Módulo 1 - O arquivo e a gestão da informação

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O arquivo e a gestão da informação 
por Renato Tarciso Barbosa de Sousa 
Professor Adjunto do Curso de Arquivologia da 
Universidade de Brasília, especialista em 
Organização de Arquivos pela Universidade de 
São Paulo, mestre em Biblioteconomia e 
Documentação pela Universidade de Brasília, 
doutor em História Social pela Universidade de 
São Paulo. 
 
 Introdução 
 
A banalização das novas tecnologias e a escassez crônica dos recursos 
financeiros impõem às organizações um repensar constante de sua cultura, tradições, 
práticas e procedimentos. Quem dispõe com mais rapidez das melhores informações, 
pouco importando a sua proveniência, o seu suporte ou tipo, apresenta as melhores 
condições de ter uma maior e melhor competitividade, como dizem os canadenses. 
Falar da importância estratégica dos recursos informacionais nas 
organizações contemporâneas é, atualmente, um lugar comum em um ambiente com 
uma infinidade de velhas e novas tecnologias da informação, que são diariamente 
oferecidas pelo mercado. O que não é comum, é o entendimento de que uma parte 
significativa desses recursos informacionais é acumulada pelos próprios órgãos 
públicos e empresas privadas. É um capital informacional pouco compreendido e 
pouco explorado e que poderia dar uma enorme contribuição para a busca da 
eficiência e da qualidade na prestação de serviços e, no caso dos órgãos públicos, para 
a transparência das ações do Estado. 
Não estamos falando de nada novo, mas de algo que surge junto com os 
próprios órgãos públicos e as próprias empresas privadas, de algo que é inerente às 
ações desenvolvidas e é um dos produtos gerados pelas atividades de cada unidade 
administrativa. Estamos falando dos Arquivos (isso mesmo, com “A” maiúsculo). 
Arquivos que registram as ações, os direitos, os deveres, a trajetória e que são, 
sobretudo, fontes inigualáveis de tomadas de decisão seguras e eficientes. 
O senso comum transformou os arquivos em coleções de papéis velhos, 
em “arquivo morto” e os relegou aos subsolos, às garagens e aos banheiros 
desativados. Documentos que garantem direitos e deveres dos funcionários e da 
 
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organização, que registram a memória institucional e que poderiam tornar as decisões 
mais seguras são misturados aos que não possuem valor que justifique a sua guarda. 
São, infelizmente, comuns os exemplos de prejuízos decorrentes da falta de 
tratamento dos documentos de arquivo. 
As organizações que reconhecem a importância estratégica dos recursos 
informacionais sabem que os arquivos não são mortos, mas “vivos”, mais do que isso, 
são conjuntos de informações que podem representar um diferencial em períodos de 
escassez de recursos financeiros, materiais e humanos. 
As experiências têm demonstrado que a microfilmagem, a digitalização 
e o gerenciamento eletrônico de documentos não resolvem o problema, apenas o 
transferem para uma nova mídia. Essas velhas e novas tecnologias da informação só 
surtem efeito quando precedidas por uma gestão de documentos, traduzida por um 
conjunto de procedimentos, de instrumentos técnicos que cuidam do documento 
(informação) desde o momento da produção ou recebimento até a sua destinação 
final, que pode ser a eliminação, no caso daqueles documentos sem valor (jurídico, 
fiscal e técnico), ou a guarda permanente. 
Falar em gestão de documentos significa ter um sistema de registro e 
controle do trâmite documental, ter um instrumento que organize a informação de 
modo a torná-la acessível, ter uma ferramenta de gerenciamento dos prazos de guarda 
e uma série de normas e procedimentos que determinem como a organização deve 
tratar esses recursos informacionais. 
Acreditamos que essa tecnologia (a gestão de documentos) é, 
sobretudo, um instrumento gerencial e um instrumento de preservação da memória 
institucional. Os fatores que levarão a atingir o sucesso na sua implementação estão 
diretamente vinculados ao estabelecimento de uma política institucional de 
tratamento da informação em que todos os elementos da organização participem 
como agentes desse processo. 
 
 
 
 
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O arquivo e o documento de arquivo 
 
O objetivo deste capítulo é delimitar o objeto da Arquivística. Busca-se, 
sobretudo, entendê-lo em toda amplitude, peculiaridade, funcionamento, extensão, 
pois acreditamos que o que-fazer arquivístico deve refletir, com a maior exatidão 
possível, a natureza do próprio objeto. E, nesse aspecto, os conceitos de arquivo e de 
documento arquivístico devem ser chamados para ocupar um espaço privilegiado 
nessa discussão. 
Não se procura aqui fazer uma história dos arquivos ou dos documentos 
arquivísticos, os manuais escritos em várias línguas já cumpriram essa tarefa, mas de 
buscar a natureza desses elementos para, em um primeiro momento, identificar os 
traços que os caracterizam e, em seguida, distingui-los dos outros objetos. 
É consenso entre os autores que só podemos falar em arquivo quando o 
homem passou a produzir registros escritos de seus atos, sentimentos e 
conhecimentos. A memória individual e coletiva passava a ser materializada. Luciana 
Duranti cita Sócrates, quando ele conta como a divindade que inventou a escrita foi 
repreendida por Tamuz (rei do Egito), para demonstrar o significado dessa nova 
invenção humana: 
 
Se os homens aprenderem isto, estará implantado 
o esquecimento em suas almas: eles deixarão de 
exercitar a memória porque confiarão no que está 
escrito e chamarão as coisas à lembrança não mais 
de dentro de si, mas por meio de marcas externas; 
o que descobriste é um remédio não para a 
memória, mas para a lembrança. (PLATÃO apud 
DURANTI, 1994, p. 50). 
 
