DESENHO ORGANIZACIONAL

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DESENHO ORGANIZACIONAL
 O desenho organizacional empregado nas grandes organizações é o resultado de um processo evolutivo que inicia com a organização como máquina, desenvolvido nas pesquisas das décadas de 1920 e 1930, somados à experiência dos anos 1940, até os aspectos mais sociais e técnicos mais sutis dos dias de hoje. Durante esse período de transição, várias idéias foram introduzidas, como a teoria da contingência segundo a qual as empresas mostram-se mais eficientes quando suas características são adequadas ao ambiente. A segunda era conseqüência da primeira: se duas unidades da mesma organização operar em ambientes diferentes, cada uma delas terá características diferentes. Isso criou uma necessidade dupla de diferenciação e de integração ou capacidade de ligar diferentes unidades dentro da mesma empresa. Qualquer desenho organizacional apresenta quatro características principais: Diferenciação, É uma técnica administrativa que se encontra relacionada com a divisão do trabalho organizacional. Formalização, É uma técnica administrativa que se fundamenta na determinação de “como”, “quando” e “por quem” cada tarefa deve ser efectuada, bem como na respectiva elaboração de regras e regulamentos, que levam ao encaminhamento dos comportamentos dos intervenientes. Centralização, É uma técnica organizacional que consiste na distribuição da autoridade , direito organizacional de exigir que uma tarefa seja executada, dentro da organização. Integração, É uma técnica organizacional relacionada com a diferenciação, isto é, a integração e coordenação das actividades entre as hierarquias.
Desenho organizacional: O desenho organizacional empregado nas grandes organizações é o resultado de um processo evolutivo que inicia com a organização como máquina, desenvolvido nas pesquisas das décadas de 1920 e 1930, somados à experiência dos anos 1940, até os aspectos mais sociais e técnicos mais sutis dos dias de hoje. O desenho organizacional retrata a estrutura da empresa e o seu funcionamento em termos de divisão do trabalho, ou seja, correspondem a um conjunto complexo de cargos, tarefas, relacionamento e responsabilidade que não são imutáveis e têm seu comportamento influenciado por várias técnicas, individuais, sociais e organizacionais. Complexidade do desenho por projeto O desenho organizacional por projeto é indicado para situações em que o empreendimento é muito grande e tecnicamente complexo, acabado em si mesmo, tal como ocorre nas indústrias de construção civil, de maquinaria pesada e de produtos de grande porte e em atividades de pesquisa e desenvolvimento. Se a tecnologia é autocontida isto é, auto-suficiente e que não depende de outras atividades ou órgãos para o seu desempenho então a estrutura por projeto é a mais indicada. Qualquer desenho organizacional apresenta quatro características principais:
1 – Diferenciação: Divisão do trabalho em departamentos, divisões, seções ou subsistemas.
2 – Formalização: Trata das regras e regulamentos da organização.
3 – Centralização: Explica a localização e a distribuição da autoridade.
4 – Integração: Trata dos meios utilizados para se coordenar o trabalho, de acordo com a distribuição de autoridade e as regras e regulamentos da empresa.
Mas essas características enumeradas variam muito de empresa pra empresa, o que faz com que não existam empresas com desenhos iguais.
O objectivo primordial deste Desenho Organizacional é o de encontrar coerência e compatibilidade entre os diferentes tipos de variáveis (objectivos de empresa, estratégias, tecnologias, tamanho da empresa, entre outros).
Diferenciação: É a divisão do trabalho e departamentos, seções ou subsistemas. Esta divisão pode ser feita de três maneiras, a saber: Diferenciação horizontal: Diz respeito à divisão em departamentos, divisões ou seções seguindo algum critério estabelecido em função do objetivo da empresa; Diferenciação vertical: São os níveis hierárquicos, ou seja, o núcleo de escalões de autoridade; Diferenciação em tarefas especializadas: Ocorre através da criação dos órgãos ou cargos especializados, para suprir necessidades especificas. Quanto maior for à diferenciação, maior será a complexidade organizacional, maior o numero de níveis hierárquicos e maior o numero de órgãos especializados. Através do numero de níveis hierárquicos e que avaliam uma estrutura organizacional se é organizacional ou horizontal. Com a divisão do trabalho, a organização empresarial passa a desdobrar-se em três níveis administrativo necessário para dirigir a execução das tarefas e operações:
a) Nível institucional - composto por dirigentes e diretores da organização.
b) Nível intermediário - ou nível do campo, compostos da organização
c) Nível operacional - Composto dos supervisores que administram a execução das tarefas e operações da empresa.
