Planejamento e Controle de Projetos

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Planejamento e Controle de Projetos
Projeto é a relação das atividades do processo de execução de um produto ou serviço, assim como o tempo de execução e os recursos necessários para executar essas atividades. O projeto é único, tem início e fim, tem restrições de prazo, custo e requisitos.
As atividades funcionais são atividades que são feitas no dia a dia das empresas.
Exemplos:
Construir uma casa: Projeto
Desenhar um carro: Projeto
Fabricar tijolos: Atividade funcional
Organizar uma festa: Projeto
Definir requisitos de um SI: Projeto
Servir bebidas: Atividade funcional
Vender mercadorias: Atividade funcional
Produzir salsichas: Atividade funcional
Construir (implantar) uma planta industrial: Projeto
O projeto possui algumas características. Elas são:
Empreendimento não repetitivo – é um evento que não faz parte da rotina da empresa. É algo novo para as pessoas que irão realizar;
Sequência clara e lógica de eventos – o projeto é caracterizado por atividades encadeadas logicamente de modo a permitir que, durante a execução, o acompanhamento e o controle sejam precisos;
Início, meio e fim – todo o projeto respeita um determinado ciclo de vida, isto é, tem uma característica temporal. Muitas vezes o término de um projeto coincide com o início de outro.
Objetivo claro e definido – ao se iniciar um projeto, é de fundamental importância que se saiba aonde se quer chegar, qualquer caminho parecerá poder atendê-lo e, a possibilidade de fracasso torna-se muito mais elevada;
Conduzido por pessoas – o cerne fundamental de qualquer projeto é o homem. Sem ele, o projeto não existe, mesmo que se disponha de modernos equipamentos de controle e gestão
Decisão de um projeto
MERCADO
Concorrentes
Fornecedores
Governo
Órgãos de Classe
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR
RELATÓRIOS
CONSULTAS
T.I.
OPORTUNIDADES
PROBLEMAS
NÃO
DECISÃO DO PROJETO
EXECUTA PROJETO
PLANEJAMENTO E CONTROLE
SIM
PROJETO
Formação
Administração
Viabilidade
A partir desse fluxograma que começa um projeto.
A administração superior busca no mercado ideias para produzir novos projetos, sendo amparada também por um planejamento estratégico, através dos relatórios, de consultas e pela equipe de TI.
Estar atento ao mercado é uma atividade importantíssima da administração superior. O planejamento estratégico é responsável por auxiliar a administração superior com a tomada das decisões internas e a lidar com as influências externas.
Depois de analisar o mercado e os planos estratégicos, serão analisados pela administração superior os problemas e as oportunidades encontrados para chegar a uma decisão do projeto. A partir disso, o projeto é formulado a fim de minimizar os problemas e aproveitar ao máximo as oportunidades identificadas. A seguir, o projeto pode ser executado ou não, caso não seja executado, ele será encaminhado para o planejamento estratégico. Do contrário, caso a ação tomada seja executar o projeto, o projeto será gerenciado com base num planejamento e controle de projetos.
Existem algumas ferramentas usadas para a análise de mercado e auxílio do planejamento estratégico. Entre elas estão o modelo Porter e a análise SWOT. Segue abaixo uma explicação rápida sobre análise SWOT:
Análise SWOT
S
 – 
STRENGTHS
 
 Força
W
 – 
WEAKNESS
 
 Fraqueza 
O
 – 
OPPORTUNITIES
Oportunidades
T
 – 
THREATS
Ameaças
A an
á
lise SWOT
 consiste em avaliar os fatores externos e internos 
da empresa para desempenhar um projeto. O S-Força e o W-Fraqueza são responsáveis pelas análises internas, com eles podem ser identificados o que precisa ser melhorado dentro da empresa, descobrindo quais suas fraquezas, e o que pode ser intensificado na empresa, após identificar quais as forças da empresa. O O-Oportunidade e o T-Ameaças são responsáveis pelos fatores externos, ajudando a identificar onde a empresa pode investir, com a análise das oportunidades, e o que pode atrapalhar o desenvolvimento da empresa, pesquisando as ameaças no mercado.
