Implantação do PMO Da teoria à prática

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IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA | 1
SUMÁRIO
Introdução 03
Por que implantar um PMO 04
Boas práticas na implantação do PMO 07
13
Exemplo de case de sucesso 10
Sobre a Project Builder
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INTRODUÇÃO
A busca por eficiência e eficácia nas empresas tem se refletido no aumento dos escritórios 
de projetos — ou PMOs. Segundo o The State of the PMO, 84% das empresas já possuem 
um PMO, sendo que metade das que ainda não o implementaram têm essa melhoria 
em seus planos. Isso significa que existe uma preocupação crescente em aperfeiçoar os 
negócios de modo a reduzir custos de operação e maximizar resultados, objetivos que 
podem ser facilmente atingidos com uma sincronia entre o PMO e a estratégia da empresa, 
aumentando a geração de valor para as partes interessadas.
É claro que o PMO sozinho não gera resultados extraordinários no curto prazo, mas a 
cultura voltada para projetos e a organização que se estabelece com a implementação 
de um PMO são essenciais para que a empresa integre esforços, adotando boas práticas 
e estruturas para, assim, atingir seus objetivos estratégicos com mais facilidade. Neste 
material você encontrará a justificativa definitiva para implementar um PMO na sua 
empresa, além de um caso real de sucesso de quem obteve um excelente resultado 
com a implantação do escritório de projetos. Pronto para entrar em contato com 
melhores práticas de PMO e colocar a sua empresa para gerar resultados com essa nova 
mentalidade? Então vamos lá:
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A importância do PMO está no constante aperfeiçoamento de políticas e processos da 
empresa, visando superar obstáculos e garantir o sucesso de projetos estratégicos para 
o negócio. Novamente de acordo com o The State of the PMO, esse recurso vem sendo 
crucial para a implementação de processos de governança corporativa em 72% das 
empresas, assim como para o aconselhamento executivo (64%) e para o planejamento 
estratégico (62%). Isso se deve aos benefícios que a empresa conquista ao investir em um 
PMO, como os que vamos listar para você a seguir:
Redução de custos
Um dos maiores desafios das empresas é manter o devido controle dos custos de seus 
projetos, fator crítico para maximizar a rentabilidade do investimento. Nesse sentido, o 
PMO auxilia a otimizar os recursos da empresa, distribuindo-os de forma estratégica entre 
os projetos em execução.
Padronização de processos
A adoção de um PMO também contribui para a padronização de processos e projetos, o 
que facilita a gestão e permite que se estabeleça uma maior integração entre setores e 
POR QUE IMPLANTAR UM PMO
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partes interessadas, aumentando o nível de entendimento sobre os objetivos do negócio, o 
trabalho a ser desenvolvido e os resultados esperados.
Execução do orçamento
Por mais que o orçamento seja um fator crítico para o sucesso de um projeto, a verdade é 
que ainda são poucas as empresas que concluem suas iniciativas dentro da previsão inicial. 
Nesse sentido, a presença de um PMO ajuda a identificar melhores práticas de uso do 
orçamento de forma a reduzir o índice de projetos que extrapolam o valor previsto.
Cumprimento de cronograma
O prazo para conclusão do projeto corresponde ao time-to-market da empresa para 
conquistar competitividade e lucratividade. Por isso, o cumprimento do cronograma é 
essencial. Nesse sentido, o PMO auxilia no controle dos prazos, no foco dos recursos e 
esforços, garantindo as entregas dentro dos prazos previstos e aumentando, assim, o nível 
de eficácia e retorno de cada trabalho.
Aumento da efetividade
A presença de um PMO na empresa tem contribuído para um aumento de até 30% 
na eficácia dos projetos, reduzindo índices de fracasso por falta de um controle mais 
centralizado e atento aos objetivos do negócio.
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Formação de profissionais qualificados
A demanda por profissionais de gestão de projetos qualificados é cada vez maior, no 
entanto — e infelizmente —, o mercado ainda não dá conta de suprir essa necessidade. 
Cabe então ao PMO treinar e capacitar os profissionais para atuarem de maneira 
estratégica e, assim, alcançarem resultados pra lá de satisfatórios a cada novo projeto.
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BOAS PRÁTICAS NA 
IMPLANTAÇÃO DO PMO
A implantação de um PMO requer um bom planejamento prévio, visando estruturar o setor 
como um braço da alta gerência a fim de assegurar a geração de valor e o retorno sobre o 
investimento. A seguir você verá os passos desse planejamento:
Providencie a tecnologia adequada
O suporte tecnológico adequado garante a agilidade de que o PMO precisa para tomar 
decisões, priorizar projetos, analisar resultados e fazer o acompanhamento sistemático 
de todas as iniciativas da empresa. Com o software da Project Builder, por exemplo, você 
tem total controle sobre os projetos em andamento e ainda gerencia seus programas e 
portfólios de maneira estratégica, sempre alinhada aos objetivos do negócio, maximizando 
os resultados do seu PMO.
Organize seu planejamento orçamentário
Como o descontrole do orçamento pode criar grandes problemas de caixa e 
sustentabilidade financeira para a empresa, mantenha o planejamento orçamentário do 
PMO sempre em dia, considerando, claro, uma margem razoável de erro. Desenvolver 
políticas e normas internas para alterações de orçamento pode ser uma boa maneira de 
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manter o equilíbrio nos investimentos.