E é no Oriente Médio, mais precisamente na Mesopotâmia, que a 
escrita desempenhou um papel fundamental. Nesse momento, os registros escritos 
estavam a serviço das classes dominantes. Característica que percorrerá grande parte 
da história das sociedades. Acredita-se que parcela significativa desses documentos se 
referia a tratados, contratos, atos notariais, testamentos, promissórias, recibos e 
sentenças de tribunais. E a guarda deles em locais de acesso restrito testemunha, de 
alguma forma, a importância alcançada por esses registros. (SILVA et. al., 1999, p. 45-
 
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46). Os arquivos nascem como uma necessidade da vida pública e privada, de fazer 
duradoura as ações religiosas, públicas e econômicas e, ao mesmo tempo, constituem-
se na sua memória. (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 105). 
Alguns traços desses registros escritos já se fizeram perceber desde esse 
primeiro momento. Silva et. al. esclarecem que: 
(...) os primeiros arquivos reúnem já ingredientes 
que vieram a tornar-se clássicos e hoje são ainda 
defendidos pela disciplina (Arquivística). A mais 
importante das revelações tem a ver com o 
respeito pelos aspectos orgânicos da estrutura 
arquivística, como se comprovou em Ebla (Síria). 
Mas havia também grandes cuidados com a 
identidade e a autenticidade dos próprios 
documentos. As placas sumérias evidenciam 
também, desde cedo, uma estrutura diplomática 
coerente e eficaz, a qual, em grande medida, 
servirá de modelo às chancelarias européias da 
época medieval e moderna. A correspondência e os 
contratos administrativos incluem, conforme os 
casos, a identificação das partes, o nome das 
testemunhas ou do escriba, a menção da data e, 
até, a estampagem de selos de validação. A 
tipologia documental era muito variada, estando já 
então definidas as principais categorias que 
integram os arquivos de época mais recente: cartas 
régias, tratados internacionais, atas, missivas, 
contratos, assentos contábeis, censos etc. Nem 
mesmo estão ausentes os documentos 
cartográficos, como, por exemplo, a placa 
legendada emcaracteres cuneiformes, do século 
XIII a.C., com a representação da cidade de Ninive 
ou o papiro egípcio com a planta topográfica das 
minas de ouro de Gebel. (SILVA et. al., 1999, p. 46-
47). 
 
O significado da palavra arquivo, entretanto, só foi aparecer muito 
tempo depois entre os gregos nos séculos III ou II a.C. Archeion era utilizado por aquele 
povo para designar o palácio do governo, enquanto a palavra arch significava 
comando, poder, autoridade. Mas é com o sentido de conjunto de documentos que o 
termo grego foi transmitido, posteriormente, aos romanos sob a forma latina de 
archivum. 
 
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Gagnon-Arguin (ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p. 32-33) percebeu, nas 
origens, dois papéis fundamentais exercidos pelo arquivo. Primeiro, como necessidade 
para o exercício do poder. E é Lodolini quem melhor resume essa característica. Para 
ele: 
(...) a mais antiga transcrição da memória foi 
constituída por documentos correntes cujo modo 
de gestão que por vezes se perpetuou durante 
muito tempo, atingiu uma perfeição requintada nas 
civilizações do Oriente Próximo, da Grécia e de 
Roma. Os documentos eram produzidos e 
conservados para as necessidades do governo e da 
administração; a gestão do poder e a gestão de 
documentos estavam estreitamente ligadas por 
toda a parte. (LODOLINI apud ROUSSEAU, 
COUTURE, 1998, p. 32). 
 
 O papel de prova foi, também, um traço que pode ser percebido desde 
os primeiros momentos da história dos arquivos e durante toda sua trajetória. Os 
gregos identificavam a autenticidade dos documentos a partir do local onde eles eram 
guardados (archeion), tradição observada na Roma Antiga, onde os juristas 
destacavam o local como relevante para conferir a fé pública aos documentos. Na 
Idade Média, os diplomas e as cartas eram utilizados para a defesa dos direitos e 
privilégios da nobreza. E, até hoje, os documentos de arquivo servem para a garantia 
de direitos e deveres das pessoas e das instituições, mas agora intimamente próximo 
ao conceito de cidadania. Naquele período e, ainda, na Idade Moderna, a 
denominação arquivo correspondia somente ao que havia sido constituído em um 
determinado lugar por um soberano ou por quem havia recebido tal investidura. 
Lodolini (1993, p. 67) esclarece que o lugar da custódia e a presença de um 
“responsável”, revestido de fé pública, eram condições para existência do arquivo. 
Os arquivos estavam, nesses primeiros momentos, relacionados 
diretamente ao caráter pragmático e administrativo de defesa e manutenção de 
direitos e privilégios. E o aparecimento do papel, além de facilitar o aumento da 
produção documental, favoreceu o fortalecimento daquela característica. 
Tomando de empréstimo uma expressão cunhada pelo francês Charles 
Langlois, essa fase dos arquivos pode ser conhecida como a de “arsenal de um 
regime”. O acesso aos depósitos de arquivos na Antiguidade era estritamente limitado 
 
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aos funcionários oficiais, que tinham a guarda, ou as pessoas possuidoras de uma 
permissão específica emanada pela autoridade suprema. Acessar, então, os 
documentos dos arquivos era um privilégio, não um direito. É por isso que o cargo de 
“arquivista”, nos tempos antigos, sempre foi considerado como um cargo de alto nível, 
próximo da autoridade maior. O uso dos arquivos foi protegido contra toda indiscrição 
e contra toda curiosidade hostil. 
Nem nos reinos e impérios do Oriente e do Extremo-Oriente, nem em 
Roma, nem na Europa da Idade Média o acesso aos arquivos foi aberto senão aos 
privilegiados ou aos possuidores dos arquivos. Os monges que redigiam os anais dos 
monastérios, os cronistas que os reis e os príncipes encarregavam de escrever o relato 
de seus reinos podiam certamente recorrer aos documentos de arquivos, mas se 
tratava apenas de casos excepcionais, e nunca de um direito. 
A partir do século XVI, os arquivos evoluíram sob a influência de três 
fatores. A especialização dos diferentes órgãos governamentais e administrativos em 
decorrência da consolidação do poder monárquico nos diferentes países, foi um dos 
fatores. O advento da investigação histórica e o desenvolvimento, sobretudo no século 
XVIII, das pesquisas eruditas, foi outro fator. E, por último, o aparecimento de novas 
tecnologias de comunicação, de transmissão e de documentação. Jean Favier (1985, p. 
17) entende que o primeiro fator teve um resultado rápido quanto à constituição dos 
arquivos, mas os outros não terminaram, ainda, de transformar a noção de arquivos e 
os métodos da Arquivística. 
Outro papel dos arquivos começoui a se delinear: o de fonte para a 
investigação. E nesse aspecto, a História assumiu um papel privilegiado na consulta e 
acesso a essas fontes documentais. Mas outras áreas do conhecimento humano 
também foram e são usuárias das informações contidas nos arquivos para suas 
pesquisas e investigações. 
O avanço dos estudos históricos a partir do século XV detonou um 
combate que se estenderia por vários séculos. Os historiadores mostravam-se, cada 
vez mais, interessados em pesquisar os documentos originais. Esse interesse esbarrava 
na resistência maior dos possuidores dos arquivos em liberar ao público os 
documentos que, por muito tempo, fundaram as tradições, os direitos e os privilégios, 
reais ou usurpados. 
 
