07 - GESTAO DOCUMENTAL 01

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XXIV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, 
Documentação e Ciência da Informação 
Sistemas de Informação, Multiculturalidade e Inclusão Social 
Maceió, Alagoas, 07 a 10 de Agosto de 2011 
 
 
 
Temática 2: Direito à Informação, Acesso à Informação e Inclusão Social 
 
 
A Gestão Documental 
informação e organizações 
 
 
Maria do Socorro Azevedo Borba 
sosborba@yahoo.com.br 
Universidade Federal do Rio Grande do Norte 
 
 
RESUMO Analisa a operacionalização da gestão documental e o 
gerenciamento eletrônico de documentos como ferramenta para 
preservação desses documentos. A cada dia são gerados novos 
documentos em formato de papel e devido a essa grande 
quantidade de documentos é que as instituições sejam públicas 
sejam privadas, empresas e organizações de maneira geral, estão 
investindo nos meios de recuperação da informação de forma mais 
rápida. Documentos em forma de papel são encontrados em maior 
quantidade, o que causa dificuldade na recuperação e 
armazenamento, uma vez que, como a informação é um bem de 
grande valia para a sociedade, principalmente a conservação, 
preservação e disseminação desta, requer maior espaço físico. 
Entendendo-se que a informação é todo o conjunto de dados 
organizados de forma a ter sentido e valor para seu destinatário em 
que esses dados, quando processados por programas aplicativos, 
possuem um uso mais especifico e maior valor agregado do que 
uma simples recuperação dos mesmos em uma base de dados, 
identificando o gerenciamento eletrônico de documentos no mundo 
corporativo, tendo como principal tarefa a avaliação e classificação 
de documentos. Aborda a gestão documental pois precede a 
implantação do gerenciamento eletrônico de documentos, 
ressaltando os valores da informação tais como: organizar e o 
armazenamento. 
 
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PALAVRAS-CHAVE: Arquivo. Informação. Gestão documental. Gerenciamento 
Eletrônico de Documentos. 
 
 
 
1 Introdução 
 
A cada dia são gerados novos documentos em formato de papel. Devido a essa grande 
quantidade de documentos é que as instituições sejam públicas sejam privadas, empresas e 
organizações de maneira geral, estão investindo nos meios de recuperação da informação de 
 
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forma mais rápida. Diante desse contexto é que a sociedade precisa tomar consciência da 
importância dos documentos gerados, a partir da sua organização, preservação e 
disseminação. Porém, se faz necessário trabalho técnico minucioso, para que se possa 
posteriormente organizar a documentação gerada, recuperar estas informações contidas em 
documentos. Imagine a história da humanidade sem todo o processo da gestão documental? 
Com o avento de novas tecnologias, imagina-se que os documentos gerados necessitam 
apenas de um software e tudo se resolve, como num passe de mágica. Mas não é bem assim, 
se faz necessário conhecer os usuários que irão pesquisar essa documentação, traçar esse 
perfil, fazer seleção através de assunto, de datas, tipos de documentos, preparar todos os 
espaços físicos, mobiliários, ou seja, trabalhar manualmente todos os documentos, para 
posteriormente pesquisar um software que seja adequado ao que foi planejado primeiro 
manualmente, o que foi denominado gerenciamento eletrônico de documentos. 
O objetivo desta pesquisa foi analisar a operacionalização da gestão documental e o 
gerenciamento eletrônico de documentos como ferramenta para preservação desses 
documentos. 
Como metodologia, optou-se pela pesquisa bibliográfica e eletrônica, com os autores 
especializados no tema abordado. Foi abordada a história do arquivo, posteriormente a gestão 
documental, para, em seguida, destacar o que seja gerenciamento eletrônico de documentos. 
 
