PORTIFOLIO Secretariado executivo

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UNIVERSIDADE DO GRANDE RIO PROFESSOR JOSÉ DE SOUZA HERDY
ESCOLA DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
Curso de Secretariado Executivo
PORTFÓLIO: trabalhabilidade do profissional de Secretariado Executivo
Thaís Alice G. De Magalhães
2303756
Duque de Caxias
2015
Thaís Alice G. De Magalhães
2303756
PORTFÓLIO: trabalhabilidade do profissional de Secretariado Executivo
Trabalho apresentado à disciplina de Atividades Integradas de Formação Geral II do curso de Secretariado Executivo da UNIGRANRIO como requisito para aprovação na mesma.
Orientadora: Prof.ª Rafaela Torres
Duque de Caxias
2015
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO....................................................................................................... 03
2 CARTA DE APRESENTAÇÃO PESSOAL........................................................... 04
2.1 CURRÍCULO....................................................................................................... 05
2.2 PÁGINA DO PERFIL PESSOAL DO LINKEDIN................................................. 08
3 COMO SE VESTIR PARA UMA ENTREVISTA DE EMPREGO........................... 09
3.1 FOTO PESSOAL: DICAS PARA ACERTAR NA VESTIMENTA......................... 10
4 MATRIZ DE EISENHOWER.................................................................................. 12
5 EVENTOS: COMO UM SECRETÁRIO EXECUTIVO DEVE DESENVOLVER REUNIÕES E WORKSHOPS................................................................................... 14
6 TRABALHABILIDADE: UMA VISÃO UNIVERSITÁRIA DO CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO................................................................................ 17
7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................... 18
1 INTRODUÇÃO
O profissional de Secretariado Executivo é peça chave dentro da
organização, devido á flexibilidade do seu perfil atribuições e competências. Esse
portfólio traz uma explanação sobre as competências técnicas e humanas que o
profissional precisa ter para estar apto ao que as organizações esperam e precisam
neste mercado competitivo e globalizado. Mas é importante que esse profissional
entenda o seu papel e assume para si a responsabilidade de desenvolver e aprimorar características que compõem o seu perfil, como flexibilidade, criatividade, liderança, dinamismo, iniciativa, eficiência, descrição, cooperativismo, ética, paciência, comprometimento, tomada de decisão. Frente a isso pode-se afirmar que o Profissional de Secretariado Executivo é multifuncional e polivalente. 
2 CARTA DE APRESENTAÇÃO PESSOAL
Prezados Senhores,
Em busca de nova proposta de trabalho na área secretariado executivo apresento-lhes meu currículo anexo.
Entre minhas características básicas encontram-se: adaptabilidade, bom humor, dinamismo, responsabilidades, perfeccionismo, auto-exigência, dedicação ao trabalho e bom relacionamento em geral.
Busco minha efetivação no mercado, para desenvolver de um trabalho objetivo e gerar bons resultados, propiciando o crescimento da empresa.
No aguardo de contato, coloco-me à disposição para prestar maiores esclarecimentos.
Atenciosamente,
Thaís Alice G. De Magalhães
2.1 CURRICULO
