APOSTILA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

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CURSO: ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 
 
SUMÁRIO 
 
Aula 1 – Compreendendo o contexto da administração do tempo ......................... 04 
 
 
Aula 2 – Administração do tempo e suas características........................................ 11 
 
 
Aula 3 – Tomadores de tempo ................................................................................ 15 
 
 
Aula 4 – Ferramentas e soluções para administrar o tempo ................................... 20 
 
 
Aula 5 – Administração do tempo e produtividade .................................................. 30 
 
 
Referências Bibliográficas ...................................................................................... 35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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INTRODUÇÃO 
Esse curso tem como objetivo desenvolver a habilidade de administrar o tempo de 
forma eficaz com intuito de obter maior produtividade, organização e desempenho nas 
ações e atividades realizadas tanto pessoal quanto profissionalmente. 
O curso está estruturado em cinco aulas, a saber: 
Aula 1 – Compreendendo o contexto da administração do tempo 
Aula 2 – Administração do tempo e suas características 
Aula 3 – Tomadores de tempo 
Aula 4 – Ferramentas e soluções para administrar o tempo 
Aula 5 – Administração do tempo e produtividade 
 
Antes de darmos continuidade, gostaria que conhecesse um pouco da rotina de 
Luciana, uma jovem garota que trabalha em uma multinacional. 
 
Luciana acorda cedo todos os dias para ir ao trabalho. 
Aproveita o percurso do ônibus para estudar para provas, isso é, quando não está 
muito cansada e, sem perceber, acaba cochilando. 
 
Ao chegar na empresa, depara-se com sua mesa muito bagunçada com uma pilha 
enorme de papel, telefone, vaso de planta, relógio, casaco, crachá, revista, bolsa, 
caderno, porta-retrato... 
 
− Nossa! Hoje vai ser um dia daqueles... 
Viva-voz do telefone sobre a mesa: Luciana! Dirija-se imediatamente a minha sala! 
− Pois não, Senhor! 
− Gostaria que providenciasse até à tarde essa relação de pendências. 
− Tudo bem, providenciarei. 
 
 
Oi Luciana! Tudo bem? 
Mais ou menos. Não sei como vou conseguir entregar tantas pendências até o final da 
tarde. Além delas, tenho inúmeras outras coisas para fazer e ainda tenho prova na 
faculdade hoje. 
 
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Eu tenho uma ideia. Estou fazendo um curso de “Administração do Tempo”. Ele dá 
dicas muito legais de como conciliar várias atividades em nosso dia a dia, 
administrando de forma eficaz nosso tempo. Você quer conhecer um pouco sobre ele? 
Claro! 
 
Acompanhe toda a história de Luciana no decorrer do curso. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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AULA 1 - Compreendendo o contexto da administração do tempo 
 
Vamos iniciar nosso curso compreendendo os elementos que compõe nosso tempo. 
 
Tudo que nos cerca envolvem questões relacionadas ao tempo. Precisamos do relógio 
para administrar o nosso dia, agendar compromissos, almoçar, definir tempo livre para 
ir à praia, sair com os amigos e ficar com a família, sem falar que precisamos de tempo 
para ler e praticar atividade física. 
 
Estamos inseridos em um mundo de constante evolução. É comum vermos pessoas 
correndo pra cá, correndo prá lá. Uma verdadeira loucura! 
 
As mudanças, o conhecimento, as pessoas, enfim... tudo caminha e evolui com uma 
velocidade impressionante aos nossos olhos. 
 
E somos movidos a um único fator: o tempo! 
 
Como pode existir pessoas que conseguem conciliar uma série de atividades: trabalho, 
família, estudo, amigos, saúde e lazer ao mesmo tempo? 
 
E outras que quando questinadas sobre a realização de determinadas tarefas como ler 
um livro ou praticar atividade física, simplesmente respondem que não tem tempo? 
 
Por que algumas vezes o tempo passa muito rápido e em outras horas demora muito 
para passar? 
 
Para todas as pessoas, o dia é composto por 24 horas, por que para algumas sobra 
mais tempo do que para outras? 
 
 
 
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"O problema não é o tempo, mas como você vivencia o tempo". 
Carlos Hilsdorf 
 
Algumas pessoas usam essas horas de forma proveitosa e útil, enquanto outros têm 
dificuldades em coordenar este recurso tão limitado e precioso. 
 
No decorrer do curso conheceremos uma série de ações que o ajudará a entender 
melhor esse processo. 
 
• Hoje em dia, todos sabemos muito bem da importância do tempo em nossas 
vidas. Com o tempo podemos estudar, trabalhar, viajar, se divertir e uma série de 
outras coisas. 
 
• Através do tempo precisamos conciliar uma série de fatores presentes em nossa 
vida, destinando o tempo necessário para não dar mais atenção a uma coisa e 
esquecer de outra. 
 
