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CONTROLE: FUNÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO
Gabriel Marques dos Santos 1AADMINT
INTRODUÇÃO
O controle é a última – mas não menos importante – função da administração. Ele tem como objetivo manter a organização não só no rumo planejado, mas no rumo certo, modificando o planejamento caso se faça necessário.
Sem que haja controle, todas as outras funções da administração perdem sua razão de existir, pois não haverá garantia de execução do planejado, nem manutenção da estrutura organizacional, ou maneira de liderar e motivar os funcionários.
CONCEITO
O controle é um esforço sistemático de geração de informações sobre a execução das atividades organizacionais, de forma a torna-las consistentes com as expectativas estabelecidas nos planos e objetivos. Basicamente, trata-se de um processo que busca garantir o alcance eficaz e eficiente da missão e dos objetivos organizacionais.
Para isso, o controle tem duas atribuições: monitorar as atividades, comparando o desempenho real com o planejado; e corrigir quaisquer desvios significativos que impeçam o alcance dos objetivos estipulado.
O CONTROLE E O PLANEJAMENTO
As funções de planejamento e controle são intimamente ligadas. O planejamento especifica os objetivos enquanto o controle verifica se estes estão sendo atingidos.
Além disso, as informações geradas no processo de controle (feedback), servirão de base para novos planejamentos, que evitarão aspectos já demonstrados ineficientes e ineficazes pelo controle e repetirão o que foi mostrado como positivo. Em outras palavras, o controle permitirá ao planejamento repetir o que deu certo e evitar o que deu errado.
CLASSIFICAÇÕES DE CONTROLE
POR ORIENTAÇÃO:
Controle de Mercado
Consiste na utilização de critérios e mecanismos mercadológicos – como preços, participação de mercado e lucros – para controlar e avaliar atividades e resultados da organização. Ele avalia o desempenho com base em fatores externos à organização e é utilizado em empresas com uma definição clara de produtos e/ou serviços oferecidos e que atuam em setores da indústria caracterizados por forte competição.
Esse método de controle pode ser estabelecido não só na relação entre empresas, mas também entre áreas departamentais, divisões ou até indivíduos, como forma de estimular a competitividade.
Controle Burocrático
Assegurado pela autoridade e responsabilidade hierárquicas, faz uso de mecanismos administrativos e burocráticos – como regras, normas, padrões, políticas, procedimentos e orçamentos – para avaliar e influenciar o desempenho. São as características da burocracia que controlam e avaliam os funcionários, incentivando-os a se portar adequadamente.
Mesmo que a organização seja dividida em departamentos relativamente autônomos, estes devem operar de acordo com as diretrizes centrais e com os limites orçamentários estipulados.
Controle de Clã
Assegurado pelo compartilhamento de valores, rituais, normas, crenças e tradições, e outros aspectos referentes à cultura organizacional; confia nos relacionamentos informais e cultura incorporada para regular o comportamento do funcionário.
Depende do grupo de trabalho para identificar os padrões de desempenho adequados. É tipicamente utilizado em empresas que valorizam o trabalho em equipe, uma vez que se sustenta na cultura organizacional.
*OBS.: As organizações não costumam adotar apenas uma orientação de controle, mas fazem uso das diversas orientações de forma combinada, modelando o sistema de controle mais adequado para sua situação.
POR NÍVEL ORGANIZACIONAL:
Controle Estratégico
Monitora o desempenho organizacional como um todo;
Acompanha tendências externas, fazendo os ajustes necessários na estratégia da organização;
Avalia o grau de realização da missão, visão e de estratégias e objetivos;
Avalia o desempenho global da organização, medido por indicadores como rentabilidade, competitividade, inovação, imagem etc.
Controle Tático
Uso de mecanismos especializados em subsistemas da organização, tais como divisões ou áreas funcionais;
Possibilita a tomada de decisões específicas, visando resolver os problemas de sua área de atuação;
Um gerente de marketing, por exemplo, considera variáveis como: volume de vendas, participação de mercado e resultados de uma campanha publicitária.
Controle Operacional
Mecanismos de controle ainda mais específicos, focando em atividades operacionais, na maioria das vezes, de acompanhamento ou produção.
Controla variáveis como taxa de rejeição de produtos no teste de qualidade, volume de devoluções e reclamações de clientes, e tempo de realização de um pedido.
POR SINCRONISMO TERMPORAL:
Controle Preventivo
Proativo, antecipa os problemas que poderão ocorrer;
Foca na garantia de recursos e condições adequados à execução das atividades de modo a evitar problemas durante o desempenho das mesmas;
Detecta desvios em algum padrão de desempenho nos insumos, de forma a corrigi-los antes que determinada sequência de ações seja iniciada.
Controle Simultâneo
Reativo, aguarda a ocorrência de um problema para corrigi-lo rapidamente, antes que se torne custoso para a organização;
Enfatiza o processo, corrigindo os problemas à medida que ocorrem.
Controle Posterior ou Controle por Feedback
É feito após a ocorrência do problema;
Não visa corrigir o desempenho, mas identificar as causas dos desvios;
Permite a correção de problemas futuros na execução da mesma atividade;
A atividade na qual se identificou o desvio não será corrigida, e a perda dificilmente recuperada;
Foco na aprendizagem.
PROCESSO DE CONTROLE:
Estabelecer Parâmetros de Desempenho
Define expectativas da organização em relação à atividade controlada, explicitando o nível de desempenho esperado para cada tarefa;
Estabelece critérios de avaliação;
Parâmetros são extraídos dos objetivos definidos no planejamento.
Medição de Desempenho Real
Monitoramento e acompanhamento da execução das atividades;
Processo de produção e coleta de informações sobre o desempenho nas atividades;
Devem ser definidos: Foco do controle, Fontes de informação e Timing do controle.
Foco do controle: Escolha das atividades ou resultados a serem mensurados e dos critérios que serão usados nessa medição, uma vez que não se pode – nem se deve – controlar tudo em uma organização.
Fontes de Informação: Meios de coleta de informações sobre o desempenho de atividades ou resultados organizacionais.
Timing do controle: Frequência e momento de obtenção da informação acerca da atividade a ser utilizada no processo de controle. Uma atividade não deve passar longos períodos sem ser averiguada, mas também não deve ser submetida a avaliações o tempo todo.
Comparação de Desempenho com os Parâmetros Preestabelecidos
É o momento em que se identificam os desvios ocorridos e se avalia se estes são realmente significativos;
Aplica-se o princípio da exceção,
Princípio da exceção: O controle deve focar apenas nas exceções, isto é, nos desvios significativos;
Devem-se buscar os fatores causadores do desvio;
Para ser eficaz deve misturar um julgamento subjetivo do administrador com a análise de dados objetivos de desempenho;
Aquelas variações que não demandarem ações corretivas também devem ser causa de reflexão.
Implantação de Medidas Corretivas
Momento de corrigir os desvios identificados;
Ações Corretivas Imediatas:
Caráter Emergencial;
Corrige desvios no momento de sua ocorrência, para manter o nível de desempenho desejado;
Adotadas no controle simultâneo.
Ações Corretivas Básicas
Caráter Preventivo;
Identificar a origem do desvio, para corrigir as causas, não os efeitos;
Adotadas nos controles preventivo e posterior.
Revisar os Parâmetros
Quando é reconhecida a existências de padrões de desempenho mal definidos;
Desvio observado não é fruto de desempenho ineficiente, mas de padrões irrealistas;
Não é o desempenho que deve ser ajustado, mas os próprios padrões;
Processo difícil,
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