2 Arquivo 
 
O que é arquivo? Como se pode recuperar a sua história? Qual sua importância para nossa 
sociedade? Então se procurou trabalhar com a literatura especializada, pois de acordo com os 
autores analisados, ainda paira imprecisão quanto à origem do termo arquivo, ou seja, não se 
apresenta com precisão. Constatou-se que para alguns teóricos o termo arché surgiu na Grécia 
Antiga e evoluiu para archeion e logo em seguida procedente de archivum, palavra de origem 
latina, que significa guarda de documentos (BELLOTO,1991). Os eruditos do Renascimento 
foram os primeiros a ocupar-se dos arquivos como fonte da história, dando início aos estudos 
de diplomática, que levariam a moderna crítica histórica. A partir da revolução francesa, os 
arquivos tornaram-se um bem público, proclamando-se o direito do povo de acesso aos 
documentos, cuja preservação foi oficialmente reconhecida como de responsabilidade do 
Estado. Pode-se perceber que com o desenvolvimento da ciência, principalmente após a 2ª 
 
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Guerra Mundial, inicia-se uma série de acontecimentos diretamente relacionados com o 
progresso de nossa civilização, progresso é visível principalmente para a arquivologia. Dentre 
eles a arquitetura, sendo moderna e funcional em seus prédios, onde são instalados os 
arquivos; a restauração de documentos passa do aspecto manual para o emprego de máquinas 
e material sintético, e principalmente a importante intervenção dos arquivistas na gestão de 
papéis administrativos e nos arquivos econômicos, pessoais e familiares; inicia de forma 
tímida a de aplicar as conquistas da eletrônica aos trabalhos arquivísticos. Porém um 
agravante se inicia na arquivologia contemporânea, pois são gerados e acumulados pelas 
administrações, um grande volume de papéis, necessitando então, que haja seleção para um 
seguro descarte de documentos depois de avaliados. O bacharel em arquivologia, 
denominado de arquivista, em sua formação acadêmica aprende a desenvolver padrões de 
avaliação, bem como elaborar planos de descarte, preparar tabelas e listas de material 
repetitivos de descarte automático. 
Essas listas e tabelas de descartes, conhecidas no meio profissional de tabelas de 
temporalidade de documentos (TTD), trazem a especificação do período de retenção de 
documentos comuns à maioria dos serviços existentes. A tabela de temporalidade de 
documentos é o instrumento arquivístico que, após aprovação e oficialização pela autoridade 
competente, procura estabelecer a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou 
guarda permanente, relaciona às séries documentais que os documentos integram, os 
respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função de valores legais, 
fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais e define os prazos para 
eliminação, transferência e recolhimento de documentos públicos do município. Porém, faz -
se necessário que o arquivista, sempre que possível consulte especialistas para decidir quanto 
à destinação dos documentos. 
Para Faria Filho (2000, p. 39), “preservar não significa guardar tudo, mas avaliar a 
documentação, descartando o desnecessário e criando condições mínimas de sobrevivência do 
suporte físico (materialidade) e da informação do documento”. Quando se pretende fazer 
referência aos arquivos, a primeira imagem que se vem à cabeça é uma sala muito empoeirada 
com um amontoado de papéis e documentos. Raramente as pessoas associam a palavra 
“arquivo” a um sistema informatizado, que integre vários componentes de hardware e 
software. Mas na verdade, isso não interessa para quem deseja a informação, o importante é 
que ela exista enão tenha sido perdida e que o cliente a tenha o mais rápido possível. Souza 
 
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(1950 apud PAES, 1997, p. 20) descreve arquivo como sendo: “o conjunto de documentos 
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de 
suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. 
 Entende-se que um arquivo para ter essa denominação tem que passar por todos os 
procedimentos inerentes a sua organização, que os usuários possam encontrar com eficiência 
a informação buscada. Outro especialista no assunto, Prado (1985, p. 2) destaca que arquivo 
é: “[...] não é só o lugar onde se guarda a documentação, como a reunião de documentos 
guardados. Portanto arquivar é guardar qualquer espécie de documento, visando à facilidade 
de encontrá-lo, quando procurado”. Analisando as citações dos autores supracitados, pode-se 
constatar que a principal finalidade dos arquivos é armazenar as informações sob forma de 
documento, e que estejam organizados de uma maneira que permitam a localização rápida e 
segura das informações desejadas. É importante destacar que uma instituição, seja ela pública 
ou privada, tenha sempre em sua estrutura organizacional um arquivo organizado, pois esse 
vai documentar e comprovar todas as informações emitidas por ela. Significa afirmar que a 
guarda de forma segura destes documentos vai possibilitar que se tenha como comprovar as 
informações desejadas, quando as mesmas forem solicitadas. 
 