Porque administrar o tempo? 
O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. 
O tempo passa em ritmo acelerado, um minuto atrás já passou e não tem dinheiro no 
mundo que possa comprar este minuto de volta. 
Aprender a administrar o tempo é uma ação muito importante que qualquer pessoa 
pode fazer para melhorar suas chances de sucesso na vida. 
CURIOSIDADE 
Suponhamos que você não possua nem bicicleta, nem carro, nem helicóptero e queira 
ir a São Paulo. Você pode ir a pé (e levar três dias), alugar uma bicicleta (e levar várias 
 
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horas), ir de ônibus (e levar cerca de três horas, ponto a ponto), tomar um táxi (e levar 
uma hora), ou fretar um helicóptero (e levar quinze minutos). Cada uma dessas opções 
envolve certo uso de tempo e um determinado dispêndio de dinheiro. Se você tem 
pouco tempo e bastante dinheiro, pode decidir gastar mais dinheiro e fretar o 
helicóptero. Se você tem pouco dinheiro e bastante tempo, pode decidir ir a pé. 
Dependendo da "mistura", você pode escolher uma das opções intermediárias. 
A qualidade do resultado, porém, também precisa ser levada em consideração. Indo a 
pé, você vai chegar em São Paulo cansado e sujo. Indo de helicóptero, você vai chegar 
como saiu. Isso pode eventualmente pesar na decisão. 
Digamos, portanto, que um investimento de tempo T e de dinheiro $ produz um 
resultado com um determinado nível de qualidade Q. 
Você deve fazer uma combinação adequada para que obtenha o melhor resultado. 
Luciana: Nossa Karina, que legal! Existem muitas coisas interessantes nesse curso. 
Gostaria de fazê-lo, mas estou sem tempo agora. 
Karina: Tudo bem! Só acho que você deveria reservar um período do seu dia para 
conhecer um pouco das técnicas que poderão ajudá-la. 
Luciana: Boa ideia! É isso que vou fazer. 
 
Você pôde perceber a dificuldade de Luciana em administrar seu tempo e, com certeza, 
você já se deparou com alguma pessoa assim... 
 
Antes de prosseguir no curso, vamos realizar um teste para saber se você sabe 
administrar bem o seu tempo. 
 
 
 
 
 
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TESTE: VOCÊ ADMINISTRA BEM O SEU TEMPO? 
 
1. É comum eu não saber como será o meu próximo dia. 
2. Não acredito que um planejamento resolva os meus problemas de tempo. 
3. Por mais que eu planeje o meu dia de trabalho, sempre ficam coisas por fazer. 
4. Prefiro resolver as coisas na hora a planejar com antecedência. 
5. Evito assumir compromissos para o futuro. 
6. Faço as coisas sem pensar no tempo que levo para isto. 
7. Nem sempre termino o que começo. 
8. Às vezes esqueço onde guardei um papel, documentoou objeto. 
9. Costumo fazer várias coisas ao mesmo tempo. 
10. Não tenho lugar certo para guardar as minhas coisas. 
11. Muitas vezes tenho dificuldade em me concentrar no que estou fazendo. 
12. Quando dou uma informação, entro nos mínimos detalhes. 
13. Muitas vezes as pessoas não entendem o que eu quero dizer. 
14. Tenho dificuldades em expressar minhas ideias. 
15. É comum os outros checarem as informações por mim transmitidas. 
16. Minhas dificuldades de comunicação atrapalham o rendimento das minhas 
atividades. 
17. Toda vez que tomo uma decisão, fico em dúvida se foi a melhor. 
18. Quando há riscos envolvidos, prefiro que os outros tomem as decisões. 
19. Gosto de pensar bastante antes de tomar uma decisão. 
20. Quando tomo uma decisão, procuro não pensar nos riscos envolvidos. 
21. Tenho forte tendência a adiar as decisões que envolvem trabalhos futuros. 
22. Tomar decisões é uma tarefa difícil. 
23. Às vezes custa-me perceber a existência de problemas no meu dia. 
24. Não compensa perder tempo à procura de soluções para problemas. 
25. A maioria dos problemas tem causas que dificilmente podem ser definidas. 
26. Deixo que os problemas se resolvam por si só. 
27. Os problemas só existem na cabeça das pessoas. 
 
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28. Faça o que eu fizer, sempre surgem problemas sem solução. 
29. Dizer não às pessoas é uma demonstração de má vontade. 
30. Resolvo sempre tudo em cima da hora. 
31. Muitas vezes me sobrecarrego porque é difícil dizer não a um pedido de ajuda. 
32. Nunca deixo de atender telefonemas ou visitas inesperadas, mesmo que esteja 
ocupado. 
33. Minha porta está sempre aberta para todos. 
34. Para mim todas as atividades são importantes. 
35. É difícil para eu distinguir entre o que é urgente e o que é prioritário. 
36. É comum não me sobrar tempo para fazer as coisas mais importantes. 
37. Minhas prioridades são estabelecidas por outras pessoas. 
38. Não tenho uma ideia clara sobre os meus objetivos pessoais, profissionais etc. 
39. Dificilmente estabeleço prazos para realizar minhas tarefas. 
40. Logo que chego no trabalho / estágio, costumo realizar primeiro as tarefas 
rotineiras. 
41. Costumo deixar as atividades importantes para o final do dia. 
42. Não tenho preferência de horário para realizar minhas tarefas. 
43. No meu trabalho gosto que tudo saia perfeito, sempre. 
44. Reviso o trabalho de meus colegas para evitar possíveis erros. 
45. Controlo tudo, para que nada saia errado. 
46. Há coisas no meu setor de trabalho / estágio, na escola ou em minha casa que 
só eu sei fazer. 
47. Sou exigente comigo e com os outros. 
48. Nunca parei para pensar quais são meus objetivos pessoais de vida. 
49. Meu lema é tocar a vida para frente sem pensar muito nela. 
50. Não adianta ter objetivos pessoais num mundo que está sempre mudando. 
 
Obs.: Calcular a quantidade de sim do estudante e dar o resultado: 
 
 
 
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0 a 10 – Parabéns! Você é superadministrador do tempo. 
Você consegue com facilidade lidar com o tempo no seu dia a dia. Tem disciplina e 
parece bem organizado. 
Continue assim que com certeza atingirá seus objetivos. 
 
