Slide-Gestão de processos

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CONVERGÊNCIAS E DIFERENÇAS ENTRE A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E PRIVADA
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DENTRO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA GERENCIAL, O ÚLTIMO DOS PRINCÍPIOS CONSTITUCIONALMENTE RECONHECIDOS, O DA EFICIÊNCIA, É ASSIM DEFINIDO POR HELY LOPES MEIRELES:
 
“O QUE SE IMPÕE A TODO AGENTE PÚBLICO DE REALIZAR SUAS ATRIBUIÇÕES COM PRESTEZA, PERFEIÇÃO E RENDIMENTO FUNCIONAL. É O MAIS MODERNO PRINCÍPIO DA FUNÇÃO ADMINISTRATIVA, QUE JÁ NÃO SE CONTENTA EM SER DESEMPENHADA APENAS COM LEGALIDADE, EXIGINDO RESULTADOS POSITIVOS PARA O SERVIÇO PÚBLICO E SATISFATÓRIO ATENDIMENTO DAS NECESSIDADES DA COMUNIDADE E DE SEUS MEMBROS.”
 
ALEXANDRE DE MOREAS ASSIM COMPLEMENTA:
 
“IMPÕE À ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DIRETA E INDIRETA E A SEUS AGENTES A PERSECUÇÃO DO BEM COMUM, POR MEIO DO EXERCÍCIO DE SUAS COMPETÊNCIAS DE FORMA IMPARCIAL, NEUTRA, TRANSPARENTE, PARTICIPATIVA, EFICAZ, SEM BUROCRACIA E SEMPRE EM BUSCA DA QUALIDADE, PRIMANDO PELA ADOÇÃO DOS CRITÉRIOS LEGAIS E MORAIS NECESSÁRIOS PARA A MELHOR UTILIZAÇÃO POSSÍVEL DOS RECURSOS PÚBLICOS, DE MANEIRA A EVITAR-SE DESPERDÍCIOS E GARANTIR-SE UMA MAIOR RENTABILIDADE SOCIAL.”
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NOVAS TÉCNICAS GERENCIAIS
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IDENTIFICANDO E DELIMITANDO O PROCESSO: MAPEAMENTO
QUESTIONAMENTOS
QUEM É O CLIENTE?
E O FORNECEDOR?
QUAIS AS ATIVIDADES?
PARA QUÊ ELE EXISTE?
HÁ INTERFACES COM OUTROS PROCESSOS?
QUAL O INPUT?
QUAL O OUTPUT?
É AUTOMATIZADO?
QUAIS ITENS DE CONTROLE?
HÁ ATIVIDADES CRÍTICAS?
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FORMULÁRIO DE ENTREVISTA E IDENTIFICAÇÃO DE PROCESSOS
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TÉCNICAS DE MAPEAMENTO:
MODELO AS IS:
É utilizado para traçar o momento atual de um processo. Traduzindo diretamente, seria analisar o processo COMO ELE É. Mas para quê analisar o processo como ele é? Para ter um ponto de partida, saber o que funciona e o que há de ser melhorado.
 Entre as ferramentas dessa etapa, a mais difunfida e utilizada é o fluxograma;
 Também chamado de diagrama lógico e de fluxo, sendo definido como um método para descrever graficamente um processo existente, usando símbolos simples, linhas e palavras.
 Tem como tipos: DIAGRAMAS DE BLOCOS; FLUXOGRAMA PADRÃO (ANSI); FLUXOGRAMAS FUNCIONAIS; FLUXOGRAMAS GEOGRÁFICOS.
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DIAGRAMA DE BLOCO
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FLUXOGRAMA ANSI
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FLUXOGRAMA FUNCIONAL - FUNCIONOGRAMA
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FLUXOGRAMA GEOGRÁFICO
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FLUXOGRAMA X MAPA DE PROCESSO
A técnica fluxograma consegue representar em apenas um esquema todos os processos envolvidos na produção de determinado produto ou serviço. Assim, podemos dizer que um fluxograma pode ser utilizado para representar tanto simples atividades quanto macroprocessos com diversas ramificações.