Normas e Procedimento Regulamentados pelo PMI
PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – é uma organização internacional que procura ensinar e orientar profissionais a prática de boas ações, que são definidas pelo PMBOK – PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE – conhecido como corpo de conhecimento. O PMP – PROJECT MANAGEMENT PROFISSIONAL – é o profissional de gerenciamento de projetos.
Todo projeto deve apresentar os seguintes critérios:
TEMPO
SEGURANÇA
QUALIDADE
CUSTO
Tempo: o projeto tem que ser concluído no tempo que foi programado.
Custo: o projeto tem que atender ao orçamento pré-estipulado.
Qualidade: o projeto tem que ter a qualidade, performance ou desempenho necessário para o que foi designado.
Segurança: esse critério é importante para credibilizar o projeto. Em alguns projetos, a segurança pode influenciar nos outros critérios para adequar ao nível de segurança exigido. 
Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento de Projeto: A aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas de projetar atividades no intuito de atender ou exceder as necessidades ou expectativa dos Stakeholders (Partes Interessadas).
O gerenciamento de projetos é composto por 5 grupos:
Iniciação: É o processo onde a ideia do projeto é elaborada. É o ponto de partida de qualquer projeto, pois aqui se identifica o que está sendo necessário para ter um marco inicial para o projeto. É onde são elaborados os termos de abertura do projeto.
Planejamento: É a parte onde será desenvolvido a ideia inicial. Nesse grupo, será estipulada uma série de planos para definir o tempo que deverá ser usado para concluir o projeto, o orçamento que será usado, quais as restrições que o projeto terá, entre outro. Nesse grupo é feito os planos do projeto, com os objetivo e produtos, a equipe do projeto, o cronograma, os custos e as restrições.
Execução: Agora é o momento de colocar o projeto em movimento. Nessa fase, é onde o projeto começa a ser executado e essa fase trabalha em conjunto com a próxima fase, a de Monitoramento e Controle.
Monitoramento e Controle: O objetivo principal desse grupo monitorar e controlar os processos durante a execução. Monitorar é medir e regular o tempo e o custo para que não saia do planejado e controlar é agir em cima das atividades do projeto a fim de direcionar o projeto para o caminho desejado. Aqui a comunicação é muito importante e também é onde deve ser analisada a possibilidade de fazer alguma modificação para adequar o projeto ao que ele foi planejado.
Encerramento: Depois de seguir os grupos anteriores e concluir o projeto, será feito o encerramento do mesmo. Essa fase cuida basicamente da documentação e registro das etapas do projeto. A principal ação nesse grupo é a criação de documentos.
Stakeholders: São indivíduos ou organizações que estão envolvidas ativamente no projeto ou talvez sejam impactados pelas atividades do projeto. Este impacto pode ser tanto positivo quanto negativo, afetando os stakeholders com o resultado da execução do projeto.
É importante definir as partes interessadas e balancear os critérios do projeto.
Áreas de Conhecimento
Escopo: É a soma de todos os produtos e seus requisitos ou características, e possui dois usos distintos: escopo de projeto e escopo do produto.
Qualidade: São os requisitos que diferem um projeto de outros. Nessa área fica definido os aspectos que o produto ou serviço deve ter para desempenhar ou se qualificar para a função a qual foi projetado.
Cronograma: É a definição de tempo para o início e fim do projeto.
Orçamento: É o custo estipulado para a execução do projeto.
Recursos: São os itens utilizados para executar o projeto.
Riscos: É a análise do que pode sair do planejado no projeto. É um evento com uma probabilidade de ocorrer no futuro impactando o projeto de forma negativa (ameaça) ou positiva (oportunidade). Ele pode ocorrer devidoa uma ou mais causas e pode ocasionar um ou mais impactos positivos ou negativos. Importante ressaltar, que os riscos estão relacionados com as demais áreas de conhecimento e devem ser tratados de forma integrada considerando as melhores práticas de cada área de conhecimento.
Integração: É responsável por sincronizar todas as áreas de conhecimento com os grupos de processos.