11 a 20 – Muito bom, mas convém aparar algumas arestas. 
Você está quase lá! Falta muito pouco para ser um(a) bom(boa) administrador(a) do 
tempo, porém existe alguns empecilhos para que ela chegue ao seu mais alto grau de 
excelência. 
Desta forma, é fundamental que você faça uma avaliação completa de suas atividades 
diárias, mensais, semanais e até mesmo anuais e identifique o que pode ser ajustado. 
Algumas informações e dicas do curso o(a) ajudará bastante! 
Boa sorte! 
 
21 a 30 – Você está na média, mas deve melhorar para se sobressair. 
Você consegue administrar seu tempo de forma equilibrada, porém tem algumas 
dificuldades para que essa administração chegue ao seu mais alto grau de excelência. 
Desta forma, é fundamental que você faça uma avaliação completa de suas atividades 
diárias, mensais, semanais e até mesmo anuais e identifique o que pode ser ajustado. 
Algumas informações e dicas do curso o(a) ajudará bastante! 
Boa sorte! 
 
31 a 40 - Você está com problemas na administração do seu tempo. Procure dar-
lhes mais atenção! 
Existem atividades que estão tomando muito o seu tempo e é fundamental que você 
faça uma avaliação completa de dessas tarefas diárias, mensais, semanais e até 
mesmo anuais e identifique o que pode ser ajustado. 
Algumas informações e dicas do curso o(a) ajudará bastante! 
Boa sorte! 
 
 
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41 a 50 – Para conseguir administrar melhor o seu tempo, você precisa tratar 
desta questão com urgência, pois existem diversos fatores que estão 
atrapalhando suas tarefas. 
Desta forma, é fundamental que você faça uma avaliação completa de suas atividades 
diárias, mensais, semanais e até mesmo anuais e identifique o que pode ser ajustado. 
Algumas informações e dicas do curso o(a) ajudará bastante! 
Boa sorte! 
 
Muito bem! A aula 1 foi finalizada! 
Nessa aula vimos que: 
 
• Estamos envolvidos em um contexto de constantes mudanças e a necessidade 
de administrar o tempo é fundamental para uma vida plena. 
• O tempo é o fator essencial para nossas vidas e conseguiremos viver melhor se 
conseguirmos administrá-lo de forma eficaz. 
• Todas as nossas ações do dia a dia são condicionadas através do tempo. 
• Por meio do teste você soube se administra bem ou não o seu tempo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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AULA 2 – A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E SUAS CARACTERÍSTICAS 
 
Olá! Vamos iniciar a aula 2 do curso apresentando a definição de administração do 
tempo. 
 
Segundo Carlos Hilsdorf o tempo pode ser dividido em duas categorias: o tempo 
medido e tempo vivido. 
 
Para ele o que importa é o tempo vivido e que se acaba o mês e você sente que não 
conseguiu realizar nada que havia planejado, é porque alguma coisa está errada. 
 
Santo Agostinho afirmou, em suas confissões, que discutir o tempo é algo muito 
complicado, pois o tempo parece ser, quando não tentamos discorrer sobre ele, algo 
simples, que todo o mundo conhece. Basta, porém, tentar entendê-lo para que nos 
vejamos diante de grande confusão. 
Antes de conhecermos a fundo a administração do tempo, vamos conhecer alguns 
mitos sobre ela: 
Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. A verdade é bem o contrário. 
Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem não o 
administra é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do 
momento, não na ordem e no momento em que desejaria. 
Chefe: Só produz mesmo, ou então só trabalha melhor, sob pressão. Esse é um mito 
criado para racionalizar a preguiça, a indecisão, a tendência à procrastinação. 
Em contextos escolares, por exemplo, quem estuda ao longo do ano, com calma e sem 
pressões, sai-se, geralmente, melhor do que quem deixa para estudar nas vésperas 
das provas e, por isso, vê-se obrigado a passar noites em claro para fazer aquilo que 
 
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deveria vir fazendo durante o tempo todo. Nada nos permite concluir que o que vale no 
contexto escolar, a esse respeito, não valha em outros contextos. 
Luciana: Administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional. Falso. 
Certamente há muitas coisas em sua vida pessoal e profissional que você reconhece 
que deve e deseja fazer, mas não faz "por falta de tempo". Você pode estar querendo, 
há anos, ler um livro, aprender uma línguaestrangeira, ou então dançar, desenvolver 
algum hobby, tirar duas semanas para descansar, tudo isso sem conseguir. A culpa vai 
sempre na falta de tempo. A administração do tempo poderá permitir que você faça 
essas coisas em sua vida pessoal e profissional. 
Ter tempo é questão de querer tê-lo. Você certamente já ouviu muita gente dizer isso. 
De certo modo essa afirmação é verdadeira. Normalmente damos um jeito de arrumar 
tempo para fazer aquilo que realmente queremos fazer. 
A verdade é que administrar o tempo é saber usá-lo para fazer aquelas coisas que você 
considera importantes e prioritárias, profissional ou pessoalmente. 
 “Se um homem não sabe a que porto se dirige, nenhum vento lhe será favorável” 
(Sêneca – filósofo romano nascido em 4 a.C.) 
Para ser um bom administrador do tempo é fundamental que faça um planejamento, 
mas para viabilizá-lo é necessário que conheça objetivos e metas. 
Para que compreenda melhor, observe o exemplo: 
Na construção de um prédio, cada andar construído é uma meta atingida, ao final da 
construção temos um objetivo alcançado. 
A mesma coisa vale para a leitura de um livro, seu objetivo é lê-lo, porém suas metas 
são os capítulos. 
 
