Aula 1 complemento - Funções da Administração [Modo de Compatibilidade]

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Fundamentos de 
Administração
11
Aula 1 – Complemento: Funções 
Administração
Funções da 
Administração
22
Administração
Funções da 
Administração
Planejar Organizar Dirigir Controlar
33
Administrador
Executar
Funções da 
Administração
Planejar
O ato de planejar exige do colaborador 
uma visão interna da organização e do 
44
uma visão interna da organização e do 
ambiente.
� potencial de consumo dos clientes
� avaliar a capacidade de suprimento e qualidade 
dos fornecedores
� acompanhar a concorrência e as mudanças 
advindas da tecnologia.
� O planejamento pode ser conceituado
como um processo, desenvolvido para o
Funções da 
Administração
Planejar
55
como um processo, desenvolvido para o
alcance de uma situação desejada com
a melhor concentração de esforços e
recursos pela empresa.
� Coordenação das atividades
O gerenciamento de recursos necessários 
Vantagens do 
Planejamento
66
O gerenciamento de recursos necessários 
às atividades desenvolvidas é vital para 
evitar gargalos e atrasos
� Decisões Antecipadas
Ter tempo para pensar e amadurecer 
idéias é importante, podendo revelar 
novas perspectivas e permitir novas 
abordagens. 
Vantagens do 
Planejamento
77
novas perspectivas e permitir novas 
abordagens. 
Decisões que possam ser tomadas com 
antecedência podem evitar situações em 
que a empresa deixe de atingir seus 
objetivos maiores em função de falta de 
planejamento.
� Comprometimento a priori
Quando uma proposta é feita e aceita, ela 
vira compromisso. A inexistência de um 
sistema de planejamento traz a dimensão 
Vantagens do 
Planejamento
88
sistema de planejamento traz a dimensão 
do comprometimento para o momento 
em que se detecta a necessidade, ou seja, 
imediatamente antes da decisão e 
implementação.
� Possível maior transparência
O sistema de planejamento pode trazer 
maior transparência entre as várias áreas 
da empresa pelo fato de trabalharem e 
Vantagens do 
Planejamento
99
da empresa pelo fato de trabalharem e 
discutirem juntas as etapas.
� Definição de responsabilidades
O planejamento e o controle em 
uma organização exigem que as 
responsabilidades sejam definidas 
Vantagens do 
Planejamento
1010
uma organização exigem que as 
responsabilidades sejam definidas 
por cada dependência da empresa. E 
sem que as responsabilidades 
estejam definidas, não há como 
cobrar resultados.
� Destaque para a eficiência
Níveis de desempenho adequados devem ser 
perseguidos.
Indicadores não apenas financeiros, mas 
Vantagens do 
Planejamento
1111
Indicadores não apenas financeiros, mas 
também operacionais, devem ser 
identificados e monitorados com freqüência.
Desempenho inadequado é evitado na fase 
de planejamento, já que o controle 
pressupõe zelar para que o nível planejado 
de eficiência seja atingido.
� Possível maior entendimento mútuo
Sendo mais transparente, a organização 
permite aos seus executivos melhor 
Vantagens do 
Planejamento
1212
permite aos seus executivos melhor 
entendimento das áreas que não são da 
sua responsabilidade, o que se constitui 
em importante benefício para ela, em 
alguns casos eliminando problemas e, em 
outros, fortalecendo o relacionamento 
inter-funcional.
� Força a auto-análise
Quando uma área da empresa vislumbra 
o plano de negócios, pode auto-avaliar-se 
frente aos desafios que pretende superar 
Vantagens do 
Planejamento
1313
frente aos desafios que pretende superar 
no futuro.
� Permite avaliação do progresso
Significa que uma organização não deve 
considerar-se melhor ou pior em função 
da comparação com o ano anterior, mas 
Vantagens do 
Planejamento
1414
da comparação com o ano anterior, mas 
sim considerar que o seu desempenho é 
mais ou menos favorável do que o 
previsto e comprometido no plano.