Comunicação: É importante para a troca de informações para que todos fiquem interados com o que acontece no projeto.
Aquisições (Contrato): Segundo o Guia PMBOK, essa área inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. Seus principais envolvidos são: Vendedor (fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços) e comprador (cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço). Um dos principais elementos das Aquisições é o Contrato, documento legal entre comprador e fornecedor que descreve um acordo mútuo gerando obrigações entre as partes.
Escritório de Projetos (PMO)
O escritório de projetos ou PMO (Project Management Office) é a unidade organizacional responsável pela condução integrada dos projetos da organização, assim como responsável por prover produtos e serviços a esses projetos. Além disso, a implantação do escritório de projetos contribui para o alinhamento dos objetivos dos projetos com os objetivos estratégicos da organização, além de contribuir na aproximação da condução dos projetos e a alta direção.
Portifólio
Programas
Projetos
Com a necessidade das empresas de se tornarem cada vez mais eficientes e competitivas, e de planejarem e executarem seus projetos de forma mais profissional e assertiva, é notada também a crescente importância dos escritórios de projetos. A implantação e maturação do escritório de projetos nas organizações são de grande importância, desempenhando o papel do controle integrado dos projetos, além do auxilio do controle de compartilhamento de recursos, implantação e disseminação de ferramentas de gerenciamento de projetos, desenvolvimento e controle de metodologias e padrões para gerenciamento, armazenamento e distribuição de informações e conhecimentos adquiridos na execução dos projetos, entre outras. Para tanto é necessário que a implantação do escritório de projetos seja planejada e possua apoio da alta direção assim como dos seus demais clientes, e que seus objetivos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.
Conceitos importantes:
Fase do projeto: Um conjunto de atividade logicamente relacionada que culminam com a entrega de um deliverable (produto) importante.
Participantes: Gerente e equipe de projeto, fornecedores, empreiteiros, especialistas, agências reguladoras, stakeholders, etc.
Patrocinadores (sponsors): Investidores, diretores, supervisores de alta gerência, clientes (externo e interno), etc. É a pessoa que dá cobertura política e fornece apoio ao projeto junto à alta gerência. Pode ser a pessoa que libera a verba do projeto e/ou que auxilia a fixação da autoridade do Gerente de Projeto. Sponsor é quem delega poderes ao Gerente de Projeto.
Externos: Ambientalistas, líderes de comunidade, mídia, grupos comunitários, familiares dos integrantes do projeto.
Ciclo de Vida do Projeto
Ciclo de vida do projeto: Conjunto de fases seqüenciais do projeto, cujos nomes e números são determinados pela necessidade de controle da organização ou das organizações envolvidas no projeto.
CUSTO
PLANEJAMENTO
EXECUÇÃO /
MONIT. E CONTROLE
INICIAÇÃO
ENCERRAMENTO
TEMPO
Entregas e Aceitação das entregas: Agora é o momento de executar as entregas (etapas do projeto), que devem ser bem claras e bem definidas, monitorar os processos e controlar a execução para que o projeto não saia do planejado.
Plano de gerenciamento: Ao finalizar essa fase, é preciso estar com o plano de gerenciamento do projeto bem elaborado e concluído.
Documentos: quando a última fase chega ao final, deve ser feito todo o registro e documentação do projeto.
Termo de Abertura: ao fim da fase de iniciação, é definido um termo de abertura para o projeto.
Influência das Partes Interessadas (Stakeholders)
ALTO
RISCOS
INCERTEZAS
CUSTO DE MUDANÇA
BAIXO
TEMPO
Os stakeholders têm forte influência nos projetos. No início do projeto essa influência começa com um alto risco, o que vai diminuindo com a sequência do projeto. Da mesma forma que no início do projeto o custo de mudança é muito baixo, mas com as necessidades identificadas pelo decorrer do projeto, esse custo vai aumentando.
Nível de interação entre os Processos
O gráfico do nível de interação entre os processos, nos mostra em quais pontos os processos de uma fase para outras interagem desde o início até o fim do projeto.