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Pode parecer simples, mas a maior parte das pessoas confunde objetivos e metas. 
Conhecer mais sobre elas: 
 
METAS: Resultados intermediários que você precisa atingir para alcançar o objetivo 
final. 
 
OBJETIVO: Resultado mais importante que você quer alcançar. 
 
Luciana: Karina! Eu vi no curso que para que as pessoas tenham sucesso na vida é 
necessária a utilização eficaz do tempo. 
Karina: E como isso pode ser feito? 
Luciana: Não é o tempo que você gasta fazendo o planejamento que conta, mas sim a 
forma eficaz que o seu planejamento trará em sua rotina. 
Karina: Nossa! E com essas informações você está conseguindo administrar melhor o 
seu tempo? 
Luciana: Estou fazendo um planejamento e já melhorei em muitas coisas. 
 
Conheça melhor sobre esse planejamento que a Luciana acabou de comentar: 
 
É um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo 
eficaz e efetivo, com a máxima concentração de esforços e recursos. 
Concluindo: 
Planejamento é a arte de estabelecer objetivos e os meios de atingi-los. 
Qualquer plano de ação deve começar por estabelecer objetivos. 
Desenvolver o hábito de estabelecer objetivos regularmente, para sua vida pessoal, é 
uma das principais atitudes que permite alcançá-los nos diversos ramos das relações 
humanas. 
 
METAS: Resultados intermediários que você precisa atingir para alcançar o objetivo 
final. 
 
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OBJETIVO: Resultado mais importante que você quer alcançar. 
PLANEJAMENTO: É a arte de estabelecer objetivos e os meios de atingi-los. 
Muito bem! Você finalizou a aula 2. 
Agora, vamos relembrar o que vimos nessa aula: 
• O tempo pode ser dividido em duas categorias: o tempo medido e tempo vivido. 
• Metas são resultados intermediários que você precisa atingir para alcançar o 
objetivo final. 
• Conhecemos os mitos da administração do tempo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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AULA 3 – TOMADORES DE TEMPO 
 
Olá! Seja bem-vindo(a) a aula 3 do curso “Administração do Tempo”. 
 
Como pode perceber, Luciana viu no curso que existem alguns fatores que podem 
atrapalhar seu tempo, eles são conhecidos como tomadores de tempo e é isso que 
estudaremos a seguir. 
Boa aula!! 
 
A maior parte das pessoas reconhece que não sabe administrar seu tempo, gostaria de 
fazê-lo, mas se vê diante de uma série de tomadores de tempo que dificultam e 
parecem mesmo impossibilitar o bom uso do tempo. 
 
Esses tomadores podem ser de várias naturezas. 
Os principais são de ordem institucional (administrativa, ambiental) e de ordem pessoal. 
 
Vamos discutir primeiro os tomadores de tempo de natureza institucional. 
 
Por tomadores de tempo de natureza institucional compreendemos: excesso de tarefas, 
papéis, interrupções, telefonemas e reuniões. 
 
Excesso de Tarefas 
Grande parte das pessoas tem coisas demais para fazer. O excesso de tarefas 
frequentemente paralisa: a pessoa não sabe por onde começar e acaba ficando 
imobilizada. 
 
Excesso de Papéis 
Muitas pessoas e instituições nos mandam papéis não relacionados com nossas 
tarefas. 
 
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A consequência disso é que nossa mesa de trabalho fica escondida debaixo de uma 
montanha de papéis. Quando precisamos de algo importante, não sabemos 
exatamente onde está, gastamos tempo a procurar, custamos a achar, encontramos 
outras coisas que nos interessam, que desviam, consomem nossa atenção e assim por 
diante. Por causa do excesso de papéis, acabamos gastando minutos preciosos, às 
vezes horas. 
 
Excesso de Interrupções 
A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período razoável de tempo 
sem interrupções de colegas ou de estranhos. 
 
Aqueles que trabalham em locais abertos frequentemente se veem forçados a dar um 
pouco do seu tempo a todos aqueles que se julgam no direito de colocar a cabeça para 
dentro da sala e dizer: "Você tem um minutinho?", "Posso fazer uma perguntinha?", "Dá 
para você me dar uma ajudazinha?" etc. Sempre usam o diminutivo para dar a 
impressão de que serão breves. Nem sempre o são, uma “ajudazinha" pode levar até 
30 minutos quando não mais. 
 
Como o relacionamento interpessoal no trabalho é algo que as pessoas julgam 
importante, elas ficam sem saber como lidar com o problema sem serem indelicadas. 
Acabam se prejudicando, tendo de ficar trabalhando até mais tarde, levar trabalho para 
casa ou não fazem com a qualidade o que tinham para fazer. 
 
Excesso de Telefonemas 
Algo semelhante acontece com telefonemas, principalmente para quem tem que 
atender seu próprio telefone. 
 
Muitas empresas não têm rotinas e procedimentos bem estabelecidos para responder a 
perguntas ou a pedidos de informação, além do que, vários tipos de telefonemas 
acabam tendo que ser atendidos por pessoas cujo tempo seria muito mais bem 
 
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empregado em outras tarefas. Um telefonema inconveniente pode estragar um dia 
inteiro. 
 
Excesso de Reuniões 
O problema do excesso de reuniões no Brasil é um dos mais sérios. 
 