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Mas foi precisamente no século XVIII que se produziu a grande mutação 
intelectual que possibilitou, no século seguinte, a abertura progressiva dos arquivos à 
pesquisa. Tratava-se do nascimento ou renascimento da noção de democracia. Essas 
inovações intelectuais, que culminaram com a Revolução Francesa, criaram, também, 
os Arquivos Nacionais da França, acabando por estabelecer um modelo institucional 
vigente até nossos dias. 
O reconhecimento da importância dos documentos para a sociedade foi 
uma conquista da Revolução Francesa, que gerou importantes realizações no campo 
arquivístico: criação de uma administração nacional e independente dos arquivos; 
proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos; reconhecimento da 
responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado. 
(DUCHEIN, 1983). 
Essa brusca passagem do princípio do segredo ao princípio da liberdade 
total foi efêmera. Em 1856, na França mesmo o regulamento dos arquivos nacionais 
determinou que o diretor, considerando a conveniência administrativa, era quem 
autorizaria ou recusaria o acesso aos documentos. Era, de fato, o retorno à 
arbitrariedade. 
Durante o século XIX, explica Duchein (1983), assistiu-se uma abertura 
progressiva dos depósitos de arquivos públicos. Países como a Inglaterra, Bélgica, a 
França, a Itália, dentre outros, admitiram o princípio de livre comunicabilidade dos 
documentos sob algumas condições e limites. Mas isso não indicou que os arquivos 
fossem acessíveis a todos os pesquisadores. Numerosas categorias de arquivos ficaram 
fechadas, seja porque eles eram considerados como propriedade privada e assim 
fugiam dos regulamentos dos arquivos públicos (que era o caso notadamente, em 
muitos países, dos arquivos eclesiásticos), seja porque os julgavam mais confidenciais, 
por razões políticas ou jurídicas, para serem liberados à curiosidade pública (era o caso 
dos arquivos das casas reinantes, os arquivos judiciários, os arquivos diplomáticos, os 
arquivos militares). 
Mas a partir da Segunda Guerra Mundial vários elementos contribuiram 
para a abertura cada vez maior dos arquivos ao público. Duchein (1983) cita, por 
exemplo: 
 
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1. a transformação dos estudos históricos, que passaram a versar cada vez 
mais sobre os assuntos que interessam as épocas recentes; 
2. o desenvolvimento dos métodos quantitativos em história demográfica e 
históriaeconômica, que necessitam consultar grandes massas de documentos 
para extrair os dados quantitativos solicitados; 
3. o interesse pelos aspectos econômicos e sociais do desenvolvimento 
histórico da sociedade, exigindo pesquisa nos arquivos de empresas, sindicatos, 
associações; 
4. a emergência progressiva, sobretudo a partir dos anos 60, da noção de 
direito à informação. O acesso aos documentos é considerado não mais do 
ponto de vista da pesquisa histórica ou científica, mas como um direito 
democrático de todo cidadão. 
 
Atualmente, o conceito de arquivo, difundido nos manuais arquivísticos 
elaborados em todo mundo e nos textos legais de vários países, aparece vinculado à 
noção de cidadania, ao direito à informação, ao apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e, ainda, como elemento de prova. É o caso brasileiro, por 
exemplo, em sua “Lei dos Arquivos”, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. 
O significado da palavra arquivo nunca foi completamente pacífico, 
como diz Duchein (1993, p. 21) em referência a uma expressão típica dos italianos. Os 
vários sentidos do termo estão relacionados às práticas administrativas próprias a cada 
instituição e a cada país e ao contexto de sua elaboração. 
O Manual de Arranjo e Descrição dos arquivistas holandeses, de 1898, 
foi, sem dúvida, o primeiro trabalho a sistematizar o conceito de arquivo. Entendido 
como o “conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos 
ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus 
funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na 
custódia desse órgão ou funcionário”. (ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 
1973, p. 13). Interessante nessa concepção dos holandeses foi a meticulosa construção 
de cada parte da definição de arquivo. O conjunto é entendido como o “todo”, mesmo 
que esse “todo” se restrinja a existência de um único documento. Quando eles falam 
de “documentos escritos, desenhos e matéria impressa” há embutido nisso a ideia de 
 
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distinção com outros objetos, que pela natureza, pertencem aos museus e às coleções 
de antiguidades. O termo “oficialmente” refere-se à constituição do arquivo pelo 
conjunto (todo) de documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos administrativos 
ou pelos funcionários a título oficial, isto é, os documentos particulares não pertencem 
aos arquivos. 
O arquivista inglês Hilary Jenkinson definiu, em seu manual, arquivo 
como os “(...) documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou 
executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e, subsequentemente, 
preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por 
seus legítimos sucessores para sua própria informação”. (JENKINSON apud 
SCHELLENBERG, 1973, p. 14-15). 
O arquivista italiano Eugenio Casanova, em seu manual Archivistica, 
entendia o arquivo como “a acumulação ordenada de documentos criados por uma 
instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de 
seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição ou pessoa”. 
(CASANOVA apud SCHELLENBERG, p. 15). Enquanto o alemão Adolf Brenneke definiu 
como “o conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de 
negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em 
determinado lugar como fonte e testemunho do passado”. (BRENNEKE apud 
SCHELLENBERG, 1973, p. 15). 
Schellenberg, de alguma forma, sintetizou as formulações dos 
arquivistas holandeses, de Jenkinson, de Casanova e de Brenneke para construir a sua. 
Ele percebeu naquelas concepções dois fatores que as percorrem: fatores concretos e 
abstratos. Os concretos estão relacionados à forma dos arquivos, à fonte de origem e 
ao lugar de sua conservação. Esses fatores não são essenciais, no entendimento do 
arquivista americano, à caracterização do material de arquivo, pois os arquivos 
“podem ter várias formas, podem vir de várias fontes e podem ser guardados em 
vários lugares”. Os fatores abstratos são os elementos essenciais. Ele enumera três: a 
razão pela qual os documentos foram produzidos e recebidos, isto é, para serem 
considerados de arquivo, os documentos devem ter sido criados na consecução de 
algum objetivo (cumprimento de sua finalidade oficial, como diziam os holandeses); o 
valor pelo qual os documentos são conservados, ou seja, para que os documentos 
 