2.1 Tipos de Arquivo 
 
Os arquivos, considerados como testemunhos de uma iniciativa ou atividade de uma 
instituição pública ou privada, são compostos de documentos, e esses documentos podem ser 
armazenados de acordo com as fases ou tipo. Sobre essa condição, Belloto (1999) aborda as 
três idades dos arquivos, representada pelo tipo de documentos que armazenam. Sendo que a 
primeira idade corresponde aos arquivos correntes ou de gestão, os quais são conjuntos de 
documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos, 
e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e freqüência de uso. 
Sua permanência nesse tipo de arquivo depende da função dos documentos. A segunda idade, 
é a fase dos arquivos intermediários ou semi-ativos, arquivos que guardam os documentos em 
depósitos de armazenamento temporário, que neles aguardam sua destinação final, 
apresentando pouca freqüência de uso pela administração, sendo nessa fase que os 
documentos serão submetidos a tabela de temporalidade de documentos, que determinam o 
prazo de vida dos documentos. A terceira idade corresponde aos documentos permanentes ou 
 
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históricos, os quais são conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo. Nessa idade, 
os documentos são recolhidos e conduzidos para local apropriado de preservação definitiva, 
com finalidade de fazer parte da história da humanidade. No entanto, para que o documento 
faça esse percurso natural de vida, da administração à história, desde a produção até seu 
destino adequado, Belloto (1999), afirma que, cabe ao historiador selecionar, interpretar e 
explicar e ao arquivista, identificar, descrever, resumir e indexar. 
Mas, para que isso ocorra é preciso que não seja interrompido o fluxo dos documentos, visto 
que a falta de conhecimentos de determinados administradores quanto ao valor dos 
documentos produzidos pela organização, poderá causar grandes danos à história e à cultura 
de um determinado país, região ou estado. Assim, para evitar que isso ocorra é preciso que os 
responsáveis pelas políticas de informação e documentação das organizações estejam cientes 
de que, se cumprido as razões pelas quais os documentos foram produzidos, eles não poderão 
ser descartados antes de consultar os arquivistas administrativos existentes no órgão. 
Feijó (1988, p. 67) afirma ainda que, “arquivo de segunda idade, intermediário ou inativo, 
caracteriza o arquivo que abriga os documentos cuja consulta já não é freqüente por ter 
perdido sua atualidade”. Nos arquivos permanentes, os documentos podem ser conduzidos a 
um local de preservação definitiva, onde ultrapassado totalmente o uso primário, inicia-se o 
uso científico, social e cultural. Concordando com essa afirmação Feijó (1988, p. 67) conclui 
que: 
Arquivo de terceira idade, passivo ou permanente: refere-se a reunião de 
documentos cuja freqüência de consulta é praticamente nula. São 
considerados arquivos de custódia, pois a massa documental já perdeu o 
valor administrativo. Entretanto, são mantidos em virtude do seu valor 
histórico, servindo como subsídios para conhecer o passado ou a evolução de 
certos eventos. 
 
 
2.2 Gestão Documental 
 
A Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados, em seu Artigo 3º define, com muita propriedade, o conceito de gestão 
documental. 
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o 
desenvolvimento de várias etapas de trabalho, a saber: 
 
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Etapas da Organização Documental 
Levantamento de Itens documentais ⇒⇒⇒⇒ Elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TDD) 
⇒⇒⇒⇒ Processamento Técnico ⇒⇒⇒⇒ Cadastramento da Base ⇒⇒⇒⇒ Treinamento ⇒⇒⇒⇒ Divulgação 
Fonte: GESTÃO documental, 2002, p. 6. 
 
Prazo Médio de Durabilidade 
Mídias de Armazenamento 
Mídia Durabilidade estimada 
Papel Indeterminada 
Microfilme 400 anos 
CD ROM 30 anos 
HD 5 anos 
Fita 5 anos 
 
Fonte: GESTÃO documental, 2002, p. 6 
 
3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos ( GED) 
Para que se possa tomar qualquer decisão sobre a implantação do GED se faz necessário 
considerar o gerenciamento do arquivo. Saber gerenciar registros é o primeiro passo para a 
implantação de qualquer tecnologia do GED. Os documentos precisam estar organizados de 
acordo com uma TTD – Tabela de Temporalidade Documental. Para Silva (GESTÃO 
documental, 2002, p.3) os documentos são o DNA da empresa. “Mais do que isso seja um 
documento originado eletronicamente, uma conta, uma fatura, ou um recibo, ou em papel ou 
microfilme, de nada adianta inseri-los em sistema de busca de informação se eles não forem 
previamente tratados.” Na visão de Koch (2004), no que diz respeito ao GED, faz o seguinte 
encaminhamento: 
 