 A outra técnica utilizada, o mapa de processo, mostrou-se apropriada quando se faz necessário detalhar um processo. Cada atividade que se é executada num processo fica descrita no mapa de processo. Além disso, a distância percorrida e o tempo de execução de cada atividade ajudam a sua compreensão e eventuais melhorias no processo.
 A abrangência do mapa é mais restrita: não representa toda a tomada de decisões;
 Nos casos em que se faz necessário representar um processo com inúmeras ramificações, com todas as possíveis tomadas de decisões, o ideal é o fluxograma.
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MAPA DE PROCESSO
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	TÉCNICAS DE ANÁLISE E SIMULAÇÃO DE PROCESSOS
Uma vez identificado os processos, é preciso analisá-los. Desse ponto, partindo de um diagnóstico da situação é que se iniciam as técnicas de simulação de processos. Nessa etapa, são formulados os seguintes questionamentos:
 O processo agrega valor? É necessário ?
 Qual seu impacto na organização e qual seu desempenho?
 Poderia ser melhor?
 Quais os responsáveis?
 Que esperam os clientes internos e externos?
 Que ferramentas utilizadas?
 A estrutura está adequada?
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FERRAMENTAS DE ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSOS: PDCA
O método PDCA, ou ciclo de Deming, é uma importante ferramenta gerencial para o alcance da QUALIDADE TOTAL nas organizações por meio da MELHORIA CONTÍNUA.
 É aplicada continuamente e sucessivamente nos processos;
 Busca a inovação e melhoria dos processos;
 Deve sempre começar com a definição de uma meta a ser atingida;
 Desenvolvido nos inicialmente nos EUA, seu nome é um acróstico em que cada letra representa uma fase de sua implementação. A saber:
 PLAN > DO > CHECK > ACT
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PDCA
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 PLAN (PLANEJAR): 
 Definir de forma clara e objetiva os problemas existentes;
 Estabelecer objetivos;
 Decidir métodos em busca dos resultados;
 Utilizar os “5 porques” (What, Who, Where, When e Why) e os “2 H’s” (How, How much).
 DO (FAZER):
 Treinar o método a ser empregado;
 Executá-lo;
 Realizar mudanças necessárias enquanto necessárias;
 Coletar dados para a verificação do Processo.
 CHECK (VERIFICAR):
 Se o trabalho está sendo executado como o padrão fixado;
 Se algo funcionou ou não;
 Porque funcionou ou não;
 Auferir eficácia, eficiência e efetividade.
 ACT (AGIR): 
 Manter métodos se eficazes;
 Tomar ações preventivas e corretivas;
 Melhorar os métodos e sistemas de trabalho;
 Formular paradigmas;
 Reiniciar o giro do PDCA.
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PDCA E O PPA 2008-2011
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BRAINSTORM
Ao pé da letra, significa TEMPESTADE CEREBRAL, sendo uma técnica de criatividade em grupo. Busca a geração de idéia, isoladamente ou associada, estimulando novas idéias e subsídios direcionados à solução parcial ou total de um problema. Pode valer-se do DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO de Pareto.
Por sua vez, o Diagrama de Pareto preceitua que 80% das causas triviais repondem por cerca de 20% dos resultados mais significativos, ao passo que 20% das causas essenciais respondem por 80% dos resultados mais importantes.
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5W2H
WHAT (O QUÊ)?: Que ação será executada? 
WHO (QUEM)?: Quem irá executar/participar da ação?
WHERE (ONDE)?: Onde será executada a ação?
WHEN (QUANDO)?: Quando a ação será executada?
WHY (POR QUÊ)?: Por que a ação será executada?
HOW (COMO)?: Como a ação será executada?
HOW MUCH (QUANTO CUSTA)?: Quanto custa para executar a ação?
Essa técnica auxilia na construção do método PDCA, especialmente na construção do Planejamento. É importante frisar que ela, por si, não é suficiente para determinar as causas de problemas e tem orientação para o futuro.