Temos três elementos que devem ser considerados: 
- a quantidade de reuniões realizadas; 
- o tempo de duração dessas reuniões e 
- o número de pessoas convocadas para a reunião. 
 
Todos esses elementos em excesso são grandes tomadores de tempo! 
Alguma vez você já ouviu que a importância de uma pessoa é medida pela quantidade 
de reuniões que ela participa! Será? 
 
Na maioria das vezes as pessoas são convocadas para reuniões sem antecedência, 
seus objetivos não são anunciados com clareza, nem a pauta com a lista de 
participantes é distribuída previamente, as pessoas convocadas não sabem porque 
estão sendo convocadas nem o que se espera delas, não podendo, portanto, se 
preparar. 
 
Gasta-se um tempo enorme discutindo questões paralelas. Depois das reuniões 
nenhum dos participantes tem ideia clara do que ficou resolvido, se é que alguma coisa 
foi resolvida, nem são informados do andamento das coisas que foram decididas. 
 
Muito bem! Agora que você conhece os tomadores de tempo de natureza institucional, 
vamos conhecer os tomadores de tempo de natureza pessoal, mas antes... 
 
Geralmente concluímos que oproblema está mais nos outros do que em nós mesmos. 
Puro engano!! 
 
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Existem tomadores de tempo que são gerados por nós mesmos. Vamos conhecê-los? 
 
Tendência à Procrastinação 
Procrastinar é deixar para depois aquilo que você pode fazer naquele momento, ou 
seja, adiar tarefas e deixá-las para depois. 
 
A tendência à procrastinação parece ser uma característica comum dos seres 
humanos. Poucas são as pessoas que tomam uma decisão de imediato, assim que 
confrontadas com uma tarefa ou um problema. A incapacidade de tomar uma decisão 
leva muitas pessoas a adiar, na esperança de que o problema se resolva por si só e a 
decisão se torne desnecessária. 
 
A tendência à procrastinação aparece principalmente quando a tarefa a ser realizada é 
muito difícil, complexa, longa, ou desagradável. 
 
Indecisão 
A falta de objetividade é outro tomador de tempo. Ter dificuldade para tomar decisões 
rápidas é um elemento que atrapalha muito na administração do tempo. 
 
Falta de foco 
Quem não tem foco no que faz, raramente conseguirá administrar bem o seu tempo. 
Pessoas desse tipo realizam várias vezes a mesma coisa (retrabalho), têm dificuldade 
em iniciar e finalizar uma tarefa e se distrai com muita facilidade. 
 
Perfeccionismo 
Tudo em excesso é nocivo! Ser perfeccionista pode atrapalhar muito na sua 
administração do tempo. É claro que precisamos de organização, controle, disciplina, 
capricho etc., mas em excesso pode se transformar em um grande problema. 
 
 
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Luciana: Uau! Descobri porque meu dia não rende! Os tomadores de tempo realmente 
me atrapalham muito. Preciso administrá-los! Mas não sei como posso fazer isso... Será 
que o curso poderá me ajudar? 
 
Talvez você esteja com a mesma dúvida de Luciana, mas isso veremos em nossa 
próxima aula. 
 
Parabéns! Você finalizou a aula 3. 
 
Nessa aula vimos que: 
• Os tomadores de tempo são elementos que podem atrapalhar muito a administração 
do nosso tempo. 
• Existem dois tipos de tomadores de tempo quanto sua natureza: institucional e 
pessoal. 
• Os tomadores de tempo institucionais são: excesso de tarefas, papéis, interrupções, 
telefonemas e reuniões. 
• Os tomadores de tempo pessoais são: tendência à procrastinação, indecisão, falta 
de foco, perfeccionismo. 
• Às vezes, o tempo passa muito rápido e não sabemos o que fizemos, basta prestar 
atenção nos tomadores de tempo e muitas perguntas poderão ser respondidas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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AULA 4 - FERRAMENTAS E SOLUÇÕES PARA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 
 
Na aula anterior, falamos sobre os tomadores de tempo e acredito que como a Luciana, 
você deve estar se perguntando, como lidar com eles? 
 
Pois bem, nessa aula estudaremos ferramentas e técnicas que poderão lhe auxiliar na 
administração do tempo e a lidar com os tomadores de tempo. 
 
Começaremos essa aula apresentando algumas dicas para lidar com os tomadores de 
tempo. 
 
IMPORTANTE: todos os elementos que apresentaremos são “dicas” e podem servir 
muito bem para algumas pessoas e para outras não! Desta forma, avalie o seu tomador 
de tempo e siga a dica que melhor se adequar a sua situação. 
 
1. Reuniões: reduza o número de reuniões de que você participa e só participe 
daquelas que realmente forem importantes. 
 
2. Procrastinação: assim sendo, quando confrontados com uma tarefa desagradável 
ou difícil, mas necessária, devemos procurar realizá-la imediatamente e, se possível, de 
uma só vez. Caso contrário, ela se torna vítima de nossa tendência à procrastinação. 
 
3. Telefonemas: procure controlar a duração dos telefonemas, interrompendo os mais 
longos, se for preciso. Alegue que tem outro telefonema para atender, que seu chefe 
acaba de chamá-lo. 
 
4. Perfeccionismo: os perfeccionistas precisam aprender a conviver com o fato de que 
frequentemente é preciso fazer o que tem de ser feito, mesmo que em nível de 
qualidade aquém do desejado, Procure se conscientizar do fato de que nem todas as 
 
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tarefas precisam ser feitas com o mesmo nível de qualidade e, portanto, nem todas elas 
precisam receber quotas equivalentes de tempo. 
 