No GED os documentos são preparados para serem digitalizados em escâner 
especiais. Após a digitalização, o documento passa por uma conferência e 
depois é gravado, junto com tantos outros, em meios magnéticos ou discos 
ópticos. As informações podem ser: 
 
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Voz - Informações geradas de forma verbal. Cada vez mais informações 
verbais estão deixando o caráter informal e assumindo importância no 
mundo dos negócios. 
Texto - Informações normalmente mais formais. Vão de cartas a contratos, 
planilhas, manuais etc. 
Imagem - Informações que não podem ser representadas nas formas 
anteriores: mapas, fotografias, assinaturas etc. 
 
Num mundo moderno, globalizado, onde a sociedadetem necessidade de informação de 
maneira rápida e eficiente, para atender seus clientes com precisão, as organizações, 
principalmente as dos países desenvolvidos, denominados de 1º mundo, utilizam o 
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GEDs) todos os dias, substituindo os sistemas de 
arquivamento de papeis. Percebe-se essa transformação em virtude de determinadas razões 
tais quais: a) pode-se evitar e prevenir no tocante à perda de documentos; b) quanto ao 
aspecto físico, diminui drasticamente o espaço de armazenagem de documentos; e finalmente, 
facilita o gerenciamento dos documentos. Quanto aos usuários, ao utilizarem o GED em seu 
computador, seja ele em casa ou em suas atividades profissionais se depara com o seguinte: os 
documentos são encontrados instantaneamente e as imagens dos documentos são 
disponibilizadas a todos. Os arquivos de aço desaparecem como em um passe de mágica. 
No site disponível na internet O QUE é GED ( http://www.indexadvance.com.br/ged.htm), 
tem-se a seguinte descriminação: 
 
Os documentos são escaneados para o banco de dados do sistema. O GED 
armazena estes documentos em algum lugar no disco. Os documentos então 
são submetidos a um processo de indexação. 
No momento em que uma pessoa, futuramente, desejar ler este documento, 
poderá usar as ferramentas de pesquisa que estão disponíveis no sistema 
GED. Os documentos poderão ser lidos e o administrador determinará 
através de senha quem terá acesso aos documentos. 
 
 Escaneamento 
Os últimos avanços tecnológicos no campo dos scanners, tornou a conversão 
de documentos impressos ou papeis rápida, barata e fácil. Contribuindo para 
colocar um arquivo de papéis dentro de um computador facilmente. 
 
 Armazenamento 
O sistema de armazenamento fornece uma forma confiável de guardar os 
arquivos eletrônicos. Acomodando todos os documentos de uma empresa, e 
conseqüentemente, admitindo seu crescimento futuro. 
 
 Indexação 
 
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O sistema de indexação cria um modo de arquivamento organizado e 
possibilita a pesquisa futura de maneira simples e eficiente, modificando os 
procedimentos existentes de maneira positiva e tornando-os mais efetivos. 
 
 Pesquisa 
O sistema de pesquisa usa informações sobre os documentos, incluindo os 
campos de indexação e o texto contido nos documentos, para encontrar 
imagens armazenadas na base de dados. Um bom sistema irá propiciar uma 
maneira fácil e rápida para encontrar documentos. 
 
Acesso 
A pesquisa sobre um determinado documento, deverá estar disponível para 
quem realmente necessite acessá-lo. Um bom sistema de controle de acesso 
irá fazer com que os documentos sejam vistos por todos que estejam 
autorizados, em qualquer parte da empresa, seja localmente ou através da 
Internet ou Intranet corporativa. 
 
Por ser material que não se tem muito conhecimento sobre a durabilidade de armazenamento, 
ou seja, não há pesquisas consistentes em relação à durabilidade desse material, os eletrônicos 
ou digitais, se faz necessário que os profissionais que gerenciam a informação contida em 
documentos convencionais, impressos ou não, que procurem não confiar no suporte 
eletrônico, sempre que possível armazenar os papeis, para que não ocorra surpresas no futuro. 
 