Formalização A formalização é definida como o grau com que os trabalhos dentro da organização são padronizados. Relaciona-se com a existência de descrições explícitas acerca do trabalho, regras organizacionais e procedimentos claramente definidos, a liberdade de variação e alternativas de execução é pequena A formalização do comportamento refere-se aos meios que a organização adota para prescrever comportamentos, essencialmente, através da padronização. O comportamento pode ser formalizado de três formas básicas:
a) Padronização de posição: onde especificações são atribuídas ao trabalho, como em uma descrição de cargo.
b) Padronização do fluxo de trabalho: onde especificações são atribuídas a cada etapa do trabalho, como em uma receita culinária.
c) Padronização de regras: onde são emitidas especificações gerais, tais como normas e regulamentos contidos em manuais de políticas.
Na formalização, parte do poder sobre o trabalho passa do trabalhador para quem padroniza seu trabalho, freqüentemente um analista da
tecnoestrutura. A organização formaliza o comportamento para reduzir a variabilidade, visando sua previsibilidade e controle. Uma das principais razões da formalização é realizar a coordenação entre as tarefas, como apresentado anteriormente, a padronização do processo de trabalho é um mecanismo de coordenação, seu parâmetro de desenho correspondente é a formalização do comportamento, sendo utilizada quando uma tarefa requer coordenação pré-determinada e precisa. A formalização está relacionada à especialização horizontal, quanto mais estreita, sem necessidade de habilidade, simples e repetitivo for uma tarefa, mais apta a padronização estará sujeita. O emprego da formalização é entendido por MINTZBERG (1983) como uma linha contínua, sendo que num extremo encontram-se empresas altamente formalizadas próximas ao modelo burocrático de Weber, cujo tema central objetivava alcançar a previsibilidade do comportamento através da formalização, e noutro extremo, empresas pouco formalizadas, que ao invés de utilizar a padronização como principal mecanismo de coordenação utiliza mais o mútuo ajuste e a supervisão direta. Para o autor, a primeira empresa possui uma estrutura burocrática e a segunda uma estrutura orgânica. A questão da formalização deve ser entendida como um meio de tornar a organização mais eficaz e eficiente, e não um fim em si mesmo o que poderá resultar em mais disfunções do que em benefícios, excesso de formalização pode comprometer a velocidade de adaptação organizacional e contribuir para miopia mercadológica aonde os níveis estratégicos e intermediários dão pouca atenção ao meio ambiente. Além de considerar a formalização como meio, é necessário utilizá-la adequadamente para evitar suas disfunções. Centralização Explicita a localização e a distribuição da autoridade, ou seja, significa a concentração de processo decisório na cúpula da organização. A centralização está relacionada com a concentração ou a dispersão do poder dentro da empresa. É o grau em que a autoridade é distribuída através da estrutura organizacional. Quando maior a centralização, mais a autoridade, tomada de decisões, está concentrada nos níveis mais auto da empresa.Por outro lado, quanto maior a descentralização, mais a autoridade são delegadas e distribuídas aos níveis mais baixos da hierarquia. Analisemos agora algumas vantagens e desvantagens da centralização. Vantagens da centralização As decisões são tomadas por administradores que tem uma visão global da empresa; As pessoas que devem tomar decisões estão situadas no topo e são, geralmente, mais bem treinadas e preparadas do que as que estão nos níveis mais baixos;
Eliminação de esforços, o que se reflete em uma redução dos custos operacionais; Certas funções, quando centralizadas, adquirem maior especialização e aumento de habilidade; As decisões são mais consistentes com os objetivos empresariais. Desvantagem da centralização As decisões são tomadas por administradores que estão mais distantes dos fatos; As pessoas que estão no cume da organização raramente têm contato com os funcionários e com as situações envolvidas; As linhas de comunicação mais distanciadas provocam demoras prolongadas; Frustração de administradores nos níveis mais baixos, fora do processo de decisório; Pelo envolvimento de muitas pessoas nas comunicações, há mais possibilidade de erros e distorções, ou seja, o surgimento da famosa “rádio peão. Da centralização para a descentralização As organizações em geral estão passando por um processo gradativa de deslocamento rumo à periferia. Essa descentralização está provocando um espalhamento geográfico, não somente nas empresas, mas, sobretudo de mercado e negócio, isso aumenta consideravelmente o volume de variáveis e contingências ambientais sobre o comportamento das empresas, o que também aplica e aumenta o grau de incerteza e de imprevisibilidade com relação ao ambiente externo A descentralização faz com que as decisões sejam pulverizadas, nos níveis mais baixos da organização. A tendência moderna é no intuito de descentralização dos recursos humanos. O principio que rege a descentralização é assim definido: a autoridade para tomar ou iniciar a ação deve ser delegada tão próxima da cena quanto possível. O grau de descentralização é tanto maior quanto: As decisões sejam tomadas nos níveis mais baixos da hierarquia. Há quatro elementos que concorre para aumenta a descentralização.
