Arquivologia - PROTOCOLO

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Arquivologia
Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e 
Intermediário
Protocolo – Parte 1
Prof. Douglas Schneider
Objetivos de aprendizagem
1. Definir tramitação
2. Definir a atividade de protocolo
3. Explicitar as funções do protocolo
Tramitação e protocolo
Protocolo
debor
Realce
debor
Realce
debor
Realce
debor
Realce
debor
Realce
debor
Realce
tra·mi·ta·ção
DBTA (2005, p. 164) 
1. Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa.
2. Também chamado movimentação ou trâmite.
Ideia
Pode-se concluir que tramitação é o caminho, o curso, a trajetória que o
documento percorre desde a sua produção ou entrada na instituição até ser
efetivamente resolvido.
Tramitação
Protocolo
debor
Realce
Características
1. Em alguns casos a tramitação também pode ocorrer entre órgãos
diferentes, de acordo com o assunto do documento
2. É importante que o órgão tenha controle dessa tramitação, pois o
usuário pode requerer informações sobre o processo a qualquer
momento
3. A tramitação é uma característica comum da idade corrente dos
documentos, pois é nela que os documentos circulam pelas áreas
competentes a fim de que sejam resolvidos
Tramitação
Protocolo
“Cespês”
Tramitação
Protocolo
tramitação
Presidência
RH MKT FIN
Assessoria
Fluxo entre os 
setores decisórios
“Cespês”
Tramitação
Protocolo
movimentação
RH
Folha de 
pagamento
Aposentadoria e 
benefícios
Treinamento e 
desenvolvimento
Assessoria
Fluxo dentro de um 
mesmo setor
pro·to·co·lo
DBTA (2005, p. 140) 
1. Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação,
distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
unidade protocolizadora
DBTA (2005, p. 168) 
1. Protocolo responsável pela autuação de documentos.
Atividade
A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade em
que os documentos tramitam bastante. Portal de entrada e de saída dos
documentos de uma empresa.
Protocolo
Protocolo
Sinônimos
Ciclo Vital e Teoria das Três Idades
Corrente Intermediário Permanente
primeira idade
ativo
ativo
-
segunda idade
semiativo
inativo
pré-arquivo
terceira idade
inativo
morto
histórico
Funções
1. Recebimento: recepção/entrada de documentos de origem interna ou
externa. Recebe-se os documentos que entram na instituição ou aqueles
que tiverem sido produzidos na própria instituição, para que sejam
formalizados.
2. Registro: o registro é a inserção do documento ou conjunto documental
no sistema de controle de protocolo, mediante processo manual,
mecanizado ou informatizado.
3. Autuação: autuação é a formação ou abertura do processo a partir do
documento entregue no protocolo, com atribuição de número ao
documento ou conjunto documental.
Protocolo
Protocolo
Funções
4. Classificação: identificação e análise de documentos, atendendo às
características do plano de classificação do Órgão.
5. Distribuição e Expedição: encaminhamento ou saída de documentos do
protocolo para outro setor ou instituição, respectivamente.
6. Controle e Movimentação: controle do fluxo documental mediante
processos, que podem ser manual, mecanizado ou informatizado, desde
a entrada/criação do documento na instituição.
Protocolo
Protocolo
1. Acerca da administração e da organização de arquivos correntes, assinale
a alternativa correta.
A) A função primordial dos arquivos é restringir o acesso às informações
contidas nos documentos.
B) A atividade de empréstimo e consulta não consiste em uma atividade
nobre do arquivo.
C) O protocolo consiste em receber, separar e distribuir as
correspondências.
D) O protocolo não é o único responsável pela abertura de processos.
E) O protocolo é uma característica do arquivo permanente.
Quadrix / CREFITO 6ª Reg. / 2022
Protocolo
2. A correta definição de protocolo na terminologia arquivística engloba o
serviço encarregado de:
A) recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e
expedição de documentos.
B) recebimento, registro e tramitação de expedientes.
C) recebimento, registro e classificação de expedientes.
D) recebimento, expedição de documentos e posterior arquivo.
E) recebimento, registro, expedição de documentos e posterior arquivo.
VUNESP / SAEG / 2021
Protocolo
3. Julgue o item.
As atividades de protocolo desenvolvem-se nas fases do arquivo corrente,
do arquivo intermediário e do arquivo permanente.
Quadrix / CRP-MS / 2021
Protocolo
4. A respeito de protocolo, julgue o item a seguir.
Protocolo e arquivo corrente realizam atividades diferentes, mas devem
funcionar de forma integrada.