4 Conservação dos Arquivos 
 
O cuidado com a avaliação e com a seleção da massa documental, e um produto gerado com 
qualidade, perderá o sentido e a finalidade se o espaço destinado para o armazenamento não 
for adequado. A falta de espaço físico poderá ser o principal problema a ser enfrentado, pois 
nem sempre é observada a importância do arquivo para a administração do órgão. O mais 
próximo dos setores da administração é o local ideal, contudo, às vezes, esse local não existe, 
ou necessita de adaptações. Adaptações em locais para funcionamento como arquivos é 
muito comum em todo o mundo visto que se torna uma solução mais barata e financeiramente 
mais viável. O essencial é que seja um lugar livre da umidade, de perigo de ruptura de canos, 
ventilado, com controle da luz solar e artificial e, com instalações elétricas que não ofereçam 
riscos. O local deve contar com funcionários para a execução dos serviços próprios aos 
arquivos. Sobre tais recomendações Rego (2000, p. 28) aponta a necessidade de criar dois 
ambientes: a) ambiente para o pessoal: distribuição de móveis próxima à porta de entrada ; se 
houver mais de uma, próxima à principal; iluminação mais intensa do que na área do acervo; 
 
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um balcão para atendimento, que não permita a entrada de pessoas alheias ao local do acervo; 
mesas que facilitem a separação e a classificação dos documentos recebidos; armários 
fechados, em aço, para a guarda de documentos; b) ambiente para o acervo documental: 
iluminação controlada; controle nos locais de penetração dos raios solares, para que não 
incidam nos documentos, sem aboli-los; estantes em aço (o uso de equipamentos de madeira 
para a guarda de documentos não é aconselhável); revestimento isolante nas paredes, para 
evitar a umidade; limpeza periódica no acervo. 
Essas recomendações são básicas na instalação de um arquivo, dada a diversidade de tipos de 
acervo e tipos de prédios, as adaptações necessárias e outras ponderações só podem ser 
transmitidas mediante conhecimento do local. Na construção ou adaptação de instalações 
físicas para um arquivo, deve -se em levar em consideração se o terreno é um lugar seco, 
quais os riscos de inundações, deslizamentos ou de infestação de cupins; evitar condutos de 
alta tensão, áreas de poluição (indústrias, usinas químicas, entrepostos de materiais 
inflamáveis e explosivos) e de intenso tráfego terrestre. 
Quanto a materiais e elementos construtivos, as janelas nas paredes externas devem ter com 
boa vedação, mas que possam ser abertas para a ventilação natural e permitam a entrada de 
alguma luz solar, devido às suas propriedades germicidas, nos depósitos, as janelas devem 
existir em pouca quantidade e serem de pequenas dimensões, nas salas de trabalho e de 
pesquisa deve existir a penetração de luz natural. Os materiais de revestimento devem 
permitir isolamento, impermeabilização, fáceis para limpeza e conservação e cores claras, 
que também devem predominar na fachada, no piso dos depósitos de documentos deve ter 
um revestimento industrial, do tipo cerâmico. Evitar o uso da madeira, dando preferência à 
pedra, ao tijolo, ao vidro (não para paredes externas) e ao aço, pois esses elementos são mais 
resistentes ao fogo. O concreto armado é o indicado, evitando-se o uso de vigas, portas e 
janelas permitindo uma boa aeração e assegurando a proteção contra os insetos e radiações 
solares e as escadas devem ter um mínimo de 1,20m de largura. 
Seguindo essa óptica, Rego (2000) aborda que, a condição climática também é muito 
importante para conservação dos documentos. Assim, apresenta que a umidade do clima deve 
ser relativa acima de 45% e abaixo de 65%, a temperatura em torno de 22 º C (+/- 1). São 
aceitáveis também, usar um isolamento térmico entre o último andar e a cobertura, o 
posicionamento do edifício, a vegetação e a topografia podem reduzir os gastos em 
climatização, instalação de desumidificadores e ventiladores, podem surtir bons resultados 
 