1. Complexidade dos problemas organizacionais
2. Delegação de autoridade
3. Mudança e incerteza
4. Em tempos de estabilidade Descentralização Embora o conceito de descentralização seja bastante atraente, ele também possui desvantagens, algumas bem sérias, como veremos a seguir.
Vantagens da descentralização Decisões são tomadas mais rapidamente pelos próprios executivos; As pessoas que tomam as decisões devem ser as que possuem mais informação sobre a situação; O maior envolvimento na tomada de decisões cria maior moral e motivação entre os administradores médios; Possibilita um bom treinamento para os administradores do nível mais baixo. Desvantagens da descentralização Pode ocorrer falta de informação e coordenação entre os departamentos; Maior custo por administrador, devido ao melhor treinamento e melhores salários; Os administradores, numa situação descentralizada, tendem a ter uma visão mais estreita, mais focadas em seus setores, o que pode acarretar uma postura de defende mais o sucesso de seus departamentos em detrimento da empresa com um todo; As políticas e procedimentos podem varia-se nos diversos departamentos Integração A integração é o processo responsável pela coordenação da organização. Na divisão de trabalho pela diferenciação, o interesse é dividir as grandes tarefas em partes menores. A integração é o processo de facilitar essas ações encadeadas e obter coordenação entre elas. Os esquemas de integração mais utilizados são: Hierarquia administrativa:
Através de cadeia de comando a empresa apresenta um mecanismo intrínseco de integração para resolver os conflitos e coordena as atividades ao longo das organizações. Sua maior vantagem está em proporcionar uma rede
capas de ligar todas as unidades funcionais. No entanto, pode torna-se sobrecarregada e não funcional. Departamentalização: A divisão do trabalho se faz no sentido horizontal, provocando a especialização em departamentos. A departamentalização facilita a integração dentro das funções, mas não facilita a integração entre as diversas funções. Assessoria: Pode ser feita através assistentes do executivo ou de especialistas funcionais e permite aumentar a quantidade de informações que aquela posição de hierarquia pode processar, o numero de decisões que pode tomar e o volume de conflitos que pode resolver. Sua principal desvantagem esta no custo, sendo que também pode criar seus próprios problemas de integração, entre linha e staff. Comissão: São utilizadas para facilitar a integração de seções da empresa. Permitem resolver problemas de integração que outros mecanismos não resolvem. Podem lidar com um grande numero de problemas e decisões imprevisíveis. Novamente, a maior limitação esta no custo, pois exige a aplicação de muitas pessoas durante certo período de tempo. Além o que exige habilidades para tomada de decisões em grupo Regras e procedimentos: São utilizadas quando as situações de decisão são rotineiras. Constituem em si decisões já tomadas pela empresa e que as partes envolvias devem seguir toda vez que se defronte com determinada situação. A desvantagem é que se limita a assuntos rotineiros. Seu uso exagerado pode trazer conseqüências disfuncionais. Planos e objetivos: Tem uma função similar ao anterior, mas restrita a um limitador de tempo. Pode ser utilizadas para conciliar duas ou mais partes da integração que operam com relativa independência entre si, mas que precisa ter resultados integrados. Neste caso, o maior limitador resiste nos custos principalmente em termos de tempo e de esforços. Arranjo físico: Seu objetivo é facilitar a integração entre unidades ou pessoas, através da disposição física ou territorial das coisas, equipamentos ou pessoas. Pode, no entanto, ser muito onerosa e pode, inadvertidamente, correr a competência especializada através do confinamento a um espaço delimitado.
Conclusão Contudo, o desenho organizacional corresponde a um conjunto complexo de cargos, tarefas, relacionamento e responsabilidade que variam muito de empresa pra empresa, o objetivo primordial deste Desenho Organizacional é o de encontrar coerência e compatibilidade entre os diferentes tipos de variáveis, objetivos de empresa, estratégias, tecnologias, tamanho da empresa, entre outros, tornando assim as empresas mais eficientes e eficazes.
Bibliografia:
CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7. Ed. Rio de Janeiro: Campos, 2004.
CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da administração. São Paulo: Makron Books, 1993.
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