CESPE / PGDF / 2021
Protocolo
Objetivos de aprendizagem
1. Definir tramitação
2. Definir a atividade de protocolo
3. Explicitar as funções do protocolo
Tramitação e protocolo
Protocolo
Arquivologia
Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e 
Intermediário
Protocolo – Parte 2
Prof. Douglas Schneider
Objetivos de aprendizagem
1. Definir recebimento
2. Definir registro
3. Explicar autuação
Recebimento, registro e autuação
Protocolo
re·ce·bi·men·to
Tiago e Reis (2013, p. 79) 
1
1. Recepção de documentos de origem interna ou externa.
2. Entrada documentos na instituição (externos) ou aqueles que tiverem
sido produzidos na própria instituição (internos), para que sejam
formalizados.
Exemplos
1. Documentos que vêm por malote de outros órgãos ou de unidades
descentralizadas
2. Documentos que chegam pelos Correios
3. Documentos internos do órgão, que são entregues pelos setores ao
protocolo para que seja iniciada sua tramitação
Recebimento
Protocolo
Recibo
Recibo que o usuário leva para comprovar a entrada do documento é
chamado de protocolo.
Recebimento
Protocolo
re·gis·tro
Tiago e Reis (2013, p. 80) 
1. Procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um
sistema de controle (informatizado, mecânico ou manual), atribuindo a
ele um número codificado de acompanhamento.
2. Inserção do documento ou conjunto documental no sistema de
controle de protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou
informatizado.
2
Objetivo
Permitir a localização dos documentos, quando necessária, uma vez que os
dados básicos que o usuário informará para a busca dos documentos foram
cadastrados em um sistema de controle e de busca.
Registro
Protocolo
au·tu·a·ção
Tiago e Reis (2013, p. 80) 
1. Formação ou abertura do processo a partir do documento entregue
no protocolo, com atribuição de número ao documento ou conjunto
documental.
2. Também conhecida como protocolização.
3
Ideia central
O nome autuação está vinculado ao fato de que, tecnicamente, os populares
processos são chamados de autos ou autos de processo, ou seja, autuação
é o ato de transformar a correspondência (documento comum) em auto
de processo.
Autuação
Protocolo
É uma atividade exclusiva do PROTOCOLO.
ATENÇÃO!
Protocolo
1. Julgue o item, referente a protocolo.
Denomina-se registro e autuação o procedimento no qual o protocolo
cadastra o documento em um sistema de controle.
Quadrix / CREMERO / 2022
Protocolo
2. O procedimento de reunir documentos para a formação de processos é
chamado de
A) recebimento.
B) expedição.
C) autuação.
D) transferência.
E) composição.
VUNESP / CODEN-SP / 2021
Protocolo
Objetivos de aprendizagem
1. Definir recebimento
2. Definir registro
3. Explicar autuação
Recebimento, registro e autuação
Protocolo
Arquivologia
Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e 
Intermediário
Protocolo – Parte 3
Prof. Douglas Schneider
Objetivos de aprendizagem
1. Detalhar classificação
2. Compreender os procedimentos adotados com documentos
particulares e sigilosos
3. Explicar distribuição e expedição
4. Explicar o controle e movimentação
Classificação, distribuição, expedição e controle
Protocolo
clas·si·fi·ca·ção
DBTA (2005, p. 49)
1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo
com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de
arranjo.
2. Análise e identificação do conteúdo de documentos,seleção da
categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes
atribuir códigos.
3. Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus
de sigilo, conforme legislação específica.
4
Ideia central
Os documentos são anteriormente identificados e analisados, atendendo às
características do plano de classificação do órgão. Consiste em separar os
documentos de acordo com o destinatário (no caso dos documentos
particulares e sigilosos do envelope já consta o destinatário).
Classificação
Protocolo
1. Plano de Classificação (DBTA, 2005, p. 132)
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de
uma instituição e da análise do arquivo(1) por ela produzido. Expressão geralmente
adotada em arquivos correntes.
Conceitos relacionados
Transferência / Recolhimento
2. Código de classificação (DBTA, 2005, p. 132)
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com
métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo(1) por ela
produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.
Conceitos relacionados
Transferência / Recolhimento
3. Classe (DBTA, 2005, p. 48)
Primeira divisão de um plano de classificação ou de um código de classificação.
Conceitos relacionados
Transferência / Recolhimento
4. Subclasse (DBTA, 2005, p. 157)
Num plano de classificação ou código de classificação, a subdivisão da
classe.
Conceitos relacionados
Transferência / Recolhimento
5. Grupo (DBTA, 2005, p. 101)
Num plano de classificação ou código de classificação, a subdivisão da
subclasse.