Adote metodologias ágeis
É cada vez mais comum vermos PMOs trabalhando com metodologias ágeis justamente 
por serem mais adequadas a ambientes de extrema incerteza. Utilizando, por exemplo, o 
Scrum, XP ou Kanban, dentre outros, você pode planejar os projetos de forma a facilitar 
o controle de prazos e custos, assim como a priorização dos trabalhos com maior retorno 
financeiro para a empresa.
Defina bem suas métricas de desempenho
As métricas de desempenho do PMO devem estar alinhadas aos objetivos estratégicos da 
empresa, contribuindo sempre para que a organização tenha êxito no seu planejamento. 
Além disso, cada projeto também deve contribuir para o todo. Dessa forma, estabeleça 
exatamente como cada um deles contribuirá para trazer os resultados esperados.
Gerencie atentamente os riscos
O gerenciamento de riscos em projetos deve receber total atenção do PMO, uma vez 
que riscos equivocadamente interpretados ou dimensionados podem causar impactos 
simplesmente devastadores à empresa. Assim, contar com um plano de gerenciamento de 
riscos, bem como manter um manual de lições aprendidas com projetos anteriores pode 
evitar muitos problemas.
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Crie uma cultura voltada a projetos
A melhor maneira de fazer com que o PMO contribua efetivamente para a estratégia da 
empresa é criar uma cultura de projetos na organização, integrando todas as iniciativas 
internas sob os mesmos preceitos e coordenando os esforços de todos para que a empresa 
se sobressaia no mercado.
Tenha sempre um plano de ação
A mensuração de resultados serve para que o PMO perceba o contexto da atual situação e 
possa buscar o aprimoramento necessário. Portanto, aja sempre de acordo com um plano 
de ação que identifique problemas, necessidades e soluções a serem alcançadas.
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EXEMPLO DE CASE DE SUCESSO
A IplanRio iniciou a implantação de seu PMO — que a princípio era subordinado à gerencia 
de planejamento — lá atrás, ainda em 2007. Nesse processo, a organização implementouuma metodologia de gestão de projetos e, paralelamente, foi em busca de uma ferramenta 
que ao mesmo atendesse às necessidades desse novo momento e fosse alinhada a seus 
métodos. Assim, após passar por todos os procedimentos relativos à devida licitação do 
serviço, a IplanRio contratou a Project Builder.
Com a implantação do software PB e já com uma cultura de gerenciamento de projetos 
mais bem elaborada, o escritório de projetos da IplanRio assumiu, em 2009, uma posição 
estratégica dentro da organização, tornando-se uma assessoria técnica da presidência. E 
esse avanço inevitavelmente trouxe um novo olhar da empresa sobre o setor de projetos. 
Hoje, o PMO da IplanRio cuida de todos os projetos da organização e de seus clientes, 
dando suporte e acompanhamento a esses trabalhos.
Os dois primeiros anos de implantação foram dedicados à estruturação do PMO. Assim, 
criou-se um plano para o estabelecimento do escritório com investimentos na capacitação 
dos líderes — tanto em relação aos conceitos de gerenciamento de projetos quanto à sua 
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própria metodologia de aplicação, tudo contando com o apoio da Project Builder. Após essa 
capacitação, os líderes da empresa puderam explorar melhor a ferramenta e colocar em 
prática os conceitos e a metodologia de gestão de projetos aprendida.
Antes da implantação efetiva do PMO e da ferramenta, não era possível ter acesso 
facilitado às informações estratégicas sobre os projetos da organização, uma vez que 
tudo era feito de forma manual. Patricia Rainho, supervisora do escritório de projetos da 
IplanRio, conta que, nesse ponto, o módulo de BI da Project Builder foi fundamental, pois 
permitiu que se tivesse o cruzamento de informações para que os relatórios e indicadores 
fossem gerados com mais rapidez, em formatos mais amigáveis e com mais detalhes. Esses 
dados gerenciais consolidados viraram recursos poderosos que a alta gestão da empresa 
passou a ter para tomar decisões cada vez mais acertadas e apoiar o alcance de seus 
objetivos.
Como você pôde conferir ao longo deste Whitepaper, o PMO é um investimento sólido, 
que traz retornos extremamente positivos quando bem trabalhado na empresa. Só não 
se esqueça que, para ter sucesso, ele precisa ser implementado de maneira séria, levando 
em consideração as características do negócio, o mercado e os objetivos estratégicos da 
empresa, bem como alocando os recursos físicos e humanos necessários para o completo 
desenvolvimento das ações e de seus projetos. Nesse contexto, o desempenho dos gestores 
é crucial para obter os resultados desejados, uma vez que é a partir da organização e do 
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controle eficaz que se tem um acompanhamento adequado das iniciativas da empresa 
visando gerar valor e rentabilidade para o negócio.
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Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de 
diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo 
assim atingir a alta performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas 
principais:
Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de 
projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e a 
alta performance em projetos.
Temos uma metodologia passo a passo de implementação da Gestão de Projetos. 
Oferecemos pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, 
aumentar seu faturamento e reduzir custos.
Produzimos muito conteúdo educativo na área de Gestão de Projetos, estratégia e 
desenvolvimento de produto. Eles são disponibilizados como posts no blog, eBooks, 
webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.
Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa solução através de uma 
demonstração por vídeo ou realize um teste gratuito.
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