aula5_parteII

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Informatização de Arquivos
Maria Carolina Santos de Souza
mcarols@gmail.com
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Programa
 Informatização X Automação.
 Áreas de informatização de um arquivo.
 Análise dos serviços e funções a serem informatizadas.
 Etapas de informatização
 Dificuldades na implementação de um projeto de informatização
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Informatização X Automação
Conceitos:
Automação: Ato ou efeito de automatizar. 2 Emprego da eletrônica nos processos de produção de fábricas e oficinas, de tal modo que dispensam a intervenção direta do homem. 
Informatização: Adaptar um fato, processo ou serviço ao sistema da informática: Informatizar os serviços públicos.
(MICHAELIS, 2009)
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Informatização X Automação
Conceitos:
Automação é um termo dito polissêmico (reúne diversos significados). 
Os seus sinônimos: “automatização” e “informatização” – significam a substituição do trabalho do homem, manual, por sistemas previamente programados que se auto-controlam, regulam e realizam uma série de operações em velocidade superior à capacidade humana. (NEGREIROS, DIAS, 1997)
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Informatização X Automação
Para a Arquivologia:
 A automação significa, genericamente, a utilização de computadores para realizar as práticas arquivísticas (produções de índices, inventários,pesquisa, acesso etc.)
 “O termo automação é utilizado nos discursos sobre as práticas de produção, uso e armazenamento de documentos arquivísticos eletrônicos”. (NEGREIROS, DIAS, 1997)
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Informatização X Automação
Para a Arquivologia:
 Automação também é o termo utilizado quando a unidade de informação fornece serviços relacionados aos documentos arquivísticos através da Internet - Automação do atendimento ao usuário de arquivos. 
 Usa-se também a expressão automação de arquivos para o processo de seleção de software destinado ao a o controle da gestão documental arquivística
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Análise dos serviços e funções a serem informatizadas
"O que se espera é uma abertura maior entre os profissionais da informação para que, juntamente com os administradores, gerentes, diretores e outros tomadores de decisão, possam ampliar seus horizontes e atuar naquilo que SAMUELS (1993) denomina "estratégia documental", ou "serviço de informação emrpesarial" (DEGENT, 1986) ou ainda "gerência de recursos informacionais" (VIEIRA, 1993b), que nada mais é que: saber o que cada um quer, como e quando e saber, acima de tudo, o que é relevante ou não, o que deve ficar ou não, de acordo com a própria estrutura da instituição, suas metas, objetivos e contexto no qual está envolvida“ . GUERREIRO (1995),
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Gerência de unidades (e sistemas) de informação:
 Atividades relacionadas a gestão, englobando a racionalização de procedimentos (e gastos), buscando (e compartilhando) recursos, estabelecendo parcerias e integrando sua unidade de informação a sistemas mas amplos.
 Envolve:
	- staff informativo;
	- recursos informativos;
 	- ambiente informativo. (GUIMARÃES, 1997)
Análise dos serviços e funções a serem informatizadas: Ações
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Tratamento da informação:
 Atividades relacionadas as ações de "reunir e organizar para achar". 
 Atividades de descrição física, análise temática, arranjo arquivístico, condensação e representação temática (indexação).
 Como atividade ponte entre a fonte da informação e quem dela faz uso traz consigo novas interfaces como a Linguística, a Terminologia e a Lógica
(GUIMARÃES, 1997)
Análise dos serviços e funções a serem informatizadas: Ações
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Ação Social:
 O profissional deve estar atento para gerir e tratar a informação, garantindo que esta informação esteja voltada para objetivos coerentes com a realidade social em que se insere.
 Destaca-se:
 Ética;
 Confidencialidade e privacidade da informação ;
 Responsabilidade civil pelo fornecimento da informação;
 Divulgação profissional; 
 Informação e cidadania. (GUIMARÃES, 1997)
Análise dos serviços e funções a serem informatizadas: Ações
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Áreas de informatização de um arquivo
 Produção: elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. 
 Utilização: inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.
 Avaliação e Destinação: análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, a fim de estabelecer seus prazos de guarda.
					(PAES, 1997)
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Etapas de informatização: Organização dos documentos arquivisticos 
 Plano de classificação e manutenção dos documentos:
“Por meio dele se estabelece a hierarquia e a relação orgânica dos documentos devidamente demonstradas na forma pela qual tais documentos são organizados em unidades de arquivamento.” 
SIGAD, 2006
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Etapas de informatização: Organização dos documentos arquivisticos 
 “Os documentos produzidos ou recebidos no decorrer das atividades de um órgão ou entidade são acumulados em unidades de arquivamento e organizados de forma hierárquica em classes de acordo com um plano de classificação”. 
 “Como não há necessariamente agrupamento físico dos documentos digitais, os mesmos são agrupados em unidades lógicas de arquivamento por meio de metadados como, por exemplo, número identificador, título, código”.
SIGAD, 2006
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Etapas de informatização: Tramitação e fluxo de trabalho.
 Quando o sistema informatizado adotado inclui recursos de automação de fluxo de trabalho (workflow)
 “Abrangem funções para controle do fluxo de trabalho e atribuição de metadados para registro da tramitação dos documentos incluindo o status do documento (minuta, original ou cópia)”. 
SIGAD, 2006
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Etapas de informatização: Tramitação e fluxo de trabalho.