� O processo de planejamento envolve 
pelo menos 4 etapas:
� Avaliação do ambiente externo e interno
� Definição de objetivos
Planejamento
1515
� Definição de objetivos
� Definição dos meios de execução
� Definição dos meios de controle
� A etapa de diagnóstico, também conhecida 
como avaliação do contexto, é 
caracterizada pelo processo de 
conhecimento do ambiente externo e 
interno da organização.
Planejamento
Diagnóstico
1616
interno da organização.
� Analisar o ambiente interno é estudar cada 
uma das áreas da empresa por meio das 
pessoas, processos e sistemas, com o 
objetivo de identificar os pontos fortes e 
fracos.
� O diagnóstico interno refere-se à análise 
das variáveis controláveis, ou seja, 
daquelas em que a organização tem 
condições de interferir e alterar.
Planejamento
Diagnóstico
1717
� Recursos Humanos
� Marketing
� Controladoria e Finanças
� Produtos
Nunca é demais lembrar:
o planejamento não se refere a 
decisões futuras, mas a 
Planejamento
Diagnóstico
1818
decisões futuras, mas a 
implicações futuras de 
decisões presentes. 
O diagnóstico do ambiente externo
compreende a observação do passado das
variáveis não controláveis e projeção do
cenário futuro delas.
Planejamento
Diagnóstico
1919
cenário futuro delas.
Baseando-se na situação prevista e nas
possíveis mudanças, a organização poderá
se preparar para enfrentar o ambiente e
conquistar mercados.
Planejamento
Ambiente Empresarial
Político Legal Social
A
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•Organizacional
•Mercadológico
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Fornecedor Concorrente
2020
Econômico Tecnológico
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•Mercadológico
•Financeiro
•Pessoal
•Produção
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Mão-de-obra Cliente
� Pontos fortes: são as variáveis internas
e controláveis que propiciam uma
condição favorável para a empresa, em
relação ao seu ambiente.
Planejamento – Diagnóstico
Ambiente Interno
2121
relação ao seu ambiente.
� Pontos fracos: são as variáveis internas
e controláveis que provocam uma
situação desfavorável para a empresa,
em relação ao seu ambiente.
� Oportunidades: são as variáveis 
externas e não controláveis pela 
empresa, que podem criar condições 
favoráveis para a empresa, desde que a 
mesma tenha condições e/ou interesse 
Planejamento – Diagnóstico
Ambiente Externo
2222
mesma tenha condições e/ou interesse 
de usufruí-las.
� Ameaças: são as variáveis externas e 
não controláveis pela empresa que 
podem criar condições desfavoráveis.
�Missão
� É a razão pela qual uma organização
existe, é a razão de ser da empresa.
Planejamento 
Definição da Missão
2323
� Os acionistas e diretores 
demonstrarão aos stakeholders a 
natureza e a essência da empresa.
�Missão
� Ajuda a concentrar o esforço das pessoas
para uma direção;
� Ajuda a assegurar que a organização não
Planejamento 
Definição da Missão
2424
� Ajuda a assegurar que a organização não
persiga propósitos conflitantes;
� Serve de base para alocar recursos
organizacionais;
� Atua como base para o desenvolvimento de
objetivos organizacionais.
� Os objetivos são os resultados finais aos 
quais se dirige toda a atividade.
� É a etapa que orienta o comportamento 
dos indivíduos e das organizações e 
Planejamento 
Definição dos Objetivos
2525
dos indivíduos e das organizações e 
condiciona a forma e conteúdo dos 
planos que possibilitarão sua realização.
� A formulação dos objetivos origina-se da 
missão.
� Os objetivos podem ser descritoscomo 
intenções genéricas ou alvos precisos.
Planejamento 
Definição dos Objetivos
2626
intenções genéricas ou alvos precisos.
� Objetivos Gerais
� Representam fins genéricos 
desejados, para os quais são 
Planejamento 
Definição dos Objetivos
2727
desejados, para os quais são 
orientados os esforços da empresa.
� Objetivos Específicos
� São versões mais restritas e 
freqüentemente mais quantificadas 
dos objetivos gerais.