5. Interrupções: quando você for interrompido durante seu horário de privacidade, ou 
mesmo em outra ocasião em que prefira não sê-lo, diga com franqueza a quem o 
interrompeu que você está fazendo algo importante e/ou urgente e que passará pela 
sala dele assim que terminar. Se não for nada importante, ele lhe dirá de pronto. Se for 
importante, você manterá maior controle sobre o momento de encerrar a conversa 
estando na sala da outra pessoa do que estando ela em sua sala. 
 
6. Indecisão: para as pessoas indecisas é fundamental analisar de forma rápida e 
abrangente os pontos positivos e negativos das opções, além de viabilizar sua decisão 
no futuro. 
 
7. Papéis: não guarde cópia de nenhum papel que você possa localizar facilmente na 
biblioteca ou nos arquivos gerais da empresa. Só guarde aquilo que não estará 
disponível facilmente em outro local e que você tenha certeza de que poderá precisar. 
Examine, uma vez por mês, os papéis que você guardou e jogue fora aqueles que não 
vai usar. 
 
8. Falta de foco: é preciso se organizar, definir objetivos, se planejar e saber o que 
realmente precisa ser feito naquele dia. Liste todas as atividades e priorize-as 
numericamente. Siga esta ordem na execução das tarefas. 
Quando você precisar se focar em alguma atividade, desligue seu telefone celular e o 
fixo, a televisão e qualquer outro elemento que possa distraí-lo(a). Feche a porta e peça 
para ninguém incomodá-lo(a) até terminar. Quanto mais você se afastar das possíveis 
interrupções, mais sucesso terá na sua concentração. 
 
9. Tarefas: elimine primeiro aquelas que não são nem importantes nem urgentes; 
depois, na medida do possível, as que parecem urgentes, mas não são importantes. É 
 
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incrível o número de coisas que fazemos simplesmente por hábito, sem jamais 
questioná-las. 
 
Muito bem! Vimos algumas dicas para lidar com os tomadores de tempo, agora vamos 
conhecer outros elementos que compõem o tempo e como eles poderão nos auxiliar na 
utilização de técnicas e ferramentas. 
 
Todas as tarefas que realizamos possuem três níveis de preocupação: 
Urgente: é tudo aquilo que está com prazo menor para ser entregue, a urgência 
normalmente é uma prioridade para a qual não foi dada a devida atenção. 
Ex.: Essa tarefa é para ontem. 
 
Prioridade: são tarefas que possuem um pouco mais de prazo para entrega, entretanto 
não podem ser esquecidas, pois podem se tornar urgentes. 
Ex.: Prepare esse relatório até amanhã. 
 
Importância: são atividades igualmente importantes que devido ao fato de terem um 
prazo maior para serem executadas, ficam em terceiro plano na ordem da execução 
das atividades. 
Ex.: O levantamento das informações é para daqui três dias. 
 
Para entender melhor como esses elementos estão distribuídos em nosso dia a dia, 
vamos realizar uma experiência. 
 
a) Imagine uma garrafa de vidro com capacidade para 1 litro. 
b) Essa garrafa tem abertura suficiente para entrada de pedras. 
c) Todos os elementos ao lado deverão ser colocados dentro dela. 
 
Responda a pergunta: 
O que você colocaria primeiro dentro da garrafa? 
 
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a) água 
b) areia 
c) pedra 
d) pedras pequenas 
E agora, o que colocaria?Sequência correta: c, d, b e a. 
 
Quando realizamos nossas atividades diárias, devemos estabelecer a ordem em que 
serão realizadas. 
 
As pedras maiores representam as tarefas urgentes, as menores e a areia representam 
as tarefas prioritárias e a água as tarefas importantes. 
 
Desta forma, se tentarmos fazer as atividades importantes primeiro (água), não teremos 
espaço (tempo) suficiente para realizar as outras tarefas, logo a água transbordará da 
garrafa e o dia será curto demais. 
 
Agora que já sabemos a diferença entre urgência, prioridade e importância, vamos 
conhecer as técnicas e ferramentas que poderão nos auxiliar. 
 
Vejamos quais são elas: 
- Técnica UPI ou Lista Mestra 
- Mapas Mentais (Mind Mapping) 
 
Vamos conhecer cada uma delas? 
 
TÉCNICA UPI OU LISTA MESTRA 
Essas técnicas nada mais são do que colocar em um papel ou planilha todas as tarefas 
do dia, semana, mês e até mesmo do ano e classificá-las entre urgentes, prioritárias e 
importantes. 
 
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Você pode classificá-las por períodos de curto, médio e longo prazo. 
 
TÉCNICA UPI OU LISTA MESTRA: 
TAREFA PRAZO U P I STATUS 
CURTO PRAZO 
Pagar a mensalidade da 
faculdade 
Depois de 
amanhã 
 X Pendente 
Digitar trabalho para entregar Amanhã X Pendente 
Estudar para prova Hoje X Ok 
MÉDIO PRAZO 
Concluir o curso de inglês 2 anos X Pendente 
Visitar um parente doente 1 mês X Pendente 
Poupar dinheiro para férias 1 ano X Pendente 
LONGO PRAZO 
Morar no exterior 4 anos X Pendente 
Comprar um imóvel 5 anos X Pendente 
Ter filhos 6 anos X Pendente 
 
U = Urgente 
P = Prioritário 
I = Importante 
 
MAPAS MENTAIS (MIND MAPPING) 
Mapas mentais são diagramas da qual também faz parte o diagrama espinha de peixe 
(estudado no curso Resolução de Problemas). 
 