“O currículo é uma das melhores formas de marketing pessoal. É por meio dele que uma empresa avalia o perfil de um profissional”. Explica o consultor da Aims – Internacional Management Search, José Kantek. De acordo com o especialista em Marketing, Propaganda e Gestão Empresarial Alexander Baer, as empresas buscam pessoas que melhor saibam vender sua marca. “Um profissional que sabe trabalhar suas qualidades, tem melhor potencial para a venda da marca da empresa”, disse Baer.
Um bom currículo deve ser sucinto, claro e objetivo, sem rasuras ou informações inúteis. Nada de informar cursos não compatíveis com a área de atuação desejada ou exagerar nas qualidades.
Alguns erros são muito comuns e devemos prestar atenção como: Mentir sobre o nível de inglês, ser honesto em todas as informações que constam no currículo. Desta maneira, ele não perde credibilidade, além de poupar o próprio tempo participando de entrevistas sem ter o perfil procurado pela empresa. Colocar todos os documentos pessoais, A dica é colocar apenas o nome completo, idade, nacionalidade, estado civil e dados para contato. Prolongar-se nas características pessoais, o profissional precisa estar atento ao espaço dedicado para esta seção. Por não ser de suma importância, o ideal é que este tópico não ocupe mais do que algumas linhas. Esconder a idade, ao omitir essa informação, o candidato permite que o recrutador imagine a idade que quiser. Limitar o objetivo de carreira, O recomendável é que seja especificada apenas a área de atuação. Para uma vaga de analista pleno de marketing, por exemplo, o ideal é colocar como objetivo ocupar uma posição na área de marketing ou comunicação. Desta maneira, o currículo do candidato pode ser guardado para futuras oportunidades neste setor. Omitir a data de conclusão da formação acadêmica, é necessário escrever a data de conclusão de cada curso. Isso é importante não só para que o recrutador saiba há quanto tempo o profissional se formou, mas também para ter certeza de que o curso foi concluído, para evitar mal-entendidos, a pessoa pode especificar que o curso não foi concluído ou está trancado. Ser vago na experiência profissional, Experiências anteriores são os dados mais importantes de um currículo. Segundo os especialistas, este é o primeiro tópico que um recrutador lê. Portanto, é preciso ter cuidado redobrado com as informações sobre passagens em outras empresas, o ideal é selecionar os projetos mais relevantes e interessantes que produziu em seus últimos empregos e especificar quais ações desenvolvidas por ele foram essenciais para o sucesso do trabalho. Descrever hobbies pessoais irrelevantes, como os recrutadores lidam com uma quantidade considerável de currículos por dia, o profissional deve ser claro e apresentar informações que possam ser interpretadas por quem está lendo, assistir a filmes e escutar música são hábitos compartilhados por muitas pessoas, o que impede que o avaliador chegue a qualquer conclusão sobre seu comportamento. Escrever anexos desesperados, alguns candidatos restringem a formalidade apenas ao currículo e acabam enviando textos no corpo do e-mail tentando persuadir o recrutador para que o contrate, o profissional não pode se esquecer de que quem vai ler o currículo ainda não o conhece, portanto, atitudes como mandar presentes podem ser mal interpretadas.
Thaís Alice Gonçalves de Magalhães 
Brasileira, 21 anos, solteira 
Rua 21 de abril n° 10 – Xerém – Duque de Caxias, RJ. 
Tel.: (21) 2679-5381 / (21) 96812-9969. 
E-mail: thaisalice@msn.com 
  
