografias são antigas, mas são clássicas e por isso são utilizadas até os dias 
atuais. 
Obs.:	� quando uma questão se mostra aparentemente correta, é importante ler as outras, 
pois podem ser mais completas.
A coleta artificial é típica das bibliotecas. Os documentos de arquivos são naturais.
5. (IBFC/SESACRE/2022/AGENTE ADMINISTRATIVO/ADAPTADA) Podemos afirmar que a 
autenticidade de um documento é/são:
a. cada documento de arquivo que assume um lugar único no conjunto documental ao 
qual pertence.
b. está ligada a criação, manutenção e custódia de acordo com procedimentos que podem 
ser comprovados.
c. documentos acumulados de modo natural no curso das ações de maneira contínua, em 
função dos seus objetivos.
d. documentos com relação natural de interdependência em relação aos documentos do 
seu conjunto.
a. lugar único está relacionado ao conceito de unicidade.
b. a sequência de ações que partem desde a criação, passando pela manutenção do documento 
e a guarda, sem que haja alterações e adulterações é chamada de autenticidade.
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ARQUIVOLOGIA
6. (FUNDATEC/PREFEITURA DE ESTEIO/RS 2022) Os documentos arquivísticos, 
segundo Duranti (1994), têm propriedades ou características peculiares ao seu status na 
contemporaneidade. Considerando esse tema, relacione as características citadas na Coluna 
1 às suas respectivas definições descritas na Coluna 2.
Coluna 1
1. Imparcialidade.
2. Autenticidade.
3. Naturalidade.
4. Inter-relacionamento.
5. Unicidade.
Coluna 2
�( ) Cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do 
grupo ao qual pertence e no universo documental.
�( ) Vincula-se ao continuum da criação, manutenção e custódia dos documentos.
�( ) A produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim.
�( ) Os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as 
necessidades da matéria em pauta, de maneira contínua e progressiva.
�( ) Os documentos estabelecem relações no andamento do andamento das 
transações e de acordo com suas necessidades. 
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
a. 4 – 5 – 1 – 2 – 3.
b. 5 – 2 – 1 – 3 – 4
c. 1 – 2 – 3 – 5 – 4
d. 5 – 1 – 2 – 3 – 4.
e. 4 – 3 – 2 – 5 – 1.
• As aulas de arquivologia estão de acordo com os autores.
1. Lugar único está relacionado ao conceito de unicidade, que é o número 5;
2. A sequência de criação, manutenção e custódia dos documentos está relacionada ao 
conceito de autenticidade, número 2;
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3. A produção documental não é baseada na vontade humana, mas em um determinado 
fim. Relaciona-se com o conceito de imparcialidade, número 1;
4. O nascimento do documento se dá em decorrência das ações e transações da instituição. 
Esse é o conceito de naturalidade, número 3;
5. A palavra “relação” indica o inter-relacionamento. Número 4. 
7. (FEPESE/2018/VISAN/SC/TÉCNICO ADMINISTRATIVO) Leia a afirmação: 
Os documentos de arquivo possuem algumas características, dentre elas: a imparcialidade, 
a autenticidade, a naturalidade, o inter-relacionamento e a unicidade. 
Assinale a alternativa que apresenta a definição de naturalidade.
a. Cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence.
b. Está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto 
e para determinado fim.
c. O documento de arquivo deve ser entendido naturalmente como peça do todo orgânico 
e não como elemento isolado de um contexto.
d. Os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com 
procedimentos que podem ser comprovados.
e. Os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua 
acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.
a. lugar único está relacionado à unicidade;
b. essa definição se relaciona à imparcialidade;
c. o arquivo como peça do todo é o inter-relacionamento;
d. autenticidade. 
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ARQUIVOLOGIA
GABARITO
 1. C
 2. E
 3. a
 4. a
 5. b
 6. b
 7. e
� Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Concursos, de acordo com a aula 
preparada e ministrada pelo professor Darlan Eterno. 
A presente degravação tem como objetivo auxiliar no acompanhamento e na revisão do con-
teúdo ministrado na videoaula. Não recomendamos a substituição do estudo em vídeo pela lei-
tura exclusiva deste material.