Um Mapa Mental é formado por tópicos, ramos e relações, organizados em níveis a 
partir de um tópico ou ideia central, e é por isto que a forma de pensar associada a 
essa estrutura é chamada pensamento radiante. Um tópico pode ser representado por 
uma palavra ou expressão, uma imagem ou ambos. 
 
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O mapa mental pode ser usado para qualquer situação, não necessariamente na 
administração do tempo. 
 
Veja como funciona: 
a) no centro de uma folha coloque sua ideia central; 
b) ramifique sua ideia central com imagens, palavras ou ambos; 
c) para cada item surgirão novas ramificações. 
 
Exemplo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Veja outros exemplos: 
Exemplo 1 
 
 
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Exemplo 2 
 
 
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Agora vamos conhecer outras técnicas para administrar o tempo: 
 
Agenda 
Ao planejar sua agenda, procure pensar no período de uma semana dividida em blocos 
de horários diários. 
 
Procure descobrir o horário que você é mais produtivo. Digamos que seja o período 
entre 08h30min e 11h30min da manhã. Tente reservar esse tempo para trabalhar sem 
interrupções nas atividades urgentes e prioritárias. 
 
Veja outras dicas para realizar suas tarefas em seu trabalho: 
 
Tarefas que envolvem pequeno dispêndio de tempo: faça todas elas o quanto antes. 
 
Tarefas que envolvem bastante tempo: procure quebrá-las em subtarefas. 
 
Rotina: reserve no máximo uma hora para lidar com tarefas relacionadas à rotina: 
correspondência, telefonemas, recados etc. Procure fazer isso no final dos períodos da 
manhã e da tarde, quando você está mais cansado e sua produtividade para tratar de 
coisas mais importantes não é tanta. 
 
Sair de seu local de trabalho para fazer uma visita ou alguma outra tarefa: reúna 
todas as coisas que você tem que fazer fora do local de trabalho e procure realizá-las 
enquanto você estiver fora. Organize seu trajeto de modo a permitir a realização do 
maior número de tarefas em uma só saída. 
 
Seja realista, e agende seu dia com uma certa folga. Seja flexível, e não considere sua 
agenda como imutável. Ao final de cada dia, examine o dia seguinte, e faça os ajustes 
necessários. 
 
 
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Não se esqueça de fazer isso no domingo, porque os compromissos de segunda-feira 
de manhã, muitas vezes vistos apenas na sexta-feira anterior, são frequentemente 
esquecidos. 
 
- Desenvolva o hábito de dizer “não” 
Faça o que estiver ao seu alcance, porém seja cortês e jogue limpo! 
Não adianta assumir uma responsabilidade sabendo que não poderá cumprir. 
 
- Utilize o computador na administração do seu tempo 
Existem dezenas de softwares gratuitos que poderão auxiliá-lo(a), como: 
- agendas eletrônicas; 
- calendários com lembretes; 
- planilhas para aplicação das técnicas UPI e lista mestra etc. 
 
CURIOSIDADE 
Estudos de administração têm sido unânimes em apontar o que é frequentemente chamado de 
Princípio de Pareto. 
Não importa a área ou atividade: 80% das consequências são oriundas de 20% das causas, ou 
seja, 80% dos resultados que obtemos estão relacionados com 20% dos nossos esforços: 
• 80% dos usuários de computador usa apenas 20% dos recursos disponíveis; 
• 80% dos lucros está relacionado com 20% dos clientes. 
 
Esse princípio, também chamado de princípio dos 80/20, provavelmente se aplica a você. 
 
80% do sucesso que você obtém, ou virá a obter, depende, ou dependerá, de 20% de suas 
atividades. Isso significa que se você se contentar com apenas 80% do sucesso que você 
aspira a alcançar, você poderá eliminar 80% das coisas que hoje faz! 
 
O problema, porém, é saber identificar quais são os 20% que respondem (ou responderão) por 
80% de seu sucesso. Só sabendo fazer essa identificação é que você será capaz de dar 
prioridade àquilo que realmente merece prioridade. 
 
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Luciana: Uau! Adorei a técnica de mapas mentais! Acho que ela poderá me ajudar na 
administração do tempo. É claro que preciso levar em consideração que tenho que 
estudar para o inglês, ir até ele, estudar para a faculdade, assistir as aulas, vir para o 
trabalho e administrar todas minhas tarefas: rotinas, relatórios, pesquisas, telefonemas, 
tomadores de tempo... Ufa... 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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AULA 5 – ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE 
 
Chegamos a nossa última aula! Nela veremos até que ponto a administração do tempo 
auxilia em nossa produtividade. 
 
O conceito de produtividade se baseava em uma linha de produção, em que cada 
funcionário realizava fragmentos de algo até que se chegasse ao produto final. 
 
Essa cena mudou? 
Em partes... 
 
Em algumas empresas ainda encontramos linha de produção nos mesmos moldes 
vistos antigamente, como nas empresas automobilísticas, porém com o avanço da 
tecnologia e automação o homem foi substituído pelas máquinas e os processos foram 
adaptados a nova realidade. 
 
É importante saber que não só na linha de produção é possível identificar 
produtividade. 
 
Em qualquer área e independente da função que você desempenhe a produtividade 
está presente e é muito importante! 
 
Luciana: Será que administração do tempo torna uma pessoa produtiva? 
 
Para responder a dúvida de Luciana vejamos alguns conceitos importantes sobre a 
produtividade. 
 