� Os objetivos devem:
� ser específicos;
� exigir um nível desejável de esforço;
ser atingíveis;
Planejamento 
Definição dos Objetivos
2828
� ser atingíveis;
� ser flexíveis
� ser mensuráveis;
� ser consistentes a longo e curto prazo.
O planejamento apresenta-se como a
primeira função do administrador pelo
fato de servir de base para as demais
Planejamento
2929
fato de servir de base para as demais
funções – organização, coordenação e
controle.
� Organização envolve a destinação das 
tarefas às pessoas, o agrupamento das 
Funções da 
Administração
Organizar
3030
tarefas às pessoas, o agrupamento das 
atividades nos departamentos e a 
alocação de recursos necessários, para 
que os departamentos consigam 
desempenhar suas responsabilidades com 
êxito.
� Durante o processo de organização, o 
administrador irá: 
� relacionar as atividades que devem ser cumpridas; 
� avaliar/alocar os recursos necessários (pessoas, 
instalações, máquinas e dinheiro) à realização das 
Organização
3131
instalações, máquinas e dinheiro) à realização das 
tarefas; 
� determinar o procedimento de cada atividade; 
� determinar a quem devem se reportar, ou seja, 
estabelecer a hierarquia de funções; 
� definir o grau de autonomia e de responsabilidade.
� O detalhamento do processo de organizar 
consiste nas etapas seguintes etapas:
� Desenhar o trabalho
� Agrupar as atividades em órgãos e cargos
Organização
3232
� Agrupar as atividades em órgãos e cargos
� Alocar recursos às atividades
� Definir autoridade e responsabilidade
� Os princípios de administração aplicados 
à organização são:
� Princípio da Especialização
� Princípio da definição funcional
Organização
3333
� Princípio da definição funcional
� Princípio da paridade da responsabilidade 
e autoridade
� Princípio das funções de staff e linha
� Princípio escalar
� A direção está relacionada com o 
cumprimento das ações traçadas pelo 
Coordenação ou Direção 
Dirigir
3434
cumprimento das ações traçadas pelo 
planejamento.
� Sua implementação depende das pessoas.
� Sendo assim, está relacionada com a área de 
Recursos Humanos e com relacionamentos 
interpessoais.
� Habilidades necessárias para um 
administrador:
� Comunicar
Liderar
Coordenação ou Direção 
3535
� Liderar
� Assistir na execução
� Motivar
� Aspectos envolvidos no processo 
administrativo
� Guiar e motivar o comportamento dos 
subordinados, adequando-os aos planos e 
Coordenação ou Direção 
3636
subordinados, adequando-os aos planos e 
cargos que foram estabelecidos;
� Compreender os sentimentos dos subordinados 
e os problemas que eles encaram, quando 
traduzem os planos em ação acabada.
Coordenação ou Direção 
LiderançaLiderança
FormalFormal Poder e Poder e autoridadeautoridade
3737
LiderançaLiderança
InformalInformal
Nasce do Nasce do 
relacionamento relacionamento 
informalinformal
Estilos Escolha do dirigente
Localização do 
poder de decisão
Autocracia O dirigente é imposto ao grupo
O dirigente impõe suas 
decisões
Coordenação ou Direção
3838
imposto ao grupo decisões
Democracia O grupo escolhe 
seu dirigente
As decisões são tomadas 
de comum acordo entre 
dirigente e grupo
Liberalismo
O grupo prefere 
ficar sem 
dirigente
Cada integrante do grupo 
fica com sua própria 
decisão
� O controle e avaliação correspondem à fase 
na qual o colaborador verifica se a execução 
Controle 
Controlar
3939
na qual o colaborador verifica se a execução 
dos planos está possibilitando alcançar os 
objetivos e vencer os desafios e metas 
propostos.
� O destino é assegurar que o desempenho 
real atinja os resultados e padrões 
anteriormente estabelecidos.
� Comparando as situações alcançadas 
com as previstas, a função de controle 
acompanha o desempenho das 
atividades.
Controle 
4040
atividades.