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nos acervos tradicionais. Paraas instalações elétricas, hidráulicas e sanitárias, devem ser 
tomadas todas as precauções para evitar riscos de acidentes, tipo: incêndios, choques, curtos-
circuitos, vazamentos, inundações, penetração de água no solo próximo ao edifício. 
Em relação às instalações físicas, os responsáveis pelos arquivos devem zelar por sua limpeza 
e por sua perfeita ordem, contribuindo para a eficiência do pessoal e também concorrendo 
para o maior respeito, por parte dos usuários, uma vez que a desordem de setor de uma 
repartição dará a impressão de que ela existe em toda a organização.. Para assegurar a 
conservação dos documentos, Rego (2000, p. 33) apresenta algumas medidas que devem ser 
tomadas antes do arquivamento: a) retirar clipes e alfinetes, e utilizar grampeador; b) dobrar 
os documentos adequadamente, se excederem os tamanhos padronizados, e desdobrá-los caso 
seja necessário; c) não deve ser usado durex, pois a aderência é de curto prazo e deixa uma 
mancha amarelada irremovível no documento, devendo ser substituído por cola que não afete 
o documento, e a colagem deve ser feita com tiras de papel no verso do documento, para não 
prejudicar a leitura; d) arquivamento de recortes: arquivados em pastas, por assunto, após 
serem colocados em folhas soltas de papel tamanho ofício. Se for um artigo que tenha 
continuação no verso, o recorte deve ser guardado em envelope que também será colocado em 
folha de papel. No alto e à direita do recorte, serão anotadas data e fonte, bem como o 
assunto da pasta onde será arquivado o material; e) é desaconselhável deixar documentos 
sobre os arquivos, estantes e mesas; f) só se deve abrir uma gaveta ou caixa-arquivo por vez, e 
fechá-la tão logo termine a busca ou arquivamento de papéis; g) ao arquivar ou recuperar a 
informação nos arquivos, deve-se ter cuidado tanto com a caixa-arquivo (ou qualquer forma 
de receptáculo), quanto com os documentos; h) ao incumbir-se de arquivos já organizados, 
não devem ser feitas mudanças imediatas visto que é necessário, primeiro, estudar toda a sua 
organização, o sistema já estabelecido, a natureza dos documentos a arquivar, e dirigir-se ao 
setor de assistência aos arquivos; i) arquivá-los diariamente, evitando-se acumular trabalho. 
 
5 Considerações Finais 
 
Pode-se concluir que com a difusão da informação de conteúdo técnico e científico e, com a 
nova mentalidade que se introduz na administração pública e privada, há necessidade de uma 
pesquisa constante e sistemática sobre o armazenamento de documentos. Sentiu-se a 
necessidade de abordar a importância dos arquivos numa sociedade, apresentando uma 
 
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teorização que possibilitou um maior aprofundamento dos conhecimentos prévios sobre o 
assunto, evidenciando critérios básicos no processo de armazenamento. 
Portanto, para a empresa seja ela pública, seja privada, que invista em seus arquivos, tanto na 
parte física como em recursos humanos, de acordo com a resolução dos arquivos, estará certo 
que os administradores, pesquisadores e a população em geral, venham valorizá-la mais e, 
com isso obter informações que irão permear as suas pesquisas. Conclui-se também que com 
a aplicação da tecnologia de processamento de imagens em documentos fez surgir uma nova 
ferramenta chamada Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Com ela, torna-se possível 
manipular informações contidas nas organizações que antes não tinham uma maneira 
organizada de serem armazenadas e consultadas, graças ao conceito complexo de documento 
definido nessa nova tecnologia. Torna-se possível ainda o armazenamento seguro e de menor 
espaço. No que diz respeito ao impacto dessa tecnologia, os principais pontos que devem ser 
levados em consideração são: a) o GED modifica o conceito de documento. A palavra 
documento tem seu escopo de significado expandido com o surgimento do GED; documentos 
textuais tornam-se apenas um dos vários tipos de documentos; b) o GED modifica a maneira 
de administrar. O GED obrigam administradores a serem mais rápidos nas tomadas de 
decisão; c) o GED permite a esse novo paradigma de administração empresarial um suporte 
total com relação ao conhecimento documentado. 
Apesar de ser uma solução que ainda é bastante onerosa, para ser implantada em uma 
organização, seu custo têm reduzido com o avanço das tecnologias, pois tecnologias novas e 
utilizáveis (no sentido de ser aplicável à solução) são caras, enquanto tecnologias que 
possuem um tempo de vida um pouco mais avançado (não significando tecnologias 
ultrapassadas e inviáveis) e que também são utilizáveis barateiam os custos de implantação. 
 
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