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sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas 
para as quais foram criados (função administrativa); a custódia, que aparece como 
uma influência direta de Jenkinson, pois para o arquivista inglês os documentos são 
arquivos se o “fato da custódia ininterrupta puder ser estabelecido”. Schellenberg 
ponderou que, mesmo os documentos não atendendo a esse último elemento, eles 
podem ser considerados de arquivo se as outras duas exigências forem atendidas, isto 
é, esse terceiro elemento é difícil de ser aplicado nas administrações modernas. 
(SCHELLENBERG, 1973, p. 15-17). 
A partir desses três elementos e da influência dos autores citados 
anteriormente, Schellenberg elaborou sua própria concepção de arquivo: “são os 
documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados 
de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e 
que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia 
permanente”. (SCHELLENBERG, 1973, p. 19). 
A legislação americana, fortemente influenciada por esse último sentido 
do termo arquivo, fez uma distinção muito clara entre archives (documentos que 
perderam sua utilidade corrente) e records (documentos em uso nas administrações). 
E foi esse modelo que influenciou a definição contida no Dicionário de Terminologia 
Arquivística (1988), do Conselho Internacional de Arquivos: “documentos que não são 
mais necessários ao trabalho corrente e que são conservados, com ou sem avaliação 
prévia, em razão de seu valor de prova ou de informação, pelo organismo que os criou 
ou por uma instituição de arquivo apropriada”. 
A tradição espanhola, aqui representada por Antonia Heredia Herrera, 
entendeu o arquivo como “(...) um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for sua 
data, sua forma e suporte material, acumulados em um processo natural por uma 
pessoa ou instituição pública ou privada no transcurso de sua gestão, conservados, 
respeitando aquela ordem, para servir como testemunho e informação para a pessoa 
ou instituição que os produziu, para os cidadãos ou para servir de fonte de história”. 
Heredia Herrera explica que a definição de conjunto de documentos acumulados e de 
processo natural é o que diferencia da noção de coleção e do resultado de um ato 
voluntário e caprichoso de alguém. Para que exista arquivo é necessário uma 
instituição com uma função e com atividades a desenvolver. Nessa definição, estão 
 
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contempladas, ainda, a unicidade entre os arquivos administrativos (correntes) e 
histórico (permanente) e a amplitude dos suportes, incluindo as novas tecnologias. 
(HEREDIA HERRERA, 1991, p. 89-90). 
A arquivística francesa, em uma versão oficial, definiu como “o conjunto 
de documentos, qualquer que seja sua data, sua forma e seu suporte material, 
produzido ou recebido por toda pessoa... e por todo serviço ou organismo... no 
exercício de sua atividade”. Complementou a definição francesa, instituída por uma lei 
de 1979, que a qualidade de arquivo é conferida ao documento desde sua origem, 
nenhuma condição de antiguidade lhe é requerida, e que a forma física e o suporte do 
documento não intervêm na noção de arquivo.Essa idéia de entender os arquivos 
como todos os documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica 
no exercício de suas atividades, sem distinção entre os documentos correntes e os 
permanentes foi largamente ignorada na prática. As administrações francesas não são 
conscientes da questão que os documentos produzidos ou recebidos são os arquivos 
desde sua criação. Para o conjunto do público e dos funcionários, um documento 
somente torna-se parte de um arquivo quando é recolhido ao arquivo (permanente). 
Os canadenses, em uma definição mais extensa e que pareceu agregar 
as contribuições das várias correntes de pensamento, entenderam os arquivos como: 
(...) o conjunto das informações, qualquer que seja 
a sua data, natureza, ou suporte, organicamente (e 
automaticamente) reunidas por uma pessoa física 
ou jurídica, pública ou privada, para as próprias 
necessidades da sua existência e o exercício das 
suas funções, conservadas inicialmente pelo valor 
primário, ou seja, administrativo, legal, financeiro 
ou probatório, conservadas depois pelo valor 
secundário, isto é, de testemunho ou, mais 
simplesmente, de informação geral. (ROUSSEAU, 
COUTURE, 1998, p. 284). 
 
No Brasil, destacamos duas definições. A primeira é a da “Lei dos 
Arquivos”, de 1991, que entende como “os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”. A segunda 
é a de Camargo e Bellotto (1996), dada no Dicionário de Terminologia Arquivística, que 
 
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aparece no sentido de um “conjunto de documentos que, independentemente da 
natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de 
pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. 
Lodolini (1993, p. 67-80) defendeu que as divergências sobre o conceito 
de arquivo podem ser vistas a partir de dois pontos fundamentais: o momento do 
nascimento do arquivo e a amplitude do conceito de arquivo. Ele resumiu o debate 
sobre a natureza e os limites do termo arquivo a partir das seguintes considerações: 
 
 o arquivo compreende todos os documentos, desde o momento que são 
criados nos escritórios produtores, isto é, os documentos correntes formam 
parte do arquivo; 
 o arquivo compreende somente os documentos que perderam interesse 
dos escritórios que os produziram, adquirindo “maturidade” arquivística e 
tendo sido selecionados para a conservação permanente: os documentos 
correntes não podem, portanto, de nenhuma maneira formar parte do 
arquivo; 
 arquivo é somente o produzido por uma autoridade pública, não podem, 
portanto, existir arquivos privados; 
 arquivo é o produzido por uma autoridade pública como por uma privada; 
 por arquivos privados entendem-se somente os produzidos por pessoas 
jurídicas privadas, não os por pessoas físicas ou famílias; 
 o arquivo está constituído também por material não documental, quer 
dizer, pelos manuscritos das obras literárias ou científicas. 
 
Lodolini se posiciona claramente a favor da restrição do conceito de 
arquivo aos documentos que não têm mais interesse para a administração que os 
produziu. Nesse sentido, ele se afastou de Jenkinson e se aproximou de Schellenberg. 
Luis Carlos Lopes propõe, segundo ele, um novo conceito de arquivo 
como resultado da adaptação da teoria clássica aos novos tempos. Ele chamou a 
atenção para o fato de que o arquivo não é apenas papéis com textos, nem é somente 
público, mas também privado, não consiste de documentos do passado, mas também 
de informações do e sobre o presente. Para o autor brasileiro (2000, p. 33), arquivo é: 
 
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1 – Acervos compostos por informações orgânicas 
originais, contidas em documentos registrados em 
suporte convencional ou em suportes que 
permitam a gravação eletrônica, mensurável pela 
sua ordem binária (bits); 
2 – Produzidos ou recebidos por pessoa física ou 
jurídica, decorrentes do desenvolvimento de suas 
atividades, sejam elas de caráter administrativo, 
técnico, artístico ou científico, independentemente 
de suas idades e valores intrínsecos. 
 
