Aula 08 gerenciamento de projetos

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Gerenciamento de projetos
Carlos Fernando da Rocha Santos, PMP
Aula 8
Gerenciamento das comunicações
Envolve o trabalho necessário para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada
 Os objetivos de planejar as comunicações envolvem identificar:
Que informações são realmente necessárias
Qual o momento certo de distribuí-las
Quem deve receber a informação
Planejamento das comunicações
Comunicação eficaz
 significa que as informações fornecidas:
 no formato correto
 no momento adequado 
com o impacto necessário
Comunicação eficiente significa
 fornecer somente as informações que são necessárias
Planejamento das comunicações
Os requerimentos de comunicação envolvem as seguintes questões:
O que deve ser comunicado?
Quem deve ser comunicado?
De que forma deve ser comunicado?
Quando ou com que periodicidade de ser comunicado?
Planejamento das comunicações
O que comunicar?
Plano de gerenciamento do projeto
Relatórios de status do projeto
Relatório de performance do projeto
Lições aprendidas
Ocorrência de riscos e novos riscos identificados
Mudanças
..
Planejamento das comunicações
De que forma comunicar?
Reuniões do projeto
E-mail
Videoconferência
Ferramentas de colaboração
Ferramentas eletrônicas de gerenciamento 
de projeto.
Planejamento das comunicações
Plano de gerenciamento das comunicações contém:
Descrição da informação a ser comunicada
Motivo da distribuição da informação
Pessoa responsável pela distribuição da informação
Pessoas que receberão as informações
Formato da informação (ata de reunião, documento word) 
Métodos ou Meio de transmissão (e-mail, reunião) 
Frequência de distribuição da informação (semanal, mensal)
Planejamento das comunicações
Documenta como o engajamento das partes interessadas será planejado, gerenciado e controlado
Gerenciamento das partes interessadas
Identificação as partes interessadas
Identificar partes interessadas e suas informações relevantes 
Identificar partes
Interessadas 
Criar estratégias 
Classificar
Poder x interesse
Poder x influência
Influência x impacto
Avaliar o engajamento atual e estabelecer o desejável
A matriz classificação considerando as dimensões Poder x Interesse
Alto poder
Manter satisfeito
Gerenciar de perto
Monitorar com mínimo esforço
Manter informado
Baixo
Alto Interesse
Identificar as partes interessadas
Parte
interessada
Desinteressado
Resistente
Neutro
Apoiador
Líder
Alex
Atual
Desejado
Bety
Atual
Neutro
Alice
Atual
Desejado
Larissa
Atual
Desejado
Matriz de avaliação do engajamento das partes interessadas
Controlar o engajamento
As partes interessadas precisam sentir que suas necessidades, questões levantadas, expectativas, preocupações estão sendo consideradas
Abre canais para colaboração, troca de informações e identificação de riscos.
Controlar o engajamento
Gerenciar ativamente as expectativas das partes interessadas diminui os riscos de insucesso do projeto. Envolve:
Endereçar preocupações antes que virem problemas
Esclarecer e resolver os problemas identificados
São ferramentas utilizadas:
Método de comunicação específico para cada parte interessada
Habilidades interpessoais (confiança, escuta ativa)
Habilidades gerencias (negociação, redação, apresentação)
Controlar o engajamento
Gerenciamento de projetos
Carlos Fernando da Rocha Santos, PMP
Atividade 8
O gerente de projetos estava satisfeito com o trabalho de planejamento de sua equipe, pois o Plano do Projeto, com as regras e procedimentos a serem seguidos para a execução, monitoramento, controle e encerramento do projeto estavam concluídos, bem como as linhas de base do escopo, do cronograma e dos custos.
Ele tinha a sensação que somente ele e sua equipe sabiam o esforço que foi para chegar neste final da fase de planejamento do projeto. 
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Atividade 8
Como era quase noite da sexta-feira e querendo relaxar um pouco, decidiu ele mesmo preparar a lista de convidados para a reunião de apresentação formal do Plano de projeto para as partes interessadas agendada para a próxima semana.
Ao consultar o documento Registro da Partes Interessadas, verificou que não constavam na relação dois gerentes funcionais e um diretor executivo que seriam diretamente impactos pelo trabalho e produto do projeto. 
Nesta situação, o que o gerente de projetos deveria fazer?
 
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Atividade 8
 
Não há uma resposta definitiva para esta questão. Tudo depende. 
O mais provável é o gerente de projetos seguir com a reunião agendada e correr o risco de ser questionado em público sobre aspectos do projeto e, eventualmente, ser obrigado a fazer ajustes no Plano do Projeto
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Resposta