 
OBJETIVO 
 
Atuação na área de secretariado, visando à contribuição para as metas organizacionais por meio de minhas atividades. 
 
 
PERFIL PROFISSIONAL 
 
Bom conhecimento de ferramentas tecnológicas, organizada, criativa, interessada, comprometida e em busca de aprimoramento contínuo. Ética, dinâmica e excelente relacionamento interpessoal. 
 
 
FORMAÇÃO ACADÊMICA 
 
♦ Bacharelado em Secretariado Executivo  
Unigranrio (Previsão de término: Jul/2017) 
  
 
IDIOMAS 
 
♦ Inglês Básico  
 
♦ Espanhol Básico  
 
 
EXPERIÊNCIAS PROFISSIONAIS 
 
♦ 2013 - 2015: Auxiliar Administrativo (Pró Saúde) 
Principais atividades: Atender e direcionar pacientes, Atendimento telefônico, Cadastro de pacientes em sistema. 
 
♦ 2012 - 2013: Auxiliar Administrativo (Nova Rio) 
 Principais atividades: Arquivo médico, Elaboração de documentos, Xerox de documentos, Atendimento telefônico, Controle de fluxo de documentos, Alimentação de planilhas. 
2.2 PÁGINA DO PERFIL PESSOAL DO LINKEDIN
3 COMOSE VESTIR PARA UMA ENTREVISTA DE EMPREGO
Aquela regra básica de que a primeira impressão é que fica vale muito em uma entrevista de emprego. Além dos requisitos básicos avaliados em uma entrevista de emprego, o traje com que o candidato se apresenta pode ser o diferencial necessário para conseguir a vaga.
A roupa adequada para uma entrevista de emprego é aquela que se identifica com o tipo de emprego procurado e faz com que o candidato se sinta confortável, confiante e seguro. 
O que se usa para trabalhar em um escritório, provavelmente, não é o mesmo usado para trabalhar em uma loja para público jovem. As roupas de uma secretária executiva podem não ser nada parecida com as roupas de uma promotora de eventos. O que vale é bom-senso e equilíbrio. 
O importante é chegar confiante no momento da entrevista de emprego, com os sentidos em alerta, focado e motivado para demonstrar ao entrevistador que é a pessoa certa para o emprego.
Uma dica é escolher roupas diferentes daquelas usadas diariamente. Isso muda a ideia de rotina, fazendo com que você se sinta confiante e confortável, caso aconteça uma dinâmica.
Outra dica é, antes da entrevista, repassar mentalmente algumas informações sobre a empresa e a vaga, sobre as perguntas que poderão fazer e quais as repostas. Isso ajuda a manter o foco e a concentração.
3.1 FOTO PESSOAL: DICAS PARA ACERTAR NA VESTIMENTA
• Seja lembrado pela competência e não pelo traje. Roupa inadequada prejudica sua imagem.
• A cor preta e os tons pastéis são os indicados. Evite as estampas, como listras estreitas e xadrez, pois podem cansar a vista do entrevistador. Os tecidos brilhantes e transparentes e os trajes muito decotados devem ser abolidos.
• Antes de escolher a roupa, procure informar-se qual a maneira de se vestir, assim, como as demais informações e o perfil da empresa.
• Nem sempre o terno é a melhor opção, dependendo do cargo e da empresa, pode ser formal demais, aí a importância de se informar antes.
• Maquiagem e cabelos merecem atenção. E nada de decotes e roupas muito justas, independente se está calor, evite blusinhas de alcinhas ou aquelas que mostram a alça do sutiã. Prefira uma blusa que cubra seus ombros.
4 MATRIZ DE EISENHOWER
A Matriz de Eisenhower é uma das mais simples ferramentas que o podem ajudar a gerir, de um modo mais eficaz, o seu tempo. Este método terá sido usado pelo presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower e é bem descrito numa citação que lhe foi atribuída: "O que é importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante."
Sempre que era confrontado com alguma coisa que precisava ser feita Eisenhower questionava-se: Esta tarefa é importante? É urgente? 
No meu cotidiano como uma secretária executiva minha matriz ficaria assim:
	
	URGENTE
	NÃO URGENTE
	
IIMPORTANTE
	• Prazo limite de entrega de documentos.
• Reuniões de última hora.
• crises ou mesmo emergências de saúde.
	• Planejamento estratégico.
• Aumento de competências.
• Avaliação de riscos.
	