O desenvolvimento do conceito de arquivo, que foi tributário do 
princípio de respeito aos fundos, tem uma característica marcante: ele é resultado de 
um acúmulo sucessível de conhecimentos (produzidos a partir de um clima 
epistemológico próprio da época), onde alguns elementos foram sendo agregados 
durante a sua trajetória. Nós temos uma matriz comum, que foram as definições dos 
arquivistas holandeses, de Jenkinson, de Casanova e de Brenneke, interpretadas por 
Schellenberg e reinterpretadas nas definições mais recentes com a inclusão de 
elementos que surgiram com os novos contextos das administrações, com a explosão 
documental e com o aparecimento das novas tecnologias da informação. Bruno 
Delmas ([s.n.], p. 71) chegou a afirmar, empiricamente, que a massa documental 
acumulada nos anos de 1950 até 1987 corresponde a todo volume produzido nos 
períodos anteriores. Não podemos dizer que houve uma mudança de paradigmas, mas 
sim que o modelo “tradicional” passou por uma releitura com base em novos 
parâmetros. Isso é bem claro na afirmação, por exemplo, de Luis Carlos Lopes. 
Os primeiros exercícios de uma tentativa de mudança do modelo foi a 
concepção elaborada pelos portugueses, fundamentado na reformulação do objeto da 
Arquivística. Silva et. al. (1999, p. 214) propuseram o arquivo total, isto é, uma 
ampliação da natureza do arquivo. O significado disso é que, em primeiro lugar, o 
arquivo não é uma mera soma de fundo (conjunto orgânico de documentos) mais 
serviço (instituição ou serviço responsável). Em segundo lugar, ele é uma unidade 
integral e aberta ao contexto dinâmico e histórico que o substancializa. E, por último, 
se o arquivo é a representação de um sistema semi-fechado (orgânico-funcional) de 
informação, o objeto da Arquivística é a dimensão sistêmica de arquivo. Para os 
autores portugueses o arquivo é, então, “um sistema (semi-)fechado de informação 
 
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social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores 
essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/uso) – a 
que se associa um terceiro – a memória – imbricado nos anteriores”. 
Não se tem informação sobre o impacto dessa concepção na prática e 
na teoria arquivística. Por certo a influência desses estudos ainda está restrita a 
Portugal. De qualquer forma, entendemos que foi uma contribuição importante para o 
debate e para o aprofundamento da teoria arquivística. 
Independente da tradição e das escolas de pensamento, o arquivo é 
entendido sempre como um conjunto de documentos. E documento é, de acordo com 
o Conselho Internacional de Arquivos, um “conjunto constituído por um suporte e pela 
informação que ele contém”. Essa definição genérica não delimita, com certeza, o 
objeto da Arquivística, além de poder ser aplicado aos objetos de outras disciplinas do 
conhecimento humano (Biblioteconomia, Documentação, Museologia). 
O arquivo durante muitos anos foi visto como fonte para a 
administração, para a história, para o direito, para a cultura e para a informação. A 
razão pela qual ele serviu a tão variadas finalidades é entendida por Luciana Duranti a 
partir do fato de que os materiais arquivísticos, ou melhor, os registros documentais 
representam um tipo de conhecimento único: produzidos ou recebidos durante as 
atividades pessoais ou institucionais. Os documentos são os instrumentos e 
subprodutos e as provas fundamentais para conclusões e inferências sobre aquelas 
atividades.E a capacidade que eles têm de registrar e preservar as ações e os atos dos 
seus criadores é dada pela relação visceral que existe entre os documentos e a 
atividade da qual eles resultam. (DURANTI, 1994, p. 50-51). 
Duranti (1994, p. 51-53), privilegiando o caráter contextual do 
documento arquivístico, aponta as características desse tipo de material. São elas: 
 
1 – a imparcialidade: os documentos são inerentemente verdadeiros. A autora 
utiliza, nesse momento, a concepção do arquivista inglês Hilary Jenkinson para 
reforçar seus argumentos. As razões de sua produção (para desenvolver 
atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram o 
caráter de prova e de fidedignidade aos fatos e ações; 
2 – a autenticidade: “os documentos são autênticos porque são criados tendo-
se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos como garantias 
para futuras ações ou para informação. (...) Assim, os documentos são 
autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo 
 
15 
com procedimentos regulares que podem ser comprovados”. Duranti ressalta 
que mesmo aqueles documentos produzidos à margem desses procedimentos 
estabelecidos e regulamentados podem ser considerados autênticos, tendo 
apenas o caráter fidedigno de prova documental comprometido; 
3 – a naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados 
artificialmente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações de uma 
administração. “O fato de os documentos não serem concebidos fora dos 
requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e 
progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um 
elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”; 
4 – o inter-relacionamento: “cada documento está intimamente relacionado 
‘com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e (...) 
seu significado depende dessas relações’.” O documento, tomado na sua 
individualidade, não é um testemunho completo dos atos e ações que o gerou, 
mas é na relação que ele estabelece com outros documentos e com a atividade 
da qual é resultado, que lhe é dado significado e capacidade comprobatória. 
 
Nessa mesma linha de destacar o contexto, Esteban Navarro (1995, p. 
69), que se diz tributário da teorização de documento de arquivo elaborada por 
Schellenberg, afirma que os traços que o individualizam não são nem o suporte e nem 
o conteúdo informativo, mas sua origem, o modo pelo qual é produzido e sua função, 
de onde resultam suas três características mais singulares: sua involuntariedade, sua 
organicidade e sua unicidade. O documento de arquivo não é resultado de um ato 
voluntário ou criativo, seja artístico ou investigador, mas o produto da atividade 
natural de uma instituição, criado para seu auxílio e destinado a deixar testemunho de 
sua gestão. Trata-se de um objeto único e não repetível, daí a unicidade. E a 
organicidade, porque ele surge mediante um processo normalizado em que cada ação 
da instituição produtora origina um conjunto de documentos ligados entre si. Assim, 
diferentemente de outros documentos, que respondem a uma unidade de concepção 
(cada documento existe de per si e se entende plenamente sem necessidade de ter em 
conta o resto), o de arquivo não pode ser entendido de modo isolado, mas em relação 
com outros documentos no marco dos agrupamentos documentais. 
Martín-Pozuelo Campillos, a partir das características de unicidade, 
integridade e autenticidade defendidas por Vicenta Cortés, propõe cinco traços 
diferenciadores do documento de arquivo: 
 
1 – o contexto em que é criado. “Todo documento de arquivo é produto de um 
acúmulo de circunstâncias muito específicas que encadeadas umas as outras o 
 