Estrutura Analítica do Projeto
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) – Work Breakdown Structure (WBS) – é um recurso que tem como principal objetivo a divisão do projeto em partes menores (também chamadas tarefas, pacotes de trabalho ou entregas) e, consequentemente, mais fáceis de serem entendidas e gerenciadas.
A estrutura é organizada como a raiz de uma árvore, onde as entregas mais abrangentes são posicionadas no topo e as mais específicas na parte inferior, agrupadas por níveis hierárquicos.
Junto à Estrutura Analítica, é preciso desenvolver, ainda, o dicionário da EAP, um importante documento auxiliar que traz informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho e seus critérios de aceitação no momento da entrega.
A EAP deve sempre seguir a regra dos 100% que consiste em ter todo o cronograma e os custos nas EAP, não pode de forma alguma ficar nada de fora.
Exemplo de EAP:
Projeto: Pintura de uma sala
Preparação dos materiais
Comprar tinta
Comprar lixa
Comprar escada
Comprar pincéis e rolos
Comprar removedor
Preparação da sala
Remoção do papel de parede
Remoção das decorações
Lixar paredes
Cobrir tomadas
Cobrir móveis
Pintura da sala
Pintura com rolo
Pintura com pincel
Limpeza da sala
Recolher sobras de materiais
Limpar pincéis e rolos
Varrer a sala
Retirar coberturas
Após elaborar uma EAP, será necessário estipular o tempo gasto em cara entrega – entrega é o tópico principal de cada etapa da fase de execução do projeto – ou tarefa específica, para estipular o prazo de finalização do projeto.
O objetivo da EAP é determinar o tempo e os recursos que serão usados para concluir o projeto. É a base do planejamento. Ela deve ser bem clara, pois ela é criada para toda a equipe, assim como para os stakeholders.
A EAP deve ser bem organizada e pequena o suficiente para medir a execução do trabalho. Por isso deve ser muito bem planejado cada entrega e não deixar para planejar as ações.
O Gráfico de Gantt é uma das formas de representação da EAP, usando as atividades relacionadas com o tempo de cada uma, com interdependência para cada atividade. É a representação das atividades pelos prazos. Segue abaixo um exemplo desse tipo de gráfico:
A deficiência desse tipo de gráfico é que ele não evidência com clareza as interdependência.
Outra ferramenta usada também é o Método do Caminho Crítico ou CPM – Critical Path Method – que é uma técnica utilizada para identificar o caminho crítico de um projeto, através da determinação de datas de início e término mais cedo e de início e término mais tarde de cada atividade existente, sem considerar quaisquer limitações de recursos. O cálculo do tempo de duração do projeto vai depender do trajeto escolhido, porém o tempo total que o projeto vai levar será sempre o caminho mais duradouro, pois os demais caminhos serão concluídos dentro do prazo do período mais longo. O caminho mais demorado é o caminho crítico.
Exemplo de EAP (usando CPM):
Projeto: Construção de uma Planta Industrial
	Etapas
	Atividade
	Duração (semanas)
	Interdependência
	A
	Escavação2
	-
	B
	Fundação
	4
	A
	C
	Paredes
	10
	B
	D
	Telhado
	6
	C
	E
	Encanamento exterior
	4
	C
	F
	Encanamento interior
	5
	E
	G
	Muros
	7
	D
	H
	Pintura externa
	9
	E,G
	I
	Instalações elétricas
	7
	C
	J
	Divisórias
	8
	F,I
	K
	Piso
	4
	I
	L
	Pintura interior
	5
	J
	M
	Acabamento exterior
	2
	H
	N
	Acabamento interior
	6
	L,K
INÍCIO
Caminho Crítico
FIM
N
J
H
G
D
L
K
F
M
I
E
C
B
A
Possíveis caminhos:
A-B-C-D-G-H-M-FIM: 40 semanas
A-B-C-E-H-M- FIM: 31 semanas
A-B-C-E-F-J-K-N- FIM: 43 semanas
A-B-C-E-F-J-L-N- FIM: 44 semanas Caminho Crítico
A-B-C-I-J-F-N- FIM: 41 semanas
A-B-C-I-J-L-N- FIM: 42 semanas