NÃO IMPORTANTE
	• Telefonemas que precisamos atender.
• Reuniões sem importância.
• Relatórios desnecessários
• Checagem excessiva de e-mails.
	• Trocas de mensagens irrelevantes
• Jogos eletrônicos em momentos inadequados.
• Uso excessivo do celular no ambiente de trabalho.
Importante e urgente: crises
Essas são as tarefas que você deve dedicar os seus esforços para terminar de uma vez. Elas não podem esperar, e devem ser resolvidas o quanto antes, são as maiores responsáveis pelo estresse e por isso é necessário fazer o máximo para evitá-las.
Importante e não urgente: metas e planejamentos
Este é o quadrante onde deveríamos passar a maior parte do nosso tempo, obviamente após resolver as tarefas do quadrante anterior. Essas tarefas são importantes, porém não são urgentes, isso nos permite avaliar, planejar e executar de maneira eficiente, gerando bons resultados no médio e longo prazo.
Não é importante, mas é urgente: interrupções
Geralmente, representam situações que o impedem de concretizar os seus objetivos e trabalho. Tente remarca-las ou delega-las. Muitas vezes, estas interrupções surgem de pessoas no próprio local de trabalho (colocando-lhe dúvidas ou interrompendo-o, por exemplo). Aprenda não só a dizer “Não”, como também a reservar um pequeno período na sua agenda onde esteja mais livre e disponível para estas interrupções.
Não é importante, nem urgente: distrações
Aparentemente, a maioria das pessoas sofre bastante com o tempo gasto neste quadrante, esse talvez seja o quadrante que mais afete a solução dos outros. Para resolver isso, invista um tempo maior de planejamento para sua semana, assim você pode tentar prever alguns problemas e evitá-los antes mesmo de acontecerem.
5 EVENTOS: COMO UM SECRETÁRIO EXECUTIVO DEVE DESENVOLVER REUNIÕES E WORKSHOPS
• Agendamento prévio
Emergências acontecem, mas boa parte das que acontecem em cima da hora são porque o responsável não se organizou.
"A tempo" é um conceito aberto. Vai depende do assunto e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco.
Mas que fique claro: reuniões marcadas com minutos de antecedência dificilmente vão produzir resultados tão positivos quanto as marcadas com tempo para todosse prepararem e atualizarem informações.
• Ter horário previsto para finalizar
Toda reunião previamente agendada tem local e horário para iniciar, mas frequentemente não é divulgada uma previsão de duração ou horário para encerrar.
Há reuniões (como as assembleias realizadas entre pares, incluindo as de condôminos ou entidades de classe) que não devem mesmo encerrar sem ser por comum acordo, mas uma reunião profissional, de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para se encaixar em um determinado horário.
A mera existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.
• Pauta
Todos os participantes e interessados devem ser informados, já no primeiro contato verificando sua disponibilidade para participar da reunião, quais os temas previstos, e qual o objetivo de quem está promovendo o evento (É para consultar? Decidir? Comunicar algo? Mudar um plano?), para que possam responder e se preparar adequadamente.
Definir uma pauta inicial, mesmo básica – pode ser um parágrafo informal de e-mail – é essencial. 
Quando a reunião já estiver completamente agendada, é importante circular a versão completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas que tenham surgido depois ou sugeridos por outros participantes – e cuidado com categorias como "outros assuntos", "diversos" e similares.
É também o momento de divulgar definitivamente o local, horário (de início e fim), e a lista dos participantes.
• Ter regra para telefonemas, eletrônicos e interrupções
Quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo. 
É claro que a cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção.
Mas a cortesia não basta: é importante haver uma política clara quanto ao tratamento de ligações, torpedos, notebooks, etc. É aceitável lidar com eles no próprio ambiente da reunião? É preferível sair da sala? Ou eles devem ser ignorados por toda a duração do encontro? Exceções são inevitáveis, mas ter uma regra geral, é melhor que o improviso, a incerteza e o tratamento diferenciado.
• Secretário da reunião
Como atas precisas são importantes, cada reunião deve ter um secretário definido. Fazer anotações completas e também participar ativamente do encontro pode ser desafiador, portanto é frequentemente melhor que o facilitador da reunião escolha outra pessoa para registrar os fatos. Esse funcionário deveanotar as decisões, itens de ação e discussão do encontro de maneira clara e concisa. Textos muito grandes podem não ser lidos.
• Ata da reunião