16 
conferem um traço diferenciador do resto dos documentos. (...) Dessa maneira, 
o valor informativo incluído em seu conteúdo informacional ficaria desvirtuado 
se fosse separado dos motivos de sua gênese”. Essa característica é, para a 
autora, suficiente para distingui-los de outros objetos. E é dela que decorrem 
os outros elementos; 
2 – sua unicidade. “(...) para estabelecer um paralelo, pode-se dizer que os 
documentos vêm para povoar os arquivos como o homem veio para povoar a 
terra: do mesmo modo que não existem duas pessoas iguais, nenhum 
documento é igual ao outro”. Essa característica é derivada não da proximidade 
com a gênese do documento, mas de sua gênese mesma; 
3 – sua autenticidade. “Em sua origem os documentos de arquivo não são 
senão ferramentas de trabalho da administração, fato que sem dúvida os 
confere a categoria de autênticos, convertendo-os, depois, em testemunhos 
fiéis de momentos e situações específicas”; 
4 – a heterogeneidade de seu conteúdo e a multiplicidade da informação nele 
contida. Independente da matéria ou assunto que trate, cuja riqueza 
informativa-cultural é de alguma maneira incalculável, um documento de 
arquivo contém uma informação sempre indefinível e desde logo alheia ao 
objeto de sua criação. A autora se refere a um tipo de informação considerada 
não literal e cuja leitura é feita nas entrelinhas. O documento singular oferece 
uma informação acerca do trâmite e das possíveis incidências do mesmo; 
5 – a necessidade de que cada uma das características esteja sempre presente. 
A ausência de uma das características invalida o resto. 
 
 A heterogeneidade de seu conteúdo e a multiplicidade da informação 
também é abordada e destacada por Miguel Angel Esteban Navarro. Para ele, o 
documento de arquivo é um tipo concreto capaz de conter toda classe de informação 
em qualquer tipo de suporte material e mediante as mais variadas formas de 
representação. (ESTEBAN NAVARRO, 1995, p. 69). 
 Percebe-se, no exercício de caracterização e diferenciação dos 
documentos arquivísticos, dois movimentos cumulativos e não excludentes: o contexto 
de produção e a compreensão da informação veiculada. No primeiro movimento, o 
documento é considerado como resultado de uma ação administrativa. Dessa forma, 
ele é, ao mesmo tempo, resultado e prova, testemunho dessa atividade. Lopez 
resume, de forma muito clara, a contextualização. Para ele: 
O contexto de produção liga-se às condições 
institucionais sob as quais o documento foi 
produzido, para tanto, é preciso indicar: quem o 
criou, onde e quando isso se deu, por que foi 
produzido (quais foram as etapas e trâmites 
necessários). A compreensão deste contexto é 
fundamental para que se possa perceber os 
 
17 
motivos responsáveis pelo arquivamento; isto é, o 
que o documento pretende provar. (LOPEZ, 2000, 
p. 82). 
 
 E é o contexto de produção que permitirá a compreensão da informação 
contida no documento de arquivo. Paola Carucci percebe isso com muita propriedade. 
Para a autora italiana é evidente que: 
(...) o documento interessa por seu conteúdo, pelas 
informações que transmite. Todavia, as notícias que 
ali são representadas ou descritas requerem, de 
quem as adequa às capacidades técnicas, que 
sejam traduzidas em cânones de representação, os 
quais, por sua vez, podem constituir objeto de 
análise, sendo, esses testemunhos diretos da 
atividade de documentar. (CARUCCI apud LOPES, 
2000, p. 83). 
 
 
A informação contida no documento de arquivo é resultado da 
atividade que o produziu. Dessa forma, em um primeiro momento essa informação, 
por mais abrangente que seja, é vinculada e marcada por essa atividade. Mas, para 
Lopez (2000, p. 84), isso não representa uma limitação. As várias possibilidades de 
leituras, interpretações e inferências informativas são válidas. Entretanto, essa 
heterogeneidade e multiplicidade, como diz Martín-Pozuelo Campillos, não podem 
fazer parte do método arquivístico, isto é, não são fundamentos para organização dos 
documentosde arquivo e não devem impactar na construção dos planos de 
classificação, por exemplo. Esse já foi o método utilizado, mas abandonado, 
parcialmente, em detrimento da aplicação do princípio de respeito aos fundos. 
Bellotto (2002, p. 11) defende a análise ou crítica diplomática das 
espécies documentais e o estudo das diferentes tipologias para se ter um 
entendimento sobre a estrutura e natureza dos documentos arquivísticos. Explica a 
autora: 
As análises diplomática e tipológica são aplicações 
práticas dos estudos teóricos e metodológicos da 
Diplomática e da Tipologia Documental (...) que se 
concentram, respectivamente, no estudo formal do 
documento diplomático, quando considerado 
individualmente, e no estudo de suas relações com 
o contexto orgânico de sua produção e de atuação 
 
18 
dos enunciados do seu conteúdo, quando 
considerados dentro dos conjuntos lógicos 
denominados séries arquivísticas. 
 
O tipo documental, segundo Bellotto, é a configuração que assume a 
espécie documental de acordo com a atividade que ela representa. A fórmula é: um 
substantivo (espécie) e uma locução adjetiva (função). Por exemplo: relatório de 
atividades; plano de ação; projeto de pesquisa etc. 
Essa abordagem tem enriquecido, sobretudo, as práticas de 
classificação, avaliação e descrição dos arquivos, pois vincula a espécie (“configuração 
que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações 
nele contidas”) à atividade geradora, isto é, à competência, função e atividades do 
sujeito criador. 
Jardim e Fonseca (1998, p. 370-371) consideram que as transformações 
ocorridas desde a metade do século XX, causadas pela diversificação dos suportes 
materiais e pelo surgimento dos princípios da gestão de documentos, não provocaram 
um redirecionamento do objeto de estudo, mas uma sobrevida de um marco 
referencial influenciado fortemente por um ponto de vista historiográfico capitaneado 
pela arquivística francesa. 
Timidamente alguns trabalhos têm aparecido na literatura da área 
defendendo a informação arquivística como objeto de trabalho e pesquisa. Percebe-
se, inclusive, um movimento no sentido de incluir a Arquivística no âmbito das ciências 
da informação. Carol Couture, no Canadá, Armando Malheiro da Silva, em Portugal, 
Luis Carlos Lopes, no Brasil, têm feito essa defesa. 
Rousseau e Couture (1998) defendem que “em uma época onde o 
progresso tecnológico nos projetou na era da informação, o arquivista, como todos os 
que trabalham com a informação, deve atravessar a parede do formato – o documento 
– para ir na direção do conteúdo, a informação”. 
A Arquivística funda a sua razão de ser na simples existência de 
informação social materializada em suportes físicos e implicada numa dinâmica, 
também ela eminentemente social, de comunicação. As informações arquivísticas são, 
também, extensões do pensamento e da ação humana e social, contendo, também, 
 