� Para isso, deve ser avaliado e mantido 
um sistema de informações que 
permita acompanhar o desempenho 
dos planos propostos.
Controle
Definição dos Definição dos 
resultados esperadosresultados esperados
Ação Ação 
4141
Ação Ação 
corretivacorretiva MensuraçãoMensuração
AvaliaçãoAvaliação
Controle 
eficiência na 
otimização 
dos recursos 
utilizados 
eficácia na 
contribuição 
dos resul-
tados obtidos 
para a conse-
efetividade 
na relação 
entre os 
resultados 
alcançados e 
4242
utilizados 
para a 
obtenção dos 
resultados.
para a conse-
cução dos 
objetivos 
gerais da 
empresa.
alcançados e 
os objetivos 
propostos ao 
longo do 
tempo.
Controle 
O controle começa na avaliação dos objetivos,
resultados esperados, e na definição de como
serão obtidas as informações desse processo
estratégico.
4343
Padrões de 
quantidade
Padrões de 
qualidade
Padrões de 
tempo
Padrões de 
custos
Sistemas de Controle
Sistema Orçamentário
� Um dos produtos finais do planejamento
estratégico;
4444
estratégico;
� Baseado em indicadores financeiros;
� Os responsáveis pelas áreas financeiras tendem a 
examinar a empresa sob a ótica destes seis 
elementos: o negócio principal, o mercado, a 
competição, as operações, o desempenho passado 
e a qualidade da administração.
Sistemas de Controle
Tableau de Bord
� O Tableau de Bord era utilizado na França desde o
início do século passado;
4545
início do século passado;
� Assemelhava-se a um painel de aeronaves e
carros, onde se podia observar a velocidade,
milhas e combustível do meio de locomoção;
� Relações de causa-efeito, ou seja, da relação entre 
ação e desempenho dos processos produtivos.
Sistemas de Controle
Balanced Scorecard
� Apresenta informações tanto de caráter financeiro
como não-financeiro em formatos lógicos;
4646
como não-financeiro em formatos lógicos;
� Criado por Kaplan e Norton (1992). 
� Indicadores externos x medidas internas;
� Medidas de resultado x medidas de desempenho.
Sistemas de Controle
Balanced Scorecard
Resultado
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4747
Estratégia
Processos Internos
Clientes
Comport. Organizacional
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Sistemas de Controle
Performance Pyramid
� Caracterizado pelo princípio do modelo de
organização orientada para o cliente;
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organização orientada para o cliente;
� A pirâmide baseia-se em conceitos de gestão da 
qualidade total, engenharia industrial e 
controladoria, estruturados em quatro níveis com 
comunicação em dois sentidos.
Sistemas de Controle
Performance Pyramid
Visão 
Corporativa
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4949
Corporativa
Mercado Finan-
ceiro
Satisfação 
do cliente
Flexibili-
dade
Produtivi-
dade
Qualidade Entrega Ciclo Desperdício
Operações
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Sistemas de Controle
EP2M
� Effective Progress and Performance Measurement”
(Mensuração Efetiva do Progresso e Desempenho).
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(Mensuração Efetiva do Progresso e Desempenho).
Externas
Internas
Top-Down
Botton-Up
consumidores e mercados
efetividade e eficiência
traduzem a estratégia para níveis inferiorese
acompanham o processo de mudança
concedem poder de decisão e melhoram a
liberdade de ação
Sistemas de Controle
Top-Down
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Administrar estratégia e 
mudança
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Botton-Up
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Empowering
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Sistemas de Controle
Performance Prism
� Um diagrama de causa-efeito que explica a estratégia da organização e
a teoria de como o negócio opera.
A estrutura é apresentada sob a forma de um prisma com cinco 
5252
� A estrutura é apresentada sob a forma de um prisma com cinco 
facetas;
Satisfação do Stakeholder
Contribuição do Stakeholder
Estratégias
Processos
Capacidades
Sistemas de Controle
EXERCÍCIOS
Em Grupo – Apresentar:
5353
Em Grupo – Apresentar:
Exemplos de Instrumentos utilizados
nas funções (com exceção da funcão
Execução).