 Os recursos de um SIGAD para controle do fluxo de trabalho podem compreender:
- tramitação de um documento antes do seu registro/captura;
- tramitação posterior ao seu registro/captura.
SIGAD, 2006
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Etapas de informatização: Captura.
 A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico, por meio das seguintes ações: registro, classificação, indexação, atribuição de metadados e arquivamento.
SIGAD, 2006
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Etapas de informatização: Captura.
 A captura de documentos digitais em um SIGAD pode ser feita de diversas formas:
 captura individual de documento produzido em arquivo digital fora do SIGAD, em aplicativo e formato específicos (.doc, .pdf, .rtf): o registro inicial é feito pelo usuário ao capturar o documento para o SIGAD; 
 captura individual de documento produzido em workflow ou em outro sistema de forma integrada ao SIGAD: o registro e a anexação ao sistema de gestão podem ser automáticos, complementados pelo usuário do SIGAD; 
 captura em lote: inclusão no sistema de um grupo de documentos do mesmo tipo oriundos de outro SIGAD ou de um GED. Ex.: faturas diárias, dossiês, processos.
SIGAD, 2006
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Etapas de informatização: Avaliação e Destinação.
 A avaliação dos documentos refere-se à aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos. Essa tabela define o prazo pelo qual os documentos têm que ser mantidos em um SIGAD e a destinação dos mesmos após esse prazo, ou seja, recolhimento ou eliminação.
 Para cumprir a destinação prevista na tabela de temporalidade e destinação, um documento deve ser exportado do SIGAD.
SIGAD, 2006
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Etapas de informatização: Pesquisa, localização e apresentação
 Prover funcionalidades para pesquisa, localização e apresentação dos documentos arquivísticos com o objetivo de permitir o acesso a eles.
 Um SIGAD pode conter documentos arquivísticos com formatos e estruturas os mais diversos e deve ter capacidade paraapresentá-los ao usuário sem adulterá-los, seja exibindo na tela de computador, imprimindo ou emitindo som.
SIGAD, 2006
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Etapas de informatização: Segurança
 Alguns requisitos para serviços de segurança: 
 cópias de segurança;
controle de acesso (tanto baseado em papéis de usuário quanto grupos de usuários);
 classes de sigilo;
 trilhas de auditoria de sistemas;
 criptografia para sigilo;
 assinatura digital;
 marcas d’água digitais.
SIGAD, 2006
A trilha de auditoria consiste num histórico de todas as intervenções, ou tentativas de intervenções, feitas no documento e no próprio SIGAD.
ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
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Etapas de informatização: Armazenamento
 A estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de uma arquitetura tecnológica que permita a preservação e a recuperação de longo prazo dos documentos arquivísticos.
 Essa estrutura deve abrigar os documentos, seus metadados, os metadados do sistema (informações sobre segurança, direitos de acesso e usuários, entre outros), trilhas de auditoria e cópias de segurança. 
 Do ponto de vista físico, tais informações residem em dispositivos de armazenamento eletrônicos, magnéticos e ópticos.
SIGAD, 2006
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Etapas de informatização: Armazenamento
 A arquitetura tecnológica para gerenciamento de arquivos digitais deve ser planejada e dimensionada de acordo com a missão e as competências da organização. 
 Os equipamentos devem adequar-se às características on-line ou off-line das operações. 
 Operações on-line são aquelas que só podem ser realizadas através do SIGAD, ao passo que operações off-line podem ser realizadas em outros sistemas computacionais, desvinculadas do funcionamento do SIGAD.
SIGAD, 2006
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Etapas de informatização: Preservação
 Os documentos arquivísticos digitais gerenciados por um SIGAD devem ser preservados durante todo o período de tempo previsto para sua guarda, conforme determinado na tabela de temporalidade e destinação de documentos.
 A degradação do suporte e a obsolescência tecnológica são os principais fatores de comprometimento da preservação dos documentos digitais, uma vez que ameaçam sua autenticidade, integridade e acessibilidade.
SIGAD, 2006
Hardware, Software e formatos.
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Para entender mais:
Leiam o documento:
MODELO DE REQUISITOS PARA
SISTEMAS INFORMATIZADOS DE
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS:
E –ARQ
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf
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Referências
GUERREIRO, S.L.G.G. Um novo profissional para um novo tempo: aspectos convergentes e divergentes na atuação de bibliotecários e arquivistas. Marília : FFC-UNESP, 1995. (Trabalho de Conclusão de Curso de Biblioteconomia e Relatório - PIBIC/CNPq).
GUIMARÃES, José Augusto Chaves. MODERNO PROFISSIONAL DA INFORMAÇÃO: elementos para sua formação no Brasil. [online] . Congresso Internacional de Informação, 2007. Disponível em: http://www.congreso-info.cu/Userfiles/File/Info/Info97/Ponencias/007.pdf
NEGREIROS, Leandro R. DIAS, Eduardo W. AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS NO BRASIL: OS DISCURSOS E SEUS MOMENTOS. Arquivística.net – www.arquivistica.net, Rio de janeiro, v.3, n.1, p. 38-53, jan./jun.2007.
PAES, Marilena Leite. Arquivo - Teoria e Prática . Ed. Fundação Getulio Vargas (1997) – Rio de Janeiro.