19 
uma margem variável de imprecisão e de representação subjetiva. (SILVA et al., 1999, 
p. 37). 
A imprecisão do objeto obriga, segundo Silva et al. (1999, p. 36), as 
disciplinas do conhecimento humano, que investigam as propriedades e o 
comportamento da informação, a convocar um intercâmbio metodológico com outras 
ciências sociais, especialmente com a Sociologia e a História, além de agregar 
contribuições procedentes da Informática, das disciplinas ligadas à Comunicação Social 
e às Ciências Sociais. 
 Luis Carlos Lopes (2000, p. 70-72) que, no campo da Documentação, 
considera a informação arquivística como primacial, chega a esboçar uma teoria da 
informação para uso geral e, especificamente, no interesse do conhecimento 
arquivístico. Ele enumera pressupostos da informação de caráter arquivístico, 
destacamos alguns: 
1 – os atos humanos produzem informações de modo arbitrário, de acordo com 
as relações que estabelecem entre si e com a natureza; 
2 – “a informação é uma categoria abstrata que se materializa quando é 
registrada, e representa uma sucessão de atos ou fragmentos que possam ser 
definidos como fatos”; 
3 – “quanto mais único e isolado for o registro da informação, mais ele será 
parcial, fragmentário e de difícil cognoscibilidade”. E em sentido contrário, 
“quanto mais plural e correlacionado for o registro da informação, mas será 
integral e possível de ser interpretado”; 
4 – há várias possibilidades de leitura de um objeto, isto é, poderão ser 
atribuídos a ele conteúdos informacionais distintos. Essa multiplicidade vai 
depender de fatores históricos e sociais; 
5 – “considera-se documento todo e qualquer suporte material, a que possa ser 
atribuído, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de um conteúdo 
informacional”. 
 
O redirecionamento proposto no objeto de estudo abre as portas para 
um universo novo de possibilidades, de inter-relações, de diálogos que, sem dúvida, 
proporcionarão uma consistência teórico-metodológica para a Arquivística. Para 
Jardim e Fonseca (1998, p. 372) essa abordagem “inaugura um importante espaço de 
reflexão em torno das questões mais específicas do fenômeno informacional e 
preconiza uma maior relação entre a arquivística e a ciência – ou ciências – da 
informação.” 
 
20 
Esse enfoque, entretanto, é recente na literatura da área e merece, 
ainda, um aprofundamento teórico, como diz José Maria Jardim. 
 
 
A informação como objeto de estudo 
 
Em um primeiro momento, ou melhor, com um olhar pouco rigoroso 
podemos afirmar que o objeto de estudo, o objeto de pesquisa da Arquivística é o 
Arquivo. Mas quando começamos a desconstruir esse objeto, desnudá-lo percebemos 
que o arquivo nada mais é do que um conjunto articulado, orgânico de documentos 
com características próprias, que o fazem diferente daqueles outros conjuntos 
documentais que habitam o ambiente organizacional. Ora, mas esse documento, como 
qualquer outro, carrega dentro de si uma informação, ou melhor, um conteúdo 
informacional. 
Se tomarmos a definição do francês Le Coadic (1996, p. 5) de que “a 
informação é um conhecimento inscrito (gravado) sob a forma escrita, oral ou 
audiovisual”, não conseguimos ainda diferenciar esse tipo específico de estoque 
informacional, que é o arquivo e os objetos que o compõem, isto é, os documentos de 
arquivo e a informação que eles carregam, ou seja, a informação orgânica arquivística, 
como dizem os canadenses. 
Sabemos, então, que essa informação materializada gera o documento. 
E que isso é um pressuposto importante, talvez fundamental para a existência do 
documento de arquivo e da informação arquivística. 
E que documento é toda informação registrada em um suporte material 
utilizado para consulta, estudo e pesquisa. Entendendo suporte como o material sobre 
o qual as informações são registradas. E aí vale a pena ressaltar que os suportes da 
informação conheceram desde o final do século XIX, com o aparecimento da 
fotografia, uma expansão incrível e passaram a povoar, cada vez mais, o ambiente 
organizacional. 
 
 
 
 
21 
 
 
Figura 1 – Definição de documento 
 
 
Podemos ver o documento, como propõe Martín-Calero (s.d., p. 13), a 
partir de um elemento externo, que é o suporte, de um elemento interno que é a 
informação, que se apresenta em forma de um texto, de um gráfico, de imagens ou de 
sons e que o conteúdo dessa informação sempre está ligado a uma ação ou 
argumentação. Está aqui, também, mais um pressuposto da informação que nós 
buscamos caracterizar. 
 
 
 
 
22 
 
Figura 2 – A constituição do documento 
 
Fonte: MARTÍN-CALERO, s.d. 
 
Bom, mas até agora o caminho percorrido não nos permite revelar a 
natureza específica da informaçãoarquivística. Essa natureza só pode ser percebida 
quando relacionamos essa informação à existência de um sujeito específico: a 
organização com seu papel na sociedade ou a pessoa com suas atividades. Peguemos, 
como exemplo, a instituição Controladoria Geral da União (CGU). A finalidade maior, a 
missão ou o objetivo principal dessa entidade é a de “Defesa do patrimônio 
público, controle interno e auditoria pública”. Para buscar esses objetivos, para atingir 
essa missão, para cumprir com essa finalidade maior, a CGU produz e recebe 
informações, que servem para falar em nome da instituição, para provar, para 
testemunhar, para informar e para registrar. Como produto disso, como prova disso 
surge a informação materializada em um documento. 
 
 
 
 
 
23 
Figura 3 – A gênese documental 
 
Fonte: www.cgu.gov.br 
 
Numa imersão no ambiente organizacional, verificamos a existência de 
uma função conhecida como Gestão dos Recursos Humanos, desempenhada por uma 
Coordenação-Geral de Recursos Humanos, que tem entre suas atividades o pagamento 
dos funcionários. E como produto dessa atividade surge ou é produzida a folha de 
pagamento, um tipo documental. 
 
24 
Figura 4 – Natureza do documento/informação de arquivo 
 
Abaixo, apresento um exemplo da Universidade de Brasília. 
Figura 5 – A gênese documental. O exemplo da Universidade de 
Brasília 
 
 
Entretanto, nem todas as informações registradas que habitam o 
ambiente organizacional podem ser consideradas orgânicas, isto é, resultado de uma 
atividade específica vinculada direta ou indiretamente à missão. A organização ou a 
 
25 
entidade lança mão de uma série de outras informações que vão auxiliar, que vão 
subsidiar as atividades. Trata-se de material de referência e que não podem e nem 
devem ser confundidos com aquelas informações nascidas naquele outro contexto. 
Aqui estão alguns exemplos. 
Figura 6 – Documentos não arquivísticos 
 
 
 
O nascimento da informação, dentro daquele esquema, a partir daquela 
gênese não é um fim em si mesmo. Ele é, na verdade, o início de um novo ciclo. Os 
documentos e informações administrativos permitem tomadas de decisão que geram 
novas ações, essas ações são registradas e vão fazer parte do estoque informacional 
que permitirá novas decisões e novas ações. 
 