Vamos analisar a seguinte frase: 
 
O produto da EFICÁCIA pela EFICIÊNCIA é a PRODUTIVIDADE.Programa CIEE de Educação a Distância 
 
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Entenda melhor: 
 
EFICÁCIA + EFICIÊNCIA = PRODUTIVIDADE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vejamos esse conceito na prática: 
 
Situação 1 
É possível ser eficaz, isto é, fazer o que precisa ser feito, sem ser eficiente. Todos 
conhecemos pessoas que fazem o que devem fazer, mas levam tempo demasiado, ou 
gastam muito dinheiro, para fazê-lo. Essas pessoas são eficazes, mas ineficientes. 
 
Situação 2 
Conhecemos pessoas que fazem, de maneira extremamente eficiente, coisas que não 
são essenciais, que não têm a menor importância. Quem consegue colocar cem mil 
pedras de dominó em pé‚ sem derrubar nenhuma, possivelmente seja muito eficiente 
nessa tarefa - mas extremamente ineficaz. 
 
Situação 3 
Vemos, talvez até mais frequentemente, pessoas que são ineficazes e ineficientes. 
Todos já vimos o balconista de loja ou o caixa de banco que tenta atender a mais de 
um cliente ao mesmo tempo, que simultaneamente tenta responder às perguntas de 
outro, conversar com colegas que vêm pedir informações ou jogar conversa fora etc. 
É FAZER AS COISAS CERTAS... 
que consideramos 
importante e prioritário. 
com a menor quantidade de 
recursos possíveis. 
+ que consideramos importante e 
prioritário com a menor 
quantidade de recursos possível. 
= 
 
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Esse indivíduo parece ocupado - na verdade está - mas é improdutivo: não consegue 
fazer as coisas que devem ser feitas nem fazer o que faz de maneira correta. 
Após ver o conceito, vamos responder a pergunta de Luciana: será que administrar o 
tempo aumenta a produtividade? 
 
Sim, quem sabe administrar bem suas tarefas de forma organizada e planejada 
consegue melhores resultados. 
 
Porém lembre-se: é importante saber que ser produtivo, não é a mesma coisa que ser 
ocupado. 
 
Outro elemento fundamental de pessoas produtivas é a proatividade. Vamos conhecê-
la melhor? 
 
Para que se tenha produtividade na administração de tempo não podemos ficar de 
braços cruzados esperando que as coisas aconteçam, precisamos ser proativos. 
 
Proatividade é uma característica pessoal definida pela atitude de alguém para prevenir 
e/ou tomar novas iniciativas. 
 
É o ato de trazer soluções e novas ideias por iniciativa própria. 
A pessoa proativa não espera chover para comprar um guarda-chuva, ela age antes de 
chover, tomando iniciativas, estando à frente dos acontecimentos, predizendo fatos. 
Desta forma, ela consegue antever os acontecimentos e sempre possui um plano 
emergencial ou plano B quando necessário. 
Estamos sempre vulneráveis aos imprevistos, mesmo quando administramos nosso 
tempo. 
 
 
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Um imprevisto pode por tudo a perder, portanto está aí a importância de se ter sempre 
um plano B. 
 
No plano B devemos levar em consideração: 
- a viabilidade prática; 
- o alcance rápido dos recursos e 
- ser tão eficiente quanto o planejamento original. 
 
Karina: Oi Luciana. Já conseguiu terminar o curso? 
Luciana: Sim, claro. Inclusive posso te dizer que valeu muito a pena! 
Karina: Sério? Percebi que está mais tranquila. 
Luciana: Agora vou colocar em prática tudo o que aprendi e tenho certeza que minha 
vida vai mudar. 
 
Chegou a hora de relembrarmos alguns conceitos. 
 
Nessa aula vimos que... 
 
• A produtividade é o produto da eficácia pela eficiência, portando ser produtivo é 
fazer as coisas certas que consideramos importantes e prioritárias com a menor 
quantidade de recursos possível. 
• Quem sabe administrar bem suas tarefas de forma organizada e planejada 
consegue melhores resultados e consequentemente aumenta sua produtividade. 
• Ser ocupado não é a mesma coisa que ser produtivo. 
• Para que se tenha produtividade na administração de tempo não podemos ficar 
de braços cruzados esperando que as coisas aconteçam, precisamos ser 
proativos. 
• Um imprevisto pode por tudo a perder, portanto é fundamental possuir 
um plano B. 
 
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
ALEXANDER, Roy. Guia para a Administração do Tempo. Editora Campus: São 
Paulo, 1994. 
 
CHAVES, Eduardo O. C. Administração do Tempo. São Paulo, 1992. Disponível em 
http://www.chaves.com.br/TEXTSELF/MISC/timemgt.htm 
CHAVES, Eduardo O. C. Administrar o Tempo é Planejar a Vida. São Paulo, 1998. 
Disponível em http://www.chaves.com.br/TEXTSELF/MISC/timemgt2.htm. 
CLEGG, Brian. Administração do Tempo: Método Prático. Editora Qualitymark: São 
Paulo, 2002. 
 
LABEGALINI, Paulo. Administração do Tempo. Melhoria da Qualidade do Serviço. 
Editora Ideias e Letras: São Paulo, 2006. 
 
WIKIPÉDIA, Proatividade. Disponível em: http://pt.wikipedia.org/wiki/Proatividade. 
 
Mapas mentais: 
http://criatividade.files.wordpress.com/2007/03/mm_aspectos-ambientais.jpg 
www.organizesuavida.com.br/si/site/8214 
 
Teste 
http://www.dirkwolter.com/tempo.html