Conceitos relacionados
Transferência / Recolhimento
6. Subgrupo (DBTA, 2005, p. 101)
Num plano de classificação ou código de classificação, a subdivisão do
grupo.
Conceitos relacionados
Transferência / Recolhimento
7. Reclassificação (DBTA, 2005, p. 142)
Alteração de classificação de documento por autoridade competente.
Conceitos relacionados
Transferência / Recolhimento
CF/1988
Art. 5º
(...)
XII – é inviolável o sigilo da correspondência e das comunicações
telegráficas, de dados e das comunicações telefônicas, salvo, no último
caso, por ordem judicial, nas hipóteses e na forma que a lei estabelecer para
fins de investigação criminal ou instrução processual penal.
Doc’s particulares e sigilosos
Protocolo
Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo quando de sua
entrada, a fim de identificar seus assuntos. Isso implica a abertura dos
envelopes que chegam lacrados. Isto não ocorre, entretanto, com
documentos particulares e sigilosos, que não podem ser abertos pelo setor.
Para esses documentos é feito simplesmente o controle de recebimento e,
em seguida, a entrega aos usuários (não se usa o termo registro para essas
duas etapas).
ATENÇÃO!
Protocolo
dis·tri·bu·i·ção
Tiago e Reis (2013, p. 80)
1. Atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário
interno.
5
ex·pe·di·ção
Tiago e Reis (2013, p. 80)
1. Atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário
externo.
5
Protocolo
Distribuição Redistribuição Expedição Tramitação do 
documento
controle e movimentação
Tiago e Reis (2013, p. 80)
1. Controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou
informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais
passam os documentos.
6
Mecanismos
• livro de protocolo (que funciona bem em empresas pequenas)
• fichas de protocolo (bastante utilizadas há 15 ou 20 anos no serviço
público, mas atualmente em desuso)
• sistemas informatizados de protocolo (SEI! Usar)
Controle e movimentação
Protocolo
1. No setor de protocolo, quando o destinatário de um documento público é
externo à instituição, procede-se à(ao):
A) Tradução do documento.
B) Destruição do documento.
C) Arquivamento do documento.
D) Devolução do documento.
E) Expedição do documento.
FEPESE / Pref. Guatambú-SC / 2022
Protocolo
2. O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o
controle do fluxo documental, viabilizando a sua recuperação e o acesso à
informação, e pode ser
A) centralizado ou descentralizado.
B) corrente ou permanente.
C) direto ou indireto.
D) analógico ou digital.
E) público ou privado.
VUNESP / Pref. Jundiaí-SP / 2022
Protocolo
3. Com relação à centralização do protocolo, assinale a alternativa correta.
A) A centralização do arquivo permite um treinamento menos eficiente do
pessoal que trabalha no setor.
B) A centralização do arquivo não contribui com a padronização de normas e
procedimentos.
C) A centralização rígida é aconselhável em todas as organizações.
D) Por sistema centralizado de protocolo entende-se não apenas a reunião
de documentação em um único local, mas também todas as atividades de
controle de documentos de uso corrente em um único órgão.
E) A centralização do arquivo causa um aumento dos custos operacionais.
Quadrix / CREFITO 6ª Reg. / 2022
Protocolo
4. A tramitação dos documentos é a trajetória que o documento cursa desde
a sua produção ou entrada na instituição até ser efetivamente resolvido. No
seu curso, quando ocorre o devido registro dos documentos e, se preciso,
autuados, já foi feita a identificação da área responsável por aquele assunto,
a quem deverá ser entregue. A separação dos documentos de acordo com o
destinatário é chamada de:
A) Autuação.
B) Classificação.
C) Recebimento.
D) Registro.
AMEOSC / Pref. São Miguel Oeste-SC / 2022
Protocolo
5. A respeito de protocolo, julgue o item a seguir.
Correspondências de caráter sigiloso e particular recebidas pelo protocolo
devem ser devolvidas ao remetente.
CESPE / PGDF / 2021
Protocolo
6. Julgue o item.
No caso de documentos particulares e sigilosos, o protocolo deverá adotar
uma rotina especial, já que estes só podem ser abertos pelo destinatário. O
protocolo controla o recebimento e a distribuição (entrega), seja por meio de
um livro de protocolo ou de um sistema próprio para isso.
Quadrix / CRP-MS / 2021
Protocolo
Objetivos de aprendizagem
1. Detalhar classificação
2. Compreender os procedimentos adotados com documentos
particulares e sigilosos
3. Explicar distribuição e expedição
4. Explicar o controle e movimentação
Classificação, distribuição, expedição e controle
Protocolo