 
 
 
 
 
 
26 
Figura 7 – O caráter dinâmico do arquivo 
 
Fonte: SMIT, Johanna Wilhelmina. Como organizar o arquivo enquanto sistema de 
informação. São Paulo : Arquivo do Estado/ARQSP, 2005, p. 39. 
 
Depreende-se daí que a qualidade e a segurança das tomadas de 
decisão e das ações que as precedem estão diretamente vinculadas à qualidade desse 
estoque informacional. E por qualidade do estoque informacional entende-se uma 
informação organizada, inteligível e colocada em canais que facilitem o seu uso. 
Podemos afirmar que o arquivo é um dos recursos informacionais da 
organização. É um recurso privilegiado (registra, prova, testemunha e fala sobre as 
funções e atividades desenvolvidas pela instituição). É um recurso estratégico, pois é 
uma fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e 
deveres e para a produção de novas informações. É um recurso que não representa 
um custo a mais para a organização, pois ele nasce naturalmente durante o 
desenvolvimento das atividades e, portanto, tem seus custos amortizados no âmbito 
dos procedimentos administrativos. 
O potencial informativo do arquivo pode ser visto ou identificado a 
partir de dois elementos: 
 - a informação contida no documento; 
 
27 
 - a informação contextual, que é a informação obtida do 
conjunto de documentos/informações que registra uma atividade ou tarefa. 
Usando como exemplo o processo licitatório, verificamos que ele é 
formado por um grupo de documentos, mas o entendimento completo do mesmo só 
se dá pela junção de todos. 
Figura 8 – O potencial informativo do arquivo. Um exemplo 
ArquivoArquivo
Potencial InformativoPotencial Informativo
((ExemploExemplo))
Processo Processo LicitatLicitatóóriorio
edital da licitaedital da licitaçção;ão;
proposta dos fornecedores;proposta dos fornecedores;
mapa das propostas;mapa das propostas;
ata de julgamento das propostas;ata de julgamento das propostas;
recursos;recursos;
etc...etc...
 
 
 
É ingenuidade pensar que a informação arquivística é o único recurso 
informacional capaz de dar eficiência, segurança e qualidade na tomada de decisão na 
organização, mas é simplório pensar também que sem ela, ou seja, sem a informação 
arquivística é possível ter eficiência, segurança e qualidade na tomada de decisão na 
organização. 
Mas queria chamar a atenção para o fato de que a informação 
arquivística é matricial para todos os recursos informacionais existentes na 
organização. 
O conhecimento tácito ao ser registrado transforma-se em uma 
informação arquivística; 
 
28 
Os livros e periódicos de uma biblioteca são, na sua origem, informação 
arquivística para seus autores e para a editora que os publicou; 
As bases de dados não institucionais são informações arquivísticas para 
a organização que as produziu. 
Figura 9 – Os recursos informacionais nas organizações 
Os Recursos InformacionaisOs Recursos Informacionais
Biblioteca
Bases de Dados
Arquivo
Conhecimento Tácito
 
 
O que se defende aqui, então, é que o gerenciamento da informação 
seja o fruto da articulação entre os vários recursos informacionais existentes na 
organização e fruto, também, do respeito pelas particularidades e especificidades de 
cada um deles. 
E que as tecnologias da informação, usando uma imagem criada por 
Davenport, é a tubulação por onde corre a informação. Mas não adianta nada ter uma 
tubulação de excelente padrão se a água que passa por dentro dela é de péssima 
qualidade. 
 
 
 
 
 
 
29 
Figura 10 – Gerenciamento da informação 
Gerenciamento da Informação
ambiente organizacional
Biblioteca Conhecimento Tácito
Bases de dados não 
institucionais
Arquivo
Museu Centro de Documentação
Tecnologias da Informação
Áreas do 
conhecimento 
humano
 
 
Defende-se aqui, também, que os recursos informacionais sejam 
tratados com o mesmo nível de importância dispensado aos recursos financeiros, aos 
recursos materiais e recursos humanos de uma organização. 
 
30 
Figura 11 – Os sistemas administrativos 
Sistemas Administrativos
Gestão
de
Documentos
Gestão
dos
Recursos Humanos
Gestão dos
Recursos
Financeiros
Gestão dos
Recursos Materiais
 
 
Agora, como tratar as informações produzidas e/ou recebidas e que são 
a base para a tomada de decisões e para a garantia de direitos e deveres? 
Figura 12 – A massa documental por período cronológico 
Massa Documental por Período 
Cronológico
1950-1987
50%
1500-1800
10%
1800-1950
35%
500-1500
5%
 
 
 
31 
Verificando este gráfico. Podemos afirmar que a maior parte da massa 
de informações existente nas organizações foi constituída nos últimos cinquenta anos. 
A explosão da informação é um fenômeno relativamente recente. O que 
não é recente é o fato das organizações continuarem a tratar os produtos e 
subprodutos de suas atividades, isto é, as informações arquivísticas com o mesmo 
instrumental que os romanos tratavam seus documentos. 
Percebemos, portanto, como é necessário lançar mão de um 
ferramental mais sofisticado, que não quer dizer de forma nenhuma mais complicado, 
para resolver o problema. A Arquivística tem procurado a partir de seus estudos e 
pesquisas fazer a ponte entre o necessitadorda informação e esse estoque 
informacional privilegiado e estratégico que é o arquivo. Evoluímos muito, mas as 
organizações precisam ter consciência que não existe uma fórmula mágica, ou melhor, 
um software mágico que resolva todos os problemas. O desastre das soluções de 
microfilmagem na década de 1970 está presente ainda na memória e tem repercutido 
em algumas experiências de digitalização. 
Figura 13 – O espaço informacional 
Espaço Informacional
Estoque 
Informacional
Arquivo
Estoque 
Informacional
Arquivo
Necessitador
da 
informação
Solução
 
 
As organizações que reconhecem a importância estratégica dos recursos 
informacionais sabem que os arquivos não são mortos, mas “vivos”, mais do que isso, 
 
32 
são conjuntos de informações que podem representar um diferencial em períodos de 
escassez de recursos financeiros, materiais e humanos. 
 
 
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