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ÁRVORE DE SOLUÇÕES
A Árvore de Soluções consiste na identificação dos principais problemas que afetam um determinado processo de trabalho, com o respectivo encaminhamento para sua solução.
Como fazer a árvore de soluções?
Para o desenvolvimento desse passo, propõe-se a realização das seguintes atividades:
- Identificação dos problemas;
- Análise de causa e efeito;
- Detalhamento das causas dos Problemas; e
- Análise e Priorização de Solução.
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ÁRVORE DE SOLUÇÕES
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DIAGRAMA CAUSA/EFEITO (ESPINHA DE PEIXE) DE ISHIKAWA
Representa a relação entre o “efeito” e todas as possibilidades de “causa” que podem contribuir para esse efeito. Toma em conta as variáveis das causas que afetam um processo. A exemplo do que ocorre na maioria das empresas, os pontos fracos acabam por gerar inúmeras dificuldades e problemas operacionais, com grandes e inevitáveis reflexos negativos sobre o meio organizacional.
 As causas ou fatores complexos podem ser decompostos em seus mínimos detalhes, sem com isso perder a visão de conjunto; 
 Em geral, as causas são levantadas em reuniões brainstorming; 
 Permite Identificar todos os problemas existentes, para posterior análise e avaliação, estabelecendo as prioridades de acordo com o tamanho do estrago que cada um deles vêm causando à empresa;
 À frente (na “cabeça do peixe”) do diagrama, coloca-se o efeito e nos elementos da espinha colocam-se as causas;
Pode ser implementado pelo a partir dos “6 M’s”, bem como do “5w2h”
Quanto mais informações sobre os problemas forem disponibilizadas, maiores serão as chances de livrar-se deles.
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ISHIKAWA E OS “6M’S”
Máquina = inclui todos os aspectos relativos às máquinas, equipamentos e 
instalações, que podem afetar o efeito do processo; 
Método = inclui todos os procedimentos, rotinas e técnicas utilizadas que podem inteferir no processo e, consequentemente, no seuresultado. 
Material = inclui todos os aspectos relativos à materiais como insumos, matérias-primas, sobressalentes, peças, etc, que podem interferir no processo e, consequentemente, no seu resultado. 
Mão de obra = inclui todos os aspectos relativos ao pessoal que, no processo, podem influenciar o efeito desejado. 
Medida = inclui a adequação e confiança nas medidas que afetam o processo como aferição e calibração dos instrumentos de medição. 
Meio ambiente = inclui as condições ou aspectos ambientais que podem afetar o processo, além disso, sob um aspecto mais amplo, inclui a preservação do meio ambiente. 
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GRÁFICO ESPINHA DE PEIXE
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TÉCNICAS DE MODELAGEM DE PROCESSOS
MODELOS TO BE
Depois de mapeado o processo no modelo AS IS (como ele é ou está), e verificadas as irregularidades ou deficiências, parte-se à etapa da modelagem pelo método TO BE (como será). 
 Podem ser adotadas as mesmas técnicas que na fase AS IS;
 Pressupõe a busca e planejamento de mudanças necessárias para alcançar melhorias; 
 Na implantação efetiva das melhorias, todos os indicadores colhidos servirão de subsídio;
 Cada nova remodelagem pressupõe o investimento em programas de treinamento e capacitação dos envolvidos;
 É uma forma de aprendizado organizacional;
Tem como última etapa o controle e aperfeiçoamento contínuo do novo processo, sempre retroalimentando o sistema.
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BALANCED SCORECARD (BSC)
Balanced Scorecard é uma ferramenta de acompanhamento do desempenho que se utiliza de indicadores operacionais, além dos financeiros. Os indicadores financeiros são considerados de retardo (passado), ao passo que possui indicadores econômicos de futuro, os indicadores de comando.
 Possui quatro perspectivas: FINANCEIRA, CLIENTES, PROCESSOS INTERNOS E APRENDIZADO E CRESCIMENTO;
 É importante ferramenta gerencial, em especial quanto ao Planejamento Estratégico;
 Propicia uma visão equilibrada das Orgnizações;
 Serve para a implementação da Estratégia e não para sua formulação;
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BSC
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