Existem estilos diferentes para escrever atas de reunião. Para encontros de conselhos, onde esses papéis são documentos legais e oficiais, as leis podem ditar qual tipo de informação será relatada nos textos. Alguns tipos de ata não registram a discussão que resultou na decisão final sobre determinada questão. No entanto, em reuniões de negócios ou de equipes de projetos, é normalmente mais eficaz registrar os pontos-chave da discussão. Ter um registro desses pontos é útil para pessoas que não puderam estar presentes ou que desejam lembrar o que foi discutido anteriormente, para que não se desperdice tempo na próxima reunião. Mas, seja qual for o modelo, os itens abaixo não podem faltar na sua ata ou registro de reunião: tema da reunião, motivo da sua realização, data, horário, duração e local em que se realizou, quem a coordenou (se for o caso), quem secretariou e quem esteve presente, tópicos discutidos e decisões tomadas, para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela.
• Workshop 
Um workshop é uma reunião de grupos de pessoas interessados em determinado projeto ou atividade para discussão sobre o que lhes interessar e somente pelo que eles quiserem. O que difere a reunião convencional e o workshop é que o workshop em determinados momentos (ou em todos eles, dependendo da organização do trabalho e do estilo de aprendizado proposto), o auditório é convocado a participar, normalmente vivenciando experiências que remetem ao tema em discussão. Nesse sentido, o workshop tem caráter mais prático e sua realização requer do palestrante (também chamado "facilitador") uma profunda abertura ao diálogo, ao envolvimento, ao confronto. Normalmente, durante um workshop, estimulam-se trabalhos de recortes, de construções em sub-grupos, de organizações de painéis, de plenárias com recursos multimídia. As palestras ou conferências são muitas vezes orientadas por um perito em determinado assunto e o workshop em continuação pode ser fonte de prática ou contribuições da criatividade e inteligência para ulterior desenvolvimento.
6 TRABALHABILIDADE: UMA VISÃO UNIVERSITÁRIA DO CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO
Ao analisar de maneira minuciosa as matrizes curriculares de Cursos de Secretariado Executivo, percebemos o quão importantes são todas as disciplinas para a formação do profissional, bem como as possibilidades de novas oportunidades no mercado de trabalho que esta formação poderá representar. Esta visão de perspectivas de futuro e oportunidades é essencial para este profissional e para qualquer outro. 
Num mundo globalizado, onde não existem mais fronteiras de nenhuma espécie, é essencial que os profissionais dominem conhecimentos de língua estrangeira e das novas tecnologias. O domínio do Inglês, língua universal, não é mais diferencial em nenhum currículo. Manuais de equipamentos, softwares, sites, em qualquer lugar à nossa volta, convivemos diariamente com informações em idioma estrangeiro. Neste curso ja temos a oportunidade de adquirir conhecimentos diretamente voltados à sua formação. 
Temos a oportunidade de praticar a expressão oral e conhecer técnicas de desinibição, dicção, argumentação e postura que permitirão que ele crie habilidade e desenvoltura para influenciar positivamente a comunicação. Domínio de técnicas de persuasão é essencial para que o profissional consiga convencer e encantar o cliente.
Outra área fascinante na formação do Secretário Executivo está relacionada às
disciplinas de Psicologia e Recursos Humanos. Nesta área, o acadêmico estuda a fundamentação psicológica que permite seu auto-conhecimento para a compreensão da dinâmica das relações humanas. São trabalhados processos de motivação, liderança e comunicação no trabalho.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
EMPREGO E NEGOCIO, Revista Eletrônica Permanente. Disponível em: <http://www.empregoenegocio.com.br/entrevista-de-emprego-como-se-vestir/
>. Acesso em: 13 de junho de 2015.
SUPER SECRETARIA EXECUTIVA, Com que roupa ir a uma entrevista de emprego?. Disponível em: <http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/secretariado/com-que-roupa-ir-a-uma-entrevista-de-emprego>. Acesso em: 10 de junho de 2015.
MEDEIROS, João Bosco. HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária Lei no.
9.26l/96. 7 ed. São Paulo : Atlas, 1999.
MARCELO TOLEDO, Matriz de Eisenhower: Como o presidente do EUA se organiza. Disponível em: < http://marcelotoledo.com/2014/11/26/matriz-de-eisenhower-como-o-presidente-dos-eua-se-organiza/>. Acesso em: 16 de junho de 2015.
WIKIPEDIA, Workshop, Disponível em: < https://pt.wikipedia.org/?title=Workshop>. Acesso em: 16 de junho de 2015.
SECRETARIADO EXECUTIVO, Atribuicoes do Secretário Executivo. Disponível em: < http://www.secretariadoexecutivo.net/atribuicoes-do-secretario-executivo/ >. Acesso em: 17 de junho de 2015.
ECONOMIA IG, Os 10 erros mais frequentes no currículo. Disponível em: < http://economia.ig.com.br/carreiras/2013-10-19/os-10-erros-mais-frequentes-no-curriculo.html >. Acesso em: 23 de junho de 2015.